Факсимильная подпись, что это?

Факсимиле

⇒ Гласные буквы в слове:

ф а кс и м и л е

гласные выделены красным

гласными являются: а, и, и, е

общее количество гласных: 4 (четыре)

ударная гласная выделена знаком ударения » ́ «

ударение падает на букву: и

безударные гласные выделены пунктирным подчеркиванием » «

безударными гласными являются: а, и, е

общее количество безударных гласных: 3 (три)

⇒ Согласные буквы в слове:

ф а к с и м и л е

согласные выделены зеленым

согласными являются: ф, к, с, м, л

общее количество согласных: 5 (пять)

звонкие согласные выделены одинарным подчеркиванием » «

звонкими согласными являются: м, л

общее количество звонких согласных: 2 (две)

глухие согласные выделены двойным подчеркиванием » «

глухими согласными являются: ф, к, с

общее количество глухих согласных: 3 (три)

факси́миле, нескл., с. и неизм.

⇒ Количество букв и слогов:

гласных букв: 4 (четыре)

согласных букв: 5 (пять)

всего букв: 9 (девять)

всего слогов: 4 (четыре)

Факсимиле — что значит слово, его толкование и смысл
определение и значение, объяснение смысла и что означает слово
Факсимиле, (специальное). 1. несклоняемое, средний род Т .

19 июня 2015 09:55

Администрация города Екатеринбурга в рамках проекта «Екатеринбург говорит правильно» обращается к вопросу о корректном ударении в слове факсимиле.

Факсимиле — это точное воспроизведение любого графического оригинала (рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи), передающее его со всеми подробностями. Факсимиле также называют печатку или клише, воспроизводящие собственноручную подпись.

Ударение в этом слове падает на второй слог: факсИмиле. Словарь «Русское словесное ударение» М.В. Зарвы специально отмечает: не факсимилЕ. В прилагательном факсимильный ударение также остается на втором слоге.

Стоит обратить внимание, что слово факсимиле среднего рода, оно не склоняется и не изменяется по числам и падежам.

Таким образом, правильно: оставить на поле книги свое (не свой) факсИмиле, сделать факсИмиле журнала, факсИмильная связь.

  • Что такое факсимильная подпись
  • Как доказать подделку своей подписи
  • Как принимать факс по интернету

Для чего нужна факсимильная подпись

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в делопроизводстве многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным контрагентом. Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

  • Факсимильная подпись

Что такое факсимильная подпись

Факсимиле – это штамп, который точно воспроизводит собственноручную подпись человека. Обычно он служит для удостоверения полномочий должностного лица. Такое искусственное воспроизведение подписи гражданское законодательство России признает полным аналогом собственноручной подписи. Однако точный смысл понятия «факсимиле» в законодательстве не прописан.

Факсимильная подпись вполне может применяться при оформлении отдельных документов – наравне с собственноручной подписью. В некоторых случаях применение факсимиле прямо предусмотрено законом. Но число таких ситуаций невелико. Поэтому на практике нередко возникает вопрос: когда использование такого вида удостоверяющей подписи допустимо, а в каких случаях от применения факсимиле лучше воздержаться?

Юридическая сила факсимильной подписи

По общему правилу факсимильную подпись должностное лицо вправе использовать, если это непосредственно предусмотрено законом или отдельным соглашением сторон сделки. Но если речь идет об оформлении документов налогового или бухгалтерского учета, требуются «живые» подписи уполномоченных на то лиц.

Вот пример. Налоговое законодательство России не предусматривает использование счетов-фактур, которые скреплены факсимильной подписью. Это считается нарушением установленного порядка оформления таких документов. Счет-фактура, подписанный факсимиле, не может быть основанием для принятия сумм налога к вычету.

Иное дело – гражданско-правовые сделки. При их совершении использовать один из видов копий подписи можно. Но это должно быть предусмотрено законом или вписано в соглашение сторон.

Сам порядок применения факсимиле в законодательстве не указан. По этой причине составленное сторонами соглашение является той основой, на которой достигается договоренность о праве использовать факсимильную подпись при заключении договора.

Соглашение о порядке использования копии подписи может быть оформлено отдельным документом. Разрешается также включить такое условие в текст основного договорного документа. Чтобы факсимильная подпись получила юридическую силу, нужно перечислить документы, которые стороны считают возможным подписать посредством факсимиле. Заверенные означенным способом договоры суд примет в качестве письменного доказательства.

Возможен вариант, когда в основном договоре не прописана возможность применения факсимиле, но фирма оформила к этому документу дополнительное соглашение и заверила его копией подписи. Суд вполне может вынести решение о несоблюдении в данном случае письменной формы дополнительного соглашения. Оно не будет считаться заключенным.

Законодательство прописывает возможность использования факсимиле как копирование подписи. Случаев не так уж и много, они регламентированы Гражданским кодексом Российской Федерации. Договор об использовании факсимильной подписи может быть заключен и обеими сторонами сделки, в основном это касается гражданско-правовых сделок. Правда, для этого необходимо подписать дополнительные бумаги, в которых будет прописано условие использования факсимиле. Естественно, на таком документе должны стоять «живые» подписи, а не штампы с аналогами. Также возможность использования факсимиле может быть прописана в основном договоре.

Нарушение закона

Согласитесь, это очень удобно. Не всегда начальник может быть на месте, и его подпись без проблем может поставить доверенное лицо, имеющее доступ к печати. Но в определенных случаях факсимиле вовсе не допустимо. Оно не только не будет иметь юридическую силу, но и будет противоречить букве закона, а значит, нарушать его. Это касается бухгалтерских и налоговых документов, другими словами, всех бумаг, которые связаны с финансами. К ним относятся и платежные документы, доверенности, которыми предусмотрены финансовые последствия. Так, например, в законодательстве о бухгалтерском учете указаны реквизиты, необходимые при заполнении документа. Среди них прописана и собственноручная подпись, что прямо предполагает неправомерность использования факсимиле. В налоговом законодательстве использование факсимиле также не прописано отдельно. Налоговики не признают законность и счетов-фактур, подписанных факсимиле. На этом документе должны стоять подписи руководителя организации и бухгалтера, и только «живые». Так что, если законом или сторонами использование факсимиле не было предусмотрено, в случае судебных споров документ, подписанный таким способом, рассматриваться как законный не будет. Сделка просто будет считаться не заключенной.

Электронная подпись

Единственным исключением, когда можно применить копию подписи, является налоговая декларация. Ее можно заверить электронной подписью. Однако электронная подпись – это особый аналог «живой» подписи. И факсимиле в таком случае использовать все равно нельзя.

Факсимиле на первичных документах. Как защититься от ГФС и в суде, - Олег Никитин, адвокат ID Legal Group
08.08.2018

Вопросы использования (проставления) факсимиле субъектами хозяйствования в документах, в особенности первичных, и сегодня привлекают повышенное внимание. Чрезмерный документооборот и необходимость срочной обработки документов обусловливает необходимость в использовании факсимильного воспроизведения подписи руководителя предприятия. В свою очередь работники, которые, согласно предоставленным им полномочиям по использованию факсимиле руководителя, постоянно подчеркивают, что непосредственное подписание документов руководителем требует значительного количества рабочего времени, в связи с чем они не успевают своевременно выполнять порученную им работу.

Поэтому не удивительно, что для оптимизации бизнес-процессов, предприятия (учреждения, организации) находятся в непрерывном поиске путей совершенствования документооборота. А одним из таких путей является использование факсимиле.

Однако, действующим законодательством не закреплено понятие «факсимиле» или «факсимильное воспроизведение подписи», при этом отсутствует также и порядок использования и перечень документов, в которых возможно его использование.

В связи с этим толкование понятия «факсимиле» предприятиями применяется в общеупотребительном смысле. То есть рассматривается как точное воспроизведение любого графического оригинала, или другими словами копия, которая имеет вид печати, воспроизводящая собственноручную подпись лица, для упрощения работы с документами и уменьшения времени в целом.

Законодательное закрепление права использования факсимиле содержится в ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины (далее — Кодекс). Где определено, что при заключении (в том числе подписании) сделок путем факсимильного воспроизведения подписи, используя средства механического, электронного или любого иного копирования, электронной подписи (иного аналога собственноручной подписи) разрешается в предусмотренных законодательством Украины случаях, или с письменного согласия сторон, и содержит образцы аналога собственноручных подписей последних.

То есть, использование факсимиле сторонами договора возможно только на определенных документах после закрепления положения о наличии этого права в договоре или в дополнительном соглашении к такому договору. При этом, договор или дополнительное соглашение о возможности использования факсимиле подписи уполномоченного лица должны обязательно включать образцы собственноручных подписей этих лиц.

И наоборот, если при подписании договора сторонами ни будет согласовано право применения факсимиле, то такой договор в судебном порядке может быть признан недействительным (в части использования сторонами факсимиле) с соответствующими правовыми последствиями.

В свою очередь, в ч. 7 ст. 94 Кодекса административного судопроизводства Украины (далее — КАС Украины), закреплено, что документы, которые были получены посредством факсимильной или иным аналогичным средством связи, могут быть приняты судом к рассмотрению как письменные доказательства лишь в случаях и в порядке, которые установлены законодательством или договором.

Вместе с тем, ситуация по использованию факсимиле в первичных документах несколько иная.

Согласно абз. 1 п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины (далее — НК Украины), для целей налогообложения, налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), согласно первичных документов. А также регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности или любых других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено действующим законодательством Украины.

Плательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций по данным, которые не подтверждены документами, в соответствии с абз. 1 п. 44.1 ст. 44 НК Украины.

В ч. 2 ст. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996 и ст. 12 ЗУ «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 г. №675 закреплено, что составление первичных и сводных учетных документов может быть как в бумажной так и в электронной форме, с обязательным указанием таких реквизитов как личная подпись или другие данные, по которым можно идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Также, согласно п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.1995 № 88, и ст. 1 Закона № 996-14 первичные документы — это документы, созданные в письменном или электронном виде, которые фиксируют, подтверждают хозяйственные операции, распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. В случае если была наложена электронная подпись, то с учетом действующего законодательства Украины, регулирующего вопросы электронных документов и электронного документооборота. В частности, при оформлении первичных документов использования факсимильного воспроизведения подписи возможно в порядке, предусмотренном законодательством.

Сопровождение проверок фискальных органов, налоговых споров, анализ рисков

Наряду с этим, в общедоступной информационно — справочной системе «ЗІР» на сайте Государственной фискальной службы Украины (далее — ГФС Украины), в категории № 135.06 есть следующий вопрос: «может ли при оформлении первичных документов, служащих основанием для налогового учета, использоваться факсимиле?»

С учетом вышеизложенных норм законодательства был получен ответ, что использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов не будет расцениваться как нарушение законодательства при условии письменного согласия сторон в котором находятся образцы их собственноручных подписей.

Следует отметить, что в индивидуальной налоговой консультации ГФС Украины №1829/6/99-99-15-02-02-15/ИПК от 2017 года, кроме приведенных выше норм действующего законодательства, указано также, что по вопросам оформления первичных документов, в том числе с использованием факсимиле, целесообразно обращаться в Министерство финансов Украины.

В то же время, несмотря на все что указано выше, при проверке контролирующими органами субъектов хозяйствования, возникают спорные ситуации по использованию факсимиле на первичных документах, подтверждающих выполнение договоров. При этом, контролирующий орган придерживается позиции, что первичные документы должны содержать исключительно «личную подпись лица» (один из обязательных реквизитов первичного документа), что свидетельствует о действительности этого документа и реальность хозяйственной операции.

Что касается судебной практики, то можем отметить, что в деле № 910/4050/17 Верховный Суд отменил судебные решения предыдущих инстанций, направил дело на новое рассмотрение, поскольку судам предыдущих инстанций необходимо должным образом исследовать согласовано ли сторонами использование факсимиле. Ведь использование последнего, при совершении сделок, допускается по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей сторон.

То есть, в данной категории дел судами не оспаривается использование факсимиле, однако такое право нужно закреплять непосредственно в договоре.

Обращаем внимание, что даже при соблюдении требований законодательства по применению факсимиле, это не гарантирует полной защиты от непризнания контролирующими органами, при проведении проверки, первичных документов, подписанных следующим образом.

С уважением,

Олег Никитин

Руководитель судебной практики

ID Legal Group

Олег Никитин

Понравилось ? Поделитесь с друзьями. Спасибо!

Суть дела: предприятие просило взыскать задолженность по договору. Истец указал, что по сложившейся практике между сторонами, большинство документов с ответчиком были подписаны путем проставления факсимиле. При этом об его использовании стороны письменно не договаривались. Ответчик же возразил не признал проставление своей подписи на документах с помощью факсимиле.

Местный и апелляционный суды частично удовлетворили исковые требования.

Однако коллегия судей Хозяйственного суда ВС отменила эти решения и направила дело на новое рассмотрение в местный суд.

Согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Верховный Суд указал, что для закрепления юридической силы факсимиле как личной подписи необходимо письменное согласие сторон. Оно может выражаться, в частности, в заключенном между сторонами письменном соглашении, в котором они соглашаются использовать факсимиле и образцы настоящей и факсимильной подписи должностных лиц или представителей сторон. В таком случае заверенные ей документы будут считаться заключенными в соответствии с требованиями законодательства.

ВС отметил, что существование сложившейся практики использования факсимиле между сторонами без заключения письменного соглашения не влияет на решение вопроса о правомерности его использования в случаях, когда другая сторона отрицает юридическую силу подписанного таким образом документа.

Соответствующее постановление по делу № 910/4050/17 ВС принял 19.04.2019. С его полным текстом можно ознакомиться в системе анализа судебных решений VERDICTUM. Получить тестовый доступ в VERDICTUM можно по .

Ранее мы писали о том, что Верховный Суд определил срок для обжалования действий или бездействия исполнителя.

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимильная подпись

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера. На каких документах можно ставить факсимильную подпись

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.