Документы на проживание в командировке

КонсультантПлюс:Форумы

«Все для бухгалтера», 2010, N 6
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ПРОЖИВАНИЕМ

Самым распространенным вариантом является, конечно же, проживание в гостинице. В этом случае оправдательным документом выступает счет, выданный отелем. Причем, если услуги гостиничного хозяйства организация оплачивает по безналичному расчету, то гостиница — плательщик НДС выдает организации счет-фактуру. Сами услуги по проживанию командирующая организация учтет в составе командировочных расходов, а сумму налога, предъявленного ей к оплате при приобретении услуг, на основании ст. ст. 171 и 172 НК РФ она примет к вычету.
Следует иметь в виду, что НДС, предъявленный к оплате заграничным отелем, организация к вычету принять не сможет, так как услуга оказана на территории иностранного государства. По мнению Минфина России, выраженному в Письме от 14.02.2008 N 03-03-06/4/8, «импортный» НДС, уплаченный на территории Европейского Сообщества, при приобретении услуг гостиниц учитывается российскими организациями в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, правда, при условии того, что командировочные расходы обусловлены ведением деятельности, направленной на получение дохода, и удовлетворяют иным критериям признания расходов, предусмотренным ст. 252 НК РФ.
Отдельно следует отметить, что документы, выданные заграничным отелем, потребуют от российской организации еще и обязательного построчного перевода на русский язык. Такое требование выдвигает п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Причем, как сказано в Письме Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, документы, составленные на иностранном языке, могут быть переведены на русский язык не только профессиональным переводчиком, но и специалистами самой компании.
В то же время приобретение гостиничных услуг «по безналу» скорее исключение, чем правило, так как обычно командированные сотрудники пользуются услугами гостиниц за наличные. В этом случае оправдательным документом будет являться чек ККТ, так как на основании ст. 168 НК РФ продавец вправе не выписывать счет-фактуру своему постояльцу.
Кроме того, не следует забывать и о том, что гостиница может и не применять ККТ при оказании своих услуг населению, если она выдает своим клиентам бланки строгой отчетности (далее — БСО). На это указывает п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Таким образом, при приобретении услуг гостиниц за наличный расчет в качестве оправдательных документов будет выступать либо чек ККТ, либо БСО. Согласен с этим и Минфин России, на что указывает его Письмо от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400. При этом специалисты финансового ведомства напомнили организациям, что сегодня российские гостиницы вправе пользоваться самостоятельно разработанными бланками строгой отчетности, оформляемыми ими по оказании гостиничных услуг. Однако самостоятельно разработанные используемые формы БСО должны отвечать всем требованиям Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.
В противном случае документ, выданный гостиницей, не может выступать документальным подтверждением расхода, на этом Минфин России настаивает в своем Письме от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666.
«Налоговый вестник», 2010
КОМАНДИРОВКИ-2010
Л.П.Фомичева
Таким образом, основанием для вычета по НДС по командировочным расходам могут быть как счета-фактуры, так и бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой налога.
Если работник привез из командировки счет за проживание в гостинице произвольной формы (не бланк строгой отчетности) и кассовый чек, вычет НДС по кассовому чеку не представляется. Об этом Минфин России информирует налогоплательщика в Письме от 23.12.2009 N 03-07-11/323.
Однако с такой позицией можно поспорить. Гостиницы обслуживают физических лиц, а согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при оказании платных услуг непосредственно населению продавец вместо счета-фактуры обязан выдать чек ККМ.
В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями), а также на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Однако такая позиция приведет налогоплательщика к спорам с налоговыми органами.
Итак, чтобы принять к вычету НДС по расходам на проживание, работник должен привезти из командировки счет-фактуру гостиницы или счет, являющийся бланком строгой отчетности. На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).
Согласно п. 4 данного Положения бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
С 1 декабря 2008 г. гостиницы вправе применять самостоятельно разработанную форму счета, которая должна содержать реквизиты, установленные п. 3 Положения N 359. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).
Таким образом, основанием для вычета НДС является бланк строгой отчетности установленной формы, оформленный гостиницей в вышеуказанном порядке, в котором отдельной строкой выделена сумма налога (Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-07-11/323). При этом счет-фактура дополнительно к бланку строгой отчетности не требуется.
Если в бланке строгой отчетности сумма налога не выделена отдельной строкой, определять ее расчетным путем не нужно, поскольку такой порядок НК РФ не предусмотрен (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

Какие Отчетные документы вам выдадут в гостинице за проживание.

Основной набор отчетных документов которые предоставят на стойке гостиницы состоит из гостиничного чека и формы 3-г. Форма 3-г или это «товарный чек отеля». Иногда в гостиницах применяют вместо обыденного счета 3-г, бланк строгой отчетности. Плюсом к гостиничному счету 3-г выдадут кассовый чек с онлайн кодом. Этих документов обычно хватает командированному работнику для отчета в России.

Дополнительные отчетные документы за проживание.

Но это не все. По желанию к основному пакету, гость отеля вправе попросить акт выполненных работ, прайс отеля, копию лицензии, и если бухгалтер на работе запрашивает, отдельно счет-фактуру.

Восстановить отчетные документы за проживание.

Купить отчетные документы для командировочных по прибыльной стоимости: комиссия 2%-10% от суммы счета.

Наименьшая стоимость восстановить отчетные документы для командировочных с подтверждением 1т.р.

Срок восстановить отчетный документ для командировочных за проживание от 3 часов до 1 дня.

Как подтвердить проживание в командировке: документы

Чтобы у бухгалтерии не было вопросов к авансовому отчету по командировке, необходимо правильно оформить отчетные документы. В нашей статье вы узнаете, какими документами подтвердить расходы на проживание в командировке.

Командировочные расходы

Основные расходы, которые работодатель обязан оплачивать сотруднику, направляемому в командировку, это:

  • суточные;
  • расходы на проезд в командировку и обратно;
  • расходы на оплату жилого помещения.

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно в своих локальных нормативных актах. Расходы на проезд работодатель тоже компенсирует исходя из норм, установленных во внутреннем документе. Например, в Положении о командировках может быть установлен лимит расходов по найму жилого помещения. Все это прописано в ст. 168 ТК РФ.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Отчетные документы за проживание в квартире

Какие отчетные документы за проживание в квартире привезет командированный из своей поездки?

Если работник в командировке жил в арендованной квартире, подтвердить свои расходы он может договором аренды и документом об оплате проживания (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Если работник предоставил договор аренды и документ оплаты (например, выписку с банковской карты или онлайн-чек), данные расходы можно учитывать для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы с данных сумм начислять не нужно в соответствии с п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Итоги

Оплату проживания в гостинице в командировке работник подтверждает счетами, БСО и/или чеком от гостиницы. Также работник может проживать в арендованной квартире. В этом случае он должен предоставить договор и документ оплаты.

Если проживание в командировке организовано со стороны работодателя (например, он сам арендует служебную квартиру), то дополнительных документов с работника не спрашивают.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Проживание в командировке без подтверждающих документов

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 21.05.2020)При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.