Отдел кадров печать

4 апреля вступает в силу постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19 марта 2018 г. № 34, которым внесены корректировки в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.

Исключаются нормы, обязывающие нанимателя проставлять печать в трудовых книжках работников и иных сопутствующих документах (например, в расписке о получении трудовой книжки).

В частности, не требуется заверять печатью:

· записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта));

· ссылки на документы при изменении записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности работника;

· внесенные пропущенные записи;

· записи о награждениях и поощрениях;

· книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кроме того, первая страница (титульный лист) трудовой книжки также заверяется только подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

На выдаваемых бланках трудовых книжек (вкладышах к ним) теперь будет отсутствовать аббревиатура «М.П.». Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, имеющиеся у нанимателей до вступления в силу этих изменений, являются действительными до их полного использования.

Исправления внесены постановлением Минтруда и соцзащиты от 19.03.2018 № 34. Нормы Инструкции приведены в соответствие с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 «О развитии предпринимательства», вступившего в силу с 26.02.2018 г.

Из приложения «Образец трудовой книжки» исключены слова «М.П.». Соответственно, на новых бланках трудовых книжек (вкладышах к ним) этой аббревиатуры не будет. Но если у нанимателя имеются бланки и вкладыши старого образца, они являются действительными до полного использования.

Печать не требуется на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Записи здесь теперь заверяются только подписью нанимателя или лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, уполномоченного нанимателем (п. 25 Инструкции). Не нужна печать на внутренней стороне обложки при указании ссылок на документ, в соответствии с которым в трудовую книжку вносятся изменения (дополнения) о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности работника. При внесении записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) достаточно подписи нанимателя или лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (п. 44 Инструкции). Не нужно проставлять печать при внесении пропущенной записи в трудовую книжку, а также записей о работе, награждениях и поощрениях при заполнении дубликата трудовой книжки.

Ранее печать требовалась также на расписке о получении трудовой книжки нанимателем, выдаваемой работнику, на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при ее скреплении. Эти обязанности упразднены.

Индивидуальным нанимателям разрешили не представлять трудовую книжку работника для проставления печати в регистрирующий орган по месту своей государственной регистрации.

В остальном порядок оформления трудовых книжек и иных документов остался прежним.

Автор публикации: Елена ПЕТРОШЕВИЧ

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Журнал «Кадровое дело», № 04 апрель 2011
Подписка на журнал «Кадровое дело»

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Статьи в тему: «Как вести кадровую работу в филиале» (№ 7, 2009)
«Оттиск печати: на каких документах ставить?» (№ 7, 2005)

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Основание
Применение гербовых печатей Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
Применение обычных печатей Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ч. 5 ст. 2), Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Поможет вам
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Узнать, в каком случае на печать может быть помещен Государственный герб РФ
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» Узнать о праве акционерных обществ иметь свою печать
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Уточнить, какие особенности имеют печати обществ с ограниченной ответственностью
Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» Узнать о печатях некоммерческих организаций
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» Разобраться в особенностях использования печатей с Государственным гербом РФ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним**;
  • копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
  • справки с места работы;
  • заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.

Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.

Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.

Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров. Галия ИЗМАЛКОВА, начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань): – Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе. * Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003. ** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?)» Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.08 № 2607-6-1) по данному вопросу. «В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 ( далее- Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключение случаев, указанных в пункте 36 Правил).
Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше). Какие документы можно заверять печатью отдела кадров? К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся: • трудовые книжки и вкладыши к ним (При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
№ 69 (п. 2.2)); • копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников (Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003); • справки с места работы; • заявления на загранпаспорт.

Можно ли в трудовом договоре поставить печать отдела кадров?

ВниманиеПечати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми. Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему.
ИнфоИх печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т.
д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст.

20 ТК РФ).
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах. Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций.

Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные.
Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров. Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003).

Печать для отдела кадров на каких документов можно ставить

Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления. Какие печати запрещено ставить в трудовой книжке Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку.

Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя».

Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением. Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель».

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.
ТК РФ… 10-04-2018 Если работник заболел во время отпуска, предоставленного с последующим увольнением… 10-04-2018 Надомный труд во время отпуска по уходу за ребенком: сохраняется ли пособие, если не оформили уменьшение рабочего времени? Все публикации Новости для подписчиков журнала «Кадровик-практик» 27.03.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за март 2018 года 27.02.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за февраль 2018 года Все новости ИКС Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала «Кадровик-практик») Новости трудового законодательства 21.04.2018 Роструд о ситуации на рынке труда Российской Федерации на 1 апреля 21.04.2018 Митруд России разработал новый перечень работ, на которых ограничивается применение труда женщин Все новости Опрос дня Совместитель не вернулся из прогула, прислал письмо, что не вернется, уже работает в другом месте.

При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки).

Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника. Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров.

В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров. Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати.

Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать.

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда в трудовом договоре, или ином документе, подписанным представителем работодателя стоит печать не организации, а отдельного структурного подразделения (как правило, отдела кадров). В связи с чем возникает вопрос, возможно ли вообще проставление на таких документах печати не юридического лица, а также какие последствия могут быть в такой ситуации? В данном случае рекомендуется выбрать один из двух вариантов: либо ставить печать юридического лица, либо не ставить печать совсем.

Дело в том, что действующее законодательство РФ, в принципе, позволяет обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам, в большинстве случаев, вообще не иметь печать (за исключением ряда случаев). Кроме того, нормы ТК РФ, которые содержат требования к оформлению трудового договора, также не предусматривают печать в качестве обязательного реквизита.

>Правила использования печатей и штампов в организации

Регламент использования печатей и штампов

Резюме

Пример распоряжения директора предприятия о правилах использования и хранения имеющихся печатей штампов. Данный документ был разработан в интересах одного из моих клиентов и приводится здесь в сокращенном виде.

Когда в организации одна единственная печать, она обычно хранится у директора или главного бухгалтера и вопросов не возникает. Но когда бизнес растет — появляется печать для налоговых накладных, штампы для доверенностей и командировочных удостоверений, печати для склада и много других. Тогда возникает проблема урегулирования использования всех имеющихся штампов и печатей. На какой документ и кто конкретно имеет право ставить печать или штамп (и какую именно печать или штамп).

P.S. Примите во внимание, что на текущий момент в большинстве стран использование печатей (в частности в Украине) является необязательным. Если Вы решили их использовать — закрепите данный факт в приказе. Это поможет, например, в судебных спорах. В Украине использование печатей отменено, если же Вы хотите, в интересах собственной экономической безопасности, сделать наличие печати на юридически важных документах обязательным, можете обратиться ко мне за консультацией.

Сергей Высоцкий

Порядок использования печатей

  1. Для осуществления своих непосредственных обязанностей работникам предприятия могут быть выданы печати

  2. Работник предприятия, получивший на руки печать, обязан расписаться в журнале выдачи штампов и печатей, который храниться в юридическом отделе

  3. С момента получения печати работник предприятия несет персональную ответственность за использование выданной ему печати и не имеет право передавать ее другим лицам

  4. Сотрудник, получивший в свое распоряжении печать, обязан использовать ее только для удостоверения тех документов, для которых печать ему выдавалась

  5. Запрещается использовать печать для заверения каких-либо иных документов (в том числе и по просьбе других сотрудников предприятия), кроме случаев, когда на такие действия получена санкция руководства

  6. Сотрудник несет персональную ответственность за то, чтобы выданная ему печать не могла быть использована другими лицами

  7. Покидая рабочее место, сотрудник обязан поместить печать в недоступное место

  8. По окончанию рабочего дня печать должна быть убрана в сейф

Нужна ли печать в трудовой книжке?

Печать — один из основных реквизитов, используемых организациями для заверения контрактов, приказов, договоров и других важных документов.

Как понять, нужна ли печать в трудовую книжку? Очень просто: если компания имеет собственную печать, наличие которой отражено в уставе, однозначно применяйте ее для подтверждения подлинности записей в трудовой книжке. Это не условная традиция, как в случае с трудовыми договорами, для заверки которых достаточно подписей сторон, а прямое законодательное требование.

Не ставить штампы в трудовые книжки могут только работодатели, в принципе не использующие печать и не имеющие ее в своем распоряжении. Это право акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью получили несколько лет назад, после вступления в силу закона №82-ФЗ от 6.04.2015.

Теперь коммерческие компании могут самостоятельно решать, нужен им этот реквизит или нет, закрепляя соответствующую норму уставом (ст. 2 закона №14-ФЗ от 8.02.1998, ст. 2 закона №208-ФЗ от 26.12.1995). В то же время образовательные, научные, государственные унитарные и муниципальные предприятия должны обзаводиться печатью и применять ее в обязательном порядке.

Трудовая без печати от прошлого работодателя

Что делать, если соискатель предъявляет трудовую книжку, оформленную другим работодателем, без штампа на титульном листе? Это еще не повод признавать документ недействительным или отказывать работнику в трудоустройстве. Но лучше перестраховаться и запросить справку с прежнего места работы, подтверждающую, что компания на законных основаниях не использует печать. Если выяснится, что оттиск не проставлен по ошибке, обратитесь к прежнему работодателю для исправления. , расскажет эксперт «Системы Кадры».

Место для печати: образец

Когда ставится печать в трудовой книжке?

Если организация разработала собственную печать и использует ее в работе, кадровик должен знать, где ставится печать в трудовой книжке и в каких случаях без нее не обойтись.

Ситуация №1. Оформление дубликата или новой трудовой

Первый такой случай — оформление дубликата или новой трудовой книжки сотруднику, который потерял оригинал или впервые в жизни официально устраивается на работу. После заполнения титульного листа необходимо заверить все сведения о работнике, внесенные на основании паспорта, диплома и других документов, предоставленных в соответствии с требованиями статьи 65 ТК РФ.

Кадровик должен:

  • заверить внесенные данные личной подписью;
  • ознакомить работника с информацией на титульном листе под подпись;
  • поставить печать организации в соответствующем поле.

Оформить трудовую новому сотруднику нужно в течение недели со дня трудоустройства. На практике это обычно происходит на шестой день работы, поскольку закон обязывает работодателей заполнять трудовые книжки всем сотрудникам, проработавшим в организации свыше пяти дней.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Ситуация №1. Увольнение

Увольнение — еще одна ситуация, когда нужна печать в трудовой книжке. Прекращая трудовые отношения с владельцем документа, кадровая служба оттиском заверяет все записи, внесенные за период его работы в компании. Отдельно ставить штамп на каждой записи — о приеме на работу, переводах, повышении квалификации — не нужно. Печать в трудовой книжке при увольнении ставится лишь на записи о прекращении договора, закрывающей блок сведений о текущем периоде работы, а если за это время сотрудник награждался почетными званиями, грамотами, премиями и другими наградами — то еще и в разделе «Сведения о награждении», как того требует пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.2004.

Конкретных указаний на то, где ставить печать в трудовой книжке при оформлении увольнения — по центру записи, снизу или сбоку — актуальные правила не содержат. Ориентируйтесь на общепринятые нормы делопроизводства и актуальные стандарты, старайтесь ставить оттиск таким образом, чтобы он не закрывал подпись сотрудника (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом запись об увольнении и расшифровка подписи под ней должны легко читаться, равно как и текст на самом оттиске.

Если организация работает без печати, заверяйте записи в трудовой книжке только подписями ее владельца и сотрудника кадровой службы, заполнившего документ. Именно такой порядок предусмотрен п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, и приказом Минтруда №589н от 31.10.2016.

Прежде чем поставить печать в документ, сделайте пробный оттиск на листе бумаги и убедитесь, что все его элементы легко различимы.

Читайте в «Системе Кадры»:

Какая печать должна стоять в трудовой книжке?

Работодатель вправе иметь не только основную печать, но и дополнительные, например, для ключевых департаментов или для работы с определенными видами документов.

Основной штамп всегда имеет круглую форму и содержит общие сведения о компании: наименование в соответствии с уставом, товарный знак, эмблему и другие элементы (см. Методические рекомендации Росархива, ВНИИДАД по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 от 1.07.2003).

Дополнительные виды оттисков, используемые в отдельных структурных подразделениях или узкоспециализированных направлениях делопроизводства, обычно маркируются поясняющими надписями («для копий», «для кадровых документов» и т. д.).

Какую печать ставить в трудовой книжке, основную или дополнительную? Если в распоряжении кадровой службы есть собственная печать круглой формы с указанием полного наименования и местонахождения работодателя, используйте ее (ст. 2 закона №14-ФЗ, ст. 2 закона №161-ФЗ от 14.11.2002). Но сначала убедитесь, что все необходимые элементы присутствуют, а надписи сделаны на русском языке — в этом случае у ГИТ не будет никаких претензий к оформлению (см. письма Роструда №1450-6-1 от 22.12.2012 и №ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014). Если хотя бы одного обязательного реквизита в дополнительном штампе не хватает, используйте основную печать организации.

Внимание! Право структурного подразделения на использование отдельной печати с собственным наименованием следует отразить в локальном нормативном акте!

Закрепите порядок заверки трудовых книжек и других важных кадровых документов локальными нормами, которые не должны противоречить законодательным требованиям.

Укажите, чья подпись должна быть на трудовых книжках персонала — начальника отдела кадров или генерального директора компании. В первом случае ставится печать кадровой службы, во втором — основная.

Вывод

Круглая печать, основная или специализированная, ставится в трудовых книжках только в определенных случаях: если работник увольняется или получает новый документ. Коммерческие предприятия вправе вообще отказаться от ее применения и заверять документы исключительно подписями ответственных сотрудников.

Образцы штампов для делопроизводства

Делопроизводство от А до Я

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые). Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.» Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями: Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов ).

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение.

В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. В акте должны быть указаны: Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо. Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Образцы штампов для делопроизводства

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные.

Форма размеры и технические требования», разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ. В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно. До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г.

Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали эти вопросы. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами: Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку.

  • номер по порядку,
  • оттиск или эскиз штампа,
  • «получил» с датой и подписью,
  • «сдал» с датой и подписью,
  • примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе. Образец бланка письма об изготовлении штампа

Печати и штампы в организации

Кроме того, мы объясним на примерах, куда ставить оттиск печати на документах в различных случаях. С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

  • полное фирменное наименование ООО или АО;
  • место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство». Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон

«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001: Печати хозяйственных обществ Что касается штампа, то официального определения для него нет.

Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки. Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников. Журнал учета печатей и штампов Журнал учета выхода печатей за пределы организации Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»).

В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы.

См. Пример 7. Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.» Проставление оттиска печати в специально отведенном поле Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись. Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации.

Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности. Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11.

В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе

«Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»

, тогда: В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Печати организации: виды, хранение, учет

Основные и вспомогательные печати По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати.

В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е.

реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм). Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН. Использование и хранение печатей и штампов Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах.

Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «северный государственный медицинский университет (г

. Архангельск) Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» на письмах в ОФК (отделения финансового казначейства), налоговую инспекцию (при наличии виз главного бухгалтера); на пропусках, студенческих билетах; на должностных инструкциях сотрудников СГМУ, при наличии виз руководителя структурного подразделения; на приглашениях, извещениях, справках, поздравительных открытках и других документах, за исключением финансового характера, договорах.

Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Сибирский государственный медицинский.

«дальневосточный государственный медицинский университет федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Новосибирский государственный медицинский университет. Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменская государственная медицинская. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «санкт-петербургский государственный медицинский.

Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский.

Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский.

Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный.

Рф «Об образовании», Уставом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северный государственный.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Печати и штампы

Печать перестала быть обязательным атрибутом юридического лица. С 7 апреля 2015 года вступил в силу федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ, внесший поправки в законы об ООО и АО. Теперь наличие печати остается на усмотрение организаций.

Итак, если организация решила остаться с печатью, то правила остаются прежними:

  • Печать должна быть изготовлена в единственном числе.
  • Форма печати должна быть круглой.
  • Печать должна содержать название организации на русском языке без сокращений.
  • Печать должна содержать полный адрес предприятия.

Помимо этих основных данных печать может содержать и другую информацию: реквизиты банка, адрес сайта, телефон, англоязычное название, логотип или иной символ. Это все допускается, но самое главное, чтобы печать содержала всю основную информацию.

Цель печати – подтвердить подлинность и корректность подписи должностных лиц. В соответствии с ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», оттиск печати следует рассматривать, как один из реквизитов документа.

Печать ставится строго в том месте, где указано «место печати», либо М.П. В случае отсутствия такого обозначения печать следует поставить так, чтобы она частично зашла на подпись, но при этом не закрыла ее полностью. Полностью на подпись печать ставить нельзя! Закон не запрещает делать печати дополнительного назначения. Вся стандартная информация (см. выше) на них останется, а кроме нее такая печать будет содержать фразу «Для документов», «Финансовый отдел» и др.

Важно понимать, что нельзя на копию трудовой книжки поставить печать «Для договоров».

Все печати дополнительного значения ставятся только по их назначению. При подготовке документов к подаче в гос.органы желательно ставить основную печать организации, печати дополнительного назначения могут вызвать вопросы и неодобрение сотрудников этих органов. Штамп выполняет совершенно иную, нежели печать, функцию.

Он нужен для того, чтобы не писать каждый раз вручную одно и то же. К примеру: «Готово», «Проверено», «Копия верна» и прочие. Помните! У штампа юридической силы нет.

Поэтому он может быть любого размера и любой формы. Количество штампов ограничивается лишь фантазией сотрудников организации, где эти штампы используют. В этом положении необходимо отметить: — какие печати и штампы используются в вашей организации, — каков порядок регистрации этих печатей и штампов, — как происходит выдача, хранение и сдача печатей и штампов, — какая печать и какой штамп для чего предназначены Печать «Для договоров» находится в Договорном отделе и ставится на договоры ценой до 5 000 000 (пяти миллионов) рублей при условии согласия сторон.

— в каком порядке происходит утилизация печатей и штампов, потерявших актуальность, — кто отвечает за повреждение, либо потерю или некорректное хранение печатей и штампов.

Положение о печатях – локальный нормативный акт, требующий утверждения генеральным директором. Обычно изготовлением печатей занимается какое-то конкретное структурное подразделение предприятия. Это может быть канцелярия, финансовый отдел, административно-хозяйственный отдел и другие.

Как только печать изготовлена, ее следует зарегистрировать в «Журнале учета печатей». Такой журнал может быть рукописным, вести его можно в обычной тетради. Вот так следует оформить шапку таблицы в журнале: Особый штамп — факсимиле.

Но о нем в следующей статье.

  1. АннаФевраль 20 2014 @ 10:22

Скажите, а можно ли выносить из офиса печать организации? У нас в положении о печатях ни слова об этом нет. Здравствуйте, Наталия! Нет такого закона, что печать из офиса выносить нельзя)) Тем более, бухгалтерам или кадровикам это может понадобиться, например, в пенсионном фонде, или генеральный директор может заключать договор вне офиса.

Значит заведем тетрадь :))

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам.

Рекомендую вам пописать в положении, что вынос печати из офиса учитывается, и придумать простейшую форму в обычной тетрадке: кто вынес, куда, когда, подпись. И о возврате то же самое. Спасибо за разъяснение!

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов». При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом. Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Образец заполнения журнала учета.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства). Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале. В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии — узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо

«Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом»

будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта. Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления. Журнал учета печатей и штампов — образец заполнения находится по этой ссылке.

А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Печать отдела кадров, образец