Пояснительная записка к 6 НДФЛ

Заполняем пояснение в налоговую по 6-НДФЛ — образец

Когда понадобятся пояснения к 6-НДФЛ

Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ

Итоги

Когда понадобятся пояснения к 6-НДФЛ

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ желательно подавать в ситуации, когда у работодателя нет оснований для представления этого отчета. А не представлять расчет можно при отсутствии работников, которым на протяжении соответствующего отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год) производились выплаты доходов.

НК РФ (п. 2 ст. 230) прямо закрепляет обязанность подачи формы 6-НДФЛ за работодателем, исчисляющим и удерживающим налог на доходы физлиц. Поэтому отсутствие данных для заполнения этой формы автоматически снимает обязательность ее представления. Однако об этом обстоятельстве во избежание недоразумений лучше проинформировать налоговые органы, поскольку получить такую информацию им больше негде.

Если по данным ИФНС выплаты доходов могли иметь место, то для работодателя появится не только риск привлечения к ответственности за непредставление отчета 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), но и опасность блокирования расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Подробнее о санкциях, связанных с 6-НДФЛ, читайте в материале «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».

При этом отсутствие данных для включения в отчет может быть вполне обоснованным для лиц:

  • не начавших деятельности;
  • прекративших деятельность в году, предшествующем отчетному;
  • осуществляющих сезонные работы, приходящиеся на середину отчетного года.

Но в каждом конкретном случае лучше совершить упреждающие действия (сдать нулевую отчетность или дать письменные пояснения по сложившейся ситуации), чем создавать ту неопределенность, которая вызовет вопросы у налоговой и может привести к нежелательной ее реакции.

Подача отчета с нулевыми показателями, от принятия которого ИФНС отказаться не вправе (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928), может оказаться полезной в случае, когда существует вероятность возникновения необходимости представления за этот период уточненной отчетности, содержащей данные по выплате дохода. Представленный в срок нулевой отчет можно будет просто уточнить, и это даст возможность избежать штрафа за непредставление отчетности, который неизбежно возникнет, если подачи отчета по сроку не было, а отчет с данными по доходу позже установленного срока будет подан как первичный.

Подробнее о нулевой отчетности и вариантах отчетов для доходов, возникающих в разные периоды года, читайте в статье «Нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ?».

Как оформляется пояснительная записка к 6-НДФЛ

Пояснительную записку оформляют на бланке письма работодателя, содержащем основные сведения о нем:

  • наименование;
  • ИНН;
  • адрес;
  • телефоны.

Письмо адресуется соответствующему налоговому органу, регистрируется с присвоением исходящего номера и даты, подписывается руководителем работодателя и заверяется печатью (если от нее не отказались).

В текстовой части письма в произвольной форме излагаются обстоятельства, в силу которых обязанность представления отчета 6-НДФЛ за указанный отчетный период у работодателя отсутствует.

Вариант образца пояснения по 6-НДФЛ можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец

Подать такое письмо в ИФНС можно любым доступным способом:

  • по ТКС, предварительно отсканировав его;
  • через почту (лучше с описью вложения и уведомлением о вручении), оставив себе копию письма;
  • лично, принеся с собой 2 экземпляра документа с тем, чтобы на втором получить отметку о его принятии.

Итоги

Пояснительную записку, содержащую информацию о причинах непредставления отчетности по форме 6-НДФЛ, рекомендуется подавать в ИФНС при отсутствии основания для подачи такого отчета. Это поможет избежать лишних вопросов со стороны налоговой и избавит от возможных недоразумений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ

Актуально на: 13 мая 2019 г.

Расчет по форме 6-НДФЛ сдается налоговыми агентами – организациями, ИП, нотариусами (занимающимися частной практикой), адвокатами (учредившими адвокатские кабинеты) и обособленными подразделениями иностранных компаний в РФ, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, а также удерживают с этих доходов и перечисляют в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется в ИФНС по месту учета налогового агента за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев не позднее последнего числа следующего месяца, а отчет по итогам года – не позднее 1-го апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

При этом если последний день сдачи формы 6-НДФЛ совпадет с выходным или праздничным днем, то этот день переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

При среднесписочной численности сотрудников менее 24 человек включительно расчет по форме 6-НДФЛ можно сдать в бумажном виде, при среднесписочной численности 25 человек и более отчет сдается только электронно посредством телекоммуникационных каналов связи (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За нарушение порядка сдачи отчета в электронной форме предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа в размере 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

За непредставление расчета 6-НДФЛ в установленный срок предусмотрена ответственность в виде взыскания штрафа в размере 1000 рублей за каждый месяц (полный или неполный) со дня, установленного для сдачи отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец

Однако проверяющие не располагают информацией, по какой причине расчет по форме 6-НДФЛ не был представлен налоговым агентом в срок. И как следствие этого — в течение 10-ти дней по истечении дня, установленного для сдачи отчета, инспекторы могут заблокировать банковский счет организации (ИП) (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Для предотвращения разногласий с налоговым органом и дальнейшей блокировки счета, следует направить в ИФНС пояснительное письмо в произвольной форме с указанием причин непредставления расчета по форме 6-НДФЛ.

Образец пояснения в налоговую инспекцию по 6-НДФЛ: файл «Пояснительное письмо о непредставлении расчета 6-НДФЛ образец».

Если организация (предприниматель) решит направить в налоговый орган нулевой расчет 6-НДФЛ, то инспекторы примут отчет в установленном порядке (Письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@). Хотя представление нулевого расчета 6-НДФЛ является неправильным.

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ по другим основаниям

За представление расчета по форме 6-НДФЛ, который содержит ошибки, предусмотрена ответственность в виде взыскания штрафа в размере 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Как составить пояснительное письмо в ИФНС по ошибочному отчету или по требованию налоговиков читайте в статье.