Письмо о должной осмотрительности

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

Вариант положительного ответа Вариант отказа контрагенту

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

  1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
  2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
  3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
  4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
  5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

  1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
  2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
  3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

  1. «Шапку» письма.
  2. Регистрационный номер и дату составления.
  3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
  4. «Тело» документа.
  5. Подпись и печать.

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Необходимо составить «шапку» документу.

    Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

    К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

    • его полное наименование;
    • адрес;
    • контактный телефон.

    ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

  2. Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

    Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

  3. По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
  4. Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

    В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

  5. Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

    Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Скачать образец письма с запросом о предоставлении документов

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

  1. положительный;
  2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
  2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
  3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
  4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

    В случае положительного ответа:

    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

    При отрицательном ответе указывается:

    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
  5. Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
  6. Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

ИНН/КПП 77885974/77843545

01.12.16 № _12__

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Приложение на __8__ л.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

ИНН/КПП 7754654/7735476

20.09.17 № _29__

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Еще про Регламент о должной осмотрительности

Мы продолжаем разговор о проявлении должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов с целью формирования доказательной базы, которую вы сможете предъявить как налоговикам, так и в суде.

В предыдущей статье на эту тему я говорила, что можно разработать внутренний локальный акт, который я называю «Регламент соблюдения должной осмотрительности и осторожности» (скачайте его ).

Сегодня я продолжу давать к нему комментарии и поделюсь еще интересной информацией. Я буду комментировать пункты Реламента, поэтому все же советую для начала скачать его по ссылке выше.

Итак, по Регламенту:

  • обратите внимание на содержание п. 2.7. и 2.8. Регламента, в которых указано, что компания проводит проверку своих контрагентов силами определенного структурного подразделения и только после этого принимает к учету первичные документы от такого контрагента. А также устанавливает критерии проведения подобных мероприятий. Обратите внимание на то, что в п. 2.8. указанные критерии должны быть прописаны максимально четко;
  • в разделе III Регламента кратко изложены все основные аспекты, связанные с признанием налоговым органом необоснованной налоговой выгоды. Данный раздел рекомендуется включать в состав документа, поскольку home-юристы компании не всегда могут быть в курсе проблемы. Для быстрого погружения в суть конфликта, очень хорошо использовать вот такой экскурс в качестве очень сжатого изложения сути предъявляемых претензий и возможностей компании по собственной защите;
  • раздел IV рассматриваемого документа является наиболее важной его частью, поскольку именно в нем описывается технология того, как организация будет выполнять принцип «должной осмотрительности».

Обратите внимание на содержание п. 4.2: в данном случае я акцентирую внимание на перечне тех документов, которые можно запросить у контрагента в целях формирования его досье. 📌 Реклама Отключить

Также помните о том, что перечень документов может быть установлен различный, в зависимости от рисков, которые несет компания, а именно, в зависимости от цены договора.

Компания может не проверять всех контрагентов на добросовестность, если их больше тысячи, а у инспекции есть претензии только к единицам. Такой вывод следует из недавнего решения суда — Постановление ФАС ПО от 12.12.2014 №Ф06-17483/2013. Спор возник после того, как инспекторы признали сделки компании с несколькими поставщиками фиктивными. У этих контрагентов, в частности, были массовые адреса и номинальные руководители. Ревизоры отказали в учете расходов и вычетах НДС по сделкам с этими поставщиками. Но судьи обратили внимание, что за проверенный налоговиками период у компании было очень много поставщиков — более 1300. А инспекторы предъявили претензии только к семи из них. По мнению судей, это признак крайней осмотрительности компании при выборе контрагентов. Значит, к необоснованной выгоде она не стремится, а расходы и вычеты законны.

📌 Реклама Отключить

Когда пригодится Заявление о должной осмотрительности

В случае, если контрагент отказывается предоставлять сведения о своей деятельности в таком виде, который предусмотрен Регламентом, можно предложить ему подписать Заявление о добросовестности контрагента. Образец представлен ниже.

Этот документ подписывается, как правило, на этапе до заключения договора. Но в моей практике были ситуации, когда организация принимала решение о том, что такое заявление является неотъемлемой частью договора и включала его в состав приложений. Конечно, здесь нужно исходить из реалий бизнеса и понимать, что, скорее всего, вам удастся подписать такое заявление только с контрагентами, которые заинтересованы в работе именно с вами.

В последнее время налоговые органы предъявляют претензии не только к сделкам с поставщиками, но к сделкам с вашими покупателями. Поэтому досье нужно формировать теперь не только на поставщиков компании, но и на покупателей первого звена. И здесь вы также можете использовать это заявление, либо Регламент.

📌 Реклама Отключить

Заявление о должной осмотрительности докажет не только добросовестность, благонадежность и финансовую стабильность продавца, но и подтвердит юридический статус и реальность хозяйственных операций.

В идеале, документ нужно оформить с каждым потенциальным контрагентом до заключения договора. После анализа сведений, содержащихся в заявлении, юридическая служба сможет проинформировать ответственного работника о возможности заключения договоров.

Реквизиты Заявления о должной осмотрительности

В документе должны быть, так называемые, обязательные реквизиты:

  1. Наименование будущего контрагента;
  2. Данные о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
  3. Гарантии, обязательства и прочие условия, которые берет на себя деловой партнер;
  4. Гарантии контрагента, касающиеся его взаимодействия с представителями компании и налоговой инспекции в случае проведения камеральных и выездных проверок, или в случае истребования у компании документов о поставщике или информации о конкретных сделках с ним в рамках ст. 93.1 НК РФ.

Заявлением контрагент подтверждает, что он располагает полномочиями, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для исполнения всех обязательств по договору. А также тот факт, что он своевременно и в полном объеме исполняет свои налоговые обязанности перед бюджетом. 📌 Реклама Отключить

Хорошо, если предусмотрите в заявлении перечень обязательных документов, прилагаемых к нему, например:

  • копии устава с изменениями (если решите, что они вам необходимы);
  • свидетельства о регистрации юридического лица;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • решения о назначении исполнительного органа контрагента, приказа о вступлении в должность исполнительного органа, паспорта генерального директора,
  • копия выписки из ЕГРЮЛ не позднее 30 календарных дней с момента заключения договора.

Помимо этого, можно дополнительно запросить (в случае необходимости):

  • копии лицензий;
  • допусков СРО;
  • договора аренды нежилого помещения, подтверждающего нахождение компании по заявленному адресу;
  • извещения о регистрации в качестве страхователя в ФСС;
  • уведомления о регистрации в ПФР;
  • копии информационного письма из Росстата, титульных листов налоговой отчетности за последний квартал с отметкой налогового органа;
  • копии документов, подтверждающих законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и так далее), и доверенности на лицо, подписывающее договор, в случае, если контракт подписывается по доверенности. Все копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью уполномоченного лица.

Целесообразно запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных на подписание договора. А также справки об отсутствии нарушений налогового законодательства и об отсутствии задолженности перед бюджетом (Письмо ФНС России от 11.02.2010 №3-7-07/84). 📌 Реклама Отключить

При необходимости обязанность представления таких документов также можно закрепить в заявлении о добросовестности, подписываемом продавцом.

Скачайте образец Заявления о добросовестности контрагента в формате Word .

Образец письма в налоговую о должной осмотрительности

Письмо о должной осмотрительности при выборе контрагента
г. _______________ «______» ____________ 20___ года

Настоящим ООО (ИП/ЗАО/ОАО/ПАО и др.) «___________________» (далее «Компания») в лице Генерального директора _______________________, действующего на основании Устава, гарантирует и подтверждает, что на момент заключения Договора(-ов) № _____________ от «___» _____________ 20___ года с ООО (ИП/ЗАО/ОАО/ПАО и др.) «___________________» (далее «Контрагент»):
1. Контрагент состоит на налоговом учете в МИФНС (ИФНС) № _____ по г. ______________ с __.__.20__года с присвоением ИНН ________________, КПП _______________, в подтверждение чего предоставил Компании заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица копии учредительных и регистрационных документов, поименованных в Перечне, предоставляемом Контрагенту в момент заключения договора.
Контрагент применяет _____________________________ систему налогообложения.
2. Документы запрашивались Компанией в целях проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов на основании официальных письменных разъяснений Минфина и ФНС России, а также судебной практики.
(В ЭТОМ ПУНКТЕ МОЖНО ПЕРЕЧИСЛИТЬ КОНКРЕТНЫЕ ПИСЬМА ФНС/МИНФИНА И АКТЫ ВАС РФ, ВС РФ, КС РФ, НИЖЕСТОЯЩИХ СУДОВ).
3. Контрагент подтвердил, что он своевременно и в полном объеме выполняет все установленные действующим налоговым законодательством Российской Федерации обязанности налогоплательщика и что в отношении Контрагента не инициирована процедура банкротства и Контрагент не находится в стадии ликвидации или реорганизации.
4. Контрагент располагает полномочиями, финансовыми средствами и прочими условиями, необходимыми для заключения коммерческих Договоров и исполнения всех финансовых обязательств по Договорам; исполнение Договоров не влечет за собой нарушения или неисполнения положений каких-либо иных договоров, соглашений, судебных запретов или постановлений, обязательных для Контрагента; и Контрагент не является должником по платежам, подлежащим уплате в бюджет.
5. Контрагент согласен, что характеристики Контрагента, предусмотренные настоящим Заявлением, являются существенными условиями всех Договоров, заключенных между Компанией и Контрагентом, влияющими на оценку исполнения Контрагентом обязательств как надлежаще исполненных.
6. Контрагент заверил Компанию в том, что будет активно взаимодействовать с представителями Компании, а также с представителями контролирующих органов по всем вопросам, связанным с фактом и правомерностью уплаты НДС и налога на прибыль.
7. Контрагент обязался предпринять все необходимые действия для соблюдения гарантий, взятых на себя, в течение всего срока действия Договоров между Компанией и Контрагентом.
8. В случае невозможности предоставления Контрагентом всех или некоторых документов, Контрагент обязался предоставить письменный ответ с обоснованием отказа в предоставлении документов.
9. Перечень обязательных документов, прилагаемых к настоящему Письму (копии, заверенные Контрагентом и подписью уполномоченного лица, за исключением Справки об отсутствии задолженности, которая предоставлена в оригинале):

• Устав (текущая редакция со всеми изменениями);
• Свидетельство о внесении записи о юридическом лице (ИП) в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРИП) (с 01.01.2017 – Лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
• Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах Российской Федерации в качестве налогоплательщика;
• Решение органа управления о назначении исполнительного органа;
• Приказ о вступлении в должность исполнительного органа;
• Доверенность на лицо, подписывающее договор (в случае если, договор подписывается по доверенности);
• Договор аренды помещения по адресу местонахождения организации (юридический адрес организации);
• Лицензия, свидетельство или аккредитация (при их наличии);
• Бухгалтерская и налоговая отчетность за последний отчетный период с отметкой налоговых органов о принятии либо с протоколом отправки по электронным каналам связи;
• Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом (оригинал);
• Информационное письмо из Росстата;
• Документы, подтверждающие законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и т. п.) – при наличии таких прав;
• Документы, подтверждающие применение специальных режимов налогообложения.

Генеральный директор Компании «______________» _______________/______________
Главный бухгалтер Компании «_____________» ___________________/______________
М.П. (при наличии)