На что можно тратить деньги из кассы?

На что можно потратить наличные деньги в кассе

На что можно потратить наличные из кассы, прописано в указаниях Центробанка. За нецелевое использование денег компанию могут оштрафовать налоговики и обслуживающий банк. Штрафы ИФНС можно оспорить.

Если организация не продает товары за наличный расчет, она вправе работать без кассового аппарата. Несмотря на это большинство организаций так или иначе сталкивается с наличными деньгами в процессе своей деятельности. Из кассы выдают авансы подотчетным лицам, материальную помощь работникам, нередко и заработную плату. Рассмотрим, все ли расходные операции с наличкой правомерны.

Один из способов пополнения кассы — снятие денег с расчетного счета организации. Торговые компании чаще всего получают наличку от покупателей. Кроме того, деньги в кассу предприятия могут поступить от подотчетных лиц в виде возврата денежного аванса или от учредителей в качестве займа.

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Чтобы правомерно выдать наличные деньги из кассы, нужно определиться с источником их поступления. С осторожностью стоит расходовать торговую выручку: деньги от продажи товаров, работ, услуг закон разрешает выдавать из кассы лишь на определенные цели (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

  • выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
  • закрыть задолженность перед поставщиком;
  • выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) — если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
  • выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
  • выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.

Приведенное правило расходования наличности распространяется как на юридические лица, так и на ИП. Индивидуальные предприниматели также вправе брать деньги из выручки на личные нужды.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Если работник компании не является резидентом России, то выдавать ему зарплату из кассы нужно с осторожностью. Дело в том, что расчеты с нерезидентами признаются валютными операциями, это устанавливает Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе приведен перечень операций по расчетам между компанией-резидентом и сотрудниками-нерезидентами. В этом перечне нет операции по выдаче зарплаты нерезиденту наличными средствами. В то же время закон не содержит прямого запрета на выдачу зарплаты из кассы. Нет подобных ограничений и в Трудовом кодексе.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013, определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет. Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет.

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

Чтобы получить подотчет до 19 августа 2017 года, сотрудник должен был:

  • отчитаться по предыдущему авансу;
  • написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

С 19 августа заявление на выдачу подотчета стало необязательным, теперь достаточно приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У, который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Выдавать наличку под отчет компания вправе на любой срок, который закреплен в учетной политике. Законодательство не ограничивает также и сумму, которую можно выдать подотчетному лицу.

Важно! Правила, по которым подотчет выдается из кассы, закреплены в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Оказать материальную помощь сотрудникам

Выплату материальной помощи чаще всего нельзя спланировать заранее. Компания оказывает материальную помощь своим сотрудникам в связи со смертью родственников, рождением детей, свадьбой и другими событиями, которые сложно прогнозировать. Именно поэтому очень часто материальную помощь выдают из кассы.

Выдать материальную помощь организация вправе из торговой выручки, находящейся в кассе предприятия. Центральный банк в своих Указаниях от 7 октября 2013 г. № 3073-У разрешает расходовать выручку на социальные выплаты. Материальная помощь как раз относится к социальным выплатам (п. 90 Приказа Росстата от 26 октября 2015 г. № 498).

Вернуть долг поставщику

Оплатить задолженность поставщику можно, выдав его представителю деньги из кассы предприятия. Наличная выручка подходит для этих целей.

Исключение составляет только арендный платеж: такую задолженность за недвижимость оплатить арендодателю из наличной выручки нельзя (п. 4. Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Для погашения долга придется заказать деньги в банке, оприходовать их в кассу и только потом рассчитаться с арендодателем.

Чтобы у налоговиков не было претензий, при расчете наличными с поставщиком соблюдайте такие несложные правила:

  • Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
  • Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
  • Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Если компания решит предоставить заем наличными сотруднику, учредителю или юридическому лицу, придется снять деньги на эти цели с банковского счета. Выдавать земные средства из наличной выручки законом запрещено (п. 4 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Дивиденды в 2017 году также не входят в список разрешенных наличных расходов компании (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Таким образом, выплатить дивиденды учредителям из наличной выручки нельзя, но доходы можно выдать из других наличных средств. Например, заказать деньги в банке или выдать дивиденды из налички, возвращенной подотчетным лицом.

Из этого правила есть важное исключение. Акционерным обществам запрещено выдавать дивиденды из кассы независимо от того, из какого источника поступили наличные деньги (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдать деньги на личные нужды директора

Все доходы компании считаются ее собственностью. Руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать наличность и тратить деньги на личные нужды. Все расходы предприятия должны быть обоснованы. Это касается любых расходов, оплаченных наличными средствами, а также безналичных расчетов.

У индивидуального предпринимателя подобных ограничений нет. ИП вправе брать деньги из кассы и расходовать их на личные нужды (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Здесь подойдет любая наличность, в том числе и выручка бизнесмена.

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью. Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

Помимо инспекторов, порядок работы с наличными средствами может проверить обслуживающий банк. Если в договоре на банковское обслуживание предусмотрены взыскания за кассовые нарушения, то организации придется заплатить штраф банку.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

  • от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
  • от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

  • превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
  • деньги не оприходованы в кассу;
  • превышен лимит кассы.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева

Финансовый контроль над строительством и геологоразведочными работами наряду с органами Министерства финансов СССР проводит также Стройбанк СССР (или Госбанк СССР). Наиболее важна проверка соблюдения правил финансирования капитальных вложений использования ассигнований, направляемых в капитальное строительство выполнения планов капитальных работ и ввода в действие производственных мощностей обеспечения строек проектами и сметами расходования денежных средств и материальных ресурсов выполнения планов мобилизации внутренних ресурсов.  
Бухгалтерия треста осуществляет бухгалтерский учет деятельности треста и контроль за расходованием денежных средств и материальных ресурсов. Бухгалтерией составляются бухгалтерские отчеты и балансы по тресту.  
На основании данных прогнозного баланса рассчитываются показатели финансового состояния предприятия. Выбор показателей для расчета осуществлялся таким образом, чтобы рассчитываемые показатели максимально полно отражали результаты деятельности предприятия и его финансовое состояние, а группы показателей минимально коррелировали между собой. По нашему мнению, указанный способ отбора показателей обеспечивает максимальную объективность при оценке эффективности расходования денежных средств При решении задачи оптимизации расходования свободных денежных средств использовались следующие показатели  
При расчете результатов принятия решений о расходования денежных средств по тем или иным направлениям были сделаны следующие допущения  
Руководителям компании следует договориться с банком о возможности овердрафта либо попытаться улучшить структуру денежных потоков, либо сократить расходование денежных средств. Рассматривая этот вопрос более внимательно, можно убедиться в том, что дефицит денежных средств обусловлен крупными капиталовложениями, которые планируется осуществить в III и IV кварталах. Можно ли их отложить Или необходимые активы можно приобрести способом, который не требует столь крупных разовых денежных выплат (например, путем лизинга) Дополнительное финансирование за счет выпуска акций или облигаций в данном случае вряд ли возможно, поскольку эмиссия требует продолжительной подготовки, а дефицит денежных средств ожидается в ближайшем будущем. Информация о ликвидности жизненно важна для организаций, и это как раз те сведения, которые содержатся в бюджетах денежных средств.  
Руководит деятельностью планово-экономического отдела его начальник, который несет ответственность перед генеральным директором за правильность, целесообразность и подотчетность расходования денежных средств фирмы в целом и своего подразделения — в частности. Эта служба сориентирована на информационное обслуживание внутренних пользователей.  
В настоящее время затраты УОК контролируются планово-экономическим отделом. Любое направление расходования денежных средств центром доходов нуждается в одобрении начальника ПЭО. Руководитель УОК не заинтересован в снижении затрат своего подразделения, так как их экономия никак не поощряется. Им не инициируются предложения, направленные на уменьшение арендуемых площадей, занимаемых сегментом, на выявление оптимальных размеров рекламных расходов не проводится анализ целесообразности тех или иных командировок и т. д. На суммы, сэкономленные в текущем месяце, не увеличивается размер допустимых расходов следующего месяца. Перерасход средств против размера, установленного бюджетом, напротив, учитывается при составлении плана работы подразделения на следующий месяц возможные расходы сегмента корректируются в сторону уменьшения.  
Это означает, что поступления и расходования денежных средств подпадают под жесткий контроль со стороны финансовой службы, обеспечивающей выполнение обязательств данного предприятия перед рабочими и служащими по оплате труда, государством и внебюджетными фондами — по налогам и неналоговым платежам, банками — по возврату кредитов и оплате процентов по ним, различными кредиторами и акционерами.  
Следовательно, необходим постоянный контроль за поступлением и расходованием денежных средств. Для этого должен составляться платежный график, в котором видны приходы и расходы денежных средств, их остатки на каждый день, а также разрывы. Такая ритмичность дает возможность урегулировать отношения как с покупателями, так и с поставщиками, а также учесть налоговый календарь. К сроку выплаты заработной платы или к сроку погашения банковских кредитов у предприятия всегда имеется достаточно средств для выполнения своих обязательств. В то же время минимизируется и потребность в банковском кредите.  
Ч> поступления денежных средств от покупателей продукции (работ, услуг) как по сумме, так и по срокам Ч> расходования денежных средств по оплате продукции (работ, услуг) сторонних организаций также находятся в соответствии с установленными сроками и суммами  
Если ведется раздельный учет денежных средств по каждому виду деятельности, то особых трудностей при разделении остатков денежных средств не будет. Если же, наоборот, движение денежных средств по этим видам деятельности осуществляется на общем расчетном счете и в общей кассе, то достаточно показать разность нарастающим итогом между общим поступлением и общим расходованием денежных средств по каждому виду деятельности.  
Государственный бюджет — основной финансовый план государства, имеющий силу закона утверждается законодательными органами власти — парламентами. В России утверждается Государственной Думой и Советом Федерации, подписывается Президентом РФ. Выражает экономические денежные отношения, опосредующие процесс образования и использования централизованного фонда денежных средств государства. Бюджет государства — основное орудие перераспределения национального дохода. Государственный внебюджетный фонд — форма образования и расходования денежных средств, образуемых вне федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации.  
Секвестр — пропорциональное снижение государственных расходов по всем статьям бюджета (кроме защищенных) в течение времени, оставшегося до конца года. Система цен — совокупность различных видов цен (оптовых, закупочных, розничных и др.), находящихся в тесной взаимосвязи и взаимозависимости. Смета — финансовый документ, содержащий информацию об образовании и расходовании денежных средств в соответствии с их целевым назначением. Смета расходов и доходов — финансовый план учреждения (организации), осуществляющего некоммерческую деятельность.  
В финансовом анализе и менеджменте различают такие понятия, как валовой и чистый денежные потоки. Валовой денежный поток — это совокупность всех поступлений и расходования денежных средств в анализируемом периоде. Чистый денежный поток — ото разность между положительным и отрицательным потоками денежных средств.  
На основании приведенных данных можно сделать вывод, что за отчетный год период нахождения капитала в денежной наличности уменьшился на 0,3 дня, что следует оценить положительно. При отсутствии наличия просроченных платежей это свидетельствует об организации более планомерного поступления и расходования денежных средств, т.е. о лучшей сбалансированности денежных потоков.  
Для анализа реального движения денежных средств, оценки синхронности поступления и расходования денежных средств, увязки полученного финансового результата с состоянием денежных средств в организации необходимо выделить и проанализировать все направления поступления (притока) денежных средств, а также их выбытия (оттока) (см. рис. 60).  
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии до передачи их в кассу в специальном журнале. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств заносятся в кассовую книгу, которая должна быть соответствующим образом оформлена.  
Основная цель управления денежными потоками — обеспечение финансового равновесия организации в процессе ее развития путем балансирования объемов поступления и расходования денежных средств и их синхронизации во времени.  
На основе полученных результатов проводится выбор наилучших форм их организации с учетом условий и особенностей хозяйственной деятельности организации, а затем разрабатываются планы поступления и расходования денежных средств на перспективу с целью обеспечения постоянной платежеспособности.  
Государственный бюджет представляет собой фонд финансовых ресурсов, форму образования и расходования денежных средств, предназначенных для финансового обеспечения деятельности органов государства и местного самоуправления.  
Федеральный (государственный) бюджет есть форма образования и расходования денежных средств, предназначенная для обеспечения задач и функций, отнесенных к предметам ведения Российской Федерации. Соответственно бюджет субъекта РФ (региональный бюджет) предназначен для обеспечения задач и функций, отнесенных к пред-  
В ф. № 4 Отчет о движении денежных средств отражаются наличие, поступление и расходование денежных средств организации от текущей, инвестиционной и финансовой деятельности, оценивается их изменение по состоянию на конец года в сравнении с началом года.  
Цель анализа денежных потоков — получение необходимого объема их параметров, дающих объективную, точную и своевременную характеристику направлений поступления и расходования денежных средств, объемов, состава, структуры, объективных и субъективных, внешних и внутренних факторов, оказывающих различное влияние на изменение денежных потоков.  
Второй этап— изучение динамики объема отрицательного денежного потока организации (оттока денежных средств), а также его структуры по направлениям расходования денежных средств.  
С помощью прогноза движения денежных средств можно оценить, сколько денежных средств необходимо вложить в хозяйственную деятельность предприятия, синхронность поступления и расходования денежных средств, а значит — проверить будущую ликвидность предприятия.  
Метод бюджетирования основан на планировании поступления и расходования денежных средств, в том числе от основной, инвестиционной и финансовой деятельности, подробно описанный О.Ф. Ефимовой и Н.А. Русак и др. Расчет отклонений между поступлением и выплатами показывает планируемое изменение денежных средств и создает основу для принятия соответствующих управленческих решений. Прогнозирование денежных потоков позволяет определить размеры избытка или недостатка денежной наличности в обороте предприятия. Реальность прогнозов поступления и расходования денежных средств зависит от степени их неопределенности.  
Понятно, что развитие предприятия сопряжено с расходованием денежных средств, а их удельный вес в собственных финансовых ресурсах оказывает существенное влияние, поскольку конечная величина собственных денежных средств непосредственно зависит от начисленного к выплатам распределенного дохода и самой выплаты в денежной форме.  
Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.  
Статистические методы позволяют осуществлять контроль за поступлением доходов и расходованием денежных средств государственного бюджета, изучать структуру и динамику бюджетных статей, анализировать в динамике соотношение отдельных статей, выявлять закономерности распределения и характеризовать связи между показателями доходов и расходов.  
Статистика внебюджетных фондов изучает закономерности формирования и расходования денежных средств фондов в связи с социально-экономическим назначением каждого из них. Задача статистики внебюджетных фондов — определение объема, динамики, структуры доходов и расходов различных фондов, соотношений отдельных источников доходов (направлений расходов) и анализ эффективности функционирования фондов.  
Поступление и расходование денежных средств Пенсионного фонда РФ составили в 1997 г. (млрд руб.)  
Статистика изучает источники поступления средств Фонда социального страхования Российской Федерации, направления расходования денежных средств, динамику общего объема поступлений и расходов, структуру и структурные сдвиги, происходящие в составе источников поступлений и расходования денежных средств фонда.  
Для характеристики расходования денежных средств Фонда социального страхования статистика рассчитывает показатель общего объема израсходованных денежных средств, в том числе ряд показателей, отражающих использование денежных средств фонда по направлениям.  
Система статистических показателей Фонда занятости населения отражает общий объем поступления (расходования) денежных средств, в том числе по источникам поступления (направлениям расходов). В задачу статистического изучения функционирования Фонда занятости населения входят изучение динамики показателей поступления (расходования) денежных средств фонда, изучение состава, структуры и структурных изменений отдельных составляющих поступлений (расходов) фонда, отражение общих закономерностей формирования фонда.  
Сумма проданной иностранной валюты включается в данные, характеризующие расходование денежных средств по текущей деятельности, по соответствующему направлению расходования.  
В бухгалтерской отчетности должны быть раскрыты данные о движении денежных средств в отчетном периоде, характеризующие наличие, поступление и расходование денежных средств в организации.  
Сальдо 50 (начальное) Оборот 1200 (поступление денежных средств) Оборот 1160 (расходование денежных средств) Сальдо 50 (начальное) Оборот 1200 (поступление денежных средств) Оборот 1160 (расходование денежных средств)  
Задача оптимизации расходования денежных средств (ОРДС) решалась на основании данных бюджета одного из предприятий нефтяного и газового машиностроения Республики Башкортостан. В ходе составления бюджета была определена сумма свободных денежных средств, подлежащая распределению после произведения всех обязательных расходов — А. В качестве направлений расходования свободных денежных средств были выбраны следующие  
Определять оптимальную структуру направлений расходования денежных средств целесообразно исходя из значений введеных параметров к.ц, ки,. .., к — Комплексная оценка оптимальности структуры баланса производится с использованием финансовых коэффициентов — показателей финансового состояния предприятия, которые рассчитываются па основании данных финансовой отчетности. Изменение переменных X, отражающих направление использования свободных денежных средств, влияет на величину отдельных показателей (строк) финансовой отчетности, которые в свою очередь влия-ют на изменение финансовых коэффициентов — параметров К, Необходимо отметить, что при изменении переменных X, основная часть показателей финансовой отчетности остается неизменной, следовательно, изменение величины параметров К в зависимости от изменения переменных X возможно описать следующими уравнениями  

На что нельзя выдавать наличные из кассы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июня 2017 г.

Содержание журнала № 13 за 2017 г.Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению В таблице, приведенной в статье, показано, какие деньги и на какие цели можно/нельзя выдавать из кассы в соответствии с правилами наличных расчетов, утвержденными ЦБ. Важно помнить, что некоторые расходы из кассы организации могут привести к штрафу.

На какие расчеты наличные — только из банка

Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблицып. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее — Указание № 3073-У).

№ строки Направления расходования денег, имеющихся в кассе Источник денег в кассе
Наличная выручка (поступления от реализации товаров, работ, услуг) Наличные, снятые с банковского счета Все прочие поступления в кассу
1 Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы.
Выдача наличных денег работникам под отчет на любые цели (кроме расчетов, указанных в строке 2).
Выплаты социального характера (включая пособия по обязательному соцстрахованию) работникам и иным физлицам.
Оплата товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг, в том числе по гражданско-правовым договорам с физлицами (кроме расчетов, указанных в строке 2).
Возврат покупателям денег за оплаченные ими ранее наличными и возвращенные вам впоследствии товары, невыполненные работы, неоказанные услуги (кроме расчетов по договору аренды недвижимости).
Выдача наличных при ведении операций банковским платежным агентом (субагентом)
Можно Можно Можно
2 Расчеты (включая и те, что проводит ваш подотчетник) с организацией, ИП, физлицом:
•по договорам аренды недвижимости;
•по операциям с ценными бумагами;
•по выдаче и/или возврату займов и процентов по ним
Нельзя Можно Нельзя
3 Все прочие расходы из кассы Нельзя Можно Можно

Внимание

Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора арендып. 6 Указания № 3073-У.

Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок. И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности.

При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости.

При этом учтите, что:

•расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т. д.;

•расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.

Внимание

Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют. Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.

Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести. Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы. И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.

Наличную выручку тратим строго по списку

Наличные поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (далее — наличная выручка) можно расходовать только на цели, указанные в строке 1 нашей таблицып. 2 Указания № 3073-У.

Формально к наличной выручке не относятся авансы, так как на момент их получения товары еще не проданы, работы не выполнены, услуги не оказаны. Но нельзя исключить, что налоговики при проверке приравняют авансы к выручке. Поэтому безопаснее их тоже тратить только по «целевому» перечню.

Если вы используете наличную выручку для оплаты аренды недвижимости, то от штрафа, может быть, и получится отбиться, но только через суд

Пройдемся по тем расходам из строки 1, возможность оплаты которых из наличной выручки обычно вызывает вопросы.

Выплаты социального характера. Как определить, имеет ли та или иная выплата социальный характер? В самих правилах наличных расчетовУказание № 3073-У это понятие не раскрывается.

Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических формпп. 90, 91 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498 (далее — Порядок). Но не обязательно ограничиваться только ими. Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылаютп. 2 Указания № 3073-У (в отличие от порядка ведения кассовых операцийабз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым.

Поэтому если выплата названа социальной в любом другом нормативно-правовом акте, то ее можно выдать из наличной выручки. Пример — пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. По правилам заполнения статформ они не входят в состав выплат социального характерап. 90, подп. «б», «в» п. 91 Порядка. Но по Закону они относятся к выплатам в рамках обязательного социального страхованияподп. 5—8 п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 № 165-ФЗ. Это позволяет считать, что выплата таких пособий имеет социальный характер.

Будьте внимательны с матпомощью. Так, один суд признал неправомерной выдачу из наличной выручки матпомощи ко дню рожденияПостановление 9 ААС от 23.03.2017 № 09АП-7557/2017-АК. Он решил, что она не является выплатой социального характера, поскольку «не направлена на удовлетворение потребностей работника в дополнительной социальной защите и не носит компенсационного характера». Поэтому безопаснее выдавать из наличной выручки только такую матпомощь, которая должна поддержать человека в трудной ситуацииподп. «у», «ч» п. 90 Порядка.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Часто выплачиваются вместе с зарплатой, но не относятся ни к ней, ни к социальным выплатам и поэтому не могут быть выданы из наличной выручки:

•алименты;

•компенсация работнику за использование им в работе своего имущества (она не является и оплатой услуг, на которую допускается тратить наличную выручку, так как выплачивается в соответствии с Трудовым кодексомст. 188 ТК РФ, а не с Гражданским кодексом).

В нашей таблице эти выплаты попадают в категорию «Все прочие расходы из кассы» (строка 3).

Командировочные. Прямо они не названы в перечне расходов, на которые разрешено тратить из кассы наличную выручку. Из-за этого один суд решил, что выдавать командировочные из наличной выручки нельзяПостановление 9 ААС от 25.10.2016 № 09АП-48317/2016. Но это весьма спорный вывод. Выплата командировочных не названа отдельно потому, что попадает в категорию «выдача работникам под отчет», конечно, если деньги, как и положено, выдаются до начала командировкип. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. А наличные под отчет можно выдать и из выручки.

Возмещение сумм, потраченных в интересах фирмы. Это возмещение директору, другому работнику, учредителю:

•перерасхода подотчетных сумм на основании утвержденного руководством авансового отчета;

•сумм, потраченных ими в интересах организации, когда деньги под отчет не выдавались. Сюда же относится и возмещение командировочных расходов по окончании командировки, аванс на которую не был выдан.

Здесь ситуация такая же, как с командировочными.

С одной стороны, есть судебное решение о том, что возмещение перерасхода подотчетнику из наличной выручки неправомерноПостановление 9 ААС от 18.10.2016 № 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016. Основывался суд лишь на том, что этот вид выплат прямо не указан в списке целей, на которые можно тратить выручку, и к выдаче под отчет не относится.

С другой стороны, такое возмещение относится к имеющейся в списке выдаче наличных на оплату фирмой необходимых ей товаров, работ, услуг. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от ее именип. 1 ст. 182, пп. 1, 2 ст. 183 ГК РФ.

Особая ситуация: возмещение физлицу расходов, наличные на оплату которых следует снимать со счета в банке (строка 2 нашей таблицы). Если сделать это из наличной выручки или из иных (то есть не со счета) поступлений в кассу, инспекция наверняка расценит это как нарушение.

Дивиденды (в ООО). Они не подпадают ни под одно из направлений расходования в строке 1, относятся к группе «Все прочие поступления в кассу» (строка 3 таблицы). Выплачивать их из наличной выручки нельзяПостановление 3 ААС от 01.04.2016 № А33-27288/2015. Нужно использовать иные поступления в кассу или снять деньги со счета.

Выплаты комитенту (принципалу). Посредник, который по поручению комитента (принципала) продает его товары, работы, услуги, может тратить вырученные за них наличные только на расходы из строки 1 нашей таблицы. И среди них нет такой статьи, как передача выручки комитенту (принципалу). То есть нужно сначала эти деньги сдать в банк и затем либо снять и выдать наличными, либо перечислить со счета. Причем независимо от того, чьи товары (работы, услуги) вы продаете — организации, ИП или физлица.

Будет ли штраф за нарушение этих ограничений

Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч. 1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения. Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных денегч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Напомним, свободные деньги — это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организацииабз. 7 п. 2 Указания № 3210-У. Но организация выдала их из кассы с нарушением правил. А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные. Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.

Внимание

Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

•для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;

•для должностного лица — от 4000 до 5000 руб.

Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершенияч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.

И лишь изредка суды не копают так глубоко и указывают: расходование не на те цели или не из тех источников не названо в ч. 1 ст. 15.1 КоАП, — значит, штрафа за это быть не должносм., например, Постановления 9 ААС от 03.04.2017 № 09АП-5759/2017; 10 ААС от 07.09.2015 № А41-27520/15.

Грозит ли штраф малым предприятиям

Малые предприятия вправе работать без лимита, то есть хранить деньги в кассе в любой сумме, не сдавая их в банкабз. 10 п. 2 Указания № 3210-У. Если организация пользуется этим правом, то свободных (то есть сверхлимитных) наличных у нее в принципе не бывает. И в случае неправильного расходования денег из кассы оштрафовать ее за нарушение порядка хранения свободных наличных, получается, нельзя. Но рассчитывать на это опасно. Один суд этот аргумент не принял, оставив постановление о штрафе в силеПостановления 17 ААС от 21.10.2016 № 17АП-11503/2016-АКУ, от 21.10.2016 № 17АП-11486/2016-АКу.

Все остальное тратим как хотим?

Все поступления в кассу, не являющиеся наличной выручкой, можно выдавать на что угодно (кроме, разумеется, расчетов из строки 2 нашей таблицы). Это, в частности, следующие поступления:

•полученные и возвращенные займы, проценты по ним. Вопреки расхожему мнению, их не обязательно вносить на счет — можно расходовать из кассы сразу;

•внесенные наличными оплата взноса в уставный капитал, вклад участника в имущество общества;

•возврат авансов от покупателей и переплат от поставщиков;

•возмещение работниками недостач и возвраты ошибочно выплаченных им сумм;

•безвозмездно полученные деньги;

•возврат подотчетниками неизрасходованных сумм. Однако это не означает, что можно выдать наличную выручку якобы под отчет, спустя время получить эти деньги обратно в кассу как неизрасходованные и тратить на запрещенные для наличной выручки цели. Инспекторы в случае проверки наверняка будут настаивать, что наличная выручка не перестала быть выручкой от того, что несколько дней хранилась не в кассе, а у работника.

Причем налоговикам уже удавалось добиться штрафа в аналогичной ситуации: «сверхлимит» остатка кассы был выдан якобы под отчет на хозрасходы, но работник эти деньги ни на что не потратил. Инспекторы расценили это как искусственное занижение остатка кассы для того, чтобы не сдавать сверхлимитную сумму в банк. И некоторые суды их поддержалиРешения Свердловского облсуда от 31.05.2016 № 72-733/2016; АС Свердловской области от 14.07.2015 № А60-27274/2015. Правда, есть и такие, которые не увидели в этом оснований для штрафаПостановление 9 ААС от 27.07.2016 № 09АП-30308/2016.

В обычной хозяйственной ситуации (когда работник получил деньги из наличной выручки под отчет, часть потратил, а не пригодившийся остаток вернул) к вам вряд ли будут претензии из-за расходования этого остатка на цели из строки 1 нашей таблицы.

* * *

Нередкая ситуация: покупатель расплатился картой, потом вернул товар и настаивает на том, чтобы деньги ему вернули наличными. Если необходимо пойти ему навстречу, то из наличной выручки в этом случае выдать деньги нельзяп. 2 Указания № 3073-У. Можно выдать их только из других сумм — поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т. д.

Если же вернувший товар человек купил его у вас за наличные, а деньги просит перечислить ему на банковскую карту, это можно сделать — запрета нет.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «ККТ / касса / платежные агенты»:

2020 г.

  1. Оформляем «процентный» чек ККТ, № 2

2019 г.

  1. Образцы возвратных чеков, № 21
  2. Онлайн-ККТ: разъяснения ФНС, № 20
  3. Используем онлайн-кассу правильно, № 18
  4. Применение ККТ: вовремя и без ошибок, № 17
  5. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
  6. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
  7. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1