Заполнение СЗВ стаж при увольнении

Обязательно ли выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении и как ее правильно заполнить?

Форма «СЗВ-СТАЖ» является одной из отчетных форм, которая направляется в Пенсионный фонд при получении от сотрудника требования о назначении пенсии. Но также ее необходимо подготовить при увольнении работника и выдать ему на руки.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.

Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.

СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.

Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).

Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.

За какой период выдается

Форма СЗВ включает сведения о периоде работы сотрудника у указанного работодателя за тот период, за который предоставляется справка (например, за 2018 год).

При сдаче СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд в отношении уволенных сотрудников с 2018 года нужно включать сведения о периоде работы с 1 января 2018 года по дату увольнения, так как за предыдущие периоды работа сотрудника у ПФР есть информация. Если дата увольнения приходится на 31 декабря 2018, то в графе 14 формы ставится прочерк.

Порядок заполнения

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ содержится в Постановлении Правления ПФР №3п от 2017 года. Указанные сведения могут быть заполнены с помощью ручки или на компьютере. Не допускаются помарки и исправления. Цвет чернил можно использовать любой, кроме зеленого и красного.

Так как СЗВ-СТАЖ также применяется при отчетности, то эта форма имеет три формата:

  1. «Исходный» – для сотрудников, информация о которых передается впервые.
  2. «Дополнительный», который заполняется при обнаружении ошибок в предыдущей версии документа.
  3. «Назначение пенсии», если сотрудник уходит из компании на пенсию.

При увольнении сотрудника справка заполняется по форме «Исходная». Она в обязательном порядке заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии). Справка датируется на день увольнения.

Важно учитывать, что в форме СЗВ-СТАЖ должны быть прописаны только индивидуальные сведения на увольняемого работника. В противном случае работодателя могут привлечь к ответственности за разглашение персональной информации.

В справке СЗВ-СТАЖ следует заполнить следующие поля:

  1. Регистрационный номер Пенсионного фонда – указывается номер компании, который был присвоен ей при регистрации в качестве работодателя.
  2. ИНН компании-работодателя.
  3. КПП компании (если работодатель зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, то указанный реквизит отсутствует и в графе проставляются прочерки), если сотрудник трудился в обособленном подразделении, то указывается именно его КПП.
  4. Тип сведений – проставляется значок «Х» в нужном типе формы (в данном случае в «исходной»).
  5. В графе «Наименовании организации» прописывается краткое название фирмы-работодателя в соответствии с учредительными документами или наименование обособленного подразделения, либо ФИО индивидуального предпринимателя.
  6. В графе «Отчётный период» указывается год, за который предоставляется форма СЗВ-СТАЖ.
  7. ФИО увольняющегося лица.
  8. СНИЛС – присвоенный ему номер индивидуального лицевого счета.
  9. Период работы за «Отчётный период», указанный ранее.
  10. Территориальные условия труда (или особые условия, условия для досрочного выхода на пенсию и дополнительные данные) – при наличии условий, которые влияют на назначение пенсии, они прописываются в данном пункте.
  11. Данные об увольнении застрахованного лица.

При оформлении справки можно использовать специализированные бухгалтерские программы или составить ее с опорой на готовыйобразец.

Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении

СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника передается на руки работнику. При этом у работодателей часто возникает вопрос, нужно ли им сдавать указанную форму при увольнении работника в Пенсионный фонд. Законодательство содержит исчерпывающий перечень случаев, когда сдается СЗВ-СТАЖ:

  1. Компания ликвидируется.
  2. Предприятие реорганизуется.
  3. Работник покидает компанию в связи с выходом на пенсию.

Если сотрудник увольняется из компании по собственному желанию, то подавать форму СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд по каждому работнику не требуется.

СЗВ-СТАЖ в отношении уволенного пенсионера предоставляется не позднее марта следующего года вместе со сведениями по другим сотрудникам. Так как работником уже была оформлена пенсия, то правило о досрочной отчетности в данном случае не применяется. Но данная форма все равно должна быть сформирована на дату увольнения.

Если же пенсионеру уже полагается пенсия, но он решил продолжить свою работу в компании, то сведения о его стаже следует выдавать только по запросу работника. В данном случае работодателю дается не более 5 дней на формирование указанных сведений после поступления запроса в письменном виде от работника.

Штраф за невыдачу

Справка СЗВ-СТАЖ при увольнении в обязательном порядке выдается работникам на руки в их последний рабочий день. Это дата расторжения трудового или гражданско-правового договора.

Если сотруднику при увольнении не выдать указанную справку, то он вправе пожаловаться на работодателя в Пенсионный фонд. В этом случае компанию могут привлечь к ответственности в виде штрафа. Его размер составляет по 500 р. за каждого человека, которым не были выданы на руки указанные сведения.

Чтобы избежать штрафа, всегда следует хранить подтверждающие факт передачи формы на руки сведения.

Таким образом, по новым правилам работнику обязаны выдать при увольнении справку СЗВ-СТАЖ. Она содержит информацию о периодах работы застрахованного лица у работодателя. За невыдачу справки при увольнении работника могут привлечь к ответственности и приговорить работодателя к штрафу в размере 500 р. за каждый непредоставленный документ. Справка выдается в последний рабочий день вместе с трудовой книжкой.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

СЗВ-СТАЖ 2018: пример заполнения

Актуально на: 15 февраля 2019 г.

Именно по обновленной форме СЗВ-СТАЖ страхователи должны отчитаться по итогам 2018 года. Кроме того, СЗВ-СТАЖ нужно сдавать в ПФР при выходе работника на пенсию, а также предоставить сотруднику в случае его увольнения.

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ за 2018 год?

Страхователи должны сдавать сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у них как по трудовым договорам, так и договорам ГПХ, в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сказанное означает, что за 2018 год форма СЗВ-СТАЖ (Приложение 1 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п), заполняемая на застрахованных сотрудников, должна быть сдана не позднее 01.03.2019.

При этом к сдаваемым формам СЗВ-СТАЖ, объединяемым в пакет входящих документов, должна быть приложена форма ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Общий порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ приведен в Приложении 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п.

При заполнении СЗВ-СТАЖ нужно использовать инструкцию, состоящую из двух частей: общие требования и собственно порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ, применяемые также к формам ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, в частности, такие:

  • формы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвета могут использоваться любые, кроме красного и зеленого;
  • формы СЗВ-СТАЖ подписываются руководителем или иным уполномоченным на то лицом.

Как заполнять СЗВ-СТАЖ: образец заполнения за 2018 год

В соответствии с инструкцией по заполнению формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году форму нужно заполнять так:

  • в разделе 1 «Сведения о страхователе» приводятся данные о страхователе, представляющем формы (регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование организации) и типе сведений (в формах, первоначально представляемых за 2018 год нужно пометить «Исходная»);
  • в разделе 2 «Отчетный период» нужно указать «2018»;
  • в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» указываются в соответствующих графах сведения о работниках. В общем случае нужно заполнить следующие графы: в графах 2-4 нужно указать Ф.И.О. работника (в именительном падеже), в графе 5 его СНИЛС, в графах 6-7 — период работы в 2018 году (к примеру, с 01.01.2018 по 31.12.2018, если работник проработал весь год), в графе 11 – код неотработанных периодов (к примеру, для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет нужно указать код «ДЕТИ»). Если у конкретного работника в 2018 году были периоды, когда он не работал, то в форме СЗВ-СТАЖ по нему необходимо будет привести несколько строк подряд: без кода в графе 11 за период, когда он работал, и с соответствующим кодом за период, когда не работал. При этом Ф.И.О и СНИЛС такого лица заполняются только один раз.

Для застрахованных лиц, работающих по ГПД, в графе 11 нужно указать «ДОГОВОР», если оплата по договору произведена в 2018 году, и «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ», если работу по договору не была оплачена в 2018 году. К примеру, из-за того, что работа еще не завершена.

Графы 8-10, 12, 13 в форме СЗВ-СТАЖ заполняются, если работник имеет право на досрочное назначение ему пенсии. Соответствующие коды для заполнения указанных граф можно найти в Классификаторе, являющемся Приложением к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Если застрахованное лицо было уволено 31.12.2018, то в графе 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» поставьте эту дату. В остальных случаях графа не заполняется.

Разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ за 2018 год не заполняются.

Отчет СЗВ-СТАЖ 2018: образец заполнения

На странице также приведен пример заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

СЗВ-стаж – унифицированная форма учета времени, которая показывает какое время отработал увольняющийся или выходящий на пенсию сотрудник у конкретного работодателя.

Данная форма введена в связи с реформой начисления пенсий. В настоящее время при начислении пенсии учитывается только фактически отработанные периоды и произведенные в течение них выплаты в ПФ РФ.

Данная форма документа, при выдаче сотруднику, не является универсальной, но помогает работодателю объединить все сведения о периодах трудовых и страховых пенсионных выплатах в одном документе. Он только указывает на необходимость письменного предоставления данных сведений бывшему сотруднику. Однако, если организация при увольнении не предоставила письменные сведения, административного наказание она не понесет.

Внимание! Новая форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» от 06.12.2018 № 507п действует и в 2020 году.

Справка по форме СВЗ-стаж должна, в обязательном порядке, быть предоставлена в конце отчетного периода в Пенсионный Фонд РФ.

В пенсионный фонд одновременно с СВЗ-стаж подается форма ОВД-1, оба документа следует формировать в одном файле.

Все предприятия должны предоставлять унифицированную форму ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным периодом. Например, до 01.03.2020 год необходимо предоставить СВЗ-стаж и ОВД- 1 по всем сотрудникам, работавшим в компании в течение 2019 года.

Новая форма ОВД-1: скачать бланк

Однако существует 7 случаев, когда форму необходимо заполнять ранее отчетного периода:

  • выход сотрудника на пенсию – форма выдается не позднее третьего дня с момента подачи заявления;
  • увольнение работника – в день последнего рабочего дня сотрудника;
  • по требованию действующего работника – течение пяти дней с момента запроса;
  • ликвидация компании — в течение месяца после принятия постановления о ликвидации;
  • реорганизация — в течение 1 месяца с момента передачи правоустанавливающих документов;
  • прекращение работы ИП – в течение 1 месяца с момента официального принятия решения;
  • снятие полномочий нотариуса – единовременно с заявлением о снятии полномочий.

Образец заполнения СВЗ-стаж в 2020 году

Заполнение справки «СВЗ-стаж» при увольнении сотрудника несколько отличается от отчетной формы, предоставляемой в ПФ РФ.

Основное различие заключается в том, что в данной справке необходимо прописать все отчетные периоды работы сотрудника с соответствующими кодами.

Сведения в форме могут быть заполнены рукописно или с использованием средств печатной техники. При наличии в организации печати, ее необходимо проставить на экземпляре, который будет передан увольняющемуся работнику.

Новая форма бланка СЗВ-СТАЖ подготовлена в формате Exel с возможностью скачать:

Бланк СЗВ-стаж при увольнении сотрудника — 2020

Образец СЗВ-стаж

Особенности, на которые следует обратить внимание, при заполнении формы следующие:

Раздел 1

В разделе один заполняется пять позиций:

  • регистрационный номер ПФР – указывается СНИЛС работника;
  • ИНН. В случаях если ИНН имеет вместо двеннадцать десять цифр, строка заполняется с первой клетки, в двух последних ставятся прочерки;
  • КПП – необходимо указать КПП компании, из которой увольняется сотрудник;
  • Наименование – прописывается сокращенное наименование предприятия;
  • Тип сведений – отметиь «исходная».

Существует три типа:

  • при предоставлении первичной информации за отчетный период нужно проставить крест на необходимой форме «исходная». При постановке отметки в данном пункте, при заполнении СВЗ-стаж заполняется 1,2 и 3 раздел;
  • при предоставлении информации, которая не была учтена в исходных формах в результате ошибок на «дополняющая»;
  • «Назначение пенсии». В данном случае отметка ставится, в случае если сотрудник ушел на пенсию раньше окончания отчетного периода. В данном случае необходимо заполнить, кроме основных разделов 4 и 5.

Раздел 2

В данном разделе необходимо указать год, в котором произошло увольнение работника.

Раздел 3

В таблице «сведения о периоде работы застрахованного лица» все данные необходимо заполнять в именительном падеже.

  • во 2-4 столбе прописывается полностью ФИО работника;
  • в 5 столбце прописывается СНИЛС. В случае наличия у работника два номера СНИЛС, необходимо указать только тот номер документа, который использовался для пенсионных перечислений;
  • период работы – указываются годовые периоды работы сотрудника в предприятии. В случае если работник проработал в организации в течение нескольких отчетных периодов, то, каждая новая строка заполняется полностью, начиная с ФИО;

Графа 8 — Территориальные условия

Данная графа заполняется в том случае, когда увольняющийся сотрудник работал в режиме сокращенного рабочего дня или в особых условиях.

В зависимости от ситуации прописывается код:

  • МКСМ – если работник трудился в районах, приравненных к Крайнему Северу;
  • РКСР – если работа происходила на Крайнем Севере;
  • СЕЛО – сотрудник работал в сельскохозяйственной компании др.

Графа 9 — Особые условия труда

В графе особые условия труда необходимо поставить код классификатора, который отражает вредность рабочей деятельности дающее право на досрочное назначение пенсии:

  • 27-1 — подземные работы, работы с вредными условиями труда, работа в горячих цехах;
  • 27-2 — вредные условия сопряженные с тяжелыми условиями труда
  • 27-4 — труд для женщин в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью.

Графа 10

Данный столбец заполняется, в случае если профессия работника предусматривает досрочный выход на пенсию:

  • ВОДОЛАЗ – специалисты, работающие под водой;
  • ХИМИК – работники химических производств;
  • СВАР – увольняющийся человек работал сварщиком;
  • СЕЗОН – члены команды морских судов, а так же работники, привлекаемые только для сезонной деятельности.

Графа 11

В данной графе необходимо отразить код и состояние договора с сотрудником:

  • ДОГОВОР — прописывается в тех случаях, когда выплаты, увольняемому сотруднику, произведены в текущем отчетном периоде;
  • НЕОПЛАТ – пишется, когда выплаты по трудовому договору не произведены:
  • ДЕТИ – если сотрудник находится в настоящее время или находился в прошедших отчетных периодов в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • ДЛДЕТИ – по уходу за детьми от 1,5 до 3 лет;
  • ДЕТИПРЛ – по уходу за ребенком до 3 лет, когда сотрудник является не родителем, а родственником ребенка;
  • ДЕКРЕТ – сотрудник находился в отпуске по беременности и родам;
  • ВРНЕТРУД – нахождение увольняющегося на больничном;
  • ДОГОВОР – работник был нанят по трудовому договору, в котором исчисление рабочего времени отлично от отчетного периода.

Код, обозначающий досрочный выход на пенсию ставится только тогда, когда все страховые и пенсионные выплаты предприятие уже перевело

Графа 14

Данный столбец остается пустым во всех случаях кроме одного: отметка «X» в случае если работник уволился 31 декабря.

Разделы 4 и 5

Данные разделы должны быть заполнены только в том случае, если форма выдается сотруднику, увольняющемуся по достижению пенсионного возраста.

В 4 разделе отметка «Х» на отметке «Да» ставится если все в момент увольнения работника все взносы в ПФ РФ были выплачены предприятием.

Раздел 5 заполняется в зависимости от наличия дополнительных пенсионных и страховых отчислений на сотрудника.

Так же с подробным заполнением можете ознакомиться в презентации СЗВ-стаж от Пенсионнго фонда России — посмотреть.

Заполненная форма отдается увольняемому сотруднику под подпись. В конце отчетного периода, подписанную форму, нужно предоставить в органы ПФ РФ.

Предоставлять форму СЗВ-стаж на уволенного сотрудника необходимо строго по окончанию отчетного периода, в общем порядке.

В случае если сроки подачи будут нарушены, предприятию придется выплатить штрафные санкции в размере 500 рублей за одного работника – случае численности персонала до 25 человек. Если количество сотрудников больше, то штраф увеличивается до 1 тысячи за каждого работника.

Использование данной унифицированной формы позволяет упростить контроль за отчислениями в Пенсионный Фонд бухгалтерам коммерческих организаций.