Отсрочка предоставления документов в налоговую по требованию

Письмо о продлении срока предоставления документов в налоговую

Образец письма о продлении срока предоставления документов в налоговую значительно упростит взаимодействие с налоговиками. Однако отправить документ необходимо весьма оперативно. Согласно существующим нормам, уже на следующий день после запроса о предоставлении документации сообщение этого типа должно быть подписано и направлено в налоговую службу.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о продлении срока предоставления документов в налоговую .docСкачать образец письма о продлении срока предоставления документов в налоговую .doc

Когда предоставлять

Согласно Налоговому кодексу (а именно пункту 6 статьи 6.1 и пункту 3 в 93 статье) документация должна быть предоставлена:

  • Для поведения выездной и камеральной проверки – не позже 10 дней.
  • Для встречной проверки – не позже 5 дней.

Также стоит иметь в виду, что если запрашиваемые бумаги полностью отсутствуют, то сообщение об этом должно быть послано не позже 5 дней с момента запроса. Об этом говорится в 5 пункте 93.1 статьи Налогового кодекса.

Стандартная форма

Для того чтобы взаимодействие было наиболее грамотно организовано, был издан для этого случая Приказ ФНС №ММВ-7-2\34 от 25 января 2017 года.

К нему есть специальное приложение в виде уведомления, то есть письма. Только в такой форме ФНС обратит на послание какое-либо внимание.

Вероятность удовлетворения просьбы, изложенной в письме, будет зависеть от причины задержки предоставления документов, а также причины, по которой они задерживаются.

Интересно, что этот же бланк применяется при невозможности предоставить запрашиваемые документы в принципе, при их отсутствии.

Что должно быть в письме

Оформляется письмо о продлении срока предоставления документов так же, как и всякая деловая переписка. Она обязательно должна содержать реквизиты организации, сотрудники которой ее составляют. Для этого печать лучше производить на фирменном бланке компании. Если такового нет, то в самом верху страницы необходимо указать основные данные: наименование, ИНН, КПП.

Также обязательное требование — указание полного наименования ФНС, должности, фамилии с инициалами сотрудника этого учреждения, которому адресуется письмо.

В представленном образце документа эти два пункта находятся в правом верхнем углу. Вначале – кому предназначено сообщение, затем – от кого. С указанием реквизитов.

Отметим, что указывать ФИО руководителя организации в самом начале нет необходимости. Для регистрации письма в шапку помещают также дату и город.

Основная часть письма

Для того чтобы максимально точно и кратко выразить содержания послания, необходимо в основном тексте после шапки указать:

  • Требования и его данные, которые поступили от налоговой. Они включают: его номер, дату составления и получения. При необходимости нужно кратко пересказать тему. Например: «В отношении поставщика».
  • В какой срок должны быть предоставлены документы в конкретное подразделение ФНС.
  • Уважительную причину, по которой данные не могут быть предоставлены в указанные сроки. Например, сам объем документации. Иногда все запрашиваемые бумаги могут исчисляться тысячами листов, а в штате компании работают всего несколько бухгалтеров, или главный бухгалтер ушел на больничный (с предоставлением больничного листа). Одним словом, причина должна быть веской и изложена четко. Только в этом случае увеличивается шанс удовлетворения просьбы.
  • Ссылку на 5 пункт статьи 93.1 НК РФ. В нем говорится о принципиальной возможности такой отсрочки ввиду чрезвычайных причин.
  • Просьбу об отсрочке на неопределенный промежуток времени. Чем меньше этот срок (при условии веской причины), тем более благосклонно отнесутся налоговики к посланию.
  • Когда будут предоставлены все запрашиваемые документы.

Заканчивается письмо подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Посредством этого документа можно показать свою готовность к конструктивному сотрудничеству с ФНС.

Для того чтобы увеличить вероятность благосклонного отношения к просьбе со стороны ФНС, рекомендуется те документы, которые возможно, все-таки предоставить.

Отправка

Перед отправкой письмо регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы оно точно попало к адресату, бумагу желательно отправить письмом с отметкой о вручении или передать в руки сотруднику ФНС с получением расписки в том, что письмо действительно было принято.

В противном случае, если письмо не дойдет до адресата, организация рискует оказаться в крайне невыгодном положении.

Ответ

Согласно существующим законам, инспектор ФНС, которому адресовано письмо, обязан на него ответить в течение двух рабочих дней. Если ответа не поступило (но есть доказательства в получении), то это повод для претензии со стороны отправителя.

Вообще, время – принципиально важный момент при проведении налоговых проверок. Предоставить все документы необходимо в пятидневный срок.

Но стоит учесть, что ответ необязательно будет удовлетворять отправителя. У ФНС есть право отказать в отсрочке, так что существует вероятность того, что придется укладываться в предусмотренные изначально сроки.

Ответственность

При пропуске срока сдачи документации в ФНС при проведении проверок организация должна понести ответственность. Она выражается в штрафе в виде денежной выплаты в размере 200 руб. за каждый запрашиваемый документ. Об этом четко сказано в 120 статье Налогового кодекса.

Приложения

Для того чтобы придать конкретики сообщению, к нему могут прилагаться различные документы, объясняющие причины задержки. Ими могут быть:

  • Больничные листы.
  • Копии уведомлений.
  • Выписки из положения организации. Например, если документы, согласно ему, хранятся в одном из обособленных подразделений компании.
  • Приказы о предоставлении отпуска.
  • Выписки из штатного расписания и пр.

Приложения, естественно, должны соответствовать указанным в письме о продлении срока предоставления документации в налоговую причинам. Только так можно верно оформить этот документ.

Документы в налоговую невозможно предоставить в срок

Цитата (Газета «Учет. Налоги. Право.» 27.07.2015): Если компания не успевает подготовить для налоговой документы в течение 5 дней со дня получения требования, в инспекцию надо направить ходатайство с просьбой продлить срок представления документов. Ходатайство о продлении срока представления документов составляют в произвольной форме. Главное – назвать достоверные причины, по которым компания не успевает выполнить требование инспекторов. Так, скорее всего инспекторы пойдут навстречу компании, если они запросили большое количество документов, которое нереально откопировать за пять дней. Стечение разного рода обстоятельств тоже может служить основанием для продления срока представления документов. Например, отсутствие главного бухгалтера по уважительной причине – командировка, болезнь, очередной отпуск, который главбух проводит в другом городе. Также можно сослаться на отсутствие технических возможностей для быстрой подготовки копий (сломался ксерокс). Или требование поступило в самый разгар отчетной кампании, а в наличии не все сотрудники бухгалтерии – кто-то заболел и т. п. Желательно приложить подтверждающие документы (приказ о командировке, о предоставлении отпуска сотрудникам бухгалтерии, служебная записка специалиста, отвечающего за копировальную технику, и др.). Вероятность положительной реакции инспекторов на ходатайство повышается, если назвать конкретную дату, когда компания сможет представить затребованные бумаги. Чем она ближе, тем больше шансов на то, что налоговики пойдут навстречу.
Образец ходатайства о продлении сроков представления документов (приложение)
Сроки подачи ходатайства о продлении сроков представления документов Для направления ходатайства о продлении срока представления документов, запрошенных в ходе встречной проверки, Налоговый кодекс конкретных сроков не устанавливает (в отличие от обычной проверки). Тем не менее тянуть не стоит. Ведь, если налоговики откажут в отсрочке, придется либо бросить все силы на копирование, либо заплатить штраф за непредставление документов. Кроме того, если компания вовремя не отреагирует на требование, можно подвести контрагента. Некоторые проверяющие, не получив ответа, решают, что реальных договорных отношений не было.

Как объяснить непредставление документов в налоговый орган

Ответственность за непредставление документов

Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или представление их с опозданием признаются налоговым правонарушением (п. 4 ст. 93 НК РФ). Ответственность за непредставление документов — штраф 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Также налоговики могут произвести выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном статьей 94 НК РФ.

Компанию, не представившую документы, ждут дополнительные мероприятия налогового контроля

Когда компания заявляет о невозможности представления документов вследствие какого-то чрезвычайного происшествия, нужно быть готовыми к тому, что налоговики проведут дополнительные мероприятия налогового контроля:

— проведут осмотр места происшествия и запросят подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 26.09.11 № А40-151887/10-90-904);

— истребуют информацию в электронном виде (базы бухгалтерских программ);

— инициируют допрос членов комиссии проводящих инвентаризацию утерянных документов (постановление Пятнадцатого ААС от 07.11.14 № А32-19571/2013).

Непредставление документов суд просит обосновать

В арбитражной практике компании чаще всего обосновывают невозможность представить документы пожаром, потопом, кражей и упущениями предыдущего руководства. Суды не принимают аргументы без дополнительного подтверждения. В данном случае обязанность доказывать факт форс-мажора возлагается на налогоплательщика.

Например, суд может запросить доказательства аномальных погодных условий, приведших к затоплению (постановление Тринадцатого ААС от 18.08.14 № А21-1371/2013). Или пояснения, почему компания хранила документы именно в затопленном помещении, а не у себя в офисе (постановление Пятнадцатого ААС от 07.11.14 № А32-19571/2013).

Также важем фактор восстановления документов. Подробнее — в таблице.

Причины непредставления документов Реквизиты дела
Утрачены по вине строителей Постановление АС Северо-Кавказского округа от 26.01.15 № А20-3358/2010 Компании не предприняли мер к восстановлению документов, поэтому проиграли дело в суде. На практике восстановление документов практически гарантирует компании победу в налоговом споре (постановления АС Северо-Кавказского округа от 20.08.15 № А53-8142/2013 и Шестнадцатого ААС от 26.08.13 № А63-12719/2011). Для восстановления документов компании обращаются как к сторонним организациям (запросы, переписка по получению дубликатов (копий) документов от контрагентов, торговых организаций, обслуживающего банка, налоговой инспекции), так и к информационным носителям
Утрачены при переезде Постановление АС Уральского округа от 30.03.15 № А50-8856/2014
Проблемы с бухгалтерской программой (по неосторожности была удалена база данных) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.13 № А45-5165/2013 Суд счел, что право на налоговые вычеты обусловлено наличием документов, а не их представлением в налоговый орган. И если налогоплательщик лишен объективной возможности своевременно представить соответствующие документы налоговикам, он может представить их непосредственно в суд (постановление Президиума ВАС РФ от 19.07.11 № 1621/11). Компания восстановила документы и представила их в УФНС и ИФНС вместе с уточненной налоговой декларацией. Это свидетельствует о проявлении действенной заботы и отсутствии умысла на сокрытие документов от налогового контроля

Если компания заявляет об аварии систем отопления, то необходимы свидетельства работников ЖКХ. Пояснений работников компании по такому инциденту недостаточно — они заинтересованные лица (постановление Шестого ААС от 16.04.14 № 06АП-588/2014). Иногда это приводит к тому, что налоговикам удается доказать, что прорыва трубы не было. Муниципальные служащие опровергают версию компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.13 № А75-9453/2011).

Частый повод не представлять документы — кража. В одном из случаев компания заявила об угоне автомобиля сотрудника, перевозившего бухгалтерскую документацию. Однако правоохранители вычислили местонахождение якобы утраченных документов и помогли налоговикам доказать умысел компании в уклонении от уплаты налогов (постановление Пятого ААС от 28.04.15 № А59-5220/2010).

В другом случае в реальности кражи усомнились судьи. Они сочли, что бухгалтерские документы компании сами по себе не представляют никакой ценности для злоумышленников. Взламывать автомобиль главбуха только затем, чтобы забрать первичку компании, смысла не имеет. Тем более что пострадавшая не обратилась в полицию для розыска похитителей и украденного, ограничившись объявлением в газете (решение АС Ханты-Мансийского АО от 29.05.13 № А75-5358/2012).
Часто компания обосновывает непредставление документов тем, что прежний директор не передал их настоящему (постановления ФАС Дальневосточного от 26.09.11 № Ф03-4114/2011 и Восточно-Сибирского от 26.06.12 № А10-3686/2010, АС Западно-Сибирского от 19.12.14 № А27-1512/2014 округов, решения АС Алтайского края от 21.05.15 № А03-2974/2015 и от 15.05.15 № А03-24743/2014). Однако и этот аргумент необходимо документально подтверждать.
Сделать это должны правоохранительные органы. Именно они в рамках оперативно-розыскных мероприятий должны установить факт совершения бывшим генеральным директором действий по незаконному вывозу документов с территории общества. В противном случае суд не примет подобные оправдания (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.12.14 № А27-1512/2014), даже если показания сотрудников компании будут подтверждать эту версию (решение АС Алтайского края от 15.05.15 № А03-24743/2014).
Примером того, как не нужно доказывать свою правоту, может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.13 № А75-9453/2011. Компания выдвинула сразу несколько причин отсутствия документов: их изъяла полиция, не передал прежний директор, похитил налоговый инспектор. Ни одна из версий так и не подтвердилась.

Как обосновывать появление документов позднее

Затопление, пожар или кража не избавят от необходимости восстановления документов. Но отсрочка — способ выиграть время.

При рассмотрении дела ФАС Московского округа компания представила в суд документы, которых не нашли правоохранители при проведении обыска. Суд принял эти документы, так как постановление следователя о проведении обыска не содержало конкретного перечня бумаг, которые ищут оперативники (постановление ФАС Московского округа от 13.11.12 № А40-137930/10-118-790).

В суде могут появиться оригиналы документов, отличающиеся от изъятых налоговиками при выемке. В деле, рассмотренном в постановлении АС Поволжского округа от 20.08.14 № А55-20522/2013, компания заявила, что налоговики доначислили налоги, основываясь на изъятых черновиках документов. А настоящие документы находились в другом месте. Но судьи такую версию не приняли.

В Девятнадцатый ААС (постановление от 28.05.14 № А14-16265/2012) компания принесла второй комплект первичных документов. В нем отсутствовали изъяны оформления, позволившие налоговикам при проверке доначислить налоги. Якобы эти верно оформленные документы существовали изначально. Но бухгалтерия нашла их только после завершения проверки. Однако судьи сочли, что компания внесла корректировки в первичку уже после завершения проверки задним числом. В похожей ситуации не поверил компании и ФАС Западно-Сибирского округа (постановление от 30.05.14 № А03-2937/2013).

В постановлении Восьмого ААС от 10.12.15 № А75-1656/2015 судьи рассмотрели ситуацию, когда налоговики сделали доначисления, основываясь на документах, которые компания восстановила взамен утраченных оригиналов. Но позднее, при рассмотрении дела в суде, компания нашла пропажу. Найденные документы не содержали изъянов, что и подтвердила экспертиза. Однако суд не принял находки к рассмотрению, так как компания не смогла объяснить, почему восстановленные документы отличаются от найденных «оригиналов».