Документы по личному составу определение

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем 1. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Условное разделение документов по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу» 2.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека:приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета) 3, ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

– личные работников;

– личные (наградные) дела;

– личные дела по аттестации (аттестационные дела);

– личные дела учащихся, студентов, аспирантов;

– личные дела по усыновлению детей;

– регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

– личные (учетные) дела пострадавших;

– личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

– персональные дела членов партии;

– выездные дела;

– судебно-следственные дела;

– истории болезней.

Второй тип оценочной информации — кадровые данные, т. е. данные, которые хра­нятся в подразделении компании, заведующем персоналом. К двум наиболее ши­роко используемым показателям успешности работы относят абсентеизм и аварий­ные ситуации/несчастные случаи на производстве. В случае с этими переменны­ми наиболее важной становится релевантность, касающаяся критериев.

Абсентеизм- отсутствие на рабочем месте.

Абсентеизм — вероятно, наиболее чувствительный показатель. Практически везде работа сотрудников, имеющих прогулы, расценивается как худшая по срав­нению с деятельностью других сотрудников. За частые прогулы работника могут уволить. Большинство организаций придерживаются определенной политики отно­сительно абсентеизма, что свидетельствует о важности этой переменной при оценке общей успешности работы. Однако методы измерения и способы интерпретации ее не слишком отчетливы. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть по «уважительным» или «неуважительным» причинам, зависит от множества факто­ров, касающихся и работника (например, трудовой стаж), и работы (например, за­нимаемая должность). Деятельность сотрудника, отсутствовавшего 10 дней по ува­жительной причине, порой расценивается как лучшая по сравнению с работой чело­века, отсутствовавшего 5 дней без всяких причин. Прежде чем выносить суждения об успешности работы, необходимо выяснить, разрешено ли было отсутствие. Изме­рение абсентеизма — сложная проблема, однако в большинстве организаций он рас­сматривается как высокорелевантная переменная, связанная с критерием.

Аварийные ситуации/несчастные случаи на производстве могут использовать­ся как показатель успешности выполнения работы, но только для ограниченного круга профессий. Переменными в этом случае выступают частота и серьезность аварийных ситуаций, а также чрезвычайные происшествия, приводящие к травмам или повреждению имущества. Аварийные ситуации/несчастные случаи на произ­водстве являются более релевантным критерием для работы «синих воротничков». Водителей грузовых машин можно оценить частично и по количеству тех дорож­но-транспортных происшествий, в которые они попадали. Однако эта переменная порой зависит от множества факторов. На аварийность влияют состояние дороги, количество накатанных километров, время суток, изношенность машины. Хотя релевантность данного показателя ограничена определенными профессиями, ава­рийность бывает весьма значимой для оценки работы. Компании часто дают зна­чительную прибавку к зарплате водителям, не попадавшим в аварии, и увольняют тех, с кем это часто происходит.

Релевантность кадровых данных. Несомненно, такие факторы, как отсутствие на работе и аварийные ситуации/несчастные случаи на производстве, становятся значимыми показателями того, насколько успешно выполняется работа. Сотруд­ник может быть уволен, если он часто прогуливает работу или когда создает ава­рийные ситуации. Работодатель всегда надеется, что принятый на службу не ста­нет пропускать дни и порождать аварийные ситуации. Соответственно эти показа­тели отражают скорее плохое, чем хорошее выполнение работы. Однако, как и в случае с данными о производительности, кадровая статистика редко позволяет по­лучить полную картину того, насколько успешен в своей профессиональной дея­тельности сотрудник. Подчас не учитываются другие высокорелевантные аспек­ты выполнения работы. Именно поэтому для получения всесторонней оценки ис­пользуются субъективные данные.

Ошибки оценивания

Наиболее распространенное средство оценки работы — субъективная информация и суждения оценщиков. Поскольку процесс оценивания не застрахован от ошибок, следует знать их основные разновидности. Так, оценивающий может допустить неумышленную неточность, когда обращается к рейтинговым шкалам. Ошибки можно отнести к одной из трех категорий: гало-эффект (или эффект ореола), снисходительность и центральная тенденция. Все они обусловлены субъективностью лица, проводящего оценку, и неправильным восприятием.

Ошибки, обусловленные гало-эффектом — это оценки, основанные на общем отношении оценщика к работнику. Скажем, если это отношение в целом благо­склонное, то оно отражается на всех суждениях относительно оцениваемого. Обыч­но у оценщика есть четкое мнение хотя бы об одном важном аспекте работы сотруд­ника. Оно распространяется и на другие стороны его деятельности; работник оцени­вается (уже по множеству факторов) как в целом хороший или плохой. Оценщик, на которого произвели впечатление особенности мышления того или иного сотруд­ника, может позволить возникшему впечатлению коснуться оценки его лидерских способностей, готовности к сотрудничеству, мотивации и т. д.

Ошибки снисходительности — это вторая категория неточных оценок. Одних учителей считают строгими, других — нет, т. е. оценивающего можно охаракте­ризовать по степени его снисходительности. Строгие эксперты дают оценки, которые ниже «истинного» уровня способностей (если его можно установить); это на­зывается строгостью, или негативной снисходительностью. Нестрогие эксперты дают оценки, которые выше «истинного» уровня; это называется позитивной снисходительностью. Подобные ошибки обычно происходят из-за того, что оцен­щик применяет личные стандарты — базирующиеся на его личных особенностях или прежнем опыте.

Ошибки центральной тенденции касаются нежелания оценщика выносить крайне высокие или крайне низкие оценки и предпочтения среднего уровня, когда задействуются только средняя (центральная) часть оценочной шкалы. Эта ошиб­ка может совершаться в случае, если просят оценить незнакомые аспекты работы. Не отказываясь от ответа и одновременно стараясь не рисковать, оценивающие утверждают, что показатели этой «неизвестной» им сферы компетенции человека находятся на среднем уровне.

Правила оформления кадровых документов

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Рассмотрим оформление основных кадровых документов.

1. Штатное расписание – документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме Т-3 (приложение 12).

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. От наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.), могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно- технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

В четвертой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают неполную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения, по профессиональным квалификационным группам и пр. Однако самыми распространенными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда и премировании в организации и др.

В штатном расписании есть несколько колонок (6–8), объединенных общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В действующем сегодня ТК РФ не содержится четких определений понятиям «надбавка» и «доплата».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5–8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем прошиваются и скрепляются печатью и подписью руководителя организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие но сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

2. Табель учета использования рабочего времени оформляется в унифицированной форме № Т-13 (приложение 13).

Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другое производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

3. График отпусков. Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом для работника и работодателя.

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников предприятия по месяцам календарного года (приложение 14).

График отпусков составляет кадровая служба или должностное лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на основании следующей информации:

  • – списки, полученные от руководителей структурных подразделений, в которых указаны согласованные с работниками планируемые даты отпуска;
  • – наличие льгот на предоставление отпуска;
  • – специфика работы подразделения (например, наличие сезонного повышения спроса на продукцию предприятия);
  • – взаимозаменяемость сотрудников (эти сотрудники не могут уйти в отпуск одновременно).

При составлении графика отпусков по возможности должны учитываться пожелания работников. Поскольку большинство работников стремится получить отпуск в летнее время, работодатель должен справедливо ежегодно чередовать между работниками предоставление отпуска в это время.

Кроме того, ст. 125 ТК РФ по соглашению между работодателем и работником допускается разделение отпуска на части (одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней) или согласно ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен на другое время. Это обстоятельство тоже учитывается при составлении графика отпусков.

График отпусков составляется по установленной форме (унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска. Если у работника возникают непредвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, то он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На данном заявлении руководитель ставит резолюцию, и сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков.

График отпусков хранится в кадровой службе организации. В течение календарного года по мере предоставления отпусков ответственное лицо заполняет график, а также вносит изменения о переносе отпуска на другую дату. Нормативный срок хранения графика отпусков – один год.

4. Личная карточка работника (форма Т-2) заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-la); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Рассмотрим некоторые особенности заполнения унифицированной формы Т-2 (приложение 15).

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывается степень знания языка «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы – п. 8 (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) – рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

  • – военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
  • – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);

п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113194 А»);

п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

и. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В III разделе «Прием на работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе б формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

5. Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (приложение 16).

Правовую основу порядка ведения трудовых книжек составляет ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), а также постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (вместе с Инструкцией по заполнению трудовых книжек). В настоящее время эти три документа и составляют правовое регулирование порядка приобретения, хранения и ведения трудовых книжек.

Работодатель должен вести ее на каждого сотрудника, проработавшего в организации более пяти дней. Трудовые книжки ведут только организации. Индивидуальные предприниматели на своих работников трудовые книжки не заводят. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких- либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, на основании которого увольнение производится.

Сведения о работе но совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК или соответствующего федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Допускается внесение изменений и исправлений в трудовой книжке.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании данных паспорта, свидетельства о рождении, диплома и т.д.

Неправильная запись в трудовой книжке исправляется по месту работы, где она была сделана, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организации уже не существует, исправление производится ее правопреемником или работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Все изменения и исправления делаются на основании подтверждающих их документов. Свидетельские показания в данном случае доказательством служить не могут.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Исправление неправильных записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (рис. 11.2).

Внесение исправлений в трудовую книжку

Рис. 11.2. Внесение исправлений в трудовую книжку

Любая вносимая в трудовую книжку запись дублируется в личной карточке работника, который ставит в ней свою подпись.

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

  • • в случае утраты липом своей трудовой книжки;
  • • в случае, если в трудовой книжке имеется признанная недействительной запись об увольнении или переводе на другую работу. При этом в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в нее записи, за исключением записи, признанной недействительной;
  • • в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
  • • в случае, если произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Во всех случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки (а также вкладыша к ней) выдается на основании письменного заявления работника по последнему месту работы. Правила устанавливают 15-дневный срок, в течение которого должен быть выдан дубликат. В дубликат трудовой книжки вносят:

  • • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • • сведения о работе и награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

В случае массовой утраты трудовых книжек для установления трудового стажа каждого из работников созывается комиссия, состоящая из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление самого факта работы производится на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. В случае отсутствия необходимых документов стаж устанавливается в судебном порядке.

С целью учета трудовых книжек в организациях ведутся:

  • а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга и книга учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Аналогом российских трудовых книжек, к примеру, на предприятиях Германии являются трудовые свидетельства. Оформляются трудовые свидетельства (ТС) на листе бумаги формата А-4. Количество ТС у работника соответствует числу предыдущих мест его работы. Работодателю они предъявляются в несброшюрованном виде, поэтому наше определение «книжки» не подходит. К трудовому свидетельству относятся серьезно, так как оно подтверждает целый набор профессиональных и личностных качеств кандидата, составляющих суть пригодности к тому или иному рабочему месту. Ни одно предприятие Германии не принимает на работу нового сотрудника без тщательного ознакомления с его свидетельствами. Кандидат представляет в обязательном порядке два документа: об образовании и ТС. Свидетельства представляются в виде копии. С одной стороны, этим сохраняется подлинник от потери, а с другой – если фирма требует оригинал для сравнения, то лишает возможности наниматься одновременно на несколько предприятий. После сравнения оригинал возвращается владельцу.

Трудовое свидетельство возникает одновременно с увольнением сотрудника, однако может возникнуть и раньше. ТС, выданные до прекращения трудовых отношений, называются предварительными или промежуточными. С прекращением трудовых отношений информация, изложенная в предварительных свидетельствах, может быть уточнена или изменена. Подписывает ТС один из руководителей компании.

Трудовые свидетельства могут быть двух видов: простые и квалификационные. Простое ТС содержит информацию о личности работника, виде и продолжительности его занятости. По желанию работника в ТС включаются основания прекращения трудовых отношений. Квалификационное ТС включает глубину служебного описания и содержит дополнительную оценку достижений работника и удовлетворенности его трудом со стороны руководства.

Фактические данные, положенные в основу простого ТС (выполнение профессиональных заданий, продолжительность деятельности, изменения в степени доверия к работнику и его надежности), краткость комментариев и лаконичность содержания делают его по отношению к развернутому квалификационному более объективным.

Важность ТС обусловлена тем, что в них более обоснованы, чем, например, в личных заявлениях кандидата о найме, сведения о его опыте, трудовых качествах и профессиональных способностях. Однако можно допустить, что составители могут отражать в них личное отношение (антипатия, симпатия, ошибочное мнение и т.п.).

Практика работы с ТС сформировала систему подходов к их анализу и оценке работниками кадровых служб и непосредственно руководителями отделов с вакансиями.

Типичная структура квалификационных ТС содержит пять элементов:

  • – продолжительность занятости на предприятии;
  • – содержание деятельности;
  • – оценка достижений;
  • – оценка поведения (по отношению к руководству, сотрудникам);
  • – основание и срочность увольнения.

Наличие нескольких ТС анализируется, и эксперт должен найти ответы на вопросы: можно ли говорить о профессиональном прогрессе; короткими или длинными были интервалы занятости в каждой последующей должности; было ли эго следствием признания качества и ответственности выполняемой предыдущей работы со стороны руководства? Если по ТС прослеживаются большие временны́е разрывы в занятости, то эго означает, что профессиональные качества потенциального сотрудника нестабильны. При анализе обращается внимание на формулировки. Слова «пытался», «пробовал», «от случая к случаю» намекают на слабые достижения и успехи кандидата. В последнем абзаце ТС приводятся основания расторжения трудовых отношений. Все возникающие вопросы по результатам анализа ТС следует задать во время собеседования с кандидатом.

Согласно действующему в Германии с 1963 г. Положению формулировки в ТС должны быть «разумно благосклонны по отношению к работнику и не затруднять ему в дальнейшем достижения успеха и получения средств к существованию». Например:

Закодировано в ТС

Значение

1. Он пытался правильно выполнять возложенные на его обязанности

С работой не справлялся

2. Всю работу он выполнял правильно

Без развитой собственной инициативы

3. Показывая понимание в работе

Ленивый и ничего не делал

Квалификационные ТС в бесконтактном оценивании претендента могут играть как положительную, так и отрицательную роль, так как не известно, знаком ли кадровик с особым кодированием ТС, либо выдано положительное ТС непригодному сотруднику с целью мирного с ним расставания. Ряд предприятий в целях объективизации содержания ТС регулярно дополняют имеющуюся о работнике информацию «добавками достижений», которые вместе с уже зарегистрированными данными должны сформировать базу для оценки трех главных показателей: качества груда, его количества, готовности к труду и продвижению по пятибалльной шкале. Такая оценка достижений прижилась на крупных предприятиях.

6. Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании и предоставлении отпусков (приложения 17,18, 19, 20).

Однако нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ, оформленный в произвольной текстовой форме, а не по образцу унифицированной формы, если в нем учтены все требования к его обязательным реквизитам (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления сотрудника, основание для издания приказа).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

Документы по личному составу

В общем случае к документам по личному составу относятся:

• трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Все они, иногда за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Однако часто, помимо приказов, еще несколько документов приходится обрабатывать секретарю. Это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Резюме, CV, автобиография и анкета

На сегодня резюме – это основной документ при приеме на работу, как для работодателя, так и для соискателя. Секретарям приходится иметь дело с резюме не только когда они сами устраиваются на работу, но и когда работают – речь идет о резюме от соискателей работы. Это популярный документ, поэтому он заслуживает отдельного представления.

Форма резюме появилась в нашей стране сравнительно недавно, поэтому его составители часто обращаются с ней достаточно свободно, добавляя или удаляя разделы этого формального (жесткого по форме) документа.

Помимо резюме, в качестве первичного ознакомительного документа фигурирует CV – Curriculum Vitae (в переводе с латинского означает «жизнеописание, краткие сведения о чьей-либо жизни»). Иногда его еще называют vita – в переводе с латинского «краткая автобиография».

Смысл резюме осознается грамотными соискателями (резюме из всей деятельности к данном моменту), а вот что такое CV, понимают далеко не все. Кроме этого, есть еще автобиография, давно известная всем в нашей стране. Каждый из этих документов дает свои возможности оценки трудовых и человеческих качеств кандидата.

Заимствованное из французского языка слово «резюме» «Толковый словарь русского языка» объясняет как «краткий вывод из сказанного или написанного». Рациональные американцы вложили в это понятие свой смысл, и резюме стало именоваться описание деятельности соискателя на любую работу. Раньше функции резюме в нашей стране исполняла автобиография, написанная в произвольной форме. Грамотный кадровик по одному этому описанию мог точно определить, подходит человек или нет. Возможно, именно поэтому в последнее время все чаще вместо резюме от кандидатов запрашивают CV. Чтобы определиться, что все-таки удобнее и почему, попробуем оценить все три формы представления работника.

Резюме – это полное, но лаконичное представление способностей, навыков и подготовки кандидата для конкретной работы. Этим документом человек заявляет серьезность намерений занять вакансию.

Резюме составляется в сжатой, лаконичной форме. Объем резюме чаще всего ограничен одной-двумя страницами, в редких случаях в качестве приложения допускаются вкладыши с дополнительной информацией. Существует негласное правило: в резюме допускаются две страницы, если опыт работы составителя насчитывает свыше 10 лет. Особенность подачи информации – обратный отсчет (англ. countdown), то есть обратный хронологический порядок перечисления событий трудовой деятельности. Западные источники утверждают, что может использоваться также прямой порядок перечисления и даже функциональный (группировка по выполняемым обязанностям, например если кандидат менял их сферу). Однако в нашей стране это принято считать ошибкой.

Резюме включает следующие разделы:

• минимальная личная и полная контактная информация;

• цель (англ. job objective) – какую работу ищет кандидат;

• профессия и должность (англ. qualification summary) – профессиональные навыки и уровень, дается после раздела «Цель» или вместо него, если точно не известно, на какую должность объявлена вакансия; в русской версии резюме этот пункт используется редко;

• опыт работы (англ. experience) – перечисляются все занимаемые позиции в обратном хронологическом порядке (в нашей стране) или в другом порядке (в других странах, о чем упоминалось выше);

• образование (англ. education) – также в обратном хронологическом порядке, образование и полученная в результате квалификация;

• дополнительные навыки (англ. skills) – те навыки и умения, которые не вытекают из объявленного полученного образования (знание языков и компьютера, вождение автомобиля);

• дополнительное образование (англ. additional section headings) – курсы, семинары, тренинги, стажировки, сертификаты; указываются только те, которые соответствуют цели резюме;

• преимущества – этот пункт в западном резюме обычно отсутствует, в нашей же стране принято указывать личные черты, которые помогают выполнению профессиональных обязанностей и отличают, на взгляд кандидата, его от других.

Обычно приводятся русское и английское наименование разделов, поскольку резюме все-таки иностранное изобретение и вариантов перевода на русский язык может быть несколько. Перечисленные выше пункты, по мнению наших специалистов, обязательны.

Известное упоминание о возможных рекомендациях – «Возможны по запросу» (англ. available upon request) – в резюме не приветствуются, но в нашей традиции эта фраза прижилась.

Не следует думать, что резюме – это жестко структурированный документ. Некоторые кадровики настаивают на определенной форме: сначала опыт работы, затем – образование, после него – навыки. На самом деле жестких правил не существует. Каждый кандидат составляет резюме по собственному усмотрению: если выигрышным пунктом является образование, он вправе поместить этот раздел до описания опыта работы, и наоборот. При оценке резюме (если от кандидата потребовали именно его) важно не только что именно написано, но и как это сделано. Анализ можно провести исходя из классических правил составления правильного резюме:

• уложиться в одну страницу (две – если опыт работы очень большой);

• сделать его визуально убедительным, легко воспринимаемым: использовать выделения шрифтом, подчеркивания, заглавные буквы, выравнивания, пробелы и избегать перегруженности и излишней сжатости; украшательство не уместно (не нужно добавлять рамки или цветные шрифты); надо использовать только светлую, белую или кремовую бумагу – если резюме сопровождается письмом (это хороший тон), то оба документа должны быть на одинаковой бумаге; нужно оставлять поле не менее 2 см; сопроводительное письмо и само резюме не надо скреплять;

• соблюдать орфографию и синтаксис, использовать только однозначные обороты; избегать жаргонизмов.

Главные принципы хорошо составленного резюме – читаемость и логичность.

Важное дополнение: в западной традиции резюме никогда не отправляется отдельно – только с сопроводительным письмом (англ. cover letter). Это формальный документ размером два-три, максимум четыре абзаца на отдельном листе: «Уважаемые господа! Меня заинтересовало ваше предложение, которое я встретил там-то и там-то» и т. д. Сопроводительное письмо не дублирует резюме. Принято считать, что его задача – привлечь внимание и установить контакт. Письмо подчеркивает воспитанность кандидата и разъясняет, по какому поводу он обращается. Это бывает полезно и даже важно для работодателя, чтобы, помимо прочего, оценить эффективность своих объявлений о вакансии.

В нашей традиции эта форма обращения пока не прижилась, даже наоборот, хотя, может, и напрасно.

Перейдем к CV. Неопределенность формы CV создает путаницу: некоторые пишут его как резюме, другие – как автобиографию. Некоторые убеждены, что CV и резюме – это одно и то же.

На самом деле CV представляет навыки, трудовой опыт и академическую подготовку кандидата во всей полноте, вплоть до мельчайших деталей. Резюме тяготеет к краткости, CV – к полноте (так красочно можно охарактеризовать их различие). Четкого формата для CV не существует, однако есть пункты, по которым оно пишется:

• персональная и контактная информация;

• образование, академическая подготовка;

• профессиональные сертификаты и степени;

• опыт работы и достижения;

• технические и специальные навыки;

• опыт другой трудовой деятельности (работа оплачиваемая и неоплачиваемая, например волонтерская);

• профессиональные награды;

• профессиональное совершенствование;

• публикации;

• другие интересы (помимо работы);

• рекомендации.

Автобиография сегодня имеет исключительно историческую ценность. В автобиографии последовательно описывается жизненный путь кандидата. Эта информация не структурирована, поэтому воспринимать ее тяжело и работать с ней неудобно (разве что оценить сам стиль изложения и обратить внимание на то, что человек упоминает, а о чем умалчивает).

CV и резюме – идентичные документы, однако следует подчеркнуть различия, которые позволяют им обоим существовать и по-разному использоваться на практике.

Резюме служит для того, чтобы кандидат мог представить себя на конкретную должность. Во всех его разделах должно быть упомянуто только то, что работает на возможность занять искомое вакантное место.

CV описывает все способности и возможности кандидата и предлагает его на разные должности, вне зависимости от потребностей работодателя. CV может быть любого размера, вплоть до нескольких страниц или даже нескольких их десятков, особенно когда речь идет о специалистах очень высокой квалификации. Резюме не может быть больше двух страниц, а большинство работодателей предпочитают принимать резюме размером в одну страницу. Оно одновременно и более общее, и более краткое, чем CV.

Форматирование документов также различается. Обычно описание опыта работы и навыков в резюме отмечается дефисами, в CV – нумеруется. Главное то, что CV допускает подробное описание качества подготовки кандидатов, в том числе теоретической, в то время как резюме должно представлять опыт работы, практические достижения, а разнообразные курсы, навыки, способности, не нашедшие применения в практической работе, не так важны. В CV допускается перечислять все успехи, публикации, ученые степени, награды, поощрения, в резюме же этому почти нет места. В CV обычно включаются рекомендации (даже целый их список – от трех до пяти), в резюме – нет, хотя к резюме могут прилагаться рекомендации в виде отдельных документов.

Для формализации кадровой работы вместо резюме или в дополнение к нему часто используется анкета кандидата. Преимущество анкеты в том, что в ней запрашиваются сведения, в которых прежде всего заинтересован данный работодатель и которые в стандартном резюме могут отсутствовать (например, данные о водительском стаже и прочее). Анкета составляется кадровой службой, и никаких ограничений по ее форме не существует. Рассмотрим пример анкеты.

Анкета кандидата.

Закрытое акционерное общество «Восток-Запад».

Просьба заполнять анкету печатными буквами.

1. Основные данные:

• фамилия, имя, отчество;

• телефон для связи и удобное время;

• дата заполнения анкеты;

• дата и место рождения;

• прописка;

• домашний адрес;

• наличие автомобиля;

• водительское удостоверение;

• семейное положение;

• количество детей и их возраст;

• если изменяли фамилию, укажите когда, где и по какой причине.

2. Образование (включая курсы); владение компьютером, оргтехникой и другие навыки.

3. Профессиональная деятельность (укажите места работы, начиная с последнего, занимаемую должность, опишите деятельность и назовите причину увольнения).

4. Укажите, привлекались ли Вы к административной или уголовной ответственности (статья ГК, УК РФ, год).

5. Пожелания по заработной плате на испытательный период и после его завершения.

6. Назовите черты характера, которые помогут вам в работе, и те, которые могут помешать.

7. Увлечения, хобби.

8. Откуда узнали о вакансии.

9. Подпись.

10. Рекомендации.

11. Комментарии.

12. Дата интервью, кто проводит.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, а также объявление поощрений и применение мер административного воздействия к нарушителю дисциплины.

Заголовок к тексту может указывать на содержание («Об увольнении») или отсутствовать. Констатирующая часть обычно также отсутствует. Распорядительная начинается словами «принять», «уволить», «перевести» и т. д. В тексте приказа о приеме на работу указывается должность, оклад, вид работы (постоянная или временная), испытательный срок. Могут уточняться должностные обязанности.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию.

В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на Litres.ru