Образцы служебных записок

В данном случае необходимо внести изменения в штатное расписание, а затем оформить прием сотрудника на работу в общем порядке .

Если работодатель желает взять нового сотрудника на должность, по которой запланировано изменение, и никто в организации такую должность больше не занимает, то необходимо внести изменения в штатное расписание в общем порядке. Это можно сделать и одним днем, и в тот же день или позже принять новичка сразу на новые условия.
Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;

Оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Обоснование

Из ситуации

Нины Ковязиной

На какие условия принимать нового сотрудника в период изменения штатного расписания

Возможны несколько вариантов решения ситуации в зависимости от конкретных условий и интересов работодателя.

Штатное расписание представляет собой локальный акт организации, в котором зафиксирован перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда. Этот документ отражает текущее состояние в организации, и по мере необходимости в него следует вносить изменения (). Причиной изменений чаще всего служат организационные или технологические преобразования в организации. Как правило, такие изменения следует вводить, предварительно уведомив сотрудников, которых коснутся изменения, не менее чем за два месяца ().

Если работодатель желает взять нового сотрудника на должность, по которой запланировано изменение, и никто в организации такую должность больше не занимает, то необходимо внести изменения в штатное расписание в общем порядке. Это можно сделать и одним днем, и в тот же день или позже принять новичка сразу на новые условия.*

Пример приема нового сотрудника в период изменения штатного расписания

В штатном расписании организации ООО «Альфа» есть две штатные единицы по должности «Бухгалтер» с окладом 60 000 руб. Одна из единиц вакантна. В должностные обязанности бухгалтера помимо прочего входит кассовая работа. Для повышения эффективности работы в организации запланированы организационные изменения и введение в штатное расписание отдельной должности «Кассир». Соответственно, с бухгалтера обязанности по ведению кассовой работы будут сняты, а уменьшение нагрузки повлечет и уменьшение оклада до 50 000 руб.

Чтобы введение изменений не препятствовало закрытию имеющейся вакансии и новичка можно было сразу принять на новые условия, работодатель решил исключить из штатного расписания должность бухгалтера вовсе и ввести вместе нее должность «Специалист по бухучету» с обязанностями без кассовой работы и окладом 50 000 руб. Уже работающий бухгалтер был предупрежден о сокращении его должности, и ему был предложен перевод через два месяца на новую должность «Специалист по бухучету». При этом вторая вакантная должность бухгалтера, не дожидаясь окончания двухмесячного срока предупреждения, была тут же выведена из штатного расписания, и вместо нее введена одна новая штатная единица по должности «Специалист по бухучету».

Такие изменения позволили работодателю нанять нового сотрудника сразу на новые условия с окладом в 50 000 руб. При том что в отношении ранее принятого бухгалтера еще два месяца продолжат действовать прежние условия и оплата труда в 60 000 руб. По истечении срока его должность также будет выведена из штатного расписания, и вместо нее введена вторая единица по должности «Специалист по бухучету», на которую и будет переведен «сокращенный» бухгалтер.

Из ситуации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Когда вноситьизменения вштатноерасписание

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).* Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (), организационные или технологические изменения () и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.

Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку ( Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями.* С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.

При введении новой должности в штатное расписание вносятся соответствующие корректировки. Чаще всего это связано с производственной необходимостью (реорганизация, расширение сферы деятельности).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Новые должности также вводят для разгрузки работников: один сотрудник часто выполняет несколько функций, входящих в обязанности различных специалистов. Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

Нормативная база

Штатное расписание представляет собой нормативный документ организации, описывающий структуру, штат и число сотрудников с указанием размера зарплаты для каждой должности (письмо Роструда от 22 марта 2012 года№428-6-1).

В Трудовом кодексе отсутствует точное определение документа, более того он вообще не требует его ведения.

Основной нормативно-правовой акт, на который нужно ориентироваться при заполнении штатного расписания – Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 об утверждении форм первичных документов в кадровом делопроизводстве.

Основания

Корректировки в штатное расписание вносятся на основании приказа руководителя. Участие в подготовке проекта также принимают специалисты кадровой службы.

Директор отдельным сотрудникам дает устное распоряжение, в соответствии с которым составляется приказ о введении должностей, после чего документ подтверждается его личной подписью.

Необходимость изменения должностного состава может быть вызвана увеличением объема работ на предприятии, внедрением нового направления деятельности, мероприятиями по повышению эффективности структурного подразделения или всей организации и т. д.

Как ввести новую должность в штатное расписание в 2019 году?

Процедура введения новой должности заключается в нескольких этапах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

Порядок действий, этапы и правила

Определение необходимости добавления штатной единицы

Это самый ответственный и сложный момент во всей процедуре.

Для увеличения штата должны быть веские аргументы, поэтому нужно проанализировать стандарт выполнения отдельных обязанностей с объемом работы будущей должности.

Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т. д.). Расчет проводится на основании норм выработки, предусмотренных для конкретной работы.

Если в организации нет своей системы нормирования труда, можно воспользоваться стандартами Министерства труда.

Пример:

Ввиду расширения производственной деятельности фирме понадобился секретарь-делопроизводитель. В штате такой вакансии нет, и функции секретаря выполняют несколько работников.

По подсчетам, за месяц в организации примерно обрабатывается:

  • 150 единиц входящих документов;
  • 160 единиц служебной корреспонденции;
  • 50 распоряжений руководства;
  • 60 обращений контрагентов;
  • дополнительно: 100 телефонных звонков.

Для определения трудозатрат на ведение документов и обработку звонков можно обратиться к Постановлению Министерства труда №23.

В соответствии с этим документом, нормы времени на работу с документами составляют:

Выполняемая функция Число обрабатываемых за месяц единиц Нормы часов Всего затрачивается
Входящие документы 150 0,065 9,8
Служебные документы 160 0,065 10,4
Распоряжения руководства 50 0,08 4
Обращения контрагентов 60 0,083 5
Звонки 100 0,2 20
Всего 520 49,2

Таким образом, при выполнении только перечисленных выше функций у работника за месяц будет уходить около 50 часов.

Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников?

Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии.

Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

Оформление новой должностной инструкции

На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник.

После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции.

Составление докладной записки на имя руководителя

Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела.

В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии. Приложением к записке является проект должностной инструкции.

Издание приказа

В документе указывается отдел, для которого вводится должность, а также информация о размере зарплаты.

Дата введения вакансии может не совпадать с датой приказа, поэтому изменения могут вводиться позже.

Корректировка штатного расписания

Ознакомление сотрудников под роспись с нововведениями не требуется.

Для одной должности

Порядок корректировки штатного расписания Трудовым кодексом не регламентирован. Если вводится только одна вакансия, можно воспользоваться инструкцией, представленной выше.

Таким образом, действия работодателя сводятся к изданию приказа, составлению новой должностной инструкции, изменению штатного расписания и найму сотрудника.

Для отдела

Если изменения носят массовый характер, проще составить новое штатное расписание. Документ разрабатывается кадровой службой и утверждается руководством.

Как выбрать названия?

В соответствии с Трудовым кодексом, название новой вакансии должно соответствовать действующему квалификационному справочнику, утвержденному в установленном законом порядке (Постановление Правительства РФ №787).

Если вводимая должность не связана с особыми ограничениями и гарантиями, руководитель может самостоятельно определить наименование специальности независимо от того, есть такое название в справочнике или нет.

Об обязательности точного соответствия названия должности справочнику и профстандартам говорится в двух статьях ТК РФ:

  • ст. 57 (предоставление конкретным должностям дотаций и льгот, наличие ограничений);
  • ст. 195.3 (применение профстандартов).

Документальное оформление

Процедура введения должности должна быть оформлена в установленном законом порядке.

Для этого издается приказ об изменении штатного расписания, разрабатывается должностная инструкция, затем вносятся сами дополнения.

Штатное расписание составляется по форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №1). В случае необходимости работодатель может разработать собственную форму (Письмо Роструда №1487-6-1-ПГ от 14.02.2013 г.).

Приказы

Приказ о введении должности не имеет регламентированной формы, однако при его оформлении нужно руководствоваться требованиям Госстандарта Р 6.30-2003.

  • в названии документа нужно указать, что корректировки в расписание вносятся по причине введения новой должности;
  • сверху прописывается полное название организации, номер и дата приказа;
  • последний абзац основного текста должен содержать ФИО лица, контролирующего исполнение приказа;
  • внизу расписывается директор или уполномоченное должностное лицо, согласующую роспись может поставить главбух или начальник кадровой службы.

Все приказы, имеющие отношение к штатному расписанию, являются общими по всей компании.

Документу можно задать специальный индекс (например, «ШР»), чтобы ограничить доступ к личным сведениям сотрудников и хранить в отдельной папке.

  1. Директор по продажам (оклад – 100000 рублей) – 1 штатная единица;
  2. Тренер по продажам (оклад – 50000 рублей) – 1 штатная единица».

Пример документа:

Изменение штатного расписания

Штатное расписание – документ, состоящий из десяти граф и являющийся приложением к приказу, на основании которого он утвержден. Если изменения незначительные (например, введение одной-двух должностей), переделывать весь приказ не нужно.

При значительных корректировках (открытие нового отдела или подразделения) лучше переработать всю форму сразу, т. е. составить новое расписание. Этот документ вступает в силу с конкретной даты, на основании приказа об утверждении расписания.

Согласно форме, регламентированной Госкомстатом, в документе обязательно указываются:

  • названия отделов;
  • наименования всех должностей;
  • численность штата;
  • размер , надбавок.

Должностные инструкции

Должностная инструкция составляется и утверждается для каждой должности, т. е. для неопределенного круга работников без указания ФИО.

Порядок написания инструкций нормативно-правовыми актами не установлен, следовательно, руководство самостоятельно решает, как их оформлять и корректировать.

Основная задача при составлении документа – разработать инструкцию, полностью охватывающую весь перечень должностных обязанностей и полномочий сотрудников с максимально четкой и точной формулировкой.

Разработка должностной инструкции осуществляется на основании:

  • ТК РФ;
  • Классификационного справочника должностей.

Документ оформляется на общем бланке компании.

К основным реквизитам относятся:

  • название фирмы;
  • наименование документа;
  • дата с номером;
  • место, где составлялся;
  • заголовок;
  • роспись руководителя;
  • гриф утверждения.

Структура должностной инструкции:

  • общие положения;
  • функции работника;
  • должностные обязанности;
  • права сотрудника;
  • ответственность;
  • взаимоотношения внутри компании.

При введении новой должности для нее формируется и новая должностная инструкция для специалиста.

Трудовые договоры

Уменьшение или увеличение оклада, переименование должности и другие корректировки штатного расписания приводят к .

После издания приказа об изменении штатного расписания с работником заключается .

При трудоустройстве сотрудника на новую должность договор с ним заключается по общим правилам ТК РФ.

Если имеет место переименование должности, работодатель вносит соответствующие записи в .

Текущих работников уведомляют о предстоящих изменениях как минимум за два месяца.

Нужно ли уведомление центра занятости?

После введения новой должности возможны два варианта:

  • поиск и найм на эту должность нового сотрудника;
  • перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).

Если строго следовать одному из указанных алгоритмов, уведомлять службу занятости не нужно.

Сроки

Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

  • наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
  • указание данных автора, от имени которого подается записка;
  • наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
  • непосредственно текстовое содержание;
  • дата написания;
  • подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Инструкция

Перед тем как включить в новую единицу, ознакомьтесь с расчетной численностью по фонду заработной платы (оговаривается в смете). В процессе составлении нового штатного расписания должна быть указана и итоговая штатных единиц.

Составьте новое штатное расписание с регистрационным номером, который утверждается приказом. В приказе должна быть обоснована необходимость введения штатной единицы и/или нового подразделения. Утвержденной формы для таких приказов нет. Поэтому его заголовок может иметь название «Об изменении в штатном расписании» и т.п. Такой же приказ нужно составлять, даже если изменения в расписании не очень существенны.

Перед тем вводить новую должность, напишите соответствующее ходатайство в вышестоящее ведомство (если таковое существует). В ходатайстве должна содержаться просьба о введении новой должности. И только после этого составляйте приказ.

Укажите в приказе, с какой даты вы вводите новую должность, по какому подразделению (если его нет, вам придется сначала его создать и издать отдельный приказ о его главного бухгалтера организации. Назначьте ответственного за соблюдение приказа (обычно это один из заместителей директора).

После издания приказа о введении новой должности, составьте должностную инструкцию, в которой обозначьте все обязанности сотрудника. И только после этого вы сможете принять нового работника на должность или перевести на нее сотрудника, который уже работает в вашей организации с другой должности.

  • ввод штатное единицы

На каждом предприятии составляется штатное расписание, в котором указывается перечень должностей и число персонала, работающего в компании. Каждому сотруднику устанавливается заработная палата. Последняя состоит из оклада (ставки), надбавок, доплат, премии. При внесении с документ должности с половиной тарифной ставки необходимо руководствоваться трудовым законодательством и актами местного правительства, которыми устанавливается прожиточный минимум для конкретного региона.

Вам понадобится

  • — документы работника;
  • — документы компании;
  • — бланк приказа по личному составу;
  • — бланк штатного расписания;
  • — акты местного правительства.

Инструкция

Штатное расписание заполняется кадровыми сотрудниками на основании проектов, разработанных руководителями отделов (служб, структурных подразделений). Готовый документ утверждается приказом директора. В правом углу штатного расписания ставится гриф утверждения, в котором указывается номер, дата, распорядительного документа и число персонала компании.

Для внесения изменений в штатное расписание издается приказ. К примеру, необходимо включить в действующий документ единицу с тарифной ставкой 0,5. Как правило, на таких условиях принимаются совместители (внутренние, внешние) или работники, которые совмещают профессии.

Приказ по личному составу составляется в произвольной форме. Укажите название компании, города расположения организации. Документ пронумеруйте, датируйте. В теме приказа впишите внесение изменений в штатное расписание. Причиной может послужить введение должности.

В распорядительной части первым пунктом пропишите название должности, которая вводится в действующее расписание. Укажите размер оклада (тарифной ставки), а также персональные данные сотрудника, который оформляется на эту должность.

С приказом ознакомьте руководителя кадровой службы, начальника отдела, в который введена должность, работника, оформленного по введенной единице, под расписку. Распорядительный документ заверьте подписью директора.

На основании приказа внесите изменения. Раздвигайте поля, изменяйте содержимое ячеек. Не разрешается менять код штатного расписания, наименование документа, номер формы. Присвойте должности код, поместите ее в конкретный отдел. Укажите наименование должности. Впишите тарифную ставку (оклад). Учтите, что ставка в денежном выражении.

Тарифная ставка не может быть ниже МРОТ, установленного актами местного правительства. Соответственно, половина ставки устанавливается не менее 0,5 МРОТ. Надбавки, доплаты являются отдельной составляющей заработной платы и указываются в отдельной графе. Премирование осуществляется на усмотрение руководства и регулируется коллективными договорами, в которых указываются случаи, когда полагается вознаграждение.

  • Как составить приказ о вводе штатного расписания

При сокращении персонала работодателем составляется приказ об исключении должности или структурного подразделения из штатного расписания. Далее предприятие разрабатывает новое расписание, согласовывая его с руководством.

Вам понадобится

  • — трудовое законодательство;
  • — штатное расписание;
  • — учредительные документы организации;
  • — бланки приказов;
  • — печать предприятия.

Инструкция

Ознакомьтесь с условиями исключения должности из штатного расписания в соответствии с трудовым законодательством. Оно становится возможным в особых условиях (кризис, изменение организационных, технологических условий труда и т.д.). Доведите ситуацию до сведения сотрудника, должность которого планируется к сокращению, не позднее двух месяцев до предполагаемой процедуры. Должность убирается из штатного расписания сразу после того, как вступит в силу приказ о его изменении.

Приступите к составлению приказа. В его шапке нужно указать название организации согласно уставу или другим учредительным документам. Напишите номер и дату издания приказа, затем дату изменения штатного расписания, адрес учреждения. Обозначьте тему документа в виде локального акта о внесении изменений в штатное расписание. Укажите их причину составления приказа, которой обычно является сокращение штата сотрудников. Сообщите в распорядительной части название исключаемой из расписания должности. Ответственным за исполнение приказа будет кадровый сотрудник предприятия или при его отсутствии генеральный директор. Заверьте документ подписью ответственного лица.

Издайте приказ о сокращению персонала. Укажите в нем название исключаемой из штатного расписания должности, а также персональные данные сотрудника, который ее занимал. Заверьте подписью директора и ознакомьте сокращаемого сотрудника с данным документом.

Помните о сроках проведения мероприятий по сокращению должности. Они должны проводиться таким образом, чтобы сотрудник был уведомлен о сокращении не позднее, чем за два месяца до вступления в силу соответствующего приказа. Для этого нужно передать ему уведомление на подпись. Второй экземпляр уведомления прикрепляется к общему делу сотрудника.

Тема: Обоснование использования персонала в организации

Введение

Заключение

Библиографический список

Введение

При использовании персонала в организациях решается широкий круг вопросов: разработка должностных инструкций, формирование организационно-практических подходов к реализации механизма использования персонала в организации, аттестация рабочих мест.

Использование персонала в организации основывается на признании все возрастающей роли личности работника, на понимании мотивации его поведения, умении направлять работников в соответствии с его квалификацией и задачами, которые стоят перед организацией.

Переход к рыночным отношениям сопровождался отказом от принципов иерархии управления, жесткой системы администрирования, при создании новой организационной культуры, возникновении новых установок поведения и взаимоотношения между людьми. В организациях высокоразвитых стран политика эффективного использования персонала всегда находится под контролем руководства и на сегодня она остается одной из приоритетных направлений.

Способами системы оптимального использования персонала является создание результативных мотиваций, обеспечение компаний высококлассным персоналом, его производительное использование, профессиональное и социальное развитие персонала организации.

Для обеспечения эффективного использования персонала, руководство организации должно разработать четкие цели и продуманную стратегию своего развития. Вся деятельность по организации эффективного использования персонала должна быть направлена на создание оптимальных условий приведения в соответствие возможностей персонала и целей, задач поставленных перед организацией.

1 Основные направления эффективного использования персонала в организации

Для оптимизации использования персонала организаций необходима отлаженная работа всех служб организации, осуществляющих планирование деятельности по подбору и расстановке кадров, аттестацию рабочих мест, непосредственное руководство персоналом на рабочих местах.

Анализ рабочих мест должен дать ответ на следующие вопросы: характеристика рабочего места, режим работы, производительность труда, квалификационные требования к работнику. Правильно проведенный анализ и конструирование рабочего места позволит выбрать оптимальное сочетание элементов, обязанностей и задач работников. Результат проведенного анализа используется в ходе использования персонала.

При описании рабочего места излагается суть производственного процесса, условия работы, обязанности работника, степень его ответственности.

Спецификация рабочего процесса определяет личностные и профессиональные качества, которыми должен обладать работник.

При разработке проекта рабочего места учитывается оптимальное сочетание обязанностей и задач данной рабочей должности, без этого невозможно эффективное использование кадрового потенциала предприятия.

Для рационального использования персонала необходима работа по подготовке кадров, повышению квалификации, планирование повышения работников по службе и эффективное стимулирование качественных и количественных показателей труда.

Стратегия использования персонала взаимосвязана с общей стратегией фирмы.

Основная роль в использовании персонала отведена руководителям подразделений организаций – начальникам отделов (служб), мастерам, бригадирам, которые осуществляют непосредственное руководство персоналом на местах.

От их компетенции зависит, насколько рационально будет использование рабочих на своих рабочих местах, какова будет экономическая эффективность деятельности всего коллектива.

2 Недостатки использования персонала организаций

персонал использование планирование аттестация

Просчеты и недостатки при использовании персонала предприятия даже при наличии квалифицированных кадровых работников характерны для подавляющего большинства организаций. Очень часто при перемещении работников не учитывается вся информация о работниках, идет использование анкетных данных. Функции подбора персонала сводятся к общему изучению рынка и мало кого к чему-то обязывают. Подготовка и повышение квалификации проводятся формально и сводятся к «галочке» в отчетности. Профессиональная адаптация работников на местах носит «попутный» характер при отсутствии организационно-методических пособий. У работников предприятия отсутствует четкое представление о корпоративной культуре и имидже предприятия.

Руководство предприятия, преследуя цели достижения максимальной прибыли, сводят задачи по использованию персонала, к необходимости заполнения вакантных мест и документального оформления фактов перемещения работников на рабочих местах.

Неэффективному использованию персонала предприятия предшествуют недостатки в работе кадровых служб:

· отбор кандидатов на предлагаемые должности производится формально;

· игнорируются личностно-психологические качества работника;

· не работает система тестирования кандидатов при приеме на работу;

· загромождаются приказы о приеме работника на работу визами служб, затруднен процесс их согласования;

· отсутствует профессиональная адаптации персонала, как основа закрепления работников на предприятии.

В реальности на предприятиях очень часто эффективность использования персонала снижена из-за следующих факторов:

· невозможность улучшения работы инициативных сотрудников из-за бюрократизма руководства;

· отсутствие сотрудников инновационного мышления;

· игнорирование разработки стратегии развития организации;

· отсутствие видения сотрудниками дальнейших перспектив;

· равнодушное отношение коллектива к успехам коллег;

· боязнь внедрения преобразований и нововведений и ожидание негативных последствий от их внедрения.

Руководители сегодня понимают, что любая проблема предприятия — это проблема использования кадрового потенциала организации. Хотя, на практике получается, что руководство персоналом в организациях осуществляется всеми подразделениями, и работник, по существу, является «ничейным». Никто персонально не несет ответственности за использование потенциала каждого» отдельно взятого работника. Между тем работник может быть самым дорогим, как в плане убытков, так и в плане получения прибыли.

Огромный убыток наносит использование работника с хорошим потенциалом на должности, где его действия ограничены узким кругом обязанностей и нет возможности проявления своих способностей в полной мере. Немаловажным фактором, влияющим на развитие личности, является несоответствие способностей работника по уровню образования и квалификации занимаемой должности, что в конечном итоге приводит к браку в работе и наносит ущерб компании. От такой расстановки кадров не выигрывает ни организация, ни работник. При неполном использовании профессиональных способностей работника снижается его деловая активность, наступает неудовлетворенность собой и производством. При использовании работниках на рабочих с повышенными требованиями к его квалификации возможно некачественное исполнение обязанностей, брак в производстве и т.п. негативные факты в производстве. И в первом, и во втором случае наносится ущерб предприятию и работнику.

Сегодня в коллективный договор предприятия перспективы развития кадровой службы включаются в последний раздел. В результате интересы рядового работника мало отождествляются с интересами фирмы.

Качественное проявление себя в труде, раскрытие богатого потенциала становится невыгодным, просто никому не нужным, а для кого-то и опасным. То есть человеческий потенциал используется по принципу «золотого молотка, забивающего гвозди».

При ориентации деятельности на потребителя, доминирующей формой управления становится критерий рыночной формы — прибыльность.

Стратегия управления предприятием не отвечает современным целям развития предприятия, так как менеджеры не могут или не умеют в полной мере использовать потенциал подчиненных.

Роль и место, которое отводится персоналу в системе хозяйствования, не соответствует характеру и объему поставленных перед руководством задач.

Отсутствуют технологии изучения и внедрения в практику научных достижений в области использования персоналом. Работодатели не могут четко определять требуемые параметры работников, не умеют проводить анализ рабочих мест и определять квалификационные требования к рабочим местам, отсутствует анализ рынка труда и расчеты цены рабочей силы.

Часть руководителей не прошли обучение в вузах рыночным отношениям, многие специалисты обучены в основном по зарубежным учебникам, не адаптированным к условиям стремительного перехода к рынку и не рассчитаны на отечественный менталитет.

3 Пути повышения эффективности использования персонала

В условиях рыночных отношений перед руководством предприятий часто возникает необходимость сокращения объемов производства, исключения из производственного процесса иногда целых звеньев. Все это неизбежно ведет к сокращению численности персонала предприятий. При этом выполнение этих задач необходимо провести таким образом, чтобы сохранить квалифицированных работников, зарекомендовавших себя как наиболее ценное «ядро» кадров предприятия. Здесь может возникнуть необходимость переквалификации работников, обучение их вторым профессиям. На данном этапе должны быть учтены опыт работника, его возраст, образование, мобильность его к переобучению, а также целесообразность переобучения работников с учетом требований производства и личных мотивов работников организации. И когда временные трудности, возникшие перед предприятием, будут успешно преодолены, и наступит период развертывания производства, то сохраненный кадровый потенциал позволит успешно развиваться предприятию дальше, а вновь набранным работника быстрее адаптироваться к условиям производства.

Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей

Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.

Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом. В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании. Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.

Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Поэтому соблюдение указанных сроков имеет особое значения для работодателя, так как при их нарушении дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником и отменено решением суда (даже если сам факт нарушения полностью доказан).

Виды и специфические особенности служебной записки

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

  1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
  2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
  3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

  • о неисполнении должностных обязанностей;
  • об опоздании на работу;
  • о невыходе на работу (прогул);
  • о нарушении трудовой дисциплины.

Важно указать в документе следующие данные:

  1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
  2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
  3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
  4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

В государственных и муниципальных бюджетных организациях и некоммерческих организациях чаще встречаются утвержденные в установленном порядке бланки, в которых можно менять только текстовую часть, изменение других реквизитов, структуры, полей, их последовательность категорически не допускается.

Что указать в служебной записке

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название структурного подразделения;
  • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
  • название вида документа;
  • дата;
  • индекс или исходящий номер;
  • место издания;
  • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
  • текстовая часть;
  • приложения если есть;
  • подпись, визы.

Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

Можно ли отменить наказание

После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым. Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

Образец служебной записки об отмене наказания

Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем. В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

Служебная записка о выделение денежных средств на приобретение литературы для корпоративной библиотеки

Прошу Вас выделить мне сумму в размере ______________________________________рублей для закупки следующей литературы для фонда библиотеки ООО "ХХХ":

№ п/п

Автор

Название

Количество экземпляров

Примерная стоимость одного экземпляра

1.   

2.   

3.   

4.   

Сотрудник __________________________/_____________/

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела __________________________/_____________/

ВНИМАНИЕ

Ответственность за учет и хранение, закупленной специально для подразделений литературы, лежит на руководителях данных подразделений.

Решение о выделении средств на приобретение литературы:

Да

Нет

Руководитель

Корпоративного университета ___________________________/____________ /

ПОЛУЧИЛ

Сумму в размере

_______________________________рублей ______________/_____________/»__»________200_г.

Обязуюсь предоставить товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в срок до 25 «____________» 200_г. ___________________________/_____________/

ПРИНЯЛ

Товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в размере

______________________________рублей _______________/_____________/»__»________200_г.

служебная записка на выдачу денег образец