Как сшить протокол общего собрания учредителей?

Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Гражданское право

11.11.2013 ВОПРОС: Протокол внеочередного общего собрания участников ООО подписали генеральный директор ООО и секретарь собрания.
Кто может подписать прошивку протокола собрания участников?
Надо ли ставить печать ООО в конце протокола и на прошивке? ОТВЕТ:

Согласно п. 1 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее — общество) проводится в порядке, установленном этим Законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной указанными актами, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.
В силу п. 6 ст. 37 Закона об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Каких-либо иных правил оформления протоколов общего собрания участников общества Законом об ООО не предусмотрено. В этой связи, с учетом нормы п. 1 ст. 181.1 Гражданского кодекса РФ, подлежит применению общее правило, закрепленное в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ: протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания*(1). Председательствующий, напомним, выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Необходимость сшивания протокола общего собрания законодательство также не устанавливает. Однако, если документ, содержащий несколько листов, прошит, листы пронумерованы, это может рассматриваться как доказательство подлинности всего его содержания (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.09.2011 N 11АП-9718/11).
Отметим, что до недавнего времени действовали Методические разъяснения по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом ФНС России от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@. Согласно разъяснениям каждый документ, содержащий более 1 листа, должен был представляться в прошитом, пронумерованном виде, а количество листов при этом подтверждено подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа документа на месте его прошивки. Данный приказ утратил силу 4 июля 2013 года, а применяемые в настоящее время Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (приложение N 20 к приказу Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@), не содержат каких-либо указаний относительно прошивки документов.
Тем не менее представляется очевидным, что при подаче для государственной регистрации документов, содержащих более 1 листа, целесообразно все же прошивать их, а количество листов на месте прошивки подтверждать подписью именно заявителя (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Скрепление печатью сделки (а подписание протокола, исходя из ст. 153 ГК РФ, также может рассматриваться как сделка), с точки зрения закона, является дополнительным требованием к письменной форме сделки, которое может быть установлено законом (абзац третий п. 1 ст. 160 ГК РФ). Проставление печати на протоколе общего собрания общества законом также не предусмотрено (постановление ФАС Центрального округа от 17.08.2007 N А68-05/ГП-16-06). Хотя, безусловно, участники и единоличный исполнительный орган могут скрепить протокол печатью самого общества или печатями участников, или всеми ими, исходя из приведенных выше соображений — как лишнее подтверждение подлинности документа. При этом логично, что участники могут заверить печатями свои подписи, а печать самого общества заверить документ в целом и (или) те его листы, на которых нет подписей участников.
Во избежание претензий со стороны регистрирующего органа печатью общества может быть скреплена и подпись заявителя на прошивке протокола.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Протокол общего собрания учредителей ООО

Если вы создаете общество с ограниченной ответственностью вместе с другими участниками, нужно составить протокол общего собрания учредителей, где рассмотреть и утвердить основные вопросы, касающиеся регитсрации ООО. Этот документ является обязательным и его у вас затребует ФНС при регистрации. Протокол должен содержать дату, список участников, которые присутствуют на заседании, перечень вопросов с результатами голосования по ним и подписи участников.

Образец протокола собрания учредителей

Образец протокола собрания учредителей. Страница 1

Образец протокола собрания учредителей. Страница 2

Требования к составлению протокола

Протокол общего собрания учредителей входит в обязательный перечень регистрационных документов. Составляется он письменно и подписывается председателем и секретарем, которые избираются из числа участников собрания. Прошивать протокол не обязательно. Если в документе несколько листов, достаточно их пронумеровать и скрепить степлером или скрепкой.

Оформляется протокол в таком количестве экземпляров, чтобы хватило всем учредителям: по одному экземпляру каждому учредителю, один экземпляр в ФНС и один экземпляр для внутренней документации организации.

Все протоколы подшиваются в отдельную книгу, в которой должны храниться и видео или аудио записи собраний, если такая фиксация предусмотрена в уставе.

Протокол собрания участников ООО должен содержать обязательные пункты, без которых ФНС может отказать в регистрации:

  1. Название документа и наименование организации.
  2. Дата и место проведения собрания.
  3. Список присутствующих учредителей:
    • физические лица: ФИО, данные паспорта, прописка
    • юридические лица: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации и сведения о руководителе
  4. Повестка дня. В этом пункте пишется перечень вопросов, которые учредители будут решать на собрании. На этапе создания ООО выносите на обсуждение такие вопросы:
    • о полном и скоращённом фирменном наименовании общества;
    • о месте нахождения ООО (юридический адрес);
    • о подписании договора об учреждении;
    • об общем размере уставного капитала;
    • о доли каждого учредителя в уставном капитале;
    • об утверждении устава или о том, что ООО действует по типовому уставу, утвержденному Правительством РФ;
    • об избрании органов управления.
  5. Описание решений с подсчетом голосов. Каждый вопрос из повестки дня, расписывается: какой вопрос рассматривали, какое решение приняли, количество голосов «за» и «против».
  6. Подписи председателя и секретаря. Допускается подписание всеми участниками собрания, если такой способ удостоверения принят уставом общества.

После собрания, экземпляр протокола должен предоставляться каждому участнику тем способом, который прописан в уставе. Обычно председателю на это дается 10 дней, если в уставе не указан другой срок.

Составьте верный протокол автоматически Наш сервис бесплатно подготовит протокол собрания учредителей ООО и другие регистрационные документы автоматически, без ошибок и по всем правилам налоговой. Вы просто вносите нужную информацию в поля формы, скачиваете готовые документы и распечатываете.

Другие поводы для собрания учредителей

В процессе работы общества с ограниченной ответственностью вы, как учредители, будете минимум один раз в год собираться на общие собрания. Каждое заседание должно заканчиваться составлением протокола, в котором фиксируются ваши решения.

На ежегодном собрании обычно рассматриваются вопросы по итогам деятельности организации за год. Можно проводить внеочередные заседания, на которые участники собираются по необходимости. Частота собраний закрепляется в уставе.

Общие собрания участников проводятся в таких ситуациях:

  • реорганизация или ликвидация общества;
  • выход участника;
  • смена юридического адреса;
  • утверждение документов, которые регулируют внутреннюю деятельность компании;
  • назначение нового директора или продление срока прежнего;
  • распределение дивидендов;
  • иные поводы, которые не противоречат законам РФ.
3. Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании. Здесь есть определённые правила:

  • Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
  • Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
  • Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.
  • Если доклады или речь участников собрания содержит эмоциональные фразы, то секретарь должен сделать формулировки максимально чёткими и деловыми.

Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».

  • В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
  • В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
  • В блоке «Постановили» указываются принятые решения.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • При оплате имуществом нужно принять решение об утверждении денежной оценки ценных бумаг, других вещей или имущественных прав либо иных имеющих денежную оценку прав, вносимых учредителями общества для оплаты долей в уставном капитале общества.
  • Об избрании органов управления общества (в основном – избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

В каждом пункте данного списка должны быть указаны конкретные действия. Если в вопросе существует несколько постановлений, то они должны быть разделены на подпункты: «1.1», «1.2» и другие.

Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.

4. Заключительная часть.
  • Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
  • Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего, секретаря и участников.

Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.

Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

Правила оформления протокола общего собрания участников ООО

Собрания участников и фиксация их результатов

Требования к содержанию протокола

Форма протокола, нотариальное удостоверение

Индивидуализирующие признаки и нумерация

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Правила направления протокола участникам

Собрания участников и фиксация их результатов

Высшим органом ООО, согласно положениям ч. 1 ст. 32 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее — ФЗ № 14), является общее собрание его участников.

Оно принимает решения:

  1. По всем полномочиям, находящимся в его компетенции в силу закона.
  2. По вопросам, отнесенным к его ведению уставом организации.

В силу ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 решения могут приниматься как на очередном, так и на внеочередном собрании. При этом недопустимо рассматривать в ходе заседания вопросы, которые не были изначально включены в повестку дня.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Единственным официальным документом, подтверждающим факт проведения собраний, фиксирующим рассматриваемые на них вопросы и принятые по ним решения, является, согласно с ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14, протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО должно быть организовано исполнительным (коллегиальным или единоличным) органом организации.

Требования к содержанию протокола

Требований к протоколу общего собрания участников ООО законодательство не устанавливает, однако ст. 181.2 Гражданского кодекса (далее — ГК РФ) регулирует вопросы принятия решения на собраниях ООО.

В силу данной нормы в протокол собрания или единоличное решение участника компании включаются следующие сведения:

  • дата и время начала и окончания заседания высшего органа ООО;
  • указание места, где проводится заседание;
  • сведения об участниках общества, которые явились на собрание;
  • повестка дня и принятые по обозначенным вопросам решения;
  • сведения о членах счетной комиссии;
  • информация о голосовавших против по тому или иному вопросу, если внесение таких данных необходимо в силу требования организации.

Приведенные выше требования являются обязательными, потому должны вноситься в любой протокол общего собрания, безо всяких исключений.

Помимо законодательно установленных требований рассматриваемый корпоративный документ, в соответствии с обычаями делового оборота, должен содержать:

  • индивидуализирующие его признаки (например, порядковый номер);
  • сведения о выступивших на собрании лицах (основном докладчике, выступивших и задавших вопросы участниках);
  • распределение голосов (за, против и воздержалось);
  • результат голосования (решение принято, предложение отклонено и т. п.);
  • подписи уполномоченных лиц.

Форма протокола, нотариальное удостоверение

ГК РФ в п. 3 ст. 181.2 определено, что форма протокола общего собрания участников ООО обязательно должна быть письменной. Вместе с тем в силу подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК для подтверждения проведения такого собрания и факта принятия решению по конкретному вопросу (результатов голосования по нему) может потребоваться нотариальное удостоверение протокола.

В полном объеме, если исходить из буквы закона, нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО не производится. Заверяется только:

  • факт принятия того или иного решения общим собранием;
  • перечень участников, присутствующих на конкретном собрании.

Однако в связи с тем, что указанные сведения включаются в протокол в качестве его составных частей, на практике употребляют именно выражение «заверить протокол». Вместе с тем участники общества могут избежать необходимости выполнения обязанности по заверке протокола у нотариуса путем указания иного способа удостоверения в уставе организации или принятия соответствующего единогласного решения всех участников.

Подпишитесь на рассылку

ГК РФ в подп. 3 п. 3 ст. 67.1 допускает следующие способы:

  1. Подписание протокола всеми участниками.
  2. Подписание документа частью участников, принимавшей участие в собрании.
  3. Путем применения технических средств фиксации (на практике часто используется видеозапись).

Норма не ограничивает данный перечень, указывая, что может применяться и иной не противоречащий закону способ, позволяющий однозначно установить факт принятия решения.

Не применяется требование подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ и в отношении тех обществ, которые имеют единственного участника, на что прямо указывает Федеральная нотариальная палата в своем письме от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Более подробно с рассматриваемым вопросом можно ознакомиться в статье «Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО».

Индивидуализирующие признаки и нумерация

Практика гражданско-правовых отношений сложилась таким образом, что официальные документы (в особенности корпоративные) должны иметь индивидуализирующие признаки. Относится это и к протоколам общих собраний.

К таковым признакам можно отнести:

  1. Нумерацию протоколов общего собрания участников ООО.
  2. Указание дат формирования и подписания каждого документа.

Указанные реквизиты позволяют идентифицировать тот или иной протокол, что упрощает процедуру ведения делопроизводства. Кроме того, абз. 2 ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14 гласит, что все протоколы должны быть подшиты в общую книгу, выписки из которой могут быть затребованы участниками ООО в любое время. Каких-либо иных требований к порядку хранения протоколов законодательство не содержит.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Ответ на рассматриваемый вопрос приведен в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, согласно которому на протоколе должны быть проставлены подписи:

  • председателя собрания;
  • секретаря заседания.

При этом на основании п. 5 ст. 37 ФЗ № 14 председательствующим может являться один из участников ООО, который избран таковым после открытия собрания и до начала рассмотрения основных вопросов повестки.

Выборы председателя собрания проводит лицо, открывающее собрание, которым, в соответствии с п. 4 указанной нормы, может выступать:

  • единоличный исполнительный орган;
  • председатель коллегиального органа управления обществом;
  • председатель совета директоров;
  • ревизор;
  • аудитор;
  • участник общества из числа инициаторов проведения собрания.

Правила направления протокола участникам

Лицо, осуществлявшее ведение протокола общего собрания участников ООО, в соответствии с абз. 3 п. 6 ст. 37 ФЗ № 14, обязано направить его копию всем участникам организации. На исполнение требования о направлении данной нормой отведен 10-дневный срок.

Отправка готового протокола осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

  1. Направляется заказным письмом.
  2. Пересылается по адресу регистрации каждого участника.

Если в уставе ООО указаны какие-либо дополнительные либо иные требования относительно порядка направления копий протокола, применяются они. Так, в качестве альтернативы может быть указана доставка документа нарочно, при помощи курьерской службы и т. п.

***

Итак, протокол является подтверждением проведения собрания и фиксирует факт принятия тех или иных решений. Документ имеет простую письменную форму и подлежит удостоверению нотариально или иным способом, установленным уставом или решением всех участников. При этом он должен иметь индивидуализирующие признаки (номер и дату), подписываться председательствующим на собрании лицом и секретарем собрания, после чего направляться в 10-дневный срок участникам ООО.

***

Больше полезной информации — в рубрике «Бизнес».