Обмен документами

Содержание

Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

Первичные учетные документы в электронном виде

Как известно, без первичных учетных документов нет ни бухгалтерского, ни налогового учета.

Согласно нормам Федерального закона от 06.12.2011 №402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон №402‑ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

📌 Реклама Отключить

Согласно п. 3 ст. 21 Федерального закона №402‑ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. На сегодняшний день такие стандарты не приняты, в связи с чем встает вопрос о том, каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные учетные документы?

Ответ на данный вопрос дали представители Минфина в Письме от 05.05.2015 №07‑01‑06/25701: до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон №63‑ФЗ) вид электронной подписи.

📌 Реклама Отключить

Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из норм Федерального закона №63‑ФЗ подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

Рассмотрим данные разъяснения подробнее. Начнем с видов электронной подписи:

Виды электронных подписей

Простая электронная подпись

Усиленная электронная подпись

Электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи Усиленная неквалифицированная электронная подпись Усиленная квалифицированная электронная подпись
Электронная подпись, которая:

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи. Сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным Федеральным законом № 63ФЗ, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

– для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63ФЗ

Федеральным законом №63‑ФЗ установлены следующие виды электронных подписей: 📌 Реклама Отключить

  • простая электронная подпись;
  • усиленная электронная подпись.

При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП). Особенности данных электронных подписей приведены на схеме.

Статьей 6 Федерального закона №63‑ФЗ установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (см. таблицу на стр. ).

Таким образом, поскольку сегодня нет соответствующего федерального стандарта, то в соответствии с федеральными законами №402‑ФЗ и 63‑ФЗ, а также разъяснениями Минфина в целях бухгалтерского учета и налогообложения можно использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом №63‑ФЗ вид электронной подписи с учетом особенностей их применения.

📌 Реклама Отключить

Интересно, что в более ранних письмах представители Минфина отмечали: случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина РФ от 25.12.2012 №03‑03‑06/2/139).

Информация в электронной форме подписана электронной подписью Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью Примечание
Простая электронная подпись В случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи

НЭП Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного вза­имодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью
КЭП Во всех случаях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе

При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи. 📌 Реклама Отключить

Документы налогового учета в электронном виде

Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример – электронные счетафактуры.

Согласно ст. 169 НК РФ счетфактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счетафактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:

  • счетфактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
  • порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;
  • форматы счетафактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.

Сегодня действуют следующие документы: 📌 Реклама Отключить

  • Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 №50н;
  • Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 №ММВ76/36@.

С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 №ММВ76/93@, которым утверждены:

  • формат счетафактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат корректировочного счетафактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
  • формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.

Действовавший ранее Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 №ММВ76/138@ «Об утверждении форматов счетафактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утратил силу. 📌 Реклама Отключить

Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина РФ от 05.03.2015 №03‑07‑09/11604).

В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137, агент вместе со счетомфактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счетафактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счетфактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это. Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

📌 Реклама Отключить

Взаимодействие с налоговым органом в электронном виде

Развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности ФНС. Такие заявления звучат от представителей ФНС на разных уровнях (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 №ЕД42/24315). И многое делается на практике, в том числе на законодательном уровне.

Например, сегодня согласно действующему налоговому законодательству значительная часть налогоплательщиков обязана представлять налоговую отчетность в электронном виде. Для тех, кто законодательно не обязан это делать, дано право представлять отчетность в электронном виде.

Также сегодня утверждены порядок представления и форматы документов для электронного взаимодействия между налогоплательщиками, налоговыми агентами и налоговыми органами в рамках налогового администрирования.

📌 Реклама Отключить

К сведению:

В настоящее время ФНС предпринимает усилия по усовершенствованию и упрощению процедуры подтверждения налогового статуса для российских организаций и индивидуальных предпринимателей путем перевода связанного с ней документооборота в электронную форму через сервис «Личный кабинет налогоплательщика» (Письмо ФНС РФ от 12.03.2015 №ОА1817/231@).

Принятие этих мер должно существенно сократить срок рассмотрения представляемых документов, исключить направление их копий на бумажном носителе, а также ограничить их представление только электронными копиями договоров и решений о распределении прибыли (представление копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также выписки из ЕГРЮЛ станет необязательным).

Рассмотрим особенности представления документов в рамках ст. 93 и 93.1 НК РФ в электронном виде.

📌 Реклама Отключить

При проведении мероприятий налогового контроля налоговые органы имеют право истребовать документы, которые можно представить лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Отметим, что НК РФ не наделяет налоговые органы правом на определение способа (в том числе в виде рекомендаций) представления налогоплательщиком истребуемых документов (информации).

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ.

При этом на практике случается, что налоговый орган не в полном объеме информирует налогоплательщика о способах представления документов (информации) и определяет за налогоплательщика конкретные способы их представления, в том числе исключая возможность представления документов в электронной форме.

📌 Реклама Отключить

Действия налоговых органов по ограничению возможности представления налогоплательщиками документов в электронной форме прямо противоречат принимаемым ФНС мерам по развитию электронного документооборота (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 №ЕД42/24315).

При этом если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС устанавливаются ФНС: они утверждены Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 №ММВ72/168@.

В аналогичном порядке представляются истребуемые документы о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информация о конкретных сделках.

📌 Реклама Отключить

В Письме от 21.04.2015 №03‑02‑08/22548 представители Минфина уточнили, что поскольку ст. 88 «Камеральная налоговая проверка» и 93.1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» НК РФ не установлен специальный порядок истребования пояснений, документов (информации), при применении указанных статей НК РФ налоговые органы реализуют свои права об истребовании документов в электронном виде в соответствии с Порядком направления требования о представлении документов (информации), утвержденным Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 №ММВ72/168@.

Действующие в настоящее время форматы электронных документов, утвержденные ФНС, приведены в таблице.

Документ Утвержденные форматы
Приказ ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ76/465@ Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС
Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ76/93@ Формат счетафактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме
Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ76/172@ Рекомендуемые форматы:

– унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132;

– формат акта приемкисдачи работ (услуг)

При этом напомним, что 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные Федеральным законом от 28.06.2013 №134‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» в ст. 23 и 76 НК РФ. 📌 Реклама Отключить

Статья 23 НК РФ дополнена п. 5.1, согласно которому лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Указанные лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

В соответствии с п. 3 ст. 76 НК РФ решение о приостановлении операций налогоплательщикаорганизации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств может также приниматься руководителем (заместителем руководителя) налогового органа в случае неисполнения налогоплательщикоморганизацией установленной п. 5.1 ст. 23 НК РФ обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме требования о представлении документов, требования о представлении пояснений и (или) уведомления о вызове в налоговый орган – в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщикоморганизацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, с 01.01.2015 в случае уклонения налогоплательщика от обязанности получения требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС налоговые органы вправе инициировать процедуру приостановления операций налогоплательщика по его счетам в банке.

Применение этой меры в отношении физических лиц НК РФ не предусмотрено.

Отметим, что действующим налоговым законодательством обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме установлена п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ.

Вместе с тем к лицам, на которых не возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, норма, установленная п. 5.1 ст. 23 НК РФ, не применяется.

При этом НК РФ не обязывает налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В случае если должностное лицо организации все же не имеет возможности в установленный срок передать налоговому органу квитанцию о приеме документов, п. 1 ст. 26 НК РФ закреплено право налогоплательщика участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.

📌 Реклама Отключить

На основании ст. 27НК РФ законными представителями налогоплательщикаорганизации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов. Законными представителями налогоплательщика – физического лица признаются лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством РФ.

В соответствии со ст. 29 НК РФ уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах, на основании доверенности.

С учетом изложенного при направлении налогоплательщику документов квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота имеет право передать налоговому органу как законный представитель организации, так и уполномоченный на это представитель, действующий на основании доверенности (Письмо ФНС РФ от 22.04.2015 №ЕД415/6906@).

📌 Реклама Отключить

Правительством РФ 26.12.2014 внесен в Государственную Думу Федерального Собрания РФ проект федерального закона № 688389‑6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования», который был рассмотрен Советом Государственной Думы Федерального Собрания РФ 22.01.2015. 22 мая 2015 года законопроект был принят в первом чтении.

Указанным законопроектом, в частности, предусмотрено, что истребуемые документы, а также документы, самостоятельно представляемые проверяемым лицом, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по утвержденным ФНС форматам.

📌 Реклама Отключить

В связи с принятием соответствующего федерального закона будут внесены изменения в порядок представления документов в электронной форме по ТКС, в том числе в части требований к документам, созданным путем сканирования.

Отметим, что данный законопроект предусматривает в том числе снижение порога перехода на обязательное представление налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме: данное правило будет установлено для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников (численность работников – для вновь созданных организаций) которых превышает 50 человек.

* * *

Выделим основные моменты:

  1. до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом №63‑ФЗ вид электронной подписи;
  2. для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи;
  3. в случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности);
  4. с 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные в ст. 23 и 76 НК РФ, согласно которым если налогоплательщик обязан представлять налоговую декларацию в электронном виде, то он должен обеспечить получение от налогового органа в электронной форме соответствующих документов.

Источник: Журнал «Налоговая проверка»

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные. 📌 Реклама Отключить

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

📌 Реклама Отключить

Способы обмена электронными документами

  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов. 📌 Реклама Отключить

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

  • подключиться к оператору;
  • приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
  • подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров. 📌 Реклама Отключить

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

📌 Реклама Отключить

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 📌 Реклама Отключить

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

📌 Реклама Отключить

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет

Требования к процессу обмена электронными счетами-фактурами между компаниями утверждены Приказом Минфина РФ № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Компании могут использовать электронные счета-фактуры:

  • при взаимном согласии (отраженном в договоре или в регламенте оператора электронного документооборота);
  • и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами.

При этом, чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (и их можно было представить для зачета НДС или в судебном ведомстве), они должны быть подписаны электронной подписью и переданы через оператора электронного документооборота. Последнее условие обусловлено тем, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными служебными документами (подтверждениями и извещениями). Эти документы создаются оператором в установленных форматах (утвержденных Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@) при отправке и получении электронного счета-фактуры и фиксируют факт и дату выставления или получения счета-фактуры, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в налоговую. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:

  • один счет-фактуру;
  • два подтверждения оператора;
  • одно извещение о получении счета-фактуры;
  • три извещения о получении подтверждения оператора.

Подробная схема документооборота счетами-фактурами через Диадок:

Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

Несмотря на большое количество служебных документов и кажущуюся сложность обмена счетами-фактурами, обмениваться ими через Диадок не сложнее, чем электронными письмами: система спроектирована таким образом, что реализация всех требований порядка скрыта «внутри».

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Письмо о переходе на электронный документооборот

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

  • «Форма соглашения о неустойке — образец»;
  • «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

С чего начать переход на ЭДО

Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщиков при доставке контрагенту или у клиента. Приходится распечатывать, подписывать и отправлять документы заново. Все это — время и деньги.

От перехода на электронный юридически значимый документооборот (ЭДО) многих останавливают лишь сомнения в том, что он будет обходиться дешевле бумажного; что получится адекватно и оптимально перевести бизнес-процессы в электронный вид; что это не будет стоить запредельных денег и ряд других вопросов. Надеемся, что этот материал ответит на них и станет стартовой точкой для перехода на ЭДО.

Сравним бумажные
и электронные документы

Ключевые вопросы на старте любого проекта: сколько стоит и что в итоге. Компаниям важно понимать, насколько дорого им обойдется внедрение ЭДО и на какой результат они могут рассчитывать. Сравним некоторые показатели.

Деньги Время

Бумажный документооборот Электронный документооборот
Себестоимость

Стоимость бумажного документа на 1 лист формата А4 — порядка 1,5.

Стоимость пакета бумажных документов, который в среднем составляет 6 листов формата А4 — 9.

Стоимость электронного документа любого объема — 0.

Стоимость пакета электронных документов любого объема — 0.

Отправка

Почтой — от 40-60.

Курьером — в большинстве случаев — дороже более чем в 10 раз, в зависимости от подрядчика и точки назначения.

Входящие бесплатно.

Исходящие от 5 до 9 в зависимости от оператора ЭДО. Не зависит от географической удаленности.

Архив Помещения для архива, который постоянно прирастает, — цены на аренду зависят от площади и региона.

Условия хранения электронных документов зависят от оператора ЭДО.

СКБ Контур хранит документы бесплатно и бессрочно.

Бумажный документооборот Электронный документооборот
Подготовка документов Распечатывание, подпись, проставление печатей на пакет документов — от одного до нескольких дней в зависимости от присутствия или отсутствия на рабочего месте лица, уполномоченного подписывать документы. При больших объемах исходящих документов их подготовке заняты все сотрудники бухгалтерии по несколько дней каждого месяца. Подпись электронных документов уполномоченным сотрудником — несколько минут. Уведомления о новых документах ускоряют подписание, а массовые действия в системах ЭДО позволяют подписывать много документов «в один клик».
Отправка В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до двух недель; курьерской службой — от одних до четырех суток. Вне зависимости от региона адресат получает документы через несколько секунд после отправки.
Возврат подписанных экземпляров В зависимости от точки назначения: почтой — от нескольких дней до месяца; курьерской службой — от одних до четырех суток. Не требует времени. Как только контрагент подписывает документ КЭП, обе стороны получают доступ к подписанному оригиналу документа. В Диадоке подписание входящего документа не тарифицируется.

При документообороте 500 документов в год
вы сэкономите 22 250

При использовании бумажных документов ваши годовые затраты составят 25 750 , при документообороте через Диадок — 3 500 .

Выбираем способ работы с ЭДО

Внедрение системы ЭДО в работу компании может занять очень разные промежутки времени и потребовать разных финансовых вложений. Всё зависит от способа работы с ЭДО, который вы выберете. Теоретически: все, что нужно для ЭДО — это интернет и КЭП. Практически же компании нужно решить, как именно в ней будет организована работа с электронными документами.

Веб-версия

Наиболее простой способ — это работа через веб-версию, которая доступна всем. Он не потребует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае компания платит только за отправленные документы.

Модуль для 1С

Для пользователей 1С в Диадоке разработано типовое решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: любой желающий может просто скачать модуль с сайта, установить у себя и работать с электронными документами из привычной программы.

Купить модуль Диадока 1С

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция с другими учетными системами займет больше времени и обойдется дороже. Это зависит, во-первых, от учетной системы и ее конфигурации, во-вторых, от оператора ЭДО.

В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole. Также есть решения для интеграции на уровне программы -Коннекторы, API.

Задать вопрос по интеграции

Внедряем ЭДО пошагово

Внесите изменения в учетную политику Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Составьте цепочку документооборота Проанализируйте действующую схему документооборота. Определите, какие сотрудники задействованы в работе с документами, кто может их редактировать, кто согласовывать без права подписи, кто подписывать
и т. д. Выберите оператора и систему ЭДО Посмотрите, сколько ваших контрагентов работает в системе ЭДО. Почитайте отзывы клиентов, протестируйте системы на удобство и техподдержку на качество. Убедитесь, что оператор развивает роуминг. Подберите техническое решение Выберите, каким способом хотите работать с ЭДО: через веб-интерфейс или модуль для 1С. Если требуется интеграция с вашей учетной системой — убедитесь в компетенции оператора, почитав отзывы клиентов.

Подключаем контрагентов

Документооборот — процесс как минимум двусторонний. Поэтому компании, переходящей на ЭДО, важно проинформировать об этом своих контрагентов. Разные операторы придерживаются различной политики относительно своего участия в подключении контрагентов. В Диадоке действует группа активации, которая специализируется как раз на данном процессе. Она разработала ряд специальных инструментов и шаблонов для информирования контрагентов. Ее специалисты вместе с ответственными лицами компании выбирают те, которые наиболее подходят в данном конкретном случае и составляют план действий и мероприятий, которому следуют.

По нашим данным, каждая третья компания при правильном информировании соглашается принимать электронные документы. Любой желающий может посмотреть, кто из его контрагентов уже входил в Диадок — просто воспользуйтесь поиском на главной странице веб-версии.