Как работает СБиС?

Начало работы в программе зависит от того, с каким сервисом вы начинаете работать. Здесь описан базовый сценарий, который подходит, если вы сдаете отчетность или обмениваетесь электронными документами.

Установите СБИС Плагин

Приложение СБИС Плагин потребуется для работы с электронной подписью и вложенными документами. Также для оповещения о новых событиях в личном кабинете — документах, сообщениях, видеозвонках.

Добавьте организацию, сотрудников и назначьте права

Списком своих организаций вы можете управлять самостоятельно: добавлять, удалять, изменять данные о вашей компании и публиковать их для всех пользователей системы. Количество организаций, которые могут работать в кабинете, ограничивается параметрами лицензии. Сотрудникам, которые будут работать в СБИС, дайте персональный доступ и назначьте права пользователей.

Зарегистрируйте или получите электронную подпись

Электронная подпись потребуется, если вы захотите отправлять отчетность в контролирующие органы и обмениваться электронными документами с вашими контрагентами. Получить подпись можно в удостоверяющем центре «Тензор». Если подпись есть, но выдана другим удостоверяющим центром, зарегистрируйте ее в СБИС.

Настройте учетную политику

Для того чтобы оформлять документы и вести полноценный учет в СБИС, укажите особенности учетной политики вашей организации.

Если нужно передать право подписи

Возможно, подписывать документы или отчетность будет не только руководитель. В этом случае решите, как оформить передачу полномочий от руководителя сотрудникам:

  • через передачу права использования электронной подписи;
  • либо через доверие права подписи документов.

При приеме на работу новый сотрудник должен подписать не только заявление и приказ, но и множество внутренних инструкций, положений компании. В них прописаны должностные обязанности сотрудников, регламенты работ, внутренние процессы и технологии.

Все инструкции хранятся в СБИС в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись неограниченному количеству работников. В крупной компании кадровику больше не придется рассылать инструкции во все подразделения или распечатывать их при приеме на работу для каждого сотрудника.

С чего начать

  1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует порядок использования ЭП.
  2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
  3. Выпустите сотрудникам ЭП.
  4. Создайте или загрузите инструкции в СБИС. Опубликуйте их для всей организации или для конкретного отдела.

После этого сотрудник увидит список документов на своей странице в разделе «Инструкции» и сможет подписать их ЭП, руководитель — проконтролировать, кто из сотрудников уже ознакомился с документом, а кто еще нет.

Если впоследствии инструкция изменится, сотруднику придет оповещение об этом. Он сможет повторно ознакомиться с инструкцией и подписать ее еще раз.

Лицензия

Тариф «HR-портал» сервиса «Управления персоналом».

Или один из тарифов:

  • «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот». Приобретается вместе с необходимым количеством пакетов на квартал;
  • «Корпоративная соцсеть» сервиса «Корпоративная социальная сеть».

Почему популярна онлайн бухгалтерия СБИС

Поддержка онлайн сдачи отчетности, автоматический расчет налогов

Если оперативно и правильно внести в программу первичные документы, то расчет налогов, подготовка электронных отчетов в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы осуществляется автоматически. Это избавит организацию от штрафов и замечаний.

Эта бухгалтерская программа интегрирована с наиболее крупными банками, что позволяет проводить платежи быстро, без долгого ожидания загрузки выписок, прохождения платежей. Поддерживается взаимодействие с ЕГАИС, ОФД.

Умная система ввода первичных документов

Интерфейс продуман таким образом, чтобы минимизировать время, нужное для обработки первичных документов в программе. Так, номенклатуру организации можно связать с номенклатурой поставщика. При электронном документообороте (ЭДО) накладные обрабатываются моментально, без применения ручного труда.

В формах документов и отчетности реализованы проверки правильности данных, позволяющие избежать ошибок и штрафов при оформлении.

Поддержка разных видов деятельности

В программе поддерживается ведение бухучета в оптовой, комиссионной и розничной торговле, производственных предприятиях, общепите. Реализована обработка путевых листов автотранспорта с расчетом нормы расхода ГСМ. Это универсальный инструмент для бухгалтера, занимающегося ведением бухгалтерского учета на аутсорсе.

Простой интерфейс, возможность работы без компьютера

Онлайн бухгалтерия СБИС удобна для индивидуальных предпринимателей, потому что в ней можно проводить платежи и выставлять счета с мобильного телефона. Руководителям организаций удобно контролировать свой бизнес через смартфон. В бухгалтерии СБИС есть понятная отчетность для собственников и топ-менеджеров. Вести бухучет небольшого ООО или ИП в СБИС можно без профессионального бухгалтерского образования.

В Краснодаре и Волгограде обратиться за приобретением и настройкой программы СБИС для бухгалтерии можно к сотрудникам компании «Деловое решение».

При электронном документообороте усиленная квалифицированная электронная подпись полностью заменяет собственноручную. Она безоговорочно указывает на автора документа и доказывает, что документ не был изменен после подписания.

Установите криптопровайдер

Чтобы ЭП работала на вашем компьютере, необходимо особое программное обеспечение — криптопровайдер. Его также называют СКЗИ — средство криптографической защиты информации. Это модуль, который отвечает за безопасное шифрование данных. Без него подписать и защитить документ не получится.

Важно, чтобы на ПК был установлен только один такой модуль. Несколько криптопровайдеров конфликтуют между собой и не дают пользоваться ЭП.

Приобретая лицензию СБИС, вы автоматически получаете лицензию криптопровайдера КриптоПро. СБИС предложит установить его при первом использовании ЭЦП. Следуйте инструкции по установке, а затем перезагрузите компьютер.

Если у вас нет лицензии СБИС, установите один из сторонних криптопровайдеров, соответствующих ГОСТу. Например, КриптоПро или ВипНет. Если боитесь настраивать программу самостоятельно, можно обратиться к нашему менеджеру — он поможет.

Заметим, что подпись, выпущенная на одном СКЗИ, не будет работать на других. Поэтому, если собираетесь использовать несколько разных систем на одном компьютере (например 1С-отчетность и СБИС), сообщите об этом специалистам по установке и выпуску ЭЦП. Они подберут и настроят СКЗИ так, чтобы не было конфликтов.

ЭЦП в СБИС ГК ЛАД

Защитите электронную подпись

Важно надежно спрятать ключ ЭЦП. Чтобы воспользоваться им только владелец. Не храните электронную подпись на обычной флешке.

Иначе любой, у кого окажется незащищенная флешка, легко сможет расписаться на документе вместо вас.

Ключ можно хранить:

— в облаке — на сервере УЦ «Тензор». Это позволит подписывать цифровыеые документы в любое время и в любом месте, где есть интернет.

— на защищенном носителе, похожем на флешку. Такие устройства называются «токены», подключаются к компьютеру через USB-порт и работают только после ввода PIN-кода. Самыми популярные варианты — eToken, Jacarta (только с ЭЦП на этом носителе можно работать в системе ЕГАИС ФСРАР), а также российская разработка Рутокен.

Например, чтобы использовать Рутокен и СКЗИ КриптоПро CSP, потребуется установить драйвера и модули поддержки, соответствующие криптопровайдеру:

  1. Скачайте установочный файл поддержки Рутокен для КриптоПро CSP.
  2. Установите, следуя инструкциям, и перезагрузите компьютер.

Если возникли сложности с установкой — обратитесь к нашим специалистам, мы поможем всё настроить.

Зарегистрируйте электронную подпись в СБИС

Когда ЭЦП готова к работе, необходимо зарегистрировать её в СБИС — привязать сертификат к конкретному пользователю.

Сделать это можно двумя путями:

  • Cотрудники → Электронные подписи → Другие операции → Зарегистрировать имеющуюся
  • В карточке сотрудника или карточке организации: Подписи → Другие операции → Зарегистрировать имеющуюся

Выберите из списка нужный сертификат и нажмите «Зарегистрировать».

После успешной регистрации сертификат отобразится в реестре.