Надо ли хранить?

По закону кассовая смена не может длиться более 24 часов. Поэтому, когда открываете и закрываете смену, нужно печатать отчёт.

В этой статье:

Открытие смены

Эвотор открывает смену сам, когда вы пробиваете первую покупку. Открывать смену специально не нужно.

Закрытие смены

В конце рабочего дня кассир должен закрыть смену. После закрытия Эвотор сам напечатает Z-отчёт, он же отчёт с гашением.

Когда вы закрываете смену, смарт-терминал обнуляется — показывает, что в нём больше нет денег. Если оставляете деньги в кассе, внесите их после того, как откроете следующую смену.

Закрыть смену можно тремся способами.

Через кассовый отчёт

Зайдите в Отчёты → Кассовый отчёт. Нажмите «Закрыть смену».

Нажмите «Распечатать отчёт».

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Через общее гашение

Зайдите в Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции. Нажмите «Общее гашение».

Нажмите «Да».

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Через командную строку

Перейдите в Настройки → Обслуживание кассы → Дополнительные операции → Произвольная команда. В поле «Команда» введите 56 03 00 00 00 30. Нажмите «Отправить» и затем сотрите.

Поля «Результат» и «Ответ ККМ» будут заполнены.

Введите команду 5А. Нажмите «Отправить», затем сотрите.

Эвотор закроет смену и распечатает отчёт на чеке.

Нумерация смен

Номер смены в шапке чека может отличаться от номера смены в фискальной части. Это связано с тем, что нумерация смен на Эвоторе не обнуляется, когда вы меняете фискальный накопитель. То, что номера смен не совпадают — нормально: шапка чека не входит в фискальную часть и не передаётся в ОФД.

Необнуляемая сумма прихода

В поле «Необнуляемая сумма прихода» попадают итоги всех чеков, которые вы пробили с момента, как установили новый фискальный накопитель. Из-за специфики учёта авансов, кредитов и встречных предоставлений приходы по таким продажам учитываются в поле дважды. Некоторые считают, что это ошибка, но на самом деле ошибки нет — объсняем.

Итог авансового чека — сумма аванса, а итог чека, который вы выдаёте клиенту при окончательном расчёте — полная стоимость товара или услуги. Значит Эвотор увеличит необнуляемую сумму прихода на сумму аванса дважды — сначала когда вы пробьёте авансовый чек, а потом — когда пробьёте итоговый.

Например, вы закрыли смену с необнуляемой суммой прихода 1400 рублей, а за следующую смену продали подарочную карту на 500 рублей.

В Z-отчёте выручка — 500 рублей, а необнуляемая сумма прихода — 1900 рублей: 1400 + 500.

За следующую смену вы продали товар на сумму 700 рублей. 500 рублей покупатель оплатил подарочной картой, а 200 рублей — наличными.

В Z-отчёте выручка — 200 рублей, а необнуляемая сумма прихода — 2600 рублей, а не 2100: 1900 + 700. В поле попал итог чека, а не часть, которую клиент заплатил живыми деньгами.

В таком способе учёта нет ошибки. Он соответствует закону.

Приказ ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (ред. от 22.10.2018), Таблица 12

Пользователи, указывающие на ошибку, боятся, что необнуляемая сумма прихода уходит в налоговую, и налоговая посчитает налоги по увеличенной базе. Не бойтесь: «необнуляемая сумма прихода» — нефискальное поле, технический счётчик фискального накопителя. Налоговая не учитывает его, когда считает налогооблагаемую базу, а работает только с чеками.

Срок хранения контрольной ленты

«Расчет», 2006, N 12
СРОК ЖИЗНИ «КОНТРОЛЬКИ»: ДНИ ИЛИ ГОДЫ
Вопрос о сроках хранения контрольно-кассовой ленты и Z-отчетов вряд ли встанет перед фирмой, где в день пробивают всего лишь несколько чеков. А вот если оборот немаленький и за смену уходит весь рулон кассовой ленты, то картина получается совсем иная. Всю эту «макулатуру» надо хранить, причем не день и не два. А сколько? Попробуем разобраться.
Пять лет…
Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет. Такой срок установлен в п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745).
Одна из фирм розничной торговли пыталась уточнить у специалистов из Минфина: нельзя ли сократить пятилетний срок и пораньше уничтожить использованную контрольную ленту кассовых аппаратов? Дело в том, что компания включает в себя пятьдесят магазинов. Количество отработанной ленты огромное. Хранить ее в течение пяти лет просто нереально. Склады потребуются не меньшие, чем под хранение товаров. Да и с пожарной точки зрения опасно хранить столько «макулатуры». Бумага — материал легко воспламеняющийся. Выходит, фирме придется не только выделять место под хранение завалов бумажной ленты, но и продумывать вопросы пожарной безопасности.
Однако чиновники из Минфина были непреклонны. Вывод они сделали однозначный: срок хранения — не менее пяти лет (Письмо от 27 декабря 2004 г. N 03-01-10/6-219).
15 дней…
Однако специалисты министерства забыли о Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утверждали. Так вот, в этих Правилах черным по белому написано, что «использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации» (п. 6.4 Типовых правил, утвержденных Письмом Минфина от 30 августа 1993 г. N 104). Подобное же мнение чиновники Минфина высказывали и в 2001 г. (Письмо Минфина от 3 апреля 2001 г. N 16-00-14/155).
Как известно, инвентаризацию имущества фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда проводить инвентаризацию обязательно. Все они перечислены в ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту надо лишь до середины января следующего года. Январскую же «контрольку» придется оставить в бухгалтерии примерно на один год. Конечно, срок немаленький, но все-таки не пять лет.
К тому же он может быть сокращен. Дело в том, что торговые организации, как правило, традиционно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число). В крайнем случае — раз в квартал. А поскольку результаты инвентаризаций утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной контрольной ленты — максимум два месяца.
Получается, что компания должна самостоятельно решать: беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией — ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной.
Но мнение фирмы ведь может и не совпасть с мнением проверяющих. Смогут ли они в этом случае «наказать» компанию?
Правовых оснований нет
Чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей за «ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах». Однако их предложение не прошло. В Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную «контрольку» нет.
Давайте разберемся, на что же могут сослаться налоговики, если они захотят оштрафовать фирму за отсутствие контрольно-кассовой ленты или Z-отчетов. Например, будет ли это налоговым правонарушением? Нет, не будет. И вот почему.
Возьмем ст. 120 Налогового кодекса. В ней указано, что «грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов». Если отсутствие первички не привело к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК).
Но, по мнению судей, ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК). Дело в том, что документ будет первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Перечень унифицированных форм утвержден Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет и в помине. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.
Есть еще ст. 126 Налогового кодекса. По ней фирму могут привлечь к ответственности за «непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах». Штраф — пятьдесят рублей за каждый документ. Но ведь законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. А Положение по применению контрольно-кассовых машин к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, у налоговиков нет оснований штрафовать компанию по ст. 126 Налогового кодекса. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК).
Цена вопроса
А вот к административной ответственности директора фирмы привлечь, вероятно, удастся. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745)). И законодательством предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ). Штраф — от 2000 до 3000 руб. Так что фирма должна решить: насколько для нее существенна такая сумма.
Давайте поверим в прогресс
Как известно, современные кассовые аппараты оснащены ЭКЛЗ — электронной контрольной защищенной лентой. Она регистрирует и хранит информацию о каждом чеке, выбитом на ККМ. Причем хранение это «энергонезависимое и долговременное» (п. 1.1 Приложения N 4 «Методические указания по применению ЭКЛЗ», утвержденного ГМЭК 25 июня 2002 г. N 4/69-2002).
С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены — контрольные ленты, по заданному периоду — обобщенные отчеты. Информацию из ЭКЛЗ можно распечатать на кассовом аппарате или сохранить в электронном виде на другом носителе.
Хранить такую «электронную ленту» в отличие от ее бумажного аналога безопасно и необременительно. Если бы чиновники поверили в прогресс и решились бы отказаться от хранения «макулатуры», то вопрос о сроке хранения стал бы неважным. Небольшое электронное устройство можно беречь и год, и пять лет, и больше.
А.Игнатов
Подписано в печать
25.11.2006

Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ использование ККТ
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У порядок ведения операций по кассе
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 формы первичной документации по учету расчетов
Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 N 03-01-15/3482 не подлежит обязательному применению первичных форм

Читайте также статью ⇒ Кому не нужна онлайн-касса.

Z-отчеты онлайн-кассы

Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.

Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.

При этом существовали такие ограничения:

  • в выходной день не было необходимости обнулять кассу
  • в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.

Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.

Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах

При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.

Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

И. Башкирова

Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены

На основе Z-отчета заполнялись такие документы:

  1. КМ-4
  2. КМ-6

С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.

Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:

  • журналы кассира-операциониста
  • справки-отчеты кассира-операциониста.

Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.

Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены

Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.

Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.

Пример Положения в части документов по кассе

Порядок формирования и хранения документов: (нажмите для раскрытия)

  1. Документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, оформляются на бумажном носителе с применением компьютера и подписываются собственноручно кассиром.
  2. Кассовые документы должны оформляться кассиром или лицом, в соответствии с отдельным приказом руководителя.
  3. Документы формируются в тот день, когда проведена кассовая операция и подшиты в хронологическом порядке.
  4. Документы по кассе подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 (пяти) лет с с 01 января того года, в котором они оформлены. За их сохранность несет ответственность главный бухгалтер.

Заполнение кассовой книги

Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:

  1. Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
  2. Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
  3. Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.

Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы

Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.

Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.

По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.

При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.

Ответственность при нарушении правил работы с ККТ

Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.

Вид нарушения Для должностных лиц Для юридических лиц и ИП
Расчеты и накопление сверх установленных лимитов 4000 – 5000 руб. 40000 – 50000 руб.
Не использование ККТ в работе от 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб. от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб.
За нарушение систематического характера дисквалификация от 1 до 2 лет остановка деятельности до 90 суток
За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНС предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.
За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чека предупреждение или штраф 2000 руб. предупреждение или административный штраф 10000 руб.

Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.

Ошибка при оформлении документов в работе с ККТ

Если кассир при работе имеет ли право отказаться от формирования первичных документов форм КМ-4 и КМ-6 на основании отчета о закрытии кассы.

В ходе работы с онлайн-кассой, кассовая книга по форме КО-4остается обязательной к оформлению, а формы КМ-4 и КМ-6 регулируются локальными актами, хотя обязательность их заполнения отменена.

Читайте также статью ⇒ Снижение ЕНВД при установке онлайн-кассы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как хранятся отчеты о закрытии смены? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.

Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?

Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.

Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?

Что из себя представляет z-отчет онлайн-кассы

Данные, включаемые в z-отчет онлайн-кассы, установлены федеральным законом № 54-ФЗ. Дополнения внесены Приказом ФНС № ММВ-7-20/229. Согласно законодательству, отчет включает следующие реквизиты:

  • номер и код формы документа;
  • дата и время создания;
  • адресные данные;
  • информация о владельце (наименование, ИНН, номер кассы и фискального накопителя);
  • место проведения расчетной операции (адресные данные);
  • проведенные операции;
  • количество выбитых чеков;
  • Ф. И. О. ответственного лица (кассира), формирующего документ.

    Помимо основных параметров, итоговый отчет может содержать дополнительные сведения. Например, количество непереданных документов, время между закрытием и открытием смены, статус памяти, если она переполнена, и другое.

    Формироваться отчет может по-разному, в зависимости от модели кассы. Для закрытия смены необходимо последовательно нажать ряд клавиш. Если кассир забыл закрыть смену, нельзя пробивать чеки. Это станет причиной штрафа от налоговой за непредставление z-отчета. Сначала необходимо закрыть смену, а потом открыть новую. Только после этого можно приступать к работе.

    Нужно ли хранить отчет о закрытии смены

    С введением в оборот онлайн-касс необходимость в хранении отчетов на бумажном носителе отпадает. Вся информация автоматически сохраняется в фискальном накопителе. Сюда относятся не только отчеты о закрытии смены, но и кассовые чеки. Фискальный накопитель обеспечивает сохранность данных на протяжении 5 лет. Также стоит помнить и о том, что вся информация передается в ФНС, а значит, и там сохраняется все необходимое.

  • Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

    Поправки к закону 84-ФЗ коснулись не только сферы применения кассового оборудования, формирования и передачи чеков, но и основных отчетов. Привычные для кассиров Z-отчеты ушли в историю, но им на замену пришли отчеты о закрытии смены. Главное отличие нового фискального документа – необходимость отправки его в автоматическом режиме в адрес ФСН. Но имеется еще целый ряд особенностей его формирования и хранения.

    Новые требования закона к закрытию смены

    После утраты силы Постановления Правительства №470 с 1 июля 2017 года, что отражено в п.3 ПП № 1173 от 12.11.2016 г. , регулирующего применение КТТ с использованием бумажных контрольных лент, логически возник вопрос о формах первичных документов.

    В письме Минфина N 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняется, что постановление Госкомстата N 132 от 25.12.1998, в котором отражены положения о формах первичных документов, а также ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», регламентирующий с января 2013 г. форму первичной учетной документации, применяемых для формирования унифицированных журналов и альбомов, утратили силу и не обязательны для исполнения.

    Получается, что с переходом на онлайн версии касс организации и предприниматели не должны формировать привычный Z-отчет, сведения из которого заносились в обязательном порядке ранее в Справку-отчет кассира (ф. № КМ-6), а также в Журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-4).

    Как же тогда предпринимателям фиксировать данные по окончанию рабочего дня, смены. Ясность вносит п.4 ст.4.1 ФЗ-84, где прописан перечень и требование к формированию обязательных фискальных документов.

    При использовании онлайн кассы закрытие проводится соответствующим отчетом, обязательные реквизиты которого отражены в таблице 32 гл.II приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

    Фото 2. Основные реквизиты итогового чека в соответствии с ФЗ-84

    Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

    Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

    Таблица 1. Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета

    Наименование Отчет о закрытии смены Z-отчет
    Формирование На новых онлайн кассах при закрытии операционного периода На старых образцах ККМ
    Законодательные требования к данным Оговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы
    Реквизиты
    • название орг-ции;
    • ИНН орг-ции;
    • ИНН, ФИО кассира;
    • время, дата закрытия;
    • номер кассы;
    • адрес;
    • кол-во сформированных чеков или БСО
    • кол-во не переданных данных в ОФД*
    • время прекращения передачи данных
    • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
    • название орг-ции
    • ИН орг-ции
    • ФИО, код кассира
    • время и дата, когда сформирован Z-отчет
    • регистрационный номер ККМ
    • сумма прихода и возврата средств
    • итоги смены
    Предназначение документа
    • передача данных в ФСН;
    • автоматическое перенесение в бух. учет
    • обнуление данных на ККМ;
    • перенесение данных в ф. КМ-6 и ф. КМ-4
    Хранение документа в ФН до 30 дней*** на бумажном носителе до 5 лет

    *при автономном режиме не включаются в отчет;

    **не являются обязательными реквизитами, формирование зависит от типа ККМ;

    ***отчет распечатывается при желании владельца кассы

    Как видим, отличаться старые и новые отчеты на практике будут незначительно. Поэтому у кассиров не должно возникнуть трудностей с их формированием.

    Продолжительность смены

    Начинается работа с онлайн кассой с формирования отчета об открытии смены. После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

    Важно! В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 формирование чека онлайн кассы о продажах не может происходить позднее 24 часов после закрытия предыдущей смены.

    Соответственно, продолжительность не должна превышать одних астрономических суток.

    Такие требования связаны с особенностями фискальных накопителей. В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

    Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

    Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу.

    Особенности формирования и применения отчета

    После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала. Но никто не запрещает предпринимателям вести самостоятельно такую кассовую документацию. Новый отчет о закрытии смены имеет все данные для заполнения таких документов.

    Обязательное требование к новому документу – осуществление передачи данных в автоматическом режиме в адрес ФНС. С этой задачей прекрасно справляется ФН, встроенный в онлайн кассу. Сформированный документ должен храниться в памяти ФН не менее 30 суток. Поэтому при проблемах с интернетом данные передаются автоматически при появлении связи.

    Справка! При отсутствии передачи чеков на протяжении более 30 дней, касса блокируется.

    Избежать такого казуса можно, если регулярно проверять кол-во не отправленных в адрес ОФД чеков. И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

    Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

    • дата и время первого не переданного ФД;
    • количество не отправленных чеков.

    Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

    Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1». А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

    Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО. Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

    Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

    Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

    В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

    Как работать с разными моделями онлайн касс, закрывая смену

    Формироваться отчет о закрытии кассы на новых онлайн кассах может по-разному. В большинстве случаев кассиру необходимо выполнить ряд операций, предусмотренных программой оборудования, то есть в определенной последовательности нажать копки на аппарате или сенсорном экране, выбирая необходимые позиции в меню.

    Познакомьтесь с алгоритмом формирования отчетного чека на кассе Атол в видео:

    На оборудовании Меркурий процедура закрытия смены на порядок проще и логичнее, что видно из видео-инструкции: