Партионный учет

Ведение партионного учета

Вести складской учет нужно для того, чтобы контролировать движение и сохранность хранящихся объектов. Существует два способа учета: сортовой и партионный. Рассмотрим подробнее второй метод.

Что собой представляет партионный учет

Партионный учет представляет собой учет продукции, при котором во внимание принимается каждая партия. К каждой партии прикрепляется товарный ярлык. В дальнейшем в расходные бумаги вписываются соответствующие номера. В товарных ярлыках должны содержаться номера документов, а также число отпущенной продукции.

Для каждой партии заводится отдельный аналитический счет. Необходим он для внесения записей о движении. Каждый месяц на основании заведенного аналитического учета формируется оборотная ведомость. В нее вносится номер партии для каждой группы продукции, а также сумма и число тарных мест к каждому из них.

Общие положения

Способы ведения учета оговорены в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №119н от 28 декабря 2001 года. В сущности, единственное отличие сортового от партионного метода – учет по каждой партии продукции.

Партия представляет собой однородную продукцию, которая пришла от одного поставщика. Товар может быть поставлен на основании как одного, так и нескольких документов. Однако должны соблюдаться эти условия:

  • Поставка в одну и ту же дату.
  • Перевозка одним и тем же видом транспорта.

Рассматриваемый метод актуален как для бухгалтерии, так и для склада. Приведем его основные особенности:

  1. Учет выполняется на партионных картах. Они представляют собой документы для фиксации поступлений и расходов продукции из единой партии. Форме карты присвоен номер МХ-10 на основании Постановления Госкомстата №66 от 9 августа 1999 года. Карточки оформляются в двух экземплярах: один остается на складе, а другой направляется в бухгалтерский отдел. Составляет их материально-ответственный сотрудник. Карта должна быть зарегистрирована. Она обозначается номером партии. В документе прописывается эта информация: реквизиты получателя и поставщика, акт приемки, характеристики продукции.
  2. Партия продукции направляется в складское помещение отдельно от других объектов.
  3. В первичной документации, касающейся отпуска ценностей, прописывается номер партионной карты.
  4. Если задокументированная партия выбыла со склада в полном объеме, осуществляется инвентаризация.

Правила учета, не оговоренные в законах, можно самостоятельно сформулировать. Для этого соответствующие положения указываются в нормативных актах.

ВАЖНО! После выбытия всей партии карточка закрывается. Затем оформляется акт израсходования запасов. Все сопутствующие документы направляются в бухгалтерию.

Разновидности партионного учета

Партионный учет подразделяется на эти типы:

  • FIFO и LIFO. Это автоматические методы. То есть они функционируют без участия пользователей.
  • Ручной. Предполагает ручной учет.
  • Комбинированный. По большей части выполняется автоматизированный учет. Однако пользователь может вносить ручные корректировки.

Метод FIFO наиболее распространен. Его главная особенность – списание партий в соответствии с порядком оприходования. В рамках FIFO можно вносить сведения задним числом. LIFO предполагает первоочередное списание партий, которые были оприходованы позже. Это благоприятный метод в рамках инфляции. Связано это с тем, что, если закупочная стоимость увеличивается, возможно уменьшать наценку, прибыль и НДС. Однако вводить сведения задним числом в рассматриваемом случае нельзя.

Какую форму учета выбрать

Если выбирается ручной метод, нужно учитывать следующие его недостатки:

  • Ошибки, допущенные вследствие неосторожности.
  • Умышленные ошибки, выполненные с целью хищения или обмана.
  • Несогласованность работы специалистов.
  • Много времени затрачивается на движение документов между складом и бухгалтерией.
  • Необходимость частого контроля складов.

Из-за всех недостатков ручной системы наиболее распространенной является автоматизированная система.

Задачи партионного учета

Рассмотрим все задачи приведенного метода:

  • Отображение даты закупки, поставщика, фактического объема продукции, размещенного на складе. Приведенные сведения представляют собой инструмент, который может пригодиться при будущих закупках и продаже. Исходя из информации можно понять, что и в каких объемах следует закупать.
  • Ведение анализа оборота и прибыли от реализации продукции от различных поставщиков. В рамках учета партия привязывается к конкретному поставщику, что позволяет менеджеру получать все необходимые сведения.
  • Определение себестоимости списания продукции. Однако для получения актуальных сведений должно выполняться одно условие: своевременное введение данных о поступлениях и списаниях.

Это неполный перечень задач, которые стоят перед партионным учетом.

Когда подходит или не подходит партионный метод

Рассмотрим случаи, в которых следует использовать партионный учет:

  • Компания занимается реализацией массовой продукции. К ней относятся медикаменты, комплектующие, продукты питания.
  • Это оптимальный метод для организаций с интенсивной торговлей.
  • Невозможность оперативно отслеживать число остатков по требуемой продукции.
  • Компания специализируется на продаже продукции со сжатым сроком годности. Метод позволяет отслеживать товар, срок годности которого истекает. Это позволяет своевременно принять сопутствующие меры. Быстрая реакция сокращает и предупреждает финансовый убыток.

Партионный учет не подходит при реализации уникальной продукции. К примеру, организация продает автомобили. В этом случае выбирается сортовой метод. Связано это с тем, что при реализации такого товара составляется только один документ – приходно-расходной.

Особенности организации учета

Для партионного учета нужно выстроить соответствующий алгоритм. Формируется он исходя из задач учета, особенностей деятельности организации. Алгоритм может быть как простым, так и сложным. Как правило, составляется он самими представителями компании. Однако можно воспользоваться и тем алгоритмом, который приведен в интернете. Метод можно организовать по этим направлениям:

  • Формирование регистра остатков по партиям и складам в отдельном порядке.
  • Формирование регистра, предполагающего разрезы по партиям и складам.

При организации учета нужно выбрать, что именно является его объектом: сама продукция или ее поставка. Возможен комбинированный вариант.

Преимущества и недостатки партионного учета

Рассмотрим основные преимущества партионного метода:

  • Можно отслеживать сроки годности.
  • Возможность контролировать завершение сроков действия сертификатов.
  • Помощь в правильном формировании наценки на продукцию.
  • Облегчение возврата продукции поставщику.
  • Обеспечение «прозрачных» расчетов с поставщиками.
  • Правильное внесение сведений об операциях в бухгалтерские программы.
  • Составление аналитических отчетов в разрезе стоимостных характеристик (это НДС, доход и прочее).
  • Строгий контроль над остатками.
  • Уменьшение потерь.
  • Сокращение количества убытков.

Партионный учет используется в большинстве случаев предприятиями, производящими продукты питания. Однако данный метод не лишен минусов:

  • Нерациональная эксплуатация площадей.
  • Нельзя вести оперативный учет по номенклатуре. Объясняется это тем, что учет выполняется по различным партионным картам.

ВАЖНО! Выбранный метод учета нужно указать в учетной политике.

Партионный метод складского учета

Партионный метод учета – это один из методов учета товарных запасов в торговых организациях, при котором каждая партия товаров, поступившая на склад по одному документу, хранится на складе отдельно.

Товары в организациях торговли относятся к активам, предназначенным для продажи.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 09 июня 2001 года № 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н (далее Методические указания №119н), предусмотрено, что при ведении натурально-стоимостного учета материальных запасов могут применяться два метода: сортовой и партионный.

При сортовом методе учет товарно-материальных ценностей ведется на карточках сортового учета, в которых отражается наличие и движение ценностей. Сортовой метод учета изложен в пунктах 136 – 140 Методических указаний №119н.

При партионном методе учет ведется в порядке, предусмотренном для сортового метода учета, с той лишь разницей, что учет организуется по каждой партии товарно-материальных ценностей. Под партией следует понимать ценности, поступившие одновременно по одному либо нескольким документам.

Партионный метод учета изложен в пункте 242 Методических указаний №119н.

Данный метод должен одновременно применяться и на складе, и в бухгалтерии.

При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией.

Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

На каждую партию материально-ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один – для склада, другой – для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Партионная карта (форма № МХ-10) утверждена Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (далее Постановление №66).

Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально- ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт вместе с партионной картой материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

Если при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, её списывают за счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально-ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, приходуют.

Постановлением №66 утверждены следующие документы: Акт о расходе товаров по партии (форма №МХ-11) и Акт о расходе товаров по партиям (форма №МХ-12). Названные документы применяются при полном израсходовании каждой партии товаров и составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. Акт по форме № МХ-11 оформляется при наличии расхождений данных по приходу и расходу по отдельной партии. В иных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт формы №МХ-12.

Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах). Поэтому в настоящее время организации торговли, как правило, применяют сортовой метод учета, а партионный метод учета принимают крайне редко.

Главные вопросы о партионном учете

Что касается задач партионного учета, можно выделить следующие:

  • Партионный учет позволяет видеть дату, время, место или поставщика закупки и реальное количество товара, который находится на складе. Эта информация является орудием для менеджеров при последующих закупках и реализациях товаров: что покупать, что не покупать, если покупать, то какое количество и у какого поставщика.
  • При партионном учете есть возможность вести анализ оборота и прибыли товаров от разных поставщиков. Каждый товар имеет собственную привязку к поставщику и отлично дифференцируется в информационной базе.
  • Партионный учет позволяет вычислить себестоимость списания товаров. При этом следует отметить, что данные, полученные этим методом учета, зависят от того, в какой последовательности были введены документы. Если все документы поступления и списания вводились оперативно, себестоимость списания будет актуальна. Если же некоторые партии не соответствуют датам поступления и списания, для получения актуальной себестоимости списания необходимо дополнительно сделать обработку по партиям.

Необходимо обратить внимание и на то, что при оперативном вводе информации о товаре себестоимость списания может меняться по причине дополнительных расходов на приобретение следующих партий товаров. Это говорит о том, что партионный учет дает оценочную стоимость списания, которая может быть другой в конце месяца. Но данная стоимость уже позволяет бухгалтерам и менеджерам определить затраты и прибыль от сделкии произвести контроль сроков хранения товара.

Немаловажным фактором является и то, что партионный учет не является актуальным при продажах уникальных товаров, например автомобиля. Так как при продаже такого товара оформляется всего лишь один приходно-расходный документ. А вот при продаже товаров, которые продаются массово – продуктов питания, медикаментов, деталей и т.д., партионный учет будет незаменимым.

Учет товаров – один из основных инструментов в работе компании. Исходя из специфики производства, фирмы применяют разные способы учета ТМЦ. Особенности партионного учета – тема этой публикации.

Партионный учет товара

Учет ТМЦ регламентируется Методическими указаниями, утвержденными Минфином РФ от 28.12.2001 приказ № 119н (в ред. от 24.10.2016). Предприятиями используются два варианта натурально-стоимостного учета: сортовой и партионный.

Сортовым методом ценности учитывают на карточках складского учета согласно утвержденной номенклатуре, где фиксируется их наличие и движение, т.е. поступление/расходование.

Учет партионный – это способ ведения учета запасов, в котором каждая их партия фиксируется отдельно. Под партией понимаются одновременно поступившие товары от одного поставщика по одной накладной или же в партию объединяют однородные товары, поступившие от разных поставщиков. Сущность и критерии объединения товаров по партиям прописывают в учетной политике компании. Партионный учет весьма удобен на крупных производственных предприятиях или в торговых организациях, поскольку именно там чаще всего возникает необходимость формирования партий товарных групп.

Учитывают ТМЦ по партиям как на складе, так и в бухгалтерии. Отличительными признаками этого метода являются следующие:

  • учет осуществляется обычно в партионных картах формы МХ-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66), где фиксируют факты поступления и расхода запасов из одной партии. Кладовщик заполняет карточку в 2-х экземплярах, регистрирует, а затем присваивает ей номер партии. Форма также содержит реквизиты поставщика и получателя, акта приемки ТМЦ, а также характеристики поступившего товара. Один экземпляр карточки остается у кладовщика, а второй отправляют бухгалтерии.

Сведения по отпущенному товару также фиксируют в партионной карте: проставляют дату, указывают реквизиты расходного документа, количество переданных товаров. По факту полного исчерпывания товаров из партии кладовщик закрывает карту, выводя нулевые остатки, удостоверяет их своей подписью и передает документ бухгалтеру для осуществления партионного учета в бухгалтерии;

  • партии товаров в кладовой (на складе) размещают обособленно от других запасов;

  • первичные документы на отпуск ТМЦ из определенной партии должны содержать номер карты формы МХ-10;

  • оборотные ведомости по товарам определенной партии формируются отдельно от остальных запасов;

  • при выбытии партии полностью на складе проводится инвентаризация.

Партионный учет осуществляется обособлено по каждому ответственному лицу. При необходимости его ведут в разрезе свойств номенклатуры или соответствия другим критериям. Например: в партии обуви, поступившей на склад, имеется 50 пар туфель одной модели, но разных цветов – 35 пар черного цвета и 15 пар белого цвета. При заполнении документа по приходу в спецификации следует разделить обувь по признаку цвета.

Партионный учет: себестоимость ТМЦ при списании

Списание себестоимости отпущенных товаров при партионном учете, как правило, осуществляют, рассчитывая ее по методу ФИФО (в скользящей оценке), т. е. по стоимости ТМЦ, поступивших в более ранние периоды, но зачастую применяют метод ЛИФО (по последним ценам), когда рассчитывают средневзвешенную цену либо производят отпуск по себестоимости каждой единицы.

УПП: партионный учет

Применение учета ТМЦ по партиям возможно и при автоматизированном учете, к примеру, в программе 1С УПП 8 «Управление производственным предприятием». Информация о партиях товаров, имеющаяся в регистрах «Партии на складах» в разрезе бухгалтерского и управленческого учета отражается в «Ведомости по партиям товаров на складах» в количественно-суммовом выражении.

Суть автоматизированного учета партий товаров та же, что и в «ручном» варианте – это учет остатков товаров, осуществляемый в разрезе документов, сопровождающих поступление (накладных). Оприходование ТМЦ сопровождается указанием приходной накладной, становящейся партионной аналитикой. Работая в программе, кладовщик списывает отпущенный товар, не заботясь о выборе партии, из которой товар выбывает, поскольку она определяется автоматически по заложенному в программе методу списания.

Например, при использовании метода ФИФО первыми обрабатываются более ранние накладные, а когда остатка, имеющегося в них, не хватает, программа добавляет ТМЦ из следующих в хронологическом ряду. Метод списания зависит от настройки учетной политики.

Применение партионного метода учета позволяет эффективно управлять запасами товаров на складах, что особенно важно для крупных производителей и торговых предприятий с насыщенным движением товаров.