Технико экономическое обоснование покупки автомобиля

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора: как оформить для целей налогообложения

ИА ГАРАНТ

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Документами, подтверждающими использование автомобиля для производственных и управленческих нужд организации, могут быть путевые листы, должностная инструкция директора и др.

Обоснование позиции:

В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом в целях главы 25 НК РФ признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.

Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях главы 25 НК РФ понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.

Стоимость основных средств погашается посредством начисления амортизационных отчислений, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль равномерно в порядке, предусмотренном статьями 258-259.3, пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ.

Таким образом, расходы, связанные с приобретением автомобиля, списываются в налоговом учете посредством начисления амортизационных отчислений (письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).

В то же время для признания в целях налогообложения прибыли произведенные организацией расходы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:

1) экономически обоснованы;

2) документально подтверждены;

3) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований, то он для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Конституционный Суд РФ в своих определениях от 04.06.2007 N 320-О-П и 366-О-П разъяснил основные моменты, связанные с толкованием понятий обоснованности и экономической оправданности расходов и применением норм ст. 252 НК РФ:

  • расходы оправданы и экономически обоснованы, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель деятельности, а не ее результат;

  • экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата — целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь сам хозяйствующий субъект, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса;

  • все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказывать их необоснованность должны именно налоговые органы.

Вместе с тем Конституционный Суд РФ указал, что нормы, содержащиеся в ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (смотрите также письмо Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/882).

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с четвертым абзацем п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов.

Вами правильно было замечено, что из имеющихся в организации документов должно следовать, что приобретенный автомобиль используется в интересах организации, в служебных, производственных целях, для управленческих нужд. Например, на служебном автомобиле директор по развитию бизнеса может ездить на деловые встречи, переговоры, в госорганы, банк.

Заметим, Минфин России в письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указал на то, что «отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции» (смотрите также постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/15 по делу N А40-108772/2014).

Таким образом, путевые листы не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. При этом нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно с учетом требований приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152), в которой должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформлять его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (пункт 10 Приказа N 152, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268).

В письмах УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413@, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186 отмечено, что помимо путевых листов документами, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях приобретенного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно, могут являться договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), акты о показаниях спидометров и т.д.

По нашему мнению, документами, подтверждающими использование автомобиля в интересах организации, в первую очередь, могут быть оформленные должным образом путевые листы и должностная инструкция директора (например, если его работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями) и др.

Например, в постановление ФАС Московского округа от 17.08.2009 N КА-А40/7936-09 судами установлено и подтверждается материалами дела, что экономическая целесообразность использования в производственной деятельности служебного автотранспорта (в том числе представительского класса) обусловлена объемной договорной деятельностью и видами деятельности предприятия, которое осуществляет оперативное взаимодействие с отраслевыми диспетчерскими управлениями, службами и профильными центрами, информационно-технологическое взаимодействие с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, издает периодическое печатное издание, отдельные графические и фотографические материалы, оказывает услуги по производству, размещению и распространению рекламы, участвует в специализированных выставках, ярмарках, конференциях, семинарах и конкурсах и т.д. В результате суды сделали вывод об экономической целесообразности понесенных предприятием расходов на содержание и ремонт автотранспортных средств.

Полагаем, организация может использовать также аргументацию, что приобретенный автомобиль бизнес-класса необходим для повышения деловой репутации общества, для статуса компании в глазах партнеров (потребителей, в том числе потенциальных). При этом обосновать свою аргументацию организации лучше в письменном виде в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении и т.п.). Также в трудовом договоре (в дополнительном соглашении к нему) лучше оговорить условия предоставления должностному лицу (директору по развитию бизнеса) автомобиля (постановления ФАС Московского округа от 16.12.2009 N КА-А40/14090-09-П, ФАС Западно-Сибирского округа от 25.09.2006 N Ф04-5366/2006(25680-А27-15)).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет приобретения основных средств за плату;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Путевой лист;

— Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;

— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;

— Энциклопедия решений. Форма соглашения об изменении условий трудового договора и порядок его заключения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Образец программы приобретение автотранспорта для МУП

Образец программы приобретение автотранспорта для МУП

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГОРОД САРАТОВ»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16 ноября 2011 года N 2243
Об утверждении ведомственной целевой Программы «Приобретение коммунальной (специализированной) техники и инвентаря производственного для нужд муниципального образования «Город Саратов» на 2012 год

(с изменениями на 17 октября 2012 года)

В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные
постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 15.08.2012 N 1927,
постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 17.10.2012 N 2426.

В соответствии с постановлением администрации города Саратова от 10 февраля 2009 года N 56 «Об утверждении Положения о порядке разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ», в целях повышения эффективности использования бюджетных средств

постановляю:

1. Утвердить ведомственную целевую программу «Приобретение коммунальной (специализированной) техники и инвентаря производственного для нужд муниципального образования «Город Саратов» на 2012 год (приложение).
2. Комитету по общественным отношениям, анализу и информации администрации муниципального образования «Город Саратов» опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству, председателя комитета по жилищно-коммунальному хозяйству.

Глава администрации
муниципального образования
«Город Саратов»
А.Л. Прокопенко
Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
«Город Саратов»
от 16 ноября 2011 года N 2243

Ведомственная целевая программа «Приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного для нужд муниципального образования «Город Саратов» на 2012 год

Ведомственная целевая программа «Приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного для нужд муниципального образования «Город Саратов» на 2012 год
(приложение в редакции, введенной постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 15.08.2012 N 1927, см. предыдущую редакцию)

постановление администрации муниципального образования «Город Саратов» от 17.10.2012 N 2426.

Паспорт ведомственной целевой программы

Наименование главного распорядителя бюджетных средств

— комитет по жилищно-коммунальному хозяйству администрации муниципального образования «Город Саратов» (далее — комитет по жилищно-коммунальному хозяйству)

Наименование Программы

— «Приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного для нужд муниципального образования «Город Саратов» (далее — Программа)

Дата утверждения, наименование и номер соответствующего правового акта

Срок реализации

— 2012 год

Цель и задача

— цель — обеспечение надлежащего санитарного состояния города;

— задача — улучшение технической обеспеченности муниципального образования «Город Саратов»

Ожидаемые социальные, экономические и экологические результаты реализации Программы

— снижение отрицательного воздействия на окружающую среду;

— повышение уровня технической обеспеченности муниципального образования «Город Саратов» за счет приобретения 12 единиц коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных, одной единицы электрооборудования, 796 единиц инвентаря производственного, четырнадцати туалетных кабин

Целевые индикаторы

— количество единиц приобретенной коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных — 12;

— оснащенность коммунальной (специализированной) техникой, машинами, средствами транспортными — 98,3%;

— количество приобретенного электрооборудования — 1;

— оснащенность электрооборудованием — 100%;

— количество приобретенного инвентаря производственного — 796;

— оснащенность инвентарем производственным — 100%;

— количество приобретенных туалетных кабин — 14;

— оснащенность туалетными кабинами — 50%
(строка с учетом изменений, внесенных постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 17.10.2012 N 2426, см. предыдущую редакцию)

Характеристика программных мероприятий

— приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного

Объемы и источники
финансирования

— финансирование Программы осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования «Город Саратов» в размере 48043,5 тыс. руб.

1. Характеристика проблемы и необходимость ее решения на ведомственном уровне

Одной из наиболее острых проблем муниципального образования «Город Саратов» остается вопрос благоустройства и санитарного состояния территории города. Основным показателем поддержания надлежащего санитарного состояния территории и улучшения уровня благоустройства города является показатель качества оказываемых услуг по вывозу твердых бытовых отходов.
В настоящее время деятельность по содержанию города в чистоте осуществляют четыре муниципальных унитарных предприятия (МУП БКО «Спецавтохозяйство по уборке города», МУП «Городские дороги плюс», МУП «Дорстрой», МУП «Дорожник Заводского района»). По состоянию на 1 января 2012 года уровень оснащенности муниципальных унитарных предприятий коммунальной (специализированной) техникой составлял 90,8%. Из имеющейся в наличии коммунальной (специализированной) техники 37% техники имеет износ более 100%, 29% техники с износом 75-100%. Для оптимизации затрат по ежегодной замене инвентаря производственного (контейнеров) и внедрения новых стандартов городского дизайна в 2012 году необходимо продолжить работы по замене контейнеров для сбора ТБО старого образца на евроконтейнеры, срок службы которых в пять раз превышает срок службы имеющихся.
В соответствии с решением Саратовской городской Думы от 25.10.2007 N 21-202 «О Положении о комитете по жилищно-коммунальному хозяйству администрации муниципального образования «Город Саратов» на комитет возложены задачи организации сбора, вывоза и утилизации бытовых отходов.
На основании заявок муниципальных унитарных предприятий потребность в 2012 году в новой коммунальной (специализированной) технике по предварительной оценке составляет 19 единиц, машинах и оборудовании — 9, инвентаре производственном — 796.
В целях осуществления аварийно-восстановительных работ на объектах теплоснабжения МУП «Городская АРС-05» необходимо дополнительно приобрести коммунальную (специализированную) технику, машины и оборудование, средства транспортные. В соответствии с заявкой предприятия (по предварительной оценке на 1 мая 2012 года) необходимо приобрести четыре единицы коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных, одну единицу электрооборудования.
МУП БПХ для доставки ремонтной группы на объекты муниципальных бань имеет в наличии два автомобиля ГАЗель и УАЗ-2206, который имеет 100% износ. Учитывая, что муниципальные объекты расположены в разных районах города и при аварийных ситуациях необходимо обеспечивать оперативную доставку ремонтной группы на объекты, требуется замена устаревшего автомобиля УАЗ-2206 на новый УАЗ-390995.
В соответствии с Санитарными правилами устройства и содержания общественных уборных, утвержденными заместителем Главного государственного санитарного врача СССР 19 июня 1972 г. N 983-72, места массового скопления людей в городах должны быть обустроены общественными уборными. Для обеспечения жителей города общедоступными бесплатными туалетами в местах массового скопления и в период проведения культурно-массовых мероприятий требуется установить 30 туалетных кабин. МУП БКО «Спецавтохозяйство по уборке города» в настоящее время имеет в наличии четыре туалетные кабины, а также осуществляет их обслуживание. В связи с тем, что, имеющиеся в наличии туалетные кабины находятся в неудовлетворительном состоянии, необходима их замена.
На приобретение коммунальной (специализированной) техники и оборудования из федерального бюджета и бюджета муниципального образования «Город Саратов» было направлено:
— в 2008 году — 76675,8 тыс. руб. (приобретены 45 единиц техники и 1389 единиц оборудования);
— в 2009 году — 44240,0 тыс. руб. (приобретены 22 единицы техники и 257 единиц оборудования);
— в 2010 году — 35616,9 тыс. руб. (приобретены 21 единица техники и 95 единиц инвентаря производственного);
— в 2011 году — 36897,2 тыс. руб. (приобретены 7 единиц коммунальной (специализированной) техники и 680 единиц инвентаря производственного).
Настоящей Программой предусмотрено приобретение 12 единиц коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных, одной единицы электрооборудования, 796 единиц инвентаря производственного (евроконтейнеров), четыре туалетные кабины.

2. Срок реализации Программы

Реализация Программы предусмотрена в течение 2012 года.

3. Цель и задача Программы

Цель — обеспечение надлежащего санитарного состояния города.
Задача — улучшение технической обеспеченности муниципального образования «Город Саратов».

4. Ожидаемые результаты реализации Программы

Настоящая Программа позволит:
— снизить отрицательное воздействие на окружающую среду за счет качественной санитарной очистки города;
— повысить уровень технической обеспеченности муниципального образования «Город Саратов» за счет приобретения 12 единиц коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных, одной единицы электрооборудования, 796 единиц инвентаря производственного, четырнадцати туалетных кабин.

5. Целевые индикаторы

Целевые индикаторы Программы отражены в к Программе (графы 5, 9).

6. Перечень и описание программных мероприятий

Система мероприятий направлена на приобретение 12 единиц коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных, одной единицы электрооборудования, 796 единиц инвентаря производственного (евроконтейнеров), четырнадцати туалетных кабин.
Кроме того, организационные мероприятия по приобретению новой коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного (не требующие финансирования) включают в себя следующие этапы:
— проведение торгов (аукционов) по определению поставщиков коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного;
— заключение муниципальных контрактов на поставку коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного;
— распределение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного.

7. Оценка рисков реализации Программы

Риски неисполнения (частичного исполнения) Программы:
— финансирование Программы не в полном объеме;
— увеличение уровня цен на приобретаемые коммунальную (специализированную) технику, машины и оборудование, средства транспортные и инвентарь производственный на момент проведения аукционов;
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) муниципальных контрактов исполнителями.

8. Обоснование потребностей в необходимых ресурсах

Потребность в необходимых ресурсах определена в размере 48043,5 тыс. руб. исходя из ориентировочной стоимости приобретаемых в рамках Программы единиц коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного согласно таблице N 1.

Таблица N 1

Приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного за счет средств муниципального образования «Город Саратов»
(таблица в редакции, введенной постановлением администрации муниципального образования «Город Саратов» от 17.10.2012 N 2426, см. предыдущую редакцию)

9. Система управления реализацией Программы

Комитет по жилищно-коммунальному хозяйству обеспечивает выполнение мероприятий Программы, представляет предложения по ее корректировке.
Контроль за ходом реализации Программы осуществляет заместитель главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству, председатель комитета по жилищно-коммунальному хозяйству и комитет по экономике администрации муниципального образования «Город Саратов».

И.о. заместителя главы администрации
муниципального образования «Город Саратов»
по городскому хозяйству,
председателя комитета по жилищно-
коммунальному хозяйству
В.Ю. Данилин

Приложение. Система мероприятий

Приложение
к Программе

Система мероприятий
(таблица с учетом изменений, внесенных постановлением администрации муниципального
образования «Город Саратов» от 17.10.2012 N 2426, см. предыдущую редакцию))

Цель, задача, наименование мероприятия

Исполнитель

Код классификации

Финансовые затраты,
тыс. руб.

Показатели результативности выполнения Программы

2012 год

наименование показателя

ед. изм.

базовое значение

2012 год

целевое значение

Цель — обеспечение надлежащего санитарного состояния города

Задача. Улучшение технической обеспеченности муниципального образования «Город Саратов»

Приобретение коммунальной (специализированной) техники, машин и оборудования, средств транспортных и инвентаря производственного

комитет по жилищно- коммунальному хозяйству

117 0503
7953900 500 310

48043,5

количество единиц приобретенной коммунальной (специализированной) техники, машин, средств транспортных

шт.

оснащенность коммунальной (специализированной) техникой, машинами, средствами транспортными

%

90,8

98,3

98,3

количество единиц приобретенного электрооборудования

шт.

оснащенность электрооборудованием

%

количество единиц приобретенного инвентаря производственного

шт.

оснащенность инвентарем производственным

%

количество приобретенных туалетных кабин

шт.

оснащенность
туалетными кабинами

%

Итого

48043,5

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений

ИПС «Кодекс» — Центр «Уникласс».