Расчет с поставщиками через кассу наличными

В соответствии с положениями п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее по тексту – Правила ведения БУ), подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Согласно п. 38 Правил ведения БУ выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма (КО-2) которого утверждена Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее по тексту – Приказ №562). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

Следовательно, чтобы оплатить наличными поставщику, Вы выдаете своему штатному работнику соответствующую сумму денежных средств в подотчет. Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется расходным кассовым ордером по форме КО-2.

В соответствии с п. 40 Правил ведения БУ при выдаче денег отдельному лицу по расходному ордеру или платежной ведомости, форма которой утверждена Приказом №562, кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Согласно п. 43 Правил ведения БУ выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера указываются фамилия, имя, отчество и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Таким образом, если за расчетом в Вашу Компанию придет представитель поставщика, то он должен предоставить Вам документ удостоверяющий его личность и доверенность на его имя от поставщика, в которой будет сказано, что поставщик доверяет ему получить расчет за поставщика в соответствующей сумме по соответствующей реализации (реквизиты первичных документов по реализации). На основании данных представленных документов Ваш бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2, в котором отражает реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя поставщика и доверенность на получение расчета за поставленный товар. Оригинал доверенности и копию документа, удостоверяющего личность прикрепляются к расходному кассовому ордеру и хранятся в Вашей Компании в кассовых документах.

В соответствии с п. 37 Правил ведения БУ прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру, форма (КО-1) которого утверждена Приказом №562, подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица на то уполномоченного руководством субъекта и кассира и скрепляется печатью этой организации (при ее наличии).

Следовательно, Ваш поставщик при приеме денежных средств обязан выписать приходный кассовый ордер по форме КО-1 и выдать Вашему подотчетному лицу корешок от приходного кассового ордера.

Согласно п. 1 ст. 166 Налогового кодекса РК на территории РК денежные расчеты производятся с обязательным применением ККМ, если иное не установлено настоящей статьей.

При этом, в соответствии с п. 2 ст. 166 Налогового кодекса РК вышеуказанное положение согласно п. 1 ст. 166 Налогового кодекса РК не распространяется на денежные расчеты:

1) физических лиц;

2) адвокатов и медиаторов;

3) ИП (кроме реализующих подакцизные товары), осуществляющих деятельность:

— с применением специального налогового режима на основе патента;

— в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса через нестационарные торговые объекты на территории открытых торговых рынков;

— в рамках специального налогового режима на основе уплаты единого земельного налога по деятельности, на которую распространяется данный специальный налоговый режим;

4) в части оказания услуг населению по перевозкам в общественном городском транспорте с выдачей билетов по форме, утвержденной уполномоченным государственным органом, осуществляющим реализацию государственной политики в области транспорта, по согласованию с уполномоченным органом;

5) Национального Банка РК;

6) банков второго уровня.

Таким образом, если Ваш поставщик не входит в исключения согласно п. 2 ст. 166 Налогового кодекса РК, то он обязан выдать также чек ККМ.

Также обращаем Ваше внимание, что согласно п. 9 ст. 25 Закона РК «О платежах и платежных системах» платежи по сделке, сумма которой превышает 1000-кратный размер МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на дату совершения платежа, осуществляются ИП, состоящими на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридическими лицами в пользу другого ИП, состоящего на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридического лица только в безналичном порядке.

В соответствии с положениями п. 59 Правил ведения БУ учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет, форма (Т-3) которого утверждена Приказом №562, подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Следовательно, после того как Ваш работник (подотчетное лицо) произведет оплату поставщику наличными денежными средствами, он обязан предоставить в бухгалтерию Вашей Компании вышеуказанный корешок приходного кассового ордера и чек ККМ, выданные поставщиком. На основании данных документов Ваша бухгалтерия составляет авансовый отчет по форме Т-3, в результате которого задолженность подотчетного лица перекрывается за счет погашения кредиторской задолженности перед поставщиком.

Несмотря на то, что определение «расчетов» в законе о ККТ изменилось еще в прошлом году, вопрос о том, нужно ли компании применять кассу при «выплате» денег, до сих пор остается туманным. Отметим, что официальных разъяснений фискалов практически нет (единичные случаи писем и интервью от территориальных инспекций скорее исключение), из чего мы делаем вывод, что чиновники предпочитают не затрагивать эту тему.

В этой статье мы разберемся, нужно ли применять ККТ если компании или предприниматели рассчитываются между собой. И если нужно, то кому.

Контрольно-кассовая техника применяется организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных законом (п.1 ст.1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

В новой редакции Федерального закона N 54-ФЗ расчеты — это в том числе прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги.

При этом ККТ не применяется при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (п.9 ст.2 Федерального закона N 54-ФЗ). Никаких ограничений по сроку применения этой нормы закон не устанавливает.

Таким образом, если вы получили оплату через банк платежным поручением от организации или индивидуального предпринимателя, обязанность применять ККТ не возникает в силу прямой нормы п.9 ст.2 Федерального закона N 54-ФЗ. Даже если платеж был совершен через клиент-банк, электронной средство платежа не предъявлялось. Это касается как авансов, так и оплаты уже реализованных товаров, работ, услуг.

Если же имеют место расчеты наличными деньгами, либо корпоративной картой (т.е. ЭСП с его предъявлением) — применять ККТ нужно. Например, вы наличными оплачиваете предпринимателю выполненные им работы по ремонту офиса — в этой ситуации предприниматель сформирует кассовый чек.

С применением ККТ второй стороной (при выплате денежных средств и т.п.) ситуация спорная и пока контролирующие ведомства не выработали свою официальную позицию (об этом мы поговорим ниже).

📌 Реклама

Кстати напомним, что наличные расчеты между компаниями и предпринимателями ограничены лимитом — не более 100 тысяч рублей в рамках одного договора, а полученную наличную выручку можно расходовать на строго определенные цели (п. 2, 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Реквизиты кассового чека и информация о покупателе

Применительно к рассматриваемой ситуации хотим обратить ваше внимание на то, что уже год как кассовый чек имеет статус первичного учетного документа (ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ).

Также отметим, что предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета (пп.1 п.2 ст.6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и вправе не оформлять кассовые документы (ПКО и РКО) и не вести кассовую книгу (пп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Хотя предприниматель должен документально подтверждать получаемые им доходы первичными документами, однако какие именно документы будут это подтверждать, законодательство жестко не регламентирует.

Для самих предпринимателей кассового чека достаточно для использования в качестве первичного документа и основания для отражения выручки в учете, даже если предприниматель не оформляет кассовые документы, руководствуясь п.4.1 Указанием Банка России N 3210-У.

Поэтому вполне допустима ситуация, когда предприниматель при получении наличных денег выдаст только кассовый чек, без квитанции к ПКО. И тут возникает вопрос: как компании — плательщику отразить это в своем учете? Достаточно ли будет кассового чека?

Общие требования к первичным документам и их реквизитам установлены ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Обязательные реквизиты кассового чека установлены п.1 ст. 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ.

Реквизиты первичного документа

по закону N 402-ФЗ

Их присутствие в кассовом чеке

Примечание

Наименование документа

Да

Дата составления документа

Да

Дата, время осуществления расчета

Наименование экономического субъекта, составившего документ

Да

Пользователь ККТ (наименование организации или ФИО предпринимателя, применяющего ККТ)

Содержание факта хозяйственной жизни

Да

Признак расчета, наименование товаров, работ, услуг

Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

Да

Количество, цена за единицу, стоимость и общий итог по чеку (сумма расчета)

Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

Частично

В чеке указываются должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту). При расчетах с использованием автоматических устройств для расчетов (в том числе через интернет — не указываются.

Подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

Условно

Достоверность чека подтверждается наличием фискального признака и возможностью проверки чека через сайт ФНС

В первичных документах, оформляющих факты хозяйственной жизни с участием двух сторон, указываются оба участника. И первичный документ, как правило, подписывается обеими сторонами (как пример исключения — уведомление о зачете встречных требований или о прощении долга, где законодательством допускает одностороннее волеизъявление).

Таким образом присвоение кассовому чеку статуса первичного документа носит «насильственный» характер и на практике возможность его использовать в качестве такового пока ограничена.

С 1 июля 2019 года в кассовом чеке, сформированном при осуществлении расчетов между организациями и/или предпринимателями с использованием наличных денег или с предъявлением электронных средств платежа, необходимо будет указывать:

  • наименование покупателя (клиента) (наименование организации, ФИО предпринимателя);
  • ИНН покупателя (клиента);

А также:

  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумму акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации (при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Изменения внесены Федеральным законом N 192-ФЗ (статья 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ дополняется пунктом 6.1.).

Отметим, что ФНС Приказом от 09.04.2018 N ММВ-7-20/207 расширила перечень реквизитов кассового чека, включив в него сведения о покупателе:

Тег

Наименование реквизита

Заголовок реквизита ФД в ПФ

Описание реквизита

покупатель (клиент)

«ПОЛУЧАТЕЛЬ»

наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии), серия и номер паспорта покупателя (клиента)

ИНН покупателя (клиента)

«ИНН ПОЛУЧАТЕЛЯ»

ИНН организации или покупателя (клиента)

Ведомством определен порядок их использования: реквизиты «получатель (покупатель)» (тег 1227) и «ИНН получателя (покупателя)» (тег 1228) включаются в состав кассового чека (БСО) в случаях, установленных законодательством о применении ККТ, а значит заработают только с 1 июля 2019 года.

Отметим, что для расчетов с физлицами, не имеющими статуса индивидуального предпринимателя, реквизиты «покупатель (клиент)» (тег 1227) и «ИНН покупателя (клиента)» (тег 1228) не используются.

При безналичных расчетах между компаниями и предпринимателями, но когда ЭСП не предъявляется, они также не используются. Поэтому пока рано говорить об использовании кассового чека в качестве полноценной замены первичного документа.

Кто должен применять ККТ и формировать чек при расчетах между организациями и предпринимателями

Вернемся к ситуации, когда вы наличными оплачиваете предпринимателю выполненные им работы по ремонту офиса.

Поскольку к расчетам отнесены как прием (получение), так и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги, то такое понятие расчетов предполагает применение ККТ организациями и предпринимателями в случае, когда они не только получают оплату от физлиц, но и сами покупают товары, работы, услуги.

Однако формально обязанность применять ККТ законом возложена на лицо (пользователя), которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), при этом Федеральный закон N 54-ФЗ не уточняет, кто подразумевается под покупателем (клиентом) (п.1 ст. 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ).

Если обратиться к законодательству в целом, то с «покупателем» ситуация более-менее определена (ст.454 Гражданского кодекса РФ о договоре купли-продажи). Четкого определения «клиента» нет, однако им именуется лицо, которое является заказчиком тех или иных услуг (заказчик в договоре транспортной экспедиции — ст.801 ГК РФ, первоначальный дебитор в договоре факторинга — ст.824 ГК РФ, владелец счета в договоре банковского обслуживания — ст.845 ГК РФ и т.д.).