Электронный документооборот преимущества

Несмотря на то, что компьютерные технологии стали неотъемлемой частью деятельности многих предприятий, документооборот во многих компаниях сохраняется в устоявшейся бумажной форме. Тем не менее, электронный документооборот постепенно внедряется на различных предприятиях – ведь преимущества автоматизированных технологий все более и более очевидны.
Как определить оптимальную форму делопроизводства для отдельно взятой организации? Для этого достаточно проанализировать, сколько документов поступило и было создано за выбранный временной период. И если компания состоит из множества подразделений, между которыми налажена тесная связь с помощью разнообразных документов, то автоматизация документооборота становится не просто одним из вариантов решения вопроса, а буквально необходимостью.
Один из примеров программного обеспечения является продукт от 1С — 1С:Документооборот 8
Что же такое – электронный документооборот? Вообще под документооборотом подразумевается весь спектр действий, связанных с движением документа, включая его создание, утверждение, исполнение, реализацию, архивацию и – в некоторых случаях – удаление.

electronniy-documentooborot

При электронном документообороте документы создаются с помощью компьютеров или мобильных устройств, подписываются электронной подписью и обрабатываются с помощью компьютерного оборудования. Схема движения таких документов и их обработки составляет суть электронного документооборота. Внедрение электронного документооборота может быть осуществлено как на небольших предприятиях, таки и в больших холдингах с разветвленной структурой и многочисленными филиалами.
Преимущества электронного документооборота
Электронное делопроизводство – это прямой путь к повышению прозрачности бизнес-процессов. Внедрение электронной системы для работы с документами позволяет управлять процессами их создания, получения, исполнения, хранения. Благодаря специфике подобных систем руководство предприятия и руководители подразделений могут быстро и удобно отслеживать все бизнес-процессы организации.
Еще одно важное преимущество электронного документооборота перед бумажным – повышение процента выполнения поручений. Согласно статистическим данным работники не выполняют большую часть поручений начальства. Руководители предприятия, на котором внедрен электронный документооборот, имеют возможность следить за темпом и качеством выполнения всех рабочих процессов, а также видеть результат работы сотрудников.

Преимущество электронного документооборота

Обработка и исполнение документов занимает значительно меньше времени благодаря тому, что электронная документация создается, ищется, обрабатывается и рассылается намного быстрее обычной. Кроме того, всевозможные сводки, реестры и отчеты составляются в автоматическом режиме. В результате работа выполняется более качественно и оперативно, что приводит к заметной оптимизации бизнес-процессов.

Система электронного делопроизводства также повышает уровень безопасности данных. Администратор системы назначает каждому пользователю доступ к документам в индивидуальном порядке в соответствии с его полномочиями. Соответственно, он сможет только читать, редактировать документы, либо будет иметь неограниченные права по созданию, изменению и удалению документов. Система ведет протоколы всех действий каждого пользователя, что позволяет отследить историю и авторов всех изменений.
Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам. Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу. Электронный документооборот не исключает подобную ситуацию, однако он позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами, с которыми что-то случилось.
Внедрение электронного документооборота – это также возможность ускорить обучение новых сотрудников и оптимизировать запуск новых процессов на предприятии. Если при бумажном делопроизводстве донесение информации до каждого сотрудника индивидуально занимало достаточно много времени, то электронные документы позволяют значительно оптимизировать этот процесс, и на ознакомление с инструкциями или правилами уходит гораздо меньше ресурсов.
Стоит упомянуть также и о том, что международные стандарты часто меняются, и электронный документооборот помогает адаптироваться к их изменениям. Как только появляются новые стандарты, организация, на которой внедрено электронной делопроизводство, оперативно меняет шаблоны документов и сохраняет высокий уровень конкурентоспособности.
Электронный документооборот подразумевает формирование единого информационного пространства, в котором работают все подразделения организации. Вовлечение сотрудников в процессы компании помогает повысить общий уровень корпоративной культуры.
Недостатки электронного документооборота
Электронное делопроизводство имеет и ряд минусов. Например, сохранность документов в электронном виде – это вопрос, которому стоит уделить особое внимание. От вирусов и сбоев системы сохранения может уберечь система резервирования документов.
Еще один важный фактор – человеческий. Многим людям сложно перестраиваться с привычной системы бумажных документов на электронную. Необходимо уделить особое внимание мотивации и обучению персонала, поскольку корректный ввод данных в систему обеспечивает надежность ее работы.
Также следует быть готовым к затратам, связанным с процессом внедрения электронного документооборота. Однако эти затраты быстро окупаются благодаря выгодам новой системы.
Еще один минус электронного документооборота становится очевиден, когда выясняется, что обмен документами в новой форме возможен не со всеми контрагентами, которые не входят в единое информационное пространство. В этом случае приходится частично поддерживать и бумажный документооборот.

Документооборот разделяют на виды в зависимости от сфер, где он может применяться. Среди них бухгалтерский, кадровый, управленческий, производственный документооборот, а также архивное дело, секретное и конфиденциальное делопроизводство и мн. др. Для каждого типа разрабатываются свои методы автоматизации, которые позволяют сделать делопроизводство в этой сфере более эффективным.

Вот пять задач, с которыми электронный документооборот уже справляется лучше, чем традиционный.

Задача № 1: быстро найти и передать документ

Скорость работы с электронными документами никак не зависит от их физического местонахождения. Для поиска документа в центральной базе (или в электронном архиве) достаточно использовать ключевое слово, реквизит, обозначить период даты создания и т.д. При этом доступ к документам имеют как сотрудники офиса, где хранится бумажный оригинал, так и любого удаленного за много километров подразделения.

Где наиболее важно: управленческий, бухгалтерский, кадровый документооборот.

Задача № 2: хранить документ, не теряя его качества

Электронный документ физически потерять гораздо сложнее, чем бумажный, при том, что создавать его копии гораздо проще. Такой документ не боится, что испортится бумага, и точно не выцветет (как выцветают чеки), физический носитель этого документа в меньшей степени пострадает от затопления или пожара, особенно если использовать облачные хранилища информации.

Где наиболее важно: бухгалтерские, кадровые документы, которые требуется хранить до 75 лет или даже бессрочно, архивное дело.

Задача № 3: ограничить доступ к документу для узкого круга лиц

Способы сохранения конфиденциальности для бумажных и электронных документов очень различаются. Главное преимущество для бумажных документов – это ограничение физического доступа к документу. Однако это может затруднять документооборот (согласитесь, передача документов «из рук в руки» – это прошлый век). Для передачи электронных документов сейчас используются продвинутые методики шифрования, при этом зашифровкой и расшифровкой данных занимается компьютер, не затрудняя доступ к информации тем, кому она предназначена.

Если речь идет о хранилищах документов, то доступ к ним настраивается исходя из прав пользователя. Это позволяет гибко управлять целыми группами разных пользователей, который могут получать информацию из документов полностью или частично, ограничивать возможности редактирования документов и т.д.

Где наиболее важно: секретное и конфиденциальное делопроизводство.

Задача № 4: контроль документооборота и с ним – внутренней работы предприятия

Современные СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителю следить за документами на всех этапах их жизни: создание, согласование, в некоторых случаях – выполнение обязательств, если это договор, возврат от контрагентов и т.д. Можно видеть, кто и когда создал документ, как его редактировали, кто имел к нему доступ. Всю эту информацию руководитель может получить в любой момент и благодаря ей держать под контролем делопроизводство компании.

Смотрите, как можно контролировать документы (в том числе перемещение бумажных оригиналов) с помощью «1С».

Где наиболее важно: управленческий, бухгалтерский, производственный, складской документооборот.

Задача № 5: экономия ресурсов компании

Сама по себе эта задача не является основной задачей документооборота как такового, однако она всегда стоит перед любым предприятием. Экономия на электронном документообороте может быть не большой, но надо понимать, что она постоянна, и увеличивается в соответствии с объемами документооборота компании. Электронные архивы занимают меньше физического места, за аренду площадей под хранение бумаг платить не нужно.

Цена обмена электронными документами всегда ниже, чем передача бумажных документов с курьерскими службами. Внутренний обмен может быть условно бесплатным, обмен с другими предприятиями через операторов ЭДО будет зависеть от тарифов, но стоимость их никак не сравнится с традиционной доставкой.

Эти 5 задач электронный документооборот решает лучше бумажного. Остается вопрос – есть преимущества у бумажного документооборота, которые еще не учла автоматизация? Обычно это связано с тем, что традиционный обмен бумажными документами привычнее и не требует автоматизации для всех участников ЭДО. Однако чем больше предприятий будет автоматизировать документооборот, тем меньше причин и консервативному меньшинству будет оставаться в стороне.

Одной из ключевых задач при создании эффективной информационной системы является автоматизация документооборота — внедрение систем электронного документооборота (СЭД) как неотъемлемой части документационного обеспечения управления (ДОУ).

Очень часто с ростом компании, в условиях сложной организационной структуры и наличия территориально-распределенной сети филиалов и подразделений, существенно осложняется процесс ДОУ: из-за большого объема и сложных путей прохождения документов документооборот, выполняющийся традиционными средствами, становится запутанным, увеличиваются сроки подготовки, внесения изменения, и других операций с документами. Логичным шагом в таких условиях является автоматизация ДОУ.

Компания предлагает услуги и комплексные решения в области создания автоматизированных систем документооборота для различных целей и разных категорий пользователей: топ-менеджеры, финансисты, бухгалтеры, аудиторы, юристы, продавцы и руководители служб, технические специалисты, административные и хозяйственные службы, менеджмент.

Основными целями (результатами) внедрения систем корпоративного документооборота являются:

  • сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
  • повышение эффективности деятельности подразделений и служб организации за счет повышения качества документационного обеспечения управления;
  • интеграция информации, содержащей данные в различных документах для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
  • создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии.

Мы будем рады помочь Вам в решении Ваших задач.

По любым возникающим вопросам и за дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь.

Это можно сделать одним из способов:

Отправьте Ваши вопросы или информацию о Вашем проекте, заявку на обратный звонок:

  • с помощью формы «Задать вопрос сотруднику компании» в левой нижней части экрана;
  • при помощи он-лайн формы;
  • письмом на электронный адрес vr_cons@mail.ru

Мы можем оказать Вам качественную консультационную и информационную поддержку и сопровождение Вашего проекта (включая разработку конкурсной и проектной документации) при участии в государственных конкурсах на присуждение грантов и субсидий, а также иных видов поддержки. Сотрудники компании «Верное решение» оказывают услуги консультационного сопровождения для предпринимателей, участвующих в этом и других конкурсах, консультируют по финансово-экономическим, правовым вопросам.

Ключевые компетенции сотрудников Компании:

  • консультационная и информационная поддержка участников государственных конкурсов на соискание государственной поддержки в виде налоговых льгот, грантов и субсидий, иных видов поддержки, сопровождение проекта заявителя в конкурсах Республики Татарстан и России,
  • подготовка документации по инновационным проектам,
  • разработка концепции развития (стратегии), бизнес-плана, технико-экономического обоснования (ТЭО), меморандума, презентации, паспорта проекта, подготовка пакета документации по проекту,
  • проведение исследований рынков (маркетинговых),
  • привлечение инвестиций, партнеров в проект, бизнес,
  • помощь финансиста, экономиста, юриста, маркетолога.

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня приводят к тому, что он внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения. Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями. ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО будет затруднительноне получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение СЭД не выстраивает оптимальную логику бизнес-процессов на предприятии. Впрочем, это нельзя считать именно недостатком ДО, здесь проблема скорее в завышенных ожиданиях от его внедрения.

Поэтому для того, чтобы СЭД принесла пользу предприятию, стоит начать с маршрутизации потоков документов, определения сотрудников, которые будут задействованы. С этой функцией справляются системы BPM (Business Process Management). Их интеграция с СЭД позволяет получить все плюсы электронного документооборота, а вдобавок связать движение документа с реальными бизнес-процессами и оптимизировав его.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform индивидуально создаются для любой компании её собственными бизнес-аналитиками при поддержке разработчика. Они изначально интегрированы с BPM-решениями, созданными на этой же платформе. Это позволяет оптимизировать ДО на предприятии и эффективно выстроить его логику.

Закажите демо, и вы увидите возможности платформы Comindware Business Application Platform, оценив её полезность для вашего бизнеса.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Введение……………………………………………………..……………………………………….2

1. Системы электронногодокументооборота…………………….………………………………..2

1.1 Документооборот в мире безбумажныхтехнологий……………………………..…………….2

1.2 Делопроизводство и документооборотв управлении предприятием………………..………3

1.3 Системы управления электроннымдокументооборотом………………….……………………4

1.4 Корпоративный электронныйархив……………………………………………….…………….7

1.5 Информационно – поисковые технологиидля электронного делопроизводства……………8

Заключение……………………………………………………………………………………………10

Список литературы…………………………………………………………………………………..11

Введение

Основной целью данной контрольнойработы является раскрытие понятия»системы электронного документооборота».Основой этой системы является документ.Документ – определенным образомупорядоченная информация. В свою очередь,система — это совокупность элементов,упорядоченно взаимодействующих другс другом и с элементами подсистемы,предназначенная для выполненияопределенных функций и обладающаяопределенными свойствами, сводящимсяк свойствам элементов, точнее к их сумме.Этими элементами в системе электронногодокументооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь бездокументов: гражданина– без паспорта,водителя – без водительских прав,туриста – без туристической визы,студента – без студенческого билета изачетной книжки и т.д. Особенно этозатрагивает практически все сферыэкономики: торговлю, управление,банковскую деятельность. Ни одна фирма,компания, корпорация не может обойтисьбез документа и, следовательно, бездокументооборота. Оборот документовявляется обязательной частью деятельностилюбой из выше перечисленных сферэкономики и организаций.

С развитием информационных технологийдля документооборота открылись огромныевозможности. С появлением и развитиемглобальной сети Интернет и его важныматрибутом — электронной почтой, проблемарасстояния перестала быть проблемой.По электронной почте электронныйдокумент приходит к получателю всчитанные минуты. Но, с устранениемодной проблемы, появилась другая –защита информации, которую содержитэлектронный документ. Безопасностьинформации особенно важна в наше время,поэтому настоящая работа содержитнекоторые возможности ее обеспечения.

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

    1. Документооборот в мире безбумажныхтехнологий

Увеличение информационных потоков внауке, бизнесе, производстве, культуретребует адекватной реакции со стороныинформационных технологий. Для обществаобременительно расходование огромногоколичества бумаги, да и информация,поступающая на таких носителях, менеединамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеетза плечами не одно десятилетие. В этоже время сегодня можно говорить лишь очастичной реализации этой идеи. Здесьряд причин:

Можно указать на психологический аспектпроблемы. Получение информации вэлектронном виде требует привычки;

Безбумажные технологии требуютосновательной технической поддержки:соответствующей производительнойвычислительной техники, высокойпропускной способности коммуникационныхлиний, технологичности алгоритмов;

Безбумажные технологии требуютосновательной юридической поддержки(например, в России на данный момент ниодна налоговая инспекция не приметотчет только в электронном виде, ни одинсуд не примет договор, заверенныйэлектронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием вусловиях рыночной экономики требуетинтенсификации и четкой организациивсего предприятия, вплоть до каждогосотрудника. Таким образом, при наличиирегламентации деятельности, преждевсего в отношении делопроизводства,информационные технологии как катализатордальнейшего прогресса общества призваныобеспечить доступный и эффективныйинструмент автоматизации на основебезбумажного делопроизводства идокументооборота.

1.2 Делопроизводство и документооборотв управлении предприятием

Для эффективного менеджмента вдеятельности любого предприятияинформационные потоки должны представлятьсобой четко отслеживаемый и управляемыепроцесс. Типовым информационным объектом,фиксирующим и регламентирующимдеятельность на предприятии, являетсядокумент. Деятельность по организациипрохождения документов внутри предприятияпринято называть делопроизводствомданной конкретной организации. В основеделопроизводства лежит фундаментальноепонятие структуры информационногообмена – документопоток. Для любойорганизации можно выделить три основныхпотока документов: входящие, внутренниеи исходящие, которые и определяютдокументопотоки.

Функции ведения делопроизводствасостоят из обработки входящих документов,пересылки их внутри фирмы, отправкиисходящих документов, учета, регистрации,контроля за исполнением, формированиядел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводстворегламентировалось Единой государственнойсистемой документационного обеспеченияуправления (ЕГСДОУ). Созданная схемахорошо структурирована и до сегодняшнегодня хорошо поддается автоматизации.Указанный стандарт регламентируетпринципы работы с документами. В то жевремя сегодня желательна детальнаярегламентация работы по исполнителям(выполняемым или ролям), доведенная дорегламентации в виде положений оподразделениях и должностных инструкцияхспециалистов.

Форма

документа

Документопоток

входящейинформации

внутреннихдокументов

исходящей

информации

Электрон- ные документы

Сообщения электронной почты

Факсимильнаяинформация

Сообщения в корпоративной сети

Факсы

Ответы и письма по электроннойпочте

Факсимильнаяинформация

Бумажныедокументы

Письма

Договоры и контракты

Законодательные акты

Нормативные документы

Периодические издания

Книги

Реклама

Анкеты

Приказы

Инструкции.

Отчеты

Служебные записки

Командировочные документы

Бухгалтерскиедокументы

Письма

Договоры и контракты

Пресс – релизы

Автоматизация делопроизводства на этомуровне требует предварительногообследования документопотоков напредприятии с последующей фиксациеймодифицированного регламентаделопроизводства в инструкциях иположениях, а также настройки регламентовпрохождения электронных документов порабочим местам. Специальное структурноеподразделение осуществляет: регистрациюдокументов, контроль за их исполнением,учет исполнения, систематизациюдокументов, формирование номенклатурыдел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводствопредусматривает применение компьютерав управленческой деятельности дляхранения, поиска и отображения информации,позволяя свести к минимуму или исключитьполностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организациюработы групп пользователей над совместнымрешением сложных распределенных задачв электронных компьютерных сетях спомощью средств вычислительной техники.Сегодня существует большое числоконцепций построения электронногоофиса, в частности фирм Microsoft,Borland, Lotus.Все чаще обращаются к понятию «workflow”– стратегии обеспечения управленияприкладными программами, необходимымидля прохождения потока работ в электронномофисе.

Использование сетей и средств электроннойпочты позволяет мгновенно пересылатьдокументы из одного подразделения вдругое без временных задержек на передачубумажного документа. Упрощает хранение,контроль, поиск, архивирование, включаяведение долговременного архивадокументов. Здесь есть два существенныхпрепятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычкамии другими простыми человеческимиособенностями и слабостями. Решениеэтой проблемы зачастую упирается вимидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается вбольшое число документов, предлагаемыхв бумажном виде. Классическими примерамиявляются письма и факсы, периодическиеиздания. Переход от бумажного веденияделопроизводства к электронномусдерживается из – за недостаточноразвитой технологии оптическогораспознавания текстов (opticalcharacter recognition- OCR). Последние достиженияв этой области послужили толчком кактивному внедрению технологийэлектронного документооборота, в томчисле и у нас в стране. Притягательностьввода текста без использования клавиатурыопределяет интерес и к технологиямраспознавания голоса. Совместно стехнологиями архивирования, индексированияи поиска документов это создает основу построения системы управленияэлектронным документооборотом.

1.3 Системы управления электроннымдокументооборотом

Система управления электроннымдокументооборотом (СУЭД) предназначенадля следующих целей:

  • интеграции процессов документальногообеспечения управления предприятиемв рамках единой информационной системы;

  • повышение информированности руководстваи специалистов за счет увеличенияобъемов информационного хранения,централизированной обработки информации,уменьшения времени поиска документови соответственно подготовки отчетови докладов, а также за счет повышенияполноты и достоверности отчетов;

  • уменьшения стоимости документационногообеспечения управления предприятиемза счет перехода от бумажногоделопроизводства к электронному,снижения стоимости копирования ипередачи бумажных документов;

  • уменьшения стоимости и сокращениявремени поиска бумажных оригиналовдокументов в архивном хранении за счетполучения точной адресации в электронномвиде;

  • интеграции информационных процессовв рамках кооперации предприятий;

  • создание качественно новой информационнойбазы для последующего совершенствованияпроцессов документационного обеспеченияуправления и технологии работы сдокументами.

СУЭД должна соответствовать существующейинформационно – организационнойструктуре предприятия (группы предприятий)и обеспечивать модификацию по мересовершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизациипроцессов документационного обеспеченияуправления предприятием, включая:

  • процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода организационно –распорядительных документов (подсистема»Электронный архив»);

  • процессы подготовки, ввода, хранения,поиска и вывода стандартных формдокументов (подсистема «Ввод стандартныхформ документов»);