Отпуск в удобное время

Кто может взять отпуск в удобное для себя время?

Актуально на: 10 октября 2018 г.

Как известно, работники отправляются в отпуск в соответствии с утвержденным работодателем графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Причем при составлении такого графика работодатель, в принципе, может прислушаться к отпускным пожеланиям своих сотрудников. Но есть категории работников, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в то время, в которое им удобно.

Отпуск в удобное время и категории работников

Категории работников, которым положен отпуск в удобное для них время, поименованы как в самом Трудовом кодексе, так и в других федеральных законах. Мы расскажем о некоторых категориях работников, которым положен «удобный» отпуск.

Так, отпуск в удобное время положен работнику, жена которого находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, отпуск в удобное время должен быть предоставлен несовершеннолетним работникам (ст. 267 ТК РФ).

А вот этим работникам положен отпуск в то время, в которое они сами хотят, уже в соответствии не с ТК РФ, а иными законами:

  • работникам, являющимся почетными донорами России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • работникам, удостоенным звания Героя Социалистического Труда, Героя Труда Российской Федерации, а также работникам — полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ);
  • работникам, удостоенным звания Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, а также полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1).

Отпуск многодетной матери в любое время

Отдельно хочется сказать об этой категории работниц. Дело в том, что ранее женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, тоже полагался отпуск в выбранное ими время (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235). Однако в марте 2017 года документ, дающий женщинам такое право, утратил силу. Правда, с 22.10.2018 в Трудовом кодексе появится новая статья 262.2, в которой говорится, что сотрудникам, имеющим троих и более детей в возрасте до 12 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время. Это означает, что работодатель не сможет по собственной инициативе скорректировать выбранные многодетным работником «отпускные» даты.

Также стоит отметить, что отпуск в удобное время положен одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему несовершеннолетнего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ).

Особенности отпуска совместителя

Работодатель должен предоставить сотруднику, работающему у него по совместительству, отпуск в то же время, когда ему предоставляется отпуск по его основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Минтруд России разъяснил, как в графике отпусков учесть работников, имеющих право на использование отпуска в удобное время

Согласно ст. 123 Трудового кодекса отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время. В Минтруд России поступил вопрос относительно того, нужно ли включать таких работников в график отпусков и как поступать, если работник в дальнейшем захочет использовать отпуск не в ту дату, которая была включена в график (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 февраля 2020 г. № 14-2/ООГ-1439).

В ведомстве ответили, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

По заявлению работника, имеющего право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть ему предоставлен в указанный им период. Конкретная дата предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется по желанию работника. Запрета на внесение изменений в график отпусков в течение текущего календарного года трудовое законодательство не содержит.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Из приведенных разъяснений можно сделать вывод, что работодатель должен учесть мнение работников льготных категорий при составлении графика отпусков, однако это не лишает таких работников права в дальнейшем использовать отпуск и в иное удобное для них время.

Отметим, что в правоприменительной практике существует подход, согласно которому предусмотренная ст. 123 ТК РФ гарантия по использованию отпуска отдельными категориями работников в удобное для них время реализуется именно через учет мнения таких работников при составлении графика отпусков. В дальнейшем требовать предоставления отпуска в иные даты, чем те, которые были согласованы при составлении графика, такие работники не вправе (см., например, определения Верховного Суда Республики Башкортостан от 23 мая 2018 г. № 33-9939/2018, Приморского краевого суда от 21 сентября 2015 г. № 33-8446/2015, ответы Роструда). Однако представлена в судах и точка зрения, согласно которой работник, относящийся к льготной категории, может взять отпуск в любое время независимо от того, какие даты его использования были зафиксированы в графике (см., например, определение Воронежского облсуда от 6 августа 2019 г. № 33-4235/2019).

Обратите внимание, что работника, имеющего право на использование отпуска в удобное время, необходимо включить в график отпусков даже в том случае, если он не выразил своих пожеланий относительно времени использования отпуска (см., например, решение Красноярского краевого суда от 21 декабря 2017 г. № 7р-1063/2017). Полагаем, что в такой ситуации целесообразнее всего отнести отпуск работника в самый конец его рабочего года.

Минтруд России также напомнил о том, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора. По мнению специалистов Минтруда России, данное требование распространяется в том числе и на работников, имеющих право на отпуск в удобное время. В связи с этим работодатель вправе установить разумный срок для подачи такими работниками заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Здесь следует учитывать, что вопрос о том, должны ли применяться установленные законом сроки выплаты отпускных в случаях, когда работники просят о предоставлении им отпуска менее чем за три дня до даты его начала, является спорным (подробнее см. ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ).

За сколько дней пишется заявление на отпуск по закону

В ст. 114 ТК РФ говорится о том, что каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В конце каждого календарного года на любом предприятии должен быть составлен график отпусков, согласно которому будут «гулять» все сотрудники на следующий рабочий год.

В ст. 123 ТК РФ сказано, что за 2 недели до начала отпуска по графику, работодатель обязан оповестить сотрудника в письменной форме. Делается это посредством письменного уведомления.

Унифицированной формы этого документа нет, но работник должен его подписать. Это говорит о том, что он ознакомлен с тем, что ему предстоит уйти в отпуск. Кроме того, все сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков на следующий год.

Отпуск предоставляется сотруднику в следующем порядке:

  • кадровая служба уведомляет работника за 2 недели;
  • работник пишет заявление;
  • на основании заявление издаётся приказ;
  • работнику выплачиваются отпускные.

Когда нужно писать заявление? За сколько дней до отпуска необходимо это сделать?

Отпускные должны быть выплачены, согласно ст. 136 ТК РФ, не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Следовательно, заявление необходимо писать в промежуток от 2-ух недель до начала отпуска (когда получено уведомление) и не позднее 3-х дней до его начала (дата получения отпускных).

Специалисты рекомендуют писать заявление за неделю до начала отпуска, чтобы работники кадровой службы могли подготовить приказ, а бухгалтер рассчитать и произвести необходимые выплаты.

Но если сотрудник уходит в отпуск по ранее составленному графику, то он не обязан писать заявление. Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним. На основании этого уведомления и ранее утверждённого графика отпусков и составляется приказ на отпуск, а бухгалтерии даётся «отмашка» для расчета отпускных. Кроме того, работник подписывает приказ о предоставлении ему очередного отпуска. Таким образом, все кадровые нюансы соблюдены.

Но работник может пойти в отпуск и не по графику, договорившись со своим работодателем. В этом случае, нужно писать заявление на отпуск. Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте. Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул. Поэтому устные договоренности не приветствуются.

По Трудовому Кодексу не установлены чёткие рамки написания заявления. Но в этом документе необходимо указать период, на который сотрудник покидает рабочее место. Нужно писать именно числа отсутствия, а не период. Например, прошу предоставить мне отпуск с 15.05.2018 года по 31.05.2018 года. Вот такая формулировка будет правильной.

График отпусков в организации

Положения современного трудового законодательства устанавливают, что сотрудники каждой организации должны уходить на регулярный оплачиваемый отдых в соответствии с заранее сформированным и утвержденным графиком. Он представляет собой особый документ, составление которого осуществляется ответственным лицом, наделенным определёнными полномочиями. Во время формирования графика необходимо знать следующие важные правила:

  1. Составление графика отпусков всегда происходит заранее, а именно – в конце каждого календарного года на следующий год. Следует отметить, что нарушение установленных сроков относительно формирования графика может повлечь для работодателя весьма негативные последствия. Любая проверка выявит подобный недочет и сможет установить надлежащую меру ответственности.
  2. В большинстве случаев формированием графика отпусков занимаются сотрудники отдела кадров. Однако при необходимости такие обязательства могут быть возложены и на другого работника, например, на секретаря, помощника бухгалтера и т.д. Главное, чтобы процедура возложения таких обязанностей была проведена в официальном порядке. Для этого руководителем составляется соответствующее распоряжение, в котором указываются данные конкретного сотрудника, а также перечень возлагаемых на него обязательств.
  3. Многие работодатели задаются вопросами о том, нужно ли учитывать мнение сотрудников во время составления графика будущих отпусков. Сразу следует отметить, что это делать желательно, иначе потом у служащих может возникнуть много претензий относительно поставленного специалистом времени отпуска. Естественно, выполнить желание каждого работника вряд ли получится, особенно если речь идет об организации с большим коллективом.
  4. Во время формирования графика ответственным лицом должны быть учтены особые категории сотрудников, у которых имеются некоторые привилегии относительно выбора точных дат отпуска, к таковым относятся следующие служащие:
    • супруги, чьи жены готовятся стать мамами в ближайшее время;
    • сотрудники, которые исполняют свои профессиональные обязательства в режиме совмещения. В этом случае их отпуска по основному и дополнительному месту работы всегда должны максимально совпадать;
    • молодые работники, возраст которых еще не достиг установленной в государстве отметки совершеннолетия;
    • многодетные родители, участники боевых действий, а также иные особые категории служащих, полный перечень которых устанавливается законодательными нормами в официальном порядке.

При каких обстоятельствах отпуск предоставляется заранее?

По общим правилам, стандартный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен подчиненному в тот момент, когда время его работы в новой организации достигнет минимальной отметки в полгода. Однако в некоторых случаях отдых может быть оформлен и несколько раньше, даже до достижения вышеуказанной отметки. Сюда, прежде всего, можно отнести те ситуации, при которых оформление отпуска осуществляется сотрудником из особой категории. К таковым относятся следующие лица:

  1. Женщины, которые в ближайшем времени планируют уйти в декретный отпуск. Перед оформлением декрета они вправе использовать стандартный период отдыха, если таковой у них имеется. При желании женщины начисленный отпуск также может быть использован ею уже после окончания декретного периода.
  2. Работники, которые еще не достигли совершеннолетнего возраста. В соответствии с существующими правилами у данной категории служащих должны иметься определенные привилегии. Сюда можно отнести и возможность оформления еще одного дополнительного периода отдыха для подготовки к сдаче выпускных экзаменов либо к иным важным событиям, непосредственно связанным с процессом обучения служащего.
  3. Служащие, которые усыновили ребенка. Важным условием является тот факт, что возраст этого ребенка не должен превышать 3 месяцев. В случае соблюдения данного условия, сотрудник сможет взять положенный ему отпуск абсолютно в любой момент, вне зависимости от его фактического времени работы в этой организации.
  4. Иные категории сотрудников при условии, что право на досрочное оформление отпускного периода гарантируется им действующими законодательными нормами. Сюда, например, можно отнести служащих, которые постоянно имеют дело с опасными либо иными нестандартными условиями труда. Такими служащими являются космонавты, спасатели, муниципальные работники и иные категории сотрудников.

Действующие нормы также устанавливают, что некоторым категориям работников, помимо основных отпусков, должны регулярно предоставляться и периоды дополнительного отдыха. В таком случае этот период отдыха может быть прибавлен к основному отпуску подчиненного либо оформлен отдельно, в зависимости от желания служащего. Особый отпуск нередко предоставляется сотрудникам, деятельность которых связана с опасными или вредными условиями труда. В некоторых случаях такой период отдыха может быть заменен денежной компенсацией.

Основные правила составления заявления на отпуск

Трудовыми нормами были установлены некоторые правила относительно порядка формирования заявления о предоставлении отпуска. Так, в содержание документа обязательно должны быть включены следующие основные сведения:

  1. В правом верхнем углу документа указываются стандартные реквизиты сторон трудовых отношений, а именно – наименование организации, ФИО и должность руководителя, а также сведения о самом сотруднике.
  2. Затем по центру листа указывается наименование документа – «Заявление».
  3. Следующим этапом становится включение в текст основной информации, а именно – просьбы сотрудника относительно предоставления ему положенного периода отдыха. Если отпуск оформляется в полном размере – значит, его продолжительность включать в текст не нужно. Если же сотрудник берет несколько выходных дней, например, одну неделю – точная продолжительность отпускного периода обязательно должна быть указана.
  4. После указания всей обязательной информации сотрудник должен поставить на документе свою личную подпись, а также текущую дату.

Несмотря на то что процедуру составления заявления на отпуск можно назвать достаточно простой, современные работодатели нередко сталкиваются с самыми различными ошибками, которые допускаются сотрудниками. Прежде всего, необходимо отметить, что в готовом заявлении не должно присутствовать никаких исправлений, неточностей или помарок.

Обязательной формы для данного документа установлено не было, однако многие организации разрабатывают и утверждают собственные бланки, которые потом весьма удобно используются сотрудниками.

После получения такого заявления работодатель будет обязан рассмотреть представленную информацию и направить документ в отдел кадров для дальнейшей работы, предварительно проставив на нем собственную визу.

Что такое административный отпуск

В соответствии с существующими правилами современными работниками, помимо основного оплачиваемого отдыха, могут оформляться и иные виды отпусков.

Административный отпуск представляет собой особый период отдыха, который не оплачивается со стороны руководства. Более того, такой отпуск может быть предоставлен лишь отдельным категориям сотрудников. Помимо этого, несколько выходных дней может быть оформлено служащими в случае появления в их жизни особых обстоятельств, а именно: рождения ребенка, проведения собственной свадьбы либо смерти близкого родственника.

Предоставление административного отпуска осуществляется в стандартном порядке, по аналогии с обычным оплачиваемым отпуском. Это означает, что здесь работнику также необходимо будет составить письменное заявления на имя руководителя организации. Однако у данной процедуры будут иметься и некоторые особенности, в частности:

  • как известно, основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам без каких-либо причин, а просто потому, что он гарантируется им действующими законодательными нормами. Что же касается административного периода отдыха – точная причина его предоставления обязательно должна быть указана в соответствующем заявлении;
  • в предоставлении административного отпуска работодатель в некоторых случаях может отказать. Например, если сотрудник не относится к особой категории работников, а в его жизни не произошло никаких событий, которые являлись бы основанием для срочного оформления отпуска за свой счет. В таком случае окончательное решение об удовлетворении просьбы подчиненного либо об отказе в таковом принимается исключительно работодателем на основании его собственного мнения.

Кто по закону имеет право на отпуск в удобное время?

Совсем скоро вступает в силу Федеральный закон от 11.10.2018 года № 360-ФЗ, а именно 22 октября 2018 года.

Новое в законе

Нормы указанного закона позволят работникам, у которых есть три и более детей, выбирать даты отпуска по своему усмотрению, даже если работник не отработал у данного работодателя непрерывно более 6 месяцев. Работодатель обязан будет выполнить требование таких сотрудников, в т.ч. при составлении графика отпусков на будущий год.

Категории сотрудников

Есть ли еще категории работников, которые могут диктовать работодателю, когда им нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск?

Безусловно есть и таких категорий предостаточно. Вот полный список таких категорий привилегированных работников:

1. Работники в возрасте до 18 лет.

Время предоставления отпуска: удобное для работника, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Основание: статья 267, абз. 3 ч. 3 ст. 122 ТК РФ;

2. Женщины.

Время предоставления отпуска: перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Основание: абзац 2 ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 года № 659-6-0;
Непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы у данного работодателя.
Основание: статья 260 ТК РФ.

3. Мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Время предоставления отпуска: период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Отпуск предоставляется независимо от времени непрерывной работы супруга у данного работодателя.
Основание: часть 4 ст. 123 ТК РФ, ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 года № 143-ФЗ.

4. Работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Время предоставления отпуска: до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Основание: абзац 4 ч. 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 274 ГПК РФ.

5. Один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

Время предоставления отпуска: удобное для работника. Отпуск предоставляется до дня достижения ребенком-инвалидом возраста 18 лет. Понадобится справка об установлении инвалидности ребенка
Основание: статья 262.1, ч. 4 ст. 123 ТК РФ, ст. ст. 23, 43 Федерального закона от 15.11.1997 года № 143-ФЗ, ст. 14 Федерального закона от 24.04.2008 года № 48-ФЗ.

6. Лица, награжденные знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР».

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: пункт 1 ч. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 года № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 года № 246.

7. Работники-совместители.

Время предоставления отпуска: период ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы, в том числе до истечения шести месяцев работы по совместительству.
Основание: часть 1 ст. 286 ТК РФ.

8. Один из родителей (опекунов, попечителей), имеющий ребенка (детей) в возрасте до 18 лет, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности.

Время предоставления отпуска: период сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в организации, осуществляющие образовательную деятельность, расположенные в другой местности.
Основание: часть 5 ст. 322 ТК РФ; Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 года № 1368.

9. Лица:

  • получившие (перенесшие) лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с воздействием радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС или с работами по ликвидации ее последствий;
  • ставшие инвалидами вследствие чернобыльской катастрофы, перечисленные в п. 2 ч. 1 ст. 13 Закона РФ от 15.05.1991 года № 1244-1.

10. Рабочие и служащие, военнослужащие, лица начальствующего и рядового состава ОВД и Государственной противопожарной службы, которые получили профессиональные заболевания, связанные с лучевым воздействием на работах в зоне отчуждения, в том числе инвалиды из числа указанных лиц.

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: пункт 5 ч. 1 ст. 14, ч. 2 ст. 16 Закона РФ от 15.05.1991 года № 1244-1, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МЧС России N 728, Минздравсоцразвития России № 832, Минфина России № 166н от 08.12.2006.

11. Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, перечисленные в п. п. 3, 4 ч. 1 ст. 13 Закона РФ от 15.05.1991 года № 1244-1.

12. Лица, эвакуированные из зоны отчуждения или переселенные из зоны отселения либо выехавшие в добровольном порядке из указанных зон, включая детей, в том числе детей, которые в момент эвакуации находились в состоянии внутриутробного развития.

13. Граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 5 сЗв (бэр).

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: пункт 15 ст. 2, ст. 5 Федерального закона от 10.01.2002 года № 2-ФЗ, Приложение № 4 к Порядку, утвержденному Приказом МЧС России от 18.09.2009 № 540.

14. Дети первого и второго поколений граждан, принимавших в 1957 и 1958 г.г. непосредственное участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк», страдающие заболеваниями вследствие воздействия радиации на их родителей.

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: статья 12 Федерального закона от 26.11.1998 № 175-ФЗ, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, Приложение № 8 к Положению, утвержденному Приказом МЧС России от 24.04.2000 № 229.

15. Лица из подразделения особого риска, перечисленные в п. 1 Постановления ВС РФ от 27.12.1991 № 2123-1.

16. Ветераны боевых действий.

17. Супруги военнослужащих.

Время предоставления отпуска: время отпуска супруга-военнослужащего.
Основание ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ, п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих».

18. Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы.

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ, п. 9 Инструкции, утвержденной Постановлением Президиума ВС СССР от 11.06.1980 № 2260-X.

19. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы.

Время предоставления отпуска: удобное для работника.
Основание: пункты 1, 2 ст. 1.1, п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы».

20. Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска.

Время предоставления отпуска: в удобное для работника время в течение текущего рабочего года либо путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год.
Основание: часть 2 ст. 125 ТК РФ.

Расширение списка

Вышеуказанный список категорий работников может быть расширен работодателем, т.е. аналогичные гарантия могут быть предусмотрены и для иных категорий работников коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя.

Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска вышеназванным категориям работников в удобное для них время, то это является грубейшим нарушением закона с существенной степенью ущерба для работника, что особо карается надзорными органами.