Документы на бумажном носителе

Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.

📌 Реклама Отключить

Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.

Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

  • документы, для которых электронная форма существования будет основной;
  • документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

Размышлять об этом и рассматривать некоторые варианты технологии смешанного документооборота приходилось еще в начальный период внедрения систем автоматизации документооборота. Тем не менее, в последнее время, по мере расширения практики применения технологий электронного документооборота, появляются новые потребности и задачи сочетания процедур работы с документами на бумажном носителе и в электронной форме. При этом важно принимать во внимание системные отличия бумажного и электронного документооборота. 📌 Реклама Отключить

В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.

Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

📌 Реклама Отключить

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.

В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.

📌 Реклама Отключить

Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

  • электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
  • электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

Электронный образ документа (ЭОД) в названных Правилах определен как «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе». 📌 Реклама Отключить

Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.

📌 Реклама Отключить

На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.

Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

📌 Реклама Отключить

Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.

Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.

Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе.

📌 Реклама Отключить

К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных.

В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении.

📌 Реклама Отключить

Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.

Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.

Развитие технологий внутреннего документооборота

Стадия

развития

Работа с входящими документами

Работа с исходящими документами

Работа с внутренними документами

1. Автоматизированный (бумажно-электронный)

документооборот

Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий. Сотрудники организации зачастую работают с бумажными документами и их бумажными копиями Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе (в том числе с возможной последующей досылкой бумажного экземпляра) Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий
2. Электронно-бумажный

документооборот

Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов, в том числе направление на исполнение в электронной форме и работа исполнителей с файлами документов Регистрация документов в электронной форме в СЭД и отправка их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе, без досылки бумажного экземпляра Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами
3. Электронно-бумажный и электронный

документооборот

Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ или

электронная копия документа, подписанного на бумажном носителе

Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами

В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации. 📌 Реклама Отключить

Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.

Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).

📌 Реклама Отключить

После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.

1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.

Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.

📌 Реклама Отключить

Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).

2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.

В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).

📌 Реклама Отключить

На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.

📌 Реклама Отключить

При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.

3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант.

📌 Реклама Отключить

Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.

Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.

Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.

  1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 296 с.
  2. Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив : Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24–25 ноября 1999 г. – М.: Росархив, 2000. – С. 69–72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. – № 2. – С. 14–18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. – № 3. С. 36–40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. – № 8. С. 17–21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. – № 2. С. 32–37.
  3. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
  4. См., например: Щербаков А., Ключко Н. Применение маркеров подлинности для обеспечения непрерывности защищенного документооборота в банковской сфере //Финансовая газета. Региональный выпуск, 2009. – № 12. – С. 15.
  5. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477 (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751).
  6. тСм.: Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В настоящее время электронный документооборот – явление довольно распространенное. Зачастую посредством электронного документооборота учреждения взаимодействуют с органами федерального казначейства, банками, налоговыми органами и внебюджетными фондами. У некоторых учреждений имеются соглашения о ведении электронного документооборота, заключенные с поставщиками (заказчиками), например по передаче электронных счетов-фактур. О порядке применения, хранения и уничтожения электронных документов читайте в данной статье.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

📌 Реклама Отключить

Подпись на электронном документе

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или при наличии технических возможностей субъекта учета на машинных носителях – в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – электронный документ) (п. 7 Инструкции № 157н, п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных (муниципальных) услуг, исполнении государственных (муниципальных) функций, совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

📌 Реклама Отключить

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что, если иное не определено федеральными законами и принимаемыми согласно им нормативными актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия, электронный документ признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

📌 Реклама Отключить

Отметим, что квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем следующим признакам (п. 3, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи;
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным на основании Закона № 63-ФЗ.

Если соглашением между участниками электронного взаимодействия, заключенным согласно п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, преду­смотрена возможность подписания первичных учетных документов (договоров) простой электронной подписью, могут ли такие документы учитываться для целей подтверждения расходов по налогу на прибыль? 📌 Реклама Отключить

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Минфина, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина РФ от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710).

Хранение электронных документов

В соответствии с п. 14 Инструкции № 157н, п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах. 📌 Реклама Отключить

Помимо хранения самих документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, учреждение обязано обеспечить хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Учреждение должно обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). Напомним, что ответственность за организацию хранения документов несет руководитель учреждения (п. 14 Инструкции № 157н).

Можно ли осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?

📌 Реклама Отключить

Минфин отвечает на этот вопрос в Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314. Согласно изложенной позиции Минфин не исключает возможности хранения документов в электронном виде при условии, что на этих документах поставлена электронная цифровая подпись, равнозначная собственноручной подписи, сделанной в документе на бумажном носителе.

Хотя Минфин и дает положительный ответ на данный вопрос, в реальности обеспечить всех сотрудников учреждения квалифицированной электронной подписью очень сложно. Поэтому, по мнению автора, хранение некоторых документов можно и, как правило, удобнее осуществлять только в электронном виде (например, документы, применяемые при расчетах с банком, налоговыми органами, и т. д.), а в некоторых случаях без бумажного варианта документа просто не обойтись (например, документы, связанные с движением материальных ценностей).

📌 Реклама Отключить

Должно ли учреждение хранить документы на бумажном носителе в случае их представления в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи?

Налоговый кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Письмо Минфина РФ от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письма Минфина РФот 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 15.09.2011 № 03-02-08/96).

📌 Реклама Отключить

Сроки хранения электронных документов. Сроки хранения устанавливаются для документов независимо от того, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. Как упоминалось выше, сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета предусмотрены Правилами организации государственного архивного дела, в частности:

  • годовая бюджетная отчетность хранится постоянно;
  • квартальная бюджетная отчетность – в течение пяти лет;
  • месячная бюджетная отчетность – в течение одного года;
  • документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных документов) – в течение пяти лет;
  • главная книга, оборотные ведомости, журналы операций по счетам – в течение пяти лет;
  • кассовые документы и книги, акты о приеме (списании) имущества, накладные, авансовые отчеты – в течение пяти лет;
  • счета-фактуры – в течение четырех лет;
  • налоговые декларации – в течение пять лет;
  • реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников – в течение 75 лет.

Создание архива электронных документов в учреждении. В соответствии с п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) передача электронных документов на архивное хранение осуществляется в следующем порядке: 📌 Реклама Отключить

а) в целях отбора электронных документов на архивное хранение экспертной комиссией организации проводится экспертиза ценности электронных документов. На первом этапе такой экспертизы архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Экспертиза электронных документов осуществляется комиссией во взаимосвязи с документацией организации, которая ведется на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение);

📌 Реклама Отключить

б) при приеме электронных документов на хранение в архив учитываются следующие факторы:

  • ограничения на прием электронных документов;
  • завершенность процесса создания электронного документа;
  • стоимость возможного перевода электронного документа в другой формат при приеме в архив;
  • наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов;
  • наличие необходимой сопроводительной документации;
  • соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов;
  • затраты на обеспечение хранения.

Уничтожение электронных документов

Уничтожение учреждением электронных документов, как и документов на бумажных носителях, производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.

📌 Реклама Отключить

Отбор документов, подлежащих уничтожению, осуществляется экспертной комиссией по результатам экспертизы ценности документов (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Как правило, для уничтожения документы отбираются среди тех документов, по которым истекли сроки хранения.

Отобранные документы заносятся в описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Стоит отметить, что документы (дела) включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт (п. 2.4.5Основных правил работы архивов организаций).

Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Документы (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Их передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых документов (дел) и прочие данные. Утилизация документов осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива (п. 2.4.7Основных правил работы архивов организаций).

📌 Реклама Отключить

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 Общих требований к управлению документами):

  • уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
  • документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
  • уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
  1. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
  2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  3. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
  4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.

Поиск ответа

Всего найдено: 7

Вопрос № 304357

Здравствуйте! Вопрос по пунктуации. В предложении: Исходящие документы (письма, служебные записки, кроме документов (,) указанных в п.3 настоящего приказа) в адрес филиала направлять на бумажном носителе. Автор этого вопроса считает, что запятая после слова «документов» не требуется. Оппонент утверждает, что необходимо ставить запятую после слова «документов». Большое спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится, так как далее идет причастный оборот.

Вопрос № 289670

Здравствуйте! подскажите как правильно: общая стоимость подготовки 6 (шесть) или (шестого) комплекта Разделов рабочей документации на бумажном носителе составит…

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 6 (шести) комплектов, 6-го (шестого) комплекта.

Вопрос № 260440

Уважаемая Грамота, подскажите нужно ли обособлять определение, выраженное причастным оборотом в следующем предложении: «Стороны определили, что ЭЦ подпись (?) на поступающих электронных документах (?) равнозначна собственноручной подписи Представителя в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:…»

Ответ справочной службы русского языка

Обособление не требуется. Верно дефисное написание: ЭЦ-подпись.

Вопрос № 257306

как на бумажном носителе(,)так и в электронном виде

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 254288

Как правильно пишется предложение: выполнение финансового плана представлено на бумажном носителе?

Ответ справочной службы русского языка

Может быть, лучше так: Отчет о выполнении финансового плана напечатан на бумаге.

Вопрос № 246082

Как правильно: «Сотрудник подразделения обязан передать документы НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ или В БУМАЖНОМ ВИДЕ другому сотруднику по указанию руководителя подразделения…» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Бумажный носитель документов — это, конечно же, страшный канцеляризм, как и документы в бумажном виде. Может быть, перефразировать так: передать бумажные копии документов, передать бумаги (документы)… Нужно подумать над удачным вариантом.

Вопрос № 235656

Добрый день. Как правильно: информация на бумажном носителе не идентична с содержанием магнитного носителя или не идентична содержанию магнитного носителя? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _идентичный чему-либо: не идентична содержанию_.

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам. 📌 Реклама Отключить

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

📌 Реклама Отключить

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

📌 Реклама Отключить

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы. 📌 Реклама Отключить

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

📌 Реклама Отключить

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

📌 Реклама Отключить

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Блог

Довольно активная дискуссия во вчерашнем посте («Мифы о преимуществах бумажных документов продолжают жить») опять, в который уже раз, вышла на обсуждение – что такое документ и, в частности, чем отличается «бумажный» документ от «электронного».
И в этот момент я, опять же в который раз, хочу отметить то, что у нас в России нет на сегодняшний момент сколь-нибудь понятного (не говоря уже об общепризнанном) описания эталонной модели документа (под ЭМД понимается системное описание проблемы с выделением целей и задач, решаемых с помощью документов, классификации основных свойств, методов работы с документами и пр.).
По ходу дискуссии возник такой вопрос: банковская карта – это какой документ, бумажный или электронный?
А перфоркарта?
Василь Хатимов предложил такую классификацию

Бумажный (глиняный, железный, пластиковый и т.п.) документ — это информация, неразрывно связанная с носителем. Носитель является неотъемлемой частью документа.
Электронный документ — это файл или набор файлов, который можно свободно копировать с одного носителя на другой, и копия неотличима от первоисточника.

И в соответствии с такой классификацией получается, что б-карта (и перфокарта) – бумажный.
Но давайте посмотрим на документ с точки зрения возможности работы человека с ним. Тогда получается некая другая систематизация:
Бумажный – это документ, с содержанием которого человек может познакомится без использования специальных технических средств (разве что очки и знание языка)
Электронный – с помощью электронных устройств.
И в этом случае, перфркарта превращается в электронный документ (правда, на «продвинутых» вариантах перфокарт наряду в «дырочками» были еще и напечатанные символы в верхней линейке).
Правда, тут возникает и другой вопрос – а является ли банковская карта документом как таковым? И перфокарта тоже…
В общем случае, банковская карта – это ключ доступа к банковскому счету, не более того. Причем, совсем не единственным вариантом такого ключа (в режиме банк-онлайн я получаю доступ к счету без карты, с помощью системы паролей).
С таким же успехом мы можем назвать документом и связку ключей от квартиры или машины.
По этому поводу хочу обратить внимание на новость от Натальи Храмцовской на нашем Форуме:

Лучшая научная работа в области библиотековедения 2010-2011 гг. — «Эволюция теоретических представлений о документе»
Подведены итоги Всероссийского конкурса научных работ по библиотековедению, библиографии и книговедению за 2010-2011 гг.
Учредителями Конкурса являются Министерство культуры РФ, Российская национальная библиотека, Российская государственная библиотека, соучредителем — Российская библиотечная ассоциация. Организация Конкурса финансируется за счет средств Федеральной целевой программы «Культура России 2012—2018 гг.». Лучшая научная работа в области библиотековедения
Плешкевич Е. А. Эволюция теоретических представлений о документе/ Рос. гос. б-ка. М.: Пашков дом, 2011.
См.: http://www.mkrf.ru/ministerstvo/departament/detail.php?ID=269315&SECTION_ID=19305&sphrase_id=1204008

Увидев новость, я сразу захотел познакомиться с содержанием этой работы. Но не тут-то было – изучение Интернета показало, что она существует только в бумажном варианте. Нужно делать заказ, ждать поступления со склада (если еще есть), приезжать за ней и т.д.
Вот такая «эволюция»… Заказал…