Хранение документов в архиве

Содержание

Главная Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

обеспыливание документов в архиве

оборудование для обеспыливания документов в архиве, библиотеке

Laura Pulvisina Spirabila Delulvera Laura MAXI

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Какую задачу ставятруководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы?Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» Напервых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить поопределенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторыевозможные пункты такого плана.

■ Оценить организациюархивного хранения документов до момента создания специального архивногоподразделения.

■ Установить единую,стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать приемна хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных почердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провестиинвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатурудел.

■ Ограничить доступ кхранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающиедела и документы.

■ Решить вопрос сорганизацией переплета дел.

■ Организовать учетвсех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующихв делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разборабумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора заваловэлектронной информации и документов.

Важно также получитьинформацию о том, какие информационные системы в организации используются вработе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболеераспространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимальноавтоматизировать работу архива.

Рассмотрим пунктыплана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов домомента создания специального архивного подразделения

Если в организацииуже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотритеее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особоевнимание на следующие моменты:

● есть ли мокрыедокументы или сырость на стенах;

● не сложены ли документыпоблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанныеиз ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилищедверь как она запирается;

● есть ли пожарнаясигнализация и средства пожаротушения;

● что находится всоседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны спропаном и т.п.);

● не находится лирядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочихкомнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки,хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов?Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках,стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моментыпотребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приемадокументов из подразделений организации на хранение

Требования к системеприема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документовосуществляется только по актам.

2. Вести учетпоступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое деловносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точноеназвание каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет,используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо длятого, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшимисроками хранения).

4. При приеме делпроводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документыразного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за нескольколет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (всоответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапеработы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации.Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомитьсяс сотрудниками организации.

■ Уточнить, какиедокументы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснитьустановленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можноутром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, новнутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключениестанет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвалаполок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитатьмини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно,слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакогопонятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организациивам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство.Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будетеобсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает.Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должнабыть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работыдокументов

Принимать нужно все,что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить ихактами приема.

Не бойтесь, если вактах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Деладолжны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование.Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к.главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный приемдокументов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникаморганизации, что появилась реально работающая служба, способная очистить ихстолы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятыедокументы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимыхбумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершатьсяуспешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом,сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельныеличности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то,что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их неувидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организациистарше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочнойработы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранениебухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями запрошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программноеобеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом изгодов.По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектовсшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документовуже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только сэтого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации исоставление номенклатуры дел

Инвентаризация документов– очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел.Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать,что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризациядокументов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранитсяданный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имяи должность);

● сколько документовэтого вида создается в год (количество папок, количество погонных метровдокументов);

● способ формированиядела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько такихдокументов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится лидокумент к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документисторическую ценность для организации;

● относится лидокумент к категории важнейших;

● сколько временидокумент должен храниться;

● есть ли ворганизации документы, которые существуют только в электронном виде, и в какихинформационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если спервой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у васпоявится возможность значительно расширить его. Этот список позволит болееточно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельныевиды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы вдальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоитобратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документыв соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить набумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забытьвнести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установитеправило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не можетвойти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем болеезабрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгаярегистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся,а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск вхранилище.

Никто из сотрудниковне должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такаянеобходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующимобразом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачидел.

Ограничение доступа вхранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективноесредство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступак электронным документам обычно занимаются программисты. Стоитпоинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службыбезопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачидокументов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает.Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вамеще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующихделах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документовв архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинствеорганизаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скореевсего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике былислучаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалосьсобрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами –мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документови уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивовнашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителяглавного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанноеотносится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздотруднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов.А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это поройработа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения ссотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников отработы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить ихэто сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают ималенькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателяправления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов вархив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Ядействительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы вархиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документовархива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и,согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов необязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». Внастоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажныхдокументов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа»Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведенияразличного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов,однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудьхоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном инеудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы иразложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычнозначительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки сдокументами составляет 3 кг.При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку,снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е.поднять придется 12 кг– в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивномхранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивномхранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки.Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона»постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов,которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела вовременное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себяответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить ихна место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенныхделах.Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их начетыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела,и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же,как мне кажется, больше:

■ Даже при самомголовокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания»документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом250 листов – 1,25 кг.

■ При архивномхранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и прихранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел вовременное пользование возможность неумышленного изъятия документа практическисводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии сдокумента расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же изсотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленногоизъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительнотруднее.

Конечно, выбор за вамии за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетеннымидокументами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласитсяс вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетнымиприспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглыдля сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка).Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Крометого, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугамиспециализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленноевыше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионалавполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимопомнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно иквалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать»результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самойсложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе исохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вамв наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательнозадокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все этобезобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивнымидокументами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до»и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого днятщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение,сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны бытьготовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» ваммало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшойорганизации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов.Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенноепродвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, нои всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела.

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы — по п. 3 ст. 120, ст. 122или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть — хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения.В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1) в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2) стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3) в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4) хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5) в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6) в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7) в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов.Обеспечить безопасное хранение документов — хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр.).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.

Рис. 1. I — схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II — схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

  • наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;
  • период, к которому относятся документы;
  • момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
  • код места хранения документов (например, Г-III-2);
  • дату принятия документа на хранение;
  • дату выбытия документа;
  • подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;
  • комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа «Дата выбытия документа», которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе «Комментарий» отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы).

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным определить место расположения нужного документа.

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

Если вы заметили, в книге учета поступлений и выбытий архивных документов не содержится информация о временном изъятии документов из архива, а также о лицах, которые имели доступ к архивным документам. При этом в случае отсутствия необходимого документа в месте его хранения данная информация была бы очень полезна для установления его реального местонахождения. Для такой цели имеет смысл организовать ведение учета посещений места хранения документов в журнале посещений, содержащем следующие графы:

  1. дату посещения;
  2. фамилию, имя и отчество посетителя;
  3. наименования временно изъятых документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы;
  4. период времени, к которому относятся временно изъятые документы;
  5. код места хранения временно изъятых документов;
  6. дату возврата документов;
  7. подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;
  8. подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля за соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации — Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» — структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива — довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

  • организационные;
  • методические;
  • технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационнымивопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор — это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно — воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов — номер фонда. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

  1. Создание Положения об архиве.

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

  1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее — Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

  1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом(при необходимости).
  2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
  3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
  4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
  5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива -листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

  1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
  2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3. При наличии оборудованного архивохранилища — проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом — совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях — бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления — машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет

приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема. Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования.

Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку.

На практике для обеспечения учета документации в архиве организации нужно завести следующие виды документов:

  • , которая необходима для того, чтобы осуществлять поединичный и суммарный учет дел. Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок. Часто этот срок устанавливается как «до ликвидации организации».
  • Опись дел по личному составу.
  • Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения более 10 лет), если таковые имеются в компании;
  • Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения менее 10 лет) может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы. Нередко дела из данной категории вообще не подлежат передаче в архив предприятия, в таком случае их оставляют в своих структурных подразделениях, где они находятся вплоть до истечения сроков хранения.
  • представляют собой сдаточные описи, согласно которым происходит передача дел в архив компании. Данные описи — это учетные документы, которые используются до того, как составляется годовой раздел соответствующей сводной описи с делами организации.
  • Дело фонда представляет собой совокупность документов, в которых содержится история предприятия и его фонда, в том числе ( , а также акты о проведении проверок по наличию и состоянию дел, акты передачи дел для формирования государственных архивов, историческая справка и т.д. Документы размещают в деле в хронологическом порядке, то есть по мере поступления. Чтобы поддерживать такой порядок, необходимо вести , а листы в деле должны быть пронумерованы.
  • Предприятиям, которые являются источником для комплектации государственного или муниципального архива, необходимо вести .

Для того чтобы осуществлять количественный учет листов в составе дел постоянного и временного хранения (более 10 лет), необходим . Лист-заверитель дел, касающихся личного состава, как правило, составляют в процессе научно-технической обработки документов, то есть во время их подшивки в твердую обложку.

Вам также необходимо знать о требованиях такого документа как «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г. Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий. Помимо тех документов, которые уже были перечислены в нашей статье, данные правила обязывают к ведению еще нескольких. О них поговорим чуть ниже.

Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Кроме того, не очень ясно, как именно заполняется данная форма, а четкая инструкция по ее заполнению отсутствует. Пояснений не может дать даже куратор из государственного архивного учреждения. С первого взгляда на форму данного книги учета все кажется достаточно ясным, однако в процессе заполнения все очень сильно запутывается, цифры становятся бессмысленны в связи с переформированием дел, которое неизбежно происходит в процессе обработки документации.

В любом случае, в результате получаются очень приблизительные цифры, которые не отражают реальную картину, из-за чего теряется весь смысл заведения подобного учета. Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.

Но если возникнет необходимость в ведении такой книги, то здесь вы найдете и пример ее заполнения.

Список фондов ведут только в тех случаях, когда на предприятии хранятся документы двух или более фондов. Поэтому данный документ не актуален для большинства архивов.

На протяжении всего периода своей деятельности нам еще не встречались документы страхового фонда или другие особо ценные дела в составе ведомственных архивов организаций. Подобные дела весьма редко встречаются в обычных организациях, а потому мы здесь не будем уделять внимание их учету.

Таким образом, главная задача, касающаяся учета документов в архиве предприятия, состоит в том, что правильно составлять архивные описи дел и формировать дела фонда. Кроме того, требуется своевременно представлять (в случае, если осуществляется их передача на государственное или муниципальное хранение) паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря в соответствующее архивное учреждение. Другие учетные документы организации представляют крайне малый интерес для государственного архива.

«Архивное дело» Сборник федеральных норм

Настоящая книга представляет собой сборник нормативных актов, регулирующих формирование, организацию хранения, учет документов, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования.

Е.В.Алексеева «Архивоведение»

Учебник. Предназначен для изучения архивного дела, правил хранеия документов, выделения документов к уничтожению.

Е.В.Булюлина «Архивоведение: Учебно-методическое пособие»

В пособии рассматриваются вопросы классификации документов Архивного фонда РФ, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-справочного аппарата, использования архивных документов и организации работы архивных учреждений.

Б.В.Альбрехт «Архивы коммерческих организаций»

В представленном издании рассмотрены правовые основы функционирования архивов, практические шаги по их созданию и организации деятельности, отражена специфика работы с архивными документами по личному составу, электронными документами и документами ограниченного доступа. Издание рассчитано на широкий круг специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях.

«Делопроизводство и работа архива. Типовая инструкция в таможенных органах»

В настоящем издании публикуется Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденная Государственным таможенным комитетом Российской Федерации.

М.Ю.Рогожин «Делопроизводство. Организация архива предприятия»

Эта книга поможет правильно и быстро организовать делопроизводство и работу архива предприятия в свете положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Е.А.Новиков «Делопроизводство в службе персонала»

Как избежать ошибок в работе службы персонала, связанной с документооборотом? В практическом пособии подробно описаны правила составления трудового договора, оформления принятия на работу и увольнения сотрудника, определения стажа для оплаты листа нетрудоспособности. Рассматриваются другие важные вопросы деятельности службы.

А. В. Непогода, П. А. Семченко «Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации»

Разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан.

Л. В. Павлюк, Т. И. Киселева, М. Ф. Воронина, Н. И. Воробьев «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере»

В справочнике рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовке для передачи на архивное хранение.Основы работы на компьютере дают представление о возможностях использования современных ПК в делопроизводстве.

Л.П.Сулимова, Д.В.Осипов «Как создать архив с нуля на современном предприятии»

Архив должен быть и на каждом предприятии, независимо от его формы собственности, размера и возраста. Сам факт наличия архива говорит о стабильности и устойчивости предприятия. Верно и обратное — создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным.

1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива — от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях — температура +17 — +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях — температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях — температура +2 — +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях — температура +15 — +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами — 120см; средствами хранения — 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения — 75см; стеной и торцом средства хранения — 45см; полом и нижней полкой средства хранения — 15 см.

2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

— описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

— предметные, предметно-тематические картотеки;

— картотеки по личному составу;

— указатели;

— исторические справки;

— обзоры документов.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки — сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

Введение. 3

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5

1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12

2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12

2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21

3. 1 Проверка физического состояния документов. 21

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23

документов. 23

Заключение. 26

Библиографический список литературы.. 27

Приложение. 28

Введение

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов — основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

— строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

— созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

— применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

Требования к помещениям архива организации

Требования к помещениям архива организации

В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Ремонт в архиве

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей: • при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны; • при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив; Подобная «генеральная уборка» при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Арственный архив

комплектование и учет документов; *

обеспечение их сохранности; *

обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним; *

обеспечение использования документов в научных и практических целях; *

ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии; *

контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Требования к архивным помещениям

помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Средства хранения документов в организации

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации» В целях осуществления единой технической политики в вопросах проектирования, строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий главных управлений (национальных банков) и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации 1. Утвердить Ведомственные нормы проектирования

«Здания территориальных главных управлений, национальных банков и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации»

ВНП 001-01/Банк России (далее — Ведомственные нормы).

Из данной статьи вы узнаете:

Как выбрать помещение под архив

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения.

Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей.

Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.

Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.

Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение для архива?
  • каковы правила организации хранения архивных документов?
  • как создать удобную навигацию по архиву?

Как выбрать помещение для архива

Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:

  • выбрать и оборудовать помещение;
  • обеспечить его техническое оснащение;
  • создать нормативные условия хранения документации;
  • организовать архивные документы;
  • разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.

Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения.

Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций».

Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Вместимость архивного помещения

Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива.

При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию.

Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.

Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании.

В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению.

Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.

«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:

  • хранилище (изолированное помещение);
  • помещение для приема документации и ее первичной обработки;
  • помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
  • рабочие кабинеты персонала;

Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.

Требования к безопасности архивного помещения

В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.

Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы.

Требования к архивам и архивным помещениям

Требования к помещениям архива организации

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении.

При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей.

Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения.

Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.