В сзвм не включили работника

Пропустили сотрудника в СЗВ-М — как исправить?

Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М

Пример и образец

Будет ли штраф?

Шансы на судебную отмену штрафов

Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М

Итоги

Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М

Если вы забыли отразить человека в СЗВ-М, следует оформить корректировочную форму отчета. Для этого возьмите обычный бланк СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, и заполните его так:

  • В разделах 1 «Реквизиты страхователя» и 2 «Отчетный период» укажите те же данные, что в исходном СЗВ-М, который требуется дополнить, если в этих разделах исходного СЗВ-М ошибок не было.
  • В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп» — это означает, что форма подается с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за отчетный период.
  • В раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» включите сведения о «забытом» сотруднике. Повторять сведения о других сотрудниках, уже отраженных в исходном СЗВ-М, не нужно.

Заполненную форму корректировочного СЗВ-М отдайте на подпись руководителю и затем отправьте в ПФР.

Пример и образец

Как применять инструкцию, описанную в предыдущем разделе, покажем на примере.

В исходном СЗВ-М, оформленном бухгалтером ООО «СпецСтройка» за январь 2020 года, содержались сведения о 48 работниках компании. Отчет был представлен 10.02.2020. После того как СЗВ-М был принят ПФР, бухгалтер обнаружил в нем неточность — в отчете не отразили работника, с которым в январе 2020 года действовал договор ГПХ.

Что делать? Срочно нужна корректировка СЗВ-М по одному сотруднику.

Чтобы дополнить сведения исходного СЗВ-М за январь недостающими сведениями, бухгалтер оформил и отправил в ПФР отчет СЗВ-М с типом формы «доп».

В раздел 4 корректировочного отчета включен только «забытый» работник. Сведения об остальных сотрудниках корректировать не требуется.

Посмотрите на примере, как выглядит корректировка СЗВ-М, если забыли одного сотрудника:

Скачать образец

Так выглядит корректировка СЗВ-М, если нужно добавить сотрудника. А как исправить ошибку, если в исходном СЗВ-М отразили лишние данные? Об этом расскажем далее, но сначала остановимся на другом не менее важном вопросе: последует ли штраф за забытого сотрудника?

Будет ли штраф?

Первый вопрос, который волнует работодателя при выявлении ошибок в исходном СЗВ-М: можно ли добавить сотрудника корректировкой СВЗ-М без штрафа?

Если вы успеете подать в ПФР корректировочный СЗВ-М по забытому сотруднику быстро — до окончания установленного законом срока для представления исходного СЗВ-М штрафа не будет. Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц должен подаваться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если же законные отчетные сроки прошли, отбиваться от штрафа придется в суде. ПФР в любом случае выпишет его на компанию (500 руб. за каждого забытого сотрудника) и на ее руководителя (300-500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Специалисты фонда только зафиксируют нарушение в протоколе, а рассматривать его будет суд (п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). Причем для ПФР не имеет значения, что компания самостоятельно выявила и исправила ошибку (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Фонд считает, что корректировать без штрафа можно только те сведения, которые уже были отражены в исходном СЗВ-М. А забытый сотрудник — это набор новых данных, который в исходном отчете отсутствовал.

Шансы на судебную отмену штрафов

В суде шансы на отмену штрафа, выписанного на компанию, достаточно велики. По мнению судей, когда компания сама нашла и исправила ошибку, финансовые санкции на нее накладывать нельзя (определение ВС РФ от 08.02.2019 № 301-КГ18-24864).

Маловероятен штраф и в том случае, если ошибку нашли специалисты ПФР, а компания успела в течение 5 дней после получения уведомления из фонда представить дополняющую форму СЗВ-М (определение ВС РФ от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975).

Как в дальнейшем суды будут решать такие вопросы, сказать трудно — Минтруд подготовил проект, по которому ПФР будет законно штрафовать компанию о «забытых» сотрудниках, если дополняющую СВЗ-М представили после крайней отчетной даты.

Отменить штраф, выписанный на руководителя, не получится даже в суде (постановление ВС РФ от 19.07.2019 № 16-АД19-5).

Еще больше о штрафах, в том числе за СЗВ-М, узнайте из материалов:

  • «Какой штраф за несдачу отчета СЗВ-М?»;
  • «Каков штраф для ООО за работу без кассового аппарата»;
  • «Размеры штрафов за несдачу отчетности в налоговую».

Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М

Если в СЗВ-М включили лишнего сотрудника, тоже потребуется корректировка исходного СЗВ-М.

Подобная ситуация решается по следующему алгоритму:

  1. Оформите и отправьте в ПФР отчет СЗВ-М с указанием кода «отмн» в разделе 3 «Тип формы (код)». Отчет с таким кодом будет означать, что в исходном СЗВ-М присутствуют лишние или ошибочные сведения.
  2. Данные для разделов 1 и 2 корректирующей формы возьмите из исходного СЗВ-М.
  3. В разделе 4 продублируйте только те сведения, которые оказались лишними/ошибочными.

В результате сдачи отменяющей формы СЗВ-М ранее представленные данные обнулятся (по тем сотрудникам, которых вы укажете в разделе 4 корректировочного СЗВ-М).

Покажем на примере, как исправить СЗВ-М, если в него попал лишний сотрудник.

В исходном СЗВ-М за март 2020 года, отправленном в ПФР 15.04.2020, по ошибке отражены сведения по двум сотрудникам, трудовые договоры с которыми в марте 2020 года не действовали.

Лишние сотрудники в СЗВ-М (мартовском отчете) обнаружились только в мае — при оформлении очередного СЗВ-М.

Бухгалтер ООО «СпецСтройка» сразу оформил отменяющую форму СЗВ-М и отправил ее в ПФР.

Как с помощью корректировки СЗВ-М убрать сотрудников, смотрите на образце:

Скачать образец

Инструкции на все случаи жизни вы найдете на нашем сайте:

  • «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция 2020»;
  • «Пошаговая инструкция по смене генерального директора в ООО»;
  • «Инструкция по заполнению формы 12-Ф (нюансы)».

Итоги

Форма СЗВ-М бывает исходной, дополняющей или отменяющей. Правильно проставляя код типа формы в разделе 3 и формируя верные (исправленные, дополненные, подлежащие отмене) персональные сведения сотрудников в разделе 4, можно корректировать сведения исходного отчета. Если ПФР решит оштрафовать работодателя за подачу корректирующего отчета, можно попытаться оспорить его в суде.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Штраф за самостоятельное дополнение СЗВ-М неправомерен. Такой вывод содержится в определении Верховного суда РФ от 20.12.2019 г. № 306-ЭС19-23114.

Разберемся в этом подробно.

Отчет по форме СЗВ-М

Это ежемесячная отчетность в ПФР «Сведения о застрахованных лицах», которая введена для всех работодателей.

Форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п. Электронный формат данных сведений о застрахованных лицах утвержден постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 г. № 1077П.

Отчет подают на работников, с которыми в отчетном месяце заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые отношения, предполагающие выплату вознаграждений, облагаемых страховыми взносами.

Что отражают в отчете

Непосредственно сведения о застрахованных лицах отражают в Разделе 4. Это таблица, где по каждому сотруднику нужно проставить:

  • ФИО;

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;

  • ИНН.

Отметим раздел 3 «Тип формы». Сюда заносится информация о том, какой это отчет – исходный, дополняющий или отменяющий. Заполняется одним из кодов:

  • исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем;

  • «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах;

  • «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах.

Срок сдачи

Сведения на работников по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то последним днем представления отчетности считается первый следующий за ним рабочий день.

Как штрафуют за опоздание?

Штраф за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения. Так, например, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока, а у страхователя работает 23 человека, то размер штрафа составит 10 500 рублей (23 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.

На практике часто встречается такая ситуация. Форма СЗВ-М сдана в срок. Через некоторое время работодатель добавляет «забытых» сотрудников и представляет дополняющий отчет. Однако ПФР считает, что отчетность в отношении этих работников сдана несвоевременно и начисляет штрафы.

В какой срок устранять ошибки без штрафа

Срок устранения страхователями несоответствий и ошибок в отчетах по форме СЗВ-М, предоставленных в ПФР по сроку до 15 числа месяца, составляет 5 рабочих дней со дня получения от фонда уведомления об ошибке. Если работодатель уложится в пятидневный срок и представит исправленный отчет, тогда он избежит штрафа.

Если работодатель представил дополняющую форму СЗВ-М по «забытым» работникам до того, как ПФР обнаружил ошибку в первоначальном отчете, штрафа быть не должно. Это подтверждает судебная практика:

  • определения Верховного суда РФ от 20.12.2019 г. № 306-ЭС19-23114;

  • определение Верховного суда РФ от 08.02.2019 г. № 301-КГ18-24864;

  • постановление арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.09.2019 г. № Ф03-3898/2019;

  • постановление арбитражного суда Уральского округа от 19.12.2019 по делу № А07-9848/2019.

Таким образом, судьи отмечают, так как компания представила первоначальный отчет вовремя и свою ошибку обнаружила самостоятельно, то есть раньше сотрудников Пенсионного фонда, штрафные санкции неправомерны. Поэтому если в подобной ситуации сотрудники ПФР будут начислять штраф, обращайтесь в суд.

СЗВ‑М по «забытым» работникам сдана после того, как ПФР узнал об ошибке: как избежать штрафа?

Суть спора

В последний отчетный день организация представила в ПФР исходную форму СЗВ-М в отношении 34 работников. По итогам сверки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ фонд выявил расхождения в количестве застрахованных лиц. Как оказалось, работодатель не включил в СЗВ-М данные в отношении одного сотрудника. Ревизоры уведомили организацию о необходимости устранить несоответствия в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления. В свою очередь страхователь в пятидневный срок прислал дополняющую форму СЗВ-М. Однако это не помешало контролерам оштрафовать его на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ за непредставление сведений в установленный срок.

Заполнить, проверить и сдать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ через интернет

Решение суда

Суды трех инстанций с решением о штрафе не согласились, указав на следующее. Из пункта 39 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета (утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н), следует, что штраф не начисляется, если уточненные (исправленные) сведения представлены в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР.
В рассматриваемой ситуации организация представила дополнительные сведения в течение пяти рабочих дней. Поскольку дополняющая форма СЗВ-М сдана в срок, указанный в уведомлении из ПФР, а первоначально представленные сведения по исходной форме были приняты фондом без замечаний, то оснований для привлечения страхователя к ответственности нет.

Обратите внимание: при сдаче СЗВ-М и других отчетов наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Все актуальные обновления и контрольные соотношения устанавливаются в веб-сервисах без участия пользователя. Если данные, которые страхователь ввел в СЗВ-М, не соответствуют данным из СЗВ-СТАЖ, система предупредит бухгалтера и подскажет, как можно исправить ошибки.

Как избежать штрафа за невключение в СЗВ-М работника?

Здравствуйте, уважаемые коллеги!
У меня похожая ситуация — не включила в отчет за апрель одно физ.лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор.
При подготовке отчета за май наткнулась на эту ошибку и сердце остановилось… Ничего не оставалось делать как отправить одновременно с исходной формой отчета за май отчет за апрель с признаком «доп» и ждать штрафа.
Пенсионный фонд не заставил себя ждать и уже 9 июня мне пришел акт камеральной проверки, по итогам которой предлагалось привлечь мою организацию к штрафу по ч.4 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ в размере 500 рублей.
Пока я писала возражения по этому акту, особо не надеясь на отмену либо уменьшение финансовых санкций, мне позвонил сотрудник фонда и сказала, что по ТКС отправлено письмо об отмене Акта. Не поверив своим ушам, я спросила, на каком основании ПФР отменил акт. Сотрудник фонда сказала, что им пришло внутреннее распоряжение, в котором сказано, что в случае предоставления только дополняющих сведений штрафные санкции к работодателям не применять (вот только не уточнила, за какой месяц). Этой новости я была несказанно рада. Реквизиты письма, конечно же, мне не назвали, т.к. распоряжение внутреннее, но письмо с отменой акта я из «Контур-Экстерн» распечатала и вздохнула спокойно.
Возможно, автору темы нужно уточнить в своем отделении ПФР насчет штрафа за подачу дополняющей формы СЗВ-М. Очень надеюсь, бухгалтер в декрете, что Вам так же «повезет» как и мне.