Подотчетные суммы директору

Содержание

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Способ 1. Начисление дивидендов

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Способ 3. Начисление материальной помощи

Способ 4. Договор займа

Способ 5. Личные расходы директора

Итоги

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление дивидендов

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

50, 51

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

91 000

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

50, 51

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

50, 51

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

300 672

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

  • «Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?».
  • «Материальная помощь и страховые взносы в 2014–2015 году».

Способ 4. Договор займа

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.

Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Что такое бесконечный подотчет

Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

  • за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;
  • за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;
  • за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;
  • за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е. нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

  • наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
  • руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
  • денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда, при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е. сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Что в этом видит налоговая инспекция?

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  • деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
  • авансовый отчет не сдается;
  • в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег. Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!

Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств. Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами. Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ! Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.

Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Как можно погасить бесконечный подотчет

Не устанавливать лимит кассы

Малые предприятия на основании абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет.

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

Предприниматель тоже может отменить лимит. Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд. И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Оформить договор беспроцентного займа

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

Но тут есть свои минусы:

  • у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
  • чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;
  • более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета:

Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму. Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем.

Признать за подотчетным лицом долг

Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его. В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты.

Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами.

Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит. Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка.

А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним. И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г. №1212–19).

Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

  • признать безнадежным;
  • и списать его на внереализационные расходы!

Заключить договор аренды имущества сотрудника

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами. Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия.

Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.

Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет:

Д сч. 001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет;

Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании),

или

Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата. Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12;

Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета. Из наличной выручки нельзя!

И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка:

Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы.

Выплата компенсации сотруднику за автомобиль

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Данный вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль. Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г. «О страховых взносах»).

Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна, в частности, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Можете посмотреть образец заявления на выдачу денежных средств в подотчет директору и прочитать пояснения.

Из чего складываются затраты на открытие кофейни.

Как списать подотчет с директора

Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.

Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Предельные размеры и сроки выдачи подотчетных сумм, в том числе для выдачи директору организации, законодательством не установлены.

Напомним, что до 01.06.2014 п. 4.4 Положения от 12.10.2011 № 373-П было предусмотрено, что выдача денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Однако теперь руководитель организации вправе вписать собственноручно сумму и срок выдачи денег под отчет либо поставить только подпись и дату. Отметим, что генеральный директор общества имеет особый правовой статус, он одновременно является руководителем организации и ее работником (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст.ст. 11, 16, 20, 273 ТК РФ) и, следовательно, может быть подотчетным лицом (п. 6.3 Указаний № 3210-У). При этом никаких исключений для составления заявления на выдачу денежных средств, в том числе в случаях, когда подотчетным лицом является сам руководитель организации, Указания № 3210-У не устанавливают.

Заявление подотчетного лица может выглядеть следующим образом:

Заявление о получении подотчетных средств.

Настоящим заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере
15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок 20 (двадцать) календарных дней.

Для проведения наличных расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации.

Генеральный директор ООО «Ромашка» Д А В Ы Д О В /Д. С. Давыдов/
15.07.2015

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность Д. С. Давыдова по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

15.07.2015 г. Главный бухгалтер: Г О Л У Б Е В А /О. У. Голубева/

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указаний № 3210-У). В противном случае налоговые органы при обнаружении неправомерной выдачи денежных средств под отчет (по ранее выданным суммам директор еще не отчитался) могут оштрафовать компанию за нарушение Правил ведения кассовых операций по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичные выводы содержатся и в арбитражной практике (например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф:

  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Кроме этого, в практике есть случаи, когда организация подверглась штрафным санкциям за то, что при выдаче наличных денежных средств под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Документальное подтверждение

В соответствии с п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Одновременно с этим вспомним положения ст. 346.16 НК РФ, согласно которой налогоплательщики, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ).

В письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ рассмотрена ситуация подтверждения понесенных расходов одним лишь кассовым чеком, выданным продавцом. Налоговое ведомство отмечает, что кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждает лишь факт наличного денежного расчета между продавцом и покупателем (п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470). Кроме этого, чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745:

  • наименование и ИНН организации;
  • заводской номер ККМ;
  • порядковый номер чека;
  • дата и время покупки или оказания услуги;
  • стоимость покупки или услуги;
  • признак фискального режима.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Если директор не отчитался по подотчетным средствам в установленный срок, то он становится должником организации. И до тех пор, пока за ним числится долг, он не получает никакой экономической выгоды, средства ему не принадлежат.

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ). И, как мы видим, в данном перечне отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию. Кроме того, кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику (директору) этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее директором, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты, – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Однако из всего вышесказанного налоговые органы делают вывод, что налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Вместе с тем в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 сказано: если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек. Следовательно, такой чек вполне может быть подтверждающим документом к авансовому отчету, а также основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

Однако некоторые категории налогоплательщиков (продавцов) при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ, например «вмененщики».

Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, утвержден п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. В письме ФНС России от 14.09.2010 № ШС-37-3/11157, которое является обязательным для применения налоговыми органами, пояснила, что организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика – плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения документ, оформленный в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).

Если документы утеряны

На практике также довольно часто встречаются ситуации, когда директор (подотчетное лицо) теряет кассовые и товарные чеки. При возникновении такой ситуации, когда директор не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, у бухгалтера есть несколько путей: либо потребовать возврата выданной суммы и тем самым избежать уплаты каких-либо налогов, либо, если товарно-материальные ценности все же были приобретены, принять от директора авансовый отчет без подтверждающих документов. Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если работодатель все-таки принял решение пойти по второму пути. В письме ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 налоговое ведомство говорит, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных директором организации или работником, а также доказательств, подтверждающих оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Данный вывод также содержится в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. При этом до принятия указанных постановлений Президиума ВАС РФ практика по такого рода делам складывалась разнообразно. В частности, в постановлениях ФАС ПО от 01.04.2013 № А55-15647/2012, ФАС МО от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3, ФАС МО от 11.11.2009 № КА-А41/11723-09 решения налогового органа были признаны недействительными.

ПОЗИЦИЯ СУДА

При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, указанные денежные средства исходя из ст. 210 НК РФ являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в базу по НДФЛ.

— Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.

Обратите внимание: у организаций, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы», на основании п. 1 ст. 346.18 НК РФ обязанность учитывать расходы отсутствует. Однако такие налогоплательщики в силу п. 5 ст. 346.11 НК РФ не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Следовательно, тот факт, что стоимость приобретенных директором товарно-материальных ценностей в силу применения организацией УСН не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ. Таким образом, определение дохода сотрудника, подлежащего обложению НДФЛ, исчисление, удержание и уплата данного налога производится организацией – налоговым агентом в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Поэтому если организация не хранит документы, подтверждающие расходы, то у подотчетного лица, получившего наличные денежные средства, возникает обязанность по уплате НДФЛ (письмо Минфина России от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).

Удержание с заработной платы

Еще один способ погасить долг директора перед организацией за невозвращенные подотчетные суммы – это ст. 137 ТК РФ, в которой говорится: если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника (т. е. директора) соответствующей подотчетной суммы при условии, что директор не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если директор получает доходы от аренды

Также можно погасить долг директора перед организацией за счет компенсации или арендных платежей за использование личного имущества, например автомобиля. Рассмотрим, какой вариант предпочтительнее для организации. Прежде чем выплачивать компенсацию за использование имущества, нужно составить приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение, акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации директору. Компенсация за использование личного имущества – автомобиля директора – не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда, нормы законодательством установлены только в целях расчета единого налога при применении УСН. Отметим, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества директору, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). В частности, путевые листы, чеки на покупку ГСМ.

Что касается арендной платы, то с нее НДФЛ нужно исчислить, а страховые взносы – нет (ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ, п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, выплата компенсации может более предпочтительным вариантом – не придется считать НДФЛ. Однако если заключить договор аренды на автомобиль, арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания и т. д.), можно учесть при УСН полностью (пп.пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет на основании авансового отчета в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Следовательно, в бухгалтерском учете записи будут следующими:

Дебет Кредит Операция
26 (44) 73 Начислена компенсация за использование личного имущества директора (арендная плата)
73 71 Зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы

Отметим также, что подотчетные суммы, не возвращенные директором в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша!

Евгений Сивков

В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое – в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.

Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться.

Разговор по понятиям

Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы – это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику (далее – подотчётному лицу) под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.

Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами – в Правилах выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, которые установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее по тексту Положение).

Как выдают деньги

Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) руководителя о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер — это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).

Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.

Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.

Часто задают вопрос о предельном размере расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. В соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У он составляет 100 000 руб., но отмечу, что этот предел не относится к сумме, которая выдаётся под отчет.

Как деньги возвращают

Теперь начитается самое интересное. По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет (п. 4.4 Положения N 373-П). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это – нарушение кассовой дисциплины, то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.

Нас пугают, а мы боимся

Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм. Об этом, например, говорилось в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Но сейчас это все как-то заглохло.

Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному — у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств. Все! И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Таким образом, вы можете «подвесить» ситуацию при условии, что ни организация, ни физическое лицо никаких действий предпринимать не станут.

Как долго может сохраняться этот status quo? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы (п.п.2 п.2 статьи 265 НК РФ) по истечении установленного срока исковой давности (3 года). Кое-кто старается этот срок продлевать путём бумажной переписки или возвратом части сумм до бесконечности, но сейчас законодатель ограничил общий срок исковой давности десятью годами (п. 2 ст. 196 ГК РФ). Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. 10 лет – очень большой срок. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано юридическое лицо или получатель подотчётных средств уедет за границу — сказочное количество вариантов.

Но если организация простит долг работнику и спишет его, то она будет обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы (Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Если вы не желаете платить НДФЛ и страховые взносы, то этого делать не нужно, так как доход сотрудника возникает в момент списания.

Наш суд – самый гуманный

В спорных случаях стороны, разумеется, могут обратиться в суд. Поэтому судебная практика нам тоже небезразлична. Так вот, наши суды считают: раз физическому лицу уже выданы деньги под отчёт, это значит, что человек уже отчитался по ранее полученным суммам. Презумпция разумности субъекта предпринимательской деятельности. То есть: не дураки же в организации сидят, чтобы давать деньги тому, кто не имеет привычки отчитываться об их расходовании. Мы согласны с нашим самым гуманным судом. Мы – не дураки. Просто рассеянные немножко… Отчётность куда-то засунули, найти не можем. А усердного бухгалтера, который отчёт потеряла, мы давно «уволили». В общем, считайте документы утерянными. Несчастный случай на производстве, можно сказать. А сотрудник наш расписку (отрезную часть авансового отчёта) тоже потерял. Ну что с него взять! Физлицо всё-таки. Главное, в суде не рассмеяться.

Таким образом, создаётся интересный правовой казус. Факт выдачи денег не отрицаем; все авансовые отчеты получены, к сотруднику нет претензий. Но придать этим фактам юридическое значение можно только через суд. Соответственно одна сторона будет настаивать на таком разбирательстве, другая не будет ничего отрицать. И если суд пройдёт по такой схеме в тёплой дружеской обстановке — о начислениях НДФЛ и страховых взносов можно забыть. А потом руководитель организации вынесет суровый приказ о наказании главбуха и восстановлении документов. В качестве наказания можно применить ссылку на семинар за границу. Такие семинары иногда проводятся на круизных морских лайнерах. Не Мальдивы, конечно, но наказание должно быть строгим.

Каких-либо других действий со стороны Налоговых служб можно не бояться, законодательством им не предоставлено право принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Таким правом обладает только суд. Чтобы переквалифицировать сделку, они должны обратиться в суд. Что очень долго и практически нереально.

Есть, конечно, другая проблема. Это когда подотчётная сумма достигает астрономических размеров, что не будет красить баланс предприятия и станет всё время вызывать интерес Налоговой службы, начиная с писем о вашей ликвидации в связи с нехваткой чистых активов. Но это – тема для отдельного разговора.

Подотчетные выводы

Подводим итоги. Если вы хотите максимально долго не подвергать налогообложению суммы, выданные под отчет, то не списывайте их, просто держите как задолженность. За то, что вы будете продолжать выдавать деньги под отчёт тому же лицу и впредь наказать вас практически невозможно. Если все-таки настал момент всё списать, то пусть ваше подотчетное лицо вернёт все деньги, а вы выдайте их тому сотруднику, кто работает у вас «временно». По истечении срока исковой давности или сразу по истечении срока отчёта можете устроить с таким сотрудником дружеский судебный процесс.

Получайте удовольствие по полной программе. Закон на нашей стороне, судебная практика тоже. Нам не страшен налоговый инспектор. В этом конкретном случае, разумеется…

Евгений Сивков

Подотчетное
лицо Директор, расчет и учет с подотчетными лицами

У директора (он же и учредитель) ООО за несколько лет в подотчете накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить сумму подотчета? Какие налоговые последствия ждут фирму?

Выдача денег под отчет

Выдача наличных средств под отчет проводится при условии полного отсутствия подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме наличных денег. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что физическое лицо должно отчитаться об израсходованных средствах перед юридическим лицом, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Если сотрудник не отчитался за полученные средства под отчет или не вернул остаток средств, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы.

Однако, обращаем ваше внимание, что компания оставляет за собой право простить остаток долга подотчетному лицу.

НДФЛ с подотчетного лица

По мнению Минфина, не возвращенная сумма считается доходом сотрудника и в следствии этого облагается НДФЛ.

Эту позицию полностью отверг Президиум ВАС (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) он указал, что выданные работнику денежные средства под отчет до момента подписания авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. В связи с этим с подотчетной суммы нельзя взыскивать НДФЛ.
Однако из арбитражной практики практики следует следующее:

  • если подотчетные суммы были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены, то в этом случае НДФЛ удерживать не нужно;
  • если же подотчетные суммы не подтверждены документально, то в этом случае НДФЛ удержать просто необходимо.

В том случае, если организация примет решение простить задолженность подотчетных сумм своему генеральному директору (он же и учредитель), то с этой суммы вы обязаны удержать и оплатить НДФЛ. При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.

Страховые взносы с не возвращенной подотчетной суммы

Если вы прощаете сумму не возвращенной подотчетной суммы сотруднику, то в этом случае вы должны рассмотреть эту сумму в рамках трудовых отношений и обложить ее страховыми взносами в общеустановленном порядке. На основании письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250.

Если вы решили простить не возвращенную сумму подотчет руководителю (учредителю), то такая операция будет называться дарением. Дарение-это безвозмездная передача собственности, а в нашем случае денежных средств.

Следовательно, в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).