Закрывающих документов

Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.

Какие закрывающие документы нужны?

Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.

Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:

  • Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
  • Разные виды накладных.
  • Счет-фактура.

Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:

  • подтверждает, что сделка осуществлена;
  • удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
  • указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны.

Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:

  • доначисление налогов по прибыли или НДС;
  • штраф за нарушение норм учета;
  • снижение репутации компании.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать .

В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.

Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.

Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:

  • чеки;
  • квитанции;
  • платежные поручения;
  • банковские выписки;
  • кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • справка о подтверждающих документах – используется для осуществления валютного контроля в операциях с изготовлением паспорта сделки (признак поставки в справке о подтверждающих документах должен быть указан в обязательном порядке, он указывает, на каких условиях проведена сделка – нерезидент производит оплату в пользу компании по факту или авансом либо фирма платит нерезиденту авансом/по факту).

Делаем закрывающие документы

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

  • дата создания документа;
  • наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
  • название поставщика продукции (исполнителя работ);
  • характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
  • единицы измерения поставленных изделий;
  • стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
  • подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.

В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Акт выполненных услуг — это итоговый документ, формируемый на этапе закрытия контракта и подтверждающий факт, объем и качество исполнения поставщиком его обязательств по контракту.

Для чего используется акт оказанных услуг

После того как поставщик выполнил обязательства по контракту, заказчик должен принять оказанные услуги или выполненные работы. Специалисты заказчика сверяют поставленные объемы с условиями госконтракта, анализируют качество оказанных услуг. Если исполнитель выполнил обязательства в нужном объеме и надлежащим образом, то стороны составляют и подписывают акт выполненных услуг по договору оказания услуг или акт сдачи-приемки выполненных работ.

В акте оговариваются сроки, которые отводились на выполнение работ в соответствии с государственным контрактом. Если сроки нарушены, то прописываются штрафные санкции, если услуги оказаны вовремя, это отмечается в отчете. Этот первичный регистр подтверждает качество и полноту выполненных работ. Формируя итоговую документацию, стороны согласовывают результаты закупки. Подписанный акт выполнения работ означает, что заказчик не имеет претензий к поставщику, а поставщик — к заказчику.

Акт оказанных услуг подписывается, если:

  • все условия, предусмотренные закупочной документацией и включенные в контракт, исполнены в полном объеме;
  • исполнитель сдал, а заказчик принял оказанные услуги, являющиеся объектом госзакупки;
  • стороны не имеют взаимных претензий друг к другу.

Если любое из этих условий не выполнено (услуги оказаны не в полной мере или в ненадлежащем качестве), то заказчик вправе не принимать работы и не подписывать акт. В таких ситуациях составляется протоколирующий документ, в котором указываются все позиции, которые не допускают выполнение приемки. В протоколе также надлежит прописать срок, в течение которого нужно устранить обнаруженные нарушения.

Грамотно составленный протокол разногласий является своего рода гарантией для заказчика. Если организация обратится в судебные органы для дальнейшего разбирательства, протокол нарушений и неподписанный акт станут доказательством ненадлежащего исполнения обязательств со стороны поставщика.

Бланк составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у организации-заказчика, другой — у поставщика.

В какой форме составляется

Формат зависит от объекта закупки. Если предметом контракта являлись работы по строительству, ремонту, капитальному ремонту, основой для которых была проектно-сметная документация, то документ в обязательном порядке формируется по унифицированной форме КС-2 (кодировка по ОКУД — 0322005, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999). Бланк, образец акта оказания услуг по форме КС-2 и пример его заполнения полезно иметь под рукой, это поможет все сделать вовремя и без ошибок.

ВАЖНО!
В закупках работ по строительству и капремонту используйте унифицированную форму КС-2!

В остальных случаях акт составляется в свободной форме. Удобнее всего оформить образец акта об оказании услуг в Word. Каждое учреждение имеет возможность сформировать свой бланк. Это позволит учесть особенности организационно-правовой формы, отрасли и специфику конкретной закупки. При необходимости организация вправе дополнять и унифицированную форму КС-2. Все разработанные бланки должны быть утверждены в учетной политике и локальных нормативах заказчика.

Законодательство не закрепляет строгих правил по формированию собственной формы. Но чтобы она обладала юридической силой, нужно включить сведения:

  • реквизиты сторон — наименования поставщика и заказчика, их ответственных лиц, правоустанавливающие документы;
  • реквизиты самого регистра — номер и дата составления;
  • реквизиты госконтракта, по факту исполнения которого составляется итоговый документ;
  • предмет контракта, а также его основные количественные и качественные характеристики;
  • цена контракта с учетом НДС и выделением налога;
  • если предмет контракта не облагается налогом, то это также стоит указать.

Готовый документ подписывают руководители или другие уполномоченные лица.

Контролирующие органы требуют корректного заполнения актов. Для этого инстанции утверждают методические рекомендации по формированию такой отчетности. В методичках прописывается как порядок заполнения регистра, так и регламент применения и расчета штрафов и взысканий при ненадлежащем исполнении контракта. Для этого в форму включаются соответствующие пункты, отражающие фактическое качество работ, выявленные недостатки, размер штрафных санкций и сумму по контракту, исчисленную после удержания штрафов и неустоек.

Как заполнить акт

Итоговую документацию, подтверждающую факт выполнения работ или оказания услуг, оформляют поставщики. Заказчик только изучает документы и подписывает их.

КС-2 заполняют по строго унифицированной форме, подробно указывая реквизиты сторон, наименование объекта строительства и адрес стройки. Табличная часть документа заполняется в строгом соответствии со сметным расчетом.

Регистры, формируемые для иных случаев, заполняются либо на фирменном бланке организации-заказчика, либо в формате обычного документа.

Независимо от выбранной формы, в документе обязательно указываются предмет закупки, цена контракта, сроки выполнения работ.

Ошибки и исправления в бланке не допускаются. При обнаружении неточностей документацию нужно переделать, аннулируя предыдущий вариант.

Отчетные документы подписываются представителями со стороны заказчика и исполнителя, печать ставится при ее наличии в учреждении. Для бюджетных учреждений и в случае некоторых закупок бланки составляются в трех экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны и один экземпляр — для контролирующего органа.

Разъяснения по теме

Основные тезисы Реквизиты Скачать
Если производите оплату за вычетом неустойки, то в акте выполненных услуг нужно указать сумму оплаты по условиям контракта, размер взыскиваемой неустойки, порядок ее расчета и основания применения, а также итоговую сумму, подлежащую оплате поставщику.

Письмо ФАС от 10.12.2015 № АЦ/70978/15

В случае расторжения контракта по соглашению сторон заказчик оплачивает только работы, которые подтверждены актом. Письмо Минфина России от 10.11.2017 № 24-03-07/74487

Как акт выполненных услуг можно использовать форму универсального передаточного акта. В него можно внести дополнительные показатели.

Письмо ФНС России от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619

    Dashboard

      Как пользоваться навигацией? Почему инструменты имеют разный цвет? Что показывает рейтинг?

        Что означает каждый цвет на диаграмме? Как увеличить рейтинг?

      Что такое виджет?

        Что отображает каждый виджет? Как настроить период данных?

    Оплата и баланс

      Система оплат и расчетов

        Тарифные планы и способы оплаты Как пополнить баланс на Solomoto?

      Закрывающие документы

    Создание аккаунта и бизнеса

      Как устроена система аккаунтов и бизнесов в Solomoto? Что такое страна ведения бизнеса и на что она влияет? Как выбрать категорию бизнеса при регистрации и на что это влияет? Как я могу изменить настройки моего бизнеса?

    Онлайн-присутствие

      Зачем подключать онлайн-площадки и соцсети к платформе? Как подключить к платформе соцсети?

        Как подключить к платформе Вконтакте? Как подключить Одноклассники к платформе? Как подключить Facebook к платформе? Как подключить Instagram к платформе? Как подключить Twitter к платформе? Как подключить Pinterest к платформе? Как отключить соцсети от платформы? Что делать, если соцсеть не подключается к платформе?

      Как подключить к платформе геосправочники? Как подключить к платформе сайт? Что такое рейтинг онлайн-присутствия и как его улучшить?

    Центр рекламы

      Реклама в соцсетях

        Выбор цели Выбор площадок и форматов Создание объявлений Оптимизация объявлений Создание галереи Настройка целевой аудитории Выбор срока и бюджета кампании

      Реклама в Google

        Основные настройки кампании Длительность и бюджет рекламной кампании Настройка групп объявлений Настройка рекламных объявлений Дополнительные настройки

      Работа в центре рекламы

        Список рекламных кампаний Графики по рекламным кампаниям Графики по демографии Работа с фильтрами Рейтинг продвижения Навигация

      Стоимость и оплата Модерация и ограничения

    Управление постами

      Планирование постов

        Что такое календарь постов? Как добавить новый пост? Какие типы постов существуют в Solomoto и зачем они нужны? Как смотреть статистику опубликованного поста в календаре постов?

      Ограничения постинга

        Какое максимальное количество символов можно использовать в посте? Какое максимальное количество постов можно опубликовать в один день? Почему возможно размещать посты только в определённые интервалы времени? Почему нет возможности публиковать посты в личные страницы в соцсетях?

    Банк постов

      Что такое пакеты постов? Как отредактировать пост и изображение? Как опубликовать пост? Как запланировать пост? Как сохранить пост? Как найти нужный пост в Банке постов?

    Создание и публикация сайта

      Начало работы Добавление и удаление страниц сайта Изменение темы на сайте Изменение шаблона сайта Разделы и их настройки Виджеты и их настройки

        Виды виджетов и их установка Общие настройки виджетов Готовые комбинации виджетов Мобильная версия сайта Настройка якорей

      Отмена действий Публикация сайта

        Какие домены можно использовать для публикации сайта? Как купить собственный домен через Solomoto? Что означают статусы собственных доменов? Как получить доступ к управлению доменом, купленным через Solomoto? Как разместить сайт на своём домене? Как проиндексировать домен в Яндекс и Google? Как подключить почту к своему домену?

    SEO оптимизация

      Начало работы с инструментом Установка географии и товара Подбор ключевых слов Выбор заголовка Ввод описания

    Создание онлайн магазина

      Управление каталогом

        Загрузка товаров в магазин Заполнение карточки товара Загрузка товаров из Excel Загрузка и управление категориями товаров Загрузка категорий из Excel

      Настройка доставки Настройка способов оплаты Продвижение

        Скидки и управление ими Подарочные карты и управление ими

      Общие настройки онлайн магазина

    Реклама в Яндекс и Google

      Создание и настройка рекламной кампании

        Создание рекламной кампании Создание групп объявлений Подбор ключевых слов Создание объявлений Настройка рекламной кампании

      Запуск рекламной кампании Правила модерации FAQ по работе с контекстной рекламой