Налоговые карточки срок хранения

Сколько хранить налоговые карточки по ндфл

Новые сроки хранения документов

Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.

Новый перечень состоит из 12 разделов:

1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами. В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год. Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст. 352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381). Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст. 391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст. 405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.

Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Если при проверке в ООО не окажется документов налогового учета или бухучета, то это грубое нарушение правила учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 тыс. руб. На такую же сумму оштрафуют, если нарушен порядок и сроки хранения документов. О том, как долго хранят бухгалтерские документы и с какие сроки их нудно уничтожить, читайте в статье.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Документы налогового учета по НДФЛ храните в течение четырех лет. Это налоговые карточки учета доходов физлиц, платежные поручения на уплату НДФЛ, заявления работников на вычеты и т .п.

Документы по учету взносов храните в течение шести лет . Это расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежки, больничные, регистры по начислению взносов и т. д.

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Документы бухгалтерского учета храните не менее пяти лет после окончания отчетного года. Если используете документы и в налоговом, и в бухгалтерском учете, безопаснее их хранить не менее пяти лет. Сроки хранения документов есть в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Вид документа

Срок хранения

приказ № 558

другое

Сводная годовая (консолидированная)

5 лет (если нет годовых — постоянно)

1 год (если нет квартальных, годовых — постоянно)

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

По годовой бухотчетности — постоянно

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором последний раз использовали для бухгалтерской отчетности

5 лет после отчетного года

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет— если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет–— если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после отчетного года

Ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы о приеме выполненных работ

По договорам на работы по основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора

По трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет – если до 2003 года

По остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Налоговый учет и отчетность

Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет — если оформили с 2003 года, 75 лет — если до 2003 года)

Расчет в ФСС, если отправляли его по ТКС

5 лет с момента принятия ФСС

П. 5.2, 6.2 и 6.3 технологии приема из приказа ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет перед текущим годом

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно

На сотрудников — 75 лет или

50 лет (75 лет — если оформили до 2003 года)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Правила трудового распорядка

1 год после замены новыми

Штатные расписания и изменения к ним:

— по месту разработки или утверждения;

— в других компаниях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 75 лет)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет — если оформлены до 2003 года)

Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет

Документы о несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Срок хранения документов считайте с 1 января следующего года (абз. 4 п. 1.4 Перечня из приказа № 558). Например, в марте 2017 года вы составили и сдали в инспекцию справки 2-НДФЛ. Отсчитывайте срок их хранения с 1 января 2018 года.

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Вид документа

Срок хранения

Основание

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:
– кассовые документы и книги;
– банковские документы;
– корешки банковских чековых книжек;
– ордера, извещения банков и переводные требования;
– акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
– квитанции;
– накладные;
– авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Как хранить документы

Способ хранения документов зависит от того, бумажные они или электронные.

Собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. Например, кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки банка. Для передачи в архив документы сформируйте в дела. Перед тем как сдать, составьте внутреннюю опись и лист-заверитель. Подшейте или переплетите дело, пронумеруйте его листы и оформите обложку (п. 3.4.2 приказа Главархива от 25.05.1988 № 33).

Организуйте хранение документов в электронном виде по правилам из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Например, передавайте электронные документы для хранения в архив компании в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте состояние носителей электронных документов (п. 2.31 и 2.32 правил из приказа № 526).

Как уничтожить документы

Если срок хранения бухгалтерских документов истек, вы можете их уничтожить (п. 2.3 правил из приказа № 526). Создайте комиссию для отбора документов для уничтожения. Включите в нее сотрудников компании, например секретаря, бухгалтера и делопроизводителя (п. 4.6—4.13 правил из приказа № 526).

После того как комиссия отобрала документы, составьте акт об их уничтожении (образец ниже). Возьмите его форму из приложения 21 к правилам из приказа № 526. Укажите в акте реквизиты всех документов, однородные — под общим заголовком. Отметьте для них крайние даты. Крайняя дата — это дата регистрации, составления или поступления самого раннего и самого позднего документов.

Ответственность за не правильное хранение документов

Если при проверке у вас не окажется документов налогового учета или бухучета, вы грубо нарушаете правила учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 тыс. руб. (ст. 120 НК). На такую же сумму оштрафуют, если вы не соблюдаете порядок и сроки хранения документов. Директора накажут штрафом за первое нарушение в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб., за повторное — до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП).