Электронный счет фактура

С 3 июня вступил в силу Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. В нем прописаны правила выставления и обмена электронными счетами-фактурами, а также порядок внесения исправлений. Подробности – в статье.

Когда можно применять электронный документооборот Возможность выставлять электронные счета-фактуры предусмотрена статьей 169 Налогового кодекса РФ. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей.
Обмен проводят в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде… (утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н; далее – Порядок). Но на практике такой обмен будет возможен после того, как ФНС России утвердит форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде.
Счет-фактура Разумеется, электронный счет-фактура в первую очередь необходим, чтобы покупатель принял налог на добавленную стоимость к вычету. Из пункта 1.2 Порядка следует, что вычет по счету-фактуре возможен, если он:
– создан в электронном виде в утвержденном формате;
– подписан электронной цифровой подписью продавца;
– выставлен и получен по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком.
Такие счета-фактуры могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса РФ. Их могут выставлять комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.
Соглашение сторон Итак, счета-фактуры составляют в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки при наличии технических возможностей в соотвествии с Порядком . Об этом сказано в пункте 1.4 Порядка.
Отметим, что согласие о таком обмене целесообразно зафиксировать в договоре между сторонами. При этом отказ одной из сторон сделки не может рассматриваться как уклонение от заключения договора. Ведь обмен электронными счетами-фактурами является правом, а не обязанностью заинтересованной стороны.
Обмен счетами-фактурами проходит при участии операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка). Причем документооборот может проходить как через одного, так и через нескольких операторов.
В последнем случае они должны иметь совместимые технические средства для приема и передачи счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.
Обмен допускается при обязательном использовании сертифицированных средств криптографической защиты информации. Они должны позволить идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации (п. 1.6 Порядка). Кроме того, эти средства должны быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России.
Выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде можно в зашифрованном или незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Документооборот проводится по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9 Порядка). Датой выставления документа покупателю считается день поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дату указывает оператор в подтверждении).

При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило:
– соответствующее подтверждение от оператора;
– извещение от покупателя о получении счета-фактуры (извещение направляет оператор, оно должно быть подписано электронной цифровой подписью покупателя).
В свою очередь моментом получения покупателем счета-фактуры считается дата, когда оператор направит ему файл счета-фактуры от продавца (дату оператор указывает в подтверждении).
При этом счет-фактура считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение оператора и при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (оно должно быть подписано электронной цифровой подписью и подтверждено оператором).
Процедуры обмена электронными счетами-фактурами Обмен счетами-фактурами в электронном виде конкретизирован в разделе II Порядка.
Подготовка к документообороту Итак, участнику документооборота (продавцу или покупателю) нужно, во-первых, получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью. 📌 Реклама Отключить

>|Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдают организации (удостоверяющие центры), которые их выпускают для использования в информационных системах общего пользования. При этом они должны входить в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка).|<
Во-вторых, необходимо оформить и представить оператору заявление об участии организации в электронном документообороте счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи.
В заявлении указываются следующие учетные данные:
– полное наименование участника (для индивидуального предпринимателя – фамилия, имя, отчество);
– местонахождение участника (для индивидуального предпринимателя – место жительства);
– ИНН участника;
– сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
– контактные данные участника;
– сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете участник.
В-третьих, необходимо получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к такому документообороту.
Данный порядок действий предусмотрен пунктом 2.1 Порядка.

📌 Реклама Отключить Обязанности продавца Последовательность действий продавца при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде приведена в пункте 2.4 Порядка. Так, продавец последовательно:
1) формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;
2) проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца;
3) подписывает счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;
4) при необходимости зашифровывает счет-фактуру;
5) направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора;
6) сохраняет подписанный счет-фактуру.
Далее продавец при получении подтверждения оператора в соответствии с пунктом 2.7 Порядка не позднее следующего рабочего дня:

– проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора;
– формирует извещение о получении подтверждения оператора;
– подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца и направляет его оператору;
– сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное извещение о получении данного подтверждения в электронном виде.
Обязанности покупателя В пункте 2.9 Порядка определено, что при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде покупатель должен не позднее следующего рабочего дня:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи продавца;
2) сформировать извещение о получении счета-фактуры;
3) подписать извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;
4) направить извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора.
5) сохранить подписанный электронной цифровой подписью продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.
Кроме того, покупатель должен проверить полученный счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям и формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры (п. 2.15 Порядка). А когда от оператора поступит подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, то не позднее следующего рабочего дня нужно выполнить действия, аналогичные предусмотренным для продавца пунктом 2.7 Порядка (п. 2.13 Порядка).
Если счет-фактуру необходимо скорректировать При получении счета-фактуры покупатель может выявить какие-либо недочеты, которые необходимо устранить.
Для внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора уведомление об уточнении счета-фактуры (п. 1.12 Порядка).
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
1) формируется уведомление об уточнении счета-фактуры;
2) уведомление подписывается электронной цифровой подписью покупателя;
3) если есть необходимость, уведомление зашифровывается;
4) далее уведомление следует направить в адрес продавца через оператора;
5) по окончании процедуры подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде следует сохранить.
Оператор при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца (п. 2.16 Порядка).
Получив от покупателя уведомление об уточнении счета-фактуры, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде (п. 1.12 Порядка).
Для этого не позднее следующего рабочего дня продавцу нужно:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи покупателя;
2) сформировать извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;
3) подписать извещение электронной подписью;
4) направить извещение в адрес покупателя через оператора;
5) сохранить подписанное покупателем уведомление об уточнении счета-фактуры и подписанное извещение о получении уведомления в электронном виде.
Обратите внимание: участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью. Но это касается только тех документов, составление и выставление которых предусмотрено Порядком.

Совместно с документами нужно хранить сертификат ключа подписи, применявшийся для формирования электронной цифровой подписи данных документов.
Срок хранения такой же, что установлен для хранения счетов-фактур. Об этом сказано в пункте 1.13 Порядка.
Если в процессе документооборота возникли сложности В Порядке также рассмотрен алгоритм действий сторон в случае, если возникнут те или иные проблемы.
Например, если продавец не получил в установленный срок подтверждение (в котором указаны дата и время поступления файла со счетом-фактурой), то он должен сообщить об этом оператору.
Это же следует сделать, если продавцу не поступит извещение от покупателя о получении счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
Может случиться так, что покупатель не получит в установленный срок счет-фактуру. В таком случае он должен проинформировать об этом продавца. Если продавец отправлял счет-фактуру и может подтвердить отправку файла, то далее следует связаться с оператором и уведомить его о сложившейся ситуации.
И если у продавца есть подтверждение оператора о получении файла счета-фактуры, продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) о данном факте. В этом случае продавец повторно направляет ранее составленный счет-фактуру без изменения его реквизитов. Об этом сказано в пункте 2.21 Порядка. 📌 Реклама Отключить

>|Если на дату повторного направления ранее составленного счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в него, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами (п. 2.21 Порядка).|<

С 23 мая вступил в силу новый порядок применения электронных счетов-фактур. Возможность обмениваться электронными счетами-фактурами законодатель предусмотрел еще в Федеральном законе № 229-ФЗ от 27июля 2010 г. Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Минфина России № 50н от 25 апреля 2011 г.

Однако применение порядка на практике затягивалось. Все ждали момента, когда ФНС России утвердит формат электронного документа. И вот приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 г. «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» появился, 11 апреля 2012 г. он зарегистрирован в Минюсте России и 12 мая 2012 г. опубликован в Российской газете. Попробуем разобраться, как повлияет на практику новый порядок и на что следует обратить внимание при его применении.

📌 Реклама Отключить

Электронные счета-фактуры

Счета-фактуры могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Не будем вдаваться в тонкости заполнения полей счета-фактуры. Общий порядок составления и выставления счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) установлен Правилами заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г. Отметим некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание при формировании счетов-фактур в электронном виде.

Во-первых, формат электронного документа определен ФНС России. Формат счета-фактуры (на отгрузку и на аванс), выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г. Формат корректировочного счета-фактуры, выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

📌 Реклама Отключить

Во-вторых, счет-фактура в электронном виде, должен быть выставлен по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Форматы представления ряда документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде (например, форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа), утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36 от 30 января 2012 г.

В-третьих, счет-фактура в электронном виде должен быть заверен квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ее уполномоченного лица. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.

📌 Реклама Отключить

Электронная подпись соответствует следующим признакам (п. 4 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.):

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи;

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате

📌 Реклама Отключить

(следует отметить, что до 1 июля 2012 г. к квалифицированной электронной подписи приравнивается электронная цифровая подпись (ЭЦП) (ч. 2 ст. 19, ч. 2 ст. 20 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г.).

Полученным, счет-фактура в электронном виде считается тогда, когда продавцу поступит от покупателя извещение. Извещение – это технологический документ, который составляется покупателем, когда он подтверждает получение документа в электронном виде. Поэтому если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, то составляется счет-фактура на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж в электронном виде

📌 Реклама Отключить

Говоря об электронных документах по расчетам по НДС нельзя не остановиться на журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. Теперь форма журнала, которая утверждена Правительством РФ, является обязательной для организаций. Это относится и к документу в электронном виде. Как следует из п. 1 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., журнал составляется на каждый налоговый период – квартал.

Журнал на бумажном носителе не позднее 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом, распечатывается, подписывается руководителем (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы пронумеровываются, скрепляется печатью и хранится в течение четырех лет.

А что же с электронным документом?

Журнал учета, составленный в электронном виде, подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) только тогда, когда он передается в налоговую инспекцию. Хранится электронный документ, также как и бумажный, в течение четырех лет с даты последней записи.

📌 Реклама Отключить

Подтверждение: п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Перейдем к регистрации электронных счетов-фактур в журнале. Напомним, что журнал заполняется в соответствии с порядком, который предусматривает хронологический порядок регистрации счетов-фактур. В части 1 журнала «Выставленные счета-фактуры» – по дате выставления либо составления (исправления), в части 2 «Полученные счета-фактуры» – по дате их получения покупателем. В регистрации счетов-фактур в электронном формате есть некоторые особенности. Так, электронные счета-фактуры регистрируются в журнале только при наличии извещения покупателя о его получении. Если извещения нет, ни продавец, ни покупатель электронный счет-фактуру в журнале не регистрируют (подп. б п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.). Если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, в частях 1 и 2 журнала продавец и покупатель соответственно должны регистрировать только счет-фактуру на бумажном носителе. Как было отмечено ранее, такой документ составляется путем переноса данных из электронного счета-фактуры.

📌 Реклама Отключить

Приказом ФНС России утверждены также электронные форматы книги продаж и книги покупок. Эти документы хранятся в электронном виде и заверяются квалифицированной электронной подписью руководителя организации (или иного уполномоченного им лица) при отправке в налоговую инспекцию. Формат книги покупок в электронном виде установлен приложением № 4 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г. Формат книги продаж в электронном виде – приложением № 6 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

Новый порядок применения счетов-фактур в электронном виде только первая ласточка в глобальном переходе на электронный документооборот. Новый закон о бухгалтерском учете (Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.), который вступит в действие в следующем году, предусматривает возможность составления первичных учетных документов в электронном виде. В настоящее время в ФНС России ведется работа по стандартизации и созданию шаблонов электронных форматов таких документов. В перспективе – разработка универсального первичного документа на базе счета-фактуры для оформления реализации ТМЦ.

Электронный счет-фактура: что это такое и каковы его преимущества перед бумажной версией?

Что это такое?

Счет-фактура – это документ, выписываемый продавцом покупателю и позволяющий совершить вычет налога на добавленную стоимость. Электронный счет-фактура – аналог бумажной версии (о том, как выписывать электронные счета-фактуры, мы рассказывали в этой статье).

Он столь же юридический значим, имеет такие же данные и реквизиты, подписываемые руководством.

Он может храниться в электронном виде в течение четырех лет (ст. 368 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.), и является основанием для вычета НДС.

Преимущества перед бумажным вариантом

У электронного счета-фактуры есть ряд преимуществ:

  1. Ускоряет передачу документов и избавляет от бумажной волокиты. Если бумажная версия может идти в другой регион неделями, то электронная доходит за пару минут. Не придется платить за отправку, что тоже экономит время и средства.
  2. Электронная версия СФ имеет утвержденную форму. Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» была утверждена форма электронного счета-фактуры, который состоит из 14 разделов. Однако не все они обязательны для заполнения, все зависит от категории поставщика и покупателя.
  3. Отсутствие подписей. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подпись главного бухгалтера и руководителя. Налоговики могут сверять подписи с экземплярами покупателя и поставщика. На электронном счете-фактуре таких проблем не возникнет, так как подпись там требуется электронная, которая содержит всю необходимую информацию о лице (о том, как подписываются электронные счета-фактуры и как работать с сертификатом ключа проверки, читайте ).
  4. Ошибка в указании реквизитов. Благодаря справочнику ЕГРЮЛ программа сверяет все данные, и совершить ошибку практически невозможно. Однако в бумажной версии – это распространенная ошибка, а неправильное указание реквизитов может служить отказом вычета НДС. К тому же в электронной версии программа не примет документ до тех пор, пока все обязательные поля не будут заполнены.

Где взять бланк для заполнения?

Документооборот благодаря техническому прогрессу делает работу более оперативной. Сейчас допускается заполнение документов электронно и на это уйдет минимум времени. Читайте материалы наших экспертов о правилах заполнения электронной счет-фактуры, в том числе и на аванс.

Какую версию выбрать?

Безусловно, электронная версия счета-фактуры обладает куда большими преимуществами, нежели ее бумажный аналог:

  1. быстрая;
  2. «прозрачная»;
  3. имеет зафиксированную форму.

Однако и здесь есть своя ложка дегтя, которая во многом исходит от плюсов. Дело в том, что прозрачность пересылки не позволит выставить подпись задним числом. В бумажном варианте контрагенты часто к этому прибегает, так как это позволяет скрыть некоторые ошибки при оформлении. Но в процессе обмена электронного формата существует и третья независимая сторона, которая фиксирует отправления – оператор.

Внимание! Благодаря фиксированной дате электронная версия не позволяет совершать вычет по НДС в месяце предоставления услуг, так как счет-фактура поступит лишь в следующем месяце.

Таким образом, можно сказать, что выбирая формат счета-фактуры нужно исходя из желаний налогоплательщика. Если факт прозрачности и открытости электронного формата пугает, то лучше пользоваться бумажной версией, несмотря на ее недостатки.

Электронный счет-фактура – это документ в цифровом формате, который ничуть не уступает своему бумажному аналогу. Более того, он является более современным и удобным в использовании. Плюсов пользования электронной версией гораздо больше, поэтому можно сказать, что предприятиям будет выгоднее работать именно с цифровым вариантом.