Переплата заработной платы в бюджетном учреждении

Переплата заработной платы и отпускных. Как исправить?

С. Валова

Журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений» № 1/2017

Переплата заработной платы, а также отпускных сумм часто встречается на практике. В статье рассмотрены примеры исправления ошибок, допущенных при начислении зарплаты и отпускных.

Выясняем причину, в результате которой возникла переплата.

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;

2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.

Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:

  • определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
  • ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
  • технические ошибки;
  • повторная выплата зарплаты за один и тот же период.

Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33-2153-2015).

Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты).

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете.

Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.

В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н, п. 102 Инструкции № 174н, п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»

При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02-06-10/65506):

Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»

Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»

Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н.

Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:

  • либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
  • либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

В учете были сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы

Начислена зарплата работнику

4 109 60 211

4 302 11 730

63 000

Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС

(63 000 руб. x 30,2%)

4 109 60 213

4 303 02 730

4 303 06 730

4 303 07 730

4 303 10 730

19 026

Удержан из заработной платы НДФЛ

4 302 11 830

4 303 01 730

8 190

Перечислена заработная плата на банковскую карту

4 302 11 830

4 201 11 610

109 620

Корректировка переплаты заработной платы

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

4 302 11 830

4 206 11 660

(54 810)

Отражена компенсация затрат учреждения

4 209 30 560

4 206 11 660

54 810

Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации

4 201 34 510

4 209 30 660

54 810

Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения

4 210 03 560

4 201 11 510

4 201 34 610

4 210 03 660

54 810

В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.

В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).

Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н. В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02-06-005/54148):

  • наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
  • его номер (при наличии);
  • период, за который составлен регистр.

Обратите внимание, что кроме корректировки начисленной заработной платы следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления методом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей. Укажем: ввиду уменьшения суммы базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы

Начислена сумма зарплаты работнику

2 109 60 211

2 302 11 000

26 000

Удержан НДФЛ

(26 000 руб. x 13%)

2 302 11 000

2 303 01 000

3 380

Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(26 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213

2 303 00 000

7 852

Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника

(26 000 — 3 380) руб.

2 302 11 000

2 201 11 000

22 620

Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы

2 109 60 211

2 302 11 000

(26 000)

25 000

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов

(25 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213

2 303 00 000

(7 852)

7 550

Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ

(25 000 руб. x 13%)

2 302 11 000

2 303 01 000

(3 380)

3 250

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

2 302 11 000

2 206 11 000

(870)

Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы

2 209 30 000

2 206 11 000

Операции по погашению суммы переплаты

Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм

2 302 11 000

2 304 03 000

2 304 03 000

2 209 30 000

В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.

При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.

В учете сделана следующая запись:

Из заработной платы работника образовательного бюджетного учреждения в 2017 году производятся удержания. Ему излишне были выплачены денежные средства (ему начислялись надбавки, которые не были ему положены в силу закона, однако в приказ соответствующие изменения не были внесены), начисленные в период с 2014 по 2016 год. Излишне выплаченные денежные средства были выявлены в ходе внутренней проверки. Удержание из заработной платы текущего года (КФО «4») производится с согласия сотрудника.
Нужно ли возвращать денежные средства в бюджет государства?
Какие необходимо сделать бухгалтерские проводки при удержании денежных средств из заработной платы на лицевой счёт учреждения, а также при возврате денежных средств в доход государства (бюджет)? Как отразить эту ситуацию в отчётности за 2017 год?

23 ноября 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расчеты по удержаниям из заработной платы сотрудника отражаются в бухгалтерском учете с применением счета 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
При формировании Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) удержание в текущем году денежных средств из заработной платы сотрудника в счет погашения задолженности по компенсации затрат учреждения отражается:
— по КФО «2» — в графе 5 по соответствующей строке раздела «Доходы» (со знаком «плюс») и по строке 710 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» (со знаком «минус») Отчета (ф. 0503737), формируемого по КФО «2»;
— по КФО «4» — в графе 5 по соответствующей строке раздела «Расходы» и по строке 720 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» (со знаком «плюс») Отчета (ф. 0503737).
При выявлении в текущем финансовом году фактов осуществления неположенных выплат за счет средств субсидии, доведенной в целях выполнения государственного задания прошлых отчетных периодов, обязанности по возврату указанных сумм в бюджет у учреждения не возникает.

Обоснование вывода:
Прежде всего следует отметить, что исчерпывающий перечень оснований для удержания из заработной платы работника средств в целях погашения его задолженности перед работодателем содержится в ст. 137 ТК РФ. Размер ограничений таких удержаний установлен в ст. 138 ТК РФ. Возможность удержания из начисленной работнику заработной платы сумм, неправомерно выплаченных ему ранее, положениями ст. 137 ТК РФ не предусмотрена.
При этом согласие работника на удержание из заработной платы неправомерных выплат прошлых лет, даже выраженное в письменной форме в качестве собственноручно написанного заявления, не является бесспорным основанием для совершения действий по удержанию данных средств. Наличие заявления сотрудника не всегда рассматривается судами в качестве достаточного основания для соответствующих действий работодателя (смотрите, к примеру, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Коми от 11.09.2014 по делу N 33-4498/2014). В то же время существует и иная позиция, согласно которой заявление с просьбой удержать определенную сумму из заработной платы является собственным волеизъявлением сотрудника, к которому не применяются положения статей 137 и 138 ТК РФ (письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
В силу наличия обозначенных рисков в учреждении может быть принято решение о выплате сотруднику заработной платы в полном размере, а ущерб в размере неправомерно выплаченных ему в прошлые отчетные периоды сумм может быть погашен путем внесения средств в кассу или перечисления их на лицевой счет учреждения.
Применяемой организациями госсектора в настоящее время методологией бухгалтерского учета для отражения расчетов, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат, предусмотрена возможность применения одного из вариантов:
1. Корректировка ранее произведенных начислений способом «Красное сторно»;
2. Начисление доходов в виде компенсации затрат.
При этом для применения способа «Красное сторно» в целях корректировки начислений необходимым является одновременное выполнение следующих условий:
— переплата является следствием счетной ошибки*(1) и выявлена до истечения срока, установленного ст. 137 ТК РФ для принятия работодателем решения об удержании излишне выплаченных сумм из будущих начислений по заработной плате;
— получатель выплаты не оспаривает удержание.
В рассматриваемой ситуации задолженность по расчетам, связанным с возмещением неположенных выплат, подлежит отражению путем начисления доходов в виде компенсации затрат учреждения с использованием счета 209 30 «Расчеты по компенсации затрат» (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н, п.п. 107, 109 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н).
Все законно полученные в рамках деятельности со средствами субсидий доходы поступают в самостоятельное распоряжение бюджетных учреждений (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Возможность самостоятельного распоряжения полученными денежными средствами является основанием для учета «доходной» операции в рамках вида деятельности «2». При этом специалисты уполномоченных органов прямо указывают, что в рамках вида финансового обеспечения «4» могут учитываться только доходные операции в сумме:
— полученной субсидии на выполнение задания;
— возврата дебиторской задолженности прошлых лет, образовавшейся в период деятельности учреждения в качестве получателей бюджетных средств.
Соответственно, доходы от компенсации расходов учреждения в части неположенных выплат отражаются в учете по КФО «2».
В дальнейшем данными денежными средствами учреждение может распорядиться по своему усмотрению, в том числе направить их на исполнение обязательств, связанных с выполнением государственного задания. Соответствующее направление расходования должно быть предусмотрено планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения согласно требованиям, установленным приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н.
Обязанность по возврату в доход бюджета средств остатка субсидий на выполнение государственного задания прошлых лет возникает у учреждения в случае недостижения показателей, характеризующих объем выполнения государственного задания (ч. 17 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ). При выявлении в текущем финансовом году фактов осуществления неположенных выплат за счет средств субсидии, доведенной в целях выполнения государственного задания прошлых отчетных периодов, обязанности по возврату указанных сумм в бюджет у учреждения не возникает.
Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда учитываются на счете 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» (п. 273 Инструкции N 157н).
В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 2 209 30 560 Кредит 2 401 10 130
— отражено начисление задолженности в сумме излишне начисленных выплат;
2. Дебет 4 302 11 830 Кредит 4 304 03 730
— отражено удержание из заработной платы средств, направленных на погашения задолженности по компенсации затрат учреждения;
3. Дебет 4 304 03 830 Кредит 4 304 06 730,
Дебет 2 304 06 830 Кредит 2 209 30 660
— отражено погашение задолженности по компенсации неправомерных выплат при удержании из заработной платы, начисленной в рамках иного вида финансового обеспечения;
4. Дебет 4 304 06 830 Кредит 4 201 11 610,
одновременно увеличение забалансового счета 18 (111 КВР, 211 КОСГУ)
Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 304 06 730,
одновременно увеличение забалансового счета 17 (130 АнКВД, 130 КОСГУ)
— отражена корректировка остатка средств на «основном» лицевом счете в разрезе источников финансового обеспечения при осуществлении некассовых операций (без движения средств на лицевом счете).
При формировании Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) в рассматриваемой ситуации найдут отражение следующие показатели:
— по КФО «2» — в графе 5 по соответствующей строке раздела «Доходы» (по АнКВД 130), в графе 5 по строке 710 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» в отрицательном значении (со знаком «минус») (абзац шестой п. 42, абзацы шестнадцатый, двадцать первый п. 44 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н, далее — Инструкция N 33н);
— по КФО «4» — в графе 5 по соответствующей строке раздела «Расходы» по КВР 111, в графе 5 по строке 720 раздела «Источники финансирования дефицита средств учреждения» в положительном значении (со знаком «плюс») (абзац шестой п. 43, абзацы двадцать третий, двадцать восьмой п. 44 Инструкции N 33н).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Возврат излишне начисленной и выплаченной в текущем году заработной платы на лицевой счет бюджетного учреждения отражается в учете как восстановление кассовых расходов. Операции в учете будут следующими:

Дебет 1 401 01 211
«Расходы по заработной плате»
Кредит 1 302 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
— отражено начисление излишне начисленной заработной платы методом «красное сторно»;
Одновременно делается запись методом «красное сторно»:
Дебет 1 302 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 206 01 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на заработную плату».
Далее отражение операций зависит, поступают средства через кассу учреждения или минуя ее.
Если средства поступают через кассу, то операции будут следующими:
Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 206 01 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на заработную плату»
— возвращена излишне выплаченная заработная плата в кассу;
Дебет 1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
— сданы денежные средства на лицевой счет;
Дебет 1 304 05 211
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по заработной плате»
Кредит 1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
— поступили денежные средства на лицевой счет.
Если денежные средства поступают минуя кассу, то операции будут следующими: