Списание питьевой воды на расходы

Питьевая вода для нужд офиса: учет и оформление

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Овчинникова и Дмитрий Игнатьев рассказывают о бухгалтерском и налоговом учете затрат на приобретение питьевой воды для нужд офиса, а также о документальном оформлении ее списания для организаций, применяющих общий режим налогообложения.

Организация (общий режим налогообложения) приобретает питьевую воду для офиса. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данные расходы? Какие документы нужно оформить?

Налоговый учет

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. Что конкретно подразумевается под обеспечением нормальных условий труда и какие затраты относятся к такому обеспечению, НК РФ не поясняет.

Согласно нормам трудового законодательства на работодателя возлагается обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда (ст. 223 ТК РФ).

Статья 209 ТК РФ определяет условия труда как совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.

В ст. 212 ТК РФ перечислены обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

При этом в ст. 163 ТК РФ содержится открытый перечень условий, обеспечивающих нормальные условия работы.

Заметим, что в п. 2 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» установлена обязанность, в том числе юридических лиц, осуществлять, в частности, санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативных правовых актов РФ к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест, в целях предупреждения профессиональных заболеваний, инфекционных заболеваний и заболеваний (отравлений), связанных с условиями труда.

Таким образом, на наш взгляд, документально подтвержденные затраты организации на приобретение питьевой воды с целью обеспечения нормальных условий труда работников могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов.

При этом Минфин России по вопросу учета расходов организации на приобретение питьевой воды до 2012 года давал следующие разъяснения: «Если водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.41074-01 «Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого снабжения. Контроль качества. Гигиенические требования к обеспечению безопасности систем горячего водоснабжения» (введены в действие Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 07.04.2009 N 20) и опасна для использования в качестве питьевой, то затраты на приобретение питьевой воды для работников могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль» (смотрите, например, письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/43, от 10.06.2010 N 03-03-06/1/406).

Аналогичное мнение высказывали и налоговые органы. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007411 налоговики указали, что при отсутствии справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей организации, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и опасности ее использования в качестве питьевой воды затраты на приобретение природной питьевой воды и аренду кулеров могут быть признаны экономически неоправданными.

В указанных письмах финансовое ведомство приходит к выводу, что затраты организации на приобретение чистой питьевой воды и соответствующего оборудования для обеспечения необходимых условий труда работников могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, на основании ст. 264 НК РФ с учетом положений ст. 252 НК РФ.

При этом Минфин России ссылается на п. 18 Типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н (далее — Типовой перечень).

В Типовом перечне (который является рекомендательным) указывается, что конкретный список мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности.

Отметим, что в п. 18 Типового перечня говорится о приобретении и монтаже установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. То есть приобретение бутилированной воды данный пункт конкретно не обосновывает.

Таким образом, приведенные письма Минфина России, относящиеся к 2012 году, не содержат никаких дополнительных условий для учета затрат на приобретение воды в расходах при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Поэтому полагаем, что при отсутствии у организации заключения санитарно-эпидемиологической службы, документально подтвержденные и обоснованные (экономически оправданные) расходы на приобретение питьевой воды могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако прежние разъяснения финансового ведомства (до вступления в силу Типового перечня) не отменены. Поэтому полностью исключать возможные претензии налоговых органов относительно признания организацией в налоговом учете расходов по приобретению питьевой воды при отсутствии соответствующего документа о непригодности водопроводной воды для питья, по нашему мнению, преждевременно.

На основании изложенного организация должна самостоятельно принять решение, учитывать или нет в целях налогообложения указанные затраты.

Что касается положительной для налогоплательщика арбитражной практики по данному вопросу, то она достаточно большая. Суды подтверждают правомерность включения налогоплательщиком расходов на приобретение питьевой воды для работников в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, в том числе при отсутствии заключения санитарно-эпидемиологической службы о непригодности водопроводной воды для питья (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 16.11.2010 по делу N А32-16552/2009, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2010 N 09АП-14414/2010, Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2010 N 10АП-1912/2010, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 31.03.2010 N 07АП-1823/10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.03.2008 N А33-9419/2007-Ф02-902/2008 (определением ВАС РФ от 30.05.2008 N 6728/08 отказано в передаче данного дела на пересмотр в порядке надзора)).

Бухгалтерский учет

На основании п.п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (далее — ПБУ 5/01) питьевая вода принимается к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации) (п. 6 ПБУ 5/01).

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, определено, что МПЗ, приобретенные для собственных нужд, подлежат отражению в учете по дебету счета 10 «Материалы».

Соответственно, бухгалтерские проводки, отражающие поступление воды, будут следующими:

Дебет 10 Кредит 60 (76)

— оприходована поступившая от поставщика питьевая вода;

Дебет 19 Кредит 60 (76)

— учтена сумма НДС (при наличии счета-фактуры, содержащего сумму НДС);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— сумма НДС принята к вычету (при соблюдении всех предусмотренных главой 21 НК РФ условий).

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99) расходы, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99).

Следовательно, если затраты на приобретение питьевой воды рассматриваются организацией как расходы по обычным видам деятельности (в том случае, если организация принимает решение учитывать воду в целях налогообложения прибыли), то при передаче воды для потребления работниками в учете делается запись:

Дебет 20 (26) Кредит 10

— списана стоимость приобретенной питьевой воды.

Если же организация принимает решение приобретенную воду в целях налогового учета в составе расходов не отражать, то считаем, что расходы в виде стоимости питьевой воды признаются прочими и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 10

— стоимость воды включена в состав прочих расходов;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19

— сумма НДС учтена в составе прочих затрат.

Согласно п. 2 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (далее — ПБУ 18/02) данное ПБУ может не применяться субъектами малого предпринимательства.

В случае применения организацией ПБУ 18/02 в бухгалтерском учете следует отразить постоянное налоговое обязательство (п.п. 4, 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— (стоимость затрат на воду, включая НДС (постоянная разница) х 20%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

Документальное оформление

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными учетными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Основанием для отражения стоимости приобретенной питьевой воды в бухгалтерском учете служат договор с поставщиком, отгрузочный документ поставщика (товарная накладная по форме N ТОРГ-12) и приходный ордер (форма N М-4).

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма N М-11).

Для документального оформления списания питьевой воды в производство, на наш взгляд, организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму акта на списание материалов в производство, которая должна отвечать требованиям к первичным учетным документам, предъявляемым п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Для подтверждения обоснованности отнесения к расходам в целях налогообложения стоимости питьевой воды целесообразно оформить внутренние организационно-распорядительные документы, например, приказ руководителя. Можно также разработать корпоративные стандарты организации, содержащие правила, согласно которым, в частности, работники обеспечиваются питьевой водой для создания наиболее благоприятных условий труда.

В чем разница между канцелярскими принадлежностями и офисными расходами?

Прежде чем мы сможем обсудить, как вычесть канцелярские принадлежности и офисные расходы, нам сначала нужно рассмотреть эти два условия и включить эти категории в налоговую декларацию вашего бизнеса.

Неважно, стоите ли вы на офисные расходы по статьям или расходам. Большинство поставок включены в обычные бизнес-расходы, а офисные расходы перечислены отдельно.

Некоторые офисные расходы фактически становятся бизнес-оборудованием, и они классифицируются как активы и амортизируются в течение определенного периода времени.

Включена информация о новых процедурах IRS для израсходования небольших офисных активов, таких как программное обеспечение, вместо того, чтобы обесценивать эти активы.

Офисные принадлежности — это осязаемые традиционные офисные предметы, такие как ручки, степлеры, скрепки для бумаги, флэш-накопители USB и чернильные картриджи для принтеров. IRS также включает почтовые расходы в канцелярских принадлежностях, но большие суммы почтовых отправлений для товаров для доставки классифицируются по-разному (см. Ниже). Вы также можете включить в эту категорию небольшие предметы мебели (до 2500 долларов США), например, используемый стол или книжный шкаф.

Некоторые поставки для доставки не рассматриваются как часть канцелярских товаров. Любые поставки и почтовые расходы для доставки товаров, которые вы продаете, должны отслеживаться как часть стоимости проданных товаров. Расчет стоимости проданных товаров отдельно от перечня деловых расходов.

Расходы Office — это другие расходы на управление офисом, включая услуги веб-сайта, оплату хостинга в Интернете, доменные имена, ежемесячные расходы на приложения (например, Dropbox). веб-программное обеспечение, такое как QuickBooks, оплата счетов продавца и большинство программного и аппаратного обеспечения. Вы также можете внести расходы на сотовый телефон в офисные расходы (или в коммунальные услуги).

Некоторые из этих расходов могут быть перечисленным свойством , и вам нужно будет сохранить хорошие записи для разделения бизнеса и личного использования для таких предметов, как ноутбуки и планшеты ,

Канцелярские товары и расходы — что вы можете вычесть

Вы можете вычесть стоимость канцелярских товаров и материалов, которые вы использовали в течение года. Вы также можете вычесть стоимость марок и почтовых сборов, а также почтовые расходы, используемые в почтовых метрах в течение года.

Вычитание по сравнению с амортизирующими расходами в офисе — новые правила IRS

Раньше было, что все активы бизнеса (предметы, используемые более года), стоимость которых превышает 500 долларов США, должны были обесцениться в течение срока действия актива. Теперь у IRS есть новый более простой метод для принятия меньших стоимостных активов в качестве расходов, а не для их обесценивания.

Действуя в 2016 году, вы можете взять в качестве бизнес-активов (включая офисные активы) расходы, которые стоят 2500 долларов или меньше.Сюда входят программные и программные комплекты, ноутбуки, планшеты, смартфоны и другая меньшая электроника. Стоимость, которую вы можете потратить, включает стоимость приобретения предмета.

Предположим, вам нужна Adobe Acrobat X Professional для вашей работы. Стоимость этого товара обычно превышает 500 долларов США. До нового правила IRS вам пришлось бы обесценить стоимость …

Теперь, поскольку максимальный размер для издержки составляет 2500 долларов США, вы можете потратить этот товар за один год.

Если какая-либо канцелярская продукция, расходы или оборудование стоят более 2500 долларов США, они становятся амортизируемыми активами, и вы должны обесценивать эти активы. Вам нужно будет поговорить со своим налоговым составителем о записях, которые вам нужно сохранить и получить помощь при расчете амортизации, поскольку каждый актив имеет другой полезный срок службы.

Принадлежности и материалы, используемые для производства или доставки продукции

Будьте осторожны, чтобы различать канцелярские принадлежности и оборудование, используемые в основном для вашего бизнеса, для управления вашим офисом и принадлежностями и материалами, используемыми для производства продукции. Поставки и материалы, которые вы используете для производства продукции, включаются в стоимость проданных товаров.

Таким же образом вы не можете вычитать стоимость доставки и доставки за проданную продукцию; они считаются частью вашей стоимости проданных товаров.

Канцелярские товары и офисное оборудование при затратах на запуск

Если вы занимаетесь поставками офисных принадлежностей и покупкой офисного оборудования, компьютеров и программного обеспечения в рамках своего бизнес-запуска, вам нужно будет сохранить эти расходы отдельно. Возможно, вам понадобится разложить эти затраты на запуск за несколько лет. Сохраните список расходов и обсудите их с вашим налоговым составителем.

Другие ограничения на выгрузку Канцелярские товары и офисное оборудование

Вы можете только вычесть затраты на материалы и материалы, используемые в текущем году. Другими словами, вы не можете просто купить большое количество копировальной бумаги в конце года и считать это расходами в этом году, так как вы не можете использовать все это в течение года. Проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом о том, как определить сумму для этого расхода

Где указывать канцелярские товары и расходы на офисные услуги в вашей налоговой декларации по бизнесу

Для индивидуальных предпринимателей и односторонних LLC , показать канцелярские товары в категория «канцелярские принадлежности» в расписании С, строка 22. Вы можете включить в эту категорию офисные расходы (включая расходы, отнесенные по новому правилу), или вы можете разделить расходы на офисные расходы и включить их в «Другие расходы» в строке 27a. Для «Другие расходы» вы должны перечислить разные категории в части V вашего Списка С, объединив итог с линией 27а.

Для партнерств и LLC с несколькими членами эти расходы указаны в разделе «Другие вычеты» формы 1065 (строка 20). Вы должны приложить отдельный отчет, в котором будут описаны различные вычеты, включенные в эту позицию.

Для корпораций покажите эти расходы в разделе «Другие вычеты» в форме 1120. Сначала вы должны включить заявление, в котором перечислены вычеты, а затем включить общую сумму в строку «Другие вычеты», строка 26.

ГлавнаяКурсы 1С, Экзамены 1СЕжегодная конференция «Использование программных продуктов 1С в учебных заведениях»

Ежегодная конференция «Использование программных продуктов 1С в учебных заведениях»

Тезисы конференции «Новые информационные технологии в образовании»:

Год:

2013 г.

Cекция «Использование технологий «1С» в научной и практической деятельности высших учебных заведений»

Одним из важнейших ресурсов на Земле является чистая питьевая вода. Заботясь о здоровье сотрудников, работодатели отдают предпочтение использованию эргономичных кулеров с чистой питьевой водой. Между тем, приобретение воды для нужд сотрудников налоговые органы и Минфин РФ относят к экономически неоправданными затратами и не признают их при исчислении налога на прибыль и УСН. Большинство организаций приобретают питьевую воду и сопутствующие устройства для её нагревания и охлаждения за счёт собственных средств. В бухгалтерском учете расходы на приобретение питьевой воды при этом включаются в состав прочих расходов и отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Налогооблагаемую базу по налогу на прибыль данные расходы не уменьшают и соответственно суммы НДС к вычету не применяются, учитываясь также в прочих расходах организации.

Поскольку для целей налогообложения прибыли организация не принимает к налоговому учету расходы на приобретение питьевой воды, то в бухгалтерском учете возникает постоянная разница в размере стоимости воды и соответствующей ей суммы НДС, что приводит к образованию постоянного налогового обязательства.

Сопутствующее оборудование для подачи воды отражается в составе основных средств или материалов в зависимости от срока полезного использования. Данный вид расходов также не уменьшает налогооблагаемую базу. Приобретение питьевой воды за счет собственных средств организации отражается бухгалтерскими записями:

Дт 76 Кт 51 Перечислена залоговая стоимость бутылей

Дт 10.12 Кт 60 Приобретена питьевая вода

Дт 19 Кт 60 Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком

Дт 10.4 Кт 60 Получена возвратная многооборотная тара по залоговой цене

Дт 91.2 Кт 19 Включена в состав прочих расходов сумма НДС

Дт60 Кт51 Перечислены денежные средства поставщику за приобретенную питьевую воду

Дт 91.2 Кт10.12 Списана стоимость израсходованной питьевой воды

Дт 99 Кт 68 Отражена сумма постоянного налогового обязательства

Рассмотрим порядок оформления операций в программе «1С:Бухгалтерия 8». Предположим, что организация приобретает питьевую воду в бутылях для кулера у поставщика питьевой воды. Ежемесячно организация покупает 20 бутылей по цене 150 рублей, в том числе НДС 22,9 рублей. Пластиковая бутылка признаётся тарой, которая учитывается на счёте 10.4 «Тара и тарные материалы» по залоговой цене (30 рублей за бутыль) и подлежит возврату поставщику после использования воды.

Для того, чтобы в программе настроить учет возвратной тары, необходимо установить флажок «Ведется учет возвратной тары» в пункте меню: Предприятие — Настройках параметров учета (Рис. 45).

Рис. 45. Настройка параметров учета

После этого в документах по движению запасов, появляется закладка «Тара». Приобретение питьевой воды отражается в программе с помощью документа «Поступление товаров и услуг» (Рис. 46). На закладке «Товары » отражается приобретение питьевой воды, а поступление бутылей отражается на закладке «Тара».

Рис. 46. Документ «Поступление товаров и услуг»

При проведении документа формируются проводки по оприходованию питьевой воды, поступлению тары и отражается НДС, предъявленный поставщиком, со стоимости питьевой воды (Рис. 47).

Рис. 47. Записи в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

Расходы на приобретение питьевой воды по мере отпуска включаются в состав прочих расходов. Списание питьевой воды отражается с помощью документа «Требование-накладная».

На закладке «Счета затрат» в качестве счета затрат указывается счёт 91.02 «Прочие расходы», а в качестве статьи расходов — расходы, не учитываемые в целях налогообложения (Рис. 48).

Рис. 48. Диалоговое окно документа «Требование-накладная»

В учёте возникает постоянная разница между бухгалтерским и налоговым учетом, что приводит к образованию постоянного налогового обязательства (Рис. 49).

Рис. 49. Записи в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

Списание НДС в программе отражается с помощью документа «Списание НДС». На закладке «Счет списания НДС» указывается счет 91.02 «Прочие расходы», в качестве статьи расходов выбираются расходы, не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документа будут сформированы следующие проводки (Рис. 50). НДС, предъявленный поставщиком, учитывается в составе прочих расходов при этом между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница.

Рис. 50. Диалоговое окно документа «Списание НДС» и сформированные записи в регистре Бухгалтерского и налогового учета

В конце месяца при проведении регламентного документа программа автоматически осуществляет расчет постоянного налогового обязательства.

Литература

1. Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 г. №146-ФЗ

2. ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» в ред. от 24.12.2010 N 186н

3. ПБУ 10/99 «Расходы организации» в ред. от 27.04.2012 N 55н

4. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 29.09.2003 г. N 26-12/54118.

Учитываем расходы на кулер и воду

Автор статьи: Д. Батова, эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи: В. Горностаев, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Многие компании считают своим долгом обеспечивать работникам нормальные условия труда и устанавливают кулеры с питьевой водой, несмотря на претензии налоговых инспекторов к таким расходам. И вот недавно Минфин России изменил свою позицию относительно учета затрат на воду.

Много вопросов вызывает порядок учета приобретаемых в офис питьевой воды и соответствующего оборудования (кулеров) для работников. Проблема актуальна тем, что улучшать условия труда в организации и тем самым повышать ее привлекательность на рынке труда приходится в основном за счет средств компании. Инспекторы, в свою очередь, не всегда признают такие затраты экономически обоснованными. Главным критерием отнесения данных сумм в состав расходов является то, что покупки должны быть направлены на улучшение условий труда работников. Как отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы на покупку кулера и питьевой воды, рассмотрим в этой статье.

Определяем нормальные условия труда

Условия труда представляют собой совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающие влияние на работоспособность и здоровье работника ( ст. 209 ТК РФ). Каждый работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками своих трудовых обязанностей. К таким условиям, в частности, относятся условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства ( ст. 163 ТК РФ). Более того, работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, а также санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников ( ст. 22 , ч. 1 ст. 223 ТК РФ).

Конкретный перечень мероприятий по улучшению условий труда и снижению уровней профессиональных рисков работодатель определяет самостоятельно исходя из специфики деятельности организации. Однако необходимо помнить, что данный перечень должен быть обоснованным.

Финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда возможно как за счет бюджетных средств, так и за счет добровольных взносов организаций и физических лиц.

Кроме того, законодатели установили обязанность работодателей финансировать данные мероприятия в размере не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции. Эта обязанность не применяется к руководителям государственных унитарных предприятий и федеральных учреждений ( ст. 226 ТК РФ).

В связи с вышеизложенным появляется вопрос: можно ли учесть затраты по улучшению условий труда при налогообложении прибыли? Да, Налоговым кодексом установлено, что расходы, направленные на улучшение условий труда, можно учитывать в базе по налогу на прибыль ( подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Купили кулер и воду

Трудовым законодательством прямо не предусмотрено, что работодатель обязан обеспечить своих сотрудников питьевой водой. Но забота о сотрудниках и обеспечение нормальных условий труда подразумевает наличие питьевой воды на рабочем месте. Поэтому считаем: если затраты фирмы на покупку кулера и питьевой воды правильно документально оформлены, а также данное приобретение направлено на обеспечение нормальных условий труда работников, то они могут быть учтены в составе расходов. Рассмотрим порядок учета затрат на приобретение кулера и питьевой воды.

Налоговый учет

До недавнего времени существовало две позиции по учету приобретенной для сотрудников питьевой воды.

Согласно позиции Минфина России расходы на приобретение питьевой воды для работников могут рассматриваться как затраты по обеспечению нормальных условий труда и включаться при налогообложении прибыли в состав прочих расходов. Но надо соблюдать главное условие: вода в водопроводной системе компании должна не соответствовать санитарным нормам и быть опасной для здоровья (письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/43 , от 10.06.2010 N 03-03-06/1/406 , от 02.12.2005 N 03-03-04/1/408 ).

Аналогичного мнения придерживались и налоговые инспекторы. Они указывали, что для признания расходов на приобретение питьевой воды экономически оправданными необходима справка Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды в организации требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и опасности ее использования в качестве питьевой воды ( письмо УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007411).

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при отсутствии у организации справки санитарно-эпидемиологической службы затраты на приобретение питьевой воды могут быть отнесены к расходам при налогообложении прибыли. Но остается неизменным то, что при покупке воды и соответствующего оборудования документы должны быть правильно оформлены. Основанием для отражения стоимости приобретенной питьевой воды в учете служат договор с поставщиком, товарная накладная по форме N ТОРГ-12 , счет-фактура и приходный ордер . Кроме того, данное приобретение должно предназначаться для обеспечения нормальных условий труда сотрудников на рабочем месте.

Отметим, что прежние письма Минфина России, выпущенные до вступления в силу Типового перечня ( приказ Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н), не утратили своей силы. Поэтому существует вероятность, что при отнесении затрат на покупку воды в расходы без справки из СЭС со стороны налоговых инспекторов могут возникнуть вопросы. В этом случае в пользу налогоплательщика действует большая положительная арбитражная практика по данному вопросу, представленная выше.

Рассмотрим порядок начисления и уплаты НДС по операциям приобретения питьевой воды и кулеров. В случае если компания их покупает для обеспечения нормальных условий труда сотрудников, она вправе принять к вычету суммы «входного» НДС. При этом важно, как уже упоминалось, наличие правильно оформленных счетов-фактур ( подп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 НК РФ).

Более того, так как приобретение питьевой воды предназначено для обеспечения нормальных условий труда, при потреблении данной воды работниками у организации не возникает объекта налогообложения по НДС в виде безвозмездной передачи товара ( п. 1 ст. 39 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Питьевая вода, приобретаемая организацией для улучшения условий труда работников, принимается к учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, при этом НДС не учитывается. При установке бутылей в кулер фактическая себестоимость воды учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

Зачастую в договоре поставки питьевой воды прописано условие возврата пустой тары после использования. При этом продавец предлагает заплатить залог, сумма которого приравнивается к стоимости возвратной тары. Возвратную тару покупатель должен учитывать на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», по залоговой цене.

Операция возврата пустой тары не облагается НДС. Связано это с тем, что при покупке право собственности на многооборотную тару (бутыли для воды), подлежащую возврату поставщику, к покупателю не переходит. Вследствие чего возврат многооборотной тары реализацией не является.

Важно отметить, что залоговая стоимость тары, перечисленная поставщику, не является расходом и относится к дебиторской задолженности (пп. 2 , 16 ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Пример

В соответствии с приказом руководителя для обеспечения нормальных условий труда работников организация ООО «Актив» приобрела кулер для воды стоимостью 11 800 руб., в том числе НДС 1800 руб., а также 10 бутылей питьевой воды. Стоимость 1 бутыля — 197 руб., в том числе НДС 30 руб. Бутыль принадлежит производителю воды и, согласно договору поставки, его необходимо вернуть после использования воды. Залоговая стоимость 1 бутыля составляет 100 руб.

В учетной политике организации указано, что активы, отвечающие критериям основных средств, но стоимостью не более 40 000 руб. за единицу, отражаются в учете в составе материально-производственных запасов и учитываются на счете 10 «Материалы».

Бухгалтерские записи по учету кулера и питьевой воды следующие:

Дебет 10 Кредит 60

— 10 000 руб. (11 800 — 1800) — отражено приобретение кулера для воды;

Дебет 19 Кредит 60

— 1800 руб. — отражена сумма НДС по приобретенному кулеру;

Дебет 68 Кредит 19

— 1800 руб. — принята к вычету предъявленная сумма НДС;

Дебет 26 Кредит 10

— 10 000 руб. — стоимость кулера для воды списана на общехозяйственные расходы;

Дебет 60 Кредит 51

— 11 800 руб. — произведена оплата за поставку кулера;

Дебет 10-1 Кредит 60

— 1670 руб. (197 руб. — 30 руб.) х 10 шт. — отражено приобретение питьевой воды;

Дебет 19 Кредит 60

— 300 руб. (30 руб. х 10 шт.) — отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком за питьевую воду;

Дебет 68 Кредит 19

— 300 руб. — принята к вычету сумма НДС;

Дебет 002

— 1000 руб. — отражена стоимость возвратной тары;

Дебет 10-4 Кредит 76

— 1000 руб. (100 руб. х 10 шт.) — полученная от поставщика многооборотная тара принята к учету по залоговой цене;

Дебет 76 Кредит 51

— 1000 руб. — перечислен залог за тару;

Дебет 26 Кредит 10

— 1670 руб. — стоимость использованной в течение месяца питьевой воды отнесена на расходы;

Дебет 60 Кредит 51

— 1970 руб. — произведена оплата за поставку воды;

Дебет 76 Кредит 10-4

— 1000 руб. — отражен возврат бутылей поставщику;

Кредит 002

— 1000 руб. — возвращены пустые бутыли поставщику.

После того как покупатель вернет пустые бутыли, продавец должен возвратить ему сумму залога.

Дебет 51 Кредит 76

— 1000 руб. — возвращена организации залоговая стоимость многооборотной тары.

Арендовали кулер

Зачастую организации предпочитают арендовать кулер, а не покупать собственный. Отметим, здесь есть ряд нюансов. Во-первых, арендованный кулер должен учитываться на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Его стоимость должна быть строго прописана в договоре аренды. Расходы, связанные с арендой кулера, учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или иных счетов учета затрат в зависимости от того, где именно он используется. Расчеты с арендодателем отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Кроме того, если организация предпочитает платить арендную плату за несколько месяцев вперед, то данный платеж рассматривается как аванс. При этом учитывается он на отдельном субсчете к счетам 76 или 60 .

В случае если организация решит арендовать кулер, а не покупать его, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

— перечислена арендная плата за текущий месяц;

Дебет 26 Кредит 60

— сумма арендной платы за пользование кулерами отнесена на расходы;

Дебет 19 Кредит 60

— отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком, со стоимости аренды кулеров;

Дебет 68 Кредит 19

— НДС по аренде принят к вычету.

С правомерностью отнесения расходов за аренду кулера соглашаются и налоговые органы ( письмо УФНС по г. Москве от 31.07.2012 N 16-15/069091@).

Мнение. Списываем расходы разумно

Дмитрий Васильев, главный бухгалтер компании «НТЦ Диапром»

Расходы на питьевую воду для сотрудников с недавнего времени перестали быть двояко толкуемыми со стороны чиновников и налогоплательщиков. Если в письме Минфина России от 31 января 2011 года N 03-03-06/1/143 чиновники разрешали подобные затраты включать в расходы только при наличии санитарно-эпидемиологического заключения о непригодности питьевой воды из кранов, то уже в письме Минфина России от 25 декабря 2012 года N 03-03-06/1/720 этого требования нет. Согласны с этим мнением и налоговики. Арбитражная практика в этом вопросе тоже на стороне налогоплательщика.

Однако вопрос, думаю, надо понимать шире.

Расходы должны быть не только обоснованны и разрешены законодательством, но и разумны. Скажем, вы решили списывать воду в кулере, включая ее в состав расходов, опираясь на последние разъяснения чиновников и выводы судей. Сколько спишете в месяц — 100, 200 или 500 литров? На мой взгляд, чиновники меньше будут проверять там, где есть что проверять, в чем копаться. И если при численности офисных сотрудников 10 человек вы расходуете по 500 литров в месяц, то есть по 25 литров в день, то не выдержит даже самый лояльный налоговик. По таким спорным расходам я всегда проводил несложный расчет, который подтверждал приказ руководителя.

Вот пример расчета потребления воды на 10 человек. Каждому сотруднику по расчету полагается литр воды в день. Таким образом, общий расход воды составляет 10 литров в день или 200 литров в месяц. Или 10 бутылок по 20 литров стоимостью 236 рублей (в том числе НДС 18% — 36 руб.) каждая. Итого в месяц на расходы можно списать 2000 рублей, а НДС в размере 360 рублей принять к вычету.

Дальше можете действовать на ваше усмотрение:

— если перерасход воды небольшой, то можно нести расходы за счет компании, образуя постоянное налоговое обязательство в бухгалтерском учете;

— если же перерасход огромный, то ищите того, кто «купал слона» в офисе, и возмещайте расходы, разнеся перерасход воды в доход сотруднику;

— или же пересматривайте нормы.