Отпуск оформление

Работники, с которыми оформлен трудовой договор, имеют право на отпуск.

Основной ежегодный отпуск не может быть менее 24 календарных дней за отработанный год, который исчисляется со дня заключения трудового договора. Такой отпуск предоставляется согласно графику отпусков. Основанием для его предоставления является наличие необходимого стажа работы.

В стаж работы для предоставления отпуска включаются определенные периоды и время работы, установленные ст. 9 Закона об отпусках. Исчисляется стаж в зависимости от вида предоставляемого отпуска (основной, дополнительный и т. п.).

Продолжительность отпуска независимо от режимов и графиков работы рассчитывается в календарных днях. Праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, при определении продолжительности ежегодных и дополнительных отпусков не учитываются. Если праздничный или нерабочий день приходится на период отпуска, то отпускной период увеличивается на количество таких дней (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках).

Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 календарных дней.

По желанию работника ежегодные дополнительные отпуска могут предоставляться как одновременно с ежегодным основным отпуском, так и отдельно от него.

Право работника на ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы (ст. 10 Закона об отпусках). При предоставлении работнику ежегодного отпуска до окончания шестимесячного срока непрерывной работы его продолжительность определяется пропорционально отработанному времени. Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться работникам в любое время соответствующего рабочего года.

До наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы у предпринимателя по желанию работника отпуск полной продолжительности предоставляется, в частности:

  • женщинам (перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида);
  • инвалидам;
  • лицам в возрасте до 18 лет (несовершеннолетним);
  • мужьям, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;
  • совместителям (одновременно с отпуском по основному месту работы);
  • работникам, имеющим путевку для санаторно-курортного лечения.

Статьей 10 Закона об отпусках определены категории работников, которым ежегодные отпуска предоставляются по их желанию в удобное для них время. К таким категориям, в частности, относятся:

  • лица в возрасте до 18 лет;
  • инвалиды;
  • женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;
  • женщины, которые имеют двоих или более детей до 15 лет или ребенка-инвалида;
  • одинокая мать (отец), воспитывающая ребенка без отца (матери), и др.

Для отдельных категорий работников предусмотрены отпуска большей продолжительности, нежели 24 календарных дня. Предприниматель обязан предоставить им отпуск такой продолжительности, и уменьшить его своим решением он не имеет права.

Так, лицам в возрасте до 18 лет отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день; инвалидам I и II группы – 30 календарных дней, III группы – 26 календарных дней; редакторам и журналистам – 36 календарных дней и др.

Ежегодный отпуск по желанию работника может быть разделен на части любой продолжительности. При этом непрерывная часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Причем необязательно, чтобы эта часть использовалась в первую очередь. Оставшиеся 10 дней отпуска работник может делить по своему усмотрению.

Если у предпринимателя трудятся работники-совместители, они также имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в общем порядке. При этом совместителям предоставляется очередной отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. Такой отпуск предоставляется независимо от срока работы у данного предпринимателя. Если продолжительность отпуска по основному месту работы больше, чем по совместительству, работнику обязаны предоставить отпуск без сохранения зарплаты на срок до окончания отпуска по основному месту работы. Подтверждением тому, что работнику предоставляется отпуск по основному месту работы, может служить справка произвольной формы, оформленная по основному месту работы, в которой указывается начало и конец отпуска.

Дата начала отпуска согласуется между предпринимателем и работником. При этом предприниматель должен письменно уведомить работника о дате начала отпуска за две недели до его начала согласно графику отпусков. Если предприниматель своевременно не уведомил работника или не выплатил отпускные, ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период.

В соответствии с действующим законодательством отпуск может предоставляться не по графику отпусков, а на основании заявления работника в случаях, если:

  • отпуск предоставляется в первый год работы у предпринимателя;
  • оформляется часть ежегодного основного отпуска (при ее делении).

В данных случаях именно заявление работника о предоставлении ему отпуска будет являться основанием для издания приказа об отпуске.

Приведем пример заявления.

ФОП Грінченко С. І.

Продавця Бойко Н. Л.

Заява

Прошу надати основну щорічну відпустку з 05.02.2021 р. на 24 календарних дні.

22.01.2021 р. Бойко Н. Л.

На основании графика отпусков или заявления работника предприниматель издает распоряжение о предоставлении отпуска. Форма приказа утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Однако предприниматель может использовать другую форму распоряжения о предоставлении отпуска. Главное, чтобы в ней были отражены все необходимые сведения. С распоряжением необходимо ознакомить работника под подпись.

Фізична особа – підприємець Грінченко Сергій Іванович

Розпорядження № 3

від 22.01.2021 р.

Надати основну щорічну відпустку продавцеві Бойко Н. Л. з 05.02.2021 р. до 28.02.2021 р. (включно) на 24 календарні дні за період роботи з 01.10.2019 р. до 31.09.2020 р. (включно).

Приступити до роботи 01.03.2021 р.

ФОП Грінченко С. І.

З розпорядженням ознайомлена Бойко Н. Л.

Ежегодный отпуск может быть перенесен на другой срок или продлен, если:

  • в период отпуска работник заболел и предоставил листок временной нетрудоспособности;
  • у работницы наступило право на отпуск в связи с беременностью и родами;
  • период учебного отпуска совпадает с началом очередного.

При переносе очередного отпуска новая дата начала отпуска согласуется сторонами дополнительно.

Дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, относится к социальному виду отпуска. Право на такой отпуск имеют следующие категории работников:

  • женщина, имеющая двоих или более детей в возрасте до 15 лет;
  • женщина, имеющая ребенка-инвалида;
  • женщина, усыновившая ребенка;
  • мать инвалида с детства подгруппы А I группы;
  • одинокая мать;
  • отец, воспитывающий ребенка без матери (в том числе и при длительном ее нахождении в лечебном учреждении);
  • лицо, взявшее под опеку ребенка или инвалида с детства подгруппы А I группы (один из приемных родителей).

Продолжительность такого отпуска установлена в количестве 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней. При наличии нескольких оснований для предоставления такого отпуска его общая продолжительность не может превышать 17 календарных дней.

Начисление отпускных

Отпускные начисляются в соответствии с Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100, с изменениями, внесенными постановлением КМУ от 09.12.2020 г. № 1213 (далее – Прядок № 100).

Постановление КМУ № 1213 вступило в силу со дня его официального опубликования, а именно с 12.12.2020 г. (опубликовано в газете «Урядовий кур’єр” № 242 от 12.12.2020 г.). Следовательно, его нормы применяются именно с этой даты.

Исчисление средней зарплаты для оплаты времени отпусков или для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска осуществляется с учетом выплаты за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации.

В случае если работник трудится у ФЛП менее года – средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация.

В случае если работник принят на работу не с 1-го числа месяца, но дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, такой месяц засчитывается в расчетный период как полный (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).

Исчисление средней зарплаты для оплаты времени отпусков или компенсации производится путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за фактически отработанный период (расчетный период) на соответствующее количество календарных дней расчетного периода. Из расчета исключаются праздничные и нерабочие дни, предусмотренные законодательством.

Полученный результат умножается на количество календарных дней отпуска.

Для расчета отпускных можно применять следующую формулу:

О = ЗП : (365 — ПН) х ДО,

где: О – зарплата за время отпуска;

ЗП – сумма зарплаты за 12 календарных месяцев или за фактически отработанный период (меньшей продолжительности);

365 – количество календарных дней (к. дн.) за 12 месяцев (в високосном году – 366 к. дн.);

ПН – количество праздничных и нерабочих дней. Согласно ст. 73 КЗоТ в Украине 11 праздничных и нерабочих дней;

ДО – количество календарных дней отпуска.

Во всех остальных случаях средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, предшествующих месяцу, в котором происходит событие, с которым связана соответствующая выплата. Если же и в течение этих последних двух календарных месяцев работник не работал, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за предыдущие два месяца работы.

Для начисления отпускных следует определить расчетный период и выплаты, используемые в расчете.

Если в расчетном периоде у работника не было заработной платы, расчеты проводятся с учетом тарифной ставки и должностного (месячного) оклада, установленных ему в трудовом договоре.

Если размер должностного оклада менее предусмотренного законодательством размера МЗП, средняя зарплата рассчитывается из установленного размера МЗП на время расчета.

В случае оформления трудового договора на условиях неполного рабочего времени расчет проводится из размера МЗП, исчисленного пропорционально условиям заключенного трудового договора.

По этому вопросу Минэкономики предоставляет следующее разъяснение: если размер тарифной ставки, должностного (месячного) оклада работника установлен, например, на уровне размера прожиточного минимума, который ниже размера МЗП, то расчет средней зарплаты будет проводиться исходя из размера МЗП, но с учетом условий заключенного трудового договора.

Размер тарифной ставки, должностного (месячного) оклада работника нужно сравнивать с размером МЗП в эквиваленте полной занятости.

Если у работника отсутствует расчетный период, то средняя зарплата исчисляется в соответствии с абз. 3–5 п. 4 Порядка № 100.

Если работник получал только зарплату, в расчете используется только она. Если же осуществлялись другие выплаты, нужно определить, какие из них участвуют в расчете. Согласно п. 3 Порядка № 100 для расчета отпускных используются следующие выплаты:

  • основная зарплата и зарплата за внутреннее совместительство;
  • выплаты за время предыдущего очередного отпуска;
  • пособие по временной нетрудоспособности и др.

Время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялась зарплата либо сохранялась частично, исключается из расчетного периода, например отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (п. 4 Порядка № 100).

Поскольку отпускные относятся к фонду дополнительной зарплаты, обложение этих сумм НДФЛ, военным сбором и ЕСВ ничем не отличается от общих правил налогообложения зарплаты. На сумму отпускных начисляется ЕСВ по ставке 22%. Из этой суммы удерживается НДФЛ по ставке 18% и военный сбор – 1,5%.

Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Предприниматель может выплатить отпускные в сроки, установленные для выплаты зарплаты за первую либо вторую половину месяца, главное – чтобы до начала отпуска было не менее трех дней.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска, а также за дополнительные отпуска работникам, имеющим детей.

Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется пропорционально отработанному времени, за каждый отработанный месяц в размере двух дней. Для определения размера компенсации необходимо рассчитать отработанный период, сколько отпусков работник использовал, за сколько дней ему положена компенсация и размер среднедневного дохода.

Изменениями, внесенными постановлением № 1213 в Порядок № 100, исключена норма о применении коэффициента корректировки при исчислении средней зарплаты в случае, если в расчетном периоде было повышение оклада.

То есть, в случае повышения тарифных ставок (должностных окладов), например с 1 января 2021 года, все выплаты, учитываемые при исчислении средней заработной платы, будут учитываться в том размере, в котором они начислены без применения коэффициента повышения тарифных ставок (должностных окладов).

Все что исчисляется по среднему заработку (суммы отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск) после 12 декабря не требует корректировки.

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в готовое решение.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете . Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):

  • Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:

«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 15.07.2020 по 28.07.2020. Согласно графику отпусков от 16.12.2019 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».

  • Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
  • Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
  • Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.

Подробнее об этом читайте:

  • «Можно ли уйти в отпуск по графику без заявления?»;
  • «За сколько дней пишется заявление на отпуск».

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):

  • Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете .
  • Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте .

Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Подробнее читайте в статье «Как оформить перенос отпуска по желанию работника».

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продляется на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.

Итоги

Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

  • в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
  • за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
  • за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
  • во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.

Но от нее могут быть отступления.

  • Трудовой кодекс РФ
  • КоАП

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

В конце статьи есть шпаргалка

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Вебинар в Контур.Школе
Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику

Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 18 советов про график отпусков 606.4 КБ

  • 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

  • Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ