Префикс 1С

Заполняя карточку организации в 1С, бухгалтеры сталкиваются с таким понятием, как Префикс. Но далеко не всем понятно, для чего он нужен.

В рамках данной статьи мы рассмотрим:

  • что такое префикс;
  • для чего его вводить в 1С.

Префикс в 1С

В 1С нумерация документов по умолчанию имеет сквозной характер, независимо от того, по какой организации оформляется документ. Но помимо префикса по организации также в 1С присутствуют и другие префиксы, который также будут иметь отдельную нумерацию:

  • префикс информационной базы;

  • дополнительный префикс.

Префикс по организации

Чтобы нумерация документов была отдельной, для каждой организации установите Префикс в справочнике Организации, раздел Главное — Настройки — Организации.

Префикс включается в состав номера документа и состоит из 2 символов (букв, цифр).

Примеры префиксов:

  • ООО «Шторкин Дом» — ШД;
  • ООО «Уютный дом» — УД.

Префикс имеет смысл устанавливать, только если ведется учет по нескольким организациям. Для разных организаций префиксы не должны совпадать.

Отдельная нумерация будет только по тем организациям, для которых задан Префикс. В нашем случае —по Экспортер ООО и Импортер ООО. А для Организаций ПБУ­ 18/02 ООО и Налоговый агент ООО будет сквозная нумерация.

Рассмотрим нумерацию документов при заполнении поля Префикс.

Если создаются документы по Организации, в которой задан Префикс, то Префикс указывается в самом начале номера.

Если Префикс не задан, то вместо него отразятся нули.

Если Префикс введен после того, как были созданы документы, то номера по уже введенным документам не исправляются, а новая нумерация начинается сначала.

Номер документа на печатном бланке

При печати Префикс не отображается в номере документов.

См. также заполнение справочника Организации

Префикс информационной базы

Префикс информационной базы устанавливается, если база синхронизируется с другими базами 1С, т.е. настроен обмен, например, между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей.

В отличие от префикса организации, префикс информационной базы добавляется не только к номерам документов, но и к кодам справочников. Это сделано для того, чтобы не было конфликта при переносе документов, справочников из другой конфигурации.

Установите Префикс этой информационной базы в разделе Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных.

Префикс этой информационной базы также состоит из 2 символов (букв, цифр).

Примеры префиксов:

  • Конфигурация Бухгалтерия предприятия — БП;
  • Конфигурация Управление торговлей — УТ;
  • Бухгалтерия предприятия (главная база) — 01;
  • Бухгалтерия предприятия (дополнительные базы) — 02, 03, 04 и т.д.

Дополнительные префиксы в 1С

Дополнительные префиксы устанавливаются программой автоматически для определенных документов:

  • для документа Счет-фактура выданный на аванс:
    • А — если задана отдельная нумерация авансовых счетов фактур в разделе Справочники — Налоги — НДС;

При обмене и переносе данных из других конфигураций, например:

  • с конфигурацией Управление торговлей:
    • С — для документа Поступление на расчетный счет вид операции Перевод с другого счета — аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Перечисление на другой счет;
    • Р — для документа Поступление на расчетный счет вид операции Взнос наличными в кассу — аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Сдача в банк;
    • П — для документа Списание с расчетного счета вид операции Снятие наличных — аналог документа Перемещение денежных средств вид операции Поступление из банка;
  • и т.д.

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 26. Настройка учетной политики по НУ в 1С: НДС
  • Тест № 20. Как настроить списки документов, справочников, регистров

См. также:

  • Настройка 1С 8.3: Бухгалтерия 3.0 с нуля
  • Как правильно настроить интерфейс ТАКСИ для успешной работы
  • Настройка нового «простого» интерфейса для организации на УСН (из записи эфира от 18 октября 2018 г.)
  • Статьи движения денежных средств в 1С 8.3: как настроить
  • Как настроить списки документов, справочников, регистров
  • Как настроить быстрый доступ к любому элементу 1С — Избранное
  • Как можно в настройках поменять принтер на компьютере и в 1С?
  • 1С не дает печатать отчеты со штрихкодом – как настроить штрихкод?
  • Настройка карточки счета 90 по конкретному контрагенту (из записи эфира от 21 и 22 ноября 2018 г.)

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия»:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Формат нумерации документов и префиксы в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Эта заметка вероятно заинтересует Вас, если вы уже работаете в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 после перехода со второй редакции и столкнулись с новыми форматами нумерации документов. Если вы только планируете переход на редакцию 3.0, то эта информация будет полезна во избежание дальнейших трудностей с корректной нумерацией.

Поддержка от 1200 руб. в месяц

Хотя я и использую слово «трудности», но на самом деле, разработчики позаботились о пользователях и по максимуму упростили восстановление нумерации документов в программе, и никаких сложностей возникнуть у Вас не должно.

Приведу небольшую инструкцию по «перенумерации» и расскажу о префиксах в новом формате номера.

В ПП 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 был введен новый формат нумерации документов, и при создании нового документа программа автоматически присваивает ему новый номер по шаблону «0000 – 000000». Если на момент изменения нумерации у Вас уже имелись в программе документы, номер которых имеет другой формат (например, «00000000000» — одинадцатизначный номер, где первые три символа отведены под префикс организации), тогда номер у следующего нового документа будет выглядеть так «0000 – 000001», где первые два символа до знака дефиса отведены также под префикс организации.

Префикс организации задается в карточке организации и используется, если в базе ведется учет по нескольким юр. лицам, для корректной нумерации документов, относящихся к разным организациям рис.1.

рис. 1

Если изначально такой префикс был задан, то он никуда не исчезнет, только обрежется до двух символов, если он был длиннее, и номер будет выглядеть так — «ТД00-000001».

Многих пользователей смущают и префикс, и знак дефиса в номере, сразу скажу, что ни то, ни другое не выводится на печать и имеет строго «внутребазовое» назначение технического или логического уровня.

Возникает вопрос, для чего нужны еще два символа перед знаком дефиса. Как ни странно, но они тоже отведены под префикс – префикс информационной базы. С течением времени и прогрессом во всех областях постепенно преображается и обмен данными между различными программами, так вот в случае, если вы используете синхронизацию (новое современное названия обмена) с другими ПП 1С, например, 1С: Зарплата и управление персоналом 3.0 или 1С: Управление торговлей, то префикс базы просто необходим. Повторюсь, он также состоит из двух символов и задается в «Настройках синхронизации данных» (Администрирование – Настройки синхронизации данных рис.2), тут указано, для чего необходим префикс и где он будет проставляться в программе.

рис. 2

Предположим, изначально в базе был указан только префикс организации из трех символов «ТДК». Укажем еще префикс информационной базы «БП», префикс организации обрезан до двух символов автоматически «ТД».

При любых изменения в коде, будь то формат или новый префикс, для вновь созданного элемента программа автоматически присвоит первый код нового вида, в нашем примере это будет выглядеть как на рис.3.

рис. 3

Т

ак как нумерация за определенный период для документов должна быть сквозная, то новый номер совершенно нас не устраивает. Поэтому открываем документ снова и пытаемся изменить номер вручную. Программа предупредит об изменениях соответствующим сообщением , продолжаем изменение все равно.

Чтобы в дальнейшем при создании нового документа этого типа программа знала, какой номер должен быть следующим, задаем вручную номер, следующий за последним, в новом формате, в нашем примере он будет выглядеть так: «ТДБП-000006». И записываем документ

Создаем новый документ, записываем, убеждаемся, что номера теперь идут по порядку. Рис.4.

рис. 4

Эту последовательность действий необходимо будет выполнить для всех объектов, которые должны иметь сквозную нумерацию.

Напомню, что первые два символа – это префикс организации, вторые – префикс информационной базы, в печатную форму попадают только символы, идущие после знака дефиса, они могут так же иметь свой формат, содержать как цифры, так и буквы в зависимости от документа или вида операции и т.д.

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.