Оплата проезда в командировке

Содержание

Мишанина М., эксперт журнала

Журнал «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2019

В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);

  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);

  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;

  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749, которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);

  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;

  • на работников, имеющих детей-инвалидов;

  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов.

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:

Вид расходов

Нормы возмещения командировочных расходов*

При наличии подтверждающих документов

При отсутствии подтверждающих документов

Оплата проезда

Не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте
V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

В размере минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

б) водным транспортом – в каюте
X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Суточные выплаты

100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

Оплата найма жилого помещения

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

Учет командировочных расходов.

КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке

С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н и № 209н (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.

Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2018 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:

Вид расходов

Подстатья КОСГУ

В 2018 году

В 2019 году

Расходы на выплату суточных

212 «Прочие выплаты»

212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме»

Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Расходы по найму жилых помещений

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Компенсация за использование в командировке личного транспорта

212 «Прочие выплаты»

222 «Транспортные услуги»

Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по-прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2018 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2018 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов

В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н следующими корреспонденциями счетов:

  1. Расчеты по командировке наличными деньгами:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Выданы работнику под отчет из кассы учреждения денежные средства…

…на выплату суточных

1 208 12 567

1 201 34 610

0 208 12 567

0 201 34 610

0 208 12 000

0 201 34 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 208 26 567

1 201 34 610

0 208 26 567

0 201 34 610

0 208 26 000

0 201 34 000

Выдана работнику из кассы учреждения компенсация за использование в командировке личного транспорта

1 208 22 567

1 201 34 610

0 208 22 567

0 201 34 610

0 208 22 000

0 201 34 000

Возвращены работником неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданные…

…для выплаты суточных

1 201 34 510

1 208 12 667

0 201 34 510

0 208 12 667

0 201 34 000

0 208 12 000

…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 201 34 510

1 208 26 667

0 201 34 510

0 208 26 667

0 201 34 000

0 208 26 000

  1. Расчеты по командировке в безналичном порядке:

а) с применением зарплатных карт работников:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Перечислены на зарплатную карту работника подотчетные суммы…

…на выплату суточных

1 208 12 567

1 304 05 212

0 208 12 567

0 201 11 610

0 208 12 000

0 201 11 000

0 201 21 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 208 26 567

1 304 05 226

0 208 26 567

0 201 11 610

0 208 26 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Перечислена на зарплатную карту работника компенсация за использование в командировке личного транспорта

1 208 22 567

1 304 05 222

0 208 22 567

0 201 11 610

0 208 22 000

0 201 11 000

0 201 21 000

б) с применением расчетной (дебетовой) карты учреждения:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Перечислены на расчетную (дебетовую) карту учреждения подотчетные суммы…

…на выплату суточных

1 210 03 561

1 304 05 212

0 210 03 561

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 12 567

1 210 03 661

0 208 12 567

0 210 03 661

0 208 12 000

0 210 03 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 210 03 561

1 304 05 226

0 210 03 561

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 26 567

1 210 03 661

0 208 26 567

0 210 03 661

0 208 26 000

0 210 03 000

Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, перечисленные…

…для выплаты суточных

1 201 23 510

1 208 12 667

0 201 23 510

0 208 12 667

0 201 23 000

0 208 12 000

1 304 05 212

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 201 23 510

1 208 26 667

0 201 23 510

0 208 26 667

0 201 23 000

0 208 26 000

1 304 05 226

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

  1. Оплата командировочных расходов в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров):

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…

…проездных билетов

1 302 22 834

1 304 05 222

0 302 22 834

0 201 11 610

0 302 22 000

0 201 11 000

0 201 21 000

…найма жилого помещения

1 302 26 834

1 304 05 226

0 302 26 834

0 201 11 610

0 302 26 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

1 201 35 510

1 302 22 734

0 201 35 510

0 302 22 734

0 201 35 000

0 302 22 000

Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения

1 208 22 567

1 201 35 610

0 208 22 567

0 201 35 610

0 208 22 000

0 201 35 000

  1. Принятие к учету командировочных расходов:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Приняты к учету расходы…

…на выплату суточных

1 109 xx 212

1 401 20 212

1 208 12 667

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 667

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 109 xx 226

1 401 20 226

1 208 26 667

0 109 xx 226

0 401 20 226

0 208 26 667

0 109 xx 226

0 401 20 226

0 208 26 000

…на выплату компенсации за использование в командировке личного транспорта, проездных билетов

1 109 xx 222

1 401 20 222

1 208 22 667

0 109 xx 222

0 401 20 222

0 208 22 667

0 109 xx 222

0 401 20 222

0 208 22 000

Следует отметить, что в настоящее время Минфином подготовлены изменения Инструкции № 183н, которые планируется внедрить с 01.01.2019. Согласно им автономные учреждения будут указывать в 24 – 26-м разрядах номера счета коды КОСГУ аналогично бюджетным учреждениям.

Бюджетное учреждение культуры направило в командировку на 5 дней группу работников из 10 человек. Из кассы им выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам. Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности, операции проведены в рамках выполнения государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения согласно Инструкции № 174н отражены следующие корреспонденции счетов:

Учет электронных проездных билетов в

Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

012-01.jpg

Рис. 1. Регистрация покупки билета

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

  • наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

  • наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

  • общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

012-02.jpg

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19.04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

Оплата багажа в командировке в бюджетном учреждении

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

  • Дни нахождения на больничном и в декрете;
  • Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
  • Дни простоя по вине нанимателя;
  • Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
  • Период забастовки без участия данного работника;
  • Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

Оплата провоза багажа в командировке сотрудникам фсин

К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения; — морским транспортом — в каюте II категории; — речным транспортом — в каюте I категории; — автомобильным транспортом — в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок; в) остальным сотрудникам: — воздушным транспортом — в салоне экономического класса; — железнодорожным транспортом — в четырехместном купе купейного вагона в поездах любой категории или в вагоне категории «С» с местами для сидения; — морским транспортом — в каюте III категории; — речным транспортом — в каюте II категории; — автомобильным транспортом — в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок. При отсутствии у сотрудников проездных документов расходы возмещаются в соответствии с приведенными нормами на основании документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в указанных проездных документах.
Сотрудникам органов внутренних дел РФ, направляемым в служебную командировку, могут выдаваться воинские перевозочные документы для обмена на проездные документы и документы на перевозку багажа соответствующих транспортных организаций. К сведению. Оплата расходов, связанных с проездом к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования — соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, — при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, отражается по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (Указания N 65н).

Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания N 65н). Расходы на проезд. Постановлением Правительства РФ от 12.10.2013 N 916 установлено, что сотрудникам органов внутренних дел, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, направляемым в служебную командировку, возмещаются расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту прохождения службы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов), а также на проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник направлен в несколько органов государственной власти (организаций), расположенных в разных населенных пунктах.

Оплачивается ли билет по провозу багажа в командировке

Забыл пароль Потеряли Ваш пароль ? Пожалуйста, введите ваш адрес электронной почты . Вы получите ссылку и сможете создать новый пароль по электронной почте . Электронной Почты* Добавить вопрос Вы должны зарегистрироваться, чтобы задать вопрос Забыл пароль Запомнить Расходы на провоз багажа в командировке Жалоба Вопрос Опишите причину своей жалобы Жалоба Отмена Здравствуйте! Сотрудник улетал в командировку. В аэропорту оплатил упаковку багажа, купон защиты багажа, провоз багажа (билеты были без оплаты багажа).

Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).* 2.Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения Ситуация: как учесть при расчете налогов и страховых взносов возмещение расходов на упаковку багажа, если данные затраты сотрудника связаны с целью командировки Учет зависит от того, каким способом организация возмещает сотруднику такие расходы и что написано в локальных документах о командировках.

Оплата билетов на провоз багажа, при нахождении сотрудника в командировке

Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Учет в учреждении» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

Оплачивается ли багаж при служебных командировках

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

По какому виду расходов и КОСГУ следует произвести оплату работнику казенного учреждения расходов за провоз сверхнормативного багажа при нахождении в командировке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2015 г.); — Вопрос: По какому коду классификации операций сектора государственного управления следует отражать расходы по оплате сверхнормативного багажа, возникшие у сотрудника бюджетного учреждения, находящегося в служебной командировке? («Финансовая газета», N 39, сентябрь 2020 г.); — Вопрос: Электронный билет (маршрут-квитанция пассажира) включает в себя отдельной строкой сборы авиакомпании — топливный сбор (YQ).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2020 N 157н.
Согласно Письму Минфина России N 03-03-06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются. В этом же Письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Командировочные расходы в 2020 в бюджетном учреждении

Еще одно серьезное нововведение — определение правил оформления командировочного удостоверения. Инструкция № 62 не регулировала порядок направления работников в командировки за пределы территории России. Сейчас появилась четкая процедура направления сотрудника в заграничную командировку.

После вступления в силу нового Положения работникам возмещаются не только расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно, но и расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг. Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета.

Данные дополнительные расходы произведены командированным работником с разрешения работодателя. По какому виду расходов и КОСГУ следует произвести оплату работнику казенного учреждения расходов за провоз сверхнормативного багажа при нахождении в командировке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2015 г.);- Вопрос: По какому коду классификации операций сектора государственного управления следует отражать расходы по оплате сверхнормативного багажа, возникшие у сотрудника бюджетного учреждения, находящегося в служебной командировке? («Финансовая газета», N 39, сентябрь 2020 г.);- Вопрос: Электронный билет (маршрут-квитанция пассажира) включает в себя отдельной строкой сборы авиакомпании — топливный сбор (YQ).

Командировочные расходы: оплата проезда

Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или

Причем в соответствии с п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронная маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Оплата багажа при командировке

Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ: Показатели Командировка Разъездной характер работ Место выполнения Вне расположения постоянного места работы Служебные обязанности постоянно выполняются в пути Периодичность Разовое поручение Постоянно в течение длительного времени Длительность До 40 дней Срок неограничен Приказ по предприятию Оформляется на каждое задание Утверждается один раз в начале трудовой деятельности Документальное оформление В течение 3 дней после поездки оформляется авансовый отчет Не требуется Нормативная база Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Для целей страховых взносов и НДФЛ это дополнительные расходы в командировке, которые связаны с трудовыми обязанностями. А такие выплаты не облагаются взносами и НДФЛ. Данный вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 и части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2020 г.

Можно ли возместить командированному работнику расходы на провоз багажа

При таких условиях затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Ведь их перечень открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация имеет право уменьшать налогооблагаемые доходы на любые затраты, которые напрямую связаны со служебными поездками и предусмотрены локально.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Оплата багажа в командировке

В этой связи расходы на упаковку и провоз груза, принадлежащего организации, к командировочным не относятся. Нам представляется, что их следует считать затратами организации и учитывать в составе расходов по иным основаниям, например как другие расходы, связанные с производством и или реализацией пп.

Соответственно и выдачу наличных денег работнику для оплаты данных затрат следует оформлять не как командировочные, а как иные хозяйственно-операционные расходы п. Согласно п. Соответствие последнему критерию легко подтвердить программой семинара, утвержденной внутренним распорядительным документом образовательной организации программа должна подтверждать, что такие-то материалы подлежат выдаче слушателям в процессе проведения семинара.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Для гражданских служащих установлены иные ограничения. Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813 ):

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

  • И поменять его дорого – штрафные санкции весьма ощутимые.
  • С таким билетом нужно быть очень предусмотрительным – путешествие налегке – задача не для всех посильная. А доплачивать за внезапно образовавшийся чемодан на стойке регистрации – дорого.

Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст.
153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Входит ли оплата багажа в командировочные расходы

Из статьи Вы узнаете: 1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные. 2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки. 3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Внимание ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

НДФЛ и страховыми взносами. Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым.

Проблемные командировочные расходы

Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Консультант Плюс — Как выбрать систему — Пакетные поставки систем Покупка — Заказать прайс-лист — Заказать демо-версию Сопровождение — Заказать документ — Поддержка системы — Обучение работе с системой Для наших клиентов — Семинары — Круглые столы — Консультации аудитора — Консультации юриста — Консультации по кадрам — Прямой диалог c ФСС РФ — Бюллетень КонсультантПлюс — Журнал » книга» — Журнал «Точка отчета» — Тематические сборники — Еженедельный обзор — Подписка на рассылки — Производственный календарь Архив — Прямой диалог c ФНС России — Прямой диалог c ПФР Св.обл — Интернет-интервью О компании — Наши координаты — Наши реквизиты — Написать нам — Отзывы клиентов — Вакансии Поиск на сайте Описание ситуации: Организация применяет УСНО. После служебной командировки сотрудник сдал авансовый отчет и приложил к нему все документы об оплате.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).* 2.

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы.

Организация применяет общую систему налогообложения Ситуация: как учесть при расчете налогов и страховых взносов возмещение расходов на упаковку багажа, если данные затраты сотрудника связаны с целью командировки Учет зависит от того, каким способом организация возмещает сотруднику такие расходы и что написано в локальных документах о командировках. Самый простой вариант – включать в состав суточных. Если же компенсируете плату за упаковку багажа отдельно, важно подтвердить расходы документально.

О расходах на командировки

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

*** Важно С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п.
11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса. Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы. Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.
Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат. Оплата дней командировки За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п.

Как можно понять из текста вопроса, речь идет об упаковке багажа командированного сотрудника в аэропорту. И здесь нужно определиться, в чьих интересах – сотрудника или работодателя – производится эта операция.

Допустим, услуга приобретена с целью сохранности имущества работодателя и обязанность упаковки багажа предусмотрена локальным нормативным актом организации.

В таком случае сумма компенсации не образует дохода работника, с которой нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы

Оплата такси и хранение багажа по командировочным расходам

Меню

– Полезная информация – Оплата такси и хранение багажа по командировочным расходам

Как быть с расходами на такси в этом случае?

Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

При этом согласно статьей 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси).

Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.

Проезд транспортом общего пользования

К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст.

Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п.2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

  • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн.

ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.

  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе. В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст.

При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.

Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.

И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

В любом случае конкретный перечень расходов, которые организация возмещает командированным сотрудникам, закрепите в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Расходы на упаковку засчитываете в суточные Проще учесть расходы, если во внутренних документах написано, что стоимость упаковки багажа входит в размер суточных. Тогда никакие подтверждающие документы о потраченных суммах не понадобятся. И повода для спора с проверяющими не будет.

А размер выплачиваемых суточных может быть любой – право организации прописать его в локальных документах. И всю сумму расходов в пределах установленного лимита можно учесть при расчете налога на прибыль.

Также в пределах размера, установленного внутренними документами организации, суточные не облагаются страховыми взносами.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. Внимание При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

Если же компенсируете плату за упаковку багажа отдельно, важно подтвердить расходы документально.НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке.

Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст.
  • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
  • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы В любом случае конкретный перечень расходов, которые организация возмещает командированным сотрудникам, закрепите в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.Расходы на упаковку засчитываете в суточные Проще учесть расходы, если во внутренних документах написано, что стоимость упаковки багажа входит в размер суточных.

Оплата сверхнормативного багажа в командировке

По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается табель учета рабочего времени, заполненный по месту командировки.

Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.

Суточные Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных». В итог количества дней для расчета включаются:

  • все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
  • каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.

Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. — при заграничных командировках.

)

  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
  • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:

Внимание

Если же компенсируете плату за упаковку багажа отдельно, важно подтвердить расходы документально.НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке.

Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Оплата билетов на провоз багажа, при нахождении сотрудника в командировке По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.
Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2017 году подтверждают документы:

  • по оплате проезда до места назначения и обратно;
  • счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
  • договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

  • служебным транспортом;
  • личным транспортным средством;
  • транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

Питание В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

Страховое правоPermalink

Прежде всего отметим, что по смыслу положений Налогового (пп. 12 п. 1 ст.

264) и Трудового (ст. ст. 167 — 168) кодексов под командировочными расходами следует понимать личные затраты работника, понесенные им в служебной поездке (питание, проезд, проживание и т. п.). В этой связи расходы на упаковку и провоз груза, принадлежащего организации, к командировочным не относятся.

Нам представляется, что их следует считать затратами организации и учитывать в составе расходов по иным основаниям, например как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответственно и выдачу наличных денег работнику для оплаты данных затрат следует оформлять не как командировочные, а как иные хозяйственно-операционные расходы (п.

11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 09.10.2002 N 40). Согласно п. 1 ст.

252 НК РФ для принятия в состав расходов, уменьшающих прибыль для целей налогообложения, затраты должны соответствовать следующим критериям: 1) экономическая обоснованность; 2) документальное подтверждение; 3) связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Соответствие последнему критерию легко подтвердить программой семинара, утвержденной внутренним распорядительным документом образовательной организации (программа должна подтверждать, что такие-то материалы подлежат выдаче слушателям в процессе проведения семинара).

Экономическая обоснованность таких затрат также очевидна — организация не сможет полноценно выполнить свои обязательства перед клиентами, если не довезет необходимые для семинара материалы в целости и сохранности. Подтверждением необходимости таких затрат как раз и является письменное распоряжение руководителя об оплате расходов по провозу и упаковке.

Документальным подтверждением являются документы, подтверждающие факт совершения расходов, — чеки, счета, квитанции и т.п. На наш взгляд, если работник приложит к авансовому отчету квитанцию (или чек) о произведенных расходах, этого будет вполне достаточно. Таким образом, требование бухгалтера является излишним. Отметим также, что оно вряд ли выполнимо.

Судя по тексту вопроса, командированный работник пользовался услугами фирмы-упаковщика в зале аэропорта. Такие услуги относятся к числу услуг населению (код 023317 Общероссийского классификатора услуг населению ОК 002-93 (ОКУН)), поэтому оформлять документы, подтверждающие, что упакованный багаж принадлежит организации, упаковщик не обязан.

Относительно возмещения расходов на упаковку личного багажа необходимо сказать следующее. В числе расходов, которые работодатель обязан возмещать работнику в случае направления в служебную командировку, ст. 168 ТК РФ называет «иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя”. Но порядок и размеры возмещения таких расходов нормативно не установлены.

Работодатель должен определить их самостоятельно путем включения соответствующих положений в коллективный договор либо в любой локальный нормативный акт организации (ст. 168 ТК РФ). Значит, если из локального нормативного акта будет следовать, что работодатель согласен оплачивать работнику такие расходы, то расходы подлежат возмещению при условии представления работником подтверждающих документов, определенных работодателем. Однако наличие упаковки не является обязательным требованием при сдаче багажа в аэропорту, поэтому, на наш взгляд, такие расходы нельзя назвать экономически обоснованными. Следовательно, их нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли.Подписано в печать 24.08.2005

«Экономико-правовой бюллетень”, 2005, N 9

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность.

Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора.

Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

  1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
  2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
  3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
  4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
  5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2019 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

ВАЖНО! Для бюджетников установлены иные правила. Предельно допустимые суммы для них устанавливает орган местного самоуправления или учредитель.

Такие нормы можно обойти, например автономные учреждения могут установить свой лимит, исходя из экономического положения госучреждения, либо доплачивать из средств предпринимательской деятельности.

Для казенных и бюджетных типов организаций данного исключения не предусмотрено.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

  1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
  2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
  3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

ВАЖНО! Чтобы исключить проблемы с контролерами, разработайте и утвердите положение о командировках в учреждении. А также закрепите в отдельном локальном распоряжении нормы расходов на служебные поездки.

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

  1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
  2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
  3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
  4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

ВАЖНО! Сдать авансовый отчет необходимо в течение трех дней с момента возвращения из командировки. Исключение: работник заболел сразу после завершения поездки. В таком случае отчитаться за аванс по командировочным расходам следует не позднее 3 дней с даты закрытия листка нетрудоспособности.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

  • для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
  • для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112.

Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244.

Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Питание В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

Страховое правоPermalink …Руководителем подписана записка об оплате при командировке стоимости провоза и упаковки при перевозках багажа, необходимого для служебных обязанностей сотрудника. Бухгалтер требует, чтобы на квитанции за упаковку было указано, что это «груз организации». Если такого указания нет, то расходы не компенсируются.

Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Важно Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2017 году подтверждают документы:

  • по оплате проезда до места назначения и обратно;
  • счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
  • договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

  • служебным транспортом;
  • личным транспортным средством;
  • транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

  • Расходы на провоз багажа в командировке
  • Оплачивается ли билет по провозу багажа в командировке
  • Оплата служебных командировок и командировочные расходы
  • Оплата багажа в командировке
  • Можно ли возместить командированному работнику расходы на провоз багажа
  • Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные
  • Входит ли оплата багажа в командировочные расходы
  • Menu
  • Оплата багажа при командировке

Расходы на провоз багажа в командировке Внимание Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2.
6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.

Правомерно ли это? Возмещаются ли затраты на упаковку личного багажа сотрудника? Прежде всего отметим, что по смыслу положений Налогового (пп. 12 п. 1 ст. Оплата багажа при командировке 264) и Трудового (ст.

ст. 167 — 168) кодексов под командировочными расходами следует понимать личные затраты работника, понесенные им в служебной поездке (питание, проезд, проживание и т. п.). В этой связи расходы на упаковку и провоз груза, принадлежащего организации, к командировочным не относятся.Нам представляется, что их следует считать затратами организации и учитывать в составе расходов по иным основаниям, например как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).Соответственно и выдачу наличных денег работнику для оплаты данных затрат следует оформлять не как командировочные, а как иные хозяйственно-операционные расходы (п.

Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Внимание Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки.

Расходы на провоз багажа в командировке

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы на проезд, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах вместе с документами, подтверждающими фактические расходы на проезд и иные расходы, связанные с командировкой.
НДФЛ
Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ (включая возмещение командировочных расходов), не подлежат налогообложению НДФЛ. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Таким образом, компенсация работнику расходов на провоз багажа в командировке не облагается НДФЛ при условии документального подтверждения.
Страховые взносы
Не облагаются страховыми взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Налог на прибыль организаций
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
Перечень командировочных расходов является открытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Поскольку рассматриваемые затраты на оплату провоза багажа непосредственно связаны с проездом к месту служебной командировки и обратно, они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль.

Работник направляется в многодневную командировку (в пределах Республики Беларусь). При определении суммы аванса на командировочные расходы были учтены расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту жительства. Работнику выданы средства на приобретение билетов на проезд в размере 2,28 руб. (1,14 руб. × 2).

К авансовому отчету билеты работник не приложил.

В каком размере возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно?

В размере 5,10 руб.

Командированным работникам возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно по фактической стоимости проездных документов (билетов) (кроме такси) (подп. 9.1.1 п. 9 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов на командировку, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к Положению № 176, а также с учетом расходов, указанных в части первой п. 25 Положения № 176 (п. 6 Положения № 176). В приложениях 1 и 2 к Положению № 176 установлены размеры возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения. Следовательно, наниматель мог выдать денежные средства в виде аванса на приобретение билетов в сумме 2,28 руб.

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176).

Если при составлении авансового отчета у командированного работника отсутствуют проездные документы (билеты) к месту командировки и (или) обратно, расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176). Исключение – случаи, когда приобретение билетов осуществлялось за счет средств принимающей стороны, а также если командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда. В таких случаях расходы по проезду не возмещаются.

Таким образом, по завершении командировки и на основании утвержденного авансового отчета сумма расходов по возмещению проезда в командировку и обратно составит 5,10 руб. (2,55 руб. × 2), где 2,55 руб. – 0,1 базовой величины, действующей на момент командировки.

Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»