Списание ГСМ по путевым

1C в бюджетном учете

Расход бензина водитель организации при выполнении им служебных заданий подтверждает путевым листом, согласно которому производится списание выданного в под отчет израсходованного бензина (талонов на бензин). Безусловно, важно правильно заполнить данный документ, поскольку он является первичным учетным документом не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. В статье рассматривается, как согласно нормам законодательства следует заполнять путевые листы легковых автомобилей, какие типичные ошибки встречаются при их оформлении и как на основании этого документа списать бензин бухгалтеру.
Заполнение путевых листов в бухгалтерском учете в рамках уставной и приносящей доход деятельности — подтверждение правомерности списания горюче-смазочных материалов ( далее по тексту — ГСМ). В налоговом учете, который осуществляется по приносящей доход деятельности, путевые листы подтверждают включение в состав расходов затрат по горюче-смазочным материалам при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) все хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются первичными учетными документами. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте“ (далее — Постановление N 78) утверждена форма путевого листа. Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее — Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.
Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:
а) наименование документа;
б) дата его составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Как показывает практика, бюджетные учреждения используют форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78, так как она содержит информацию, необходимую для списания израсходованных ГСМ. Использование установленной данным постановлением формы путевого листа целесообразно еще и потому, что она привычна и не вызывает дополнительных вопросов у органов ГИБДД при проверке. Ведь путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки, а также дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения задания.
Ошибки оформления путевых листов
Срок оформления
Прежде чем рассмотреть типичные ошибки при заполнении путевых листов, ответим на актуальный и часто задаваемый бухгалтерами вопрос: можно ли выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок, например на неделю? Следует обратиться к Письму N 03-03-04/2/23, согласно которому, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), также подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Заметим, что данное в письме разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Минфин не дал рекомендаций.
Вместе с тем ответ на поставленный вопрос будет неполным, если не учитывать мнение Росстата, представленное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-03-22/257. В соответствии с этим письмом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.
Общие требования
В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, на балансе которой числится автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех соответствующих деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.
Заполнение раздела “Движение горючего“
Особое внимание следует обращать на оформление раздела “Движение горючего“. Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км. пробега.
Если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, то количество приобретенных ГСМ, отраженное по графе “Выдано по заправочному листу N путевого листа, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.
Нередко при определении расхода бензина по норме и фактически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Это неверно. Так, если при подсчете по норме и фактически было израсходовано 4,5 или 6,12 литра, в путевом листе следует указывать именно эти цифры, а не 5 и 6 литров. В данном случае округление приводит к искажению действительного расхода бензина. Применение правил округления, по мнению автора, может быть допустимо только при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому листу.
Расход бензина списывается на основании данных путевых листов. При его списании проверке подлежат обоснованность пробега, расчет расхода. При заполнении графы “Расход по норме“ следует руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03*(2), утвержденными Минтрансом РФ, Департаментом автотранспорта, Федеральным государственным унитарным предприятием “Государственный научно-исследовательский институт“ (далее — Нормы расхода топлива и смазочных материалов). Данный документ применяется всеми организациями любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля им установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива при эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.
По надбавкам Нормами расхода топлива и смазочных материалов установлено только их предельное значение, поэтому каждое учреждение самостоятельно должно определить размер соответствующей надбавки, который закрепляется в приказе руководителя. Контролирующие органы при проверке правильности указания норм расхода топлива в путевом листе сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, с учетом следующих обстоятельств:
1) времени года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается с 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения N 2 к названным нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, применяемый в организации в зимнее время. Она может быть ниже или равна предельной. Например, организация во Владимирской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 10% нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству;
2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;
3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек — до 20% и т.д. Причем в случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;
4) обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии — до 15%, в строенном — до 20%.
Кроме этого, в ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она может быть уменьшена не более чем на 15%.
Часто необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Бухгалтеры при определении норм сталкиваются со следующей проблемой: какую норму расхода топлива установить для автомобиля, если она не утверждена ни одним из нормативных актов? Нормами расхода топлива и смазочных материалов предусмотрено, что в отношении новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, для которых Минтрансом не утверждены базовые нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие временные нормы, разработанные НИИАТ в установленном порядке (по индивидуальным заявкам организаций), действующие до их утверждения Минтрансом при переутверждении или дополнении данного руководящего документа. Таким образом, организации следует обратиться в НИИАТ, чтобы тот, в свою очередь, утвердил норму расхода топлива для данной марки автомобиля.
Как правило, показатели в графах “Расход по норме“ и “Расход фактически“ равны. В случае если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по фактическому расходованию бензина. Если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.
Заполнение обратной стороны путевого листа
На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе “Подпись лица, пользовавшегося автомобилем“ ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.
Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: “Поездки по городу“ или “Езда по городу“. Контролирующие органы также при проверке путевых листов укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как “поездки по городу“, “езда по городу“ или “по заданию организации“, не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Отметка о прохождении водителем медосмотра
Перед выездом водитель должен пройти медосмотр. Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 “О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств“ (далее — Письмо N 2510/9468-03-32) следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“ установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносятся в журнал (Письмо N 2510/9468-03-32). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации или учреждения здравоохранения. В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника. Только после осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указывается дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.
Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии.
При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.
Согласно п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(3), в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(4) и Постановления N 499*(5).
Медосмотр в данном случае как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому если медицинское учреждение, в котором работает водитель, имеет лицензию на осуществление указанного вида медицинской деятельности, то провести предрейсовый медицинский осмотр работника смогут специалисты данного учреждения. В противном случае один из медработников учреждения должен получить соответствующий сертификат.
Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на должностных лиц штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.
Внесение исправлений в путевые листы
Поскольку путевой лист является первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Из него следует, что за исключением кассовых и банковских документов допускается вносить изменения в остальные первичные учетные документы, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление нормы расхода бензина должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).
Порядок списания горюче-смазочных материалов
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. На практике представление путевых листов в бухгалтерию может быть организовано по-разному. Например, ответственное лицо, регистрирующее выезд автомобилей из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), представляет заполненные должным образом путевые листы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (ежедневно, еженедельно либо в конце месяца за месяц). После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина.
Для списания ГСМ бухгалтер использует следующие документы:
— путевые листы;
— авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам — Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н*(6));
— приказы руководителя учреждения, утверждающие:
а) месячный лимит километража пробега автомобиля*(7);
б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;
в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов;
г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;
д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;
— Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).
Первоначально бухгалтер проверяет правильность заполнения всех реквизитов путевого листа. Как следует оформлять данный документ и какие ошибки допускаются при его заполнении, мы рассказывали выше. После того как проверено заполнение путевых листов, бухгалтер сопоставляет сведения, указанные в этих документах, с данными, содержащимися в других документах — приказах руководителя организации. В частности, проверяется:
1. Не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля. В случае превышения установленного лимита без уважительной причины, которой может быть, например, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина использует лимит. При этом следует учитывать, что в данном случае одного приказа на направление работника в командировку на служебном автомобиле будет недостаточно, необходима еще виза руководителя, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля.
2. Соответствие применяемых надбавок к нормам расхода топлива, утвержденным приказом (приказами) руководителя, тем, которые использовались при расчете нормативного расхода топлива.
Далее расчетным путем определяется нормативный расход топлива по данному автомобилю с учетом проделанного километража.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормативное значение расхода топлива для легковых автомобилей рассчитывается по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 х D),
где:
Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Приведем пример расчета нормативного расхода топлива.
Согласно путевому листу автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10), по которому базовая норма расхода топлива составляет 13,0 л/100 км, проехал 332 км, из них:
— 178 — по городу;
— 154 — по области.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Согласно приказам руководителя организации применяются следующие надбавки:
— за эксплуатацию автомобиля в зимнее время — 10%;
— за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. чел. — 10%.
Нормативный расход топлива составит:
— по городу — 27,77 л (0,01 х 13 х 178 км х (1 + 0,01 х 20%);
— по области — 22,02 л (0,01 х 13 х 154 л х (1 + 0,01 х 10%).
Таким образом, по путевому листу было израсходовано 49,79 л бензина.
Данные по нормативному расходованию бензина суммируются по всем путевым листам, и списание бензина производится на общую сумму.
Если согласно путевому листу автомобиль следовал из одного населенного пункта в другой, рекомендуем проверить, правильно ли указано расстояние между ними, воспользовавшись соответствующим справочником.
В бухгалтерском учете списание ГСМ в рамках уставной деятельности отражается так:
Дебет счета 1 401 01 272 “Расходование материальных запасов“
Кредит счета 1 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:
Дебет счета 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 2 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что списание смазочных средств, а именно масел, тормозных жидкостей, тосола и др., происходит также по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок — в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.
В таблице названного нами выше приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.
Налоговый учет приобретения ГСМ
Бюджетные учреждения эксплуатируют автомобиль не только в рамках уставной, но и приносящей доход деятельности, при этом возникает вопрос о признании в целях обложения налогом на прибыль затрат по приобретению ГСМ за счет средств, полученных в рамках ведения предпринимательской деятельности.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми в целях налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль.
Бухгалтеры часто задают вопрос: какими нормами расхода топлива в рамках приносящей доход деятельности следует руководствоваться при отнесении данного вида затрат на расходы при исчислении налога на прибыль? Налоговый кодекс, в частности пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, не содержит положений, позволяющих сделать вывод о том, что затраты на топливо нормируются. Следовательно, организация в рамках приносящей доход деятельности вправе принимать к учету расходы по горюче-смазочным материалам в полном объеме, при условии если они были осуществлены в рамках данной деятельности. Таким образом, норма расходования топлива на 100 км. пробега в рамках приносящей доход деятельности может быть установлена выше общепринятой. Однако для того чтобы избежать конфликтов с проверяющими органами, а также в целях устранения расхождений между уставной и приносящей доход деятельностью, рекомендуем пользоваться общепринятыми нормами расхода топлива.

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Что такое ГСМ?

Как списывать ГСМ по путевым листам?

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ в бухучете

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Что такое ГСМ?

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Как списывать ГСМ по путевым листам?

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

ВНИМАНИЕ! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевыелисты заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали .

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. .

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 06.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Порядок списания ГСМ в бухучете

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ВАЖНО! Метод списания по себестоимости каждой единицы в отношении ГСМ не применяется.

Самый распространенный и простой способ списания, применяемый бухгалтерами, — по средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующим образом:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

где:

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Используемую на предприятии методику необходимо прописать в учетной политике.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

Пример

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Дт

Кт

∑, руб.

6 666,67

Поступление бензина от поставщика

1 333,33

НДС

Рассчитаем среднюю стоимость бензина в августе 2019 года:

Подпишитесь на рассылку

(80 л × 38 руб. + 6 666,67 руб.) / (80 л + 200 л) = 34,67 руб.

  1. Списание бензина по факту.

В августе 2019 года был сделан 1 выезд машины по служебным целям. В ПЛ указано, что при выезде в баке «Нивы» было 40 л бензина, выдано 20 л и при возвращении обратно на предприятие остаток в баке составил 30 л.

Определим фактический расход топлива:

Расчет расхода топлива в путевом листе пример

Путевой лист: расход топлива по норме

Налоговики требуют, чтобы в путевом листе была информация о расходе топлива. Без таких данных они могут отказать в учете затрат на ГСМ. Как посчитать расход горючего, читайте в статье.

Чтобы списать расходы на горючее, нужен правильно оформленный путевой лист. Можно использовать утвержденную форму или разработать самостоятельно.

Главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты из приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Среди них нет остатка бензина при въезде и выезде.

Но компании выгоднее внести в путевой лист расход топлива автомобиля. Это упростит подсчет потраченного горючего.

Унифицированный бланк путевого листа содержит специальные три графы, в которых надо записывать информацию о покупке и расходовании топлива. В графах укажите:

  • остаток горючего на начало рейса,
  • количество бензина, которое купили в течение рейса,
  • остаток бензина на конец рейса.

Путем сложения и вычитания этих показателей в путевом листе можно определить расход горючего по норме и фактически. Образец листа с показаниями по топливу ниже.

Образец путевого листа с нормами расхода топлива

Когда компания разработала документ сама и не включила в него графы для горючего, посчитать использованный бензин можно на основании норм расхода топлива Минтранса.

Расходы на бензин не принимайте к налоговому учету, если уже платите сотруднику компенсацию за работу на личной машине (письмо Минфина России от 10 апреля 2017 г. № 03-03-06/1/21050).

Компенсацию за личный автомобиль можно списать только в пределах норм (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Чиновники считают, что в эти суммы уже входят затраты работника на бензин. Поэтому списывать в налоговом учете стоимость топлива еще раз нельзя. Выводы чиновников спорные. На что ссылаться в споре >>

Норма расхода топлива для путевого листа

В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании затрат на горючее. Поэтому компания вправе признавать такие затраты полностью или разработать свои нормативы.

Но при расчете налога на прибыль можно учесть только обоснованные расходы. Поэтому на проверке инспекторы затребуют документы, подтверждающие обоснованность затрат. Например, данные о контрольных замерах.

Сложностей с подтверждением обоснованности и списанием не будет, если признавать расход топлива по путевым листам в налоговом учете по утвержденным нормам. Они приведены в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. в редакции распоряжения от 14 июля 2015 № НА-80-р.

  • Онлайн-помощник от Программы «БухСофт» Теперь заполнить РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС и любую другую отчетность онлайн можно в нашей новой программе. Все пользователи нашего сайта получили БЕСПЛАТНЫЙ доступ. Если не хотите заполнять отчетность, попробуйте рассчитать зарплату, отпускные, больничные и любые другие выплаты или оформить и распечатать кадровые документы. Все это программа тоже умеет делать. Попробовать >>

Нормы расходы топлива Минтранса являются базовыми и зависят от вида транспортного средства, мощности двигателя, количества поршней. Данные чиновники закрепили как для бензинового топлива, так и для дизельного (см. таблицу ниже). Также в перечне есть и исходные нормы для сжиженного нефтяного газа и сжатого природного.

Кроме того, Минтранс установил разные надбавки к базовым нормативам. Выгоднее использовать сразу несколько коэффициентов, так как они суммируются. А значит, компания сможет списать больше затрат на бензин.

Например, предусмотрены надбавки для машин с кондиционером, за работу в зимнее время.

Повышающий коэффициент в размере 5 процентов можно применять для машин, которые проехали более 100 000 км или находятся в эксплуатации более пяти лет. И до 10 процентов — для транспорта, который используется более восьми лет или общий пробег составляет свыше 150 000 км.

Для технологического транспорта максимальная надбавка составляет 20 процентов.

Речь идет о технике, которая перемещается в основном не по дорогам, а по производственным помещениям, промышленным площадкам, горным выработкам.

К таким машинам относятся горные комбайны, экскаваторы, бетоноукладчики, промышленные и строительные краны, машины для загрузки, шахтные погрузочные машины, самоходные бурильные каретки и т. д.

Повышающие коэффициенты по бензину установлены также для городов и населенных пунктов. Например, в городах с численностью от 1 до 5 млн. человек можно увеличивать норму списания топлива на 25 процентов. Какие надбавки действуют в других населенных пунктах, смотрите в таблице ниже.

Эксперты Системы Главбух объясняют, как учитывать ГСМ

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем.

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ – ФИФО, по средней себестоимости…»

Из рекомендации Системы Главбух «Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные»

Таблица. Надбавки по бензину для городов и населенных пунктов

Численность населенного пункта, чел. Максимальная надбавка, %
Свыше 5 млн. 35
От 1 до 5 млн. 25
От 250 тыс. до 1 млн. 15
От 100 до 250 тыс. 10
До 100 тыс. 5

Учтите : есть также надбавки, которые нельзя применять одновременно. Например, зимнюю надбавку нельзя прибавить к коэффициенту, который действует для машин с кондиционером (п. 5 Методических рекомендаций из распоряжения Минтранса № АМ-23-р).

Путевой лист: расход по норме и фактически

Самый простой способ установить свои нормы расхода топлива, использовать фактические данные об израсходованном бензине из путевого листа.

Чтобы рассчитать количество горючего для конкретного автомобиля, необходимо литры топлива разделить на пройденные километры и умножить на 100. Таким образом, компания узнает, сколько бензина необходимо автомобилю, чтобы пройти 100 км пути.

Пример:

Водитель А.В. Петров проехал 1500 км. За время пути он потратил 180 л бензина. Количество горючего, которое ему нужно на 100 км пути, составляет 12 л. (180 л : 1500 км х 100 км).

Для более точного расчета надо использовать формулы из рекомендаций Минтранса. Для легковых автомобилей можно применять формулу:

Нормативный расход горючего в литрах на 100 км = 0,01 х Базовая норма х Пробег автомобиля, км х 1 + 0,01 х поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %

Для грузовых автомобилей формула расчета израсходованного горючего такая:

= 0,01 x (Hsan x S + Hw x W) x (1 + 0,01 x D)

где Qн — нормативный расход горючего, л;

S — пробег автомобиля, км;

Hsan — нормы расхода топлива на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза;

Hw — нормативный расход на транспортную работу, л/100 т x км;

W — объем транспортной работы, т x км: W = Gгр x Sгр (где Gгр — масса груза, т, Sгр — пробег с грузом, км);

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Чтобы вычислить норму расхода бензина на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза, надо применять такую формулу:

Hsan = Hs + Hg x Gnр, л/100 км

Hg — нормы на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т x км;

Gnр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т.

Пример:

Базовый норматив горючего грузовика без прицепа — 25 л/100 км. Машина с зерном проехала 132 км. Поправочный коэффициент не применяется. Бухгалтер рассчитал норму расхода топлива для путевого листа. Она составила 33 л .

Если согласно данным путевого листа фактически израсходовано больше, чем предусмотрено нормой, получился перерасход. Если меньше – экономия.

Имейте в виду: у налоговиков возникнут вопросы, если за один день водитель заправил бензина больше, чем вмещает бензобак автомобиля. Либо если за смену сотрудник израсходовал больше, чем объем бензобака.

Объяснить превышение можно тем, что водитель заправлялся несколько раз в течение дня, так как ездил далеко и истратил много горючего. Но в этом случае у него должно быть несколько кассовых чеков на покупку горючего со значительной разницей по времени. Если чек один, возможно, часть купленного бензина он залил в канистру.

При подобных нестыковках безопаснее сразу получить у водителя письменные пояснения. Он может составить их в произвольной форме и изложить все обстоятельства. Иначе есть риск, что налоговик исключат затраты на ГСМ и доначислят компании налог на прибыль, пени и штраф.

Дорогой коллега, сегодня 6 месяцев подписки в подарок. Читайте «Главбух» полгода бесплатно!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

Путевой лист – основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.

  • Основные моменты
  • Правила расчета
  • Пример расчета путевого листа

Основные моменты

Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

В путевом листе отражаются следующие показатели:

Рабочая поездка

  • номер документа
  • дата документа
  • данные о ТС
  • сведения о его собственнике
  • информация о водителе авто
  • расход горючего
  • текущий пробег автомобиля
  • точный маршрут движения автомобиля
  • место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
  • время выхода и время возврата авто в гараж
  • данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
  • подпись диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
  • дата и время предрейсового осмотра
  • подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
  • количество рейсов
  • номера ТТН, по которым осуществлялась перевозка

Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги.

К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути.

Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями.

Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.

Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.

При расчете движения топлива могут вводиться дополнительные поправочные коэффициенты – расход повышается при работах во время зимы, в неблагоприятных условиях, в горах, при поездке на совершенно новом авто или машине после капремонта, а также в городах с населением свыше 1 миллиона и поселках.

Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.

Пример расчета путевого листа

Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный коэффициент для городов-миллионников равен 10% или 0,01.

В путевом листе указаны следующие параметры:

  • величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
  • цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
  • остаток горючего перед выездом – 15 литров
  • заправлено во время поездки – 60 литров
  • остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров

Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.

Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:

  • (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра

Фактический расход топлива:

  • (15 + 60) — 30 = 45 литров

Разница между двумя величинами составляет:

  • 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра

Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время.

Чтобы получить сумму затрат по горючему, нужно рассчитанную норму затрат топлива умножить на его стоимость.

Для каждого типа ТС имеется утвержденная унифицированная форма путевого листа. Кроме того, существует форма под названием 4-с. применяемая при сдельной оплате труда, и 4-п – при оплате за рабочее время. Правила и схема заполнения путевых листов для учреждений и индивидуальных предпринимателей отражены в приказе Минтранса России под № 152.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Расчет нормы расхода топлива

Способы подсчета нормы расхода бензина своего автомобиля полезно знать каждому автовладельцу. Это поможет правильно оценить финансовые затраты при длительных поездках, а также общую стоимость грузовых и пассажирских перевозок. Существует множество вариантов подсчета расхода бензина на автотранспорте. Вопрос лишь в том, для каких целей это нужно.

Простому автовладельцу достаточно будет определить средний и моментальный расход ГСМ, в то время как для профессионалов, в том числе для бухгалтеров предприятий, на балансе которых находятся автотранспортные средства, более интересна будет удельная норма расхода топлива, а также норма его расхода при различных условиях работы.

Гсм и путевой лист

Под горюче-смазочными материалами (ГСМ) понимают не только само топливо, в качестве которого может выступать бензин, дизель или газ, но и всевозможные смазочные материалы и жидкости (тормозная, охлаждающая). ГСМ – это любые материалы, которые используются в обслуживании автотранспорта.

Для списания ГСМ на предприятии Минтрансом РФ разработаны особые нормативы, при этом Налоговый кодекс РФ не запрещает использовать и нормативы собственной разработки. В последнем случае они будут учитывать различные понижающие и повышающие коэффициенты, связанные с временем года, погодой и другими факторами, при которых происходит эксплуатация автотранспорта.

Расчет ГСМ (под которыми в нашей статье будет подразумеваться именно топливо) в организации ведется при помощи первичного учетного документа – путевого листа.

Именно путевые листы содержат информацию о времени отправления и возврата транспорта на начальную точку пути, нормы расхода топлива и прочих расходных материалов, подробные характеристики груза, а также данные о цели поездки и другие сведения, которые имеют к ней отношение.

Простая формула подсчета ГСМ

Есть несколько очень простых способов подсчета расхода бензина и иного топлива. К примеру, вычислить моментальный (мгновенный) расход, то есть количество топлива, потребляемого в данный момент времени, можно при помощи встроенного бортового компьютера.

На нем отображается много полезной информации, включая средний расход бензина на 100 км, норма расхода топлива за текущую поездку и моментальный расход.

При помощи бортового компьютера можно легко задать параметры новой поездки и увидеть на экране необходимое для нее количество бензина или дизеля.

Но что делать, если в автомобиле нет такого компьютера? Использовать формулу:

Расход топлива на 100 км = потраченное количество топлива (л) / количество пройденного пути (км) * 100

Чтобы не подсчитывать все вручную, можно воспользоваться стандартным калькулятором, встроенным в операционную систему Windows 7, 8, 10 . Для этого во вкладке «Вид» калькулятора выбираем раздел «Листы» и нажимаем на строчку «Экономия топлива (л/100 км)»:

Далее лишь остается ввести исходные значения в графы «Расстояние (километры)» и «Расход топлива (литры)» и нажать на кнопку «Вычислить»:

Вернуть калькулятор в стандартный режим работы можно при помощи одновременного нажатия на клавиши Ctrl и F4.

Чтобы проверить расход топлива «от полного бака» автомобиля, необходимо:

  1. На автозаправке залить полный бак;
  2. Записать текущий километраж (пробег), выставленный на спидометре;
  3. Использовать автомобиль до тех пор, пока не появится сигнал о критическом уровне топлива в баке;
  4. Снова заправить полный бак;
  5. Записать количество пройденных километров со времени предыдущей заправки и количество залитого в последний раз бензина;
  6. Использовать приведенную выше формулу.

Такой способ подсчета расхода бензина имеет серьезные погрешности. Лучше всего проводить ее регулярно, это поможет выявить зависимость расхода бензина от погодных факторов, дорожных условий и других переменных.

Как подсчитать нормативный расход бензина?

Существует и более профессиональный способ подсчета расхода бензина или дизеля, установленный распоряжением Минтранс России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Для каждой модели, марки и модификации автомобиля указанным распоряжением установлена своя норма расхода топлива, которая зависит, в том числе, и от условий работы транспорта, его классификации и назначения.

Формула подсчета нормы расхода бензина для легкового автотранспорта выглядит так:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

  • где Qн – нормативный расход бензина, в литрах;
  • Hs – базовая норма расхода бензина по отношению к пробегу автомобиля, в л/100 км (свои цифры для каждого вида и типа транспорта есть в приложении к указанному распоряжению Минтранса);
  • S – пробег автомобиля, в км;
  • D – повышающий или понижающий поправочный коэффициент, по отношению к норме, в процентах. Все поправочные коэффициенты представлены в распоряжении Минтранса.

Под пробегом автомобиля (S) в данной формуле понимается не общий пробег, а то расстояние, которое вы проехали или только собираетесь проехать при заданных погодных или иных условиях.

При использовании поправочных коэффициентов необходимо быть осторожным. К примеру, в формулу нельзя вставлять коэффициент за использование кондиционера в зимнее время.

А вот климат-контроль используется в любое время года.

В качестве примера расчета возьмем следующие условия: легковой автомобиль марки ГАЗ-24-10 используется в горной местности на высоте от 300 до 800 метров над уровнем моря, а общий пробег за заданный промежуток времени составляет 244 км.

В соответствии с информацией, представленной в распоряжении Минтранса РФ № АМ-23-р, базовая норма расхода топлива для автомобиля нашей модели составляет 13 литров на каждые 100 километров (Hs). Надбавка (поправочный коэффициент D) за работу в горных условиях равна 5%.

Отсюда подсчет нормативного расхода бензина в рамках пробега 244 км:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 13,0 х 244 х (1 + 0,01 х 5) = 33,3 л

Поправочные коэффициенты, влияющие на расход топлива

О базовых нормах расхода топлива на каждые 100 км пути можно узнать не только в распоряжении Минтранса, но и в технической (паспортной) документации к автомобилю. При подсчете нормы расхода бензина необходимо учитывать множество поправочных коэффициентов:

  • В холодное время года используются повышающие коэффициенты расхода топлива, в зависимости от региона. На Юге – от +5% до +7%, в Центре и на Урале – от +10% до +12%, в Сибири и на Севере — +15%, на Крайнем Севере – от +18% до +20%;
  • Повышающий коэффициент действует и при использовании автомобиля в населенных пунктах. В городах с населением более 3 миллионов человек — +25%, от 1 до 3 миллионов человек — +20%, от 250 тысяч до 1 миллиона человек — +15%, от 100 до 250 тысяч — +10%;
  • Для старых автомобилей старше 5 лет с пробегом более 100 тыс. км — +5% расхода топлива. Для автомобилей старше 8 лет и пробегом более 150 тыс. км — +10%.

Особые поправочные коэффициенты подставляются в формулу и при использовании кондиционера или климат-контроля (+7%), при перевозке нестандартных и тяжеловесных грузов (от +15% до +35%) и даже при использовании грузовых автомобилей без учета перевозимого груза (+10%). Дополнительно, для подсчета нормы расхода топлива в случае грузового автотранспорта используется метод спутникового слежения за его перемещениями.

Оформляем листы гсм

Разновидности путевых листов

  • 7 Итоги
  • 8 Журнал регистрации путевых листов ИП
  • 9 Срок хранения путевых листов
  • 10 Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах
  • В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

    Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

    Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

    1. В первую очередь записывают номер документа.

    2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.

    3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

    4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

    5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

    6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

    7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

    8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

    9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

    10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

    11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

    12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

    13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

    14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

    15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

    16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

    17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

    18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

    Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

    Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

    Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

    Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

    Здесь должны быть указаны следующие сведения:

    • маршрут транспортного средства.

    • номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

    • места отправления и прибытия транспортного средства.

    • фактический километраж поездки и подпись водителя.

    Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

    • путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
    • с 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 10);
    • в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
    • в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

    Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

    Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

    Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

    ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

    Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

    В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов.

    При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

    • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
    • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
    • указывается надпись с правильными данными;
    • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
    • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

    По какой форме должен быть составлен путевой лист?

    Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

    • учетной политике;
    • приказе об утверждении первичного бланка.

    В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

    Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

    Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

    • наименование и номер путевого листа;

    • сведения о сроке действия путевого листа;

    • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

    • сведения о транспортном средстве;

    • сведения о водителе;

    • сведения о сроке действия путевого листа.

    На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

    Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта.

    Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

    • наименование и номер путевого листа;

    • сведения о сроке действия путевого листа;

    • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

    • сведения о транспортном средстве;

    • сведения о водителе.

    При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

    Учет расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

    Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

    Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

    Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными.

    Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях.

    Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

    Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

    Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

    Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

    Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

    Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

    Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

    Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

    В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

    Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе согласно договору).

    Также стоит отметить, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

    Расходы на ГСМ могут быть включены в расчет базы по налогу на прибыль только в том случае, если они произведены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и направлены на ее осуществление.

    Расходы на ГСМ, произведенные автономным учреждением за счет субсидий, выделенных из бюджета, не учитываются при определении базы по налогу на прибыль организаций на основании пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71).

    * * *

    1) при расчете расхода топлива целесообразно учитывать нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р. Если на необходимый транспорт нормы расхода указанным документом не установлены, учреждения праве разработать собственные нормы;

    2) для документального подтверждения произведенных расходов учреждения вправе использовать формы путевых листов, преду­смотренные Постановлением № 78, либо разработать такие формы самостоятельно, указав в них обязательные реквизиты;

    3) топливо, израсходованное в пределах установленных норм, списывается в расходы текущего финансового года. При обнаружении перерасхода ГСМ выявляются его причины. Если перерасход совершен по вине водителя, то его сумма отражается как недостача и взыскивается с виновного лица;

    4) при исчислении налога на прибыль расходы на ГСМ, произведенные за счет средств от приносящей доход деятельности, учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что они обоснованны и документально подтверждены.

    Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

    На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

    Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.

    О том, каковы последние изменения, внесенные в этот приказ, читайте в материале «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа».

    Наши специалисты на основе унифицированных бланков подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word.

    Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

    К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

    В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

    Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

    Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н.

    В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

    Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

    Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

    В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

    В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах.

    1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

    2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

    3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;

    Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

    Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п.

    При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

    • журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

    • путевые листы;

    • акты списания тосола, масел;

    • оборотные ведомости.

    Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

    Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

    Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

    Разновидности путевых листов

    На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

    • N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

    • N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

    • N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

    Итоги

    Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

    Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

    Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Журнал регистрации путевых листов ИП

    Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

    Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

    В журнале указываются:

    • номер и дата выдачи путевого листа;

    • ФИО водителя;

    • государственный регистрационный номер ТС;

    • дата выезда и время возвращения транспортного средства.

    Срок хранения путевых листов

    Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

    Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

    Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

    Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

    Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

    В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

    – трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

    – сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

    – налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

    – сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

    Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

    В соответствии с пунктом 63 Инструкции №25н счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола и так далее.

    Под горюче-смазочными материалами (далее – ГСМ) следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

    ГСМ, как и все материальные запасы, принимаются к учету по фактической стоимости, порядок определения которой зависит от их способа поступления в организацию. ГСМ могут приобретаться за плату у поставщиков.

    Кроме того, бюджетные организации могут получить ГСМ безвозмездно. Фактическая себестоимость ГСМ, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется как их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате их продажи.

    При безвозмездном получении ГСМ бухгалтер отражает эту операцию следующим образом:

    Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

    Кредит 1 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг).

    ГСМ могут приобретаться организациями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

    Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам.

    За наличный расчет ГСМ приобретаются на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

    Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

    Наличные денежные средства на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается приказом руководителя.

    Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, а так же их размеры, законодательно не ограничен. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

    Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки, а точнее — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет по форме 0504049.

    Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

    К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники.

    На чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

    — наименование организации;

    — идентификационный номер организации-налогоплательщика;

    — заводской номер контрольно-кассовой машины;

    — порядковый номер чека;

    — дата и время покупки (оказания услуги);

    — стоимость покупки (услуги);

    — признак фискального режима.

    В чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 Письма Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» на чеке должна содержаться следующая информация:

    — заводской номер машины;

    — программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

    — порядковый номер операции;

    — дата продажи (покупки);

    — время продажи (покупки);

    — сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

    — марка нефтепродуктов;

    — идентификатор (номер) оператора;

    — количество нефтепродуктов;

    — номер топливораздаточной колонки;

    — вид оплаты;

    — номер карты при безналичной оплате;

    — сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

    — идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

    — поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

    Пример 1.

    Предположим, что водитель легкового автомобиля Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа получил из кассы образовательного учреждения денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей.

    Приказом по образовательному учреждению установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

    14 августа Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС:

    Чек №00152703 от 7 августа 2006 года на сумму 720 рублей;

    Чек №00765442 от 10 августа 2006 года на сумму 630 рублей;

    Чек №02150016 от 12 августа 2006 года на сумму 450 рублей.

    Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

    Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

    На основании полученных документов бухгалтерия произвела следующие бухгалтерские записи:

    Корреспонденция счетов Сумма, рублей
    Дебет Кредит
    1 105 03 340 1 208 22 660 1 800 Приняты к учету ГСМ, приобретенные за наличный расчет (720 + 630 + 450)

    Окончание примера.

    Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

    «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

    Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

    Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление №78). Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214.

    «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года.

    Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

    Для приобретения талонов на ГСМ бюджетная организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

    Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

    «…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

    Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

    Учет талонов на ГСМ в бюджетной организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

    Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

    На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

    Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов.

    Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

    При приобретении ГСМ по талонам в случае, когда право собственности на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская запись будет следующего содержания:

    Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

    Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

    Как было уже отмечено ранее, списание использованного топлива производится на основании норм расхода ГСМ.

    Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

    — норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;

    — норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;

    — порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;

    — справочные нормативы по расходу смазочных материалов;

    — значения зимних надбавок;

    — другие данные.

    Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

    Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением №78.

    В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

    Номер формы Наименование формы
    3 Путевой лист легкового автомобиля
    3 спец. Путевой лист специального автомобиля
    4 Путевой лист легкового такси
    4-С Путевой лист грузового автомобиля
    4-П Путевой лист грузового автомобиля
    6 Путевой лист автобуса
    6 спец. Путевой лист автобуса не общего пользования
    8 Журнал учета движения путевых листов
    1-Т Товарно-транспортная накладная

    Если организация принимает решение самостоятельно разработать форму путевого листа, эта форма и порядок ее заполнения и составления должны быть утверждены как приложение к учетной политике организации.

    Путевой лист действителен только на один день или смену. И лишь в том случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.

    Многие организации выдают путевые листы на неделю, десять дней или месяц. Налоговые органы, устанавливая при проверке такие факты, считают, что данные организации относят суммы ГСМ на расходы неправомерно, поскольку путевые листы должны выписываться ежедневно. Существующая арбитражная практика свидетельствует о том, что есть и другие мнения на этот счет.

    В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 года по делу №А56-22408/03 рассмотрел ситуацию типичную для многих фирм, использующих автомобили исключительно для нужд организации: для перевозки руководства, доставки документов и так далее. Налоговая инспекция обратилось с жалобой на то, что Общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, ссылаясь на то, что путевые листы легковых автомобилей, представленные Обществом, оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.

    Суд признал нерациональным ежедневную выписку путевых листов на такие поездки. Свое решение суд обосновал тем, что путевые листы оформлены в соответствии с законодательством, их форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. Основанием для списания бензина, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных ГСМ.

    В Письме Минфина Российской Федерации от 16 марта 2006 года №03-03-04/2/77 сказано, что первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ, должны составляться таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Далее в Письме сказано следующее:

    «В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика».

    Аналогичное мнение содержится и в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. Специалисты Минфина считают, что если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

    Во всех путевых листах помимо реквизитов, предусмотренных для каждой формы, указываются следующие данные, общие для всех форм:

    — показания спидометра;

    — пробег автотранспортного средства;

    — марка и количество выданного топлива;

    — остаток топлива при выезде;

    — остаток топлива по возвращении;

    — расход топлива по норме;

    — расход топлива фактический;

    — экономия топлива;

    — перерасход топлива.

    Рассмотрим заполнение путевого листа на примере формы №3 «Путевой лист для легкового автомобиля». Но перед этим обратим внимание читателей на Письмо Росстата от 3 февраля 2005 года №ИУ-09-22/257 «О путевых листах», касающееся порядка применения путевых листов легкового автомобиля. В письме, в частности, сказано следующее:

    «Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

    Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

    Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов».

    Нередко организации задают вопрос о том, можно ли не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля. Ответ на этот вопрос дан в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/129. В ответе сказано, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными. По мнению специалистов Минфина путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

    Пример 2.

    Место для штампа организации ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ НБ (серия) №15 «20» _июня____ 2006 г. ———¬ ¦ Коды ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0345001¦ +——-+ Организация ОмГУ, 644042 г. Омск пр. Маркса,26 39-63-62 по ОКПО¦ 01 ¦ наименование, адрес, номер телефона L——— ———¬ Марка автомобиля ___Ваз 2107____________________________ ¦ ¦ +———+ Государственный номерной знак К 315 ВН 55 Гаражный номер ¦ 2 ¦ +———+ Водитель Первушин Иван Сидорович________ Табельный номер ¦ 35 ¦ фамилия, имя, отчество L——— Удостоверение №____345267_________ Класс _____В_________ стандартная, ограниченная Лицензионная карточка ————————- ненужное зачеркнуть Регистрационный №_______________ Серия _________ №________ Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ¦ —— В распоряжение _ОмГУ ___________¦ Показание спидометра, км ¦7824 наименование ¦ Выезд разрешаю L—- ———-¬¦ Механик _______ _Захаров В.Н._ __бухгалтерия_________ L———-¦ подпись расшифровка организация ¦ подписи ¦ Автомобиль в технически Адрес подачи _г. Омск ____________¦ исправном состоянии принял __пр. Маркса, 26__________________¦ Водитель ______ _Первушин И.С. __________________________________¦ подпись расшифровка ¦ подписи ————-¬¦ Время выезда из ¦09 ч.00 мин ¦¦ ————T——-¬ гаража, ч, мин. L————-¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦ ¦ +———-+——-+ Диспетчер- ¦ L АИ-92 + — нарядчик _______ _Марченко А.Д.___¦ Движение горючего подпись расшифровка ¦ ————¬ подписи ¦ ¦количество,¦ ————-¬¦ ¦ л ¦ Время возвращения в ¦18 ч.00 мин ¦+——————+————+ гараж, ч, мин. L————-¦ Выдано: ¦ ¦ ¦ по заправочному +————+ Диспетчер- ¦ листу №__________¦ 20 ¦ нарядчик _______ _________________+——————+————+ подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ ¦ подписи ¦ при выезде ¦ 7 ¦ __________________________________¦ при возвращении ¦ 16 ¦ Опоздания, ожидания, простои в ¦ Расход: по норме ¦ 11 ¦ пути, заезды в гараж и прочие ¦ фактический ¦ 11 ¦ отметки __________________________¦ Экономия + + __________________________________¦ Перерасход L———— __________________________________¦ __________________________________¦ Автомобиль принял. Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- ¦ щении в гараж, км ———¬ ¦ ¦ 7934 ¦ ¦ L——— Автомобиль сдал ¦ водитель _______ _Первушин И.С____¦ Механик _______ _Захаров В.Н. подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка М.П. подписи ¦ подписи

    Оборотная сторона формы №3

    Результат работы автомобиля Расчет заработной платы: за смену: ———¬ ¦ 8,0 ¦ всего в наряде, ч L——— за километраж, руб. коп. ———¬ ¦ ¦ L——— пройдено, км ———¬ за часы, руб. коп. ———¬ ¦ 110 ¦ ¦200 руб ¦ L——— ¦00 коп. ¦ L——— —————————————— ———¬ Итого, руб. коп. ¦200 руб ¦ ¦00 коп. ¦ L——— Расчет произвел бухгалтер__ _________ _МосквинаЛ.П.____________________ должность подпись расшифровка подписи

    Окончание примера.

    Пробег транспортного средства определяется на основании показаний спидометра, которые должны сниматься и заноситься в путевой лист дважды – при выезде транспортного средства и по возвращении его в гараж. При этом показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предшествующего дня.

    Пробег транспортного средства используется для определения нормируемого количества топлива, причем нормируемое количество топлива определяется по каждому конкретному путевому листу. В каждом путевом листе содержатся данные о количестве топлива при выезде из гаража, количестве полученного водителем топлива и остатке топлива по возвращении в гараж. Данные, содержащиеся в путевых листах, должны быть сверены с данными ведомостей учета выдачи топлива и возврата топлива.

    Путем сравнения нормируемого расхода топлива с его фактическим расходом, определяется экономия или перерасход. Если выявлен перерасход, то должны быть установлены его причины.

    На основании данных о расходе топлива за определенный период времени фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается следующей бухгалтерской записью:

    Дебет 1 401 01 270 «Расходование материальных запасов»

    Кредит 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

    Более подробно с вопросами, касающимися учета ГСМ, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Горюче-смазочные материалы».

    Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».