Отчет по суточным

Содержание

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749;
  • Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н;
  • Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»» от 27.11.2006 № 154н;
  • Постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011 по делу № А73-9729/2010.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Документальное оформление расходов на командировки

В этом году изменились правила оформления командировочных документов. Теперь при направлении работника в командировку необязательно выписывать командировочное удостоверение, составлять служебное задание и представлять отчет о выполненной работе. С принятием постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» (далее — постановление № 1595), после 8 января 2015 г. основанием для направления работника в командировку является решение работодателя. Давайте выясним, какими документами должна быть оформлена командировка — с учетом новых правил.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

По общему правилу, установленному ст. 168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы:

— на проезд;

— по найму жилого помещения;

— суточные;

— иные расходы (с разрешения или ведома работодателя).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, Положением о служебных командировках).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — положение № 749).

Документальное оформление командировки включает в себя три этапа: подготовку документов для направления работника в командировку; сбор подтверждающих документов и представление авансового отчета. Проанализируем каждый из приведенных этапов по отдельности.

I этап. Документы, необходимые для направления работника в командировку

До недавнего времени при оформлении командировки работника, кроме приказа руководителя, составлялось три документа:

— командировочное удостоверение;

— служебное задание;

— отчет о выполненной работе.

Отметим, что при командировке работнику за границу (за исключением стран СНГ) командировочное удостоверение не оформлялось (п. 15 положения № 749), поскольку при пересечении государственной границы проставляются отметки в загранпаспорте командированного работника (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47).

Благодаря постановлению № 1595 после 8 января 2015 г. основанием для направления работника в командировку является решение работодателя (п. 3 положения № 749). Такое решение может быть оформлено в виде распоряжения или приказа руководителя организации.

Таким образом, привычные для бухгалтера три документа канули в Лету.

При этом сразу возникают вопросы: чем заменить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе? Попробуем разобраться.

Итак, первым делом нужно оформить приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.

Приказ либо распоряжение можно составить по уже привычной унифицированной форме № T-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (при необходимости добавить в нее дополнительные графы либо столбцы) либо разработать свою форму, утвердив ее в учетной политике организации.

Забегая вперед, скажем, что цель поездки необходимо отразить в приказе руководителя. Напомним, что ранее цель командировки прописывалась отдельно в служебном задании (образец приказа).

Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Минтруд России подготовил проект приказа об отмене форм жур­налов командировок (размещен на сайте www.regulation.gov.ru). Однако на момент выхода статьи из печати проект об отмене не утвержден. Поэтому журналы для учета командированных работников следует по-прежнему вести, иначе на организацию может быть наложен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

II этап. Документы, необходимые для подтверждения командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты). Кроме того, для подтверждения расходов на перелет необходим посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон.

Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета.

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

В случае экономического обоснования и документального подтверждения стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 24.12.2009 № 20-20/3/3535).

Однако в локальном акте работодателя (например, в Положении о командировках) должно быть предусмотрено право работника пользоваться услугами такси (решение Арбитражного суда Самарской области от 11.07.2014 № А55-6762/2014, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 № А33-1018/2013).

Как отмечено в решении Арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013, производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации, исходя из следующего:

— работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.

Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопаснос­ти командированного работника. Таким образом, работодателю предоставлен выбор, каким транспортом и на какое время будет командирован работник (постановление ФАС Поволжского округа от 23.06.2014 № А65-8051/2012).

Какими документами подтверждаются расходы на оплату услуг такси?

По возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ или квитанцию на оплату услуг пользования такси. Квитанция на оплату пользования легковым такси должна содержать следующие обязательные реквизиты (приложение № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденное постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112):

— наименование, серия и номер;

— наименование фрахтовщика;

— дата выдачи квитанции;

— стоимость пользования;

— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В графе «Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» вносится запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским способом.

Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в положении № 749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (образец служебной записки).

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Поскольку постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопрос по поводу документа, в котором бы отражались цели командировки. Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки (см. образец приказа на с. 123). Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей (например, не смог заключить договор с контрагентом и пр.), работодатель обязан ему возместить командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду. Как свидетельствует многочисленная судебная практика (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 № А03-15651/2013, решения арбитражных судов Алтайского края от 07.03.2014 № А03-15651/2013 и Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013) расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального оформления и обос­нования, поскольку НК РФ не конкретизирует способ и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

В этом случае оправдательными документами, подтверждающими использование арендованного автомобиля для служебных целей, являются:

— договор аренды;

— акт о передаче автомобиля;

— счета, чеки;

— иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). В этих случаях НДФЛ не уплачивается.

Еще проблемными вопросами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и услуги камеры хранения.

В период нахождения в командировке у работника может возникнуть необходимость в упаковке багажа (например, при получении технической или иной документации), а также потребность в услугах камеры хранения. Например, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Можно ли учесть подобные затраты в качестве командировочных расходов и признать их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 № А27-6171/2013 отмечено, что понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг камеры хранения подтверждены соответствующими документами, осуществленные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к иным расходам, произведенным работниками с разрешения или ведома работодателя.

Однако, как свидетельствует судебная практика (решение Арбит­ражного суда Хабаровского края от 19.08.2014 № А73-7741/2014), специалисты внебюджетных фондов пытаются доначислить страховые взносы с таких выплат.

При разрешении спора в судебном порядке судьями подчеркнуто, что работники являются материально ответственными лицами, обеспечивающими сохранность товарно-материальных ценностей (оборудования), используемых для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Установленные расходы работников во время нахождения в служебных командировках подтверждены авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками. Таким образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

III этап. Оформление авансового отчета

Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 положения № 749).

Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета.

Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый отчет. Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок ведения кассовых операций (утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которому авансовый отчет не относится.

Таким образом, форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).

В авансовом отчете как минимум должны быть три подписи: командированного работника, бухгалтера, руководителя.

Как показывает судебная практика, налоговые инспекторы (при надлежащем образом оформленных приложенных документов) в случае неутверждения авансового отчета руководителем снимают с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете. При этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что, если авансовый отчет не подписан директором, понесенные затраты являются документально не подтвержденными (постановления ФАС Центрального округа от 01.10.2007 № А54-5597/2006, Северо-Кавказского округа от 04.05.2008 № Ф08-1280/2008, Восточно-Сибирского округа от 21.02.2008 № А33-1947/07-Ф02-419/08).

Итак, первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет.

Cоставляется ли авансовый отчет, если командировочные расходы включают только суточные?

Предметом одного из арбитражных споров стало признание суточных расходов в составе налоговых расходов при отсутствии авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1. Но, как отметили судьи (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 № А78-4284/2013), положения п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не конкретизируют докумен­ты, подтверждающие командировочные расходы, и не содержат требования об их подтверждении авансовыми отчетами по форме № АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“» данный документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11 положения № 749). Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (абз. 2 п. 11 положения № 749).

В письме Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 разъяснено, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных) не требуется. Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось.

Вердикт суда: вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1 свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, правомерно расценен как несостоятельный.

Если работник представил авансовый отчет позже обозначенного срока

По поводу необходимости обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику, по которым своевременно не представлен авансовый отчет, Департаментом развития социального страхования были приведены следующие аргументы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Выданные под отчет денежные средства, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Пример 1

Работник должен был отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств не позднее 30 сентября 2014 г. (не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки).

Однако фактически работник отчитался только 10 ноября 2014 г.

В этом случае организация вправе удержать сумму денежных средств, выданных работнику в подотчет, не позднее 30 октября 2014 г. (ст. 137 ТК РФ). А поскольку организация эти удержания не произвела, на сумму невозвращенных денежных средств организация должна начислить страховые взносы (ст. 7 и 8 Федерального закона от 24.07.2009 № ­212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Впоследствии, когда работник представит авансовый отчет (10 ноября 2014 г.) с подтверждающими документами, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

Следует отметить, что и ранее Минтруд России настаивал на том, что несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, а также отсутствие подтверждающих докумен­тов влечет за собой необходимость начисления страховых взносов во внебюджетные фонды (письмо от 07.10.2013 № 17-4/1647).

Лейтмотив разъяснений сводится к тому, что выплаты, произведенные работнику, не могут квалифицироваться в качестве компенсационных выплат в связи с командировкой. А поэтому должны облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Кроме того, выплаченные подотчетному лицу деньги при отсутствии доказательств их расходования подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Эта позиция была озвучена Президиумом ВАС (постановление от 05.03.2013 № 13510/12) и доведена налоговыми органами до нижестоящих инспекций (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Следует отметить, что арбитражные суды взяли на вооружение позицию Президиума ВАС РФ и в случае непредставления документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, поддерживают требования налоговых органов о включении неподтвержденных расходов в налоговую базу по НДФЛ. В качестве примера можно привести постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2014 № А10-5020/2013.

На практике это означает, что, если в ходе проверки налоговым органом будет обнаружено отсутствие документов к авансовому отчету, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм (равно как и непредставление авансового отчета), инспекторы расценят денежные средства как доход подотчетного лица (ст. 210 НК РФ) с соответствующим доначислением НДФЛ.

Практические рекомендации

Во избежание подобных ситуаций командированному работнику необходимо напомнить об окончании срока представления авансового отчета.

В случае наличия у работника неизрасходованных подотчетных сумм работник должен внести остаток задолженности в кассу организации либо написать заявление на удержание из его заработной платы.

Работодателю дано право удержать сумму долга работника в части неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Такое удержание осуществляется на основании приказа руководителя не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата работником неистраченных командировочных сумм (ст. 248 ТК РФ).

Однако сделать это возможно, если работник не оспаривает размер и основание удержаний, а поэтому необходимо получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (письма Роструда от 09.08.2007 №3044-6-0, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В случае согласия работника работодатель должен помнить, что ст. 138 ТК РФ ограничивает общий размер удержаний из заработной платы работника. Так, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.

Переходные положения

Изменения, внесенные в положение № 749, вступили в силу 8 января 2015 г. Это означает, что все командировки, которые начались до этой даты, должны быть оформлены по старым правилам.

Однако ряд организаций по тем или иным причинам по-прежнему планируют использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о проделанной работе. Но эти документы не смогут заменить документы, предусмотренные постановлением № 1595 (например, служебную записку при поездке работника в командировку на личном транспорте).

А поскольку в силу п. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором, то возникает необходимость внесения изменений в этот локальный акт организации. Как правило, в организациях утверждают Положение о командировках, в котором прописываются срок и режим командировки, размеры суточных, порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки, порядок оплаты за работу в выходные дни в командировке.

В случае если организация отказывается от применения командировочных удостоверений, то в Положение о командировках вносятся соответствующие коррективы. В обновленном Положении должно быть указано, каким документом определяются срок и цель командировки (приказом либо распоряжением о направлении работника в командировку), сроки представления работником служебной записки (в случае поездки работника на личном автомобиле).

С обновленными правилами необходимо ознакомить работников организации под роспись.

Подытожим сказанное.

Итак, после 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку должны быть в обязательном порядке оформлены следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (с указанием цели командирования);

— служебная записка (если работник добирается до места командировки и обратно на личном транспорте);

— журнал учета командированных сотрудников (на момент выхода статьи из печати не отменен).

Согласно порядку учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию (утверждено приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н), в которую они командированы, информация о выбывших работниках отражается в специальной графе, где указываются реквизиты командировочного удостоверения. Но после 8 января 2015 г., если организация отказалась от командировочных удостоверений, в этих графах ставится прочерк;

— авансовый отчет (по возвращении работника из командировки).

Как отразить суточные в авансовом отчете

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» — сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать насчет суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные

  • 25.03.20 Да, говорят в Роструде. 456
  • 28.02.20 Письмо Роструда от 24.01.2020 г. № ПГ/37458-6-1 1 942
  • 20.12.19 При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, наем жилого помещения и иные затраты, произведенные с его разрешения и ведома, а также выплачивать суточные (ст. 168 ТК РФ). В статье рассмотрим порядок и условия оплата командировочных расходов госслужащим на территории РФ. 2 124
  • 06.08.19 Профсоюз госслужащих пожаловался на снижение уровня жизни из-за чрезмерных личных расходов в поездках по стране. 491
  • 30.07.19 Школа (бюджетное учреждение) периодически направляет своих учеников на различные мероприятия (спортивные соревнования, олимпиады и др.) в сопровождении учителей в другие города. В связи с этим осуществляются расходы по оплате проезда, проживания, питания учеников и выплате командировочных учителям. На какие коды видов расходов и статьи (подстатьи) КОСГУ относятся соответствующие расходы? Как они отражаются в бухгалтерском учете? 4 325
  • 05.06.19 Очень часто во многих компаниях работников отправляют в командировки. Но командировки часто различаются по количеству дней, которые сотрудник проводит вне основного рабочего места, оформляемым документам. 25 164
  • 23.04.19 В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? 6 149
  • 14.02.19 С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учет командировочных суммы в новом году, расскажем в статье. 13 381
  • 06.02.19 По акту проверки были доначислены страховые взносы в ПФР и ФСС России с сумм, выплачиваемых сотрудникам при однодневных командировках. Нужно ли будет облагать эти суммы НДФЛ? Необходимо ли заполнять уточненный расчет по страховым взносам и уточненный расчет по форме 4-ФСС? Необходимо ли корректировать форму 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ? Какие бухгалтерские проводки необходимо сделать? 3 337
  • 11.01.19 В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ. 1 68 254
  • 13.12.18 Суды по-прежнему придерживаются мнения, что «суточные» при однодневных командировках являются «возмещением иных расходов». 789
  • 04.10.18 С 2019 года утрачивают силу Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н. Взамен этого документа вступят в силу: – Приказ от 08.06.2018 № 132н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, их структуре и принципах назначения»; – Приказ от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (далее – Порядок № 209н). Указанными документами необходимо руководствоваться уже при составлении плана ФХД на очередной финансовый год. При этом в части применения видов расходов автономными учреждениями новый порядок будет аналогичен действующему, а правила применения КОСГУ существенно изменятся. 59 846
  • 27.06.18 В письме от 17.05.18 № 03-15-06/33309 Минфин напомнил, что не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, а также документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие расходы на командировки. Постановлением 749 определено, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы имеет возможность ежедневно… 2 594
  • 27.06.18 Письмо Минфина РФ от 17.05.2018 N 03-15-06/33309 1 5 016
  • 05.04.18 Письмо Минфин РФ от 09.02.2018 N 03-04-05/7999 659
  • 02.03.18 Есть ли обязанность отражать в отчетности по страховым взносам выплаты, которые производятся работникам в связи с направлением их в командировку (командировочные расходы)? 17 220
  • 09.02.18 Общие правила направления в служебные командировки: работников государственных (муниципальных) учреждений определены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749); федеральных государственных гражданских служащих – Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее – Порядок № 813). Исходя из норм этих документов, однодневной командировкой принято считать поездку сотрудника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения № 749, п. 17 Порядка № 813). Оформляется однодневная командировка в том же порядке, что и командировка на более длительный срок – приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Его можно составить по унифицированным формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов. 8 487
  • 07.02.18 По общему правилу, установленному п. 8 ч. 1 ст. 52 Федерального закона № 79-ФЗ, гражданскому служащему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебными командировками. Порядок и условия командирования федеральных гражданских служащих утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее – Порядок, Указ № 813). Несмотря на достаточно долгий срок жизни этого нормативного акта, большое количество разъяснений по его положениям, на практике продолжают возникать вопросы, отдельные из которых рассмотрим далее. 8 089
  • 26.12.17 В письме от 1 декабря 2017 г. N 03-03-06/1/79985 Минфин напомнил, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Пунктом 11 положения N 749 установлено, что дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие… 939
  • 26.12.17 Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 01.12.2017 г. N 03-03-06/1/79985 Об учете для целей налогообложения прибыли организаций расходов на командировки 986
  • 08.11.17 Какие расходы на загранкомандировки можно учесть в целях налогообложения? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? Как правильно определить размер суточных? 1 24 170
  • 01.11.17 В письме от 02.10.17 № 03-15-06/63950 Минфин напомнил, что в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК при оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, расходы на проезд до места назначения и обратно и другие перечисленные в названном пункте расходы. Согласно 749 постановлению при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера работы … 1 3 579
  • 01.11.17 Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950 1 734
  • 30.10.17 Работодатель направил в командировку работника, которому три месяца не выплачивал заработную плату. Работник согласился на поездку и подписал соответствующие документы, но уже в командировке известил работодателя в письменной форме о том, что приостанавливает работу до погашения задолженности. Такую ситуацию рассмотрели специалисты госинспекции труда в Нижегородской области. Трудинспекторы ответили на вопросы, имеет ли работник право на такой … 9 337
  • 18.10.17 Любому бухгалтеру знакомо понятие «суточные». Однако не все знают, как должно происходить обложение НДФЛ и страховыми взносами этих сумм. Для начала расскажем, какие виды суточных существуют. 9 986
  • 12.10.17 Также суды напомнили, что не облагаются взносами выплаты за отказ работников от курения, «суточные» в однодневных командировках и компенсация услуг связи. 1 677
  • 06.10.17 Комментарий к Определению ВС РФ от 11.08.2017 № 310 КГ17-10343. 3 198
  • 08.09.17 Приказом руководителя в компании были установлены фиксированные размеры компенсаций при направлении работников в командировки – расходы по найму жилых помещений (700 рублей) и суточные (500 рублей). По результатам выездной проверки ФСС доначислил страховые взносы, пени и штраф на сумму дважды оплаченных суточных (выплаты работникам, вернувшимся из служебной командировки и вновь направленным в тот же день в другую командировку). Также фонд… 2 453
  • 04.09.17 Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть. 8 292
  • 27.07.17 В письме от 05.06.17 № 03-04-06/35510 Минфин напомнил, что согласно абзацу 12 пункта 3 статьи 217 НК при оплате расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в загранкомандировке. Суммы суточных, превышающие указанные размеры, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Согласно… 1 519
  • 27.07.17 Письмо Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510 1 190
  • 05.05.17 В письме от 13 апреля 2017 г. N 03-15-06/22143 Минфин рассмотрел интересный вопрос – как быть со страховыми взносами со сверхнормативных суточных, если командировка работника началась в декабре 2016 года, а закончилась в январе 2017 года. В соответствии с пунктом 2 статьи 422 вступившей в силу с 1 января 2017 года главы 34 НК «Страховые взносы» при оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению взносами суточные,… 1 032
  • 05.05.17 Письмо Минфина России от 13.04.2017 N 03-15-06/22143 1 262
  • 24.04.17 С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ. 41 149
  • 29.03.17 В письме от 16.03.17 № 03-15-06/15230 Минфин рассказал о порядке пересчета в рубли суточных, выплачиваемых работникам в иностранной валюте при направлении в заграничные командировки, в целях исчисления страховых взносов. При оплате плательщиками взносов расходов на командировки работников как по РФ, так и за границу не подлежат обложению взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК. … 2 077
  • 29.03.17 Письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-15-06/15230 2 166
  • 27.03.17 К такому выводу пришел Минфин. Кроме того, ведомство рассказало об учете в расходах компенсации стоимости проезда командированного на такси, а также об отдельном возмещении расходов на питание при проезде к месту командирования и обратно. 2 478
  • 03.03.17 Сотрудник отработал рабочий день и в 22.00 вылетел в командировку. Как правильно произвести оплату за этот день и как отразить это в табеле учета рабочего времени? 25 707
  • 20.01.17 В письме от 14.12.16 № 03-04-06/74732 Минфин рассказал об определении дохода работника, получившего сверхнормативные суточные и уволившегося до конца месяца, в котором утвержден авансовый отчет. В целях НДФЛ в доход не включаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы сверх названных облагаются НДФЛ. Доходы в иностранной… 1 165
  • 20.01.17 Письмо Минфина от 14.12.2016 № 03-04-06/74732 1 191
  • 23.12.16 В письме от 25 ноября 2016 г. № 03-04-05/69825 Минфин напомнил, что при оплате расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы суточных, превышающие эти размеры облагается НДФЛ. Согласно пункту 5 статьи 210 НК доходы (расходы, принимаемые к вычету)… 1 811
  • 07.10.16 В 2012 – 2014 годах в связи с выполнением договора по оказанию услуг охраны компания направляла работников на объект охраны. Согласно трудовым договорам график работы носил посменный характер. При этом компания выплачивала работникам суточные, которые не включала в базу для исчисления страховых взносов. По результатам выездной проверки ПФ указал на занижение базы по взносам, указав на незначительность расстояния от объекта до места жительства…. 1 008
  • 22.08.16 Письмом от 5 августа 2016 г. N БС-4-11/14362 ФНС направила письмо Минфина от 26 июля 2016 г. N 03-04-07/44237 об НДФЛ с суточных. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в… 1 880
  • 18.08.16 Письмо ФНС от 05.08.2016 N БС-4-11/14362 1 321
  • 27.07.16 Компания выплачивала работникам суточные в однодневных командировках, не включая эти суммы в базу для начисления взносов. Также компания на основании приказов и дополнений к трудовым договорам компенсировала работникам затраты на мобильную связь (в зависимости от занимаемой должности). По результатам выездной проверки ФСС указал на неправомерное занижение базы для начисления взносов на указанные суммы. Суды трех инстанций (дело №… 1 160
  • 27.07.16 Локальными нормативными актами компании были установлены суточные в размере 700 рублей для сотрудников, направляемых в служебные командировки, в том числе однодневные. Командировочные удостоверения при однодневной командировке оформлялись на один день, работники фактически возвращались в тот же день к месту своего постоянного жительства. По результатам выездной проверки ПФ решил, что компания неправомерно не включила в объект для начисления… 781
  • 22.07.16 Письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34149 934
  • 14.07.16 Напомним, что федзаконом от 03.07.2016 № 243-ФЗ Налоговый кодекс дополнен в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Ранее мы уже сообщали, что перечень выплат, освобождаемых от взносов, в целом не меняется относительно установленного в настоящее время законом 212-ФЗ, однако имеется единственное отличие — теперь оговаривается, что в… 9 782
  • 08.06.16 Компания в трех инстанциях частично выиграла суд о признании недействительным решения инспекции (отказ в возмещении НДС). Затем компания обратилась в суд с заявлением о взыскании с ИФНС судебных расходов. Суд постановил взыскать с инспекции 26 тысяч рублей судебных расходов из расчета 1700 рублей суточных двум представителям в суде за три дня и оплату пути. По мнению инспекции, 1700 рублей суточных являются чрезмерными расходами. Также… 1 568
  • 15.04.16 В письме от 21.03.16 № 03-04-06/15509 Минфин рассмотрел ситуацию: ООО при направлении сотрудника в заграничную командировку выплачивает суточные в иностранной валюте в соответствии с размерами, которые установлены внутренним нормативным актом. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются… 1 947
  • 30.03.16 Письмо ФНС России от 15.03.2016 № ОА-4-17/4241@ 1 883
  • 14.03.16 В письме от 9 февраля 2016 г. N 03-04-06/6531 Минфин рассказал об НДФЛ при выплате суточных в рублях, если размер суточных установлен в локальном нормативном акте в иностранной валюте. При выплате установленный размер суточных пересчитывается в рубли по курсу ЦБ. НДФЛ не облагаются суточные до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день в заграничной командировке (пункт 3 статьи 217 НК)…. 955
  • 10.03.16 Письмо Минфина России от 09.02.2016 N 03-04-06/6531 4 749
  • 02.03.16 Компания выплачивала работникам и учитывала в расходах суточные в однодневных командировках на основании локальных нормативных актов. По результатам выездной проверки ИФНС сочла эти расходы необоснованными и уменьшила убыток. По мнению инспекции, расходы на выплату суточных при однодневных командировках не должны учитываться в целях налогообложения прибыли, даже если выплата суточных предусмотрена локальным нормативным актом. Суды трех… 1 139
  • 22.01.16 В письме от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711 Минфин указал, что согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, расходы на командировки в виде суточных… 1 542
  • 21.01.16 Письмо Минфина России от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711 3 386
  • 20.10.15 Письмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 2 741
  • 28.09.15 Письмо Минфина от 02.09.2015 № 03-04-06/50607 1 866
  • 13.08.15 Если работник отправился в командировку на автомобиле, срок поездки ему надо указать в служебной записке. К авансовому отчету также следует приложить первичку, которая подтверждает, что сотрудник ехал на автомобиле к месту командировки и обратно. Такие разъяснения опубликовал Минфин России в письме от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368. 9 583
  • 21.07.15 Какие ограничения предусмотрены трудовым законодательством при направлении в командировку отдельных категорий работников? Каков порядок документального подтверждения командировочных расходов работника в целях налога на прибыль и НДФЛ? Как подтвердить срок командировки? 18 420
  • 25.06.15 Письмо Минтруда от 01.04.2015 № 17-3/В-156 2 026
  • 16.06.15 Письмо Минфина от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 4 622
  • 11.06.15 Письмо Минфина от 26.05.2015 № 03-03-06/30062 2 543
  • 23.04.15 Письмо ФНС от 25 февраля 2015 г. № ОА-3-17/702@ 1 913
  • 12.03.15 Письмо Минфина от 20.01.2015 N 03-04-06/1131 1 972
  • 18.11.14 Поговорим о командировках, сопряженных с отпуском или с выходными. В далекие докапиталистические времена законодатель обязал работодателя оплачивать человеку, который трудится на Крайнем Севере, проезд в отпуск и обратно. Когда страна перешла к рыночной экономике, гарантии северянам сохранили, а затраты на оплату таких поездок разрешили учитывать в налоговых расходах. В этих обстоятельствах работодателю абсолютно без разницы, как оплачивать проезд в отпуск, сопряженный с командировкой. 3 431
  • 14.08.14 Суммы, выплачиваемые работникам в качестве суточных при направлении их в однодневную командировку, не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, установленных законодательством РФ. 4 067
  • 24.06.14 Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту). Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (налог на прибыль, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.? Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку? 46 857
  • 10.06.14 Письмо Минфина от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916 2 679
  • 09.01.14 Письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242 11 421
  • 26.12.13 Письмо Минфина от 29.11.2013 № 03-03-06/1/51808 2 270
  • 21.11.13 Письмо Минтруда от 06.11.2013 № 17-4/10/2-6751 2 327
  • 01.11.13 Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад. Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках. Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты? 10 527
  • 04.10.13 Комментарий к постановлению Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.09.13 № А56-14894/2013. 3 583
  • 20.09.13 В комментируемом письме говорится о налогообложении выплат командированным работникам. Казалось бы, какие могут быть вопросы? Но особенность заключается в том, что речь идет не о простых сотрудниках, а о дистанционных. 3 438
  • 12.09.13 В настоящем обзоре представлены новые документы (разъяснения Минфина России, налоговых органов и иные), в которых выражены позиции этих ведомств по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета. Знание позиций налоговых органов, финансистов и мнения профессионального сообщества необходимо бухгалтеру для принятия решений и планирования работы. Обзор поможет быстро сориентироваться в рассматриваемых проблемах и принять взвешенное решение с учетом всех возможных вариантов поведения и их последствий. 2 396
  • 30.04.13 Удерживать или нет налог на доходы с физических лиц с суточных при однодневной командировке – вопрос, который долгое время не имел однозначного ответа. В комментируемом письме Минфин России прислушался к мнению арбитражных судей и изменил свою позицию в пользу компаний. 14 029
  • 23.04.13 Недавно Министерство труда и соцзащиты РФ опубликовало письмо от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291. В нем чиновники ведомства прокомментировали целый ряд вопросов по оформлению командировок. В нашей редакции бухгалтер по зарплате уточнила интересующие ее моменты у специалиста из Минтруда и лектора. 4 629
  • 23.04.13 Наконец и Минфин согласился, что удерживать НДФЛ с суточных сотрудника за однодневную командировку не нужно. Об этом – письмо ведомства от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189. 2 978
  • 28.11.12 Когда работодатель не обязан выплачивать суточные и что будет, если их выплатить при таких командировках. 1 7 979
  • 20.11.12 Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам. 7 34 548
  • 05.10.12 При найме жилья у гражданина понадобятся договор и расписка… Служебная поездка надомника в другую местность — обычная командировка… Выходной в командировке — тоже выходной… Поездка к постоянному месту работы не может быть командировкой… Еще один пункт назначения не требует оформления новой командировки… Для признания расходов на проезд достаточно бланка заказа железнодорожного билета… Отсутствие приказа о командировке не грозит штрафами… 5 784
  • 04.09.12 Несмотря на то что Трудовым кодексом РФ строго определено, что работодатель обязан возместить расходы работника, которые имели место во время командировки (например, выплачивать суточные и оплачивать проживание), на практике возникает немало вопросов по данному поводу. Разъяснения по некоторым из них приводят чиновники. 16 165
  • 26.07.12 Ежедневно суды принимают большое количество решений по налоговым вопросам хозяйственной деятельности организаций и предпринимателей. Отследить их все довольно сложно, однако для того чтобы принять верное решение, необходимо знать тенденции разрешения спорных ситуаций. 1 513
  • 09.02.12 Сотрудник был в Италии в командировке (по приказу — на 3 дня). Потом он остался в Италии в очередной отпуск и вернулся через неделю (есть отметка в паспорте о возвращении и обратный билет). Если бы сотрудник не остался в отпуск, суточные начислялись бы следующим образом: за 2 дня — по нормам для Италии и за 1 день — по нормам для России (день возвращения). А в данном случае получается, что суточные надо начислять за 3 дня по нормам для Италии. Как начислять суточные? Какой день будет считаться днем пересечения границы для въезда в Россию, чтобы правильно определить размер суточных? 13 493
  • 30.01.12 Какой максимальный размер суточных можно выдать сотрудникам, отбывающим в командировку внутри страны, чтобы эти суммы можно было включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль и не включать в состав совокупного годового дохода при исчислении НДФЛ? 4 47 563
  • 01.09.10 Организациям, которые направляют своих сотрудников в загранкомандировки, стоит быть особенно внимательными при расчете сумм суточных, подлежащих выплате. Ведь суммы, которые не облагаются НДФЛ, различны для командировок внутри страны и за рубеж. И здесь главное не ошибиться, за какие дни суточные исчисляются по «внутренним» нормативам, а за какие – по «заграничным». 38 508
  • 08.02.10 Чиновники несколько запутали компании в отношении командировочных документов. Тот же Минфин России несколько раз менял свою позицию по поводу того, нужно оформлять приказ на командировку или нет. Немало проблем и по учету командировочных расходов. Внести ясность по многим вопросам поможет конспект семинара. 2 70 795
  • 09.06.09 Минздравсоцразвития России разъяснило в пользу работников вопрос о суточных: командированный сотрудник имеет право на такую выплату, даже если отправлен по служебной надобности в населенный пункт, где прописан. Компания для себя тоже может сделать положительный вывод: выплаты суточных в такой ситуации учитывают в расходах при расчете налога на прибыль. Минфин России, как выяснил эксперт «ДК», не возражает. 4 829
  • 01.06.09 Менеджер турфирмы, которая работает на «упрощенке», направлен в рекламный тур за границу. Можно ли признавать расходы на поездку? Нужно ли выплачивать менеджеру суточные, если тур предусматривает питание? Разобраться в этих вопросах поможет наш материал. 5 236
  • 03.04.09 Разъясняет Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России. 6 866
  • 24.03.09 Наверное, подавляющее большинство работников и, конечно, кадровиков, юристов и прочих представителей работодателей уже осведомлены о том, что с 25 октября 2008 года вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. К настоящему моменту написано достаточное количество научно-практических работ, комментариев, посвященных как правовым аспектам новшеств, введенных Положением по сравнению с Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», так и бухгалтерским, налоговым их оценкам… 3 889
  • 09.02.09 Помимо расходов на проезд и наем жилья, командированный сотрудник несет и прочие затраты, связанные с проживанием «вне дома». Такие издержки работодатель обязан возместить ему путем выплаты суточных. Причем с начала 2009 года они учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме. Однако это не означает, что теперь все налоговые проблемы сведены на нет. 2 645
  • 17.12.08 Признается ли командировкой поездка работника в обособленное подразделение организации? Каким сроком ограничена командировка? В каком случае необходимо оформление командировочного удостоверения? В каком размере суточные не подлежат обложению НДФЛ? 36 160
  • 17.12.08 Какие изменения несет положение, регламентирующее служебные командировки работников организации, которое вступило в силу с 25 октября 2008 года? Что с учетом нововведений необходимо знать бухгалтеру об особенностях направления работников в командировки? 2 92 147
  • 23.10.08 Правительство постановлением от 13 октября 2008 года № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новые правила распространяются как на поездки по России, так и за пределы нашей родины. 3 663
  • 14.10.08 Что следует выплачивать сотруднику при направлении его в служебную командировку – средний заработок или заработную плату, если последняя будет больше? Надо ли рассчитывать и уплачивать ЕСН и НДФЛ с суммы начисленного работнику среднего заработка за время его нахождения в командировке? Может ли организация при расчете налога на прибыль учесть в составе расходов на оплату труда сумму среднего заработка, начисленного работнику за время нахождения его в командировке? 70 256
  • 17.09.08 «…Мы открывали несколько магазинов в другом городе, откомандировали нашего сотрудника для всей оргработы. Он пробыл там полтора месяца, мы ему оплатили командировочные и отнесли их на расходы. Однако наши аудиторы сказали, что мы совершили ошибку, потому что срок командировки не может превышать 40 дней, а наш сотрудник был в поездке 45 дней. Получается, из-за этих пяти дней нельзя признавать затраты?…» 6 208
  • 07.07.08 На сегодняшний день простои в работе фирм уже не носят столь массового характера, как, например, на заре 90-х годов. Однако утверждать, что это явление изжило себя, было бы опрометчиво. Разберемся, как подобная ситуация отразится на оплате труда работников. 1 12 335
  • 06.06.08 Командировочные расходы интересуют налоговиков с точки зрения практически всех основных налогов. Документация по служебным поездкам попадает под пристальное внимание в ходе проверок налога на прибыль, НДФЛ, ЕСН и даже НДС. Ситуация осложняется тем, что сама компания составляет только часть необходимых бумаг. Остальные она должна получить от командированного сотрудника. 1 7 739

Командировочные расходы: начисление суточных

Организация обязана возмещать своему командированному работнику дополнительные расходы, возникающие при проживании вне постоянного места жительства. Эти расходы называют суточными.
Нужно ли подтверждать суточные расходы документами?
Размер суточных расходов организация устанавливает самостоятельно, закрепляя его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные, праздничные дни и дни, проведенные в пути.
Отчитываться за потраченные суточные работник не должен. Он не обязан представлять документы, подтверждающие эти расходы. Это прямо вытекает из налогового законодательства и этой же позиции придерживает ФНС и Минфин России.
Налогообложение суточных
На сегодня нормативов на списание суточных нет. Поскольку размер суточных определяется организацией самостоятельно, она также справе списать в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль все выплаты суточных.
Что касается налога на доходы физических лиц (НДФЛ), суточные от налогообложения данным налогом освобождены. Однако, тут существуют нормативы. За каждый день нахождения в командировке в пределах страны – 700 рублей, за границей – 2500 рублей. С превышения этих нормативов придется удержать и заплатить НДФЛ. Превышающая лимит сумма суточных в справке 2-НДФЛ будет фигурировать, как «иные доходы».
В случае заграничной командировки суточные выдаются в иностранной валюте. Но для целей исчисления НДФЛ все суммы следует перевести в рубли, сравнить с нормативом и удержать, при необходимости, НДФЛ. Минфин разъяснил в своем письме №03-04-06-01/27 от 01.02.08 г., в какой момент переводить суточные в валюте на рубли – в день их выплаты или в день утверждения авансового отчета. Сотрудники ведомства выразили мнение, что при пересчете суточных следует применять курсы валют, определенные на день выплаты средств.
Командировки на один день
Если командировка длится менее суток, выплата суточных за нее вызовет проблемы при проверке налоговыми органами. Такую сумму суточных инспекторы облагают НДФЛ в полном объеме.
Возмещение питания вместо суточных
Такое часто практикуется в «западных» компаниях. Обязанность возмещения расходов на питание устанавливается внутренним положением организации.
В такой ситуации сумму расходов на возмещение потраченных средств на питание в командировке налоговики учитывать при налогообложении прибыли не разрешат. Более того, эту сумму они посчитают за доход и обложат НДФЛ. Аргументируют они это тем, что возмещение расходов на питание не предусмотрено нормами Трудового кодекса и Положения о командировках. Если претензии по налогу на прибыль оспорить вряд ли удастся, то в ситуации с НДФЛ все немного по-другому. Ведь сотрудник направляется к месту командировки не по своему желанию, а по воле организации. И расходы на питание он несет вынужденно, в ходе исполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому претензии проверяющих по НДФЛ можно оспорить в судебном порядке.
Мы рассмотрели основные вопросы, связанные с начислением суточных и с их налогообложением.