Бухгалтерская ошибка при начислении заработной платы

Человеческий фактор – не единственная причина счетных ошибок. Не менее часто возникают и технические.

Почему важно правильно определить вид ошибки

Ошибки в расчете заработной платы, называемые счетными, обычно обозначают следующие проблемы:

  • арифметические (например, бухгалтер рассчитывает зарплату в электронных таблицах Excel и не включает в формулу сложения одну из составляющих, влияющих на конечную сумму к выплате, например, доплату за разъездной характер работ);
  • опечатка при вводе данных (например, пропуск цифр или их неправильный набор).

Перечисленные и другие подобные ошибки – из тех, которые можно исправить, в том числе за счет перерасчета сумм к выплате (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Такие очевидные действия невозможны, если ошибка – несчетная. Фирма не сможет вернуть деньги, если работник получил больше из-за того, что расчетчик неправильно применил, например:

  • законодательство (указал при расчете отпускных более длительный период отдыха, тем самым завысив отпускные, всю сверхурочную работу рассчитал по двойному тарифу, хотя к первым двум часам нужно было применить полуторный (ст. 152 ТК РФ), в расчет среднего заработка вошла премия, начисленная после расчетного периода;
  • локальные акты компании (применена не установленная для работника надбавка к заработной плате; начислена премия без приказа от руководства компании);
  • получена выплата за однофамильца.

Если работник не изъявит желания вернуть лишнее – все «несчетные» переплаты нужно будет списать за счет чистой прибыли.

Как правильно ликвидировать последствия счетной ошибки

После идентификации ошибки, в результате которой сотруднику были перечислены лишние средства, как счетной необходимо:

  • письменно уведомить работника о допущенной счетной ошибке, в результате чего ему были выплачены излишние деньги и предложить либо сразу вернуть переплату, либо дать согласие на удержание из последующей зарплаты;
  • получить письменное согласие о наличии переплаты и возможности ее удержать непосредственно с самого работника.

Письменное согласие оформляют в произвольной форме. Например, так:

Образец письменного согласия работника на удержание

Впрочем, для подтверждения согласия достаточно, чтобы работник сделал собственноручную отметку на приказе об удержании. Текст может быть таким:

Образец приказа об удержании

Внимание!

Согласие на удержание с работника и принятое на его основании решение об удержании могут быть оформлены только в том случае, если с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Размер удержания не безграничен: после удержания из зарплаты НДФЛ, максимум для удержания в пользу компании составляет всего лишь 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как исключить счетные ошибки

К сожалению, в отличие от снарядов, ошибки при расчете зарплаты могут попадать в одну воронку многократно.

Такая компания в качестве основных бонусов получает:

  • Минимизацию рисков возникновения ошибок, благодаря экспертным знаниям специалистов и программным продуктам, настроенным в полном соответствии с требованиями законодательства, характерными для услуг аутсорсинга.
  • Снижение рисков возникновения оснований для применения санкций в рамках трудового (налогового) законодательства.
  • Высвобождение времени главного бухгалтера. Вместо контроля и непосредственного участия в расчете заработной платы, руководитель бухгалтерии получает возможность решать более глобальные и важные задачи.
  • Выгоды от экономии на зарплате расчетчика и взносах с нее, на организации рабочих мест расчетчикам, на платежах за программные продукты для проведения расчетов и сдачи отчётности.

Вот как, например, выстроен этот процесс в 1C-WiseAdvice.

Прежде всего мы автоматизировали все рутинные операции. Несмотря на то, что риск ошибки в расчете заработной платы исключен, безошибочность работы каждого нашего специалиста, каждого участка гарантирована системой контроля. Мы называем ее многоуровневым контролем, так как роли «подконтрольный – контролер» созданы на всех уровнях расчетного процесса:

  • расчетчик подконтролен главному бухгалтеру;
  • главбух подконтролен куратору;
  • куратор подконтролен аудиторам и методологам.

Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С. Уникальность разработки заключается в ежедневной проверке всех баз клиентов по определенным алгоритмам контролей, поиска отклонений от стандартов учета.

При обнаружении подозрительной ситуации:

  • программа оперативно сигнализирует специалистам группы контроля качества о выявленных отклонениях;
  • указанные специалисты перепроверяют вручную эти данные, в случае выявления неточностей вносят исправления в расчеты.

В случае исключительной ситуации – ошибки бухгалтеров при расчете зарплаты – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности. Отметим, что программа страхования разработана специально для подобных случаев и гарантирует полную защиту интересов клиента.

Заказать услугу

Теоретическое значение определения понятия «счётная ошибка» в целях практического применения п. 3 ст. 1109 ГК РФ

Библиографическое описание:



В науке гражданского права уже довольно длительное время ведутся ожесточенные дебаты по поводу легального определения понятия «счётная ошибка», вытекающего из института неосновательного обогащения. Связано это с тем, что в российской судебной практике требования наличия ошибки как условия возникновения кондикционного обязательства является адекватным только для ограниченной группы случаев неосновательного обогащения. Между тем, законодательно незакрепленное понятие «счётной ошибки» приводит к его неверному определению и, тем самым, нарушает права граждан, вытекающие из пункта 3 статьи 1109 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ).

Так, в соответствии с пунктом 3 статьи 1109 ГК РФ, «не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения, в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счётной ошибки» . Соответственно, на лице, требующем возврата неосновательного обогащения, лежит обязанность доказать как факт недобросовестности гражданина, так и наличие счётной ошибки.

«Недобросовестность» в данном случае предполагает любые действия ответчика, направленные на получение преимуществ — тех денежных средств, которые были предоставлены ему в качестве средства к существованию (в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи). Бремя доказывания недобросовестности, согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ», лежит на истце, так как «добросовестность» ответчика, исходя из пункта 5 статьи 10 ГК РФ, презюмируется .

Важным моментом является и то, что ошибка для возврата неосновательного обогащения должна быть именно счётной, а не правовой или технической. Так что же такое счётная ошибка?

В ретроспективе пункт 3 статьи 1109 ГК РФ уходит корнями во времена Советского Союза — аналогичные нормы были закреплены в п. 3 и п. 4 статьи 474 ГК РСФСР 1964 года, однако тогда содержание понятия «счётная ошибка», как и сейчас, не раскрывалось . Конкретизация понятия произошла позднее, а именно 23 февраля 1984 года, когда Совет Министров СССР и Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов приняли Постановление № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию», где в пункте 51 отмечалось, что «Суммы пособий, излишне выплаченные, могут удерживаться с получателя в том случае, если переплата произошла в результате счётной (арифметической) ошибки или злоупотребления со стороны получателя» . То есть, счётная ошибка и арифметическая ошибка — понятия равнозначные. Следовательно, в целях применения п. 3 ст. 1109 ГК РФ, под счётной ошибкой следует понимать ошибку, допущенную при выполнении различных арифметических действий. Подтверждаются ли эти положения судебной практикой?

В основном суды первой инстанции исходят из буквального толкования норм действующего гражданского законодательства . Так, Орджоникидзевский районный суд г. Екатеринбурга в Решении от 12.04.2017 г. по делу № 2–933/2017 указал, что «под счётной следует считать ошибку, допущенную непосредственно в процессе расчета при математических действиях, то есть неправильное применение правил математики», а также уточнил, что «к счётной ошибке не относится неправильное применение бухгалтером права или ошибочное использование в расчете ненадлежащих исходных данных». Сланцевский городской суд Ленинградской области в Решении от 5.07.2017 г. по делу № 2–453/2017 установил, что «под счётной ошибкой…следует понимать ошибку, допущенную непосредственно в процессе расчета (начисления) при выполнении математических действий». На то, что счётной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом), указал и Устьянский районный суд Архангельской области в Решении от 14.07.2017 г. по делу № 2–167/2017. Это далеко не исчерпывающий перечень всех судебных решений с таким содержанием.

Напротив, Вольский районный суд Саратовской области в Решении от 31 мая 2016 г. по делу № 2–462(1)/2016 исходит не из буквального толкования п. 3 ст. 1109 ГК РФ, а ссылается на легальное определение рассматриваемого понятия в законодательстве, хотя там оно отсутствует, что, конечно, ставит под сомнение законность вынесенного решения.

Интересным является вывод Туапсинского районного суда Краснодарского края в Решении от 7.05.2015 г. по делу № 2–584/2015 — с учетом исторического опыта, под счётной ошибкой было предложено понимать «результат неправильного совершения арифметических действий, или случайных, неосторожных механических действий при введении исходной информации в бухгалтерские документы и программное обеспечение, которые не требуют правовой оценки». Тоже самое было указано и в Апелляционном определении Оренбургского областного суда от 07.03.2012 г. по делу № 33–1384/2012.

Отсюда следует, что, в указанных выше случаях, счётной ошибкой может быть признана ошибка из-за сбоя программы или механическая ошибка при вводе данных в программу. Представляется, что по существу и правовым последствиям, техническая ошибка ничем не отличается от счётной. Однако такой сомнительный вывод, по нашему мнению, ни что иное, как оценочная категория, которая лишена объективных критериев.

Верховный суд Российской федерации в своем Определении от 20.01.2012 года № 59-В11–17 согласился с позициями судов первой инстанции о том, что счётной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, и подтвердил, что «технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются» . На это также сослалась Судебная коллегия по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры в Апелляционном определении от 28.04.2015 г. по делу № 33–1943/2015.

Несмотря на это, логика истца по делу № 33–1943/2015 кажется довольно логичной. Так, по его мнению, поскольку законодательство не содержит определения такого понятия как «счётная ошибка», сбой в бухгалтерской компьютерной программе, повлекший «двойную» выплату заработной платы за один и тот же период можно отнести к счётной ошибке. Истец полагает очевидным, что сбой в бухгалтерской компьютерной программе влечет именно математическую ошибку, а не ошибку работодателя в применении норм трудового законодательства, исключающую взыскание с работника излишне выплаченных сумм. Кроме того, наличие сбоя в компьютерной программе подтверждено материалами дела».

Тем не менее, по нашему мнению, Судебная коллегия по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, правомерно и обоснованно вынесла данное Определение, так как сбой в бухгалтерской компьютерной программе — это ошибка техническая.

Поэтому, для того, чтобы правильно использовать правовые инструменты, стоит различать такие понятия как «счётная ошибка», «правовая ошибка» и «техническая ошибка».

Итак, счётная ошибка — это математическая ошибка, результат неверного применения правил арифметики (при сложении/вычитании, умножении/делении).

Исходя из судебной практики, отсутствие легального определения «счётной ошибки» приводит к тому, что в рамках похожих гражданских дел, суды по-разному толкуют закон, и в итоге мы получаем разные решения судов. Чаще всего это происходит, когда суд признает техническую ошибку счётной, хотя это два абсолютно разных понятия.

Так, техническая ошибкой может являться неверный ввод данных в программу для осуществления расчетных операций; оплата одного периода по нескольким основаниям. В своём Определении от 20.02.2012 года № 59-В11–17, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации пояснила, что двойное перечисление денежных средств (зарплаты, премии, пособия и др.) следует также признавать технической ошибкой. Кроме того, суд признает ошибку технической, если к ней привела низкая квалификация бухгалтера. Например, ошибочный выбор коэффициента при расчете денежных сумм.

Правовая ошибка — это неверное применение норм законодательства. Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что такого рода ошибка может возникнуть не только при расчете денежных сумм, но и в любой другой момент подготовки документов. Например, такой ошибкой может являться неправильное истолкование льгот по налогам. В случае если это произошло, на стороне гражданина, получившего соответствующие выплаты, не только нормы ГК РФ, но и общепризнанные принципы и нормы международного права.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что на данном этапе развития гражданских и трудовых правоотношений, Законодатель защищает интересы только той стороны, производящей расчеты и выплаты, которая совершила счётную ошибку и при наличии недобросовестности со стороны получателя денежных средств. В том случае, если плательщик совершил правовую либо техническую ошибку, правовые последствия у получателя денежных средств возникать не будут — такой подход влечет возникновение негативных последствий, которые будут возлагаться на самого плательщика.

Очевидно, что сложность института неосновательного обогащения требует дополнительного правового регулирования. Ввиду того, что правильные расчеты и своевременные выплаты денежных средств, основанные также и на правовых нормах, являются результатом профессиональной деятельности плательщика, мы пришли к выводу о том, что непрерывное развитие технологий никак не должно отражаться на тех негативных последствиях, которые возникают в результате невнимательности или низкой квалификации лица, производящего выплаты.

Именно поэтому, мы предлагаем закрепить в ГК РФ легальное определение понятия «счётная ошибка и раскрыть его содержание в качестве примечания к статье 1109 ГК РФ. В пункте 3 статьи 1109 ГК РФ, предлагаем слово «счётной» заменить словами «счётной (арифметической)», тем самым разграничив смысловые значения, которые в себе несут понятия «счётная ошибка» и «техническая ошибка».

Литература:

Основные термины (генерируются автоматически): счетная ошибка, ГК РФ, неосновательное обогащение, ошибка, техническая ошибка, судебная практика, Судебная коллегия, Российская Федерация, заработная плата, бухгалтерская компьютерная программа.

Как удерживать

Итак, если основания для удержания излишне выплаченных сумм пособия есть, с работника можно удержать максимум по 20 % от суммы пособия либо зарплаты в счет ранее излишне выплаченного пособия.

Ограничение для удержания переплаты пособия применяется к выплате после вычета НДФЛ.

Однако не возбраняется удерживать и больше, если работник даст на это письменное согласие. Это позволит быстрее погасить долг.

Но если работник увольняется, а пособие удержано не полностью, оставшуюся часть можно будет взыскать только в судебном порядке.

Счетная ошибка при расчете зарплаты

В процессе работы специалисты бухгалтерской службы выполняют множество математических вычислений, в ходе которых неизбежны ошибки или недочеты. В некоторых случаях подобные оплошности обозначают термином «счетные ошибки», и выполняют необходимые действия по их устранению.

Что это такое?

Арифметические ошибки, допущенные при определении бухгалтером размера заработной платы сотрудников организации, называются счетными ошибками.

Подобные недочеты возникают при выполнении с вычислительными ошибками элементарных математических операций (сложения, вычитания, умножения).

Какими нормами закона регулируется?

ТК РФ в ст.137 предусматривает возможность удержания из заработной платы работника излишне выплаченных ему ранее из-за наличия в расчетах ошибки сумм.

Однако в российском трудовом кодексе не дается четкого определения понятия счетной ошибки.

Этот термин рассматривается:

  • В Письме Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1
  • В Определении Верховного суда № 59-В11-17 от 20.01.2012

Как определить?

Чтобы понять, является ли ошибка при расчете зарплаты счетной необходимо выяснить в результате чего она возникла.

Счетные ошибки возникают в ходе неверного выполнения математических действий или сбоя при расчете в компьютерной программе. В остальных случаях ошибка счетной не признается.

Что сюда не относится?

Ошибка бухгалтера не признается счетной, если:

  • он повторно произвел перечисление какой-либо выплаты работнику;
  • при расчете зарплаты им не было учтено время неоплачиваемого отдыха работника;
  • из оплаты труда работника была вычтена большая сумма подоходного налога, чем требуется;
  • была ошибочно выплачена премия или надбавка без соответствующего распоряжения руководства.

Таким образом, несчетная ошибка возникает при неправильном применении работодателем норм законодательства или локальных правил, принятых в организации, а также при двойном начислении.

Выделяются также технические ошибки, связанные с неверным вводом данных.

Ошибка бухгалтера по решению суда может быть признана технической, а не счетной, если она возникла из-за низкой квалификации или небрежности работника бухгалтерии.

Если ошибка при начислении заработной платы — счетная

Если при обнаружении вычислительной ошибки при начислении зарплаты было обнаружено, что работник получил меньшую сумму денежных средств, чем заработал, необходимо провести доначисление оставшихся средств.

При перечислении суммы больше положенной, производится, с согласия работника, ее удержание.

Должен ли работник вернуть?

По нормам второй части 137 статьи Трудового Кодекса излишне выплаченную сотруднику сумму необходимо с него удержать.

Порядок действий

При обнаружении счетной ошибки и перечисления кому-то из работников излишка денежных средств оформляется соответствующий акт об обнаружении ошибки.

Переплата денег работнику в результате счетной ошибки при начислении заработной платы должна быть удержана с него в течение одного календарного месяца после выплаты.

Но до этого необходимо получить согласие работника на удержание, а затем издать соответствующее распоряжение. Если согласие не получено, работодатель при наличии соответствующих доказательств излишней в результате счетной ошибки выплаты, может обратиться в суд.

Написать доверенность на получение заработной платы вам поможет наша статья.

Высчитывать ли алименты с 13 зарплаты? Узнайте .

Условия удержания средств

Удержание с сотрудника работодателем может быть произведено в случае, когда работник согласен с основанием для вычета средств и размером данной суммы, а также с самой возможностью удержания излишне выплаченных средств.

Максимальный размер возможного удержания из зарплаты не может быть больше 20% от получаемой на руки сотруднику денежной суммы и представлен следующей формулой:

Удержание < 20% (Начисленная зарплата – подоходный налог)

Такое требование содержится и в ч.1 ст. 137 ТК РФ и в разъяснении Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 N 22-2-4852 О размере удержаний из заработной платы.

Документальное оформление

Документальное оформление операции по возврату излишне выплаченных работнику денег производится по одному из представленных вариантов:

Вариант 1 Вариант 2
Работодатель берет у сотрудника письменное разрешение на возврат денежных средств Работодатель издает указ об удержании денежных средств из зарплаты работника
Издается соответствующее распоряжение Работник подписывает изданный указ
На основании распоряжения производится удержание Удержание производится на основании указа

Срок взыскания

Сумма переплаты по согласию работника должна быть возвращена в течение месяца после счетной ошибки.

Если согласия нет, и работодатель обращается в суд, срок исковой давности по возврату задолженности составляет три года.

Отражение возврата в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете возврат переплаченных сумм оформляется следующими проводками по кредиту счета, предназначенного для расчетов с персоналом по оплате труда (сч.70).

Дебет Кредит Операция
50 (51) 70 Сумма излишне выплаченной зарплаты возвращена в кассу организации (на расчетный счет)
91-2 70 Невозвращенная сумма излишка (если Суд отказал во взыскании либо закончился срок исковой давности) списывается.

Невозвращенная сумма излишка (если Суд отказал во взыскании либо закончился срок исковой давности) списывается.

Исправление расчетов по НДФЛ

Излишне выплаченные в результате счетной ошибки средства не признаются материальной выгодой работника, и их неправомерно квалифицировать как беспроцентный заем и облагать по повышенной ставке 35%.

Если при выявлении счетной ошибки работник соглашается на удержание с него суммы переплаты, НДФЛ по ставке 13% не начисляется, так как эта сумма денег будет возвращена в кассу или на расчетный счет организации.

Если же работник уже уволился из организации, либо не согласен возвращать излишне полученные средства, и судебный процесс растягивается на долгое время (более 12 месяцев), работодатель подает сведения о невозможности удержания налога с выплаченного работнику дохода в Налоговую инспекцию.

Вносить ли изменения в РСВ-1 ПФР?

На основании Письма Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 N 1376-19 изменения в РСВ-1 ПФР (расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам) при обнаружении счетной ошибки путем составления уточненных расчетов вносить не нужно.

Эта ошибка отразится в соответствующем документе за период, когда была обнаружена.

Таким образом, если ошибочные выплаты уже были включены в налогооблагаемую базу за предыдущий квартал (например, 1), но это было обнаружено в следующем периоде (например,2), то и отражается ошибка в периоде ее обнаружения (во 2 квартале).

Если ошибка другого типа

При допущении в расчетах ошибки, не относящейся к счетным, работодатель вправе уведомить сотрудника об обнаружении таковой и попросить вернуть начисленные ошибочно деньги.

В соответствии со статьей 1109 Гражданского кодекса РФ, при несогласии работника на возврат даже судебные органы не вправе взыскать с сотрудника организации данные суммы.

Однако невозвращенная сумма должна быть в таком случае обложена налогом на доходы физических лиц.

Нестраховые периоды в больничном листе — что это такое? Узнайте из нашей статьи.

Про маржинальный анализ прибыли читайте .

Что означают коды зарплаты в расчетном листе? Смотрите .

Примеры

В августе 2016 года работнице отдела продаж ООО «Орион» Мироновой Анне Валентиновне, вместо 10 тысяч рублей (заработной платы) было перечислено 20 тысяч рублей по вине бухгалтера. Сумма денег была по ошибке отправлена дважды. Работнице было предложено вернуть средства, однако она отказалась, взыскать средства оказалось невозможно. Ошибка не являлась счетной.

В феврале 2020 года работнику торгового предприятия Иванову Анатолию Анатольевичу было начислено 28000 рублей вместо положенных 27000 рублей. Бухгалтер пояснил, что лишняя 1000 рублей была начислена в результате ошибки при сложении полагающихся сотруднику организации выплат за оказание дополнительных платных услуг покупателям. Иванов А.А., после ознакомления с актом об ошибке, написал письменное разрешение на возврат излишне перечисленных денежных средств. Инцидент был исчерпан, так как 1000 рублей была внесена работником в кассу организации.

Судебная практика

Современная судебная практика в отношении признания ошибки бухгалтера счетной и взыскании с работника излишне полученной суммы является достаточно противоречивой.

Однако в большинстве случаев счетной признается лишь ошибка, возникшая в ходе неправильного применения математических правил.

Ошибочный либо повторный ввод данных для расчета заработной платы в большинстве случаев счетной ошибкой не признается.

Если работодатель уверен, что ошибка при начислении неправильной суммы денежных средств работнику произошла в результате ошибки в вычислениях (счетной), и работник добровольно отказывается выполнить возврат, обращение в суд должно иметь положительный результат.

Для обращения в судебные органы бухгалтер оформляет объяснительную записку с математическими выкладками, в которой наглядно предоставляется расчет, повлекший неверное исчисление, а также прилагаются расчетные листки, ведомости и иные подтверждающие документы.

Если ошибка возникла в результате сбоя бухгалтерской программы, потребуется предоставление заключения IT-специалиста о том, что счетная ошибка возникла именно из-за появления проблем в работе установленной на компьютере программы.

Если работодатель, без письменного согласия работника, произвел вычет из его зарплаты ранее излишне выплаченных средств, даже при наличии обоснования данного действия (например, ошибки в расчетах), он будет обязан вернуть удержанные средства в полном объеме с компенсацией морального вреда работнику (если тот обратился в Суд, обнаружив удержание без согласия).

Таким образом, при расчете заработной платы работников сотрудникам бухгалтерской службы следует быть особо внимательными.

На исправление счетных ошибок может потребоваться много времени и сил. В ряде случаев, если за работником закреплена материальная ответственность за ошибки, излишне выплаченная какому-либо сотруднику сумма средств может быть взыскана с материально-ответственного бухгалтера.

Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты

В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.

Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.

В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.

Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.

Как определить характер допущенной в расчетах ошибки

Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.

Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.

Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:

  • на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
  • при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
  • сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
  • премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.

Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.

Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.

К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.

Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки

В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).

Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.

Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.

Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).

Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки

При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.

Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.

Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.

При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.

Техническое нарушение может возникнуть из-за:

  • неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
  • оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
  • некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
  • применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.

Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.

К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.

Как отразить возврат денег в бухучете

Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.

Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:

Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.

Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:

Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.

Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:

При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:

Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).

В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:

Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.

В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:

Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).

Корректировка расчета НДФЛ

По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.

Соответствующие проводки выглядят следующим образом:

При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).

Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.

Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.

К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).

В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.

Счетная ошибка при начислении заработной платы: как быть

Как поступить, если бухгалтер допустил счетную ошибку при начислении заработной платы? Особенно важно обратить внимание на случай, когда ошибка сделана в большую сторону. То есть фактически работнику переплатили зарплату. Как тогда удержать излишние средства и что предпринять? Рассмотрим этот вопрос подробно.

О чем речь

Для начала определим, о чем разговор. Итак, счетная ошибка при начислении заработной платы – это любая арифметическая оплошность. Такое определение предлагает Роструд в разъяснениях от 1 октября 2012 года № 1286-6-1. На него и будем делать акцент при рассмотрении вопроса.

Получается, что счетной следует называть ошибку, допущенную при арифметических вычислениях размера заработной платы.

ПРИМЕР
При вводе в программу исходных правильных данных произошел сбой. Результат оказался некорректным. Данные могут быть неверны и по причине влияния человеческого фактора.

Является ли счетной ошибка:

  1. возникшая в результате повторного перечисления месячной суммы заработка работодателем своему сотруднику;
  2. когда при расчете заработной платы не был учтен неоплачиваемый отдых работника;
  3. бухгалтерия сделала больше вычетов по подоходному налогу, чем положено сотруднику.

Такие ситуации, согласно определению Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 счетными признать нельзя. Дело в том, что они допущены не в ходе тех или иных математических вычислений.

Четкое разграничение понятия счетной и не счетной ошибки важно для того, чтобы работодатель в зависимости от этого мог предпринять соответствующие меры. В том случае, когда сотруднику выдали меньше денег, чем это было положено, недостающую сумму ему следует додать. В случае же необходимости удержания денежных средств действия работодателя будут различны в зависимости от вида допущенной ошибки.

Если при начислении заработной платы – счетная ошибка

Часть 2 статьи 137 ТК РФ гласит, что в этом случае переплаченную сотруднику сумму допустимо удержать.

Порядок действий работодателя регламентирует часть 3 это же статьи. Компания может сделать удержание, если сотрудник:

  1. не оспаривает такое решение;
  2. согласен с основанием для удержания и размером суммы.

Произвести удержание следует в течение 1 календарного месяца после переплаты.

Таким образом, сначала работодатель должен взять у сотрудника письменное разрешение на проведение обратной бухгалтерской операции. После этого – издать соответствующее распоряжение, на основании которого сделать удержание.

В этом случае можно поступить и проще. Работнику достаточно подписать изданный приказ об удержании средств из его заработной платы. При этом не обязательно оформлять отдельное письменное разрешение.

Часть 1 статьи 138 ТК РФ и разъяснения Минздравсоцразвития от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852 указывают на следующий важный момент: размер удержанной суммы не может быть больше, чем 20% от выплаты работнику за вычетом подоходного налога.

Также см. «Сколько процентов от зарплаты может или должен составлять аванс».

А как же поступить, если работник не дает письменного согласия на удержание средств из-за счетной ошибки при начислении заработной платы? В этом случае на основании статьи 248 ТК РФ работодатель может идти в суд.

Если ошибка – не счетная

Если при выплате сотруднику его заработка была допущена ошибка, которую к счетной отнести нельзя, работодатель должен знать: в случае несогласия работника на удержание излишней суммы вернуть средства будет невозможно. Даже через суд! Единственный вариант – получить письменное согласие работника на удержание выплаченной сверх положенного денежной суммы.

Также см. «Повышена ответственность за невыплату зарплаты».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение»

Деятельность государственных (муниципальных) учреждений подвергается контролю со стороны различных органов, в том числе со стороны учредителей. Проверка расходов на оплату труда может быть включена в программу проверки всей финансово-хозяйственной деятельности учреждения либо быть выделена как самостоятельный объект. В статье рассмотрим классификацию выявляемых ошибок и нарушений при оплате труда, а также порядок исправления допущенных ошибок на практических примерах.

Условно все ошибки и нарушения, которые встречаются при проверках расходов на оплату труда, можно разбить на две группы:

  1. счетные ошибки, которые возникают при некорректном (неправильном) вычислении и отражении данных в регистрах бухгалтерского учета;
  2. нарушения, возникающие из-за неверного применения норм законодательства РФ.

Рассмотрим каждую группу подробнее.

Счетные ошибки при расчете заработной платы

Счетные ошибки встречаются довольно часто, они допускаются не только при расчете заработной платы и отпускных, но и при расчете социальных пособий. Например, при расчете заработной платы бухгалтер неверно сложит выплаты, тем самым работнику будет выплачена излишняя заработная плата.

Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17,понятие «счетная ошибка» в трудовом законодательстве не раскрывается. Исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ), счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет заработной платы, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку. В то же время нередко компьютерные программы по заработной плате дают сбой, вследствие чего возникают технические ошибки, например, вместо 15 000 руб. в расчет забивается цифра 1 500 или 150 000 руб. Как отмечено в вышеназванном определении ВАС, технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Почему так важна правильная квалификация допущенной ошибки? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в данной статье, удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Если работнику была излишне выплачена заработная плата, удержания из сумм, причитающихся ему, для погашения задолженности работодателю могут производиться только вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Рос­труда от 01.10.2012 № 1286-6-1. Таким образом, удержать излишне выплаченную работнику заработную плату вследствие технической ошибки без согласия работника нельзя, поскольку данные действия будут неправомерными.

В случае если работник уволился, трудовые отношения с ним прекращены, излишне выплаченная ему сумма денежных средств может быть возмещена только в добровольном порядке либо путем обращения организации в суд. При обращении в суд следует руководствоваться нормами гл. 60 ГК РФ.

Аналогичные решения были приняты в определениях ВАС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17, ВС РФ от 07.05.2010№ 51-В10-1.

Как исправить счетную ошибку в бухгалтерском учете? Ответ на данный вопрос приведен в п. 18 Инструкции № 157н:

  • если ошибка за отчетный период обнаружена до момента представления баланса и не требует изменения данных в журналах операций, исправление вносится путем зачеркивания неправильных суммы и текста и написания над зачеркнутым исправленных текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях напротив соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;
  • если ошибка обнаружена до момента представления баланса и требует изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера исправление оформляется способом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
  • если ошибка обнаружена в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период после составления бухгалтерской отчетности, исправление производится способом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ № 173н.

Рассмотрим примеры по исправлению счетной ошибки.

Пример 1.

При расчете заработной платы в мае 2014 года работнику бюджетного учреждения была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. ему была начислена заработная плата в размере 26 000 руб. Ошибка возникла в результате неверных действий при сложении выплат. Заработная плата была начислена работнику за счет средств, полученных от оказания платных услуг, и перечислена на его пластиковую карту.

Возврат излишне начисленной работнику заработной платы был произведен путем внесения денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н были сделаны следующие записи:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Начислена сумма заработной платы работнику 2 109 60 211 2 302 11 730 26 000
Удержан НДФЛ

(26 000 руб. x 13%)

2 302 11 830 2 303 01 730 3 380
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(26 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213 2 303 00 730 7 852
Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника

(26 000 — 3 380) руб.

2 302 11 830

2 304 03 830

2 304 03 730

2 201 11 610

22 620
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы 2 109 60 211 2 302 11 730 (26 000)

25 000

Исправлены способом «красное сторно» начисленные страховые взносы

(25 000 руб. x 30,2%)

2 109 60 213 2 303 00 730 (7 852)

7 550

Исправлен способом «красное сторно» начисленный НДФЛ

(25 000 руб. x 13%)

2 302 11 830 2 303 01 730 (3 380)

3 250

Отражено внесение излишне выплаченных работнику сумм в кассу учреждения

(22 620 — 21 750) руб.

2 201 34 510 2 302 11 730 870
Отражено внесение наличных денежных средств на лицевой счет учреждения 2 210 03 560

2 201 11 510

2 201 34 610

2 210 03 660

870

Пример 2.

В ходе проверки в казенном учреждении была обнаружена излишне начисленная работникам заработная плата за ноябрь 2013 года в сумме 14 000 руб. (подлежала начислению заработная плата в размере 16 000 руб.), которая была внесена работниками в кассу организации, сдана в банк и перечислена в доход бюджета.

Какие проводки следует сделать бухгалтеру по данной операции в 2014 году?

В учете данные записи согласно Инструкции № 162н будут выглядеть следующим образом:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Исправлена ошибка, связанная с выявлением излишне начисленной в ноябре 2013 года заработной платы, способом «красное

сторно»

1 401 20 211 1 302 11 730 (30 000)
Начислена заработная плата в соответствии с расчетом по результатам проверки (дополнительная запись) 1 401 20 211 1 302 11 730 16 000
Одновременно начислена задолженность прошлых лет, подлежащая перечислению в доход бюджета на основании извещения (ф. 0504805), переданного получателем доходов администратору доходов 1 304 04 180 1 303 05 730 14 000
Внесена работниками в кассу излишне начисленная им заработная плата 1 201 34 510 1 302 11 730 14 000
Внесены денежные средства на лицевой счет учреждения 1 210 03 560 1 201 34 610 14 000
Поступили денежные средства на лицевой счет учреждения 1 304 05 211 1 210 03 660 14 000
Перечислены денежные средства в доход соответствующего бюджета 1 303 05 830 1 304 05 211 14 000

Кроме корректировки начисленной заработной платы, следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления способом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей.

Необходимо отметить, что ввиду уменьшения суммы налоговой базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

Нарушения, возникающие из-за неверного применения норм законодательства РФ

Нарушений, возникающих в связи с неправильным применением положений законодательства РФ, довольно много. Они заключаются в несоблюдении тех или иных норм ТК РФ либо иных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок оплаты труда работников государственных (муниципальных) учреждений. Чаще всего такие нарушения возникают из-за недостаточной правовой грамотности бухгалтерских служб. Приведем только некоторые из них.

В первую очередь обратим внимание на правомерность начисления тех или иных выплат. В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата работника имеет три составляющие: оклад (должностной оклад), компенсационные и стимулирующие выплаты. В силу общих норм размеры окладов (должностных окладов), ставок заработной платы должны устанавливаться руководителем учреждения:

  • на основе требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации, которые необходимы для осуществления соответствующей профессиональной деятельности (профессиональных квалификационных групп);
  • с учетом сложности и объема выполняемой работы.

Напомним, что Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9, предназначены для организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности. При назначении работников на должности следует четко соблюдать изложенные в них требования, о чем свидетельствует арбитражная практика. Так, например, в Постановлении ФАС ВСО от 01.06.2011 № А33-14716/2010 арбитрами был отмечен факт неправомерного расходования средствкраевого бюджета субъекта РФ на выплату заработной платы некоторым сотрудникам государственного бюджетного учреждения. В нарушение рекомендаций, изложенных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, на должность главного бухгалтера учреждения с установлением 14-го разряда согласно штатному расписанию принято лицо, не имеющее высшего специального образования и необходимого стажа работы.Тогда как в справочнике указано, что на должность главного бухгалтера может быть принято лицо с высшим профессиональным (экономическим) образованием и стажем бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее пяти лет. Судом было вынесено решение о возмещении учреждением неправомерно израсходованных средств бюджета. Аналогичное решение было принято в Постановлении ФАС ВСО от 12.11.2013 по делу № А33-2144/2013.

Рассматривая нарушения в части начисления заработной платы, хотелось бы отметить нарушения в части недоплат со стороны работодателя своим работникам. Тот факт, что на практике такие нарушения встречаются часто, подтверждает судебная практика. Речь идет о соблюдении норм ст. 133 ТК РФ, в соответствии с которыми заработная плата работника, полностью отработавшего месячную норму рабочего времени или выполнившего нормы труда, с учетом всех доплат, надбавок, стимулирующих и компенсационных выплат не может быть ниже МРОТ.

В настоящее время МРОТ равен 5 554 руб. в месяц (ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда»).

Заработная плата работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должна быть установлена в размере не менее МРОТ. После расчета всех выплат к ней должны быть применены районный коэффициент и процентная надбавка за стаж работы в данных районах или местностях (Обзор ВС РФ от 26.02.2014, определения ВС РФ от 17.05.2013 № 73-КГ13-1, от 21.12.2012 № 72-КГ12-6).

Пример 3.

Уборщице служебных помещений автономного учреждения установлен должностной оклад в размере 3 500 руб. В январе 2014 года период отработан ею полностью, в соответствии с коллективным договором ей произведена доплата за работу в праздничные дни в размере 20% оклада. Все расходы на выплату заработной платы осуществляются за счет субсидии, выделенной на выполнение государственного задания.

Заработная плата работницы за январь составит 4 200 руб. (3 500 руб. + 3 500 руб. x 20%).

Поскольку МРОТ с 01.01.2014 равен 5 554 руб., необходимо произвести доплату до МРОТ – 1 354 руб. (5 554 — 4 200).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 183н были сделаны следующие записи:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Начислена сумма заработной платы работнику 4 109 60 211 4 302 11 000 5 554
Удержан НДФЛ

(5 554 руб. x 13%)

4 302 11 000 4 303 01 000 722
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(5 554 руб. x 30,2%)

4 109 60 213 4 303 00 000 1 677,31

Следующим нарушением, на которое хотелось бы обратить внимание, является несоблюдение размера удержаний, производимых из заработной платы работников.Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

При осуществлении удержаний из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено 50% заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 137 ТК РФ, не распространяются:

  • на удержания из заработной платы при отбывании работником исправительных работ;
  • на взыскание алиментов на несовершеннолетних детей;
  • на возмещение вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещение ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Статьей 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Федеральный закон № 229-ФЗ) предусмотрено, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника, в том числе из вознаграждения авторам результатов интеллектуальной деятельности, исчисляется исходя из суммы, оставшейся после удержания налогов. При исполнении исполнительного документа (нескольких исполнительных документов) с должника-гражданина может быть удержано не более 50% заработной платы и иных доходов. Удержания производятся до исполнения в полном объеме содержащихся в исполнительном документе требований.

Таким образом, как указал Оренбургский областной суд в Апелляционном определении от 16.04.2013 № 33-1860-2013, удерживать из заработной платы работника другие исковые требования со стороны учреждения-работодателя, если обязанности по исполнению исполнительных документов не исполнены и общий размер удержаний, производимых по ним, составляет 50% (а в отдельных случаях – 70%), неправомерно.

Рассмотрим данное нарушение на примере.

Пример 4.

В бюджетное учреждение 02.06.2014 поступило два исполнительных листа:

  • о взыскании алиментов на несовершеннолетнего ребенка – в размере 25%;
  • о возврате долга по уплате транспортного налога – в сумме 4 500 руб.

Заработная плата работника, выплачиваемая ему за счет средств, получаемых от приносящей доход деятельности, за июнь 2014 года составила 15 600 руб. Стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются. Алименты выплачиваются через кассу учреждения. Бухгалтер при расчете произвел удержание алиментов в размере 25% и полностью удержал сумму долга по второму исполнительному листу.

Проверим, правомерно ли осуществлено удержание по всем исполнительным документам.

Перед тем как рассчитать сумму удержаний по исполнительным листам, следует обратить внимание на то, что поступившие документы имеют разную очередность. Поэтому, руководствуясь ст. 111 Федерального закона № 229-ФЗ,в первую очередь следует удержать алименты на несовершеннолетнего ребенка. Их сумма составит 3 393 руб. (15 600 руб. — 2 028 руб. x 25%), где 2 028 руб. – сумма НДФЛ за июнь 2014 года (15 600 руб. x 13%).

Далее нужно рассчитать сумму удержаний по уплате транспортного налога. Максимальная сумма удержания составит 3 393 руб. (15 600 руб. — 2 028 руб. x 25%). Поскольку бухгалтер удержал полностью всю сумму задолженности (4 500 руб. > 3 393 руб.), данные действия являются неправомерными и подлежат корректировке. Бухгалтер должен вернуть на лицевой счет работника 1 107 руб. (4 500 — 3 393).

Обратите внимание, что в соответствии со ст. 236 ТК РФ работнику должны быть выплачены проценты за задержку выдачи заработной платы (Письмо Минтруда РФ от 25.12.2013 № 14-2-337). Невыплата такой компенсации и иных причитающихся работнику сумм является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Работник может обратиться в суд с требованием о привлечении работодателя к материальной ответственности в части выплаты процентов за задержку выдачи заработной платы.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Что такое счетная ошибка

Ни для кого не секрет, что многие составляющие заработной платы ст. 12 Закона об оплате труда относит к минимальным государственным гарантиям в оплате труда. В случае их несоблюдения работодателю грозит штраф в десятикратном размере минзарплаты (сегодня — 41730 грн.) за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение (см. абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Ясно, что такая «недетская» сумма штрафа подталкивала бухгалтера не исправлять ошибки (чтоб не «светить» их перед инспектором), а прятать ошибочно неначисленные суммы, в том числе и перекраивая «задним числом» составляющие зарплаты.

Ситуация изменилась с появлением нового Порядка осуществления госконтроля за соблюдением законодательства о труде. На сегодняшний день к работодателю, который исправляет выявленные зарплатные ошибки (в том числе и те, что были «нарыты» инспекторами труда в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) и зафиксированы в предписании), «трудовые» штрафы применяться не должны1.

1 Подробности можете прочесть в статье «Трудовики возвращаются? Новый Порядок трудовых проверок и Ко» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 36). Не до конца ясен вопрос с «амнистией» от админштрафа — детали в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19). Но, по крайней мере, самоисправление запустит истечение срока давности по нему (админштрафу).

Так что самое время рассмотреть общие правила исправления зарплатных ошибок. Условно все зарплатные ошибки можно разбить на два лагеря. Это ошибки, которые привели:

вариант 1 — к занижению суммы зарплаты.

Например, неначислили, начислили в меньшей сумме основную, дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты.

Исправить такую ошибку довольно просто. Следует верно рассчитать, начислить и выплатить работнику недоплаченное;

вариант 2 — к завышению суммы зарплаты. Скажем сразу, удержать с работника, получившего зарплату с «добавкой», излишне выплаченное возможно не всегда. Здесь на страже ст. 127 КЗоТ.

Вроде бы все просто. Но это только на первый взгляд.

Если зарплата занижена

Документальное оформление. С чего следует начинать исправительный процесс? С выяснения причины. Если зарплата занижена, потому что:

— забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ;

— была допущена ошибка при исчислении суммы заработной платы (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих заработной платы и т. д.), порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. Далее формируем документ — основание для доначисления потерянных сумм, а именно бухгалтерскую справку.

Подписывается такая бухгалтерская справка работником, который ее составил, и после проверки — главным бухгалтером.

Проводим доначисление. Как проводим доначисление? Ответ на этот вопрос — в п.п. 1.6.2 Инструкции № 52. В нем указано: если начисления фонда оплаты труда осуществляем за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, то их отражаем в фонде оплаты труда того месяца, в котором были произведены начисления. То есть в результате исправления допущенной зарплатной ошибки получаем увеличение фонда оплаты труда того месяца, в котором проводим исправление.

2 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстатистики от 13.01.2004 г. № 5.

Рассмотрим, как это работает, на конкретном примере.

Пример. Павленко О. С. был принят на предприятие в феврале 2017 года. Индексация заработной платы работника не проводилась. Ошибка выявлена и исправляется в октябре 2019 года. Базовый месяц — январь 2017 года. Оклад работника — 50000,00 грн.

Шаг 1. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер вначале должен верно рассчитать сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена.

Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.

Важно! Бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме. Просто начислить некую сумму «с потолка» (даже с запасом) и назвать ее так же, как и забытую зарплатную выплату, не означает исправиться.

Возвращаясь к нашему примеру, общая сумма индексации за месяцы с июня 2017 года по сентябрь 2019 года составила 8068,44 грн.3 Ее включаем в фонд оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления (т. е. октября 2019 года). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.

3 Для упрощения примера мы предположили, что все месяцы, за которые не была начислена индексация, отработаны работником полностью.

Общая сумма зарплаты работника за октябрь 2019 года составит 58592,27 грн., в том числе: основная зарплата в сумме 50000,00 грн.; индексация за октябрь (от базового января 2017 года) — 523,83 грн. (см. таблицу с индексами в сегодняшнем номере); доначисленная индексация за июнь 2017 года — сентябрь 2019 года — 8068,44 грн.

Шаг 3. В бухгалтерском учете доначисленные суммы зарплаты отражайте в том же порядке, что и зарплату текущего месяца.

Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету это субсчета.

Еще один важный момент. Под исправлением Верховный Суд понимает не просто расчет и начисление выплат-потеряшек в бухучете, но и непосредственно их выплату работнику (см. постановление Верховного Суда от 12.04.2018 г. по делу № 816/2325/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/73355617).

Зарплата завышена

В ситуации с переплатой зарплаты на первое место выходит вид ошибки: счетная или несчетная. К счетным ошибкам постановление № 134 относит ошибки, связанные с исчислением, а именно:

4 Постановление Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

— механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу);

— арифметические ошибки (например, получен неправильный результат при сложении составляющих зарплаты);

— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).

Несчетные ошибки — это ошибки, связанные с неправильным применением нормативной базы, положений колдоговора. Так, несчетной будет ошибка, допущенная в результате неправильного применения:

— законов и подзаконных актов (например, исчисление средней зарплаты с ошибками из-за несоблюдения соответствующего порядка ее расчета, оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха и т. д.);

— колдоговора, внутренних нормативных актов работодателя (например, применение неправильного процента для расчета доплаты за работу в вечернее время, суммы премии).

Начнем с менее проблемного варианта: допущена счетная ошибка, которая привела к завышению суммы зарплаты работника.

Счетная ошибка. Рецепт удачного отчисления. Напомним, что ст. 127 КЗоТ разрешает работодателям проводить отчисления с заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие три условия.

Первое условие. Отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.

Второе условие. Работник не оспаривает основания и размер отчисления, т. е. он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13).

Ясно, что его согласие лучше зафиксировать в письменном виде. Это может быть подпись на приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы.

Третье условие. Не позднее одного (!) месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.

Например, работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 06.09.2019 г. Тогда предельным сроком для издания такого приказа будет 06.10.2019 г.

Резюме. Самый беспроблемный вариант с переплаченной зарплатой — это когда выполнены все три условия, озвученные выше. Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется, останавливаемся и анализируем ситуацию.

Если выполнены первое и третье условия, но работник не согласен с суммой отчислений либо считает такую ошибку несчетной, то можно попытать счастья в суде. Срок для обращения — один год со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ).

Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.

Если прозевали с приказом о проведении отчислений, то вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.

Работник не возражает? Замечательно! В этом случае приказ не издаем. Действуем так. Бухгалтер составляет бухгалтерскую справку как основание для сторнирования начислений. Работник вносит «лишние» средства в кассу работодателя либо на его расчетный счет.

Важно. Работник возвращает сумму излишне выплаченной зарплаты, полученной «на руки». То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ, ВС.

Еще один вариант — подача работником заявления с просьбой отсторнировать излишне начисленную зарплатную выплату за такой-то месяц в такой-то сумме и погасить возникшую задолженность за счет заработной платы.

Если с приказом просрочили и работник против, не делаем резких движений (не отчисляем по собственной инициативе). Помним, что, игнорируя условия для отчисления, озвученные в ст. 127 КЗоТ, работодатель нарушает трудовое законодательство.

Несчетная ошибка. Есть факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Есть объяснительная (докладная) записка. Но кто вернет эти средства? В такой ситуации первым в списке всегда стоит работник. Но здесь помним: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении зарплаты только вследствие счетной ошибки.

Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной.

Единственный шанс вернуть «лишнее» — поговорить с работником. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты. В случае его четкого «да» — незамедлительно получаем от него письменное подтверждение лояльности, а именно заявление о проведении отчислений из суммы зарплаты.

Желательно, чтобы в нем работник четко указал, с зарплаты за какой месяц он согласен провести отчисления и в каком размере.

Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. Что же делать в такой ситуации? Здесь есть два варианта. Первый: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. Второй: забыть и не делать себе нервы .

Конечно, второй вариант однозначно более приятный для бухгалтера/кадровика, допустившего ошибку. Но для чистоты эксперимента обойти первый вариант мы не можем.

Переплату возвращает виновное лицо. Кто будет виновным лицом в случае с переплатой работнику? Чаще всего это бухгалтер. Но если ошибка связана с неверным заполнением табеля учета рабочего времени, то виновным лицом будет работник, заполнявший такой табель.

Какова цена ошибки? Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 145).

5 Постановление Пленума ВСУ О судебной практие в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациями их работниками от 29.12.92 г. № 14.

Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то он возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка.

Главному бухгалтеру как руководителю также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).

Пару слов о документальном. Приказ (распоряжение) о привлечении работника к матответственности издают не позднее 2 недель со дня выявления причиненного им ущерба. Днем выявления причиненного ущерба считают день, когда собственник (уполномоченный им орган) узнал о его причинении. С приказом ознакомляют работника под подпись.

А вот обращение приказа к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не реальное удержание.

А как поступать, если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности? В такой ситуации он может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) и/или в суд (ст. 233 КЗоТ).

И обратная ситуация: если виновный работник признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Тогда приказ о привлечении к матответственности издавать не придется.

Ограничение отчислений. Если вы производите отчисления на основании приказа (распоряжения) работодателя (ст. 127 КЗоТ) либо согласно решению суда, обязательно учитывайте положения ст. 128-129 КЗоТ. Так, согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы «чистой» заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора).

В исключительных случаях (прямо предусмотренных в законодательстве Украины) взыскивать можно до 50 % зарплаты. При этом если речь идет об отчислениях по нескольким исполнительным документам, работнику в любом случае необходимо сохранить 50 % его заработка.

Указанные выше ограничения не действуют только тогда, когда отчисления из зарплаты осуществляются в условиях отбывания исправительных работ и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей. В этих случаях размер отчислений не может превышать 70 % «чистой» заработной платы.

Не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).

Таким образом, в общем случае при удержании излишне выплаченных средств сумма всех отчислений из зарплаты (после удержания НД5ФЛ, ВС) не должна превышать 20 %. Учтите: если 20-процентный барьер не позволяет покрыть сумму ошибочно выплаченной зарплаты в одном месяце, остаток суммы взимается из зарплаты следующих месяцев до полного покрытия суммы «ошибки».

Важно! Если работник добровольно возвращает «лишнее» (вносит в кассу (на расчетный счет) предприятия либо подал заявление с просьбой провести отчисления и суммы зарплаты), то озвученные выше ограничения по сумме не работают! В такой ситуации работник вправе самостоятельно определить в заявлении, какую сумму он разрешает отчислять из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств.