Распределение обязанностей в бухгалтерии

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

  1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
  2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
  3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
    • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
    • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
    • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
    • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Важно!

Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная. Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций. Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.

Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

  • перечень продуктов, которые производит участок;
  • количество действий, связанных с их выполнением;
  • эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии

Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.
Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Какой должна быть эффективная бухгалтерия

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

  • обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
  • имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
  • знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
  • имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
  • умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
  • имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Штатная бухгалтерия

Аутсорсинговая компания

цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятся

бухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании

небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерами

в штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.)

при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнеса

отношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск)

бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчет

проактивная позиция обслуживающей команды

Выводы

С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.

Заказать услугу

5 мифов о бухгалтерах

Некоторые из нас думают, что ещё кое-что знают о бухгалтерах. Признайтесь, и вы во власти распространённых стереотипов? Накануне 21 ноября – Дня бухгалтера – мы решили разобраться, соответствуют ли наши специалисты сложившимся в народе убеждениям.

Миф №1. Бухгалтеры – серьёзные и скучные

С таким утверждением спорить очень сложно. Профессия действительно располагает к серьёзности, и за день бухгалтерам приходится выполнять десятки операций, которые вполне можно назвать скучными. Словом, не позавидуешь.

Но! Ни в каком другом подразделении «Социума», наверное, не смеются столько, сколько в бухгалтерии… Может быть, это связано как раз с особой серьёзностью этой работы, которая требует сосредоточения и ответственности, а следовательно, гигантского напряжения.

И хотя на каверзный вопрос, «считаете ли вы свою профессию весёлой?», бухгалтеры «Социума» в один голос отвечают: «Обхохочешься!» (и это, естественно, с ироническим подтекстом), каждый из них считает, что в любом деле должно быть место не только подвигу, но и юмору.

Татьяна Чёрная, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– Мы же с цифрами работаем, нам без разрядки нельзя. Достаточно малейшего повода – и начинается хохот.

Резеда Магдеева, старший бухгалтер ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– Это как в мультфильме про Крошку Енота. Улыбнись тому, кто в пруду, и он улыбнётся в ответ. Помните? Улыбнёшься человеку – получишь ответную улыбку. На самом деле, очень легко задать тон и пустить соответствующую «волну» по всем кабинетам. Смотришь: все люди вокруг уже улыбаются и смеются.

– Но без причины не смеёмся, – сурово добавляет Татьяна Викторовна Чёрная. – Только по делу. Мы же бухгалтеры. Положение обязывает. Вот вам случай из практики. Приходит к нам кладовщик. Разбираемся с ним по основным средствам. Кладовщик что-то путано объясняет, наша сотрудница искренне пытается проникнуться всеми его проблемами. Длится это довольно долго. В конце концов, кладовщик срывается: «Ну, женщина, вы меня не понимаете!» Сотрудница тоже не выдерживает: «Я не женщина, я бухгалтер!..» А если серьёзно, то миф о суровой тётке, к которой страшно подойти, развеивается очень легко: когда люди к нам приходят, мы стараемся встречать их улыбкой.

Анна Меркулова, финансовый менеджер ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– В ином бухгалтерском коллективе такие «грымзы» сидят, а у нас все сплошь улыбчивые красотки! Мне кажется, есть места куда суровее бухгалтерии. Вот производства, например… Там всё гораздо сложнее.

Ольга Жаворонкова, главный бухгалтер АО «СОЦИУМ-А»:

– Просто и людям постоянно от нас что-то надо, и нам что-то надо от них: в основном, чтобы все документы были составлены правильно и сданы в срок. Мы часто просим что-то переделать. Мне кажется, что все сотрудники «Социума» относятся к этому с пониманием, поэтому к нам заходить не боятся. А чувство юмора – одно из главных требований к нашей профессии, наряду с внимательностью и ответственностью.

Глубокая сосредоточенность бухгалтеров на своей работе порой создаёт курьёзные ситуации.

Татьяна Чёрная, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– У нас в кабинете сидит клиент, а между бухгалтерами в это время идёт увлечённая беседа – на производственную тему, разумеется: «Ты сделала проводку?», «Как мне лучше сделать проводку?». В общем, весь разговор – о бухгалтерской проводке. Есть у нас такой профессиональный термин. Клиент сидел-сидел, слушал-слушал, потом обиженно говорит: «Пойду-ка я отсюда. Что это вы посреди рабочего дня всё про водку да про водку…»

Выпить бухгалтеры действительно любят – чашечку крепкого чёрного кофе натощак. Без релаксации, как и без юмора, в этой работе нельзя, а кофе, как известно, очень способствует расслаблению.

Ольга Гомина, старший бухгалтер АО «КБ-1»:

– Вот мы приходим с утра, наливаем себе чашечку кофе, берём плитку чёрного шоколада, открываем «Главбух», рабочую почту и начинаем релаксировать… Правда, иногда тут же такая чехарда начинается с беготнёй и срочными делами, что кофе порой так и стоит весь день на столе. А вечером я его холодным допиваю.

Во всяком отделе должна быть своя душа компании. Бухгалтеры «Социума» считают таковой Ольгу Михайловну Гомину. И действительно, не поддаться обаянию и жизнелюбию этого человека очень сложно – проверено на себе.

Вот, казалось бы, такая обычная деталь, неизменная принадлежность каждого бухгалтерского рабочего места – калькулятор. На столе Ольги Михайловны эта деталь сразу привлекает внимание, потому что её калькулятор ярко-красный, задающий тон всей бухгалтерии. Кстати, дело тут не в каком-нибудь там фэншуе. Просто Ольга Михайловна любит красный цвет.

Наталья Шевцова, старший бухгалтер АО «КБ-1»:

– В любой проблеме, касающейся работы, Ольга Михайловна всем поможет, всем подскажет. Опыт у неё большой, знаний много. Профессионал она высокий. Решения принимает на раз. Если надо, сразу включает режим многофункциональности: тут что-то решает, здесь свои задачи выполняет. Умеет на релакс вдохновить. И человек хороший. Мы все с ней дружим и все её любим.

В общем, заходите почаще в бухгалтерию, особенно если хотите поднять себе настроение.

Миф № 2. Бухгалтеры – толстые

Известно, что организм тяжело переносит сидячий образ жизни и стрессы. Отсюда и возникают «профессиональные» проблемы с фигурой и шутки наподобие той, что «у хорошего бухгалтера может не сойтись только юбка». Но бухгалтеры «Социума» и здесь на высоте.

Юлия Коняшина, главный бухгалтер АО «КБ-1»:

– Вообще-то мы все стройны. Среди нас есть такие, которые едят и не поправляются. Какой-то определённой диеты мало кто придерживается, просто стараемся думать о здоровом питании и не есть на ночь. Хотя, на самом деле, всё ужасно, потому что стресс мы заедаем сладостями…

Ольга Гомина, старший бухгалтер АО «КБ-1»:

– Предпочитаем горький шоколад. И ничего он не вредный, и не так уж и вредит фигуре, а для работы мозга очень даже полезный. Нам без сладкого нельзя!

Так что диеты в бухгалтерские традиции «Социума» не входят. Скорее, наоборот: здесь очень любят угощать друг друга домашними вкусностями и делиться рецептами (кстати, подборке рецептов от бухгалтеров мы посвятим отдельный материал).

Например, о кулинарных способностях и особенно о знаменитой пахлаве заместителя главного бухгалтера АО «СОЦИУМ-А» Лианы Саркисовой здесь буквально ходят легенды. И уже многие бухгалтеры сами неоднократно пробовали готовить эту фирменную пахлаву, так как тайны из своей кухни Лиана не делает.

– Мы с мужем родом из Баку, – комментирует Лиана Спартаковна. – Дома предпочитаем кавказскую кухню. Я часто готовлю и долму, и кавказский плов. Помню, когда только пришла в «Социум», кажется, на второй год, я долму на работу принесла. Мы тогда сидели в 20-м корпусе, и народу было немного. А сейчас любой праздник отмечаем всем седьмым этажом – собираются вместе бухгалтеры, юристы, кадровики, менеджеры «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЯ». На всех долмы не наготовишь. Поэтому чаще угощаем сладостями.

Кстати, любимые дни у бухгалтеров «Социума» – как раз те, когда весь этаж собирается, чтобы отпраздновать чей-то день рождения или другое событие. Бухгалтерия в этом случае – один из самых гостеприимных и хлебосольных отделов.

Миф № 3. Призвания «бухгалтер» не существует

Ольга Жаворонкова, главный бухгалтер АО «СОЦИУМ-А»:

– Цифры меня с детства завораживали. Помню, мы с подружкой всё время что-то считали и записывали в зелёных тетрадках в клеточку. У меня в школе был хороший учитель по алгебре и геометрии. Может быть, она и помогла мне определиться – со школы всё и началось. К тому же моя бабушка после окончания войны всю жизнь проработала бухгалтером. Когда пришло время выбирать профессию, я, не задумываясь, пошла на экономический факультет.

Юлия Коняшина, главный бухгалтер АО «КБ-1»:

– Если честно, бухгалтерское дело – это, наверное, всё-таки ремесло и редко для кого творчество. Таких людей немного. Вот Ольга Жаворонкова, пожалуй, исключение. Но удовольствие от этой работы можно получить такое же, как и от творчества. Когда видишь результат, когда у тебя всё хорошо сделано, всё сходится, всё красиво и аккуратно, – это настоящее наслаждение.

Возможно, если бы для работы в бухгалтерии требовалось какое-то особенное, «божественное» призвание, эта профессия не помогала бы тысячам, даже миллионам людей выбраться из сложной жизненной ситуации. Вот, к примеру, в лихие девяностые, когда многие специалисты – инженеры, физики, математики – оказались невостребованными, повсюду шли массовые сокращения, возможность быстро переучиться на бухгалтера спасала от голодной смерти.

Ирина Мавлюдова, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– Мой свёкор ветеран войны, был бухгалтером. Часто рассказывал о том, как ездил на балансовые комиссии, сколько баланса сдал в этом году, сколько в прошлом и так далее. Слушала и думала: боже мой, какой кошмар, какая скука, никогда не буду бухгалтером. Хотя и слышала мнение, что лучшие бухгалтеры – люди с техническим образованием (а я технарь). Вот уж воистину: никогда не говори никогда. В перестройку стала бухгалтером. Считаю, что эту профессию, как и всякую другую, можно любить за то, что она кормит, поит и воспитывает.

– А я генетический бухгалтер в третьем поколении, – с гордостью признаётся заместитель главного бухгалтера АО «СОЦИУМ-А» Анастасия Иванова.

Миф № 4. Бухгалтер – женская профессия

Как мы уже выяснили, во всяком правиле бывают исключения.

Юлия Коняшина, главный бухгалтер АО «КБ-1»:

– Зачастую на проблему – и на профессиональную, и на личную – требуется мужской взгляд. Потому что мужчины рациональны, прагматичны, менее эмоциональны, чем женщины. Есть даже такие разделы бухгалтерии, которые мужчинам особенно нравятся. Так вот, в нашем женском коллективе имеется мужчина. Мы все очень нежно и трепетно к нему относимся. Он спокойный, выдержанный, никогда не допускает паники. Мы можем обсудить с ним любые проблемы, от баланса до домашнего ремонта. И он всегда говорит: спокойно, всё будет хорошо. И очень помогает.

Знакомьтесь: заместитель главного бухгалтера АО «КБ-1» Олег Захаров. Когда мы с радостью сообщили, что коллеги от него в восторге, что все его хвалят, он подозрительно спросил: «Кто это меня хвалит?»

Но признался, что «выживает» в женском коллективе прекрасно:

– Так уж получилось, что я всегда работал в женских коллективах. Привык. Не важно, кто твой коллега – мужчина или женщина. Выделять по половому признаку на работе никого не надо. Хотя, с другой стороны, ничего особенного в этом нет. Есть же женщины-лётчики. Думаю, что мужчины той же профессии их холят и лелеют.

Миф № 5. Бухгалтеры – пессимисты

Ну, умеренная доля пессимизма в этой профессии не помешает. Так даже психологи говорят. Но, просчитывая худшие варианты, надо всегда надеяться на лучший, – так считают бухгалтеры «Социума».

Екатерина Суркова, ведущий бухгалтер ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– Жить легко – не велика премудрость. Главный рецепт – побольше оптимизма и в работе, и в личной жизни. И его надо черпать не в погоде и даже не в других людях, а в себе самом. Вот выходишь из дома – на улице серость, снег, дождь. Хочется спрятаться и спать. Тогда посмотрите в себя, вспомните лучшие моменты – всё будет хорошо!

Светлана Орлова, бухгалтер АО «СОЦИУМ-А»:

– Любая профессия может ежедневно приносить хорошее настроение или плохое – в зависимости от взгляда на неё. Надо верить в лучшее. Смотришь на бухгалтерию только как на рутину – рутину и получишь. Но есть и другой угол зрения. Например, можно сделать что-то, что раньше казалось очень сложным, – и почувствовать себя молодцом. И вот ты уже получаешь отдачу от работы. В этой профессии есть место развитию, личному и карьерному росту. Я люблю наш коллектив за то, что всегда можно, не стесняясь, подойти к любому с вопросом и получить ответ. Молодое поколение в «Социуме» всегда поддерживают и помогают нам во всём.

Анастасия Иванова, заместитель главного бухгалтера АО «СОЦИУМ-А»:

– Я пришла в «Социум» в этом году и влилась в коллектив очень быстро и комфортно. Впервые в моей жизни было, что в первый день на новой работе меня встречали! Коллеги сделали всё, чтобы я не чувствовала себя стеснённо. Словом, атмосфера в любой бухгалтерии зависит от людей. Если в общем настрое преобладает позитив – всегда будет смех, и никакие сложности не страшны!

Ирина Мавлюдова, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– Доводилось мне работать в паре мест, куда шла каждый раз как на каторгу. А здесь уже на собеседовании работать захотелось. С первого дня зацепила атмосфера, отношение к сотрудникам и взаимоотношения между людьми.

Работа в бухгалтерии не отменяет и активной жизненной позиции. Бухгалтеры – самые активные участники всех совместных мероприятий в холдинге. Очень любят новогодние детские праздники «Социума» и ежегодный корпоративный турнир по настольному теннису. Лидия Неретина, Лиана Саркисова, Ольга Жаворонкова – постоянные участницы турнира. В этом году к ним присоединилась Анастасия Иванова.

Лиана Саркисова, заместитель главного бухгалтера АО «СОЦИУМ-А»:

– Турнир по настольному теннису – это настоящий праздник для нас. Он вдохновляет и сплачивает. Мы уже за месяц начинаем тренироваться, проводить друг с другом время в спортивной неформальной обстановке. Любим остаться после работы или пойти поиграть в теннис вместо обеда.

А ещё в этом коллективе очень любят хвалить друг друга. Здесь принято гордиться и восхищаться коллегами.

Вот, к примеру, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ» Ольга Баутина, сама говорит о себе неохотно – очень скромный человек. Зато коллеги с огромным удовольствием восхваляют её на разные голоса:

– Ольга – уникальный человек и бухгалтер, собравший в себе все существующие положительные качества. Мама троих детей. Замечательная мама, замечательная жена и редкий оптимист. Сама делает ремонты. Прекрасно готовит. Семья у неё на здоровом питании. Много времени уделяет развитию детей. Все трое очень талантливые, творческие ребята. И при всём при этом Ольга и на работу приходит не отдыхать. Здесь она тоже многорукий Шива. Очень много успевает. Словом, Ольга у нас всегда в процессе – в поиске себя и правильного пути в жизни.

Лидия Неретина, заместитель главного бухгалтера ООО «СОЦИУМ-СООРУЖЕНИЕ»:

– У нас работают замечательные люди. Это коллектив, который вдохновляет, придаёт силу. Есть хорошие отношения и взаимовыручка – значит, есть желание работать и творческие взлёты непременно появятся! «Социум» вообще вдохновляет хорошими людьми. Холдинг отвечает своему названию: это руководство, ориентированное на социум; это именно сообщество людей, единомышленников, которые делают общее дело и получают от этого удовольствие.

для увечичения фото — кликните по нему

Материал подготовлен при участии, помощи и поддержке главного бухгалтера АО «СОЦИУМ-А» Ольги Жаворонковой и главного специалиста по связям с общественностью АО «СОЦИУМ-А» Екатерины Кураченко. Автор фото: Александр Омельянчук

Основные особенности распределения обязанностей между работниками бухгалтерии

Такая профессия, как бухгалтер, является одной из важнейших на любом предприятии, именно поэтому распределение обязанностей между работниками бухгалтерии играет значимую роль в обеспечении нормальной работы любого предприятия и его руководства.

История возникновения профессии

Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.

Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна – уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.

Сущность системы с тех времен не изменилась, конечно же, появились нововведения, и их немало, но основа осталась неизменной: дебет – приход и кредит – расход, а в итоге все должно сойтись и прийти к нулевому значению. Вначале отмечается переход товаров или услуг в деньги и в обратном порядке, следом вносятся доходы и расходы предприятия, а так же инвестиции или вложения от внешних или внутренних источников. Все передвижения денежных средств фиксируются определенными счетами, которые заносятся в таблицу, имеющую две соответствующие стороны.

Не сложно догадаться, что ее стороны – это дебет или приход, который влечет за собой запись в другой строке именуемой кредит или расход, в ней фиксируются долги приобретенные товары или полученные денежные средства. Дословный перевод этих названий такой: дебет – «должен», кредит – «верит».

Эта система вот уже более половины тысячелетия широко распространена и идеально функционирует. Технические приемы прогрессируют и развиваются, но основа остается старой и проверенной: акт предприятия, фирмы или любого другого учреждения требующего ведения отчетности имеет две записи о приходе и расходе средств.

Выбор работника на должность бухгалтера

Ведение бухгалтерского учета требует от работника следующих требований:

  1. Внимательность. Малейшая ошибка может стоить больших денег предприятию.
  2. Уровень знаний и опыт работы. Очень редко неопытный специалист может проявить себя в хорошем свете, хотя и бывают исключения. Достаточно небольшого опыта работы, но понимания основы бухгалтерского дела для продуктивной работы.
  3. Рекомендации с прошлого места работы. Часто, опираясь на эти данные, можно составить систематический портрет работника и понять, подходит он или нет. Возможно, какие-то рекомендации вызовут подозрения или же наоборот, подтолкнут к решению нанять этого человека.
  4. Образование. Мало кто смотрит на наличие квалификации у специалиста, но это немаловажно при приеме на работу.
  5. Стрессоустойчивость. Работа бухгалтера связана с множеством стрессовых ситуаций, например, отчетности, проверки, недовольства рабочих и начальства и так далее.
  6. Усидчивость. Работа связана с различными расчетами и множеством операций с цифрами, поэтому потребуется полная концентрация внимания на них.

Еще одним требованием является доверительные отношения к бухгалтеру, но это приходит только со временем и после пройденных годовых, квартальных и месячных отчетов.

Продолжительная работа бухгалтера является основой для успешности и процветания предприятия, ведь он будет в курсе всех дел и легко сможет выйти из любой сложившейся ситуации. Взаимопонимание между руководителем и бухгалтером – залог успеха любого дела. Он может подсказать пути выхода из кризисной ситуации, указать, где у фирмы проблемы, а где все хорошо, а так же распланировать дальнейшую безубыточную работу, рассчитав все необходимое до копейки. Именно поэтому нанимать нужно такого сотрудника, работать с которым будет легко, при наличии полного доверия и который сможет объяснить понятными и доступными словами все происходящее в сфере финансовых вопросов.

Суть работы главного бухгалтера

Главный бухгалтер входит в подчинение непосредственно к руководителю. Основные должностные обязанности состоят в следующем:

  • сохранение целостности собственности;
  • контроль всех финансовых потоков;
  • соблюдение рациональности и экономности в использовании ресурсов;
  • разработке стратегий, которые приведут к повышению прибыли.

Главный бухгалтер имеет свою собственную службу на предприятии, которой является бухгалтерия. Она не входит ни в одно из имеющихся подразделений.

Должность главного бухгалтера обязывает иметь высшее экономическое образование, а так же опыт работы от 10 лет в бухгалтерии. Во время отпуска или больничного его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера, который имеет такие же права, но и несет ответственность за совершенные промахи в работе. Если заместитель так же отсутствует, то по приказу директора предприятия назначается ответственный человек, который временно берет на себя обязанности, права и несет ответственность вместе с главным счетоводом.

При назначении на должность и увольнения с нее необходимо проводить тщательные проверки, чтобы не взвалить ответственность предыдущего сотрудника на нового, и для того, чтобы ушедший работник не оставил за собой хвостов. Данные оформляются в виде акта, в который так же входят проверка учета предприятия и всех остальных отчетов, сдаваемых предприятием. Только после полной проверки и подведения ее итогов документ подписывает директор предприятия, тем самым утверждая его. И только после этого может произойти прием на пост или уход с занимаемой должности главного бухгалтера.

Примечателен тот факт, что, несмотря на работу с финансовыми потоками, на работников бухгалтерии не возлагается материальная ответственность за материальные ценности и денежные средства согласно должностной инструкции.

Структура бухгалтерии в целом

Для всех видов финансовой деятельности существует свой бухгалтер, основные должности следующие:

  • главный бухгалтер;
  • заместитель главного бухгалтера;
  • расчетчик заработной платы;
  • бухгалтер кассир;
  • бухгалтер ревизор;
  • бухгалтер по основным средствам и т.д.

Это список является не полным, но тут выделены самые основные и распространенные работники бухгалтерии.

Основные права и обязанности для всех них абсолютно одинаковы:

  1. Ведение бухгалтерского учета и операций хозяйственной деятельности, в которые входит контроль основных средств и затрат, наблюдение за продажами и производством, предупреждение критических финансовых ситуаций на предприятии.
  2. Контроль документации, приходящей непосредственно с производства, и сверка их с фактическими данными.
  3. Отражение согласно операциям на счетах учета, которые непосредственно связаны с основными средствами, запасами материалов для производства и денежных средств.
  4. Составление отчетностей и калькуляций по себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг. В ходе этого определение возможных мест, где образовываются потери и излишние затраты.
  5. Экономический анализ производства, в котором межотраслевые нормативы берутся за основу и проводится корректировка норм затрат на производстве.
  6. Составление отчетностей и подготовка для этого необходимых документов.

Дополнительно работники бухгалтерии осуществляют формирование и ведение базы для хранения финансовой информации и проводят подготовку документов для сдачи отчетности.

В обязанности работников бухгалтерии входит непосредственное наблюдение и контроль над функционированием предприятия. Именно они следят, чтобы параметры работы в соотношении количество-качество не выходили за доступные пределы, а также за соблюдением плановых показателей на производстве и в сфере торговли.

Основные функции бухгалтера – это обеспечение правильного и своевременного учета всего происходящего на предприятии.

Учет ведется в виде документальной отчетности об выполненных операциях. Так же именно на бухгалтера возлагается такая ответственность, как перечисление налогов, различных платежей, регистрация происходящих финансовых, кредитных или расчетных операций .

12 основных качеств успешного специалиста по бухгалтерскому учету

Большинство людей склонны принимать специалиста по бухгалтерскому учету только за бухгалтера, на самом деле, специалист по бухгалтерскому учету — это гораздо больше, чем просто бухгалтер.

В любой области человеческой деятельности специалист — это человек, который является экспертом в выполнении конкретной задачи. Итак, специалист по бухгалтерскому учету — это эксперт в выполнении бухгалтерских функций.

Чтобы эффективно выполнять работу специалиста по бухгалтерскому учету, необходимо развить определенные навыки и качества.

Он должен обладать обширными знаниями принципов и процедур бухгалтерского учета, приобретенными за годы интенсивного обучения и практики. Правила российских стандартов бухгалтерского учета (РСБУ) очень сложны и меняются едва ли не каждый год. Но и эти сложности меркнут по сравнению со всем тем объемом данных, которые требуются для ведения МФСО – международных стандартов финансовой отчетности, которые еще сложнее и еще чаще меняются.

Кроме того, успешный бухгалтер должен обладать определенными качествами, которые делают его особенным специалистом и крайне важным сотрудником. Поэтому, чтобы называться специалистом по бухгалтерскому учету, необходимо обладать навыками и качествами, описанными ниже.

Кроме того, если вы являетесь менеджером по персоналу и хотите нанять хорошего специалиста по бухгалтерскому учету, этот пост также поможет вам понять качества, которые вы должны учитывать, прежде чем выбрать подходящего кандидата.

Психологические качества успешного бухгалтера

  1. Способность к организации: работа бухгалтерии, независимо от конкретных обязанностей, включает в себя необходимость сопоставления множества данных из различных подразделений или отделов. На специалиста по бухгалтерскому учету, а особенно главного бухгалтера в связи с этим ложится еще большая нагрузка. Помимо сопоставления данных, ожидается, что главный бухгалтер будет вести точный учет данных, готовить выписки по счетам и время от времени сверять расхождения в финансовой отчетности. Чтобы выполнять эти функции, не ломая и не совершая дорогостоящих ошибок, специалист по бухгалтерии должен быть очень организованным человеком.
  1. Коммуникативные качества: развитый навык общения — это общая черта хороших бухгалтеров. Как было сказано выше, эта работа предполагает постоянное взаимодействие с сотрудниками других отделов. Таким образом, отличные навыки общения очень важны, чтобы быть лучшим в своей работе. Специалист должен иметь возможность доводить до сведения свои требования как другим сотрудникам, так и руководителям. Также необходимы хорошие способности по работе на компьютере, в том числе, при необходимости — возможность сделать качественную презентацию.
  1. Хорошие навыки счета и аналитические навыки: специалист по бухгалтерскому учету должен быть человеком, который не боится чисел, потому что в его обязанности входит постоянная работа с числами. Предполагается, что он обладает хорошими математическими навыками, и что более важно, он должен уметь проводить анализ на основе сопоставимых данных. Бухгалтерский учет во многом связан с финансовым анализом и интерпретацией. Таким образом, специалист по бухгалтерскому учету является аналитиком в полном смысле этого слова.

  1. Способность быть командным игроком: хороший бухгалтер должен быть хорошим командным игроком, так как его работа тесно связана с работой других сотрудников. Для сбора финансовых данных и последующей работы с этой информацией, бухгалтер целиком полагается на данные сотрудников. Поэтому, чтобы иметь возможность свободно общаться с другими, специалист по бухгалтерскому учету должен обладать исключительными навыками межличностного общения.
  1. Самообладание: хороший специалист по бухгалтерскому учету должен демонстрировать выдержку и собранность, даже работая под прессом внешних обстоятельств. В большинстве организаций специалисты по бухгалтерскому учету несут ответственность за подготовку квартальных, годовых отчетов и самых разных других отчетов. Иногда его команде может быть поручено представить такие отчеты в очень сжатые сроки. В таких случаях обстановка требует большого самообладания со стороны специалиста и его команды для получения точного результата.
  1. Честность: специалист учета должен быть человеком, обладающим твердым характером. Он должен быть кристально честным и заслуживающим доверия. При наличии расхождений или финансовых отклонений в бухгалтерских отчетах некоторых подразделений организации, он должен отслеживать такие нарушения и следить за тем, чтобы они своевременно исправлялись. В случае неспособности специалиста своевременно заметить недочеты, вся ответственность за это, в том числе материальная, ложится на него.
  1. Знания и опыт: как указывалось ранее, специалист по бухгалтерскому учету должен быть экспертом в области бухгалтерского учета и обладать обширными знаниями в области принципов и практики РСБУ и МФСО. Таким образом, он должен быть хорошо образованным человеком, кроме того, он должен хорошо знать нормативные документы и получить опыт работы.
  1. Внимание к деталям: небольшая ошибка в финансовом отчете или другом документе может оказаться очень значимой, а то и критичной. Итак, специалист по бухгалтерии должен быть очень внимательным человеком. Ему следует уделять достаточное время на сбор, обработку и подготовку финансовых отчетов и других документов. Он должен быть в состоянии обнаружить нарушения в выписках по счетам до подготовки и представления финансовой отчетности, так как любая из ошибок, которую он упустит, будет в последствии поставлена ему в вину.
  1. Владение передовыми компьютерными знаниями: в современном мире бухгалтерский учет выходит за рамки бумажных и ручных расчетов. Хороший специалист по бухгалтерскому учету должен владеть современными компьютерными технологиями, потому что большая часть сопоставления и анализа данных выполняется с использованием компьютера и передового бухгалтерского программного обеспечения.
  1. Подотчетность и ответственность: само собой разумеется, бухгалтер должен быть подотчетен. Независимо от того, насколько дотошным и внимательным он ни будет, в его работе могут быть ошибки. Таким образом, он должен уметь ответить за свои ошибки и достойно принять возможные указания по их исправлению.
  1. Энтузиазм: он должен быть увлечен своей работой. Он должен быть увлечен цифрами, и, что более важно, быть в состоянии справиться со стрессом, который возможен на работе.
  1. Обучаемость: хороший бухгалтер должен быть обучаемым. Он должен уметь быстро учиться и адаптироваться к новым и более эффективным способам выполнения своих обязанностей. Он также должен стремиться идти в ногу с новыми стандартами и принципами бухгалтерского учета.

Итак, если вы хотите быть хорошим бухгалтером, то это те навыки и качества, которые вы должны стремиться развивать в себе. Возможно, вам не понадобится сразу обладать всеми из них, но основные помогут вам уверенно справиться с работой.

Если же вы являетесь менеджером по персоналу, задача которого — нанять хорошего специалиста по бухгалтерскому учету для своей организации, то именно эти качества следует искать в соискателях. Это возможно при помощи психологических тестов при приеме на работу, личностных опросников и на этапе кейсов и ассесментов.

Наш ресурс разработан, в первую очередь, для соискателей, которые хотят подготовиться к тестированию при приеме на работу, собеседованию и ассесментам – вы найдете у нас более 2000 тестов на способности и психологических тестов и огромное количество материалов по ассесментам и кейсам (сценарии, примеры кейсов и их решения, групповые упражнения и их разбор, рекомендации и советы).

Рекомендуем прочитать о них в наших специальных статьях:

Ассесмент-центр: методы оценки, технологии проведения, примеры.

Центры оценки: групповые упражнения (дискуссии, кейсы) их виды и примеры.

Программы Management Trainee крупнейших FMCG компаний: рейтинг, особенности, советы по устройству

Однако и работодатели, которые ищут пути отбора лучших кандидатов, тоже найдут много полезного на HRLider. Кроме тех же тестов и материалов по ассесментам, в настоящее время мы ведем работу по созданию платформы для работодателей, предназначенной для оценки кандидатов. Если вас интересуют возможности нашей платформы – напишите или позвоните нам и мы расскажем больше.

Пройти примеры тестов

Начать подготовку