Списание ГСМ на погрузчик

Акт на списание ГСМ

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание ГСМ .docСкачать образец заполнения акта на списание ГСМ .doc

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Списание ГСМ на погрузчик

При списании ГСМ субъекты хозяйствования обычно ориентируются на Нормы № 43*. Но они устанавливают нормы расходы топлива для автомобильного транспорта. Является ли таковым погрузчик?

* Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43. Вопрос с обязательностью/необязательностью применения данных норм мы поднимали, в частности, в статье «Списание ГСМ: горячий дайджест» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 24).

Если заглянуть в Закон о Таможенном тарифе, то погрузчики попадают в разд. XVI «Машины, оборудование и механизмы…» и транспортными средствами не считаются.

С другой стороны, Правила № 21** и Правила № 200*** относят погрузчики к технологическим транспортным средствам.

** Правила охраны труда во время погрузочно-разгрузочных работ, утвержденные Министерством энергетики и угольной промышленности Украины от 19.01.2015 г. № 21.

*** Правила проведения техосмотра технологических транспортных средств, которые не подлежат эксплуатации в улично-дорожной сети общего пользования, утвержденные приказом Госкомитета по охране труда от 10.09.2004 г. № 200.

В Нормах № 43 в таблице Б1 «Норми витрат палива для спеціальних і спеціалізованих автомобілів» приведены нормы расходов топлива на некоторые модели погрузчиков (в том числе из расчета на 1 час их работы). Но нормы расхода топлива на обычные складские погрузчики вряд ли там можно найти.

Стоит отметить, что на некоторые модели погрузчиков (используемых в строительстве) нормы расхода топлива установлены в других нормативных документах.

Если вы используете модель погрузчика, не названную в Нормах № 43, то можете определить нормы расхода топлива (как правило, из расчета на 1 моточас работы) самостоятельно, используя технологические нормы, приведенные в техдокументации завода-производителя, или рассчитав их с использованием технических данных, указанных в техдокументации.

Важно! Возможность установить такие нормы устанавливает специально созданная комиссия предприятия (п.п. 2.2.1 Норм № 43 говорит о том, что комиссия должна состоять не менее чем из трех специалистов предприятия). Поэтому приказом руководителя предприятия должна быть создана специальная комиссия по предприятию.

Результаты рассмотрения комиссии оформляются Актом об установлении норм расхода топлива на работу погрузчика, который утверждается руководителем предприятия. При желании, установленные комиссией нормы можно утвердить в ГП ГосавтотрансНИИ, подав им на рассмотрение один экземпляр составленного комиссией акта (такие услуги предоставляются на платной основе).

Если вы планируете передавать нормы на утверждение в ГП ГосавтотрансНИИ, то используйте «шаблонную» форму акта об установлении норм расхода топлива, приведенную в Приложении Е Норм № 43.

Если в техдокументации завода-производителя погрузчика отсутствуют нормы или технические данные, необходимые для их расчета, то установить нормы расхода топлива предприятие может, опять же, с помощью специально созданной на предприятии комиссии, проведя контрольные замеры расхода топлива (исходя из п.п. 2.2.2 Норм № 43 таких замеров должно быть не менее трех).

Результаты замеров усредняются, оформляются Актом контрольных замеров расходов топлива и утверждаются руководителем предприятия. Если будете передавать нормы на утверждение в ГП ГосавтотрансНИИ, то используйте «шаблонную» форму акта, приведенную в Приложении Ж.

На случай недопонимания с налоговиками отметим, что в целом суды склонны считать, что расход ГСМ не обязательно должен соответствовать Нормам № 43, но списание ГСМ обязательно должно быть урегулировано внутренними приказами предприятия и подтверждено соответствующими расчетами.

С нормами определились. Далее, естественно, нужен первичный документ, подтверждающий фактическое расходование топлива погрузчиком. Поскольку расход топлива в нашем случае будет привязан не к пробегу, а к отработанным моточасам погрузчика, то такой документ должен фиксировать количество наработанных часов погрузчиком. Для нестроительной спецтехники утвержденной формы такого документа нет — ее утверждает предприятие самостоятельно. При этом такой документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете:

— название документа (формы);

— дату составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

За основу можно взять, к примеру, типовые формы, которые используются для учета работы строительной спецтехники, — например, «Рапорт о работе строительной машины (механизма)» типовой формы № ЕБМ-3 (утверждена приказом Минстата от 13.06.97 г. № 149). В любом случае в таком первичном документе должно фиксироваться:

— количество отработанных погрузчиком часов за смену;

— расход топлива за смену (остаток топлива на начало смены, расход, остаток на конец смены).

Такой документ может составляться как каждый день, так и раз в неделю или раз в месяц.

Нормы расхода топлива погрузчика: как рассчитать правильно

Один из основных вопросов, который задают себе владельцы погрузчиков, — как рассчитать расход топлива. Конечно, в сводной таблице технических характеристик производителем указывается расход топлива на единицу измерения мощности (кВт или л.с.) в граммах, но ясного представления, сколько же на практике потребуется горючего для работы, это не дает

Как подсчитать норму расхода топлива вилочного автопогрузчика за один моточас?

Норма расхода топлива определяется по следующей формуле:

Q = Nq/ (1000Rk1)

* — используются данные с кривой характеристики мощности

Удельный расход топлива и мощность двигателя можно узнать в инструкции по техобслуживанию, в которую внесены данные в виде кривой удельного расхода топлива, построенной специалистами завода-производителя на основе результатов испытания двигателя в различных режимах.

На практике максимальная частота вращения двигателя достигается простым способом: педаль акселератора выжимается до упора. И погрузчик разгоняется, едет на подъем с нагрузкой, поднимает груз на максимальную высоту с максимальной скоростью. Конечно, в таком режиме машина работает лишь какую-то часть смены. Это и приводит к необходимости применения коэффициента k1, который характеризует работу на максимальных оборотах. Это своего рода индивидуальный показатель специфики рабочего процесса.

Удельный расход топлива и мощность двигателя можно узнать в инструкции по техобслуживанию

К примеру, арендованный дизельный вилочный погрузчик эксплуатируется на загрузке фур и разгрузке вагонов практически всю 8-часовую смену, но не преодолевает уклоны, и так как обслуживаемые площадки не расположены выше 1,5-2 метров от пола, то ему нет необходимости использовать максимальную высоту подъема вил. Максимальная частота вращения двигателя силового агрегата используется лишь, когда автопогрузчик разгоняется для преодоления расстояния между зонами выгрузки и погрузки. Приблизительно это занимает одну третью часть его рабочего времени.

Но ситуация может быть и несколько другой: при 24-часовой работе предприятия отгрузка продукции проходит 2 раза в сутки по 2 часа. Во все остальное время погрузчики используются со средней или минимальной интенсивностью. То есть, коэффициент, который характеризует соотношение времени работы с минимальной и максимальной нагрузкой, в первом случае будет выше.

Точная его величина определяется через замер времени, когда вилочный погрузчик поднимает груз максимального веса, преодолевает сопротивление дорожного покрытия (движение по уклону, разгон и т.п.). При суммировании данных показателей получается время эксплуатации, в течение которого силовой агрегат машины подвергается максимальным нагрузкам. Это время необходимо вычесть из общей продолжительности рабочей смены.

Новая техника, не прошедшая обкатку, показывает больший расход, чем та, на которой двигатель уже отрегулирован

Требуемый коэффициент — отношение времени работы с минимальной (70%) и максимальной нагрузкой (30%). То есть, если машина эксплуатировалась с максимальной нагрузкой 30%, то коэффициент равняется: 70%:30% = 2,3. Пример: вилочный погрузчик Komatsu АХ50, укомплектованный двигателем 4D92E мощностью 33,8 л.с. Треть длительности смены эксплуатируется на максимальных оборотах.

Q = 33,8 х 202/(1000 х0,85 х2,3) = 3,49 л/моточас.

Норма расхода топлива вилочного погрузчика. Практические аспекты

Смотрите Все объявления о продаже складской техники

Практика немного отличается от теоретических выкладок. На показатели расхода топлива оказывают влияние продолжительность времени, когда погрузчик работает на максимальных оборотах, удельный расход топлива и мощность двигателя. Новая техника, не прошедшая обкатку, или машины с большим пробегом показывают больший расход, чем те, на которых двигатель уже отрегулирован. Завышенный расход топлива будет выявлен и при специальном тестировании при работе с предельной нагрузкой: 1,5-тонный автопогрузчик может показать расход 5…6 литров в час (при средней норме — 3 литра в час).

Стоит обратить внимание, что нагрузка на двигатель в реальных условиях меньше, чем при тестовых условиях. Для определения расхода топлива на списание необходимо проведения контрольных замеров.

Приведем хронометраж для вилочного погрузчика Komatsu ВХ50. Рабочие операции: перемещение грузов в вагоны, разгрузка фур.

Показания основаны на данных ряда российских компаний

Департамент общего аудита по вопросу учета ГСМ для погрузчика

Ответ

О нормах расхода топлива

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Таким образом, НК РФ не содержит условий о необходимости нормирования расходов на содержание служебного транспорта, в том числе расходов на приобретение ГСМ.

Аналогичное мнение содержится в Письме Минфина РФ от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875:

«На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). При этом Кодексом не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.

Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р.»

В данном Письме Минфин РФ подчеркнул рекомендательных характер Методических рекомендаций.

При этом, ранее Минфин РФ придерживался противоположной позиции. Например, Письме Минфина РФ от 03.09.10 № 03-03-06/2/57:

«Таким образом, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 N АМ-23-р.»

Судебная практика по данному вопросу складывается следующим образом.

В Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.08 по делу № А09-3658/07-29 содержится вывод:

«В части непринятия в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, затрат на приобретение ГСМ в сумме 354 780 руб. Инспекция исходила из необоснованного установления Обществом нормы расхода ГСМ на автомобиль Нисан в размере 18 л. на 100 км., а также из отсутствия должного оформления путевых листов, а именно в нарушение Постановления Госкомстата России N 78 от 28.11.1997 они заполнялись водителем не ежедневно, не указывалось количество пройденных километров

Разрешая спор в названной части, суд правомерно указал, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» N Р3112194-0366-03, утвержденные Минтрансом РФ 29.04.2003), на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер.»

В данном Постановлении суд пришёл к выводу, что НК РФ не предусматривает нормирование расходов на ГСМ, а нормы расхода, утверждённые Минтрансом РФ носят рекомендательный характер.

«Следует заметить, что статья 265 Налогового кодекса Российской Федерации не предусматривает включения в состав внереализационных расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль сверхнормативные расходы по топливу.

Как следует из материалов дела, расчет нормы расхода ГСМ является элементом учетной политики организации, они утверждаются приказом руководителя организации.

Ссылка Общества на «экономию» топлива по отдельным транспортным средствам как доказательство возможности перерасхода топлива по другим транспортным средствам не может быть принята, поскольку расход топлива рассчитывается по каждому конкретному транспортному средству, показания машинограмм, в которых отражается расход горючего согласно путевых листов за июнь 2006 по автоколоннам N 6,7,8, правомерно не приняты во внимание.

При указанных обстоятельствах Обществом в нарушение пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации отнесены на расходы необоснованные затраты за счет того, что при списании топлива за июнь 2006 в сумме 10 656 рублей превышены нормы расхода топлива.»

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.12 по делу № А27-8757/2011 содержится следующий вывод:

«По эпизоду включения затрат на горюче — смазочные материалы (далее — ГСМ), превышающие нормы расхода ГСМ, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Суд апелляционной инстанции, проанализировав положения статей 252, 264, 313 НК РФ, Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», учитывая письма Министерства финансов Российской Федерации от 04.05.2005 N 03-03-01/1/223, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, Методические рекомендации, введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р, установил, что налоговое законодательство не содержит ограничений по учету расходов на ГСМ и конкретного перечня первичных документов, непредставление которых является основанием для отказа налогоплательщику в учете в составе расходов фактически понесенных затрат.

Судом установлено и следует из материалов дела, что общество включило в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в 2008, 2009 годах, затраты на ГСМ в части, превышающей нормы расхода на ГСМ, которые рассчитаны налогоплательщиком самостоятельно на основании вышеуказанных рекомендаций и утверждены приказами общества; представленные налогоплательщиком документы, в частности, путевые листы (форма N 3), акты на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего, свидетельствуют об учете сверх установленных норм расходов на ГСМ в указанных периодах.

Действительно глава 25 НК РФ не предусматривает нормирование расхода ГСМ, более того, не содержит и отсылок к нормам, вместе с тем спорные суммы расходов должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере с учетом положений статьи 252 НК РФ о необходимости экономического обоснования произведенных расходов; доказательства указанного обоснования в силу части 1 статьи 65 АПК РФ должен представить налогоплательщик.

Довод налогоплательщика о правомерности включения спорных сумм затрат на ГСМ в состав расходов судом апелляционной инстанции обоснованно отклонен, как неподтвержденный достаточными доказательствами, обосновывающим производственный характер спорных затрат, их экономическую оправданность, следовательно, правомерность их включения в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При этом судом приняты во внимание приказы, изданные самим налогоплательщиком и устанавливающие нормы расхода ГСМ в зависимости от марки автомобиля.

Убедительных доводов, основанных на доказательственной базе, кассационная жалоба налогоплательщика по рассматриваемому эпизоду не содержит.

С учетом изложенных обстоятельств кассационная инстанция считает обоснованным вывод суда о неподтверждении налогоплательщиком правомерности включения указанных затрат в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.»

Суды пришли к выводу, что несмотря на то, что НК РФ не содержит условий о нормировании расходов на ГСМ, данные расходы должны быть экономически обоснованы (в том числе они должны соответствовать нормам расхода, разработанными налогоплательщиком).

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.15 № Ф08-5527/2015 по делу № А53-24671/2014 содержит следующий вывод:

«Доначисляя обществу налог на прибыль инспекция руководствовалась данными о нормативах самого налогоплательщика: приказ об установлении норм расхода топлива на 2012 год от 30 декабря 2012 года N 107. Налогоплательщик сам определил норму расхода топлива, так как в Методических рекомендациях по норме расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 года N АМ-23-р, отсутствует информация по автобусам, используемым обществом. Произведя расчет на основе километража, указанного в путевых листах налогоплательщика, и нормах расхода ГСМ, определенных в приказе общества от 30 декабря 2012 года N 107 (т. 1, л.д. 83, 91-128), инспекция установила значительное превышение расходов общества на ГСМ.

Податель кассационной жалобы не учитывает, что инспекция доначислила налог на прибыль не в связи с отсутствием путевых листов, а в связи с тем, что имеются существенные основания полагать использование обществом меньшего количества топлива на маршрутах, по которым представлены путевые листы. Суды установили, что расхождения между нормативами, утвержденными обществом, и заявленными объемами приобретенного ГСМ являются существенными.»

В данном судебном решении рассматривался вопрос о списании ГСМ в объёмах, существенно превосходящих установленные налогоплательщиком нормы расхода топлива.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что несмотря на то, что нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено положениями НК РФ, утвержденные организацией нормы расхода топлива являются документом, подтверждающим экономическую оправданность расходов (в пределах установленных норм).

О подтверждающих документах

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль необходимо наличие документов, составленных в соответствии с нормами действующего законодательства.

Перечень документов, подтверждающих расходы на ГСМ, указан в Письме Минфина РФ от 11.01.06 № 03-03-04/2/1:

«В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного. Причем расходы, перечисленные в запросе, учитываются по служебному автотранспорту, принадлежащему банку на праве собственности и относящемуся к амортизируемому для целей налогообложения имуществу.

В отношении организации налогового учета расходов на содержание служебного автотранспорта, принимаемых для целей налогообложения прибыли, гл. 25 Кодекса не предусматривает особенности оформления и формирования первичных документов.

В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и т.п.). При этом согласно Разъяснению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа при условии, что разработанный путевой лист будет содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».»

Следовательно, по мнению Минфина РФ подтверждающими документами являются:

путевые листы (в т.ч. разработанные самостоятельно);

кассовые чеки.

Однако, следует отметить, действующим законодательством не предусмотрена обязанность по составлению путевого листа на работу автопогрузчика, не покидающего территорию склада, равно как и не предусмотрена специальная форма путевого листа.

Обращаем Ваше внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013 по делу № А51-22128/2012:

«Основанием для доначисления налога на прибыль организаций и НДС, исчисления пени и штрафа в оспариваемых суммах явился вывод налогового органа о необоснованном отражении в расходах 2010 года затрат на списание дизельного топлива в количестве 9733 литров на сумму 162 423 руб. 49 коп. (127 912 руб. 15 коп. по актам списания дизельного топлива на контейнерный погрузчик Toyota 62-8FD15 V3000 и 34 510 руб. 85 коп. по актам списания дизельного топлива на погрузчики ТСМ и ТСМ LT-34/2). Представленные обществом в ходе выездной проверки акты на списание дизельного топлива не приняты инспекцией в качестве надлежащих первичных документов.

На основании имеющихся в деле доказательств, исследованных согласно требованиям, предусмотренным статьями 65, 71 АПК РФ, суды, учитывая, что заявитель не относится к автотранспортным организациям, осуществлял эксплуатацию автопогрузчиков только в пределах территории склада, обоснованно пришли к выводу о том, что в рассматриваемом случае путевой лист не является обязательным первичным документом по учету работы контейнерных погрузчиков, выполняющих погрузо-разгрузочные работы и работы по перемещению угля по территории склада.

При этом суды правомерно исходили из того, что общество вправе применять иной документ, подтверждающий произведенные расходы на использование дизельного топлива и содержащий реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».»

В данном Постановлении суд пришёл к выводу о том, что путевой лист не является обязательным документом для автопогрузчиков, работающих на территории склада, а для подтверждения расходов достаточно составить акт на списание.

Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, для списания расходов на ГСМ по работе автопогрузчиков целесообразно составлять следующие документы:

утвержденные руководителем нормы расхода топлива;

документ, подтверждающий количество отработанных часов;

чеки или иные документы, подтверждающие приобретение топлива.

Отсутствие каких-либо указанных документов, по нашему мнению, может привести к спорам с налоговыми органами.

Коллегия Налоговых Консультантов, 30 августа 2017г.

Аналогичное мнение содержится в Письмах Минфина РФ от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.13 № 03-03-06/2/12

Распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

Аналогичное мнение содержится в Письмах Минфина РФ от 14.01.09 № 03-03-06/1/15, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6

Определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ

Определением ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ

Аналогичное мнение содержится в Письме Минфина РФ от 07.04.06 № 03-03-04/1/327

За исключением используемого в целях охраны труда Приложения № 6 к «ПОТ РМ-008-99. Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт)», утверждены Постановлением Минтруда РФ от 07.07.99 № 18

Назад в раздел

Какие первичные документы по использованию ГСМ на строительном участке обязательны к применению для:
— буровых установок,
— экскаваторов,
— бульдозеров,
— погрузчиков,
— бетоносмесителя CARMIX,
— автомобиля КамАЗ,
— другой строительной техники?
Достаточно ли ведомости по заправке ГСМ на объекте в разрезе каждой единицы техники?

26 апреля 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Списание ГСМ осуществляется на основании акта. В указанный акт включаются данные из путевых листов, составленных на работу автомобилей, и путевых листов (рапортов, расчетных листов), составленных на работу спецтехники.

Обоснование вывода:
В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), при условии, что затраты, понесенные для осуществления деятельности:
— экономически обоснованы;
— направлены на получение дохода;
— документально подтверждены.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Подтверждающими документами в целях налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ)*(1).
Как указывает финансовое ведомство, для подтверждения расходов, учитываемых для целей налогообложения, используются первичные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и имеющие обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 названного закона, письма Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458).
Таким образом, первичные учетные документы служат основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете и информации для определения налоговой базы в налоговом учете (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации документально необходимо подтвердить такой факт хозяйственной жизни организации, как использование горюче-смазочных материалов (ГСМ) для производственных нужд.
В бухгалтерском учете ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, далее — Методические указания). Под ГСМ следует понимать любые виды топлива (бензин, газ, дизтопливо и пр.), а также масла и смазки. В налоговом учете организация может учитывать расходы на ГСМ либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ (топливо (газ, дизтопливо, бензин), масла, смазки), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как затраты на содержание служебного транспорта. Все зависит от того, как используется то или иное транспортное средство.
Налоговым законодательством расходы на ГСМ прямо не отнесены к нормируемым, поэтому организация может учесть расходы на ГСМ в размере фактических затрат. Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для транспортных средств налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (письмо Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875). В рассматриваемом случае следует руководствоваться п.п. 9, 10, 11, 12, 15 Методических рекомендаций.
МПЗ списываются с учета в производство на основании актов на списание МПЗ (п. 98 Методических указаний, постановление Двадцатого ААС от 25.05.2009 N 20АП-1770/2009 (определением ВАС РФ от 06.04.2011 N ВАС-16264/09 оставлено без изменения)).
Форма данного документа не установлена, поэтому организация должна его самостоятельно разработать с учетом ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
По мнению уполномоченных органов, для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно. Документы об оплате ГСМ подтверждают лишь факт покупки и оплаты топлива, но не подтверждают использование транспорта в производственных целях. То же самое можно сказать о ведомости по заправке ГСМ, так как эта ведомость подтверждает лишь наполнение топливного бака транспортного средства и спецтехники, но не количество, которое использовано организацией фактически в производственных целях (разница между количеством залитого в бак топлива и его остатком в баке).
Уполномоченные органы считают, что документом, который подтверждает использование транспорта в производственных целях и, как следствие, обоснованность затрат на ГСМ, является путевой лист. Таким образом, если организация не оформляет путевые листы (или оформляет их не полностью), это является основанием для непризнания налоговым органом расходов на ГСМ. При этом многие суды поддерживают позицию налоговых органов (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 12.10.2007 N 28-11/097861, постановления АС Уральского округа от 03.10.2018 N Ф09-5972/18, АС Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/18, АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16, АС Северо-Кавказского округа от 11.09.2015 N Ф08-6427/15).
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — постановление Госкомстата N 78) утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов.
В рассматриваемой ситуации из приведенных в указанном постановлении документов организация может использовать формы: N ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины» и (или) N ЭСМ-3 «Рапорт о работе строительной машины (механизма) (для учета работы бульдозеров, экскаваторов, кармиксов, буровых установок, погрузчиков). Если какие-то виды техники являются колесными транспортными средствами с закрепленным на них специальным оборудованием (например, погрузчики, буровые установки), то для учета их работы можно использовать форму N 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля». Для учета работы грузового автомобиля можно использовать форму N 4-п «Путевой лист грузового автомобиля».
Обратим также внимание, что с 01.01.2013 (дата вступления в силу Закона N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в том числе утвержденные постановлением Госкомстата N 78), не являются обязательными к применению. При этом организации вправе применять при оформлении хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов либо формы документов, разработанные самостоятельно (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243).
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, и их формы утверждаются в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Например, необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов автомобильным транспортом продиктована ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав). Поэтому составление его является обязательным.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления, в частности, перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили, например, автомобили КамАЗ (п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, далее — Приказ N 152).
Необходимо учитывать, что бульдозер, трактор, экскаватор не являются автомобильным транспортом и потому подлежат регистрации в органах гостехнадзора (п. 2 постановления Правительства РФ от 12.08.1994 N 938). Поэтому положения Устава и Приказа N 152 при эксплуатации спецтехники не применяются (ч.ч. 1, 2 ст. 1 Устава), что нельзя сказать о грузовых автомобилях или специальных автомобилях.
Таким образом, организация обязана оформлять путевые листы на грузовые и специальные автомобили. Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований Приказа N 152 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, либо можно использовать унифицированные формы N 4-п и N 3 спец.
В отношении спецтехники также необходимо оформлять документ (например, путевой лист либо расчетный лист или рапорт), который должен содержать, помимо реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, также данные: о собственнике техники, машинисте (водителе), о государственном регистрационном знаке техники, о месте работы техники, показания спидометра (время работы двигателя), о количестве топлива в баке на начало работы на участке (смены), о количестве полученного во время работы топлива, о количестве топлива в баке по завершении работы (смены). Можно использовать унифицированные формы N ЭСМ-2 и (или) N ЭСМ-3.
Данные из путевых листов (расчетных листов, рапортов) за месяц (можно за день) включаются в акт на списание ГСМ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Примерная форма путевого листа грузового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции от 7 ноября 2017 г.) (подготовлено экспертами компании «ГАРАНТ»);
— Примерная форма акта списания горюче-смазочных материалов (подготовлено экспертами компании «ГАРАНТ»);
— Спецтехника на производственном предприятии (Л.А. Козырева, журнал «Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2017 г.);
— Составляем акт списания ГСМ, чтобы отразить в налоговом учете весь фактический расход топлива (М. Иванов, «Российский налоговый курьер», N 3, февраль 2015 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества