Такси в служебных целях приказ

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Можно ли учесть расходы на каршеринг для сотрудников в налоговом учете? Какими документами подтвердить такие затраты? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье.

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

  1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
  2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

См. также: «: Когда разрешено списать расходы на такси?».

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

  • приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье.

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Читайте также «Компенсация за такси в командировке не облагается страховыми взносами».

  • Налоговый кодекс РФ
  • Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 N 112
  • Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Понятие и признаки нормативного правового акта Генеральной прокуратуры Российской Федерации в административном судопроизводстве
(Артеменков В.К.)
(«Административное право и процесс», 2020, N 10)Например, Инструкция о порядке обеспечения прокурорских работников в служебных целях проездными документами на проезд всеми видами транспорта общего пользования (кроме такси) городского, пригородного и местного сообщения, утвержденная Приказом Генерального прокурора от 12 января 2005 г. N 01-10 , устанавливает порядок реализации мер социального обеспечения в отношении приступивших к исполнению своих должностных обязанностей прокурорских работников, круг которых, по нашему мнению, определен, так как в любой момент времени можно установить их поименный состав применительно к конкретным правоотношениям. В то же время Верховный Суд Российской Федерации посчитал обозначенную Инструкцию нормативным правовым актом, содержащим правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, направленные на урегулирование общественных отношений .

Мининфраструктуры сообщило об обнародовании проекта Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно урегулирования деятельности по предоставлению услуг по внутренним перевозкам пассажиров на такси и легковыми автомобилями на заказ», информирует Бухгалтер.ua. Он предусматривает, в частности:

— введение правил работы на рынке перевозок на такси и легковыми автомобилями на заказ;

— обеспечение поступлений налогов и сборов от ведения деятельности по предоставлению услуг по внутренним перевозкам на такси и легковыми автомобилями на заказ в бюджеты разных уровней за получение патента (оценивается в около 800 млн грн в год).

В случае его одобрения Закон вступит в силу через шесть месяцев со дня, следующего за днем его опубликования. Субъекты хозяйствования, которые на этот день имеют соответствующие лицензии, считаются включенных в Реестр автомобильных перевозчиков на такси и (или) легковыми автомобилями на заказ.

МИУ утверждает, что на сегодня объем рынка такси составляет около 40 млрд. грн в год. Количество лиц, задействованных в перевозках пассажиров на такси или легковыми автомобилями на заказ, составляет около 220 тыс., 98% из которых — неофициально занятые физические лица, которые не зарегистрированы как субъекты предпринимательской деятельности.

Будет создан Реестр автомобильных перевозчиков на такси и (или) легковыми автомобилями на заказ. О включении в Реестр будет свидетельствовать патент на осуществление внутренних перевозок пассажиров легковыми автомобилями на заказ. В этот Реестр будут вносить и данные о конкретном такси-легковушке. Запретят предоставление услуг по перевозке на такси или легковыми автомобилями на заказ, использование транспортного средства для оказания услуг по перевозке на такси или легковыми автомобилями на заказ, если сведения о лице, которое предоставляет такие услуги, и (или) транспортное средство, на котором предоставляются такие услуги, не внесены в Реестр автомобильных перевозчиков. Его данные будут открытыми и общедоступными.

Вместе с заявлением на включение в Реестр нужно будет подавать подтверждение о приобретении патента. Плата за патент, выданный сроком на один год, устанавливается в размере одной минимальной заработной платы, установленной на 1 января года, в котором осуществляется плата за патент. Если машина оборудована исключительно электродвигателем, то стоимость уменьшится вдвое.

Плата за патент, выданный сроком на один месяц, составляет одну двенадцатую размера платы за патент, выданный сроком на один год, увеличенную на пять процентов от этой платы.

Также будет создан Реестр провайдеров информационных услуг, куда попадут диспетчерские службы, принимающие заказы от клиентов и передающие их таксистам.

Контролировать соблюдение законодательства о такси будут благодаря рейдовой проверке и контрольным приобретениям услуг по перевозке пассажиров на такси или перевозки пассажиров легковыми автомобилями на заказ. Право на это предоставят чиновникам Укртрансбезопасности.

Не смогут стать таксистами лица, имеющие неснятую или непогашенную в установленном законом порядке судимость за совершение преступлений против жизни или здоровья лица, против свободы, чести и достоинства личности, против половой свободы и половой неприкосновенности личности, против собственности, а также преступлений, предусмотренных статьей 286 УКУ.

В то же время действие этого Закона не распространяется на осуществление физическими лицами перевозок пассажиров легковыми автомобилями для собственных нужд, в том числе на совместные поездки легковым автомобилем (карпулинг). То есть перевозки легковым автомобилем, которое осуществляется без цели получения прибыли (бесплатно или на условиях совместного распределения расходов на осуществление такой поездки между водителем и пассажирами), при условии, что такая поездка осуществляется водителем для собственных нужд по определенному им маршруту и на легковом автомобиле, которым он пользуется на праве собственности или на иных законных основаниях.