Направление в командировку

Приказ на командировку — образец в 2020 году

Как оформить командировку в 2020 году

Распоряжение о направлении работника в поездку

Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9

Итоги

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте .

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс:

Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2020 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2020 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа на командировку

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Направляем работника в командировку

Практически каждой организации приходится сталкиваться с необходимостью направить своего работника в командировку. Эта статья поможет сориентироваться в самых важных вопросах, возникающих в таких случаях.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки регулируются гл. 24 ТК РФ.

При направлении работника в командировку работодателю необходимо знать следующее.

Отдельные категории работников в командировки направляются только с их согласия:

· женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет1;

· матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет2;

· работники, имеющие детей-инвалидов2;

· работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением2;

· отцы, воспитывающие без матери детей в возрасте до трех лет и детей-инвалидов3;

· опекуны (попечители) несовершеннолетних, названных выше3.

В командировки вообще не могут быть направлены:

· беременные женщины4;

· работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений5;

· работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством6.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим порядок оформления служебных командировок, сегодня является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки7 (далее — Положение о командировках). Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, то есть граждане, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Следовательно, лица, оказывающие услуги по гражданскоправовому договору, например договорам подряда или возмездного оказания услуг, не могут быть направлены в командировку.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы считается организация (обособленное подразделение организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы, а если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения8.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (филиал, представительство), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

ВРЕМЯ НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

На основании решения работодателя, оформленного приказом, работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации.

Согласно п. 4 Положения о командировках7 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транс портного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Например, работник направлен в командировку в г. Краснодар для участия в судебном процессе в Арбитражном суде Краснодарского края. Самолет вылетает в 01:25 23 ноября 2010 г. из аэропорта Домодедово. Регистрация на рейс заканчивается за 40 мин до вылета. Время в пути до аэропорта Домодедово составляет 1 ч 20 мин. Таким образом, работник выедет в командировку 22 ноября 2010 г. Следовательно, 22 ноября 2010 г. будет считаться днем начала командировки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Командировка включает в себя время нахождения работника в пути, время пребывания работника в месте командирования, время задержки в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда на место командировки и дате выезда из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие, учреждение или организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно п. 8 Положения о командировках7 порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Во исполнение этого требования были разработаны9 журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (пример 1) и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (пример 2).

Пример 1. Журнал учета выбывающих в командировки работников

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

(наименование организации)

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

наименование организации

пункт назначения

Пример 2. Журнал учета прибывающих в организацию командированных работников

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию,

в которую они командированы

(наименование организации)

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

ПРАВА КОМАНДИРОВАННЫХ

После вступления в силу с 25 октября 2008 г. Положения о командировках7 оно во многом заменило Инструкцию № 62, разработанную в 1988 г.10 (далее — Инструкция № 62). Однако данная Инструкция по-прежнему действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках7.

Так, согласно п. 8 Инструкции № 6210, в случаях, когда по распоряжению руководителя организации, учреждения, предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ, то есть работа оплачивается не менее чем в двойном размере или, по желанию работника, ему предоставляется другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит11.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой12.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, учреждения, предприятия. Однако размеры возмещения расходов в бюджетных организациях не могут быть ниже установленных Правительством РФ13.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Проезд Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают:

· расходы по проезду транспортом;

· страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

· оплату услуг по оформлению проездных документов;

· оплату постельных принадлежностей в поездах.

Оплата расходов производится на основании представленных документов.

В настоящее время билеты на проезд в основном оформляются в электронном виде. Например, маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники14.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны осуществляться на русском языке, а первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык15. Поэтому если электронный билет оформлен на английском языке, построчный перевод обязателен.

По вопросу перевода электронных билетов на русский язык разъяснения даны и ФНС России16. Авиабилеты пассажиров имеют унифицированную международную форму, утвержденную Минтрансом России14. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.

В случае утраты электронного билета его можно восстановить путем повторной распечатки, так как электронный билет оформляется не на бланке строгой отчетности.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного билета или копия билета, оставшегося в распоряжении транспортной компании, осуществившей перевозку физических лиц, или же справка из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки17.

Наём жилья Расходы по найму жилого помещения в командировке как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами возмещаются в порядке и в размерах, определенных коллективным договором, локальными актами организации на основании представленных документов, за исключением случаев, когда работнику предоставляется жилое помещение бесплатно. Кроме того, работнику также возмещаются расходы по бронированию жилого помещения.

В соответствии с пп. 13, 25 Положения о командировках7 в случае вынужденной остановки или временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, и выплачиваются суточные.

До 1 декабря 2008 г. для расчетов расходов на проживание применялся счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г18, однако в настоящее время она использоваться не может19 (аналогичного мнения придерживается Минфин России20). Новый бланк строгой отчетности до настоящего времени не утвержден.

Минфином России разъяснено21, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения о командировках7, об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники20. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Таким образом, гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, в котором должны быть следующие реквизиты:

1) наименование документа, шестизначный номер и серия;

2) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;

3) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

5) вид услуги;

6) стоимость услуги в денежном выражении;

7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

8) дата осуществления расчета и составления документа;

9) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем, который должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Суточные Работнику возмещаются расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные).

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения о командировках7 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов работникам. Данным организациям необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

· постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

· постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008);

· приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 09.12.2008).

Следовательно, для частной организации расходы по найму жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, определенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением, действующими в организации. Минимальный размер командировочных расходов для коммерческой организации не установлен.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако организация вправе в своем локальном нормативном акте предусмотреть возможность выплаты суточных и при однодневных командировках.

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

При командировании работников за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути:

· при проезде по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

· при проездке по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок на территории иностранных государств.

Что касается однодневных командировок за границу, п. 20 Положения о командировках7 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Согласно п. 18 Положения о командировках7 при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

При переезде внутри стран Шенгенской зоны отметки о пересечении границ в паспорте не ставятся, так как Шенгенская виза действительна по всем странам Шенгенского соглашения. Следовательно, единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет билет. И именно этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных.

Шенгенское соглашение — соглашение об отмене паспортного таможенного контроля между рядом стран Европейского союза. Сегодня в Шенгенскую зону входят 25 стран: Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия (без Бюзинген-на-Верхнем-Рейне), Греция (без Афона), Дания (без Гренландии и Фарерских островов), Исландия, Испания, Италия (без анклава Левигно), Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия (без Шпицбергена и Медвежьих островов), Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония.

В состав Содружества Независимых Государств входят, помимо Российской Федерации, республики Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Азербайджанская, Кыргызская республики, Туркменистан и Украина.

АВАНС И АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Работнику, направляемому в командировку, перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных билетов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, а также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.

1 Часть 2 ст. 259 ТК РФ.

2 Часть 3 ст. 259 ТК РФ.

3 Статья 264 ТК РФ.

4 Часть 1 ст. 259 ТК РФ.

5 Статья 268 ТК РФ.

6 Статья 203 ТК РФ.

7 Утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

8 Часть 2 ст. 57 ТК РФ.

9 Утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

10 Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

11 Статья 153 ТК РФ.

12 Статья 167 ТК РФ.

13 Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

14 Приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в ред. от 18.05.2010).

15 Пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, в ред. от 25.10.2010).

16 Письмо ФНС России от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@.

17 Письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18.

18 Утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм строгой отчетности».

19 Постановление Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

20 Письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

21 Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008.

Порядок направления работника в командировку

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в конкретное место. Поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 ТК РФ).

Оформление командировки в 2020 году: пошаговая инструкция

Существуют ограничения для направления отдельных категорий работников в командировки:

  • согласно ст. 259 ТК РФ, запрещено отправлять в любую служебную командировку беременную женщину;
  • несовершеннолетних работников также нельзя отправлять в рабочие поездки (однако могут быть исключения, которые определяются ст. 268 ТК РФ);
  • согласно ч. 3 ст. 203 ТК РФ, сотрудник, с которым заключен ученический договор, может направляться в командировки, связанные только с ученичеством.

Направление работника в командировку возможно, только если он официально трудоустроен. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

Какие документы нужны для оформления командировки в 2020 году

При направлении сотрудника в командировку оформляются:

  • приказ (форма №Т-9 или №Т-9а);
  • служебное задание (форма №Т-10а);
  • командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В служебном задании подробно описывается цель поездки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не требуется для оформления командировки в 2020 году, если работник направляется в поездку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Порядок оформления командировки подразумевает возмещение работнику расходов на проезд, аренду жилья. Должность (место работы) и зарплата, согласно ст. 167 ТК РФ, сохраняются за сотрудником, который направлен в рабочую поездку.

Предлагаем вам скачать документы, необходимые для оформления командировки, в нашем онлайн-сервисе. Все шаблоны подготовлены опытными юристами и полностью соответствуют нормам действующего законодательства РФ.

Популярные документы и процедуры:

  • Документы для получения паспорта в 14 лет
  • Заявление на возврат НДФЛ
  • Генеральная доверенность на автомобиль
  • Договор о материальной ответственности
  • Согласование перепланировки

Направление работника в служебную командировку: примерная пошаговая процедура

НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.

На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.

Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

Не всякого работника можно направить в командировку.

Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

  • Уведомление работнику. Бланк
  • Предложение работнику. Бланк

Один экземпляр уведомления вручается работнику под подпись. На уведомлении (экземпляре работодателя) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись. Вместо такой «согласительной записи» работник может написать отдельное заявление. Оно регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений.

  • Журнал регистрации заявлений работников

Цель командировки определяется руководителем работодателя. Прежде цель командировки указывали в служебном задании. Теперь данный документ не является обязательным. Если работодатель по-прежнему оформляет служебное задание (в соответствии со своими локальными нормативными актами), то цель он указывает в данном документе. Служебные задания регистрируются в установленном у работодателя порядке. Работника знакомят со служебным заданием под подпись. Оформленное служебное задание в дальнейшем становится основанием для приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Основанием для приказа (распоряжения) может быть и иной документ, определяющий цель, срок и место командировки. Непосредственный руководитель командируемого работника может подать служебную (докладную) записку руководителю работодателя с указанием цели, места и срока командировки работника (работников). Такая записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

2. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку .

Если работодатель отказался от оформления служебных заданий, то в приказе рекомендуем детально указать цель командировки. Также в приказе указывают срок командировки, место командирования. Если работник направляется к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то это также необходимо зафиксировать в решении работодателя.

  • Приказ о направлении работника в командировку. Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>

3. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации приказов >>

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку под подпись.

5. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» «для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

6. Фиксация выбытия работника в служебную командировку.

Данный шаг не обязателен, но во многих организациях учет работников, выбывающих в командировки, ведется. Работодатель вправе в своих локальных нормативных актах предусмотреть ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Шаги, которые проходят после отправления работника в командировку

7. Определение фактического срока пребывания работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» .

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Служебная записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

8. Дни служебной командировки работника отмечают в табеле учета рабочего времени.

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк
  • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк
  • Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421, применяется органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями)

9. Отчет работника об израсходованной в связи с командировкой денежной сумме.

Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если согласно документам окажется, что работником обоснованно израсходована большая сумма, чем была выдана, то ему возвращается перерасход. Если у работника наоборот средства остались, то неизрасходованные суммы он возвращает в кассу работодателя. Если работник не вернет в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, то последний будет вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Примечание.

Оформлять и служебное задание, и командировочное удостоверение не запрещено, но эти документы перестали быть обязательными к применению.

В январе 2015 года из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».

В августе 2015 года утратил силу пункт 8 данного Положения, обязывающий вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Вести соответствующие журналы выбытия и прибытия теперь не обязательно. Однако и не запрещено. Если работодателю удобнее вести учет работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших, по-прежнему, в журналах выбытия и прибытия, то он может делать это. Надо учесть, что теперь принимающая сторона может отказаться проставлять отметки в командировочном удостоверении.

Отдельные вопросы по порядку оформления командировок работодатель может урегулировать на локальном уровне, например, в Положении о командировках. В частности, там можно оговорить вопросы оформления командировочных удостоверений, служебных заданий, ведения журналов выбытия и прибытия, подачи служебной (докладной) записки руководителю организации от непосредственного руководителя работника, полагающего направить его в командировку с указанием целей, срока, места командирования, которая в дальнейшем послужит основанием для издания приказа о направлении в командировку.

По общему правилу несовершеннолетних запрещено направлять в служебную командировку. Однако есть исключения. В командировку могут быть направлены несовершеннолетние спортсмены и творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252).

В январе 2015 года из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».

В соответствии с п.3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Данное решение работодатели оформляют соответствующим приказом (распоряжением).

В настоящий момент эти Правила утратили силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085, утвердившего новые Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Вероятно, в скором времени эти изменения будут внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Рекомендуем:

  • База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
  • База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>
  • Обсуждение различных пошаговых процедур кадровых операций на форуме по кадрам >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>