Постановление о документообороте

Содержание

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Быстрое внедрение юридически значимого ЭДО с контрагентами

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

  • Договоры;
  • Контракты;
  • Соглашения;
  • Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Рис. 1 Электронная подпись
Рис. 1 Электронная подпись

Отдельно отметим, что работу с «первичкой» в электронном виде регулирует и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (действующая редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» и ст. 169 НК РФ, где прописаны аспекта обмена первичными документами в таком формате.

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Бесплатная
консультация
эксперта
Ольга Сергеева
Руководитель проектов

Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Требования к электронным документам

Формат и критерии составления электронных документов продиктованы законодательством, а также деловыми традициями и здравым смыслом. Для систематизации требований к ЭД уместно разделить их на 3 группы:

  • Законодательно прописанные требования к содержанию документа. Они распространяются как на бумажные, так и на электронные акты. Нарушение данных правил ведет к тому, что документ автоматически теряет юридическую силу, неважно, подписан он ЭП или нет.
  • Требования специального нормативного регулирования, к которым относится необходимая форма ЭП, возможность составления документа в электронном виде, необходимость создания копии на бумаге.
  • Особый вид правил, относящийся к конкретному виду документов. Такие правила вносят ограничения или предоставляют дополнительные возможности. Например, особым видом таких правил могут являться требования по форме ведения электронного документа. Например, это регламентировано для счет-фактур и многих других документов первичной бухгалтерской документации.

Эти требования важно учитывать при переходе с бумажных документов на электронные. Определившись с видами документов, которыми организация будет обмениваться и хранить в электронном виде, по каждому из них нужно отследить все существующие регламенты и нормативные акты, так как они могут касаться нескольких видов, особенно, если речь идет о регламентированном учете. Если у вас возникнут сложности при переводе организации на электронный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы осуществляем все виды работ в области построения систем ЭДО и подготовки на них организаций самого разного масштаба.

Преимущества и недостатки электронных документов

Спорить с тем, что за цифровым документооборотом будущее, довольно сложно. Оцифрованная информация при должной организации электронного архива в разы сохраннее, чем любые другие аналоги. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, чем упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно при выборе оператора ЭДО уточнить сроки и условия хранения документов).

Рис.2 Преимущества ЭДО
Рис.2 Преимущества ЭДО

Если говорить об отдельно взятом предприятии, документы в электронном виде обладают следующими преимуществами:

  • Документооборот происходит мгновенно: процесс подписания и передачи любой документации ускоряется, что влияет на показатель эффективности работы сотрудников и как следствие организации;
  • Отсутствие необходимости хранения документации на бумажном носителе, т.к. ведение электронного документооборота предполагает и процесс архивирования документов в электронном виде;
  • Отпадает необходимость в помещениях для хранения архива и их аренде, т.к. все хранение происходит на серверах организации, на серверах оператора ЭДО или при помощи облачного сервиса;
  • Ускорение поиска нужной документации в архиве и доступность архива из самой программы оперативного учета ЭДО, при условии интеграции между системами;
  • Высокий уровень безопасности относительно форс-мажорных ситуаций, т.к. производится резервное копирование всех имеющихся документов;
  • Возможность предоставления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через специальные программы операторов или через государственные порталы.

Электронный вид документа имеет сугубо технические недостатки, как пример, недостаточный уровень владения ПК возрастными группами сотрудников. При этом некоторые организации – как государственные, так и частные, – до сих пор не поддерживают электронный документооборот, соответственно, для них придется поддерживать параллельный документооборот в бумажном виде.

Также можно упомянуть о затратах, сопутствующих переходу на ЭД. Но здесь все зависит от масштаба компаний, целей внедрения и требований к безопасности, существующих на предприятии. Например, предприятия, работающие с гостайной или конфиденциальной информацией своих клиентов, обязаны соблюдать установленные законом требования к шифрованию и оборудованию.

Компании, которой просто нужно вести юридически значимый документооборот, даже если это достаточно крупная компания, нужно приобрести минимальный софт для работы с ЭД, подключиться к оператору или воспользоваться «комплексным» пакетом, например WA:ЭДО. WA:ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами, подключенными к различным операторам без потери времени пользователя на настройку роуминга (что может занять несколько дней).

Быстро внедрим ЭДО без роуминга с расширенным функционалом

Подводя итог, следует сказать, что современное общество быстро учится пользоваться достижениями технического прогресса. По оценкам статистических бюро в США уже более 86% документов циркулирует исключительно в «облаке», и с каждым годом процент растет. Аналогичная ситуация наблюдается и в других странах. Например, в Китае уже ведутся разработки по созданию тотальной криптографической системы документооборота, которая в состоянии полностью заменить бумажные документы. Более того, она не нуждается в отдельных ЭП, частных серверах, каналах трафика, что делает себестоимость ее эксплуатации близкой к нулю.

Учитывая все это, имеет смысл уже сейчас начинать переходить на ЭД, разобравшись в особенностях работы с данным форматом документов. Если у вас остались вопросы по электронным документам и ЭП, внедрению ЭДО и СЭД, а также электронному кадровому документообороту и созданию электронного архива, обращайтесь к нашим специалистам, которые готовы оперативно решить ваши задачи.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 24.01.2017 N 63, от 20.11.2018 N 1391)

Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемые Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д. МЕДВЕДЕВ

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 25 декабря 2014 г. N 1494

ПРАВИЛА ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 24.01.2017 N 63, от 20.11.2018 N 1391)

1. Настоящие Правила устанавливают порядок информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов (далее — участники информационного взаимодействия) посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации, за исключением обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг.

2. В настоящих Правилах под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». (в ред. Постановления Правительства РФ от 24.01.2017 N 63)

3. Документы в электронном виде, используемые в процессе информационного взаимодействия, создаются в ходе деятельности участников информационного взаимодействия с использованием имеющихся у них автоматизированных систем делопроизводства (систем электронного документооборота) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов участников информационного взаимодействия, устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов.

4. Обмен документами в электронном виде между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством транспортной шины, в качестве которой может выступать создаваемая для этой цели специализированная защищенная информационно-коммуникационная инфраструктура либо совокупность взаимосвязанных сегментов информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, удовлетворяющих требованиям законодательства Российской Федерации в области информационной безопасности. При отсутствии возможности использования транспортной шины информационное взаимодействие осуществляется с использованием съемного машинного носителя информации.

Единицами передачи информации через транспортную шину являются транспортный контейнер документа в электронном виде или технологическое электронное сообщение.

5. Транспортный контейнер содержит следующие основные компоненты:

а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины;

б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат документа в электронном виде определяется Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций (далее — требования); (в ред. Постановлений Правительства РФ от 24.01.2017 N 63, от 20.11.2018 N 1391)

в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла;

г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.

6. При обмене документами в электронном виде выполняются следующие процедуры:

а) формирование в системе электронного документооборота отправителя документа в электронном виде транспортного контейнера. Формат транспортного контейнера определяется в соответствии с требованиями;

б) перенос транспортного контейнера из системы электронного документооборота отправителя документа в электронном виде на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если система электронного документооборота отправителя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной); (в ред. Постановления Правительства РФ от 24.01.2017 N 63)

в) направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину;

г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной);

е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.

7. Для организации получения информации о статусе прохождения транспортного контейнера предусматривается передача технологических электронных сообщений.

8. В случае отказа в регистрации документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде таким получателем формируются и направляются отправителю документа в электронном виде соответствующие уведомления с указанием причины отказа в регистрации. Перечень причин отказа в регистрации документов в электронном виде определяется в требованиях. (в ред. Постановления Правительства РФ от 24.01.2017 N 63)

9. Отправитель документа в электронном виде при получении уведомления об отказе в регистрации документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде принимает меры по устранению причины отказа в регистрации и в случае необходимости повторно направляет такой документ получателю документа в электронном виде.

10. Процедура проверки документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

11. При необходимости подписания документа в электронном виде несколькими должностными лицами процедура подписания, в том числе согласование и утверждение, осуществляется в соответствии с требованиями.

12. Защита информации при информационном обмене участников информационного взаимодействия с использованием имеющихся у них систем электронного документооборота обеспечивается каждым участником информационного взаимодействия в пределах своих полномочий в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации.

Доклад на V Международной конференции «Право и Интернет: теория и практика»

Сахарова Ольга Евгеньевна
аспирант Московского инженерно-физического института

Традиционно в СССР документирование деятельности органов государственной власти было объектом детального правового регулирования. Уже в октябре 1917 г. СНК издал декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». С начала 1918 г. принимались акты, утверждавшие формы бланков государственных органов. Особенно активно работа над вопросами научной организации труда велась в 20-е годы прошлого века под общим управлением Народного комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Созданный при нем в 1926 г. Государственный институт техники управления разработал основные критерии оптимизации деятельности учреждений:

  • организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
  • регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме, по возможности необходимо отказываться от регистрации;
  • количество инстанций, через которые проходит каждый документ, должно быть минимальным;
  • справочная работа должна осуществляться с наименьшей затратой энергии и времени;
  • контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не формальностью;
  • организация, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Надо признаться, и по сию пору перечисленные рекомендации остаются настолько же актуальными, насколько и не всегда применяемыми. Зачастую работнику приходится оформлять кипы бумаг постфактум, вместо того, чтобы выполнять изложенную в них же программу действий. Сложность создания работоспособной системы документооборота в государственных органах состоит в следующем.

Во-первых, нередко их деятельность связана с государственной или служебной тайной. Следовательно, помимо открытого документооборота здесь существует закрытый, требующий создания системы разграничения доступа. Причем в случае утечки сведений, составляющих государственную тайну, по причине некорректно поставленной системы документооборота, ответственное лицо мало того, что наверняка подвергнется дисциплинарному взысканию, но, смотря по обстоятельствам, может быть привлечено как соучастник по статьям 275-276 УК РФ. А, как известно, за государственную измену и шпионаж установлен максимальный срок лишения свободы до 20 лет, причем в первом случае с конфискацией имущества или без таковой. Помимо этого, должностное лицо несет ответственность за халатность в соответствии со ст. 293 УК РФ.

Таким образом, в органах государственной власти должны быть созданы: 1) система открытого документооборота, 2) система закрытого документооборота, 3) система документооборота, обеспечивающая отделение одного от другого. Последняя система не относится непосредственно к основной деятельности организации и включает в себя порядок получения допуска к закрытым сведениям, порядок доступа к ним, Порядок работы с такими сведениями, их хранения, передачи и уничтожения и т.п.

Во-вторых, системы документооборота всех государственных органов должны быть совместимы друг с другом, унифицированы. Для государственных органов является обычной практикой запрашивать друг у друга сведения (безусловно, это должно производиться в пределах их компетенции). И если в разных госорганах документы одинакового содержания называются по-разному, может возникнуть путаница. Это относится и к разнице в форматах сообщений.

Также и проверяющие лица не обязаны вникать в тонкости документооборота каждого конкретного органа, ибо документальным проверкам подвергаются все. То есть прокурор, придя в любой госорган в качестве проверяющего, не должен тратить время на изучение новой системы. Его задача — проверка фактического и формального соответствия документов нормативным актам, а не выслушивание рассуждений на тему «а у нас принято такие-то документы хранить дома у сотрудников, поэтому вам придется проехать по нескольким адресам».

В-третьих, госорганы ведут активный внешний обмен документами. Это обмен с равными, нижестоящими и вышестоящими органами, с судами и правоохранительными органами, с негосударственными организациями, с иностранными государствами и их дипломатическими представительствами. Наконец, госорганы обязаны выдавать справки, свидетельства, иные документы населению, а также отвечать на запросы граждан и организаций в письменной форме в установленные сроки.

То есть объем документооборота госорганов влечет невозможность применения стандартных схем электронной почты или обычных разработок для секретарей. Использование подобных систем не может обеспечить значительного сокращения времени, используемого на обработку документов. А, возможно, и вовсе приведет к большим его затратам. Таким образом, требуются комплексные решения, такие как БОСС-Референт (АйТи), Docs Fusion и Docs Open (Hummingbird), Documentum («Документум Сервисиз»), Дело (Электронные офисные системы) и т.п.

В-четвертых, зачастую недостаточное правовое регулирование приводит к тупиковым ситуациям. Например, исправление ошибок в некоторых документах допускается только по письменному заявлению граждан. Однако, ошибки допускаются не только в жизненно необходимых гражданам документах, но и, например, в актовых записях, остающихся на хранение в органах ЗАГС. То есть, одно дело, когда у гражданина ошибка в паспорте, и он сам кровно заинтересован ее исправить.

И совсем другое, когда она сделана в документе, который может понадобиться когда-то в отдаленном будущем, а, возможно, и вовсе не пригодится даже потомкам. В первом случае гражданин старается все сделать для исправления. Во втором он, вполне вероятно, проигнорирует просьбу сотрудников органа ЗАГС приехать и написать заявление об исправлении. И на такой случай правовое регулирование отсутствует. Правоприменителю остается либо искать аналогию в законах, либо оставлять ошибки неисправленными, что может повлечь весьма тяжкие последствия.

С другой стороны, чрезмерная конкретизация также неприемлема. Российское законодательство на протяжении многих веков старалось от нее уйти. И это неудивительно, ведь иначе один и тот же случай может подпасть под действие разных норм, равных по юридической силе.

Таким образом, в нормативном регулировании документооборота государственных органов одним из важнейших принципов следует полагать четкое соотношение необходимости и достаточности. Данный принцип следует применять и в иных организациях, однако нельзя не согласиться с Н.Никольским, утверждающим, что только для государственных структур работа с документами является «одним из основных деловых процессов».

Не следует забывать и об еще одной стороне деятельности органов государственной власти — это принятие нормативно-правовых актов. Порядок их подготовки, принятия и введения в действие в большинстве случаев регламентируется специальными нормами, и несоблюдение установленного порядка влечет недействительность нормативного акта. Данные процедуры установлены для предотвращения возможных злоупотреблений и принятия взвешенных решений как на федеральном, так и на региональном уровне в органах законодательной и исполнительной власти.

Например, закон для вступления в силу должен быть внесен на рассмотрение Государственной Думы РФ соответствующим лицом (кругом лиц), пройти рассмотрение соответствующим комитетом (комиссией) Государственной Думы РФ, пройти надлежащие чтения в Государственной Думе и Совете Федерации, должен быть подписан Президентом РФ и опубликован в официальном издании. Постановление Правительства РФ, затрагивающее права, свободы и обязанности человека а гражданина, должно быть инициировано определенным кругом лиц, пройти соответствующие согласования, должно быть подписано Председателем Правительства РФ, официально опубликовано, и лишь через 7 дней после опубликования вступает в силу. Каким образом можно обеспечить прохождение нормативным актом всех этих стадий в электронном виде? Однозначно в ближайшее время это технически недостижимо. Следовательно, потребуется разбиение данных стадий на электронные и неэлектронные.

К тому же на стадии предварительного согласование для госслужащих проект нормативного акта составляет служебную тайну. Сама идея принятия того или иного нормативного акта не должна выходить за пределы ведомства до определенного момента. Учитывая уязвимость сетевых технологий для различного рода атак для данного этапа принятия нормативных актов следует установить наиболее жесткие требования к безопасности сеансов связи и хранимой информации.

Также существенной проблемой для внедрения электронного документооборота является неподготовленность кадров. Нельзя не отметить, что в настоящее время большинство госслужащих — это люди, получавшие образование еще до того, как в учебных заведениях было внедрено освоение компьютерной грамотности. Притом многие из них являются профессионалами, изучившими свою сферу деятельности во всех тонкостях, зачастую практически незаменимые кадры. Но введение новой техники может затормозить их работу.

К примеру, специалисты по дизайну Интернет-ресурсов довольно часто продолжают в работе использовать устаревшие версии программного обеспечения, поскольку у них нет времени разбираться с обновленным интерфейсом программы. Что же можно сказать о состоянии человека, вынужденного постигать совершенно для него новую среду работы. Данный вопрос решается путем создания курсов повышения квалификации, переподготовки. А для улучшения ситуации в дальнейшем, следует ввести в федеральный компонент образовательных стандартов среднего профессионального и высшего образования изучение основ компьютерной грамотности.

Следует учитывать, что полная замена бумажных носителей электронными невозможна. До настоящего времени существует крайне мало нескомпрометированных систем передачи больших объемов информации в электронном виде без потери ее качества. А существующие (например, от Cisco Systems) стоят таких денег, на которые вряд ли в ближайшей перспективе госорганы могут рассчитывать. Ведь в данном случае необходимо отладить сначала локальные сети местных подразделений, потом сети регионов и ведомств, а потом уже объединить их в единую систему государственного электронного документооборота.

Но даже когда это произойдет, такая система не сможет обеспечить хранение информации. Все программно-аппаратные комплексы изредка дают сбои. И если даже некое лицо будет нести ответственность за утрату информации, ее все равно не восстановишь. Единственным выходом остается многократное копирование на различные электронные носители, в том числе размещение одной и той же информации на разных серверах. Но, учитывая объемы циркулирующей информации, приходится констатировать, что данная задача легко не решится. Даже одни из самых надежных на сегодня носителей — CD и DVD — способны разрушаться без особых видимых причин. А учитывая, что в государственных органах четко регламентированы сроки хранения и архивного хранения документов, приходится признать, что бумажные документы (будь то оригиналы, либо копии электронных документов) еще очень надолго останутся одним из важнейших элементов системы документооборота госорганов.

Одним из важных моментов является возможность перевода уже существующих бумажных документов в электронную форму. Поскольку довольно часто работникам госорганов приходится обращаться к документам, созданным и 10, и 20, и более лет назад. Таким образом, вез наличия этих данных эффективность систем электронного документооборота будет значительно ниже, чем предполагалось. Следовательно, требуется выделение определенного штата сотрудников, которые переводили бы старые документы в новую форму. В ином случае данный процесс будет очень длительным, поскольку уже работающие сотрудники госорганов будут делать это в то время, когда они не слишком заняты своими основными обязанностями.

То есть крайне редко и нерегулярно. К тому же, не обладая квалификацией профессиональных секретарей-машинисток, они могут допустить массу ошибок просто потому, что «палец не на ту кнопку попал». В свою очередь, машинистке также необходимо сначала разобраться в тонкостях заполнения электронных форм, иначе она будет допускать ошибки по незнанию. В любом случае на кого-то из сотрудников госоргана должна быть возложена обязанность по сверке бумажных и электронных документов. К тому же, в данном случае подлинниками следует признавать, все же, именно бумажные документы. Следовательно, в электронной копии должно быть указано местонахождение бумажного оригинала.

Следующим пунктом необходимо отметить, что речь должна, конечно же, идти не только о хранении документов, но и об их циркуляции. То есть, должна обеспечиваться настройка схем прохождения документа по инстанциям, согласования, контроля исполнения. И практически в каждом госоргане существуют свои сложившиеся административные обыкновения на этот счет. Система электронного документооборота должна их учитывать, при необходимости вносить коррективы, а также давать возможность без проблем контактировать с другими госорганами, находя компромисс между обыкновениями разных организаций.

В настоящее время наибольшие успехи в нормативном регулировании можно наблюдать в системах электронного документооборота налоговых органов и Банка России. Большинство ведомств также применяет те или иные способы обмена электронными данными, однако данные способы нельзя признать полноценными, поскольку в них не используются сертифицированные средства электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). А, следовательно, в понимании Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», сообщения, передаваемые такими способами, не являются собственно электронными документами, поскольку в соответствии со ст.3 указанного закона ЭЦП, созданная сертифицированными средствами ЭЦП, является непременным реквизитом электронного документа. Однако все больше ведомств приходят к выводу, что нельзя делать систему электронного документооборота наполовину. Важно иметь уверенность, что деятельность организации документируется, и при возникновении каких-либо вопросов можно будет апеллировать не к неидентифицированным файлам, а к юридически значимым документам.

Большим подспорьем для внедрения электронного документооборота в деятельность госорганов стала Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Еще в 2001 г. был выдвинут тезис о снижении доли бумажных документов в госорганах до 35%. Поскольку основной идеей программы является создание ситуации, когда «органы власти всех уровней станут более доступными для граждан, а их деятельность — более прозрачной и более эффективной», заявленное снижение представляется необходимым. Авторы программы полагают, что «прозрачность достигается за счет обязательной электронной публикации и создания баз данных по всем документам, не имеющим статуса секретных, эффективность — за счет перевода в электронною форму значительных объемов документооборота».

Следствием и способом внедрения программы должно стать обеспечение всем гражданам возможности доступа к информационным ресурсам госорганов. Однако, к сожалению, к настоящему моменту по данным ВЦИОМа информированность населения, а следовательно и помощь от него очень мала. Даже среди респондентов, имеющих доступ к Интернету, хорошо знают о ФЦП «Электронная Россия» лишь 12 %, еще 21 % что-то слышали об этой программе. В целом, больше знают о программе в крупных и средних городах (с населением более 100 тыс. человек) и несколько меньше — в малых городах и в сельской местности.

Среди информированной группы также был проведен опрос с целью выяснить, каково же отношение к программе. Вот результаты: видят реальную пользу 17%, видят скорее пользу 37%, скорее не видят пользы 14%, полагают, что лично им ничего не даст данная программа 18%, остальные 14% затруднились ответить.

Такая достаточно вялая реакция вполне объяснима. Выгоды практически от любой подобной системы можно осознать только в процессе ее использования. Сейчас существуют лишь декларации о предстоящей всем гражданам возможности чуть ли не устраивать он-лайновые конференции с Президентом и другими высшими должностными лицами. В реальности мы наблюдаем довольно медленное увеличение количества Интернет-сайтов государственных органов. И крайне малая их часть обладает интерактивностью.

Конечно, нельзя забывать, что создание такой глобальной информационной системы проходит поэтапно. Сначала необходимо собрать информацию о реальных и потенциальных возможностях госорганов, установить приоритеты услуг и процессов, проанализировать затраты, разработать концепцию порталов. Затем моделирование и создание административных процессов, систем управления документами. Далее создание единого сервиса для администрации, бизнеса и граждан — начиная с уровня города, и заканчивая общефедеральным порталом. Результатом должна стать интеграция общественных и коммерческих услуг в одном портале.

Таким образом, когда создается система электронного документооборота в государственном органе, следует оценивать ее как перспективную или не перспективную для создания общефедеральной системы электронного документооборота. При этом разграничивать потоки для общего пользования и содержащие сведения, относящиеся к какому-либо виду тайн.

Сноска. Утратило силу постановлением Правления Национального Банка РК от 31.08.2016 № 212 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В целях совершенствования нормативной правовой базы, регулирующей порядок функционирования платежной системы Республики Казахстан, Правление Национального Банка Республики Казахстан постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила обмена электронными документами при осуществлении платежей и переводов денег в Республике Казахстан и ввести их в действие по истечении десяти дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
2. Управлению платежных систем (Мусаев Р.Н.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления и Правил обмена электронными документами при осуществлении платежей и переводов денег в Республике Казахстан;
2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление и Правила обмена электронными документами при осуществлении платежей и переводов денег в Республике Казахстан до сведения областных филиалов Национального Банка Республики Казахстан.
3. Областным филиалам Национального Банка Республики Казахстан довести настоящее постановление и Правила обмена электронными документами при осуществлении платежей и переводов денег в Республике Казахстан до сведения банков второго уровня.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Национального Банка Республики Казахстан Жангельдина Е.Т.

Председатель
Национального Банка

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правления
Национального Банка
Республики Казахстан
от 21 апреля 2000 года N 146

Правила обмена электронными документамипри осуществлении платежей и переводов денегв Республике Казахстан

Настоящие Правила устанавливают требования к предъявлению указаний о платежах и переводах денег электронным способом, а также требования к передаче электронным способом сообщений, связанных с отзывом либо приостановлением исполнения таких указаний, подтверждением подлинности ранее переданных указаний или правомочности их предъявления. <*>

Сноска. В преамбулу внесены изменения — Постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 4 июля 2003 г. N 228 .

1. Общие положения

Сноска. Заголовок главы 1 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. В настоящих Правилах используются основные понятия, предусмотренные в статье 3 Закона Республики Казахстан «О платежах и переводах денег», в статье 1 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», а также следующие понятия:
1) отправитель электронного документа (далее — отправитель) — банк или организация, осуществляющая отдельные виды банковских операций (далее — банк) или клиент банка, составляющие и отправляющие электронный документ;
2) передача электронным способом — передача документа в электронной форме по линиям телекоммуникаций или на магнитных носителях;
3) подлинный электронный документ — электронный документ, составленный отправителем и не содержащий искажений и/или изменений, внесенных в него после составления;
4) получатель электронного документа (далее — получатель) — банк, обрабатывающий и/или исполняющий электронный документ от имени и/или по поручению отправителя;
5) процедура безопасности — процедура, используемая при составлении, передаче и проверке электронных документов, с целью установления их подлинности;
6) система обмена электронными документами — система, позволяющая передавать сообщения (указания, распоряжения об отзыве либо приостановлении исполнения указания, а также иные сообщения, касающиеся платежей и переводов денег) электронным способом по установленным правилам;
7) (исключен)
8) электронный платежный документ — электронный документ, на основании или с помощью которого производятся платежи и переводы денег;
9) (исключен) <*>
Сноска. В пункт 1 внесены изменения — Постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 4 июля 2003 г. N 228 .
2. Запрещается предъявление электронным способом указаний, передача которых законодательством Республики Казахстан предусмотрена только на бумажном носителе.
3. Обмен указаниями электронным способом осуществляется на основании договоров, заключенных между сторонами, участвующими в осуществлении платежей и/или переводов денег, и/или в соответствии с правилами функционирования системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронных документов.
3-1. Участник системы обмена электронными документами осуществляет платежи и переводы денег в Республике Казахстан электронным способом при наличии регистрационного свидетельства, выданного удостоверяющим центром, обслуживающим данную систему.<*> Сноска. Дополнены пунктом 3-1 — Постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 4 июля 2003 г. N 228 .
3-2. При осуществлении платежей и переводов денег электронным способом банк разрабатывает и применяет меры, а также необходимые процедуры по предотвращению использования систем обмена электронными документами в схемах легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма.
Сноска. Глава 1 дополнена пунктом 3-2 в соответствии с постановлением Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 27.08.2014 № 168 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Электронная цифровая подпись

Сноска. Заголовок главы 2 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

4. Электронная цифровая подпись удостоверяет факт составления электронного документа отправителем, отсутствие искажений или изменений в нем и согласие отправителя с содержанием электронного документа.
5. Электронная цифровая подпись подтверждает, что отправитель принял на себя обязательства по электронному платежному документу при условии, что данный электронный платежный документ является подлинным.
6. Участники осуществления платежей и/или переводов денег признают электронную цифровую подпись в порядке и на условиях, предусмотренных договорами, заключенными между ними, и/или правилами функционирования системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронных документов.
6-1. Использование электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с законами Республики Казахстан. <*>

Сноска. Дополнены пунктом 6-1 — Постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 4 июля 2003 г. N 228 .

3. Электронные документы

Сноска. Заголовок главы 3 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

7. Сообщение приобретает статус электронного документа после его составления с использованием электронной цифровой подписи.
8. Составление электронного документа производится с использованием процедуры безопасности, предусмотренной договором между отправителем и получателем, и/или правилами системы обмена электронными документами.
9. Исключен постановлением Правления Национального Банка РК от 24.08.2009 № 85 (порядок введения в действие см. п. 2).
10. В случае отказа получателя от исполнения указания, переданного электронным способом, получатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения уведомить отправителя об отказе исполнения электронного платежного документа, с указанием причины отказа, если иное не установлено законодательными актами Республики Казахстан.
Бухгалтерский учет полученных и/или исполненных электронных платежных документов осуществляется банком в соответствии с требованиями его внутренней учетной политики.
11. Средства ограничения несанкционированного доступа ко всей или к части программно-технических средств, применяемых для составления, приема, передачи электронных документов и/или хранения информации (включая организационные и программно-технические меры защиты) устанавливаются отправителями и получателями в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального Банка. В случае отсутствия вышеуказанных требований отправитель и получатель самостоятельно устанавливают требования к уровню безопасности.

4. Передача сообщений электронным способом

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. Платежом и/или переводом денег, осуществляемым путем предъявления указания электронным способом, является любой платеж и/или перевод денег, в ходе которого на любой из стадий его последовательного исполнения получателем, указание передается в виде электронного платежного документа.
13. Осуществление платежей и/или переводов денег путем предъявления указания электронным способом, может осуществляться без заключения договора между отправителем и получателем, предусматривающим такое предъявление, если отправитель и получатель являются пользователями одной системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронных документов. В этом случае передача сообщений электронным способом осуществляется в соответствии с правилами функционирования системы обмена электронными документами.
14. Договор, в соответствии с которым платежи и/или переводы денег осуществляются путем предъявления указаний электронным способом, должен содержать порядок разрешения споров между отправителем и получателем, возникающих при установлении подлинности электронного документа.
15. Перевод денег осуществляется на основании указаний, предъявляемых электронным способом, если:
между отправителем и получателем заключен договор о предъявлении указаний электронным способом и/или отправитель и получатель являются пользователями одной системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронного документа;
установлена подлинность предъявленного электронного платежного документа.
16. При отправке и получении электронного платежного документа у отправителя и получателя должно оставаться подтверждение об отправке и/или получении электронного платежного документа. Подтверждение о прохождении электронного платежного документа может оставаться как в электронном виде, так и в виде документа на бумажном носителе, составленного в процессе обработки электронного платежного документа.
17. Подтверждением отправки и/или получения электронных платежных документов служит уведомление о получении электронного документа или другая информация, установленная правилами функционирования системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронного документа и/или соответствующим договором между отправителем и получателем.

5. Процедуры безопасности

Сноска. Заголовок главы 5 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

18. Процедуры безопасности устанавливаются договорами, заключенными между участниками осуществления платежей и переводов денег, и/или правилами функционирования системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронных документов.
19. Подлинность электронного платежного документа подтверждается электронной цифровой подписью и устанавливается в результате выполнения получателем процедур безопасности, установленных договором, заключенным между отправителем и получателем, либо правилами функционирования системы обмена электронными документами, в которой осуществляется передача электронных документов. <*>
Сноска. В пункт 19 внесены изменения — Постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 4 июля 2003 г. N 228 .
20. Процедуры безопасности осуществляются путем использования криптографических средств. Визуальное сличение электронной подписи на электронном документе с представленными отправителем образцами подписей не является процедурой безопасности.
21. Если при передаче сообщений электронным способом в качестве процедур безопасности используются процедуры, не позволяющие достоверно установить отправителя электронного документа, наличие искажений и/или изменений в его содержании, то должны использоваться дополнительные меры, позволяющие достигнуть данные цели. Дополнительные меры защитных действий могут предусматривать повторную передачу платежного документа, подтверждение передачи платежного документа или другие меры, установленные по договоренности между отправителем и получателем. При этом получатель информирует отправителя о повторном получении электронного документа.

6. Оформление электронных платежныхдокументов на бумажных носителях

Сноска. Заголовок главы 6 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

22. Подтверждением платежа, совершенного с использованием электронного платежного документа, может служить распечатка или иное отображение содержания электронного платежного документа на бумажном носителе. При этом распечатка или иное отображение содержания электронного платежного документа на бумажном носителе должна оформляться в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Казахстан.
23. Распечатка или иное отображение содержания электронного платежного документа на бумажном носителе является основанием для осуществления платежа и перевода денег только на основании подлинного электронного платежного документа.

7. Хранение электронных документов

Сноска. Заголовок главы 7 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

24. Исполненные электронные платежные документы хранятся в электронной форме на магнитных или иных видах носителей и не требуют распечатки или иного отображения содержания электронного платежного документа на бумажном носителе с целью хранения.
25. Правила и сроки хранения электронных платежных документов устанавливаются внутренними документами банка, разработанными в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
26. В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую справку исполненных электронных платежных документов и использовать ее для выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними правилами учета.

8. Дополнительные условия

Сноска. Заголовок главы 8 в редакции постановления Правления Национального Банка РК от 26.04.2013 № 117 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

27. Ответственность отправителя и получателя за передачу и/или исполнение несанкционированного электронного платежного документа устанавливается соответствующим договором между отправителем и получателем и законодательными актами Республики Казахстан.
28. Вопросы, не урегулированные настоящими Правилами, регулируются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Председатель
Национального Банка

Система электронного документооборота. Маршрутизация электронных документов

Система документооборота ESCOM.BPM является готовым решением для автоматизации документооборота в компаниях любого масштаба. Многие клиенты выбрали нашу систему не только за наличие в её поставке готовых настроенных процессов, но и за широкие возможностей настроек и адаптации, а так же за удобство, наглядность и логичность. Встроенная среда визуальной разработки позволяет администратору (технологу) выполнять необходимые настройки, адаптировать систему под специфику организации, разрабатывать собственные бизнес-процессы и документы.

Перейдя по этой ссылке Вы можете узнать стоимость системы документооборота для автоматизации маршрутов произвольных документов

Маршрутизация документов в системе электронного документооборота

Видео обзор. Управление жизненным циклом документа в системе электронного документооборота

Основные функции системы электронного документооборота

ESCOM.BPM содержит все необходимые функции и процедуры для автоматизации процессов документооборота. Ниже перечислены основные функций ESCOM.BPM и даётся их краткое описание.

Управление жизненным циклом документа, маршрутизация документа

Система электронного документооборота ESCOM.BPM обеспечивает управление полным жизненным циклом документа. Для каждого вида документа в СЭД создаётся свой электронный регламент — графическое описание процесса работы. То есть работа с документом осуществляется не в произвольном порядке, а в соответствии с порядком, заданным в модели документационного процесса.

Система электронного документооборота. Маршрут документа

Так из чего состоит документационный процесс. В системе электронного документооборота ESCOM.BPM он содержит:

  • ролевую модель управления правами доступа пользователей, которая определяет, какие роли работают в процессе, какие у них права доступа.
  • графическую модель маршрута — визуальную схему жизненного цикла документа. На модели отображаются все этапы работы: начальные, промежуточные и конечные состояния, основные роли, переходы и процедуры, выполняемые вручную или автоматически. В модели маршрута определяется, как связаны между собой этапы работы, каким способом будет продвигаться документ по маршруту, какие роли будут с ним взаимодействовать и многое другое.

Модель маршрута в ESCOM.BPM является исполняемой. Это не просто схема, это автоматизированный жизненный цикл документа или по-другому — электронный регламент работы, полностью определяющий кто, в какой последовательности и как будет работать с документом. Для каждой роли процесса определяются права доступа и поручения по обработке документа, которые должен выполнить сотрудник после получения документа. На каждом этапе обработки есть контрольный срок исполнения, о приближении которого информирует пользователя автоматическое напоминание.

В каждой карточке документа на схеме жизненного цикла отображается текущее состояние и пройденный маршрут. В окне просмотра имеется проигрыватель, показывающий пошагово, как двигался документ по маршруту.

Управление статусами ЭЛЕКТРОННЫХ документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет автоматически управлять статусами документов. СЭД автоматически устанавливает статусы документов, а так же отображает их в карточках и журналах. Набор статусов определяется в модели маршрута процесса. При перемещении документа по маршруту у него меняется статус. Например, у документа находящегося на согласовании статус «Проводится согласование», а у документа, по которому согласование успешно завершено статус «Документ согласован». Статусы могут быть самые различные, нет никаких ограничений. Например: в работе, на рассмотрении, на проверке, готов к отправке, ответ получен, исполнен, завершён и т..д.

Управление статусами документов в системе электронного документооборота

Смена статуса происходит автоматически при изменении этапов работы с документом, определённых в маршруте. Статусы могут изменяться при возникновении в системе документооборота определённых событий (например, документ согласован или документ просрочен), а так же по команде пользователя. Отдать команду на изменение статуса пользователь может только при наличии у него соответствующих прав, которые в свою очередь определяются ролевой моделью процесса. Команда на изменение статуса может сопровождаться проверкой условий. Например, нельзя отклонить электронный документ не внеся замечание. Или нельзя отправить исполненное задание на проверку, если отсутствует отчёт и т.п.

События изменения статуса документа автоматически записываются в специальный журнал. Изменение статуса как правило сопровождается отправкой уведомлений Ролям процесса. В таблице ниже приведён пример статусов для процесса «Внутренний документ»:

Наименование этапа Наименование статуса
Подготовка проекта документа Подготовка, Согласование не проводилось
Согласование «Проводится согласование», «Документ не согласован», «Документ Согласован»
Рассмотрение получателем Документ подписан
Исполнение В работе, на проверке
Завершён Документ исполнен

Текущий статус документа отображается в его карточке в заголовке формы, а так же в колонке «Текущее состояние» в жураналах.

Создание атрибутных карточек документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет создавать для каждого вида документа индивидуальную атрибутную карточку. Такие карточки поставляются в готовом виде, а так же могут быть разработаны с помощью интегрированных средств визуального программирования. Администратор может создать в базе данных нужные поля и разместить их на карточке документа.

Карточка документа имеет страничную организацию. На первой странице как правило отображаются важные атрибуты документа, такие как Тема, Контакт, Номер, Файлы вложений. На других страницах размещается сопутствующая информация по процессу, например, на странице «Согласование» размещаются: «Срок согласования», «Шаблон и Модель согласования», «Замечания согласующих лиц», «Лист согласования». Изначально дополнительные страницы скрыты и отображаются только при наступлении этапа процесса с которым они логически связаны. Например, страница «Ход исполнения» отображается, когда наступает этап «Исполнение».

ESCOM.BPM содержит расширяемый классификатор видов документов, в который можно внести все виды документов, которые используются в организации. Для каждого вида документа можно настроить шаблоны: содержания, согласования, резолюций. Так же можно задать правила регистрации и подписания. Например, в карточке внутреннего документа можно указать вид документа — служебная записка, объяснительная, докладная и т.д. а так же любые другие поля — тема, срок, контрагент, номер и т.д. Карточка содержит не только информацию о документе, но и всю информацию по связанному с ним процессу, например, информацию о согласовании, ходе исполнения, замечания, связанные документы и т.д..

Прикрепление файлов и создание версий электронного документа

Система электронного документооборота ESCOM.BPM обеспечивает удобную работу с файлами вложений. К карточкам документационных процессов можно прикреплять файлы документов произвольных типов, удалять файлы, открывать файлы для просмотра и редактирования, создавать версии файла, подписывать их ЭЦП. Выполнение перечисленных действий возможно в зависимости от прав пользователя, которые определяются ролевой моделью. Карточка документа содержит специальный раздел — «Файлы вложений». Этот раздел, как правило размещён на первой странице. Доступ к функциям работы с файлами осуществляется из контекстного меню.

Система электронного документооборота. Создание версий документов

Можно сканировать бумажные документы прямо из карточки процесса и автоматически прикреплять к ней отсканированные образы. Предусмотрена возможность распознавания текстов отсканированных документов.

Функции создания версий документов позволяют проследить всю цепочку изменений каждого документа. В карточке автоматически ведётся нумерация версий, указывается автор, дата создания файла, его размер. Пользователь может написать примечание к версии документа. Удалить файл может только его владелец или Администратор системы.

СЭД содержит защищённое файловое хранилище, в которое помещаются прикреплённые к карточке документа файлы. Помещение файлов в хранилище осуществляется при сохранении карточки процесса. Индексируемые SQL сервером файлы помещаются в полнотекстовый каталог СУБД, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск во вложенных файлах.

Формирование текста документа с использованием шаблонов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет сформировать документ по шаблону и затем распечатать его на бланке. Для каждого вида документа можно задать один или несколько шаблонов текста, каждый из которых может содержать переменные — ссылки на поля в карточке документа или поля в таблицах базы данных. При формировании текста по шаблону будут автоматически заменены переменные на их значения. Далее, сформированный по шаблону текст документа отображается в карточке в специальном разделе. Текст можно отредактировать и сохранить. Этот текст будет в последствии выведен на бланк документа.

Для формирования бланка документа нужно нажать на кнопку предварительного просмотра. Будет создан электронный образ документа. Его можно распечатать или выгрузить в файл. Но основная возможность заключается в прикреплении созданного образа к карточке процесса, например в формате PDF. Это позволяет вести дальнейшую работу с документом в привычном для пользователей виде. Такой документ можно отправить на рассмотрение, и визирующему будет нагляднее работать с документом . Он сможет подписать его ЭЦП и направить далее по маршруту.

Формирование бланков документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM для каждого вида процесса позволяет сформировать электронный образ документа по шаблону и отобразить его в виде печатной формы (бланка документа). Это используется либо для вывода итогового документа на печать, либо для привычного представления документа в случае использования безбумажного документооборота. Сформированный на бланке образ можно экспортировать в формат PDF или MS Word, например, для дальнейшей отправки по электронной почте. Его так же можно вложить в карточку процесса, например, как итоговый или промежуточный результат.

Предусмотрена возможность создания для каждого вида документа нескольких бланков и назначить один из них основным. Если с карточкой процесса связано несколько бланков, то кнопка предварительного просмотра будет содержать выпадающий список выбора. При нажатии на саму кнопку будет происходить открытие основного бланка. При формировании бланка происходит заполнение его граф значениями полей из карточки процесса или из базы данных.

Для настройки бланков в ESCOM.BPM имеется специальный визуальный конструктор. С помощью конструктора можно создать бланк любой сложности. Построитель SQL запроса позволяет выбрать из базы данных необходимую информацию для бланка.

Архивное хранение документов

СИСТЕМА электронного документооборота ESCOM.BPM содержит электронный архив, который представляет собой библиотеку документов с произвольной структурой папок, в которые можно публиковать карточки любых видов документов.

Для классификации и структурированного хранения электронных документов ESCOM.BPM обеспечивает ведение справочника «Номенклатура дел», в папки которого могут помещаться документы при регистрации. Каждое дело имеет уникальный индекс. Применение номенклатуры обеспечивает систематизацию, классификацию и структурированное хранения документов, а так же и учёт сроков хранения. Поддерживается поиск в архиве и перемещение документа из одного дела в другое.

Кроме всего прочего документы, со статусом «Завершён» автоматически помещаются в специальные журналы «Завершённые документы», которые предусмотрены для каждого вида документа.

Маршруты документов предусматривают в качестве конечного состояния помещение документа в архив. Это происходит автоматически. А для ввода в базу СЭД уже существующих в организации документов предназначен специальный процесс «Архивный документ». Он используется для первичного наполнения архива документами.

Учёт мест хранения оригиналов документов

При параллельном ведении электронного и бумажного документооборота возникает необходимость вести учёт мест хранения оригиналов документов. ESCOM.BPM позволяет это сделать за счёт размещения в карточках документов специальных разделов, в которые вносятся отметки о приёме-передаче бумажных документов.

Данная процедура может быть автоматизирована при использовании штрих-кодирования документов. Когда документ сканируется сканером штрих-кода, то в его карточку автоматически заноситься информацию о месте сканирования.

Открыв карточку процесса можно посмотреть, кому и когда передавался документ, а также внести отметку о приёме или передачи документа. На основании информации, внесённой в карточки процессов можно сформировать отчёт о движении и местонахождении оригиналов документов.

Регистрация и классификация электронных документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит все необходимые функции для регистрации и классификация документов. Маршрут документа может включать этап регистрации. Данный этап может выполняться как автоматически, так и с участием сотрудника — Регистратора документа. Это может быть сотрудник канцелярии, секретарь или другое лицо.

Регистрационный номер формируется по заданному шаблону (алгоритму), который можно изменить (настроить). Настройка шаблонов производится в визуальном конструкторе бизнес студии. Для каждого вида документа можно разрешить использование одного или более шаблонов. Коробочный продукт имеет готовый набор (15 вариантов) регистрационных номеров, подходящих для решения большинства задач. Однако при необходимости можно самостоятельно разработать новый шаблон или обратиться за помощью в службу технической поддержки.

Каждый шаблон формирует номер по заданному алгоритму и маске. Для выполнения регистрации документа на его карточке размещён специальный компонент, позволяющий выбрать нужный шаблон из списка шаблонов, заданных для данного вида документа. При новой регистрации компонент формирует номер по выбранному шаблону и затем отображает сформированную информацию. В зависимости от настроек шаблона регистратору могут предоставляться различные возможности, например, указание даты и времени регистрации, указание номенклатуры дел и т.д. В карточке процесса автоматически фиксируется событие — кто и когда зарегистрировал документ.

СЭД содержит процедуры проверки регистрационной информации, что особенно актуально, когда используются шаблоны с возможностью ручного ввода регистрационного номера.

Электронное согласование документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет проводить согласование документов по заданным визуальным моделям. Такие схемы согласования создаются с помощью «мыши» с использованием графических примитивов. Созданные схемы могут быть сохранены в виде шаблонов. Данное решение позволяет использовать шаблоны согласования для определения состава участников согласования и последовательности согласования. Предусмотрена возможность выполнения последовательного, параллельного и смешанного согласования.

Согласующим лицам текущего этапа согласования автоматически назначаются поручения. В ходе согласования поддерживается возможность формирования версий документов, внесение замечаний в карточку документа, формирование электронного листа согласования, отправку уведомлений участникам согласования и инициатору процесса.

В карточке процесса отображается текущий статус документа, сроки согласования, статусы поручений, замечания согласующих лиц и т.д.

Штрих-кодирование документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит ряд процедур для поддержки технологии штрих кодирования. К таким процедурам относятся печать этикеток штрих-кодов, используемых при регистрации документов, печать штрих-кодов на бланках документов, а так же поиск по штрих-коду. При формировании образа документа (генерации) непосредственно в СЭД (например для исходящих писем или служебных записок) на бланке автоматически печатается уникальный штрих-код.

Использование штрих кодирования позволяет автоматизировать процедуру учёта мест хранения оригиналов документов. Использование считывателя штрих кодов позволяет не только быстро найти карточку документа, но и внести в неё отметку о получении оригинала.

ESCOM.BPM поддерживает оборудование для поточного сканирования документов. В ходе такого сканирования на каждый документ автоматически наносится штрих код и создаётся карточка документа, к которой прикрепляется отсканированный документ.

Подписание документов с использованием ЭЦП

ESCOM.BPM позволяет в ходе процесса работы с документом подписывать файлы документов электронно-цифровой подписью. Подписывать документы можно на любых этапах маршрута, но как правило это используется на этапах электронного согласования и подписания документа. Так же предусмотрена возможность проверки подписей ЭЦП.

За счёт средств интеграции с внешними системами криптозащиты (КриптоПРО или других на базе WinCriptoAPI) и поддержки средств защищённого хранения сертификатов (ключи e-Token) возможно построение юридически значимого документооборота.

Для безопасного хранения сертификатов ЭЦП предусмотрена возможность их хранения и считывания с электронно-цифровых ключей, типа e-Token. Такой ключ может не только содержать файл ЭЦП, но и информацию об учётной записи пользователя. Это позволяет использовать ключ для автоматической аутентификации пользователя. При этом логин и пароль не вводятся с клавиатуры, а считываются со смарт-карты или ключа.

Уведомления и напоминания в электронной системе документооборота

Система электронного документооборота ESCOM.BPM позволяет оперативно уведомить сотрудников о произошедших и предстоящих событиях, например, поступлении нового документа, приближении или наступлении срока исполнения и т.д. за счёт интегрированной подсистемы уведомлений. При возникновении события автоматически формируется уведомление и мгновенно доставляет пользователям. Наличие таких функций позволяет не только своевременно информировать сотрудников, но и контролировать сроки их ознакомления с документами.

В локальной сети уведомления доставляются мгновенно за счёт использования сетевого протокола UDP. При удалённой работе, если использование протокола UDP невозможно, то доставка осуществляется по протоколу hhtp. В этом случае пользователь может сам задать интервал загрузки с сервера новых уведомлений.

Важные уведомления выводятся в отдельных окнах поверх остальных. Карточка уведомления содержит текст уведомления о событии и гиперссылку на карточку документа. Предусмотрена возможность дублирования уведомлений на электронную почту получателя.

В карточке уведомления автоматически фиксируется время отправки и время прочтения уведомления. По каждому документу можно просмотреть все уведомления, кому и когда они направлены, ознакомился ли и когда с документом сотрудник.

Сотрудники могут обмениваться сообщениями, вести персональный список контактов, просматривать статусы активных пользователей. Кроме уведомлений имеется подсистема напоминаний, реализованная в форме персонального календаря (органайзера). Большинство напоминаний записываются в органайзер автоматически. Но сотрудник имеет возможность создавать собственные напоминания.

Контроль исполнения в системе электронного документооборота

Система электронного документооборота ESCOM.BPM обеспечивает выполнение процедур контроля исполнения документов. К таким процедурам в первую очередь относится создание резолюций и доставка исполнителям персональных заданий. В карточке резолюции можно указать исполнителей, соисполнителей, контролёра, указать сроки исполнения, контрольные сроки, текст поручения, важность и т.д.

Каждая резолюция в итоге может быть развёрнута в цепочку поручений. В карточке контролируемого документа отображается ход исполнения, в виде иерархического списка поручений. По каждому поручению отображается его срок, статус, оставшееся до срока исполнения время, а если документ просрочен, то информацию о том, насколько просрочено поручение.

Автоматический контроль сроков обеспечивается таймерами, включенными в маршрут документа. Таймер инициализируется сроком из нужного поля карточки документа. При наступлении назначенного срока таймер срабатывает и отправляется уведомление исполнителю и контролёру, а так же выполняются другие запрограммированные действия, например, изменение статуса документа, выполнение произвольных скриптов и т.п.

Ведение журнала событий работы с документом

В системе электронного документооборота ESCOM.BPM автоматически ведётся журнал событий по каждому документу. В первую очередь это запись событий повлекших изменение статуса документа или его перемещения по маршруту. Первым в журнале записывается событие создания процесса. В журнал так же может вноситься информация об изменении документа.

События отображаются в карточке электронного документа в специальном разделе. Запись в журнале содержит дату, автора события и вид события. Кроме этого в журнал автоматически записываются комментарии пользователей, сделанные при выполнении действий маршрута. Например, при отклонении документа запрашивается причина отклонения. Введённый пользователем текст будет отображен в поле «Комментарий» в событие «Документ отклонён».

В маршруте каждого вида документа имеется возможность настраивать — какие события должны фиксироваться в журнале. Настроить запись нужных событий может Администратор.

Ведение журналов электронных документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит большой набор готовых журналов документов, а так же шаблоны для создания новых журналов. Журнал – это специальный фильтр к базе данных, позволяющий отобрать из базы данных карточки документов по заданным критериям и отобразить результаты отбора в ячейках (полях). Журналы являются удобным инструментом для работы со списками карточек документов.

Журнал документов в системе электронного документооборота

Журналы отображаются в специальных разделах графического интерфейса рабочего места пользователя. Такие разделы сгруппированы по категориям, например, исходящие, входящие, просроченные, на контроле, регистрация и т.д. В журналах отображаются только доступные пользователю документы. Отобранные карточки документов отображаются в виде списка. Карточки в списке можно сгруппировать по одному или нескольким полям, например, по автору, по статусу, по сроку исполнения и т.д. В журнале возможен автоматический подсчёт групповых значений, таких как: количество записей, сумма по полю и т.д. Вычисленные значения можно выводить в заголовках и подвалах групп. Можно выполнить множественную сортировку карточек в списке, наложить дополнительный фильтр, подсветить записи с определёнными условиями. Поля в списке можно перемещать и скрывать, тем самым настраивая журнал под свои задачи. Как правило, журналы настраиваются администратором, однако имеется возможность разрешить некоторым пользователям создавать и настраивать собственные журналы.

Атрибутный и полнотекстовый поиск электронных документов

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит настраиваемые формы поиска документов, обеспечивающие атрибутный и полнотекстовый поиск документов. При поиске документов учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. На форме поиска размещаются различные поля критериев, заполнение которых приводит к тому, что указанные в них значения учитываются при отборе документов.

Поиск документов наиболее удобен при больших объёмах базы данных. При малых объёмах удобнее пользоваться преднастроенными фильтрами документов (журналами). Отличие форм поиска от журналов документов заключается в расширенном наборе критериев отбора и возможности индивидуально настроить отбор. Поясню, что это означает. У журналов документов изменение критериев отбора как правило недоступно пользователям (по умолчанию их может настраивать только Администратор). Журнал показывает только те документы, которые отбираются его фильтром. А формы поиска позволяют выполнить отбор карточек документов по заданным пользователем критериям.

Отобранные поиском карточки отображаются в виде списка. Возможности работы с таким списком такие же, как и у журнала документов. Формы поиска могут быть универсальны, для отбора документов по общим критериям и специализированные формы, для отбора конкретных видов документов по ограниченному набору критериев.

Управление справочниками в системе электронного документооборота

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит следующие справочники: организации, оргштатная структура, виды документов, номенклатура дел, сотрудники, должности и др. Данные справочники используются при заполнении полей электронных карточек документов.

При указании в карточке процесса ссылки на элемент справочника, а это происходит, например, при заполнении поля «Отправитель» в процессе «Входящий документ», происходит автоматическое связывание карточки документа и выбранной организации. Это позволяет отображать в карточке организации все документы с ней связанные. Аналогичным образом связываются и другие справочники и документы. При заполнении ссылочных полей можно использовать процедуры подбора. Для этого необходимо набрать несколько начальных букв из названия искомого объекта и нажать клавишу Enter. После этого система подберёт из справочника подходящие значения. Например, при поиске сотрудника по полю «Фамилия» при вводе аббревиатуры «Фед», будут отобраны сотрудники, у которых в фамилии встречается такое сочетание букв: «Федоров», «Федотов», «Федосиев» и т.д. Такое правило справедливо для все справочников СЭД.

Состав справочников может быть расширен с помощью интегрированной среды визуальной разработки процессов. Просмотр и редактирование справочников доступно только специальным группам пользователей.

Ниже перечислены несколько основных справочников документооборота:

  • Справочник организаций позволяет вести учёт организаций, их реквизитов, адресов и контактной информации. В карточке организации можно указать список контактных лиц, контактную и другую информацию. В карточке организации автоматически отображаются документы, связанные с данной организацией.
  • Справочник оргштатной структуры компании содержит информацию об организации. Информация в справочнике представлена в иерархическом виде. Справочник может содержать несколько организаций, для каждой из которых может быть создана своя оргштатная структура.
  • Справочник видов документов содержит описание всех видов документов, которые используются в СЭД. Так же этот справочник включает описание шаблонов согласования для данного вида документа.

В готовых решениях ESCOM.BPM создано большое число прикладных справочников, например, валюта, единицы измерения, ставки НДС, статьи ДДС, ЦФО, товары и услуги и др.

Как система электронного документооборота управляет правами доступа

Система электронного документооборота ESCOM.BPM осуществляет динамическое управление правами доступа пользователей, предоставляя сотруднику только те документы и только те возможности обработки, которые ему доступны в соответствии с его Ролью в документе и текущим этапом работы. При изменении статуса документа, автоматически изменяются и права доступа Ролей. В зависимости от Роли пользователя и текущего статуса документа пользователь может просматривать карточку документа, изменять определённые поля, удалять документ, отправлять его по маршруту и т.д. Если пользователь исполняет несколько Ролей в процессе, то его объём прав суммируется. Это происходит так же в том случае, если сотрудник является заместителем для одного или нескольких руководителей.

Для каждого вида документа определяются права на возможность создания новой карточки процесса. Права на удаление карточки процесса определяются не только доступом, но и возможностью, которая устанавливается для каждого вида процесса в его маршруте. Для каждого вида процесса в ESCOM.BPM создаётся свой индивидуальный набор ролей. Ниже в таблице приводится пример ролевой модели в информационной системе для процесса «Регистрация входящих документов»:

Наименование этапа

Роль этапа

Действия и права доступа

Регистрация

Регистратор

Создаёт карточку документа, заполняет поля. Сканирует бумажные документы. Формирует регистрационную информацию. Отправляет карточку Получателю.

Рассмотрение получателем

Получатель

Рассматривает документ, формирует резолюции. Подписывает документ ЭЦП. Ставит документ на контроль. Отправляет в работу (исполнителям).

Может просматривать карточку документа и файлы.

Исполнение

Исполнитель (и)

Исполняет поручение по резолюции, формирует отчёт об исполнении резолюции.

Может просматривать карточку документа.

Контролёр

Контролирует ход исполнения. Может вносить в карточку контрольные отметки.

Читатели

Могут просматривать карточку документа и файлы

Архивное хранение Архивариус Помещает документ в папку архивного дела. Устанавливает срок хранения.

Формирование произвольных отчётов

ESCOM.BPM поставляется с набором готовых типовых отчётов, которые могут быть адаптированы по желанию Заказчика. Так же предоставляются широкие возможности по созданию произвольных отчётов. Любой журнал можно представить в виде отчёта и вывести его на печать. Таким образом, можно быстро сформировать нужный отчёт, например, документы на контроле. Затем нажать на кнопку предварительного просмотра и отчёт готов. Его можно распечатать или сохранить в файл, например для отправки по e-mail.

Интегрированный в СЭД визуальный конструктор позволяет Администратору создавать отчёты любой сложности. Для получения данных отчёта используется специальный визуальный построитель SQL запросов к базе данных. С помощью такого запроса можно выбрать нужную информацию, агрегировать её и представить в удобном для пользователя виде. В отчётах можно использовать графики и диаграммы. Сформированные отчёты можно экспортировать в файлы разных форматов или прикреплять к карточкам документов и поручений в качестве отчётов и т.п.

Купить систему электронного документооборота

Система электронного документооборота на платформе ESCOM.BPM доступна в редакциях «Стандартная-ДЕЛО», «Стандартная-ДОГОВОРЫ», «Стандартная-ПРОФ», «Большой бизнес»,»Корпоративная». Стоимость лицензий системы электронного документооборота зависит от выбранной редакции ESCOM.BPM. Информацию о стоимости лицензий можно узнать по этой .

Для того чтобы купить систему электронного документооборота Вам нужно отправить нам письмо на e-mail sales@escom-bpm.com с описанием стоящих перед Вами задач автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение. Вы так же можете позвонить нам по телефону 8-495-255-0099.

Вы можете самостоятельно оформить заказ в интернет-магазине ESCOM.BPM. Для этого необходимо положить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий и затем нажать на кнопку «Оформить заказ».

Возврат к списку