Выплаты бывшим сотрудникам

Заработная плата при сокращении

П. Гнуситчук, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

В период финансового кризиса для многих компаний, действительно, не остается иного выхода из столь сложной ситуации, кроме как урезать расходы на ФОТ. При этом необходимо учитывать, что и сама процедура сокращения штата потребует немалых средств. Предоставив работодателю возможность так расстаться с персоналом, законодатель обязал его компенсировать сотрудникам потерю работы. О правилах учета причитающихся при этом выплат и пойдет речь в данной статье.

Правила ТК

Как известно, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае сокращения численности или штата его работников. Это прямо предусмотрено пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса.

Отметим, что существуют определенные категории трудящихся, которых запрещено «оставлять за бортом». В частности, это беременные женщины, молодые матери и одинокие родители (ст. 261 ТК).

В ходе оптимизации штатной численности преимущественное право на оставление на работе имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией. Воспользоваться данным положением также могут лица, получившие в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание, семейные лица (имеющие двух и более иждивенцев) и иные категории сотрудников. Об этом говорится в статье 179 Трудового кодекса.

Необходимо помнить о том, что работодатель при принятии решения о сокращении штата обязан в письменной форме сообщить о данном событии выборному органу первичной профсоюзной организации (при его наличии на предприятии). Сделать это нужно не позднее чем за два месяца до начала расторжения с работниками трудовых договоров (определение Конституционного Суда от 15 января 2008 г. № 201-О-П).

Кроме того, придется уведомить и сокращаемых работников. Информирование осуществляется персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения. Таково требование статьи 180 Трудового кодекса.

При проведении мероприятий по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу, которую физлицо может выполнять с учетом своего состояния здоровья. При этом хозяйствующий субъект информирует сотрудника как о соответствующих его квалификации вакансиях, так и о нижестоящих должностях.

В случае расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию увольняемому работнику выплачивается выходное пособие. Его размер равен среднему месячному заработку. Оплачивается за счет экс-работодателя и период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

Отметим, что в Трудовом кодексе ничего не говорится о сроках выплаты заработка, сохраняемого на период трудоустройства. Обделены вниманием и документы, служащие основанием для данных выплат. По этой причине наиболее оптимальным выглядит начисление денежных средств при предъявлении трудовой книжки, в которой отсутствуют записи о приеме на новое место работы, и письменного заявления бывшего работника. Если к моменту обращения за выплатой гражданин уже трудоустроился, то сокративший его работодатель оплачивает только период, когда уволенный работник еще находился в поиске. Как правило, это делается на основании копии трудовой книжки, заверенной по новому месту работы.

В исключительных ситуациях средний месячный заработок сохраняется также в течение третьего месяца со дня увольнения. Соответствующее решение вправе принять служба занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в СЗН и не был трудоустроен (ст. 178 ТК).

По общему правилу днем прекращения трудового договора является последний день работы работника. Период, в течение которого за работником сохраняется средний заработок, начинается с даты, следующей за «часом икс». В день увольнения выплачиваются выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск и иные причитающие суммы.

Как мы уже сказали, все полагающиеся сокращаемому работнику выплаты производятся исходя из его среднего месячного заработка. Механизм определения данной величины установлен статьей 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением правительства от 24 декабря 2007 г. № 922).

Как нетрудно догадаться, для начала рассчитывается средний дневной заработок. Он исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. В свою очередь, средний заработок равен произведению среднего дневного заработка на количество рабочих дней, подлежащих оплате.

Как быть с налогами?

С налоговой точки зрения, выплаты, связанные с сокращением, вполне «дружелюбны». Дело в том, что согласно пункту 9 статьи 255 Налогового кодекса эти затраты учитываются в составе расходов на оплату труда в полном объеме.

Так как выходное пособие и средний заработок на время трудоустройства выплачиваются в соответствии с Трудовым кодексом, то начислять ЕСН и удерживать НДФЛ не нужно. Основание для таких действий – подпункт 2 пункта 1 статьи 238 и пункт 3 статьи 217 Кодекса. Вполне логично, что объект обложения страховыми взносами на ОПС также отсутствует (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). Не придется начислять и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данная льгота прописана в пункте 1 соответствующего перечня, утвержденного постановлением правительства от 7 июля 1999 года № 765.

Но как быть, если по соглашению сторон работник уволился практически сразу после того, как узнал новость о грядущем сокращении? В таком случае работодатель должен выплатить дополнительную компенсацию, исчисленную пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК).

При соблюдении указанного требования трудового законодательства дополнительная выплата не облагается «зарплатными» налогами. В то же время она учитывается при налогообложении прибыли в составе расходов на оплату труда. На этом акцентирует внимание Минфин в письме от 11 марта 2009 года № 03-04-06-01/54.

Вместе с тем, трудовым или коллективным договором можно предусмотреть выплату выходного пособия в связи с сокращением в увеличенном размере. Подобные расходы также могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Правда, дополнительный «бонус» облагается НДФЛ и ЕСН в общеустановленном порядке (письма Минфина от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/689; от 26 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/546; от 12 декабря 2007 г. № 03-03-06/2/222).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском же учете суммы выходного пособия и среднего заработка, сохраняемого на период трудоустройства, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности организации. Это позволяет сделать пункт 5 ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н).

Данные расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 16 ПБУ 10/99).

Отметим, что для расчетов с увольняемым работником по сумме выходного пособия чаще всего используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Расчеты с работником после увольнения отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Пример

Работник Иванов А.В. в декабре 2008 года был предупрежден об увольнении в связи с сокращением. 12 февраля 2009 года он был уволен, а 23 марта текущего года трудоустроился на новое место. В тот же день работник обратился за получением среднего заработка и представил копию трудовой книжки.

Должностной оклад Иванова А.В. за 12 календарных месяцев, предшествовавших увольнению, не менялся и составлял 30 000 рублей.

Для начала рассчитаем суммы всех причитающихся выплат.

Расчетный период (с 1 февраля 2008 г. по 31 января 2009 г.) – 250 рабочих дней – отработан полностью.

За расчетный период работнику начислена зарплата в размере 360 000 руб. (30 000 руб. х 12 мес.).

Средний дневной заработок равен 1440 руб. (360 000 руб. : 250 дн.).

Работнику в феврале 2009 года начисляется выходное пособие за 18 рабочих дней (10 дн. + 8 дн., где 10 дн. и 8 дн. – количество рабочих дней за февраль 2009 г. и март 2009 г., входящих в период с 13 февраля 2009 г. по 12 марта 2009 г.).

Сумма выходного пособия составляет 25 920 руб. (1440 руб. х 18 дн.).

Средний заработок, который должен быть исчислен в марте 2009 года, составляет 8640 руб. (1440 руб. х 6 дн., где 6 дн. – количество рабочих дней в марте 2009 г., входящих в период с 13 марта 2009 г. по 22 марта 2009 г.).

12 февраля 2009 года в учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 70

– 25 920 руб. – начислено выходное пособие работнику Иванову А.В.;

Дебет 70 Кредит 50

– 25 920 руб. – работнику выплачено выходное пособие.

23 марта 2009 года в учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 76

– 8640 руб. – начислен средний заработок уволенному работнику;

Дебет 76 Кредит 59

– 8640 руб. – бывшему работнику выплачен средний заработок.

Пример

В апреле 2019 г. бывшему сотруднику Краснову И.С., уволившемуся в связи с выходом на пенсию, ООО «Стиль» оказала материальную помощь к юбилейной дате в размере 10 000 руб. Ранее в этом году материальная помощь бывшему сотруднику не выплачивалась.

Выполняются следующие действия:

  1. Настройка для начисления материальной помощи бывшим сотрудникам.
  2. Создание документа «Выплата бывшим сотрудникам».

Настройка для начисления материальной помощи бывшим сотрудникам

Для регистрации в программе выплат бывшим сотрудникам в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) необходимо установить флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия (рис. 1).

Рис. 1

Бывшим сотрудникам осуществляются различные выплаты, такие как материальная помощь, возмещение стоимости медикаментов и др. Эти выплаты по-разному облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В справочнике Виды выплат бывшим сотрудникам (раздел Выплаты – Виды выплат бывшим сотрудникам) описываются все выплаты бывшим сотрудникам, для каждой из которых указывается вид дохода с точки зрения обложения НДФЛ и страховыми взносами. По кнопке Создать можно добавить дополнительный вид выплаты бывшим сотрудникам. В нашем примере используется предопределенный вид выплаты Материальная помощь бывшим сотрудникам, при необходимости его можно отредактировать. В связи с тем, что Краснов И.С. не состоит с работодателем в трудовых отношениях, материальная помощь не является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Поэтому в поле Вид дохода (страх. взносы) измените вид дохода на Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами (рис. 2).

Рис. 2

<<- вернуться в начало статьи

Создание документа «Выплата бывшим сотрудникам»

Выплата материальной помощи бывшим сотрудникам регистрируются в программе с помощью документа Выплата бывшим сотрудникам. Регистрация выплат этим документом производится только с целью исчисления НДФЛ и/или страховых взносов и отражения их в соответствующей отчетности. Также эти суммы учитываются при формировании данных для отражения зарплаты в бухгалтерском учете. По зарегистрированным суммам не образуется задолженность организации перед бывшими сотрудниками, т.е. они не учитываются ни при заполнении ведомостей на выплату зарплаты, ни при формировании аналитических отчетов по зарплате. Предполагается, что все денежные расчеты со сторонними лицами (в том числе с бывшими сотрудниками) производятся в бухгалтерской программе.

  1. Раздел Выплаты – Выплаты бывшим сотрудникам.
  2. Кнопка Создать.
  3. В поле Месяц укажите месяц, в котором материальная помощь бывшему сотруднику будет отражена в бухгалтерском учете и учете страховых взносов (по умолчанию текущий месяц) (рис. 3).
  4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Дата отражается в печатной форме документа.
  5. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, в которой ранее работал сотрудник.
  6. В поле Вид выплаты из справочника Виды выплат бывшим сотрудникам выберите Материальная помощь бывшим сотрудникам. При этом автоматически заполнятся поля Код НДФЛ, Вычет и Страховые взносы, если они предусмотрены для этого вида дохода (поля в документе отражаются только для просмотра). При необходимости их можно изменить в карточке вида выплаты.
  7. В поле Дата выплаты дохода укажите планируемую дату выплаты суммы материальной помощи бывшему сотруднику. По умолчанию указывается дата, следующая за текущей датой компьютера. При необходимости дату выплаты можно изменить.
  8. В поле Счет, субконто уточните способ отражения регистрируемых сумм в бухгалтерском учете.
  9. В поле Подразделение можно указать подразделение, которое будет использоваться при отражении сумм в бухгалтерском учете. А если это подразделение обособленное, то НДФЛ будет отражен согласно его регистрации в ИФНС.
  10. В разделе Перечисление НДФЛ укажите дату перечисления налога и реквизиты платежного поручения для заполнения регистра налогового учета (рис. 6).
  11. Табличную часть документа заполните по кнопке Подбор или Добавить. При этом:
    • открывается специальная форма Бывшие сотрудники, в которой по умолчанию отражаются только те сотрудники, которым ранее уже начислялись выплаты после увольнения. Чтобы снять это ограничение, установите флажок Выбирать из полного списка сотрудников (рис. 3) и выберите бывшего сотрудника, который отразится в колонке Бывший сотрудник. Если бывший сотрудник уволен еще до начала ведения учета в программе (его нет в справочнике Сотрудники), то для регистрации выплаты его достаточно добавить непосредственно в список бывших сотрудников, открытый из этого документа. При этом лицо добавится в справочник физических лиц, а в справочник сотрудников – нет;

    Рис. 3

    • в колонке Начислено укажите сумму материальной помощи бывшему сотруднику. В нашем примере – 10 000 руб. (рис. 4);
    • в колонке Сумма вычета автоматически отражается сумма вычета по доходу. Максимальная сумма вычета по этому виду дохода составляет 4 000 руб. за налоговый период. Ранее в налоговом периоде материальная помощь бывшему сотруднику не предоставлялась, сумма вычета равна 4 000 руб.;
    • в колонке НДФЛ автоматически рассчитывается сумма НДФЛ с учетом суммы вычета, если выбранный вид выплаты облагается НДФЛ, с учетом налоговых вычетов, на которые имеет право физическое лицо. При проведении документа регистрируется НДФЛ не только как исчисленный, но и как удержанный одной и той же датой, указанной в поле Дата выплаты дохода. Для расшифровки расчета дважды щелкните левой кнопкой мыши по сумме НДФЛ;
    • в колонке Удержано отражается сумма удержания;
    • в колонке К выплате автоматически отражается сумма выплаты с учетом суммы исчисленного НДФЛ;
    • в колонке Взносы автоматически рассчитывается сумма страховых взносов, если выбранный вид выплаты облагается страховыми взносами. Расшифровка взносов по фондам доступна по ссылке на сумме взносов. В нашем примере страховые взносы не начисляются.
  12. По ссылке Подписи поля Исполнитель и Должность заполняются вначале вручную, а затем указанными в прошлых документах значениями.
  13. Кнопка Провести.

Рис. 4

Для формирования печатной формы справки о выплате бывшим сотрудникам используйте одноименную кнопку в верхней части формы документа (рис. 5).

Рис. 5

Рис. 6

Обратите внимание! Документ Выплата бывшим сотрудникам предназначен для регистрации выплат (сохраняемый средний заработок на время трудоустройства, материальная помощь и др.) бывшим сотрудникам. Регистрация выплат этим документом производится исключительно с целью исчисления НДФЛ и/или страховых взносов и отражения их в соответствующей отчетности. Также эти суммы учитываются при формировании данных для отражения зарплаты в бухгалтерском учете. По зарегистрированным суммам не образуется задолженность организации перед бывшими сотрудниками, т.е. они не учитываются ни при заполнении ведомостей на выплату зарплаты, ни при формировании аналитических отчетов по зарплате. Предполагается, что все денежные расчеты с бывшими сотрудниками производятся в бухгалтерской программе.

Зарегистрированные документом Выплата бывшим сотрудникам выплаты можно проанализировать с помощью отчета Незарплатные доходы (раздел Выплаты – Отчеты по выплатам – Незарплатные доходы) (рис. 7).

Рис. 7

При формировании результатов отражения в учете в документе Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) для суммы начисления автоматически заполняется статья расходов КА (Расчеты с контрагентами), что соответствует проводке по кредиту счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» (рис. 8). При синхронизации данных с бухгалтерской программой сумма материальной помощи бывшему сотруднику отражается по дебету счета 91.02 «Прочие расходы» и кредиту счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».

Рис. 8

<<- вернуться в начало статьи

Как в бухгалтерском учете отражаются выплаты работникам при увольнении по сокращению?

Ответ: Суммы признанных оценочных обязательств по выплате выходного пособия работнику и по выплате работнику денежной компенсации за все неиспользованные отпуска формируют расходы по обычным видам деятельности и отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов.

При фактическом исполнении обязательства по начислению работнику выходного пособия, компенсации за все неиспользованные отпуска возникшие затраты относятся в погашение ранее признанных оценочных обязательств.

Зарплата за текущий период работы перед увольнением, дополнительная компенсация, выплачиваемая работнику в случае расторжения трудового договора с ним до истечения срока предупреждения об увольнении, а также средний заработок, сохраняемый за работником на период трудоустройства (за вычетом выходного пособия), учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату их начисления независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Обоснование: Одним из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя является сокращение численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Всех сокращаемых работников необходимо предупредить о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до расторжения договора (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

Выплаты работникам при увольнении по сокращению

— зарплату за текущий период работы перед увольнением;

— денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска;

— выходное пособие в размере среднего месячного заработка (если трудовым либо коллективным договором не предусмотрен повышенный размер пособия);

— дополнительную компенсацию в размере среднего заработка пропорционально времени до истечения срока предупреждения об увольнении, если работодатель увольняет работника с его согласия до истечения двухмесячного срока предупреждения об увольнении;

— средний заработок на период трудоустройства (при наличии оснований).

В день увольнения работника организация должна произвести с работником расчет. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

Бухгалтерский учет выплат при сокращении

Для учета расчетов с увольняемым работником по причитающимся ему выплатам используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», расчеты с работником после увольнения могут отражаться на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

К балансовому счету 96 «Резервы предстоящих расходов» могут быть открыты субсчета:

— субсчет 96.ОО «Оценочное обязательство по оплате отпусков»;

— субсчет 96.ВС «Оценочное обязательство по выплатам по сокращению».

Бухгалтерские проводки будут следующими в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций:

1) на дату уведомления работника об увольнении:

— Дебет 20, 23, 26, 29, 44 «Расходы на продажу» Кредит 96, субсчет 96.ВС — отражено оценочное обязательство по выплате выходного пособия на основании уведомления работника о предстоящем увольнении и бухгалтерской справки-расчета;

2) на даты начисления и увольнения работника:

— Дебет 96 Кредит 70 — начислено работнику выходное пособие за счет ранее созданного оценочного обязательства на основании записки-расчета;

— Дебет 70 Кредит 51 «Расчетные счета» — выплачено выходное пособие на основании выписки банка по расчетному счету;

— Дебет 20, 23, 26, 29, 44 Кредит 70 — начислена зарплата работнику за текущий период работы перед увольнением на основании приказа об увольнении и записки-расчета;

— Дебет 70 Кредит 51 «Расчетные счета» — выплачена зарплата за текущий период работы перед увольнением на основании выписки банка по расчетному счету;

3) на даты начисления и выплаты работнику дополнительной компенсации при его досрочном увольнении до истечения срока предупреждения об увольнении:

— Дебет 20, 23, 26, 29, 44 Кредит 70 — начислена работнику дополнительная компенсация при досрочном увольнении в связи с сокращением на основании приказа об увольнении, письменного заявления работника или отметки «согласен» на письменном предложении работодателя уволиться до окончания срока предупреждения и записки-расчета;

— Дебет 70 Кредит 51 — выплачена дополнительная компенсация при досрочном увольнении на основании выписки банка по расчетному счету;

4) на даты начисления и выплаты работнику среднего заработка, сохраняемого на период трудоустройства:

— Дебет 20, 23, 26, 29, 44 Кредит 76 — начислен средний заработок, сохраняемый бывшему работнику на период трудоустройства на основании заявления бывшего работника, копии страниц его трудовой книжки, где отсутствуют отметки о трудоустройстве после сокращения, и бухгалтерской справки-расчета;

— Дебет 76 Кредит 51 — выплачена бывшему работнику сумма среднего заработка, сохраняемого на период трудоустройства на основании выписки банка;

5) на дату начисления и дату выплаты компенсации за все неиспользованные отпуска:

— Дебет 96.ОО, 96.ВС Кредит 70 — начислена работнику компенсация за все неиспользованные отпуска, если сумм ранее признанных оценочных обязательств достаточно для покрытия возникших затрат, на основании приказа об увольнении и записки-расчета;

— Дебет 96.ОО, 96.ВС Кредит 69 — начислены страховые взносы на сумму компенсации за все неиспользованные отпуска;

— Дебет 70 Кредит 51 — выплачена работнику денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.