Что проверяет трудовая инспекция при внеплановой проверке?

Содержание

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

  • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
  • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
  • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
  • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
  • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
  • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

  • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
  • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
  • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

  1. Проверка кадровых документов.
  2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

  • учредительные документы;
  • коллективный договор;
  • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
  • табели расчета зарплаты;
  • больничные листы;
  • график отпусков;
  • личные карточки;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Курс повышения квалификации «Заработная плата. Средний заработок»
10 онлайн-уроков.
32 практических задачи, особые ситуации

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

  • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
  • меры безопасности при проведении работ;
  • обеспечении работников средствами защиты;
  • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Документы по трудовым отношениям

Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, можно разделить на два вида:

  • обязательные, наличие которых у работодателей прямо определено трудовым законодательством;
  • факультативные, т.е. носящие рекомендательный характер.

К обязательным документам относят:

  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки;
  • штатные расписания;
  • книги учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
  • документы, которые устанавливают порядок обработки персональной информации работников, а также их правовой статус в этой области;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • графики отпусков;
  • графики сменности;
  • приказы по личному составу;
  • личные карточки работников;
  • табели учета рабочего времени;
  • медицинские книжки.

Именно эти документы для трудовой инспекции являются основными. Их инспекторы проверяют в первую очередь.

К факультативным документам причисляют:

  • положения о различных структурных подразделениях;
  • положения об аттестации работников;
  • должностные инструкции;
  • положения о персонале и т.д.

Факультативные документы могут проверяться наравне с основными, если они относятся к предмету проверки.

Правила оформления основных документов по трудовым отношениям

Необходимо учитывать, что рано или поздно любого работодателя ожидает проверка трудовой инспекции. Документы для нее необходимо подготовить заблаговременно. Они должны соответствовать всем требованиям законодательных актов.

  1. Трудовые договоры

    Содержание договора не должно противоречить положениям ст. 57 Трудового кодекса РФ. В текст обязательно включаются следующие условия:

    • место работы;
    • трудовая функция работника;
    • дата начала работы;
    • условия оплаты труда;
    • режим рабочего времени (времени отдыха);
    • условия, касающиеся обязательного социального страхования работника;
    • другие условия, согласно трудовому законодательству.

    Договор составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (уполномоченным представителем), а также скрепляется печатью (при ее наличии).

  2. График отпусков

    Составляется ежегодно, с ним необходимо ознакомить всех работников под роспись. Иногда бывает, что сотрудникам отдых предоставляется не по установленному графику. В таком случае работодатель рискует получить наказание за нарушение трудового законодательства. Приказ об отпуске подписывается не позднее, чем за две недели до начала отпуска, сотрудник должен быть обязательно с ним ознакомлен.

  3. Трудовые книжки

    Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек установлен соответствующими Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ.

  4. Документы, касающиеся выплаты заработной платы

Работодателю следует очень внимательно отнестись к вопросу выплаты заработной платы. Она должна выплачиваться работникам своевременно и в полном объеме. Выплаты должны фиксироваться в специальных документах (зарплатных ведомостях, расчетных листках и т.д.). При нарушении размеров и сроков выплат работодатель может быть привлечен к ответственности.

Документы, связанные с охраной труда

К ним относятся:

  • инструкции по охране труда;
  • журналы регистрации инструктажа;
  • журналы регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве;
  • личные карточки средств защиты;
  • графики медицинских осмотров;
  • положения о порядке выдачи работникам средств защиты;
  • другие документы.

Перечень таких документов индивидуален для каждого работодателя. Он зависит от специфики деятельности фирмы или частного предпринимателя.
Инструкции по охране труда должны быть утверждены приказом; работников следует ознакомить с ними под подпись. Для этого можно завести специальный журнал. Ознакомление производится при принятии гражданина на работу либо после утверждения инструкции.

Таким образом, законодательство наделило Государственную инспекцию труда исключительными полномочиями по проверке разного рода документов работодателей. Однако при этом необходимо помнить, что закон запрещает инспекторам требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки.

По каким основаниям может быть инициирована внеплановая проверка?

В нашей стране трудовая инспекция представляет собой особую организацию, работа которой направлена на защиту прав граждан в профессиональной сфере. В полномочия этой инстанции входит проведение проверок, которые, в свою очередь, могут быть разделены на плановые и внеплановые мероприятия. Если говорить именно о последних, можно отметить, что для их инициирования у уполномоченного лица должны иметься определенные основания. В большинстве случаев таким основанием является жалоба, которая была получена от гражданина. Следует отметить, что право на подачу жалобы имеется у многих лиц, включая:

  • текущих работников конкретной организации. Если служащий постоянно сталкивается с нарушением собственных прав со стороны работодателя, он всегда сможет подать официальную претензию в трудовую организацию;
  • бывших работников тех или иных компаний. Следует отметить, что даже после увольнения у гражданина сохраняется законное право на подачу письменной жалобы. Это вполне справедливо, ведь работодатель может нарушить интересы сотрудника, например, во время непосредственной процедуры увольнения;
  • другие лица, которые являются официальными представителями сотрудников либо работниками различных надзорных инстанций.

Если говорить о непосредственных причинах подачи жалоб в трудовую инспекцию, сразу следует отметить, что они могут быть связаны с самыми различными нарушениями со стороны работодателя. К наиболее распространенным из них можно отнести следующие:

  1. Задержку работодателем причитающейся сотрудникам заработной платы либо неправомерный отказ в начислении положенных денежных средств. Данную причину можно назвать наиболее распространенной. К сожалению, очень многие работодатели пытаются сэкономить на своих сотрудниках и всячески избегают исполнения своих финансовых обязательств.
  2. Игнорирование работодателем ранее выданного трудовой инспекцией предписания. После каждой проверки, в случае обнаружения тех или иных нарушений в организации, работодателю может быть выдан данный документ. В большинстве случаев в него включаются сведения относительно точных сроков, в которые обнаруженные нарушения должны быть устранены. Выданное директору предписание является обязательным для исполнения.
  3. Нарушение работодателем законных прав сотрудников на получение различных социальных гарантий. Сюда можно отнести, например, возможность регулярного оформления оплачиваемого отпуска, предоставление работодателем компенсации за период нахождения служащего на больничном и т.д.

При появлении хотя бы одного из вышеуказанных оснований у трудовой инспекции будет иметься законное право на инициирование внеплановой проверки. Однако необходимо помнить, что одного принятия такого решения будет недостаточно. Прежде всего, уполномоченными лицами должно быть соблюдено правило относительно предупреждения работодателя о факте скорой проверки. Сделать это инспектор обязан не позднее, чем за 24 часа до непосредственного начала проверочных мероприятий.

Плановая проверка трудовой инспекции

Как и следует из их названия, плановые проверки представляют собой особые мероприятия трудовых инспекций, которые проводятся в соответствии с заранее утвержденным графиком. То есть для инициирования такой проверки никаких особых оснований уполномоченному лицу не потребуется.

Проведение плановых проверок является возможным в отношении абсолютно любых организаций, вне зависимости от рода их деятельности, а также иных факторов. Стандартная периодичность таких мероприятий составляет один раз в три года.

Если говорить о главных основаниях, при наличии которых плановая проверка обязательно должна быть инициирована, к таковым можно отнести следующие:

  1. Учреждение еще ни разу не проверялось, однако с момента его официального открытия уже прошло три года.
  2. Закончился трехлетний период с момента последних проверочных мероприятий в конкретной организации.
  3. Работодатель является бизнесменом и осуществляет свою предпринимательскую деятельность уже в течение 3 лет. Отсчет данного периода времени необходимо начинать с момента официальной постановки физического лица на учет в налоговой организации.

Необходимо помнить, что вышеуказанный перечень оснований является исчерпывающим. То есть плановая проверка не может быть инициирована уполномоченным лицом по каким-либо иным причинам.

Если же говорить об основных мероприятиях, которые входят в каждую проверку организации, их можно разделить на две главные разновидности:

  • проверку различной кадровой документации внутри учреждения. Сюда можно включить самые различные материалы, имеющиеся в организации. Главное, чтобы все они имели прямое отношение к непосредственной деятельности компании;
  • проверку безопасности работ, которые выполняются в организации. Сразу следует отметить, что здесь ход проверки, а также иные важные нюансы данного мероприятия напрямую будут зависеть от конкретной организации и направления ее деятельности.

Проверка документов по охране труда

Действующие законодательные нормы устанавливают, что в прямые обязанности абсолютно каждого работодателя входит предоставление своим сотрудникам максимально безопасных условий труда. Все эти условия должны быть прописаны в специальных локальных документах организации. Именно на эти документы очень часто обращают свое внимание трудовые инспекторы. Помимо этого, проверке подвергаются следующие особые условия, являющиеся неотъемлемой частью безопасного труда:

  1. Грамотное проведение обучения новых сотрудников. Помимо этого, некоторые обучающие мероприятия могут периодически проводиться и для постоянных служащих, с целью обновления и проверки знаний. Все это должно фиксироваться в специальных журналах и иных внутренних документах компании.
  2. Установленные меры безопасности при проведении тех или иных работ. В локальных актах организации также должна присутствовать вся важная информация относительно того, какие именно работы проводятся в данном учреждении, какие требования предъявляются к сотрудникам и т.д.
  3. Информация относительно обеспечения работников средствами индивидуальной защиты. Они могут представлять собой специальную одежду, защитные маски, средства гигиены и т.д. Точный набор всегда зависит от особенностей работы сотрудников на конкретном предприятии.
  4. Условия и особые правила по проведению аттестации рабочих мест. Она представляет собой особую процедуру, при которой происходит проверка важных условий труда на каждом месте. В случае наличия вредных или опасных факторов, все они фиксируются в специальном заключении, которое выдается на руки работодателю.

Следует отметить, что в права инспекторов будет входить не только осмотр стандартной документации, но и посещение всех помещений в организации. Более того, для прояснения тех или иных нюансов инспекторы вправе задать некоторые вопросы персоналу.

Проверка ГИТ: что проверяют и как подготовиться

Законодательная база

Работодатели обязаны соблюдать нормы трудового права. Государство время от времени проверяет, как выполняется эта обязанность. На практике, если у компании какой-либо формы собственности есть в штате хотя бы один человек, туда придет трудинспекция: планово, а иногда и внепланово.

Что проверяют специалисты трудовой инспекции? Основная цель проверок — контроль соблюдения предпринимателями и должностными лицами трудового законодательства. Порядок проведения и нормативы этого контроля регламентированы на законодательном уровне. В частности, этому посвящены статьи из главы 57 Трудового Кодекса.

Статьи про проверки

  • Статья 353 содержит определение понятия госнадзора.
  • Статья 354 дает определение и описывает структуру федеральной инспекции труда (ГИТ).
  • Статья 355, в которой сформулированы принципы работы и задачи федеральной инспекции труда.
  • Статья 356 определяет ключевые полномочия инспекционной комиссии.
  • Статья 357 содержит перечень прав, которыми обладают инспекторы ГИТ.

Законодательные акты, которые контролируют выполнение норм трудправа:

  • ФЗ №294 от 26.12.2008 направлен на защиту юрлиц и ИП при проверках. Он регламентирует процедуру госнадзора, устанавливает сроки проведения, содержит другую важную для предпринимателей информацию.
  • Правительственное постановление № 875 от 01.09.2012 утверждает Положение о госнадзоре в области трудового права.

Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться?

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Плановая проверка ГИТ — что проверяют инспекторы

План проверок Роструда в 2020 году — где взять?

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

Границы внепланового контроля Роструда

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

Как ответить на запрос трудовой инспекции?

Права инспекторов ГИТ при выездной проверке

Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться и как?

Итоги

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.

Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).

Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.

Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):

1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.

2. Поступление в инспекцию:

  • информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
  • информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
  • жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.

3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.

Плановая проверка ГИТ — что проверяют инспекторы?

Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.

Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.

Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).

Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:

  • надлежащее оформление трудовых отношений;
  • обучение по охране труда;
  • своевременность и полнота оплаты труда;
  • предоставление компенсаций и гарантий и т. д.

На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.

План проверок Роструда в 2020 году — где взять?

Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.

Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.

ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).

План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:

1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:

  • трудовые книжки и вкладыши;

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель больше не отвечает за сохранность бумажного документа. Подробности см. в материале .

  • трудовые договоры и дополнительные соглашения.

2. Книга учета движения трудовых книжек.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.

4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.

5. Обязательные локальные нормативные акты:

  • правила трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.

6. Коллективный договор (при наличии).

7. Обязательные кадровые документы:

  • штатное расписание;
  • табель учета рабочего времени;
  • личные карточки;
  • должностные инструкции;
  • график отпусков;
  • график сменности.

8. Форма расчетного листка.

9. Медицинские книжки.

10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)

11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).

12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).

13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).

14. Журнал учета мероприятий по контролю.

Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.

Границы внепланового контроля Роструда

В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).

Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.

Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:

  • сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
  • данные о состоянии травматизма на предприятии;
  • акты о расследовании несчастных случаев и т. д.

ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.

В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

  • Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
  • В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
  • При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
  • Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

Как ответить на запрос трудовой инспекции?

Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).

Трудовая инспекция не вправе требовать:

  • оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
  • документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.

В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.

Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. См. также «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание! Приказ Росархива утвердил новые сроки хранения некоторых документов. Приказ действует с 18.02.2020 года. Подробности см. .

Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.

Права инспекторов ГИТ при выездной проверке

Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.

Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

  • при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
  • запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
  • беседовать с сотрудниками предприятия;
  • на месте выдавать предписания;
  • запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
  • расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Проверка трудовой инспекции — к чему готовиться и как?

Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:

  • в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
  • определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
  • оперативном устранении нарушений.

С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.

Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:

  • листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
  • контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
  • ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.

Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.

Итоги

Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.