Как подтвердить накладную в ЕГАИС?

Содержание

Товарно-транспортные накладные (ТТН), полученные из ЕГАИС, располагаются в журнале Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие) (раздел НСИ – Сервис – Обмен с ЕГАИС, Закупки).

Получение ТТН

Существуют два способа загрузки ТТН из ЕГАИС:

  1. При «ручном» и автоматическом обмене с ЕГАИС.
  2. С помощью идентификатора ЕГАИС.

Загрузка ТТН при обмене с ЕГАИС

Получить ТТН можно, инициировав обмен с ЕГАИС вручную. Для этого следует перейти в журнал Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие) (раздел НСИ – Сервис – Обмен с ЕГАИС, Закупки) и нажать кнопку Выполнить обмен.

Рис. 1

Автоматический обмен подробно описан в инструкции «Обработка запросов в ЕГАИС».

Загрузка ТТН с помощью идентификатора ЕГАИС

Каждой ТТН в ЕГАИС соответствует уникальный идентификатор. Он передается от поставщика покупателю при обмене данными.

Рис. 2

Если известен идентификатор, то по нему можно восстановить (загрузить) ТТН.

Для этого в журнале Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие) следует перейти в меню Еще и выбрать команду Запросить ТТН по идентификатору. В открывшемся диалоговом окне необходимо ввести идентификатор ТТН и нажать Запросить.

Рис. 3

После получения ответа из ЕГАИС ТТН появится в текущем журнале.

Рис. 4

В полученном документе Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) следует:

  1. Сопоставить грузоотправителей и грузополучателей.
  2. Сопоставить номенклатуру с алкогольной продукцией из ЕГАИС.
  3. Сопоставить производителей и импортеров алкогольной продукции.
  4. Проверить товар на наличие акцизных марок.
  5. Подтвердить документ в ЕГАИС или отказаться от него.

Пункты 1, 2, 3 (сопоставление справочников) выполняются только при отсутствии ранее выполненного сопоставления элементов.

Сопоставление справочников

В форме документа данные о грузоотправителе и грузополучателе находятся на закладке Основное. Признаком необходимости сопоставления с данными ИБ является гиперссылка Сопоставление не выполнено.

Рис. 5

Если грузоотправитель или грузополучатель – сторонняя организация или собственная, но учет по ней ведется в другой информационной базе (ИБ), то он должен быть сопоставлен с элементом справочника Контрагенты. Собственная организация, по которой ведется учет в текущей ИБ, сопоставляется с элементом справочника Организации.

Рис. 6

Данные об алкогольной продукции находятся на закладке Товары.

Признаком необходимости сопоставления алкогольной продукции со справочником Номенклатура является надпись Не сопоставлено.

Рис. 7

Для синхронизации данных с ИБ следует нажать кнопку Сопоставить классификаторы в шапке документа.

Откроется рабочее место Сопоставление номенклатуры ЕГАИС, в нем необходимо указать, какой номенклатуре соответствует данная продукция.

Рис. 8

Если по текущей продукции импортер или производитель не сопоставлен со справочником Контрагенты (), программа предложит это сделать.

Подробнее об использовании рабочего места Сопоставление номенклатуры ЕГАИС можно ознакомиться в разделе «Сведения об алкогольной продукции ЕГАИС (сопоставление номенклатуры)».

Подбор и проверка алкогольной продукции

Основной алгоритм проверки

Если алкоголь маркируемый, то для сверки фактического наличия алкогольной продукции с полученными из ЕГАИС данными следует в форме документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) на закладке Товары запустить команду Проверить алкогольную продукцию.

Откроется диалоговое окно Проверка поступившей алкогольной продукции. В окне отобразится «дерево» из продукции и упаковок. Статус проверки всех элементов – Не проверялась.

Рис. 9

Продукция, полученная без упаковки, отражается в списке в группе со значком . Для проверки наличия пользователю достаточно в текущем диалоговом окне начать сканирование имеющихся акцизных марок. Статус проверенных позиций будет меняться на В наличии.

Если позиция не найдена или вызывает затруднения в идентификации ее местоположения, необходимо установить значение статуса Отложена. В случае отсутствия продукции – Отсутствует.

Рис. 10

Продукция, полученная в упаковке, отражается в группе со значком . Сканирование штрихкодов содержимого упаковок осуществляется по так называемому правилу «трех пиков», где пользователь:

  1. Считывает сканером штрихкод упаковки. Программа производит позиционирование на строку с данной упаковкой.
  2. Повторно считывает сканером штрихкод упаковки. Программа устанавливает данную упаковку в режим проверки, значок автоматически меняется на .

В этом режиме нужно сканером считать штрихкоды содержимого текущей упаковки. Статус проверенных позиций примет значение В наличии.

Рис. 11

Примечание

Если упаковки нет в ИБ, то программа предложит ее создать.

Рис. 12

При положительном ответе будет создана новая упаковка, и на нее сразу позиционируется проверка содержимого.

Рис. 13

  1. По завершении проверки содержимого считывает сканером штрихкод упаковки.

Значок упаковки принимает вид . Проверка содержимого данной упаковки закончена.

Работа с некорректным содержимым накладной

Если в ходе проверки обнаружено расхождение с данными ТТН по полученной продукции, то следует определить, как отражать местоположение содержимого: оставлять там, где найдено, или перемещать в упаковку, определенную в полученном документе.

Рис. 14

При выявлении некорректного содержимого оставлять там, где найдено

При выборе варианта оставлять там, где найдено, программа перемещает продукцию в текущее местоположение считанной АМ/ФСМ.

В данном режиме пользователь в окне Проверка поступившей продукции последовательно по списку считывает сканером штрихкоды продукции и упаковок. Программа определяет, каким образом числится данная продукция, и в случае расхождений требует считать сканером штрихкод упаковки, в которой она числится или оставить без изменений.

Рис. 15

После выбора пользователя продукция автоматически переместится в место назначения.

Рис. 16

При выявлении некорректного содержимого перемещать в упаковку, где должно находиться

Пользователь в окне Проверка поступившей продукции последовательно по списку считывает сканером штрихкоды продукции и упаковок. Если местоположение продукции не соответствует документу, то программа предложит считать штрихкод упаковки по данным документа или оставить все без изменений. В случае выбора варианта без изменений программа выдаст сообщение о том, что продукция найдена.

Рис. 17

При согласии статус местоположения продукции примет значение Отложена.

Рис. 18

После считывания акцизной марки по месту ее нахождения в документе статус местоположения примет значение В наличии. Продукция будет находиться в определенном документом месте.

Рис. 19

Результаты проверки

Для сброса результатов текущей проверки и проведения повторной следует в подменю Еще выбрать команду Начать проверку заново.

Рис. 20

Для сохранения промежуточных результатов – в подменю Еще выбрать команду Сохранить промежуточные результаты проверки.

После окончания проверки следует нажать кнопку Проверка завершена. Если в списке проверяемых позиций остались позиции со статусом Не проверялась, Отложена, то появится диалоговое окно с предложением определить статус непроверенных позиций.

Рис. 21

В зависимости от выбранного ответа статусы Не проверялась будут заменены на Отсутствует или В наличии.

Перемаркировка упаковок

При завершении проверки в случае любого отклонения фактического количества продукции в упаковках от содержимого накладной появится сообщение о необходимости перемаркировки упаковок.

Строки с данными упаковками будут отмечены фразой «требуется перемаркировка». Для удобства пользователя их можно отфильтровать командой установить отбор.

Рис. 22

Для перемаркировки упаковки следует нажать кнопку Маркировать упаковку (). Программой будет предложен новый штрихкод. Пользователь может определить настройки генерации штрихкода самостоятельно и вывести его на печать кнопкой Печать этикеток штрихкода.

Рис. 23

После нажатия на кнопку Готово упаковке будет присвоен новый штрихкод.

Особенности проверки поштучной (маркированной) и партионной продукции

В терминологии ФСРАР поштучная (маркированная) продукция – алкогольная продукция, производство или импорт которой были учтены поштучно или по которой была осуществлена привязка цифровых идентификаторов.

Другими словами, алкогольная продукция в проверяемой накладной содержится с АМ/ФСМ и может числиться в упаковках.

В окне Проверка поступившей продукции поштучная продукция отображается в виде дерева из упаковок и их содержимого со штрихкодами.

Рис. 24

Партионная продукция – алкогольная продукция (произведенная/импортированная до 01.07.2018), производство или импорт которой не были учтены поштучно. Отгружается без указания АМ/ФСМ.

Данная продукция в окне Проверка поступившей алкогольной продукции отображается на отдельной закладке – Партионная.

Рис. 25

В ТТН есть АМ/ФСМ

Проверка маркированной продукции производится сканированием штрихкодов. Статус Не проверялась меняется на В наличии.

Рис. 26

В ТТН нет АМ/ФСМ. Принять продукцию поштучно

Возможна ситуация, когда продукция в ТТН пришла как партионная, предприятие отгружает ее поштучно.

Партионную продукцию следует перевести в поштучную, так как отгрузка поштучной партии без указания всех цифровых идентификаторов (АМ/ФСМ) не допускается.

Для перевода партионной в поштучную следует:

  • при проверке отсканировать АМ/ФСМ алкогольной продукции и штрихкоды на упаковках;
  • подтвердить получение алкогольной продукции;
  • поставить АМ/ФСМ на баланс в регистр № 3.

При постановке маркированной продукции на баланс в целях удобства дальнейшей логистики и отгрузки есть возможность рассортировать ее по упаковкам.

Сканирование АМ/ФСМ алкогольной продукции и штрихкодов упаковок происходит на закладке Маркируемая. Если упаковки нет в ИБ, то программа предложит ее создать.

Рис. 27

При положительном ответе будет создана новая упаковка, и на нее сразу позиционируется проверка содержимого. После этого необходимо отсканировать штрихкоды или АМ/ФСМ содержимого. При сканировании марок продукция с соответствующим количеством будет переноситься с закладки Партионная на закладку Маркируемая.

Статус этих объектов будет Не числилась, т. к. поставщик не указывал их в накладной.

Рис. 28

После окончания сканирования следует нажать Проверка завершена и в форме документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) командой подтвердите получение передать в ЕГАИС.

После того как статус документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) сменится с К подтверждению (передан в УТМ) на Подтвержден, следует перейти в журнал документов Акты постановки на баланс ЕГАИС (раздел НСИ – Сервис – Обмен с ЕГАИС, Склад) на закладку К оформлению (регистр № 3) и Оформить акт.

Рис. 29

Откроется форма документа Акт постановки на баланс ЕГАИС. Переключатель Поставить на баланс будет автоматически установлен в значение Регистра № 3.

Рис. 30

Закладка Товары будет заполнена автоматически

Рис. 31

Следует передать документ в ЕГАИС.

В ТТН нет АМ/ФСМ. Принять продукцию партионно

Продукцию, по которой в ТТН нет акцизных марок, можно принять как партионную. По части партионной продукции поставщик может отдельно передать комплект АМ/ФСМ. В этом случае количество продукции без марок следует указать в поле Факт соответствующей строки с алкогольной продукцией на закладке Партионная в окне Проверка поступившей алкогольной продукции. По оставшейся отсканировать имеющиеся АМ/ФСМ.

Рис. 32

После подтверждения в ЕГАИС документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) партионную продукцию необходимо передать в регистр № 2 документом Передача в регистр № 2 ЕГАИС (раздел НСИ – Сервис – Обмен с ЕГАИС).

Помощь 1С Розница ЕГАИС

Не формируется передача в регистр 2 ЕГАИС 1С Розница, почему?

Вам необходимо открыть ТТН Входящую и внизу нажать на гиперссылку «Создать передачу в Регистр 2» Из документа Поступление товаров уже нельзя оформлять Передачу в Регистр 2

Нужно ли передавать товар в Регистр №3 если он пришел помарочно?

Нет! Такой товар не нужно никуда передавать. После подтверждения можете продавать этот товар.

По акту списания пришла ошибка: «Необеспеченный расход».
Но на остатках ЕГАИС они есть.

Чтобы выявить какая именно позиция не идет в информации из протокола обмена нужно ориентироваться на КОД продукции, а не на строку.

Как запросить остатки по ЕГАИС?

Запрос остатков ЕГАИС в 1С Рознице осуществляется по следующему пути:

Склад — Остатки ЕГАИС — создаете 2 документа по 1 и 2 регистру, проводите и запрашиваете остатки.

Что делать, если в торговом зале на 2 бутылки больше чем в ЕГАИС?

Сделать инвентаризацию в торговом зале, если по факту этих бутылок нет, то сделать Списание бутылок в базе. Если эти бутылки есть по факту, то сделать Акт постановки на баланс в ЕГАИС.

Нужно ли для ИП, торгующим только пивом устанавливать УТМ и Рутокен на каждый магазин?

Нет, для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи в целях последующей розничной продажи такой продукции, возможна установка одной рабочей станция обмена данными с установленным УТМ независимо от количества мест осуществления деятельности.

Не отправились в ЕГАИС документы «Передача в торговый зал» статус черновик, что делать?

Статус «Черновик» означает, что Вы создали документ, но его не отправляли. Для отправки этого документа необходимо нажать на гиперссылку «передать данные».

Как списать помарочную алкогольную продукцию с регистра первого?

Склад-ЕГАИС-Акты списания-Акт списания ЕГАИС- Добавить товар — Выставить регистр 1,3 — Нажать подобрать и проверить алкогольную продукцию — Отсканировать марку — Провести — Передать данные.

В ТТН ЕГАИС в «Результате проверки алкогольной продукции» указали 300 вместо 3, как исправить?

Проверка алкогольной продукции — Еще — Возобновить проверку алкогольной продукции.

Зависли Входящие ТТН (к подтверждению) , что сделать?

Проверить по номеру накладной на сайте check1.fsrar.ru статус накладной, если принята, то в 1С поменять статус вручную : все функции-Регистры сведений-Статусы документов ЕГАИС: найти по номеру ТТН -вручную изменить «подтвержден» , дальнейшие действия «не требуется».

Как в 1С принять помарочно алкоголь, если пришел товар в упаковках?

Для того, чтобы принять алкоголь в 1С Розница – в ТТН ЕГАИС нужно перейти по ссылке «Проверить и подобрать алкогольную продукцию». После этого вам необходимо:
1 шаг. Считать штрих-код с упаковки (при этом «пике» программа найдет эту упаковку)
2 шаг: Еще раз считать штрих-код с упаковки (при этом пике вы открываете упаковку)
3 шаг: Считать акцизные марки с каждой бутылки в этой упаковке
4 шаг: Еще раз считать штрих-код с упаковки (на этом пике вы закрываете упаковку и переходите к следующей упаковке)
Передавать данные в регистр №2 и регистр №3 не надо. У вас данная продукция будет учитываться на регистре №1 и №3

Как сверить номенклатуру учетной программы с номенклатурой ЕГАИС?

Предусмотрен «Отчет по расхождениям ЕГАИС» ( НСИ- Отчеты по НСИ).

Как сделать акт расхождения в ЕГАИС 1С

Акт расхождения оформляется только в случае недостачи товара (пересорт, отсутствие товара). Сам документ формируется автоматически при оформлении факта расхождение в 1С Розница.

Для этого выполните сопоставление Номенклатура и Алкогольная продукция по позициям в разбираемой ТТН.

Далее ставим галочку «Есть расхождения» и разбираемся с закладкой «Товары по факту».

Если фактическое количество равно нулю нужно удалять строку. Два варианта выполнения операции:

  1. Если после удаления строк остаются ещё строки с расхождением (т.е ненулевые). То программа сформирует Акт расхождения (в нём будут отражены все строки из ТТН поставщика с фактическим количеством, а по удаленным Вами строкам будет стоять 0).
  2. 1С Розница перед отправкой перепишет количество в полученной из ЕГАИС ТТН на указанное Вами, т.ч. Вы сможете проверить, что и сколько Вы подтвердили.

  3. Если после удаления строк вообще не остается. Это означает, что вы ничего не получили, либо получили иной товар, нежели указанный в ТТН. Тогда оформляем не акт расхождения, а Отказ от ТТН.

Ошибки сопоставления номенклатуры ЕГАИС в программе 1С

При работе с программой 1С в ЕГАИС пользователь сталкивается с необходимостью сопоставления наименования ЕГАИС с номенклатурой. Зачастую, при этом, совершается немало ошибок.

К чему это приведет?

Если говорить о пивной продукции, то это приведет к:

  • ошибочным актам списания (необеспеченный расход);
  • накапливанию остатков в системе ЕГАИС;
  • расхождению остатков в 1с и ЕГАИС.

По крепкому алкоголю это приведет к:

  • расхождению остатков между 1С и ЕГАИС;
  • сложности при инвентаризации.

На примере мы наглядно покажем ошибки при помощи «внешней обработки» и к чему это привело.

Ниже выделены ошибочные сопоставления.

Открыть изображение

Открыть изображение

Открыть изображение

Бывает и наоборот, когда к двум и более наименованиям из ЕГАИС привязывают одну карточку, что совершенно неправильно, так как у них могут отличаться производители и алкокода.

Открыть изображение

Многие не обращают внимание на восклицательные знаки перед сопоставлением, а ведь это говорит о том, что не сопоставлены производители. Если это проигнорировать, то в номенклатуре, производителей придется указывать вручную.

Открыть изображение

Во избежание ручной работы сначала нужно сопоставить организации ЕГАИС с контрагентами, и только после этого приступать к сопоставлению номенклатуры ЕГАИС.

1С Розница ЕГАИС настройка

Чтобы подключить ЕГАИС к 1С следуйте следующей инструкции по настройке ЕГАИС в 1С Рознице:

Меню «Администрирование» — выбираем «Настройки номенклатуры»

Настраиваем «Учет алкоголя»:

  • Отмечаем Алкогольная продукция;
  • Дата по умолчанию;
  • Отмечаем Выгружать продажи немаркируемой продукции в ЕГАИС;
  • Проверяем и переходим в основной раздел Настройки обмена с ЕГАИС.

Кликаем «Создать» — заполняем форму:

В разделе Сопоставлено в ИБ, нажимаем Запросить из ЕГАИС.

В окне с просьбой записать настройки обмена, нажимаем Записать и продолжить.

В новом окне Запрос организаций, нажимаем Запросить.

И, ожидаем обработку запроса в Егаис.

После удачной загрузки новой организации из ЕГАИС, нажимаем Закрыть.

Вернувшись к настройкам обмена, нажмем на .

Внимательно проверяем все поля формы и нажимаем Записать и закрыть.

Вот мы и закончили с настройкой обмена с ЕГАИС на компьютере и в 1С Розница.

Как оформить продажу АП в 1С Розница 2.2?

Розничная продажа маркируемой алкогольной продукции подлежит учету в системе ЕГАИС. В программе 1С отправка данных о продажах в ЕГАИС происходит автоматически, во время печати чека.

Как это выглядит:

  1. Кассир сканирует сначала штрих код с бутылки при помощи сканера.
  2. Далее по запросу программы 1С сканирует алкогольную марку с бутылки (сообщение «Отсканируйте код акцизной марки»).
  3. После проводит расчет и печатает чек.

С введением «помарочного» учета продукция учитывается на регистрах № 1 и № 3 ЕГАИС. С регистра № 3 остатки будут списываться автоматически одновременно со списанием с регистра № 1.

Как провести инвентаризацию в 1С Розница 2.2?

Инвентаризация алкоголя в 1С Розница 2.2 выглядит следующим образом:

Создается две аналитики хозяйственный операций для оприходования излишек и списания недостач, обнаруженных в ходе перерасчета товара.

  • Заходим в «Администрирование» и открываем «Запасы и закупки» — «Аналитики хозяйственных операций».
  • Создаем две хоз. операции «Списание по инвентаризации» и «Оприходование по инвентаризации»

Оформляется Приказ на пересчет товаров:

  • Раздел «Склад» — «Приказы на пересчет товаров» — «Создать»
  • Заполняем данные, в пункте «Отбор» указываем группу товаров на инвентаризацию (если поле оставить пустым, то по умолчанию включены все товары).
  • В итоге получаем Приказ на пересчет товаров со статусом Пересчет не начался.

Чтобы начать инвентаризацию нажимаем на иконку и выбираем «Пересчет товаров»

  • Вкладка «Товары» — «Заполнить цены» выбираем нужный пункт.
  • Далее распечатываем (пустую) и отдаем сотруднику. После получения данных из перерасчета, возвращаемся в документ.
  • На вкладке «Главное» меняем статус на «Внесение результатов», переходим во вкладку «Товары» — «Заполнить фактическое количество по учетному»
  • После заполнения возвращаемся на вкладку «Главное» — статус ставим «Выполнено» и нажимаем Провести и закрыть.
  • Возвращаемся к приказу статус «В процессе пересчета», меняем на «Пересчет завершен» и нажимаем Провести и закрыть
  • Приказ у нас теперь «В процессе оформления актов»

Оформляем акты на списания и оприходования по инвентаризации в 1С Розница

Нажимаем на зеленую иконку как на картинки выше и выбираем уже «Списание товаров» / «Оприходование товаров» нажимаем «Заполнить цены», а в хоз. операциях выбираем соответствующую операцию и Провести и закрыть.

Состояние приказа «Выполнен» — инвентаризация завершена.

Как сопоставить номенклатуры (сопоставление алкоголя ЕГАИС в 1С)?

Для сопоставления алкоголя в ЕГАИС через 1С необходимо:

  • В справочник Классификатор алкогольной продукции ЕГАИС загрузите АП из ЕГАИС.
  • Выбрать Сопоставление номенклатуры ЕГАИС (раздел НСИ – Сервис или раздел НСИ – Сервис – Обмен с ЕГАИС – См. также).
  • Выделяем строки с нужным товаром в списке Алкогольная продукция.
  • В правой колонке выбираем строки с номенклатурой.
  • В командной панели нажимаем Сопоставить.

В результате будет автоматически заполнен регистр сведений Соответствие номенклатуры ЕГАИС.

Декларация по АП в 1С?

Самой функции по формированию и отправки алкогольной декларации в 1С Розница – нет.

Программа может лишь сформировать «Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции». В данном журнале отражается вся необходимая информация для деклараций о розничной продаже алкогольной продукции.

  • Либо выгружать данные или вручную вводить из журнала в сторонние сервисы и ПО (1С Бухгалтерия)
  • Либо воспользоваться интеграцией 1С с программой, которая будет автоматически передавать данные и формировать декларацию самостоятельно (ЕГАИС-Декларант)

Продажа разливного пива 1С Розница

Для продажи разливного пива в 1С Розница необходимо создать Номенклатуру с типом Алкогольная (спиртосодержащая) продукция и отметить Продается в розлив.

Продажа сигарет в 1С Розница (настройка интеграции 1С с ИС МОТП)

Чтобы реализовывать табачную продукцию необходимо настроить интеграцию 1С с ИС МОТП.

Как подключиться к маркировке табака Честный ЗНАК:

В режиме «1С:Предприятие» администратор базы должен через раздел «Администрирование» далее войти в «Настройки интеграции с ИС МОТП» и отметить опцию «Вести учет табачной продукции».

Как подтвердить накладную в ЕГАИС?

Любая поставка товара сопровождается ТТН. При получении товара необходимо сверить тот товар, что поступил к вам, с указанным в накладной. Если все верно, в ЕГАИС отправляют информацию о том, что накладные от поставщика приняты. Если в накладной указан не тот товар, что вы получили, то в ЕГАИС передают акт о расхождении.
ТТН должны быть подтверждены в ЕГАИС в течение трех дней с момента поставки, если склад поставщика находится в черте вашего города. Если же склад находится в области, то на подтверждение накладной должно уйти не более семи дней.
Подтверждение ТТН происходит в вашем личном кабинете ЕГАИС при помощи связи вашей учетной программы и УТМ с системой.

  1. Перед подтверждением ТТН пересчитайте количество той продукции, которую вам доставили. Сравните его с номенклатурой и электронной накладной от поставщика в ЕГАИС.
  2. Если количество фактически полученного товара сходится с электронной накладной, в ЕГАИС отправляют акт, что накладная принята — это и есть подтверждение ТТН в ЕГАИС. После этого в системе сумма и количество поставки списывается со счета поставщика и поступает на ваш счет.

Бывают ситуации, когда могут привезти не тот товар, который вы заказали, или в процессе транспортировки повредилась стеклянная тара. В таком случае в ЕГАИС подается акт об отказе приема накладной, а товар возвращается поставщику.

  • Если есть значительное расхождение между данными в накладной и фактически поставленной продукцией
  • Поставщик не доставил товар: вне зависимости от того, предупредили вас об этом или нет, вы все равно можете сделать отказ
  • Доставленный товар не соответствует качеству: просрочен, повреждена тара, отсутствуют акцизные марки и т.д.

Что делать, если у вас расходятся фактические данные с электронной накладной?

Иногда может произойти так, что поставщик предоставит какой-то продукции больше, чем вы заказали, а другой – меньше. Вы должны отправить поставщику акт о расхождении с фактическими данными о поставленной продукции. Если поставщик отказывается подтверждать акт, вы должны вернуть ему товар. В том случае, если акт расхождения подтвержден поставщиком, вы передаете его в ЕГАИС. Тогда со счета поставщика происходит списание подтвержденной в акте расхождения продукции, и она записывается на ваш счет.

Почему так важна проверка данных перед подтверждением ТТН?

Мы уже писали выше о том, что перед отправкой данных в ЕГАИС необходимо пересчитать доставленную продукцию и сверить все с документацией. Дело в том, что информация, которая уже отправлена вами в ЕГАИС не может быть изменена! Поэтому всегда проверяйте поставленный товар, чтобы избежать штрафов за представление недостоверной информации.

Как подтверждать накладные (ТТН) в ЕГАИС

ЕГАИС – единая государственная автоматизированная система для учета оборота этилового спирта. С помощью этой системы контролирующие органы получают возможность отслеживать движение алкогольной продукции от производителя до розничной торговой точки, реализующей алкоголь. Цель внедрения — исключение возможности торговли контрафактной алкогольной продукцией.

Как начать работать с ЕГАИС?

Получение и отправка ТТН производится с помощью специального программного обеспечения – универсального транспортного модуля (УТМ), если у получателя несколько подразделений, УТМ устанавливается в каждое из них. С каким программным обеспечением УТМ работать личное дело каждой организации.

Действия для начала работы

Все участники процесса купли-продажи алкогольной продукции регистрируются в системе и получают специальный ключ на юридическое лицо, а также ID код компании;
Производители вносят в электронную базу список своей продукции, на каждую номенклатурную позицию присваивается код ID по которому можно найти товар в системе;
Перед получением продукции покупатель должен убедиться, что алкоголь, который планируется приобрести, есть в ЕГАИС, сверить наименование со своей базой.

Как проверить накладную перед подтверждением?

После получения поставки алкогольной продукции важно проверить пришедшую ТТН в системе с бумажной, по следующим параметрам:

Дата электронной накладной совпадает с датой поставки;
Бумажная и электронная ТТН имеют одинаковую дату;
Количество и наименование продукции совпадает;
Общая стоимость товара не различается.
Срок отправки ТТН для поставщиков установлен три дня с момента фактической поставки. Покупателю, для получения электронных документов в день фактического получения товара, срок отправки необходимо согласовать с поставщиком. Срок подтверждения ТТН составляет три рабочих дня.

ВАЖНО! Номера накладных должны совпадать на 100%. Если в ЕГАИС указан номер 789, а в бумажном варианте 0789 одна из ТТН должна быть изменена.

Причины отказа подтверждения накладной в системе!

До подтверждения ТТН, алкоголь резервируется на остатках предприятия-поставщика, факт продажи фиксируется с момента подтверждения получения товара покупателем в системе. Действие с накладной ЕГАИС необратимо. Для отказа подтверждения документа есть несколько причин:

  • Поставка не получена
    Покупателю алкогольной продукции следует ответственно подходить к работе с системой, важно не подтверждать накладные до момента фактического получения товара.
  • Номер или дата накладной различается с бумажным документом
    При расхождениях в номерах и датах ТТН с продавцом можно согласовать изменение бумажного документа, после изменения подтвердить накладную.
  • Пересортица товара
    Покупатель формирует заказ в соответствии со своей номенклатурной базой, поэтому при наличии в документах новой продукции сверх заказа, от накладной следует отказаться.
  • Расхождение общей стоимости
    При верном количестве товара по документам и несоответствии общей стоимости необходимо делать отказ от ТТН в системе.

Какие могут быть действия в УТМ?

При получении электронной ТТН, универсальный транспортный модуль позволяет совершать три варианта действий:

— Подтверждение;

— Отказ;

— Частичное подтверждение с составлением акта расхождений.

Параметры проверки для подтверждения или отказа от накладной перечислены раньше, еще одно возможное действие – частичное подтверждение с актом расхождений.

Расхождения поставки в меньшую сторону – возникают в случае, если при фактической поставке алкоголя произошел бой товара, отказ от части продукции по любым причинам, покупатель имеет право составить акт расхождения. Поставщик получает акт расхождения в системе, если подтверждает его, покупатель принимает фактическое количество товара, бумажные документы изменяются. Если отправитель товара отклоняет акт расхождения вся поставка в ЕГАИС остается не подтвержденной покупателем и остается на балансе поставщика.

Расхождение фактической поставки в большую сторону – в таком случае продавец делает дополнительную электронную накладную и бумажные документы.

Совет! Использование системы ЕГАИС не освобождает организации от подачи декларации. Алкогольная продукция должна быть выделена в отдельную от прочих товаров накладную, это позволит избежать дальнейших затруднений при сдаче декларации.