Задолженность по подотчетным суммам

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

Итоги

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

  • авансом на основании его заявления на определенные цели;
  • вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится. О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

  • израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
  • возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

В настоящее время все большую популярность набирают корпоративные карты. Чаще всего первые лица фирмы, а иногда и ушлые подотчетники, тратят средства компании на личные нужды. Как поступить бухгалтеру в этом случае? Удерживать ли НДФЛ и платить ли взносы? Как простить такой долг? Как отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете? Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и читайте ответы на вопросы по «болевым точкам» корпоративных карт.

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.

Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

ВНИМАНИЕ! С 01.06.2019 года форма баланса действует в редакции приказа Минфина от 19.04.2019 № 61н. О ключевых изменениях в формуляре читайте .

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

  • 1230 «Дебиторская задолженность» — в активе;
  • 1520 «Кредиторская задолженность» — в пассиве.

В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое – в строку «Кредиторская задолженность».

О том, кому доступно применение бухотчетности упрощенной формы, читайте в материале «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий за 2019 год».

Итоги

По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, – как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 февраля 2017 г.

Содержание журнала № 4 за 2017 г. АКТУАЛЬНОЛ.А. Елина,
ведущий эксперт Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном актеПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание

При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих днейп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

•или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;

•или со дня возвращения из командировки;

•или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание

Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммамп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работникаст. 137 ТК РФ. Для этого нужноПисьмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0:

•не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

•ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на рукист. 138 ТК РФ.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгодуст. 41 НК РФ. Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.

Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:

•надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньгип. 1 ст. 210 НК РФ;

Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налогап. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давностип. 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносыПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609.

Справка

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возвратуПостановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015.

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штрафПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньгиПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

•или вернет деньги;

•или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Итоги

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вопрос: Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы. («В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.)

Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы.

Кредиторская задолженность — это неоплаченные обязательства организации. По счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» задолженность образуется, когда сотрудники потратили на выполнение должностных обязанностей личные денежные средства. Например: командированный сотрудник получил деньги под отчет, но, покупая билет до места работы, потратил больше, чем было предварительно рассчитано бухгалтером. Приехав из командировки, оформил авансовый отчет, в котором указал перерасход средств, в результате по счету 71 у организации перед ним образовалась кредиторская задолженность.

Если работник затем уволился и, несмотря на письменные уведомления организации, не пришел за деньгами, то задолженность списывается только по истечении срока исковой давности.

Как известно, общий срок исковой давности составляет 3 года*(1). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права*(2).

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации*(3). Следовательно, организация признает в бухучете прочий доход от списания кредиторской задолженности перед бывшими сотрудниками по истечении срока исковой давности в день утверждения приказа руководителя о списании кредиторской задолженности, изданного после инвентаризации. На основании такого приказа бухгалтер делает проводку:

Дебет 71 Кредит 91-2.

Налогоплательщики при расчете налога на прибыль признают внереализационный доход в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям*(4).

Признание доходов — обязанность налогоплательщика, поэтому Минфин России настаивает, что доход от списания кредиторской задолженности признается в том отчетном периоде, когда фактически истек срок исковой давности или наступило другое основание*(5) (независимо от даты утверждения приказа о списании задолженности по результатам проведенной инвентаризации).

При этом специальных разъяснений ответственных министерств о порядке включения в доходы списанной кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» перед бывшими сотрудниками нет. Однако существуют письма о порядке признания дохода в аналогичных случаях. Например, когда бывшие сотрудники не являются за депонированной заработной платой.

У Минфина и фискальных органов нет единого мнения на этот счет. Специалисты Минфина, отвечая на частный запрос налогоплательщика о моменте признания внереализационного дохода при списании депонированной зарплаты*(6), указали, что согласно статье 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Значит, признавать доход для целей налогообложения необходимо по истечении 3 месяцев.

ФНС России в письменном разъяснении по аналогичному вопросу*(7) обращает внимание, что право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись за депонированной заработной платой, он получит отказ, и именно со дня получения отказа в выплате, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате начнется течение предусмотренного статьей 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд. При этом срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы законодательством не ограничен.

По мнению налоговой службы, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная зарплата не была востребована работником в течение 3 лет.

На наш взгляд, к подотчетным суммам, невостребованным уволившимися работниками, следует применять рекомендации ФНС России.

Итак, кредиторскую задолженность перед бывшими сотрудниками по счету 71 организация признает прочим доходом в бухгалтерском учете и внереализационным доходом в налоговом учете по истечении 3-летнего срока исковой давности на основании приказа руководителя организации, составленного после проведения инвентаризации.

И.В. Андреева,

ведущий эксперт экспертно-консультационного отдела компании ПРАВОВЕСТ

1 февраля 2010 г.

«В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.

————————————————————————-

*(1) ст. 196 ГК РФ

*(2) ст. 200 ГК РФ

*(3) п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н

*(4) п. 18 ст. 250 НК РФ

*(5) письмо Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894

*(6) письмо Минфина России от 07.10.2009 N 03-03-06/1/651

*(7) письмо ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109