Электронное подписание документов

Содержание

1С:Документооборот – современный инструмент и помощник в работе с электронными документами, базирующийся на мощной платформе «1С:Предприятие». Предоставляя пользователям функционал полноценной ECM-системы, решение дает возможность пользоваться всеми преимуществами юридически значимого электронного документооборота и, конечно же, использовать электронную цифровую (ранее электронно-цифровая подпись, ЭЦП) подпись.

Цели применения ЭЦП в 1С:Документооборот

Окружающая действительность все больше обрастает электронно-цифровыми аспектами: объемы информационных потоков и хранилищ, существующих и обрабатывающихся только в цифровом виде, постоянно растут, и даже такие «неповоротливые» в части применения новейших технологий организации, как органы власти, все более массово применяют цифровые документы и услуги. В этих условиях трудно недооценить значимость электронной подписи, без которой не только юрлицам, но даже и «физикам», обходиться все труднее.

Использование электронной подписи в 1С:Документооборот и вообще в документообороте можно разделить на два основных действия, которые доступны пользователям при наличии сертификатов ЭП (есть еще один вид простой ЭП, разработанный посредством кодов и паролей) и соответствующей настройке программы – подписание и шифрование. Разберем подробнее каждое из этих действий.

Рис.1 Работа с внутренними документами
Рис.1 Работа с внутренними документами

Подписывать в 1С:Документооборот можно документы вместе с файлами вложений и отдельные файлы любого формата, которые хранятся или в документе, или вообще отдельно. При подписании документа целиком одновременно будут подписаны все его вложения независимо от их происхождения и формата.

Рис.2 Регламент обработки входящих документов
Рис.2 Регламент обработки входящих документов

Также электронная подпись в 1С Документооборот применяется в визах согласования, резолюциях, решениях об утверждении, то есть во внутреннем документообороте. При этом механизм бизнес-процесса в 1С:Документооборот несет в своих настройках лишь один дополнительный признак – подписывать ЭП.

Рис.3 Согласование документа
Рис.3 Согласование документа

При согласовании такого документа от согласующего требуется подписать проставляемую визу личным сертификатом электронной подписи. После этого при малейшем изменении документа эта подпись становится недействительной. То есть виза, подписанная ЭП, будет относиться именно к той версии документа, на которую ее ставил согласующий.

Как настроить ЭЦП для использования в 1С:Документооборот?

Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».

Рис.4 Настройка программы
Рис.4 Настройка программы
Рис.5 Общие настройки
Рис.5 Общие настройки

В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.

Рис.6 Настройка ЭП и шифрования (Сертификаты)
Рис.6 Настройка ЭП и шифрования (Сертификаты)

На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.

Рис.7 Настройка ЭП и шифрования (Программы)
Рис.7 Настройка ЭП и шифрования (Программы)

Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.

На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.

Рис.8 Настройка ЭП и шифрования (Штамп ЭП)
Рис.8 Настройка ЭП и шифрования (Штамп ЭП)

И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.

Рис.9 Настройка ЭП и шифрования (Дополнительно)
Рис.9 Настройка ЭП и шифрования (Дополнительно)
Бесплатная
консультация
эксперта
Наталья Севорина
Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Что требуется для юридически значимого документооборота?

«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.

Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).

Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?

  • В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
  • ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
  • Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.

Автоматизация документооборота на базе 1С

После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.

Рис.10 Настройка обмена данными
Рис.10 Настройка обмена данными

Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».

Рис.11 Обмен электронными документами
Рис.11 Обмен электронными документами

В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.

Рис.12 Профили настроек ЭДО
Рис.12 Профили настроек ЭДО

Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.

Рис.13 Настройка обмена с конкретным контрагентом
Рис.13 Настройка обмена с конкретным контрагентом

По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.

Рис.14 Настройка ЭДО
Рис.14 Настройка ЭДО

Если используется СВД

В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.

Рис.15 Настройка обмена через СВД
Рис.15 Настройка обмена через СВД

Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП. При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП. Если проверка не пройдет, то система автоматом отправит отправителю сообщение об ошибке, отметит документ как ошибочный и не пустит его в работу.

Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации. Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП. Если у вас остались вопросы по получению сертификатов ЭП или их регистрации в программах 1С:Предприятие, обращайтесь к нашим специалистам, мы с радостью вам поможем.

Электронная подпись для отчетности
от 900 ₽
Купить

Электронная подпись для отчетности

ИП и юридические лица сдают отчетность в налоговую и другие госорганы не на бумаге, а через интернет с электронной подписью. Например, с помощью СБИС Электронная отчетность. Для отчетов подходит только квалифицированная ЭЦП – она обеспечивает юридическую значимость документов и их защиту при передаче.

Что и куда сдаем с ЭЦП

Есть отчетность, которую госорганы принимают только в электронном виде.

ФНС

  • налоговые декларации – если среднесписочная численность сотрудников организации или ИП больше 100 человек;
  • НДФЛ – если среднесписочная численность сотрудников организации или ИП больше 10 человек;
  • РСВ – если среднесписочная численность сотрудников организации или ИП больше 10 человек;
  • декларации по НДС – независимо от численности сотрудников.

ПФР

  • СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ – если в отчете 25 сотрудников и более;
  • ДСВ-3 – если среднесписочная численность сотрудников более 25 человек;
  • СЗВ-ТД – независимо от численности сотрудников.

ФСС

  • 4-ФСС – если среднесписочная численность сотрудников более 25 человек;
  • реестр для начисления пособий – если в регионе действует проект «Прямые выплаты».

Остальные отчеты, например в Росстат, Росприроднадзор, МВД, тоже можно передавать через интернет, заверив электронной подписью.

Если сдавать отчетность через «уполномочку»

Даже если вашу отчетность отправляет уполномоченная бухгалтерия, все равно понадобится ЭЦП. К отчетам ИП или организации надо обязательно приложить скан доверенности с электронной подписью руководителя. Таким образом подтверждается право сотрудника «уполномочки» на предоставление документов.

Для чего еще можно использовать ЭЦП

Кроме сдачи отчетности, электронную подпись можно использовать для:

  • сверки и переписки с госорганами;
  • электронных трудовых книжек и больничных;
  • регистрации онлайн-касс в ФНС;
  • электронного документооборота с контрагентами и внутри компании.

Сроки изготовления подписи

Получение ЭЦП в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.

Где получить ЭЦП

г. Москва
г. Москва

Получить квалифицированную электронную подпись можно в офисе компании «Тензор» или наших партнеров в регионе. Подпись сделают в течение часа. А можно отправить онлайн‑заявку. Менеджер проверит заявку, после чего пригласит вас в офис для получения ЭП.

Вы можете заказать доставку электронной подписи на дом или в офис. Наш специалист, прошедший обучение и сертифицированный по требованиям ФСБ, привезет ЭЦП, не допустив компрометации.

Яндекс-карты не поддерживают версию вашего браузера. Скачайте дистрибутив для обновления браузера.

Какие документы нужны для получения электронной подписи

ЭП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.

Стоимость электронной подписи для отчетности

от 900 ₽
Купить

Партнёр раздела:
synerdocs

Если вы только планируете работать с электронной цифровой подписью (ЭП или ЭЦП), то обязательно изучите этот раздел. Специально для вас мы собрали самые полезные теоретические и практические материалы. Они помогут не только новичкам, но и тем, кто уже использует электронную подпись в работе.

Время на изучение – 1,5 часа.

  • Если у вас есть больше времени, то можете скачать архив материалов — «Основы электронного документооборота» (время на изучение — 20 часов). Но сначала зарегистрируйтесь на сайте.
  • Если вы преподаёте в вузе, предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Подробности — на странице «Преподавателю».

  • О новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний — раздел «Цифровая трансформация».

А для тех, кто интересуется использованием электронной подписи и обмена электронными финансовыми документами, мы подготовили специальный раздел — Электронные документы для бухгалтера и финансиста. С чего начать?

Общие понятия

Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи — документ, который подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаются сертификаты удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

  • Закрытый ключ электронной подписи(ключ ЭП) позволяет генерировать электронную подпись и подписывать электронный документ. Владелец сертификата обязан в тайне хранить свой закрытый ключ.

  • Открытый ключ электронной подписи (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Так выглядит подписание электронного документа и проверка его неизменности:

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», ЭП делятся на:

  • простую электронную подпись;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись;
  • усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простая электронная подпись (ПЭП) посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП)получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Кроме того, сертификаты квалифицированной ЭП выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами (Перечень аккредитованных УЦ).

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Область применения электронной подписи

Все варианты использования разных ЭП:

Начнём с самых распространенных на данный момент.

  1. Электронный документооборот.Технология ЭП широко используется в системах электронного документооборота различного назначения: внешнего и внутреннего обмена, организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего. Это продиктовано главным свойством электронной подписи – она может быть использована в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе.

    Во внутреннем документообороте ЭП используется как средство визирования и утверждения электронных документов в рамках внутренних процессов. Например, во время согласования договора директор подписывает его ЭП, что значит, что договор утвержден и может быть передан в исполнение.

    При построении межкорпоративного документооборота (в b2b) наличие ЭП является критически важным условием обмена, поскольку это гарант юридической силы. Только в этом случае электронный документ может быть признан подлинным и использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах. Подписанный усиленной электронной подписью документ также может длительное время храниться в цифровом архиве, сохраняя при этом свою легитимность.

  2. Электронная отчетность для контролирующих органов. Многие компании, наверняка, уже оценили удобство сдачи отчетности в электронном виде. Современный подход состоит в том, что клиент может выбрать любой удобный для себя способ: отдельное ПО, продукты семейства 1C, порталы ФНС, ФСС. Основа этой услуги – сертификат электронной подписи, который должен быть выпущен надежным удостоверяющим центром. Метод же отправки не имеет решающего значения. Такая подпись нужна для придания документам юридической значимости.
  3. Государственные услуги. Каждый гражданин Российской Федерации может получить электронную подпись для получения госуслуг. С помощью ЭП гражданин может заверять документы и заявления, отправляемые в ведомства в электронном виде, а также получать подписанные письма и уведомления о том, что обращение принято на рассмотрение от соответствующих органов власти.Пользователь имеет возможность подписать электронной подписью заявление, отправляемое в орган исполнительной власти (при готовности органа исполнительной власти принимать заявления, подписанные электронной подписью). При реализации этого механизма используются отечественные стандарты ЭП (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001) и применяются сертифицированные в системе сертификации ФСБ России средства криптографической защиты информации, такие как «Aladdin e-Token ГОСТ» и «КриптоПро CSP», что дает основания считать данную подпись усиленной квалифицированной электронной подписью (Источник: портал Госуслуги).
  4. Электронные торги.Они проходят на специальных площадках (сайтах). Электронная подпись необходима поставщикам на государственных и коммерческих площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантирует участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.
  5. Арбитражный суд. При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.
  6. Документооборот с физическими лицами.Надо признать, данная сфера применения ЭП весьма специфична и пока используется редко. Но тем не менее, такое возможно. С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности можно работать удаленно – на основании договоров оказания услуг, например, выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Выбор сертификата ЭП

Во-первых, как уже говорилось, существуют различные типы электронной подписи. Участники электронного взаимодействия вправе использовать любой вариант по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом-основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

В межкорпоративном электронном документообороте можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре.

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА всегда можно самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

Сколько сертификатов ЭП нужно?

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое.

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться. Во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять. А во-вторых, нужно быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

Заказать сертификат электронной подписи прямо сейчас >>

Обмен электронными документами с ЭП

Межкорпоративный документооборот —- обмен электронными документами между компаниями (b2b). Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

  • быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем на бумаге;
  • сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме намного дешевле.

И это ещё не всё. Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:

  • быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, то есть позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
  • ниже издержки на подготовку и передачу документов ниже. Свободные деньги можно направить на решение других задач;
  • гарантия доставки документов позволяет вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету. Благодаря этому денежные средства остаются в обороте;
  • электронная форма документов облегчает процедуру их обработки и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость этих работ в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, можно использовать следующие виды документов:

  • письма (требующие юридической значимости);
  • договоры;
  • счета;
  • товарные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты выполненных работ и оказания услуг;
  • акты сверки взаиморасчетов;
  • счета-фактуры.

Что нужно для обмена юридически значимыми электронными документами?

Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически сильными (или юридически значимыми) электронными документами, необходимо решить задачи:

  1. подписания ЭП и отправки электронных документов контрагентам;
  2. приема и проверки подписи на электронных документах от контрагентов;
  3. создания, хранения (в том числе архивного), поиска и обработки подписанных электронных документов;
  4. обеспечения юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

  • наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
  • возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
  • предлагаемые варианты тарификации передачи электронных документов.

Для решения других задач идеально подходят системы электронного документооборота, так как там уже есть необходимый функционал, проверенный временем. Например, система Directum.

Если системы ЭДО нет, то вышеуказанные задачи могут отчасти «закрываться» решениями оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий.

Обратите внимание на следующие факторы:

  • используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
  • возможности интеграции КИС и сервиса обмена;
  • стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
  • комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Обязателен ли сервис ЭДО?

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей.

Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена. Также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Использование документов в судебной практике

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в электронном виде заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ. При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе «Электронный страж», где у каждого пользователя свой личный кабинет.

Важно соблюдать технические требования к отправляемым документам: черно-белое изображение, формат .PDF, не менее 200 точек на дюйм, наличие графической подписи ответственного лица, печати и других реквизитов. Один документ – один файл, в названии которого отражено содержание и количество страниц.

В электронном виде не принимаются такие документы, как заявление об обеспечении иска, об обеспечении имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Источник: Электронное правосудие: новые стандарты открытости и доступности правосудия на примере Федерального арбитражного суда Поволжского округа

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

Нормативно-правовое поле использования электронной подписи

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен электронными документами:

  1. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
  2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
  3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
  4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование.
  5. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
  6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленное выше законодательство составляет основу обмена электронными документами между организациями. Для того чтобы начать обмен необходимо подключиться к оператору электронного документооборота или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей:

  • Глава 1. «Бухгалтер и электронный документ»
  • Глава 2. «Бухгалтеру об электронной подписи»
  • Глава 3. «Электронные документы — факты, законы и важные нюансы»
  • Глава 4. «Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС»
  • Глава 5. «Хранение электронных документов: где и как»

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронная цифровая подпись и нужна ли она вам. Также вы можете изучить раздел о том, как перейти на электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.