Прием передача документов при смене руководителя

Акт приема-передачи документов при смене директора

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

Передача документов по акту: нюансы

Итоги

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

  • «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
  • «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена генерального директора — это поэтапный процесс, обязательной составной частью которого является передача дел новому руководителю.

Нормативно-правовой основой такой процедуры служит только один документ — Закон «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г., который является федеральным и действителен для всех субъектов РФ. В тексте данного закона говорится следующее:

При освобождении от должности, единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей.

Сами требования о необходимости передачи дел новому руководителю при вступлении его в должность указаны в пункте 10.5 Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002г.

Хотя в законах, выступающих в качестве регуляторной базы для контроля деятельности ОАО и ООО, требований о передаче дел нет. Более того, нет четкого законодательного определения процесса передачи дел новому генеральному директору, поэтому в такой ситуации рекомендую использовать произвольную письменную форму документов, заполняемых при проведении указанной процедуры.

Поскольку генеральный директор организации является материально ответственным лицом, рекомендую перед началом процесса передачи дел провести инвентаризацию имущества. Аналогичные рекомендации есть и в пункте 22 Методических указаний по учету материально — производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

В существующей практике делопроизводства, для оформления передачи материальных ценностей составляют акт приемки — передачи. Содержание этого документа сугубо индивидуально, так как оно определяется характером передаваемых дел и масштабами деятельности организации. Но в любом случае, к акту приемки — передачи выдвигается одно требование — он должен иметь максимальную детализацию.

По составленному акту проверяется передача оригиналов следующих бумаг:

  • учредительные документы;
  • банковские документы;
  • подтверждения прав организации на имущество;
  • лицензии или иные разрешительные документы.

Также, в строгом соответствии с описью, прикрепленной к акту приемки — передачи, новый генеральный директор получает в распоряжение печати и штампы организации, ключи от сейфов и банковских ячеек, ценные вещи и технику, контакты партнеров организации.

Необязательной частью акта приемки — передачи является описание состояния дел, выполняемых под руководством прежнего гендиректора на момент его увольнения, но я бы вам рекомендовала описать состояние дел в акте. Также желательно отразить в документе условия хранения ценных вещей и документов. Действительность составленного акта подтверждается подписями двух лиц: оставляющего и заступающего на должность генерального директора организации. Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть заверен подписями вышеуказанных лиц.

Сам процесс составления акта может проводиться комиссией, сформированной из работников предприятия, имеющих соответствующие полномочия. Помимо обязательных частей, в него могут включаться дополнительные протоколы осмотра, документы и пр.

Смена генерального директора это не простая формальность.

Акт приема-передачи дел в ООО при смене генерального директора

Добрый день!

Цитата (Gulya_B):Добрый день!
Подскажите пожалуйста правильно ли мы составили акт приема-передачи дел в ООО при смене генерального директора и все ли важные документы перечислили! Прилагаю к вопросу документ. Заранее спасибоВсё зависит от подоплеки смены генерального директора.
Если это «дружелюбная передача», то такого акта вполне достаточно.
Если же смена директора происходит на фоне конфликта, то я бы добавил, например, такие слова:
«Передающая сторона заявляет, что передала все имеющиеся у нее документы, относящиеся к деятельности ООО и функции руководителя ООО.
Передающая сторона принимает на себя материальную и иную ответственность за последствия, причиной которых напрямую стали или могли стать документы, которые находились или должны были находится у передающей стороны, но не были переданы принимающей стороной.
Передающая сторона не отвечает за последствия по документам, которые не были переданы по настоящему акту…»
И т.д. в током духе…
Акт передачи в случае разбора в суде может стать единственной защитой для бывшего директора в случае подтасовки документов новым директором. Я в своей практике неоднократно видел (консультировал) подготовку к судебному разбирательству, когда дела передавались абы как, а потом новое руководство предъявляло старому многомиллионные «долги».
Особенно это касается подотчетных сумм и авансовых отчетов.
Директор деньги берет, расписывается в РКО, а затем приносит чеки и отдает бухгалтеру. И всё, на этом из головы выбросил. А когда увольняется, через некоторое время ему объявляют: «Деньги в такой-то сумме брал и не отчитался». Как доказать, что авансовый отчет был и он за всё отчитался?
И обратная сторона.
Директор дела сдал, а потом появляются «долговые бумаги» от неизвестных кредиторов.
Тут причины разные. От банального мошеничества старого директора (уходя нашлёпал печати на пустые бумаги и бланки) до «мести» (специально скрыл пару должников — пусть, мол, повертятся).
Так что передача документов очень щепетильный момент.
Успехов!