Исправление фамилии в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

  • Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
  • Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Приказ о замене фамилии в документах

  • Сергей
    2020-01-30 03:56:17
    а если я на данный момент не работаю

* С правилами заполнения трудовых книжек работников вы можете ознакомиться в статье «Трудовая книжка: принимаем, заполняем» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 27).

Предприятие приняло на работу сотрудницу, которая еще в 2015 году поменяла фамилию в связи с регистрацией брака. Предыдущий работодатель запись о смене фамилии в трудовой книжке не сделал. Имеет ли право новый работодатель внести в трудовую книжку такой сотрудницы запись о смене фамилии и поставить свою печать или это должен делать предыдущий работодатель?

В п. 2.13 Инструкции № 58** сказано, что изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы. В интересующем нас случае — по тому месту работы, где работница трудилась на момент изменения Ф. И. О.

** Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Соответственно, считаем, что сотрудницу следует отправить к предыдущему работодателю, чтобы тот выполнил «свою работу».

Если ситуация таким образом решена быть не может (например, работодатель ликвидирован, находится на неподконтрольной территории), считаем допустимым внесение изменений «текущим» работодателем. Так, например, Минсоцполитики в письме от 16.04.2013 г. № 54/06/186-13 посчитало, что новый работодатель может исправить ошибку в Ф. И. О., допущенную предыдущим работодателем.

Порядок внесения изменений следующий:

— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежняя фамилия работницы зачеркивается одной чертой и записывается новая фамилия. Обращаем внимание: старая запись должна легко читаться, поэтому заклеивать или замазывать ее корректирующей жидкостью нельзя;

— на внутренней стороне обложки проставляется ссылка на соответствующий документ с указанием номера и даты выдачи такого документа, а также органа, который его выдал. Ссылка заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица (работника отдела кадров) и печатью предприятия либо печатью отдела кадров. Пример исправления мы в свое время уже приводили***.

*** Детали найдете в статье «Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 32).

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша.

В трудовой книжке работника, принятого на работу, все страницы раздела «Відомості про роботу» заполнены. Предыдущий работодатель внес запись о работе в раздел «Відомості про нагородження». Является ли это ошибкой? Если да, то как ее исправить?

Да, это является ошибкой. В разделе «Відомості про нагородження» трудовой книжки фиксируют информацию только о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины (п. 2.2 Инструкции № 58).

Возможности вносить в этот раздел другие сведения Инструкция № 58 не допускает. Зато она предупреждает: если все страницы соответствующих разделов трудовой книжки заполнены, ее дополняют вкладышем, а точнее, вшивают его в книжку (п. 3.1 Инструкции № 58).

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Заполняют его (включая титульный лист) по месту работы работника в том же порядке, что и трудовую книжку. Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки.

В данной ситуации запись о работе (приеме на работу, увольнении) работника внесена не как положено — не во вкладыш к трудовой книжке, а в предусмотренный для других целей раздел «Відомості про нагородження». То есть при заполнении трудовой книжки допущена неточность, которую нужно исправить.

Обратите внимание! Исправлять ошибки, сделанные в сведениях о работе, переводе, награждениях, поощрениях и др., могут только работодатели, которые допустили эти неточные записи (п. 2.6 Инструкции № 58). Новый работодатель обязан лишь поспособствовать работнику решить возникшую проблему.

Поскольку в нашем случае неточность допустил предыдущий работодатель, то именно он и должен ее исправить. Для этого:

1) в раздел «Відомості про нагородження» вносят исправительную запись в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции № 58:

— в графе 1 ставят очередной номер записи;

— в графе 2 указывают дату создания исправляющей записи;

— в графе 3 пишут: «Запис за № … недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки»;

2) заводят вкладыш к трудовой книжке, если его до сих пор не было. В разделе «Відомості про роботу» вкладыша под порядковым номером, следующим за номером последней записи в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки, повторяют ту запись, которую ошибочно включили в раздел «Відомості про нагородження».

Раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки работника полностью заполнен. Можно ли дальнейшие записи делать во второй (русской) части трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» или обязательно вшивать вкладыш?

Как уже было сказано выше, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, п. 3.1 Инструкции № 58 требует дополнять ее вкладышем.

Соответственно, если вы будете продолжать записи на украинском языке в русскоязычной части трудовой книжки, на наш взгляд, проверяющие могут расценить это как нарушение с применением санкций.

Избежать санкций в таком случае, возможно, и удастся****, но лучше изначально сделать все правильно.

**** Подробнее в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).