Командировка за счет средств

Как издать приказ на командировку по форме Т-9 или Т-9а

Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

  • Служебное задание.
  • Командировочные удостоверения.
  • Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. Как правильно оформить командировку описано в пошаговой инструкции.

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9 в формате Pdf.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а в формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9

Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.

В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.

Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.

После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.

Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.

Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.

Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.

Внимание! Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.

На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.

Это могут быть:

  • График командировок.
  • Служебное задание.
  • Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.

После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Этот бланк оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.

Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.

Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.

Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.

В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.

Во второй строке отражаются их табельные номера.

Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.

Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.

Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.

В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.

Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.

После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель компании.

Командировка за счет принимающей стороны

Стремление организации к постоянному развитию и поддержанию конкурентоспособности в условиях постоянно меняющегося характера рыночной среды, обуславливает желание компаний обмениваться знаниями и опытом. Передача накопленной ценной информации реализуется посредством направления работников предприятия в командировки. Нередко поездки осуществляются за счет принимающей стороны. Что именно входит в обязанности принимающей стороны, какие расходы она компенсирует и как оформить командировку подчиненного, расскажет представленная статья.

Порядок оформления командировки за счет принимающей стороны

Командировка сотрудника за счет принимающей стороны регламентируется аналогичными нормативно — правовыми актами, как и стандартная служебная поездка работника. Однако, перед направлением подчиненного в командировочную поездку, которая финансируется за счет другой организации, следует заключить договор сторон. Соглашение участников сделки подтвердит готовность принимающей организации взять все расходы на себя.

Если командировка оформлена за счет принимающей стороны, то в содержании соглашения отмечаются:

  • Нюансы организации служебной поездки работника;
  • Даты начала и окончания командировки;
  • Условия оплаты проезда, питания и проживания.

Во избежание разногласий, требуется уделить особое внимание затратам, которые готова компенсировать принимающая сторона. Например, если принимающая организация согласилась возместить расходы, тогда уточняется какой транспорт будет использоваться для переезда работника к месту назначения, место расселения и где можно будет осуществить прием пищи.

После заключения договора между сторонами сделки, на предприятии разрабатывается и издается приказ от имени руководителя компании. Распоряжение работодателя является основополагающим документом для направления работника в командировочную поездку. Решение о необходимости оформления других сопутствующих документов принимается руководителем организации самостоятельно.

Первостепенными и обязательными для оформления командировки работника за счет принимающей стороны являются два документа: договор участников сделки и приказ руководителя.

Структура и содержание приказа на командировку за счет принимающей стороны:

  • Название предприятия;
  • Порядковый номер, дата и место составления распоряжения;
  • Персональные данные и должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • Место направления (город, наименование принимающей компании и ее юридический адрес);
  • Продолжительность служебной поездки с указанием даты отъезда и возвращения;
  • Важно отметить, кто будет финансировать поездку сотрудника;
  • В завершении документ подписывается работодателем и направляемым в командировку подчиненным.

Встречаются ситуации, когда работодатель принимает решение об отсутствии необходимости в оформлении дополнительных документов для командировки сотрудника за счет принимающей стороны. В числе таких документов служебное задание, командировочное удостоверение, служебная записка, тогда цели и задачи командировки, которые должен выполнить работник, отмечаются в содержании приказа.

Если служебная поездка финансируется за счет принимающей стороны, то по окончании командировки не оформляется авансовый отчет, а также сотрудник не должен предоставлять директору документы, подтверждающие сумму расходов. Единственным отчетом, который может быть затребован работодателем, является отчет о выполненной работе.

Нужно ли платить суточные?

Несмотря на тот факт, что принимающая сторона обязуется возместить все понесенные работником расходы во время командировки, ответственность за выплату суточных возлагается на руководителя предприятия. Чтобы определить сумму суточных выплат, требуется произвести расчет.

Правила и порядок расчета:

  • Требуется установить длительность расчетного периода. Если работник, направляемый в командировку, отработал более 12 месяцев на предприятии, вычисляется общее число отработанных дней за этот период. Если меньше, тогда определяется общее количество дней за конкретный срок работы. Учету не подлежат дни, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (период нетрудоспособности, отпускные дни);
  • Определяется совокупный заработок работника за отработанный период времени. В расчет не берутся отпускные выплаты, пособие по нетрудоспособности, премиальные;
  • Рассчитывается среднедневной заработок подчиненного;
  • Устанавливается число дней, в течение которых сотрудник пребывал в командировке за счет принимающей стороны.

Кроме того, руководитель предприятия, которое выступает в качестве направляющей стороны, обязан компенсировать сотруднику непредвиденные затраты и расходы, не оговоренные в договоре. Единственным случаем, когда работодатель освобождается от уплаты суточных выплат, являются ситуации, при которых служебная поездка длилась один день.

Помимо определения суммы суточных выплат, требуется обратить внимание на условия налогообложения. Законодательно установлено, что в случае, если размер суточных не превышает установленные пределы, налоговые сборы не взимаются и страховые отчисления в ФСС и ПФР не уплачиваются. Установленные законом пределы равняются 700 рублям в случае командировки в пределах России и 2500 рублей, если место назначения служебной поездки находится за границей.

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Трудовой кодекс РФ

Поездка не будет считаться командировкой, если:

  • проходит в рамках одного дня;
  • имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2020 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

  • проезд до места назначения;
  • аренда жилья;
  • другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2020 г. №03-03-06/57885).

Письмо Минфина 03-03-06-57885

Также работнику начисляют суточные.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

Как в табеле отметить командировку? Читайте об этом на нашем сайте.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте .

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

  • договор между компаниями;
  • приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

  • Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя. Затраты на проезд включают: оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда.
  • Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора: оплату проживания в гостинице «Мир» в стандартном одноместном номере.

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2020 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • место назначение и срок поездки;
  • цель командировки.

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

  • Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
  • Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
  • Вычислить средний заработок за день.
  • Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2020 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Месяц Заработок за месяц, руб. Количество отработанных за месяц дней
Июль 2000 14
Август 1000 10
Сентябрь 7000 14
Октябрь 6500 15
Ноябрь 3000 14
Декабрь 7500 14
Январь 8000 18
Февраль 4000 10
Март 5000 14
Апрель 6000 14
Май 7000 14
Июнь 3000 9

Кроме того, у работника был отпуск 14 дней и 7 дней больничного. Июль и август работал совместителем. После чего уволен, а с сентября принят в штат. Получил 2000 рублей отпускных. Командировка длилась с 17 по 25 июля, то есть 9 дней, но в это время было 2 выходных, во время которых сотрудник не привлекался к работе. То есть рабочих дней было 7.

Сумму отработанных дней считают за 10 месяцев, так как первые два были отработаны совместителем с последующим увольнением.

Если бы в штат работника приняли без увольнения, считали бы дни за 12 месяцев.

14+15+14+14+18+10+14+14+14+9-14 (отпуск)-7 (больничный)=115 дней.

Заработок за год также считают без первых двух месяцев:

7000+6500+3000+7500+8000+4000+5000+6000+7000+3000-2000 (отпускные)=57000 рублей.

Сумма командировочных:

57000 (заработок за 10 месяцев)/115 (отработанные за 10 месяцев дни)*7 (длительность командировки)=3470 рублей.

В случае, когда суточные выплаты значительно меньше среднего заработка за месяц, можно производить доплату, предусмотренную коллективным или трудовым договором, нормативным актом предприятия.

Суточные за день командировки на территории России не должны быть больше 500 рублей, за границей – 2500 рублей.

Жилье и транспорт в командировке

Расходы на жилье возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки, если работник предоставляет документы, подтверждающие оплату жилья.

При отсутствии документов выплачивают 12 рублей в сутки.

Проезд к месту командировки оплачивают в фактическом размере, возмещают затраты на обязательное личное страхование пассажиров, плату за постельное белье в поезде, оформление проездных документов.

Затраты на транспорт оплачивают таким образом:

Вид транспорта Максимальная оплачиваемая предприятием комфортабельность Расчет стоимости без подтверждающих документов проводят согласно данных о цене билетов таких категорий
железнодорожный купе в скором фирменном поезде плацкартный вагон пассажирского поезда
морской каюта пятой группы каюта десятой группы
речной каюта второй категории каюта третий категории
воздушный экономкласс экономкласс
автомобильный средства общего пользования (исключая такси) автобус общего типа

Если командируемый отправился на своем личном транспорте, то пишут служебную записку в произвольной форме, к ней прилагают путевой лист, чеки и квитанции.

Уплата налогов

Все расходы на командировки и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ).

Также с их суммы не удерживают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если:

  • суточные за командировку на территорию России не превышали 700 рублей в день;
  • суточные за командировку вне приделов России не превышали 2500 рублей в день.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, удерживают НДФЛ из полученной суммы суточных, которые зашли за лимит, с последующей выплаты сотруднику денежного дохода.

В письме Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 указано, что удерживают НДФЛ после утверждения руководством авансового отчета.

Как осуществляется оплата командировки в выходные и праздничные дни? Читайте в нашей статье.

Каков срок хранения журнала выбывающих в командировки? Узнайте .

Что собой представляет аккордно-премиальная оплата труда? Смотрите .

Авансовый отчет и проводка в бухгалтерии

Работник сдает авансовый отчет на предприятие, где он работает, в течение трех дней после возвращения из командировки, по форме № АО-1.

Авансовый отчет-ao-1

За получение отчета бухгалтер оставляет расписку.

К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета.

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота предприятия. После отчет утверждает руководитель компании.

После этого средства или услуги, приобретенные в командировке, принимаются к учету проводкой:

Д 10 (08, 20, 26, 44) — К 71 — Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные согласно отчету

При оформлении командировки за счет принимающей стороны следует помнить, что все условия оплаты издержек на проезд и проживание сотрудников оговаривают в договоре максимально подробно, авансовый отчет работник сдает на предприятие, где он работает на постоянной основе.

Такой вид командировки не освобождает предприятие от уплаты суточных своему штатному специалисту.

Следует помнить о недавних изменениях в порядке оформления командировки, внесенных в 2020 году, которые отменили необходимость выдачи командировочных удостоверений и фиксации служебного задания в приказе.

Документальное оформление командировок

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление №1).

Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).

В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

Т-10 «Командировочное удостоверение»;

Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).

Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а).

Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы — другое уполномоченное лицо), а подписывает — руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй — для отдела кадров, третий — для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.

Пример 1.

ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела — менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки — 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).

———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0301022¦ +——-+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ ________________________________________________ L——— (наименование организации) —————-T——————¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +—————+——————+ Приказ ¦ 001 ¦15.04.2005 ¦ (распоряжение) L—————+——————- о направлении работника в командировку Направить в командировку: —————-¬ ¦Табельный номер¦ +—————+ Иванова Алексея Александровича ¦ 022 ¦ ________________________________________________ L—————- (фамилия, имя, отчество) плановый отдел ООО «Лазурь» (г. Москва) __________________________________________________________________ структурное подразделение менеджер __________________________________________________________________ должность (специальность, профессия) РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа» __________________________________________________________________ место назначения (страна, город, организация) ———¬ Сроком на ¦ 5 ¦ календарных дней L——— с «18» апреля 2005 года по «22» апреля 2005 года с целью заключить договор поставки продукции производственного __________________________________________________________ назначения __________________________________________________________________ ООО «Лазурь» Командировка за счет средств _____________________________________ Основание служебное задание № 001 от 15.04.2005 (документ,номер,дата):______________________________________________ служебное задание, другое основание, указать директор Петров Ю.А. Руководитель организации _________ _______ ___________________ (должность) (подпись)(расшифровка подписи) апреля С приказом (распоряжением) __________________ «15» ______ 2005 года (подпись работника) ознакомлен

Окончание примера.

При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и тому подобном оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.

Пример 2.

ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) инженера по материально-техническому снабжению Полякова Ю.В. и менеджера планового отдела Иванова А.А. Цель командировки — доставить в организацию продукцию производственного назначения по договору поставки. Срок командировки — 3 дня: с 13 по 15 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.

Унифицированная форма Т-9а ———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0301023¦ +——-+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ ________________________________________________ L——— (наименование организации) —————-T——————¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +—————+——————+ Приказ ¦ 002 ¦12.04.2005 ¦ (распоряжение) L—————+——————- о направлении работников в командировку Направить в командировку: ————————T————————T—————-¬ ¦Фамилия, имя, отчество¦Полякова Юрия Владимиро-¦Иванова Алексея ¦ ¦ ¦вича ¦Александровича ¦ +———————-+————————+—————-+ ¦Табельный номер ¦ 015 ¦ 022 ¦ +———————-+————————+—————-+ ¦Структурное подразде- ¦плановый отдел ¦плановый отдел ¦ ¦ление ¦ ¦ ¦ +———————-+————————+—————-+ ¦Должность (специаль- ¦Инженер по материально- ¦Менеджер ¦ ¦ность, профессия) ¦ техническому снабжению ¦ ¦ +——T——-T——-+————————+—————-+ ¦Коман-¦место ¦страна,¦РФ, г. Таганрог ¦РФ, г. Таганрог ¦ ¦диров-¦назна- ¦город ¦ ¦ ¦ ¦ка ¦чения +——-+————————+—————-+ ¦ ¦ ¦органи-¦ООО «Альфа» ¦ООО «Альфа» ¦ ¦ ¦ ¦зация ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——-+————————+—————-+ ¦ ¦дата ¦начала ¦13.04.2005 ¦13.04.2005 ¦ ¦ ¦ +——-+————————+—————-+ ¦ ¦ ¦оконча-¦15.04.2005 ¦15.04.2005 ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——-+————————+—————-+ ¦ ¦срок (календар-¦3 (три) дня ¦3 (три) дня ¦ ¦ ¦ные дни) ¦ ¦ ¦ ¦ +—————+————————+—————-+ ¦ ¦цель ¦ Доставить в организацию (в ООО «Лазурь»)¦ ¦ ¦ ¦ продукцию производственно-технического ¦ ¦ ¦ ¦ назначения ¦ +——+—————+————————T—————-+ ¦Командировка за счет ¦ООО «Лазурь» ¦ООО «Лазурь» ¦ ¦средств ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————-+————————+—————-+ ¦С приказом (распоряже-¦ ¦ ¦ ¦нием) ознакомлен ¦ ¦ ¦ ¦подпись работника ¦Поляков Ю.В. ¦Иванов А.А. ¦ ¦Дата ¦12 апреля 2005 года ¦12 апреля 2005 г¦ L———————-+————————+—————— Основание: служебное задание № 002 от 12.04.2005 _______________________________________________________ (служебное задание, другое основание (номер, дата)) директор Петров Ю.А. Руководитель организации __________ _______ ____________________ (должность) (подпись)(расшифровка подписи)

Окончание примера.

Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).

Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)

Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Пример 3.

Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки — 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 года (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

Унифицированная форма Т-10а ———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0301025¦ +——-+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ _____________________________________________ L——— (наименование организации) —————-T——————¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +—————+——————+ Служебное задание ¦ 002 ¦15.04.2005 ¦ для направления в командировку L—————+——————- и отчет о его выполнении —————-¬ ¦Табельный номер¦ +—————+ Иванова Алексея Александровича ¦ 022 ¦ _____________________________________________ L—————- (фамилия, имя, отчество)

Структур-
ное под-
разделе-ние
Должность, (специаль-ность, профессия) Командировка Основание
Место назначения Дата Срок
(календарные
дни)
Органи-зация- Платель- щик
Страна,
город
Органи-зация Начала Оконча-ния всего не считая времени нахож-дения в пути
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ООО «Лазурь» Менед-
жер планового
отдела
Россия,
Таганрог
ООО «Альфа» 18.04.05 22.04.05 5
(Пять)
3 (три) ООО «Лазурь» Гарантий-ное письмо
ООО «Альфа»
Содержание задания (цель) Краткий отчет о выполнении задания
11 12
Заключить договор поставки продукции производственного назначения на ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва) Заключен договор поставки продукции производст-венного назначения с ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва) от 20.04.04 №617

начальник планового Руководитель отдела Кузнецова С.В. Иванов А.А. структурного _________ _______ ___________ Работник ___________ подразделения (должность)(подпись)(расшифровка (подпись) подписи) директор Петров Ю.А. Руководитель организации _________ _______ ___________________ (должность)(подпись)(расшифровка подписи) Заключение о выполнении задания Задание выполнено полностью __________________________________________________________________ начальник планового Руководитель структурного отдела Кузнецова С.В. подразделения ___________________ _______ ____________ (должность) (подпись)(расшифровка подписи) «26» апреля 2005 года

Окончание примера.

Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10)

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Пример 4.

Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А., менеджера планового отдела ООО «Лазурь» (Москва), который находился в командировке на ООО «Альфа» (Таганрог), с 18 по 22 апреля 2005 года.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

Унифицированная форма Т-10 ———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0301024¦ +——-+ ООО «Лазурь» по ОКПО ¦ ¦ ________________________________________________ L——— (наименование организации) —————-T——————¬ ¦Номер документа¦ Дата составления ¦ +—————+——————+ ¦ 15 ¦15.04.2005 ¦ Командировочное удостоверение L—————+——————- —————-¬ ¦Табельный номер¦ +—————+ Иванова Алексея Александровича ¦ 022 ¦ Работник _______________________________________ L—————- (фамилия, имя, отчество) планового отдела ООО «Лазурь» (г. Москва) __________________________________________________________________ структурного подразделения менеджер __________________________________________________________________ должность (специальность, профессия) командируется в РФ, г. Таганрог, на ООО «Альфа» __________________________________________________ (место назначения (страна, город, организация)) для заключения договора поставки продукции производственного _____________________________________________________________ (цель командировки) назначения __________________________________________________________________ на 5 (Пять) календарных дней (не считая времени нахождения в пути) с «18» апреля 2005 года по «23» апреля 2005 года Действительно по предъявлении паспорта. директор Петров Ю.А. Руководитель организации __________ _______ ____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы: Выбыл из Москвы Прибыл в Таганрог «18» апреля 2005 года «19» апреля 2005 года директор ООО «Лазурь» директор ООО «Альфа» ________________________ _______ ________________________ _______ (должность) (подпись) (должность) (подпись) Петров Ю.А. Светлов А.К. ________________________________ ________________________________ (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) М.П. М.П. Выбыл из Таганрога Прибыл в Москву «21» апреля 2005 года «22» апреля 2005 года директор ООО «Альфа» директор ООО «Лазурь» ________________________ _______ ________________________ _______ (должность) (подпись) (должность) (подпись) Светлов А.К. Петров Ю.А. ________________________________ ________________________________ (расшифровка подписи) (расшифровка подписи) М.П. М.П.

Окончание примера.

Оформление авансового отчета (форма АО-1)

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. В разделе «Подотчет» мы достаточно подробно рассмотрели, каким образом работник заполняет авансовый отчет формы АО-1. И все-таки нелишне будет напомнить…

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Современная экономика России развивается достаточно стремительно, происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Естественно, что для успешного ведения бизнеса представители российских компаний достаточно часто выезжают в зарубежные командировки, что, непременно связано с валютой. И если заполнение авансового отчета в рублях особых трудностей не вызывает, то оформление такого документа в иностранной валюте для многих становится проблематичным.

Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок. Однако, на них мы остановимся кратко, отметим только, что подробно с этим вопросом можно ознакомиться в нашей книге «Командировки». Нас же интересует, как правильно оформить авансовый отчет в иностранной валюте…

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Обратите внимание!

Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.

Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к Приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет, редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую, производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

В соответствии с действующими нормами валютного законодательства, а именно подпунктами 9 и 14 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Далее по тексту Закон о валютном регулировании)* валютные операции между резидентами запрещены, за исключением (в том числе):

а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено пунктом 1 статьи 11 закона о валютном регулировании:

«Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки.»

Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.

При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

· снять валюту с валютного счета организация может не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в командировку за рубеж;

· основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является Заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании следующих документов:

· приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации (мы уже отмечали, какая информация отражается организацией в таком приказе);

· приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица, банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется Журнал учета справок по форме 0406007.

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день — по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н признаются операционными расходами.

При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
52 «Валютный счет» Наличная иностранная валюта поступила в кассу организации

При необходимости, организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника, либо на его имя до востребования. Такая операция в учете организации отражается следующим образом: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 52 «Валютный счет»

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Обратите внимание!

Если по каким либо причинам, служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.

Пример 5.

11 апреля 2005 года ООО «Мелена», направляющая своего представителя в зарубежную командировку, поручила уполномоченному банку приобрести 5000 $, перечислив ему сумму денежных средств в размере 150 000 рублей. Комиссия банка – 3000 рублей.

12 апреля 2005 года банк приобрел валюту на ММВБ и 13.04.2005 года зачислил указанную сумму на специальный транзитный валютный счет ООО «Мелена». В этот же день организация сняла денежные средства с валютного счета и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клиента.

При этом курс доллара составил:

12.04.2005 года – 28,30 рублей.

13.04.2005 года – 28,29 рублей.

Курс покупки доллара на ММВБ на 12 апреля 2005 года – 28,35 рублей.

В учете ООО «Мелена» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей