Визитки на какой счет отнести

Отражаем расходы на визитки в налоговом учете (нюансы)

Расходы на визитки при ОСН

Позиция Минфина: визитки — прочие расходы

Позиция налоговиков: визитки могут быть рекламой

Расходы на визитки при УСН

Итоги

Расходы на визитки при ОСН

Для признания трат на создание визиток в расчете налога на прибыль они должны быть экономически оправданы и подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В общем случае для принятия затрат на визитки должны быть выполнены следующие условия:

  • заключен договор с компанией, печатающей визитки, в котором определена общая стоимость работ;
  • в организации должен быть приказ руководителя или иной внутренний документ с указанием фамилий сотрудников, которым для выполнения своего функционала требуются визитки;
  • в должностных инструкциях сотрудников целесообразно отметить необходимость использования визитных карточек для налаживания партнерства;
  • передача визиток должна сопровождаться правильно оформленными документами. Это может быть товарная накладная (Торг-12), акт приема-передачи, счет-фактура (при наличии НДС) или УПД.

При соблюдении этих условий принять траты на визитки можно. Но здесь нюанс: принять как прочие расходы или как расходы на рекламу? Спорный вопрос, по которому нет единого мнения и у Минфина с налоговыми органами.

Позиция Минфина: визитки — прочие расходы

Минфин РФ в своем письме от 29.11.2006 № 03-03-04/1/801 принял такую позицию: траты на визитки нельзя рассматривать как рекламные. Эта позиция опирается на закон о рекламе, согласно которому реклама предназначена для привлечения внимания к продукту или работам массового, заранее неизвестного круга лиц. Так как передача визиток происходит конкретным лицам не для рекламы товара, а с целью передачи контактных данных, такие расходы нельзя считать рекламными. Значит, их нужно учитывать в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Плюс этой позиции — отпадает вопрос с нормированием рекламных расходов, затраты принимаются в полной сумме.

Позиция налоговиков: визитки могут быть рекламой

Позиция налоговых служб, выраженная в письме УФНС от 26.10.2007 № 20-12/102557, следующая. Для принятия визиток в расход в полной сумме они должны быть заказаны для сотрудников, в должностных инструкциях которых отмечена задача налаживания партнерских контактов в интересах фирмы. А сами визитные карточки должны содержать только информацию о контактных данных сотрудника: его Ф. И. О., должность в организации и наименование самой организации, контактные и координационные данные.

Если же визитка содержит информацию об объекте рекламы (указан производимый продукт, выполняемые работы, возможные скидки и т. п.), то затраты на ее изготовление надо трактовать как рекламные. И так как в списке ненормированных затрат они не указаны, то их можно принять только как нормированные, то есть в пределах 1% выручки.

Ознакомиться с расходами на рекламу, относимыми к нормируемым и нет, а также с порядком их принятия можно в статье «Налог на прибыль: нормируемые и ненормируемые расходы на рекламу».

Таким образом, признавая издержки на визитки в полной сумме, следует обращать внимание на информацию, которую они несут. Избежав указания на визитных карточках наименований товара или работ, свойств и характеристик производимого продукта, возможных скидок и льгот, при соблюдении вышеуказанных условий можно принять полную сумму затрат, ссылаясь на передачу визиток заранее известным лицам — действующим или потенциальным партнерам. Возможно, данную позицию нужно будет доказывать в суде. Пример с благоприятным исходом подобного спора — постановление ФАС Московского округа от 19.02.2008 № КА-А41/283-08.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отразили расходы на визитки в учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Расходы на визитки при УСН

Расходы, учитываемые при расчете налога по УСН «доходы, уменьшенные на расходы», строго прописаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на визитные карточки в этом списке не указаны. Значит, уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход нельзя.

Нюанс: подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает принятие в качестве затрат рекламные траты, которые признаются в случае документального их подтверждения и после фактической оплаты. Норматив учета такой же, как при ОСН. Выше уже говорилось об отличии визиток как таковых от других носителей рекламного характера. Значит, принять в расход при УСН можно затраты не на визитки как таковые, а какие-то другие карточки, содержащие информацию именно рекламного характера, и, главное, распространяемые произвольным способом заранее не определенным лицам. В случае подобного использования карточек учет расходов на их создание допустим в пределах 1% выручки. Но данная позиция, возможно, будет отстаиваться опять же в судебном порядке.

Ознакомиться с полным перечнем трат при исчислении налога на УСН «доходы за вычетом расходов» можно в статье «Перечень расходов при УСН “доходы минус расходы”».

Как учесть расходы на визитки в бухгалтерском и налоговом учете при УСН, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

Принимая в затраты издержки на печать визитных карточек, следует обращать внимание на информацию, на них представленную, и на способ их передачи. Визитные карточки как таковые должны содержать контактные и координационные данные сотрудника фирмы и передаваться конкретным лицам с целью налаживания партнерских отношений в интересах фирмы. Такие затраты могут быть учтены в полном размере для расчета налога на прибыль. Но они не берутся в расход при расчете налога по УСН. Главный момент — отсутствие рекламных моментов на карточках и немассовая их раздача. В противном случае карточки теряют свойства визиток и интерпретируются как рекламный раздаточный материал, затраты на который учитываются в пределах 1% выручки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Фирма решила заказать визитные карточки для своих сотрудников. Учет расходов на их изготовление будет зависеть от того, какую информацию содержат визитки и с какой целью они выпущены.
Поддержим деловые отношения
Обычно визитная карточка содержит служебную информацию о сотруднике фирмы. В ней указывают имя и фамилию сотрудника, его должность, название и логотип фирмы, в которой он работает, адрес фирмы, контактный телефон и электронный адрес.
Обратите внимание: визитка с таким содержанием не будет являться рекламой. Ведь из названия компании нельзя узнать, чем она занимается, какими товарами торгует и по какой цене.
Об этом свидетельствуют многие судебные решения. В них отмечено, что визитная карточка не отвечает понятию рекламы, которое дано в статье 2 Федерального закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе». Согласно этому закону, одним из основных признаков рекламы является распространение информации для неопределенного круга лиц. В вышеописанном же случае визитные карточки содержат только сведения о работнике фирмы. И предназначены они для ограниченного круга лиц, который этот работник определяет сам (постановления ФАС Поволжского округа от 2 декабря 2004 г. № А55-3696/04-8, Уральского округа от 5 мая 2005 г. № Ф09-1830/ 05-С7, от 11 марта 2004 г. № Ф09-827/ 04-АК и от 26 января 2004 г. № Ф09- 4994/03-АК).
Затраты на изготовление таких визиток можно учесть в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Но только в том случае, если визитные карточки были сделаны для штатных работников, «которые по своим должностным обязанностям призваны… поддерживать контакты с другими организациями». Так разъяснили налоговики в своем письме от 15 декабря 2003 г. № 26-12/ 57647.
Обосновать расходы на визитки можно определенными документами. Во-первых, руководитель фирмы должен выпустить приказ, в котором будет сказано, для каких целей и каким сотрудникам они необходимы. Желательно, чтобы в должностных инструкциях этих сотрудников было прописано, что они обязаны поддерживать контакты с другими организациями в интересах фирмы. Документальным подтверждением затрат на изготовление визиток также будет договор с организацией, которая делает визитки, и акт выполненных работ.
Отметим, что были случаи, когда налоговики утверждали, что затраты на изготовление визиток нельзя учитывать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако судьи их не поддерживают (постановление ФАС Московского округа от 16 марта 2004 г. № КА-А40/ 1402-04). Они указывают, что расходы на изготовление визиток непосредственно связаны с производственной деятельностью фирмы. Значит, они обоснованны и их можно включать в себестоимость продукции.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление визитных карточек учитывают как материалы. Списывают их в расходы по обычным видам деятельности. Если визитки предназначены для работников аппарата управления, то расходы на них отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же для работников отдела сбыта, то на счете 44 «Расходы на продажу».

📌 Реклама Отключить

Пример

В октябре 2005 года ООО «Актив» заказало в типографии печать визитных карточек для работников аппарата управления и отдела сбыта. Стоимость всех визиток составила 5900 руб., в том числе НДС – 900 руб. В том же месяце визитки были выданы сотрудникам.

Бухгалтер организации сделал такие записи:

Дебет 10 Кредит 60

– 5000 руб. – приняты к учету визитные карточки;

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – учтена сумма НДС по полученным визиткам;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – оплачены услуги типографии за выпуск визиток;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету НДС по полученным визиткам;

Дебет 26 (44) Кредит 10

– 5000 руб. – приняты к учету визитные карточки.

Визитка – «двигатель торговли»
Иногда компании специально изготавливают визитные карточки в рекламных целях. Например, для участия фирмы в выставке, на которой эти визитки менеджеры будут раздавать всем желающим.
В этом случае на карточке, как правило, помимо общих данных о сотруднике указывают информацию о продукции фирмы и предложение ее приобрести.
Затраты на изготовление таких визиток нужно учитывать в расходах на рекламу (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК). Нормировать эти расходы не нужно. Ведь рекламные визитки – это аналогия «рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации». А затраты на их изготовление под нормирование не подпадают (п. 4 ст. 264 НК). 📌 Реклама Отключить

ООО «Актив»

Москва
1 октября 2005 г.

Приказ № 152

Для обеспечения эффективной деятельности, представления организации на переговорах, заключения сделок в интересах организации приказываю изготовить визитные карточки для директора, руководителя отдела продаж, менеджеров отдела продаж.

Визитные карточки должны представлять организацию в лице ее работника перед деловыми партнерами.

Директор ООО «Актив» Волков Волков И.В.

Екатерина НИКИТИНА

Расходы на изготовление «визиток»

Материал предоставлен редакцией бератора «Современная налоговая энциклопедия»
http://www.berator.ru/berator/36/328/

Налоговики однозначно считают, что расходы по изготовлению визитных карточек не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то оплачивайте изготовление визиток за счет собственных средств. Однако позиция инспекторов никакими нормативными документами не подкреплена, поэтому ее можно оспорить. Есть следующие доводы.

Перечень расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, является открытым. По нашему мнению, затраты на изготовление визитных карточек можно включить в состав прочих расходов (ст. 264 НК РФ). Но любые расходы, которые фирма учитывает при расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением затрат на изготовление визиток являются договор с фирмой, которая их делает, накладная и счет-фактура. Помимо этого мы рекомендуем составить список работников, которым по должностным обязанностям нужны визитные карточки. Руководитель фирмы должен утвердить этот список приказом.

Кроме того, оформите специальную ведомость, в которой каждый работник, получивший визитку, должен расписаться.

Визитки учитываются как материалы, поэтому их перемещение (выдачу сотрудникам) нужно оформить первичным документом. Таким документом, например, может быть требование-накладная (форма № М-11).

Визитные карточки способствуют более эффективным контактам работников с контрагентами, следовательно, их использование направлено на получение дохода фирмой. Таким образом, затраты на их изготовление можно считать экономически оправданными. С этим согласны и суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2002 г. № А13-2657/02-19).

К каким расходам относятся затраты на изготовление визитных карточек в бухгалтерском учете? Единого ответа на этот вопрос нет. По нашему мнению, такие затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности, поскольку они включаются в расходы того отдела, сотрудники которого будут пользоваться этими визитками.

Так, если визитки изготавливают для работников аппарата управления, то затраты относят на управленческие расходы. Если же визитки предназначены для работников отдела сбыта, то затраты на их изготовление нужно включить в расходы на продажу (коммерческие расходы).

Пример

В мае ЗАО «Актив» купило для своих сотрудников визитные карточки. Стоимость визиток составила 1770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.).

Бухгалтер «Актива» сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 1770 руб. – оплачена стоимость визитных карточек;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 1500 руб. (1770 – 270) – оприходованы полученные визитные карточки;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 270 руб. – учтена сумма НДС по купленным визиткам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 270 руб. – принят НДС к вычету;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10

– 1500 руб. – списана на общехозяйственные расходы стоимость визиток, выданных сотрудникам.

Существует мнение, что стоимость визитных карточек, выданных сотруднику, включается в его доход и облагается налогом на доходы физических лиц (считается, что сотрудник в этом случае получает экономическую выгоду). Однако это не так. Поскольку визитные карточки изготавливают для того, чтобы сотрудник мог выполнять свои должностные обязанности в интересах фирмы, то никакой экономической выгоды для себя этот работник не получает. Следовательно, стоимость визиток, выданных сотруднику, в его доход не включается и налогом на доходы физических лиц не облагается.