Дополнительный выходной

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы

Ситуации, в которых работнику может потребоваться выходной, различные. Однако, отсутствие сотрудника должно быть обоснованным и правильно оформленным. Кадровому инспектору следует знать, как грамотно учесть нерабочее время сотрудника и отразить его в СЗВ-СТАЖ. Материал данной статьи расскажет о предоставлении дополнительных выходных дней без сохранения заработной платы и их правильной фиксации.

Общее понятие, правовая характеристика дополнительных выходных

Выполнение рабочих обязанностей целиком регулируется трудовым договором, подписанным между работником и его руководителем. В этом документе, помимо прочего, оговаривается график работы и отдыха.

Как известно, если не выйти на работу без уважительной причины, работодатель может расценить это действие, как прогул. Соответствующие меры не заставят себя ждать и, в скором времени виновный работник может получить дисциплинарное взыскание.

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы­ — что это? Это период времени, на который сотрудник освобождается от трудовых задач, но не претендует на получение денежной компенсации. Синонимом этого понятия является отгул.

При их оформлении многое зависит от уровня дисциплины самого работодателя. Бывают такие ситуации, когда работник, находясь в доверительных отношениях с руководством, отпрашивается с работы на несколько дней, и директор, при этом, не прибегает к юридическому оформлению его отсутствия. Последствия таких действий могут и не наступить, но как быть, если за время отсутствия с работником случится ЧП, а по всем документам в это время он должен был быть на своём рабочем месте?

Чтобы избежать негативных последствий для предприятия и самого работника, важно корректно отражать информацию о его рабочем времени. Каждое отсутствие должно иметь законные основания и быть документально оформленным.

Прежде чем обращаться к начальнику за предоставлением выходных, следует изучить законодательство и понять, какие существуют законные основания для получения отгула. Благодаря этому можно получить не только необходимые дни отдыха, но и деньги.

Анализируя правовую базу, следует выделить несколько ситуаций, в которых дополнительный выходной оплачивается и имеет законные основания:

  • Донорство крови. Любой работник имеет право стать донором, о чём говорится в ст. 186 ТК РФ. Трудящийся освобождается от своих обязанностей не только в день сдачи, но и на следующий день, требуемый для восстановления организма.
  • Работа в праздники. Производственная необходимость может требовать выхода на работу в выходной или праздник, и в данном случае, согласно ст. 153 ТК РФ, за сотрудником сохраняется право на ещё один день отдыха.
  • Сверхурочная работа. Схожее требование подразумевается ст. 152 ТК РФ, позволяющей брать дополнительный выходной в ситуации превышения продолжительности рабочего времени.

По семейным или другим жизненным обстоятельствам работник может получить несколько выходных дней за свой счёт. Кроме этого, положениями ряда статей действующего законодательства предусмотрены различные ситуации, при которых работодатель обязан освободить от работы и не может отказать.

Рождение ребёнка, смерть родственника или бракосочетание позволяют сотруднику получить 5 дней отдыха за свой счёт.

В каких случаях работодатель не имеет права отказать в предоставлении дополнительных неоплачиваемых выходных

Ввиду различных обстоятельств сотрудник может взять дополнительный выходной без сохранения заработной платы и провести его по собственному усмотрению, но обстоятельства получения могут различаться, и не во всех случаях управленец их сочтёт приемлемыми.

Законом определён ряд ситуаций, при которых отказ будет неправомерным. Прежде всего, следует упомянуть о социально защищённой категории населения – ветеранах. Если на предприятии работает Герой Социалистического Труда, то, согласно ФЗ № 5 от 09.01.1997 г., он может рассчитывать на дополнительные выходные сроком до 3 недель. Участникам ВОВ предоставляется до 35 дней отгула в год (ст.128 ТК РФ). Инвалиды войны, равно как и обладатели знака «Житель блокадного Ленинграда», получают до 60 неоплачиваемых дней в год.

Учащимся высших учебных заведений наиболее часто приходится отлучаться с места работы для сдачи очередной сессии или государственных экзаменов. Законодательством предусмотрен этот факт и на основании ст. 173,174 ТК РФ студенты имеют право брать дни за свой счёт. Работодателю важно знать об этом и иметь в виду, что, к примеру, для сдачи государственных экзаменов студент имеет полное право взять отпуск вплоть до 4-х месяцев.

Оформление дополнительных неоплачиваемых выходных дней

Для того, чтобы исключить возможные негативные последствия, важно корректно отражать информацию о рабочем времени для каждого сотрудника, в том числе в отчётности СЗВ-СТАЖ.

Первый документ, который должен быть у работодателя, это заявление работника, попросившего дополнительные выходные за свой счет. Именно его письменное волеизъявление будет считаться законным основанием для отсутствия на работе.

Не стоит приступать к оформлению выходных после их проведения. Составление документов о дополнительных выходных должно происходить заранее.

Заявление пишется на имя руководителя предприятия. В верхней правой части документа следует указать должность и фамилию директора. Ниже следует написать собственные Ф.И.О., а также профессию и табельный номер, при необходимости.

Организация может устанавливать собственную форму для написания заявления и перечень реквизитов, которые необходимо указать. Перед составлением нужно обратиться за помощью к кадровому инспектору предприятия.

Далее, озаглавив документ, нужно описать свою просьбу и указать причину планируемого отсутствия на работе. Если отгул имеет уважительную причину, рекомендуется приложить копии подтверждающих документов, однако, если такой возможности нет, допускается их предоставление в более поздний срок, однако, это также должно быть указано в заявлении.

В заключительной части указывается дата, ставится подпись сотрудника, его фамилия и инициалы. Подписанное заявление должно попасть на рассмотрение директора предприятия, ведь именно он отвечает за своего подчинённого.

Если директор фирмы согласен отпустить работника, он визирует заявление. После этого следует составить приказ и лишь после его подписания всеми сторонами выходные дни будут считаться оформленными.

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы в СЗВ-СТАЖ отражаются посредством кода «ДО» или 16, если они работник отсутствует в рамках отпуска.

Если вышеописанные действия соблюдены, работник на законных основаниях может отсутствовать на работе в указанные дни. Работодателю рекомендуется быть на связи с подчинённым для того, чтобы своевременно реагировать на различные негативные ситуации. Необходимость придерживаться норм действующего законодательства и требований локальных правовых актов актуальна для каждой из сторон трудовых отношений. Последовательность оформления дополнительных выходных должна быть соблюдена.

Куницкий Игорь Сергеевич

Для предоставления дополнительного неоплачиваемого времени отдыха в днях (часах) вместо повышенной оплаты сверхнормативной работы сотрудников в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Учет отсутствий установите флажок Отгулы (и флажок В том числе внутрисменные – доступен, если на закладке Почасовая оплата установлен флажок Применение почасовой оплаты) (рис. 1). Эта возможность актуальна, если на предприятии используется оплата работы в праздники и выходные (на закладке Прочие начисления установлен флажок Работа в праздничные или выходные дни) или сверхурочная работа (на закладке Почасовая оплата установлен флажок Сверхурочная работа), или переработки при суммированном учете времени (на закладке Почасовая оплата установлен флажок Переработки при суммированном учете времени). В результате установки флажка Отгулы (и флажок В том числе внутрисменные) в плане видов начислений (раздел Настройка – Начисления) будет доступен вид начисления Отгул (вид начисления – Отгул (внутрисменный)).

Рис. 1

Выбор отгула в качестве способа компенсации в счет времени, отработанного сверх нормы, производится в документах Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Работа в выходные и праздники), Работа сверхурочно (раздел Зарплата – Сверхурочные) и Регистрация переработок (раздел Зарплата – Регистрация переработок) (рис. 2). При этом время работы в выходные и праздники или работы сверхурочно будет оплачено при начислении зарплаты в одинарном размере с помощью видов начислений Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты и Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты. В табеле учета рабочего времени такие периоды будут обозначены видами времени Праздники без повышенной оплаты (ПН), Сверхурочные без повышенной оплаты (СН).

В программе учитывается информация о днях (в случае оплаты работы в выходные и праздники по дням) или часах накопленных отгулов. Эту информацию можно использовать при последующем предоставлении отгула.

Информацию о компенсации за работу сверх нормы в виде отгула смотрите в статьях Начисление оплаты за работу в праздничный или выходной день в одинарном размере и предоставление дополнительного выходного дня, Начисление оплаты за сверхурочную работу без повышенной оплаты и предоставление дополнительного выходного дня и Начисление оплаты за сверхурочную работу при суммированном учете рабочего времени.

Рис. 2

Неиспользованные дни (часы) отгулов можно посмотреть в отчете Остатки отпусков (раздел Кадры – Кадровые отчеты – Остатки отпусков) (рис. 3).

Рис. 3

Для предоставления дополнительного времени отдыха (отгула) одному сотруднику в счет времени, ранее отработанного сверх нормы, используется документ Отгул (рис. 4). Для массовой регистрации отгулов используется документ Отгул списком (раздел Кадры — Все кадровые документы или Все отсутствия сотрудников, раздел Зарплата — Все начисления).

  1. Раздел Кадры – Отгулы или Зарплата – Отгулы.
  2. Кнопка Создать.
  3. В поле Месяц выберите месяц, в котором предоставляется дополнительный выходной день (по умолчанию – текущий месяц).
  4. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту, в которой оформлен сотрудник.
  5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию указывается текущая дата компьютера.
  6. В поле Номер автоматически присваивается номер после записи документа. Этот номер используется при формировании печатной формы приказа о предоставлении дополнительного времени отдыха.
  7. В поле Сотрудник выберите сотрудника, которому предоставляется дополнительный день отдыха.
  8. Флажок Отсутствие в течение части смены установите, если сотрудник отсутствовал на работе в течение части рабочего дня. Установка флажка позволяет указать период отстранения не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня (в полях Дата отгула и Часы отгула). Этот флажок доступен, если в настройке расчета зарплаты выбрана возможность регистрировать внутрисменные отгулы:
    • поле Вид расчета автоматически заполняется соответствующим видом начисления – Отгул (внутрисменный). В программе может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально вид отгула один, поэтому он определяется автоматически;
    • в поле Замещаемый вид времени выберите на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые) в дневное время или Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые) в ночное время, если согласно графику работы сотрудника в день отгула предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время). Внутрисменное отстранение в дневное и ночное время необходимо зарегистрировать двумя отдельными документами. Это позволит правильно сформировать табель.
  9. Если флажок Отсутствие в течение части смены не установлен, то в полях в период с… по… укажите сведения о начале и окончании периода отгула (по умолчанию в полях указывается текущая дата компьютера):
    • поле Вид расчета автоматически заполняется соответствующим видом начисления – Отгул;
    • в поле Предоставить отгул (дней) указывается количество дней предоставляемого отгула;
    • флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо, чтобы на время отгула сотрудника занимаемая им ставка была свободна.
  10. Поля В счет отработанных ранее дней… и часов… заполняются автоматически всеми накопленными сотрудником отгулами (за работу в праздничные и выходные дни и за работу сверхурочно). Поскольку законодательство не содержит положений о переводе накопленных часов отгулов в дни, в программе продолжительность фактически предоставляемого отгула не поставлена в жесткую зависимость от ранее накопленного. Предполагается, что пользователь самостоятельно принимает решение, в счет скольких ранее накопленных дней или часов отгула предоставляется фактический отгул. Например:
    • сотрудник отработал 5 часов в праздничный день. Можно предоставить отгул на 1 целый рабочий день (независимо от его продолжительности) и указать, что этот отгул предоставлен в счет 5 отработанных ранее часов. Прав на отгул у сотрудника не останется;
    • сотрудник отработал целый праздничный день (при их расчете по дням) и 13 часов сверхурочно (в течение нескольких дней). При предоставлении отгула на 2 дня можно указать, что он предоставляется в счет 1 дня и 8 ранее заработанных часов. У сотрудника останется право на 5 часов отгула.
  11. В поле Основание укажите основание предоставления сотруднику отгула для вывода в печатную форму приказа на отгул.
  12. Поля Руководитель заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Должность указывается автоматически.
  13. Кнопка Провести.
  14. По кнопке Отгул можно сформировать печатную форму приказа на отгул (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Если сотрудник пожелал присоединить дни (часы) отгула к отпуску, то их предоставление оформляется с помощью документа Отпуск (раздел Кадры – Отпуска – кнопка Создать – Отпуск или раздел Зарплата – Отпуска – кнопка Создать – Отпуск) (рис. 6). На закладке Дополнительные отпуска, отгулы под табличной частью документа количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу «день за 8 часов». При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную.

Рис. 6

Таким образом, механизм учета отгулов в программе таков, что отгулы накапливаются документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно и Регистрация переработок, регистрирующими выбор этого способа компенсации, и списываются (предоставляются) документами Отгул (Отгул списком) и Отпуск (Отпуск сотрудников) (если отгул предоставляется совместно с отпуском). При этом накапливать и списывать отгулы можно как в днях, так и в часах.

В программе регистрация фактического отгула и ее влияние на расчет заработной платы аналогично регистрации отпуска без сохранения заработной платы. В месяце регистрации отгула фактически отработанное время будет уменьшено на время отгула, норма времени при этом не изменится, что отразится в расчете повременной оплаты труда в этом месяце.

Отгулы в соответствии со статьями 152 и 153 ТК РФ не подлежат оплате. Отгул, предоставленный по Трудовому кодексу, – это просто перенос времени отдыха. Сотруднику оплачивается однократно время, которое он отработал вне графика, а в другое время предоставляется отдых. Однако существуют и иные трактовки вопроса оплаты отгула и других дней в месяце, когда он предоставляется. Так, в письме Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 говорится, что день отдыха, предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени. При этом зарплата в этом месяце должна выплачиваться в полном объеме. В письме Минтруда России от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 сказано, что в данной ситуации размер месячного оклада уменьшен не будет, но вопрос об одновременном уменьшении нормы рабочего времени не затрагивается. В письме Минтруда России от 20.07.2015 № 14-1/В-541 и вовсе говорится, что за месяц, в котором сотрудник взял отгул, нужно заплатить оклад полностью, но при этом сотрудник отработает на один день меньше нормы.

Гибкие механизмы программы позволяют выполнить настройки в соответствии с рекомендациями Минтруда России и Роструда. Например, уменьшить сотруднику норму рабочего времени в месяце, когда тот использует отгул. Для этого нужно сформировать документ Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики). При этом на день отгула следует запланировать выходной день.
Выбор пользователем такого варианта влечет ряд последствий:

  1. Отличие общего заработка у сотрудников с разной формой оплаты труда. Окладники будут получать полный оклад в том месяце, когда используют отгул, в то время как сдельщики и поденщики все равно получат только фактически заработанные суммы.
  2. Зависимость общего заработка окладника от количества отгулов: например, в месяце 20 рабочих дней, у сотрудника накопилось 20 отгулов. Если сотрудник использует 19 отгулов, то, отработав 1 день, он получит полный оклад. Однако если он решит отгулять все 20, то заработка за этот месяц не будет вовсе, ведь при уменьшении нормы на число отгулов мы получим 0.
  3. Уменьшение нормы рабочего времени при сохранении оклада ведет к завышению среднего заработка.

В программе можно настроить и сохранение заработка при отгулах без уменьшения нормы времени. Для этого можно изменить стандартное начисление Отгул поставляемое программой (раздел Настройка — Начисления), или, если необходимо его сохранить, создать новое начисление, полностью аналогичное начислению Отгул (удобнее создавать копированием). Далее, во всех начислениях, расчет которых зависит от отработанного времени (например, Оплата по окладу и т.д.), внести изменения (рис. 7):

  • на закладке Учет времени в разделе Обозначения в учете времени и стажах необходимо по ссылке Дополнительные виды времени установить флажок Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые);
  • на закладке Приоритет следует исключить Отгул (или созданное новое начисление) из списка начислений, приоритет которых выше, чем у оклада (рис. 8). Следует помнить, что последствием такого подхода будет искажение показателя Отработано дней. Для «не уменьшения оклада» отгул будет включаться в число отработанных дней.

Кроме того, для вида начисления Отгул (или для нового начисления) на закладке Учет времени переключатель должен быть установлен в положение Дополнительно оплачиваемое время в пределах нормы времени (рис. 9).

Если было создано новое начисление, то в документах Отгул и Отгул списком следует указывать именно его в списке выбора Вид расчета, когда дополнительный день отдыха необходимо сделать оплачиваемым.

В табеле учета рабочего времени отгул обозначается как Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые) (НВ).

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

Законодательством не урегулировано, что делать с последствиями сохранения окладов любым из предложенных в письмах Роструда и Минтруда способом. При составлении Положения о заработной плате рекомендуется взвесить целесообразность таких доплат. По умолчанию программа работает в строгом соответствии с ТК РФ, не искажая отработанного времени, не фальсифицируя норму рабочего времени и не оплачивая отгулы.

<<- вернуться в начало статьи

Как фиксировать нерабочие дни в табеле учета рабочего времени?

Поскольку трудовое законодательство не содержит понятия «нерабочий день» в качестве отдельного вида времени отдыха, в унифицированных формах табелей учета рабочего времени не предусмотрено обозначения для таких дней. Наиболее корректным представляется приказом работодателя расширить перечень условных обозначений табелей и внести в него какой-либо условный код для «нерабочего дня». Например, «НД». Минтруд России в информации от 2 апреля 2020 г. также предлагает работодателям самостоятельно определить код для обозначения нерабочих дней. Аналогичные разъяснения дают и специалиты Роструда:

  • Вопрос: У работников суммированный учет рабочего времени, смены сутки через трое. Во время карантина объявлены оплачиваемые выходные. Как табелировать этих работников? Получается по составленному месячному графику проставлять выходные? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)
  • Вопрос: Что следует поставить в табеле учёта рабочего времени сотрудникам с посменным графиком работы в период с 30 марта по 30 апреля 2020 года на период карантина (в случае если сотрудники не работали)? Можно ли оплатить выпавшие на указанные даты смены в размере МРОТ (прописав данный порядок в внутреннем ЛНА)? Не будет и ли это нарушением? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)
  • Вопрос: 27 марта 2020 года оформили приём на работу сотрудника с 6 апреля: трудовой договор от 27 марта 2020 г., и приказ о приеме на работу от 27 марта 2020 г. Сотрудник должен приступить к работе с 6 апреля 2020 г. Имеет ли юридическую силу приём на работу, если сотрудник не приступит к работе 6 апреля 2020 г. (в связи объявлением выходных дней из-за коронавируса)? Аннулировать трудовой договор не собираемся. При закрытии табеля учета рабочего времени за апрель необходимо ли ставить сотруднику с 6 апреля 2020 г. ОВ (оплачиваемые выходные) и выплачивать оклад за полный рабочий месяц в полном объеме? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)
  • Вопрос: Как перевести работников, работающих по пятидневке, на неполную рабочую неделю с целью соблюдения режима самоизоляции? Какие приказы необходимо оформить? Как отражать в табеле учета рабочего времени дни невыхода на работу в связи с самоизоляцией? Как оплачивать эти дни? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.

При этом, учитывая рекомендации компетентных органов, согласно которым нерабочие дни оплачиваются работникам как фактически отработанные, работодателям также целесообразно указывать количество рабочих часов по графику работника, приходящихся на нерабочий день. Следует также фиксировать часы, которые по графику работника должы были быть отработаны в ночное время.

Отметим, что формально президентские указы (указ Президента РФ от 2 апреля 2020 г. № 239 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» и указ Президента РФ от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней») объявили нерабочими все дни периода с 30 марта по 30 апреля 2020 года. Для выходных дней исключений не сделано. В связи с этим выходные дни можно табелировать кодом, введенным для нерабочих дней. Впрочем, полагаем, что даже если работодатель будет отмечать такие дни как выходные, ошибкой это не будет. Также работодатель для удобства может ввести отдельный код для обозначения нерабочих дней, приходящихся на выходные дни по графику работника (например, «НДВ»).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Дни отпусков, временной нетрудоспособности, приходящиеся на нерабочие дни, табелируются в обычном порядке (см. ответ Роструда).

Также для работодателя может быть целесообразным ввести условное обозначение для случаев привлечения работников к работе в нерабочие дни (например, «РНД»).