Сдан в архив

Содержание

Что делать с документами ликвидируемой организации?

Когда бизнес приходится закрывать, все бумаги следует передать на хранение в Госархив или специализированную фирму. Нет исключения ни для коммерческих фирм, ни для государственных. Это делается вследствие того, что после закрытия компании может возникнуть ситуация, когда необходимо будет поднять документы, ранее оформленные в процессе деятельности фирмы.

сдача документов в архив при ликвидации порядок действий фото

Согласно статье 23 части 10 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при закрытии негосударственных организаций ликвидационная комиссия передает документы на хранение в архив (государственный или муниципальный, на основании подписанного между ликвидатором или конкурсным управляющим договора).

В соответствии со статьей 17 части 1 этого закона, организации обязаны хранить документацию в течение сроков, которые установлены федеральными законами, а также иными правовыми актами РФ.

Какие документы необходимо сдать в архив при закрытии фирмы?

1. Все протоколы, ведомости и все то, что было оформлено в ходе деятельности предприятия и включено в состав Архивного фонда государства.

2. Трудовые договоры, приказы, личные и учетные карточки работников, ведомости, а также другие бумаги, касающиеся личного состава предприятия.

3. Архивные справки, акты и другие бумаги, которые были составлены во время функционирования организации, срок хранения которых еще актуален.

После их приема в архивную организацию эта процедура должна быть зафиксирована актом приема-передачи, а его второй экземпляр отправлен в регистрирующий орган.

Архив ликвидированных предприятий

После закрытия фирмы вся документация передается в специальное учреждение − архив. Регламентируется этот процесс архивным законодательством Российской Федерации.

В какой архив сдаются документы?

Это может быть государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Если вы не владеете такими тонкостями, то юристы компании «Старт» помогут вам в процессе ликвидации Общества от подготовки полного комплекта документов для регистрации ликвидации компании, до сдачи в архив вашей документации.

Узнать у специалиста
Узнать у специалиста

Где хранятся документы ликвидированного предприятия?

1. При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.

2. Если такого договора не было, архив примет на хранение лишь то, что касается личного состава работников.

3. Место хранения документации определяется главой ликвидационной комиссии, то есть не подлежащие обязательной передаче в архив протоколы, ведомости, заявления можно передать по акту кому-то из участников Общества.

Все из бланков, чеков, накладных и прочего, не содержащих никакой ценной информации и срок хранения которых уже истек, по указанию ликвидатора может быть уничтожено посредством:

  • шредирования;
  • сжигания;
  • выездного уничтожения.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

В государственный или муниципальный архив, в зависимости от юридического адреса предприятия и подведомственности.

Исполненные кадровые бумаги сдаются, во-первых, в срок не позднее 3-ех лет со дня их выхода из документооборота. Во-вторых, при сдаче личных дел сотрудников, кадровых учетных регистров и прочих бумаг кадрового учета следует провести архивную обработку в соответствии с требованиями законодательства.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Письма, корреспонденция, отчетность и др. компании делятся на несколько категорий. Все зависит от установленного срока хранения:

  • постоянного (связанные с хозяйственной деятельностью предприятия);
  • длительного (более 50 лет, т.е. историческая справка организации и бумаги по личному составу);
  • временного (менее 10 лет, те, что не содержат важной информации).

Срок хранения конкретного акта, приказа и т.п. может определить специалист, создав, к примеру, комиссию из архивных работников.

Сколько стоит сдать документы в архив при ликвидации?

Записавшись на консультацию к нашим юристам или, заказав звонок на нашем сайте, вы можете узнать об актуальных ценах сдачи документации в архив.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

В статье 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что граждане и должностные лица, которые нарушают закон об архивном деле несут административную, гражданско-правовую, а также уголовную ответственность.

Согласно статье 13.20 КоАП РФ возможно предупреждение должностного лица или административный штраф в размере 300-500 рублей.

Согласно статье 13.25 КоАП РФ на должностных лиц налагается штраф − от 200 500 р. до 500 000 рублей. На юридических лиц − 200-300 тыс. рублей.

Срок сдачи документов в архивы ликвидированных фирм

Законодательством РФ не установлены сроки сдачи документации. Но на практике эта процедура осуществляется до внесения записи в ЕГРЮЛ о закрытии юридического лица. Поскольку ликвидационная комиссия ответственна за передачу документов.

Где находится архив ликвидированных организаций Москвы?

Центральный государственный архив Москвы находится по адресу: ул. Международная, д. 10, стр. 1.

У вас есть вопросы? Напишите нам

С прекращением функционирования работы справка о том, что предприятие ликвидировано, является главным подтверждением его закрытия. Обычно сделка выполняется при сложных экономических условиях, при наличии внешних факторов, разделения структуры компании. Законодательство регулирует всю процедуру, определяет права и обязанности сотрудников организации, что подтверждено государственными документами.

Полная аннуляция фирмы

Добровольная процедура выполняется владельцами учреждения или другими органами, у которых по документации есть такие права. Во время процесса может происходить разделение или выделение подразделений фирмы с созданием юридических лиц. Полномочия на выполнение такой работы есть у государственных органов и суда, но в любом случае выдается одна справка.

Принудительная процедура производится на основе решения суда, когда иск подает антимонопольный комитет. С изменением правового статуса предприятия создается передаточный акт и разделительный баланс, в которых есть сведения о правопреемстве, кредиторах, дебиторах, обязательствах. Документация создается после выполнения инвентаризации, на основе которой выявляется информация об активах, имуществе и счетах учреждения.

Документацию рассматривают учредители, которые вместе с уставами передают сведения об образовании новой компании, в том числе и ООО. Во время сделки реорганизованного учреждения его обязанности и права передаются по передаточному и разделительному балансу. Справка о ликвидации компании является законным подтверждением его закрытия, поскольку она выдается после внесения необходимых записей в государственные органы.

Что необходимо учитывать при закрытии организации?

Процесс закрытия юридического лица достаточно распространенный сегодня. Сначала решение принимается владельцами учреждения, потом устанавливается порядок и состав комиссии: это может выполняться по личному решению владельцев, истечению сроков уставной документации, выполнению целей работы. По форме компании может отличаться реорганизация, но процедура похожа, и справка о закрытии выдается одна.

Ликвидация выполняется на основе следующих особенностей, установленных государством:

  • когда принято решение изменить правовую форму, то за 3 дня необходимо подать в налоговую инспекцию заявление, написанное по общепринятому образцу;
  • если это обязательство нарушается, то предприятие обязано выплатить установленный штраф;
  • документация может отправляться в налоговую инспекцию почтой с пометкой о вручении.

После рассмотрения заявки обязательно создается запись в едином реестре о ликвидации, на основании чего и предоставляется справка. После этого организация не имеет право создавать филиалы, быть учредителем других компаний. Обязательно должен быть назначен период, в течение которого могут приниматься претензии кредиторов.

Где получить необходимые документы?

Налоговая инспекция на протяжении 5 рабочих дней должна выполнять ликвидацию учреждения. Если не было выявлено нарушений в документации, то сведения вносятся в ЕГРЮЛ, где взять нужно и саму справку. Это подтверждает, что компания прекращает свою деятельность.

Если предприятие ликвидировано, то где брать справку? Выдачей такой документации занимается ЕГРЮЛ, который включает сведения о создании, измени и закрытии компаний. Если были выявлены нарушения в чем-то, то предоставляется справка о непроведении ликвидации.

В случае отказа со стороны представителя ИФНС, юридическое лицо вправе обратиться в Арбитражный суд страны для оспаривания принятого решения. Но для этого необходимы веские основания. Иск подается в одностороннем порядке с полным описанием претензий.

Какие справки нужны юрлицу?

Где получить документ, не зависит от формы учреждения. Иногда налоговая начинает заниматься ликвидацией через 2 месяца после решения, и это время требуется для уплаты возможных задолженностей, что заметно облегчает весь процесс. Это нужно для прекращения обязательств перед сотрудниками, партнерами, кредиторами.

Чтобы облегчить процесс, учреждения могут обращаться в юридические компании, где профессионалы консультируют по всем вопросам реорганизации. Сотрудники подскажут, какие справки нужны для полного завершения ликвидации, подготовят необходимые документы, подадут документацию в соответствующие органы. Грамотно выполненная процедура позволяет закрыть предприятие по всем правилам.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 2 августа 2017 г.

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сдача документов в госархив — процесс достаточно сложный, кропотливый, требующий знания многих нюансов

Сдача документов в госархив — процесс достаточно сложный, кропотливый, требующий знания многих нюансов, поэтому все больше кадровиков предпочитают обращаться к профессионалам, которые смогут гарантировать минимальные сроки передачи, полное соответствие процедуры действующим на территории РФ законам, предписаниям. Но обо всем по порядку.

Причины передачи документов в госархив

Итак, когда может понадобиться передача документов в госархив? Во-первых, если речь идет об организациях, проходящих процедуру ликвидации. В частности, если организация представляет собой источник комплектования государственного или муниципального архива (префектуры, управы, министерства, отдельные ГУПы и так далее), осуществляется досрочный прием — предприятие не ликвидировалось, но находится на этапе ликвидации. Кроме того, с необходимостью сдачи документов в госархив сталкиваются также те организации, которые работают достаточно долгое время.

Работы по подготовке документов к передаче в госархив

В любом из вышеперечисленных примеров работники предприятий сталкиваются с необходимостью передачи документов в госархив — а это обязательное составление описи, тщательная обработка передаваемых документов и множество иных нюансов, на которые нужно обращать внимание и необходимо знать.

Передача документов в госархив: нюансы, о которых нужно знать

Итак, как уже говорилось выше, передача документов в госархив выполняется в соответствии с определенными требованиями, а именно в соответствии с требованиями закона 125-ФЗ, «Перечня типовых управленческих документов». Передача документации в государственный архив возникает при утрате актуальности документами, при этом сами документы сохраняют информационную и/или юридическую ценность.

Стадии сдачи документов в госархив

Сдача документов в госархив включает в себя несколько стадий: подготавливаются документы, предназначенные для хранения; составляется их опись (особо важные документы дублируются); документы передаются в архив; составляется акт о приеме. Каждый из этих этапов требует определенных знаний, навыков — любые ошибки могут привести к отказу архивных работников принять документацию. В этом случае подготовку документов придется осуществлять снова — а это лишние затраты времени, нервов. Именно поэтому сегодня решение такой задачи, как передача документов в госархив, обычно доверяется профессионалам.

Архивные компании при передаче документов в госархив

Для того, чтобы сдача документов в госархив была проведена безупречно, достаточно найти архивную компанию, специалисты которой имеют большой опыт работы в области передачи документов на архивное хранение. Именно такой компанией является «Архивный эксперт». Наши специалисты тщательно подготовят всю необходимую документацию, составят опись и осуществят передачу документов в госархив в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Высокое качество услуг

Мы не просто обработаем должным образом все документы, но даем гарантию того, что госархив примет их на хранение, и вы будете избавлены от необходимости самостоятельно готовить документы, тратя свое время, силы, рабочие ресурсы. Если вас интересует передача документов в госархив, и вы рассчитываете на минимальные сроки и высокое качество выполнения задачи, обращайтесь к профессионалам.